Agenda a Chofnodion

1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod a nododd ymddiheuriadau gan Ann-Marie Harkin, Archwilio Cymru ac Uzo Iwobi.

1.2 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

ARAC (23-02) Papur 1 - Cofnodion drafft cyfarfod 13 Chwefror 2023

ARAC (23-02) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1 Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod ar 13 Chwefror yn ffurfiol, a nodwyd diweddariadau i’r camau gweithredu. 

ARAC (23-02) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd 

3.1 Cyflwynodd Gareth ei adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd a oedd yn amlinellu gweithgarwch llywodraethu, sicrwydd ac archwilio ers cyfarfod mis Chwefror. Amlinellodd y gwaith canlynol a gafodd ei gwblhau:

·       yn dilyn sesiwn her y datganiad sicrwydd ym mis Mawrth, yr aeth Aled Eirug a Bob Evans iddi, roedd fersiwn ddrafft o’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol wedi cael ei pharatoi a’i rhannu â’r Pwyllgor;

·       roedd ei adroddiad ar yr Adolygiad o Effeithiolrwydd y Bwrdd Taliadau wedi’i gyhoeddi, ac roedd lincs wedi’u rhannu â'r Pwyllgor, ynghyd ag ymateb y Bwrdd;

·       cafodd yr adroddiad ar yr adolygiad o’r gwersi a ddysgwyd o Covid-19 ei gynnwys yn y papurau ar gyfer y cyfarfod hwn.

3.2 Amlinellodd Gareth hefyd y cynnydd canlynol ar waith archwilio parhaus, y byddai adroddiadau arnynt yn cael eu rhannu â’r Pwyllgor maes o law:

·       roedd gwaith maes ar Adolygiad o Effeithiolrwydd y Bwrdd Gweithredol wedi'i gwblhau i raddau helaeth ac roedd y tri chyfarwyddwr a chyfwelwyd ag aelod o dîm yr ysgrifenyddiaeth;

·       cynhaliwyd cyfweliadau â staff y Comisiwn fel rhan o adolygiad o’n trefniadau parhad busnes;

·       roedd yr adolygiad o reolaethau yn ymwneud â risg corfforaethol y fframwaith rheoleiddio a oedd yn mynd rhagddo.

3.3 Roedd dilyniant i argymhellion yr archwiliad o archwiliadau seiberddiogelwch blaenorol hefyd wedi’i gwblhau. Roedd seiberddiogelwch yn eitem sylweddol yng nghyfarfod mis Mehefin ac roedd Gareth yn bwriadu dosbarthu ei ddiweddariad cyn y cyfarfod. 

3.4 Roedd Gareth wedi dosbarthu ei gynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2023-24 i aelodau’r Pwyllgor ar 30 Mawrth. Roedd y cynllun hwn yn cwmpasu pob un o’r tair cyfarwyddiaeth a meysydd risg allweddol. Gwnaeth yr aelodau groesawu a chymeradwyo cynllun 2023-24. 

3.5 Gofynnodd Menai Owen-Jones a oedd yna hefyd strategaeth archwilio dros nifer o flynyddoedd. Eglurodd Gareth ei fod wedi llunio dogfen strategaeth ar gylch tair blynedd yn flaenorol, a chyfeiriodd at ddadl barhaus ar ôl y pandemig yn y proffesiwn archwilio mewnol ynghylch gwneud strategaethau a chynlluniau archwilio yn fwy deinamig ac adweithiol. Roedd yn ymwybodol bod rhai sefydliadau’n llunio cynlluniau chwarterol yn hytrach nag yn flynyddol. Ychwanegodd mai ei ddull o ddewis oedd cael un ddogfen gan ddileu dyblygu, a’i fod yn cynnwys gwybodaeth yn ymwneud â strategaeth mewn dogfennau eraill, megis y Siarter Archwilio Mewnol.

3.6 Roedd Mark Egan yn deall yr angen am hyblygrwydd ond gofynnodd sut yr oedd Gareth yn sicrhau bod pob maes archwilio yn cael sylw dros gyfnod o dair neu bedair blynedd. Eglurodd Gareth y manteision o gael Pennaeth Archwilio Mewnol mewnol yn hyn o beth, gan ei fod yn gallu sicrhau cwmpas ar draws y sefydliad trwy drafodaethau gyda Chyfarwyddwyr a Phenaethiaid Gwasanaeth a chymhwyso ei wybodaeth am risgiau sylweddol. Cytunodd Gareth i lunio amlinelliad o adolygiadau archwilio mewnol a gynhaliwyd dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf i’w gyflwyno yng nghyfarfod yr hydref. Byddai hyn yn rhoi sicrwydd a dealltwriaeth i’r Pwyllgor o’r ymagwedd at strategaethau a chynlluniau archwilio mewnol yn y dyfodol. 

3.7 Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am ei ddiweddariad sylweddol a  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3.

ARAC (23-02) Papur 4 – papur cwmpasu'r Siarter Archwilio Mewnol

ARAC (23-02) Papur 4 – Atodiad A - Siarter Archwilio Mewnol 2022

4.1 Dywedodd Gareth wrth y Pwyllgor fod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn ei gwneud yn ofynnol i bob gweithgaredd archwilio mewnol weithredu a chadw ‘Siarter Archwilio Mewnol’. Cyflwynodd ei Siarter i’r Pwyllgor, er mwyn rhoi diffiniad ffurfiol o ddiben, awdurdod a chyfrifoldeb Archwilio Mewnol.

4.2 Yn unol â PSIAS, roedd Gareth wedi adolygu’r Siarter ar gyfer 2023-24 ac wedi cadarnhau nad oedd angen unrhyw newidiadau i’r fersiwn a gymeradwywyd gan y Pwyllgor ar gyfer 2022-23. Cadarnhaodd hefyd na fu unrhyw ddiwygiadau pellach i PSIAS ers 1 Ebrill 2017. 

4.3 Eglurodd Gareth mai argymhelliad PSIAS oedd cynnal Asesiad Ansawdd Allanol (EQA) ar wasanaethau archwilio mewnol bob pum mlynedd.  Cynhaliwyd yr asesiad diwethaf yn 2017-18. Adolygodd Archwilio Cymru hefyd waith archwilio mewnol fel rhan o’u trefniadau archwilio eu hunain ac nid oedd wedi codi unrhyw bryderon. 

4.4 Roedd Gareth wrthi’n cynnal ei hunanasesiad ei hun yn erbyn y safonau a fyddai’n cael eu gwirio’n annibynnol fel rhan o’r Asesiad Ansawdd Allanol nesaf. Cafodd hyn ei ohirio oherwydd y pandemig a newidiadau staff yn y deddfwrfeydd eraill, yr oedd wedi sefydlu gweithgor gyda nhw cyn cynnal yr asesiadau. Eglurodd Gareth, gan nad oedd unrhyw awydd am adolygiad allanol gyda CIPFA na Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol, yn rhannol oherwydd y gost, ei fod yn archwilio trefniadau amgen ac y byddai’n gofyn am gymeradwyaeth y Pwyllgor ar y dull i’w fabwysiadu. Rhoddodd sicrwydd ychwanegol trwy gadarnhau bod y partneriaid archwilio mewnol blaenorol a phresennol i gyd wedi sgorio'n uchel iawn yn eu Hasesiadau Ansawdd Allanol eu hunain.

4.5 Diolchodd y Pwyllgor i Gareth am ei ddiweddariad a’i annog i sicrhau bod trefniadau ar waith i gynnal Asesiad Ansawdd Allanol mewn pryd ar gyfer ei olynydd ac i barhau i gymryd rhan yn y rhwydweithiau deddfwriaethol.

4.6 Dywedodd Gareth wrth y Pwyllgor fod ymgynghoriad ar y gweill ar Safonau Archwilio Mewnol byd-eang, a oedd yn rhan o Fframwaith Arferion Proffesiynol Rhyngwladol. Roedd y safonau newydd yn debygol o ddod i rym erbyn dechrau 2024. Byddai arweinydd archwilio mewnol CIPFA wedyn yn gosod safonau sector cyhoeddus y DU a oedd yn debygol o ddod i rym ym mis Ebrill 2025. Cytunodd Gareth i lunio crynodeb o’r safonau archwilio mewnol newydd cyn iddo adael.   

4.7 Cymeradwyodd y Pwyllgor y Siarter Archwilio Mewnol ar gyfer 2023-24 yn ffurfiol, gan nodi nad oedd unrhyw newidiadau o ran sylwedd.

ARAC (23-02) Papur 5 - Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2022-23

5.1 Cyflwynodd Gareth ei Adroddiad Blynyddol a Barn a nododd y gall y Swyddog Cyfrifyddu gymryd sicrwydd cymedrol bod y trefniadau i sicrhau bod gwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol, wedi'i gynllunio a'i gyflawni’n effeithiol. 

5.2 Tynnodd Gareth sylw at y sicrwydd sylweddol a ddarparwyd gan yr archwiliad o reolaethau ariannol allweddol a oedd yn arbennig o foddhaol o ystyried y system gyllid newydd, effaith Covid a maint y gwaith. Soniodd hefyd am y berthynas waith gadarnhaol ac aeddfed gyda chydweithwyr, gan gynnwys y rhai sy’n delio â threuliau Aelodau a seiberddiogelwch.

5.3 Gwnaeth yr adolygiad o argymhellion archwilio heb eu gweithredu o flynyddoedd blaenorol nodi un argymhelliad nad oedd wedi’i weithredu eto. Roedd hyn mewn perthynas ag amlygrwydd a gwelededd risgiau a materion prosiectau a rhaglenni a byddent yn cael eu hailystyried yn yr adolygiad archwilio a gaiff ei gynnal yn 2023-24. Roedd hyn yn arbennig o berthnasol o ystyried y rhaglenni a’r prosiectau trawsnewid mawr parhaus ac roedd Gareth yn cydnabod y byddai’r Pwyllgor yn parhau i ganolbwyntio ar y rhain.

5.4 Byddai Kathryn Hughes, fel Rheolwr Risg y Comisiwn, yn gweithio gyda rheolwyr rhaglen a phrosiect i’w cefnogi i reoli risg. Roedd Kathryn wedi rhoi adborth ar gofrestr risg Rhaglen Diwygio’r Senedd, a rhoddodd sicrwydd i’r Pwyllgor ei bod wedi’i strwythuro’n dda ar gyfer ei chyflwyno i fwrdd y rhaglen. Byddai hefyd yn adolygu cofrestr risg y rhaglen Ffyrdd o Weithio ac anogodd y Pwyllgor hi i sicrhau cysondeb rhwng y ddwy raglen hyn. 

5.5 Nododd y Pwyllgor Adroddiad Blynyddol a Barn Gareth, a dywedodd bod y farn gymedrol yn darparu lefel dda o sicrwydd.

ARAC (23-02) Papur 6 - Adroddiad Blynyddol ar Dwyll

6.1 Cyflwynodd Gareth ei adroddiad, gan nodi nad oedd hyn yn ofyniad o'r PSIAS ond yn arfer da gan ei fod yn rhoi lefel bellach o sicrwydd ar amgylchedd rheoli’r Comisiwn. Dywedodd Gareth, yn ystod 2022-23, na ddaeth unrhyw achosion i’w sylw o weithgarwch twyllodrus gwirioneddol neu a amheuir o ran arian parod, lwfansau a threuliau neu ddwyn asedau. 

6.2 Roedd cynllun archwilio 2022-23 yn cynnwys yr archwiliadau penodol canlynol a oedd yn ystyried risgiau posibl o dwyll fel rhan o’r gwaith cwmpasu: Rheolaethau Ariannol Allweddol; Treuliau Aelodau a Lwfansau Adsefydlu; a Gwersi a Ddysgwyd – Covid 19.

6.3 Parhaodd Tîm Cyllid y Comisiwn i chwarae rhan bwysig wrth godi ymwybyddiaeth a derbyniodd hyfforddiant rheolaidd gan Fanc Barclays yn ogystal â darparwyr eraill. Anogwyd cydlynwyr cyllid o bob rhan o’r Comisiwn i fynd i’r sesiynau hyn hefyd.

6.4 Yn ogystal â hyfforddiant staff, defnyddiodd Gareth nifer o ffynonellau sicrwydd megis y partner archwilio mewnol a gontractiwyd yn allanol ac Archwilio Cymru, a rannodd gwybodaeth am weithgarwch twyll â Chomisiwn y Senedd. 

6.5 Ar 30 Mawrth 2023, cyhoeddodd Swyddfa Archwilio Genedlaethol y DU adroddiad ar fynd i’r afael â thwyll a llygredd yn erbyn y Llywodraeth. Yn y misoedd nesaf byddai Gareth yn asesu’r adroddiad hwn ac yn ystyried unrhyw bwyntiau dysgu sy’n berthnasol i’r Comisiwn.

6.6 Nododd y Pwyllgor yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll a diolchodd i Gareth amdano.

ARAC (23-02) Papur 7 - Chwythu’r Chwiban a Thwyll 2023 - diweddariadau

ARAC (23-02) Papur 7 – Atodiad A – Polisi Chwythu’r Chwiban

ARAC (23-02) Papur 7 – Atodiad B – Polisi Llygrell Twyll a Llwgrwobrwyo – 2023

ARAC (23-02) Papur 7 - Atodiad C - Cynllun Ymateb i Dwyll – 2023

7.1 Cyflwynodd Gareth ei ddiweddariad blynyddol ar bolisïau Chwythu’r Chwiban a Thwyll y Comisiwn. Dywedodd na dderbyniwyd unrhyw ddatgeliadau mewnol o dan gylch gorchwyl ein Polisi Chwythu'r Chwiban yn ystod yr wyth mlynedd diwethaf, ond nododd fod yna ddulliau eraill y gallai staff godi pryderon megis gweithdrefnau a pholisïau disgyblu a chwyno.

7.2 Cyfeiriodd Gareth at y cyfeiriad yn ei bapur at yr awgrym o ail-frandio’r Polisi Chwythu’r Chwiban fel ‘Codi Llais’ a’r rhesymeg dros wneud hynny. Gofynnodd am farn y Pwyllgor. 

7.3 Croesawodd y Pwyllgor drafodaeth ar hyn ac roedd yn teimlo bod fod y term ‘chwythu’r chwiban’ mor adnabyddus fel y gallai ei newid, er bod hynny mewn ymdrech i’w symleiddio, arwain at ddryswch a cholli dealltwriaeth o’i ystyr. Byddai angen i unrhyw newid hefyd sicrhau ei fod yn cysylltu’n glir â'r ddeddfwriaeth ar chwythu’r chwiban (h.y. Deddf Datgelu er Budd y Cyhoedd). Nododd aelodau’r Pwyllgor hefyd fod angen i’r polisi gydbwyso hawliau’r rhai sy’n cwyno yn erbyn y rhai sy’n wynebu honiadau. Roeddent hefyd yn cwestiynu sut yr oedd y polisi presennol yn cael ei gyfleu i staff.

7.4 Credai Manon fod diwylliant y sefydliad yn golygu bod staff yn gyfforddus i godi pryderon a chwynion ond croesawodd awgrym y Pwyllgor i ystyried cynnwys cwestiwn priodol ar ddealltwriaeth o drefniadau chwythu’r chwiban mewn arolwg staff yn y dyfodol. 

Cam gweithredu

·      Y Comisiwn i adolygu’r polisi Chwythu’r Chwiban eto yn yr hydref yn sgil adolygiad Llywodraeth y DU.

ARAC (23-02) Papur 8 - Gwersi a Ddysgwyd - Covid 19

8.1 Cyflwynodd Gareth ei adroddiad ar y Gwersi a Ddysgwyd o Covid-19 a oedd yn canolbwyntio ar gyflawni busnes y Senedd, effeithiolrwydd llywodraethu a lles staff.

8.2 Croesawodd y Pwyllgor yr adolygiad hwn a nododd yn benodol effeithiolrwydd y grŵp Adrodd a Monitro am Covid (CRAM), rheolaeth ddynamig o risg, a’r defnydd o dechnoleg ac arloesedd i alluogi arferion parhad busnes cryf. 

8.3 Roedd y Pwyllgor yn annog swyddogion i ganolbwyntio’n barhaus ar lesiant staff, a meithrin cysylltiadau a pherthnasoedd mewnol o fewn y sefydliad, ac roedd yn cydnabod yr heriau o gydbwyso hyblygrwydd a thegwch. Mae’r Pwyllgor hefyd yn annog swyddogion i fod yn ymwybodol o agweddau ymarferol fel effeithlonrwydd ynni. 

8.4 Cyfeiriodd Mark at bleidleisio drwy ddirprwy fel enghraifft o’r Senedd yn arwain y ffordd yng ngwleidyddiaeth Prydain yn ystod y pandemig a chwestiynodd y rheolaethau sydd ar waith i sicrhau cydymffurfiaeth â’r rheolau, o ystyried bod yr arfer hwn i barhau. Roedd Manon yn deall y risgiau posibl a rhoddodd sicrwydd bod y rheolaethau cywir ar waith.

8.5 Croesawodd Manon adborth y Pwyllgor. Amlinellodd sut roedd rheolwyr yn delio â’r heriau a achosir gan amrywiadau mewn patrymau gwaith tra’n cynnal tegwch gyda’r timau hynny, fel Diogelwch a Phrofiad Ymwelwyr, yr oedd angen iddynt fod ar y safle, a hyblygrwydd i dimau eraill a oedd yn gallu gweithio’n effeithiol o bell. Roedd hi hefyd yn cydnabod yr angen am ryngweithio personol, yn enwedig ar gyfer aelodau newydd o’r tîm ac ar gyfer gweithgareddau datblygu staff. Byddai hyn i gyd yn cael ei ystyried fel rhan o’r Rhaglen Ffyrdd o Weithio.

8.6 Amlinellodd adroddiad Gareth fod model hybrid bellach wedi’i hen sefydlu gyda phatrymau gweithio hyblyg yn cyd-fynd ag anghenion y busnes. Roedd cyfarfodydd tîm ‘yn y cnawd’ achlysurol wedi dod yn nodwedd o nifer o gynlluniau llesiant mewn gwasanaethau ar draws y Comisiwn.

8.7 Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad hwn sy’n llawn gwybodaeth a chredai ei bod yn bwysig peidio â cholli golwg arno gan fod y sefydliad wedi ymdrin â’r pandemig mewn ffordd mor rhyfeddol.

ARAC (23-01) Papur 9 - Cynllun Archwilio Manwl Archwilio Cymru - 2022-23

9.1 Croesawodd y Cadeirydd Clare James i’r cyfarfod. 

9.2 Cyflwynodd Clare gynllun archwilio 2022-23, amlinellodd y lefelau perthnasedd, a thynnodd sylw at dri risg sylweddol yn y datganiad ariannol a’r meysydd ffocws eraill. Rhannodd hefyd yr amserlen archwilio a fyddai'n dynn ond yn gyraeddadwy gydag ardystiad gan Archwilydd Cyffredinol Cymru a drefnwyd ar gyfer 22 Mehefin.

9.3 Y ffi archwilio amcangyfrifedig ar gyfer 2023 fyddai £68,985 (2021-2022 £59,987) ond eglurodd Clare, gan fod y gwaith cynllunio’n mynd rhagddo, efallai y bydd angen newidiadau i’r rhaglen waith archwilio pe bai unrhyw risgiau newydd allweddol yn dod i’r amlwg, a allai yn eu tro effeithio ar y ffi amcangyfrifedig. Mewn perthynas â’r risg yn ymwneud â newidiadau allweddol i bersonél cyllid, amlygodd fod newidiadau o'r fath bob amser yn peri risg i baratoi cyfrifon ac y gallent felly gynyddu'r risg o gamddatganiadau perthnasol.

9.4 Cadarnhaodd Clare fod y Pennaeth Cyllid interim eisoes wedi darparu gwybodaeth yn ymwneud â safon gyfrifo Prydlesi IFRS16 newydd a fyddai’n cael eu hadolygu a’u profi fel rhan o’r archwiliad i sicrhau bod gwariant yn cael ei ddosbarthu’n briodol yn natganiadau ariannol 2022-23.

9.5 Croesawodd y Pwyllgor fformat clir a defnyddiol y ddogfen a nododd yr amserlen dynn. Anogodd y Cadeirydd y dylid nodi materion yn gynnar er mwyn caniatáu amser i'r rhain gael eu datrys. Nodwyd hefyd y dyddiadau penodol, gyda’r archwiliad i gychwyn ar 9 Mai, cyflwyno cyfres o gyfrifon drafft i Archwilio Cymru erbyn 12 Mai a chynlluniau i gyhoeddi barn ddrafft mewn pryd ar gyfer cyhoeddi papurau’r Pwyllgor ar 5 Mehefin.

Eitem lafar

10.1 Eglurodd Clare James fod y protocol cydweithio rhwng Archwilio Cymru a Phennaeth Archwilio Mewnol y Comisiwn, a oedd wedi bod ar waith ers nifer o flynyddoedd, yn cael ei adolygu’n flynyddol. Eglurodd hefyd, ers iddo gael ei adolygu ddiwethaf yn 2022, nad oedd safonau archwilio newydd yn caniatáu cymaint o ddibyniaeth ffurfiol ar waith archwilio mewnol at ddibenion sicrwydd, er y gallai Archwilio Cymru barhau i ystyried hyn. Cytunwyd y byddai protocol ar gyfer cydweithio wedi’i ddiweddaru a’i symleiddio yn cael ei lunio a’i rannu a’r Pwyllgor cyn ymadawiad Gareth. 

Cam gweithredu

·       Gareth Watts a Clare James i ddarparu briff i’r Pwyllgor ar y protocol ar gyfer cydweithio.

ARAC (23-02) Papur 10 – Adroddiad Blynyddol drafft 2022-23 – papur eglurhaol 

ARAC (23-02) Papur 10 – Atodiad A – drafft o Naratif yr Adroddiad Blynyddol

ARAC (23-02) Papur 10 – Atodiad B – Cyfrifon drafft

ARAC (23-02) Papur 10 – Atodiad C – Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft

11.1 Gwahoddodd y Cadeirydd Arwyn i gyflwyno’r eitem hon a gwahoddodd aelodau’r pwyllgor i wneud sylw ar y naratif drafft a oedd wedi’i gynnwys yn Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon drafft y Comisiwn a'r Datganiad Llywodraethu drafft ar gyfer 2022-23.

11.2 Eglurodd Arwyn, er y byddai’r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon ar gael mewn fformat pdf at ddibenion ei archwilio a’i osod fel dogfen, bydd yn cael ei gyflwyno mewn fformat rhyngweithiol ar-lein yn debyg i'r llynedd. Roedd hyn yn ei gwneud yn fwy hygyrch i gynulleidfa ehangach. Yna disgrifiodd Arwyn y broses o ddrafftio’r erthyglau a chasglu’r cynnwys ar-lein a diolchodd i bawb a fu’n ymwneud â gweithio ar hyn.

11.3 Croesawodd y Pwyllgor olwg cynnar ar yr adroddiad a llongyfarchodd y tîm hefyd am ymgymryd â’r dasg o gasglu llawer iawn o wybodaeth ynghyd a’i chyflwyno mewn fformat mor gryno, clir a hawdd ei ddarllen. 

11.4 Cwestiynodd y Pwyllgor gysondeb rhai dangosyddion perfformiad allweddol, a’r rhai oedd â gwerth blwyddyn yn unig o ddata ac awgrymodd y gallai fod yn werth ychwanegu rhywfaint o naratif ychwanegol at y ffigurau hyn. Roedd aelodau’r Pwyllgor yn deall yr heriau o ran dyfeisio mesurau ystyrlon mewn sefyllfa seneddol ond roeddent yn cwestiynu pam nad oedd gan rai o flaenoriaethau'r Comisiwn ddangosyddion perfformiad allweddol penodol. 

11.5 Diolchodd Manon i aelodau’r Pwyllgor am eu sylwadau ac eglurodd fod y dangosyddion wedi’u hadolygu, eu diweddaru a’u cymeradwyo gan y Comisiwn ar ddechrau’r Chweched Senedd. Ychwanegodd y byddai angen i unrhyw newidiadau i'r mesurau gael eu cymeradwyo gan y Comisiwn a nododd na fyddai newidiadau yn arwain at unrhyw gymhariaeth data flwyddyn ar ôl blwyddyn.

11.6 Croesawodd y Cadeirydd gyflwyniad Simon Hart o adran yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon ar gyfrifon nad oedd wedi newid ers y llynedd. Nid oedd unrhyw wybodaeth ariannol ar gael ar gyfer y cyfarfod hwn, ond roedd yn dangos maint a chymhlethdod y wybodaeth i'w chyflwyno. 

11.7 Gwahoddodd y Cadeirydd Manon i gyflwyno’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Disgrifiodd Manon yn fyr y broses ar gyfer casglu sicrwydd gan Benaethiaid Gwasanaeth a Chyfarwyddwyr i lywio’r datganiad a’r gwerth a ychwanegwyd gan yr her annibynnol gan Aled a Bob mewn cyfarfod o’r Bwrdd Gweithredol ym mis Mawrth. Mynegodd Manon ei diolch i Kathryn Hughes am dynnu’r wybodaeth at ei gilydd yn arbenigol mewn fersiwn ddrafft sylweddol er mwyn iddi ei hadolygu a’i chwblhau. Diolchodd y Cadeirydd hefyd i Kathryn am ei gwaith ar y broses casglu sicrwydd.

11.8 Roedd y Pwyllgor yn falch iawn o ddatganiad mor gynhwysfawr a chytbwys ac roedd yn cydnabod ei bwysigrwydd. Ar ran y Pwyllgor, nododd a derbyniodd y Cadeirydd y datganiad fel rhan o’r broses sicrwydd.

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

12.1 Rhoddodd Simon Hart y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am gyllideb 2023-24. Byddai’r Gyllideb Atodol gyntaf ar gyfer 2023-24 yn cyflwyno gostyngiad o £435,000 yng nghyllideb gymeradwy’r Comisiwn, gan arwain at gynnydd o 3.4% ar gyllideb 2022-23 o’i gymharu â’r cynnydd o 4.1% a gymeradwywyd yn wreiddiol. Amlinellodd Simon hefyd y mesurau lleihau cyllideb penodol ar gyfer 2023-24 a oedd wedi’u cymeradwyo mewn cyfarfod o’r Comisiwn ar 27 Mawrth.

12.2 Roedd disgwyl i gyllideb atodol gyntaf gael ei gosod ar 13 Mehefin i ganiatáu dadl ar 4 Gorffennaf, cyn toriad yr haf. Roedd hyn yn caniatáu cyfnod o dair wythnos ar gyfer craffu o dan y Rheolau Sefydlog.

Rhaglen Diwygio’r Senedd - diweddariad llafar

13.1 Rhoddodd Siwan Davies y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am hynt Rhaglen Diwygio’r Senedd a oedd yn parhau i fod ar y trywydd iawn. Roedd cynnydd wedi’i wneud ar draws yr holl ffrydiau gwaith, a phasiwyd carreg filltir allweddol wrth gyflwyno amcangyfrifon costau Comisiwn y Senedd i Lywodraeth Cymru.

13.2 Amlinellodd Siwan y cynlluniau ar gyfer bwrw ymlaen â dau brif weithgaredd ffrydiau gwaith y Seithfed Senedd sy’n canolbwyntio ar fusnes: gweithdrefnau ac arferion; a chapasiti a gallu, a oedd yn gysylltiedig â’r Rhaglen Ffyrdd o Weithio. Roedd trafodaethau hefyd ar y gweill i sefydlu’r mecanwaith ar gyfer deialog gyda’r Bwrdd Taliadau Annibynnol o ran sut y caiff Aelodau eu cefnogi, a’r groesffordd rhwng y gwasanaethau a ddarperir gan y Comisiwn a’r lwfansau y gall Aelodau eu cael drwy Benderfyniad y Bwrdd. 

13.3 Amlinellodd Siwan y paratoadau ar gyfer cefnogi’r broses ddeddfwriaethol a fyddai’n cynnwys cynllunio senarios ar gyfer y dull deddfwriaethol o ddiwygio’r Senedd a diwygiadau etholiadol eraill sy’n cael eu cynnig gan Lywodraeth Cymru. Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, esboniodd Siwan y goblygiadau a’r risgiau posibl a fyddai’n cael eu harchwilio, gan gynnwys cymhlethdod rhai senarios a goblygiadau i’r Comisiwn o ran gallu i gefnogi’r broses graffu.

13.4 O ran llywodraethu rhaglenni, tynnodd Siwan sylw at y canlynol:

·       datblygu cofrestr risg rhaglenni, gan weithio gyda Rheolwr Risg y Comisiwn i fireinio hyn;

·       trafodaethau â swyddogion perthnasol ynghylch y cysylltiadau rhwng risgiau corfforaethol Diwygio’r Senedd a risgiau ar lefel y rhaglen â’r Rhaglen Ffyrdd o Weithio, yn ogystal â risgiau a nodir gan Lywodraeth Cymru a rhanddeiliaid eraill;

·       datblygu gwaith mapio rhanddeiliaid gan ddefnyddio matrics RACI (Cyfrifol, Atebol, Ymgynghori, Hysbysu neu, yn Saesneg, ‘Responsible, Accountable, Consult, Inform);

·       ymgysylltu â'r Uned Cynllunio Strategol i ddatblygu offeryn adrodd ar y cyd rhwng Rhaglen Diwygio’r Senedd - Rhaglen Ffyrdd o Weithio ar gyfer y Bwrdd Gweithredol; a

·       datblygu cynlluniau cyfathrebu mewnol ac allanol i’w trafod yng nghyfarfodydd Bwrdd Rhaglen Diwygio’r Senedd a’r Bwrdd Sicrwydd ar y Cyd â Llywodraeth Cymru.

13.5 Dywedodd Siwan fod y Bwrdd Sicrwydd ar y Cyd, a oedd wedi cyfarfod y bore hwnnw, yn gweithio'n dda. Roedd sesiynau briffio hefyd yn cael eu cydgysylltu cyn cyfarfodydd dwyochrog rhwng y Llywydd a’r Prif Weinidog.

13.6 Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd ynghylch adnoddau, eglurodd Siwan fod cynllunio gweithlu manwl yn mynd rhagddo ar y cyd â’r Rhaglen Ffyrdd o Weithio. Nododd hefyd fod yr adnoddau ychwanegol a glustnodwyd yn y gyllideb yn seiliedig ar amser penodedig a neilltuwyd ar gyfer Diwygio’r Senedd, ac nad oedd hyn yn cynnwys rhai o’r gweithgareddau gwaith busnes fel arfer megis craffu deddfwriaethol a sgiliau seneddol. Roedd rhai adnoddau eisoes wedi’u hadleoli tra bod eraill yn cymryd cyfrifoldebau ychwanegol fel rhan o’u rolau presennol.

13.7 Roedd y Pwyllgor yn cydnabod yr heriau o ran dyrannu amser ac adnoddau i gefnogi’r broses graffu ddeddfwriaethol ochr yn ochr â chyflawni ffrydiau gwaith Rhaglen Diwygio’r Senedd a gweithgareddau busnes fel arfer. Roedd Siwan yn cydnabod y byddai’r  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 13.

ARAC (23-02) Papur 11 - Risgiau corfforaethol

ARAC (23-02) Papur 11 - Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr o Risgiau Corfforaethol

ARAC (23-02) Papur 11 - Atodiad B - Risgiau corfforaethol a nodwyd

14.1 Nododd y Pwyllgor y diweddariadau cynhwysfawr yng Nghofrestr Risg Gorfforaethol y Comisiwn.

14.2 Nododd y Cadeirydd y byddai cynllunio’r gweithlu yn darparu mesurau lliniaru allweddol ynghylch risgiau capasiti a gallu (HR-R-170) drwy nodi gofynion sgiliau. Awgrymodd, o ystyried pryderon ynghylch y gallu i recriwtio i rai swyddi arbenigol, y dylai materion yn ymwneud â ‘chystadleurwydd cyflog’ gael eu hadlewyrchu yn y ddogfennaeth ynghylch y risg.

14.3 Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch y sgôr risg uchel parhaus ar gyfer risgiau seiberddiogelwch, diogelu data a Diwygio’r Senedd, esboniodd Manon, er gwaetha’r camau lliniaru sydd ar waith, fod rhai o’r achosion y tu hwnt i reolaeth y Comisiwn.   

Cam gweithredu

·       Ychwanegu ‘cystadleurwydd cyflog’ i Risg Cyfeirnod: HR-R-170 – Capasiti a Gallu Corfforaethol.

Eitem lafar – cyfeiriad at STS-R-153 yn CRR

15.1 Croesawodd y Cadeirydd Anna Daniel, Sulafa Thomas a Meriel Singleton i’r cyfarfod ar gyfer yr eitem hon. Cyflwynodd Siwan Davies ddiweddariad ar liniaru ar gyfer y risg corfforaethol yn ymwneud Fframwaith Rheoleiddio’r Aelodau. 

15.2 Amlinellodd Siwan y rhesymau dros ychwanegu’r risg hon at Gofrestr Risg Gorfforaethol y Comisiwn yn dilyn Etholiadau’r Senedd yn 2021. Roedd hyn i adlewyrchu’r angen i sicrhau ymwybyddiaeth a dealltwriaeth o’r amrywiol godau, rheolau, gweithdrefnau a chanllawiau fel y maent yn berthnasol i Aelodau o’r Senedd, a sicrhau eu bod yn cydymffurfio â hwy. Eglurodd y bwriad o wreiddio gwelliannau hirdymor drwy symleiddio, a sicrhau bod prosesau yn canolbwyntio ar yr Aelodau ac yn addas ar gyfer y dyfodol.

15.3 Disgrifiodd Siwan y camau sy’n cael eu cymryd fel rhan o adolygiad thematig symleiddio gan y Bwrdd Taliadau Annibynnol, a oedd yn rhan o’i raglen waith strategol.

15.4 Roedd y Pwyllgor Safonau Ymddygiad hefyd wedi cymryd camau i:

·       wella ymwybyddiaeth yr Aelodau o’r gyfundrefn safonau;

·       darparu eglurder ar y rheolau ar gyfer hawlio treuliau o ganlyniad i’w adroddiad ar reolau trawsbleidiol;

·       cynnal ymchwiliadau i gofrestru a datgan buddiannau ac ar lobïo.

15.5 Roedd cynnydd hefyd wedi’i wneud o ran symleiddio systemau ar gyfer prosesu hawliadau er mwyn hwyluso eglurder a’i gwneud mor hawdd â phosibl i’r Aelodau ac roedd y tîm Cymorth Busnes i Aelodau hefyd bellach yn gosod cynseiliau.

15.6 O ran sicrhau bod prosesau’n canolbwyntio ar yr Aelodau, disgrifiodd Siwan y gwelliannau mewn cyfathrebu drwy gysylltu â’r Grŵp Cyswllt Gwleidyddol a’r Grŵp Gweithrediadau (a oedd yn cynnwys Penaethiaid Staff). Roedd cynrychiolwyr y Bwrdd Taliadau Annibynnol hefyd yn cyfarfod â’r Aelodau a’u staff. Roedd y ddau weithgaredd hyn wedi arwain at well ymgysylltu ag Aelodau a datblygu rhaglen hyfforddi ar gyfer yr Aelodau. Roedd ad-drefnu’r tîm Cymorth Busnes i Aelodau, gan rannu’r swyddogaethau Adnoddau Dynol a hawliadau hefyd wedi rhoi eglurder i’r Aelodau ynghylch pwy i gysylltu â nhw am gymorth. Byddai defnyddio adnoddau ychwanegol i gefnogi’r Bwrdd Taliadau Annibynnol hefyd yn helpu i ganolbwyntio mwy ar baratoadau ar gyfer y dyfodol.

15.7 Disgrifiodd Siwan y camau sy’n cael eu cymryd i helpu i ddiogelu prosesau at y dyfodol. Ymysg y gwaith hwnnw roedd:

·       cymryd rhan mewn cynhadledd ryng-seneddol bersonol ynghylch safonau ymddygiad;

·       rhwydweithio â chyrff fel IPSA i helpu i gynllunio rhaglen waith y Bwrdd Taliadau Annibynnol;

·       hwyluso’r gwaith o ymgynghoriad ag Aelodau ar ran y Bwrdd Taliadau Annibynnol a’r Comisiwn ar ffyrdd o weithio a darparu gwasanaethau yn y tymor hwy gyda Senedd a allai fod yn fwy o faint.

15.8 Cafodd yr adroddiad ar Adolygiad o Effeithiolrwydd y Bwrdd Taliadau Annibynnol ei gyhoeddi ynghyd ag ymateb y Bwrdd; Roedd cynllun gweithredu i fynd i’r afael â’r argymhellion wrthi’n cael ei ddatblygu.

15.9 Rhan bwysig o’r camau lliniaru ar gyfer y risg hon oedd egluro i’r Aelodau’r atebolrwydd a’r berthynas rhwng y Bwrdd Taliadau Annibynnol, y Llywydd, a’r Prif Weithredwr a’r Clerc. Byddai’r gwaith parhaus hwn hefyd yn cael ei lywio gan  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 15.

ARAC (23-02) Papur 12 - Adroddiad Blynyddol Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth

16.1 Gwahoddodd y Cadeirydd Ed i gyflwyno Adroddiad Blynyddol Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth, gan nodi bod hyn yn rhoi sicrwydd pwysig fel rhan o’r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon. Cyfeiriodd Ed at nifer y gweithgareddau diweddar ar gynnydd yn erbyn cyflawni cynllun gweithredu manwl y Swyddog Diogelu Data, nawr bod gan y tîm Llywodraethu Gwybodaeth adnoddau llawn. Roedd hyn yn cynnwys camau i fwrw ymlaen â chytundebau prosesu data ar gyfer Aelodau a’r Comisiwn. Cyfeiriodd hefyd at fanteision y cyfarfodydd a gafodd bob pythefnos gyda’r Pennaeth TGCh a’r tîm Diogelu Data.

16.2 Byddai’r cynigion ar gyfer grŵp Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth yn cael eu hystyried ymhellach yn sgil adolygiad parhaus o effeithiolrwydd y Bwrdd Gweithredol y byddai Gareth Watts yn ei gwblhau yn ystod yr wythnosau nesaf. Roedd Ed yn falch o adrodd nad oedd unrhyw faterion difrifol neu dorri rheolau wedi’u hadrodd i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

16.3 Diolchodd y Cadeirydd i Ed am yr adroddiad a roddodd y sicrwydd angenrheidiol i’r Pwyllgor. Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor ynghylch strwythur swyddogaethau amrywiol sy’n dod o dan gylch gorchwyl yr Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth, esboniodd Ed ei fod yn ystyried hyn.

ARAC (23-02) Papur 13 – Crynodeb gwyro

17.1 Nododd y Pwyllgor un achos o wyro oddi ar y gweithdrefnau caffael arferol ac ni chodwyd unrhyw bryderon.

ARAC (23-02) Papur 14 - Cylch Gorchwyl wedi’i ddiweddaru Mawrth 2023

18.1 Cadarnhaodd y Cadeirydd fod aelodau’r Pwyllgor wedi cytuno ar y mân newidiadau i’r Cylch Gorchwyl ac y gellid cyhoeddi’r fersiwn diwygiedig.

ARAC (23-02) Papur 15 – Adroddiad Blynyddol 2021-22 – Cymraeg (linc yn y pecyn)

ARAC (23-02) Papur 15 – Adroddiad Blynyddol 2021-22 – Saesneg (linc yn y pecyn)

19.1 Gwahoddodd y Cadeirydd aelodau’r Pwyllgor i awgrymu cynnwys ar gyfer Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor a’u hannog i rannu eu syniadau â’r tîm Clercio.  

ARAC (23-02) Papur 16 - Y flaenraglen waith

20.1 Codwyd nifer o eitemau agenda yn y dyfodol yn ystod y cyfarfod. Byddai blaenraglen waith ddiwygiedig yn cael ei rhannu ar ddechrau cyfarfod mis Mehefin. 

21.1 Ni chodwyd unrhyw fater arall.

Bu Clare James, Archwilio Cymru yn bresennol mewn sesiwn breifat gydag aelodau’r Pwyllgor wedi i’r trafodion ffurfiol ddod i ben. Nid oedd unrhyw swyddogion y Comisiwn yn bresennol ac ni chymerwyd cofnodion.

Trefnwyd i gynnal y cyfarfod nesaf ar 12 Mehefin 2023.