Agenda item

ARAC (23-02) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd 

3.1 Cyflwynodd Gareth ei adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd a oedd yn amlinellu gweithgarwch llywodraethu, sicrwydd ac archwilio ers cyfarfod mis Chwefror. Amlinellodd y gwaith canlynol a gafodd ei gwblhau:

·       yn dilyn sesiwn her y datganiad sicrwydd ym mis Mawrth, yr aeth Aled Eirug a Bob Evans iddi, roedd fersiwn ddrafft o’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol wedi cael ei pharatoi a’i rhannu â’r Pwyllgor;

·       roedd ei adroddiad ar yr Adolygiad o Effeithiolrwydd y Bwrdd Taliadau wedi’i gyhoeddi, ac roedd lincs wedi’u rhannu â'r Pwyllgor, ynghyd ag ymateb y Bwrdd;

·       cafodd yr adroddiad ar yr adolygiad o’r gwersi a ddysgwyd o Covid-19 ei gynnwys yn y papurau ar gyfer y cyfarfod hwn.

3.2 Amlinellodd Gareth hefyd y cynnydd canlynol ar waith archwilio parhaus, y byddai adroddiadau arnynt yn cael eu rhannu â’r Pwyllgor maes o law:

·       roedd gwaith maes ar Adolygiad o Effeithiolrwydd y Bwrdd Gweithredol wedi'i gwblhau i raddau helaeth ac roedd y tri chyfarwyddwr a chyfwelwyd ag aelod o dîm yr ysgrifenyddiaeth;

·       cynhaliwyd cyfweliadau â staff y Comisiwn fel rhan o adolygiad o’n trefniadau parhad busnes;

·       roedd yr adolygiad o reolaethau yn ymwneud â risg corfforaethol y fframwaith rheoleiddio a oedd yn mynd rhagddo.

3.3 Roedd dilyniant i argymhellion yr archwiliad o archwiliadau seiberddiogelwch blaenorol hefyd wedi’i gwblhau. Roedd seiberddiogelwch yn eitem sylweddol yng nghyfarfod mis Mehefin ac roedd Gareth yn bwriadu dosbarthu ei ddiweddariad cyn y cyfarfod. 

3.4 Roedd Gareth wedi dosbarthu ei gynllun Archwilio Mewnol ar gyfer 2023-24 i aelodau’r Pwyllgor ar 30 Mawrth. Roedd y cynllun hwn yn cwmpasu pob un o’r tair cyfarwyddiaeth a meysydd risg allweddol. Gwnaeth yr aelodau groesawu a chymeradwyo cynllun 2023-24. 

3.5 Gofynnodd Menai Owen-Jones a oedd yna hefyd strategaeth archwilio dros nifer o flynyddoedd. Eglurodd Gareth ei fod wedi llunio dogfen strategaeth ar gylch tair blynedd yn flaenorol, a chyfeiriodd at ddadl barhaus ar ôl y pandemig yn y proffesiwn archwilio mewnol ynghylch gwneud strategaethau a chynlluniau archwilio yn fwy deinamig ac adweithiol. Roedd yn ymwybodol bod rhai sefydliadau’n llunio cynlluniau chwarterol yn hytrach nag yn flynyddol. Ychwanegodd mai ei ddull o ddewis oedd cael un ddogfen gan ddileu dyblygu, a’i fod yn cynnwys gwybodaeth yn ymwneud â strategaeth mewn dogfennau eraill, megis y Siarter Archwilio Mewnol.

3.6 Roedd Mark Egan yn deall yr angen am hyblygrwydd ond gofynnodd sut yr oedd Gareth yn sicrhau bod pob maes archwilio yn cael sylw dros gyfnod o dair neu bedair blynedd. Eglurodd Gareth y manteision o gael Pennaeth Archwilio Mewnol mewnol yn hyn o beth, gan ei fod yn gallu sicrhau cwmpas ar draws y sefydliad trwy drafodaethau gyda Chyfarwyddwyr a Phenaethiaid Gwasanaeth a chymhwyso ei wybodaeth am risgiau sylweddol. Cytunodd Gareth i lunio amlinelliad o adolygiadau archwilio mewnol a gynhaliwyd dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf i’w gyflwyno yng nghyfarfod yr hydref. Byddai hyn yn rhoi sicrwydd a dealltwriaeth i’r Pwyllgor o’r ymagwedd at strategaethau a chynlluniau archwilio mewnol yn y dyfodol. 

3.7 Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am ei ddiweddariad sylweddol a nododd y Cynllun Archwilio Mewnol a gymeradwywyd ar gyfer 2023-24 a fyddai’n cael ei gyhoeddi’n fuan. 

Cam gweithredu

·       Cyflwyno amlinelliad o adolygiadau archwilio mewnol a gynhaliwyd dros yr ychydig flynyddoedd diwethaf i’r Pwyllgor yng nghyfarfod yr hydref