Agenda item

Rhaglen Diwygio’r Senedd - diweddariad llafar

13.1 Rhoddodd Siwan Davies y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am hynt Rhaglen Diwygio’r Senedd a oedd yn parhau i fod ar y trywydd iawn. Roedd cynnydd wedi’i wneud ar draws yr holl ffrydiau gwaith, a phasiwyd carreg filltir allweddol wrth gyflwyno amcangyfrifon costau Comisiwn y Senedd i Lywodraeth Cymru.

13.2 Amlinellodd Siwan y cynlluniau ar gyfer bwrw ymlaen â dau brif weithgaredd ffrydiau gwaith y Seithfed Senedd sy’n canolbwyntio ar fusnes: gweithdrefnau ac arferion; a chapasiti a gallu, a oedd yn gysylltiedig â’r Rhaglen Ffyrdd o Weithio. Roedd trafodaethau hefyd ar y gweill i sefydlu’r mecanwaith ar gyfer deialog gyda’r Bwrdd Taliadau Annibynnol o ran sut y caiff Aelodau eu cefnogi, a’r groesffordd rhwng y gwasanaethau a ddarperir gan y Comisiwn a’r lwfansau y gall Aelodau eu cael drwy Benderfyniad y Bwrdd. 

13.3 Amlinellodd Siwan y paratoadau ar gyfer cefnogi’r broses ddeddfwriaethol a fyddai’n cynnwys cynllunio senarios ar gyfer y dull deddfwriaethol o ddiwygio’r Senedd a diwygiadau etholiadol eraill sy’n cael eu cynnig gan Lywodraeth Cymru. Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, esboniodd Siwan y goblygiadau a’r risgiau posibl a fyddai’n cael eu harchwilio, gan gynnwys cymhlethdod rhai senarios a goblygiadau i’r Comisiwn o ran gallu i gefnogi’r broses graffu.

13.4 O ran llywodraethu rhaglenni, tynnodd Siwan sylw at y canlynol:

·       datblygu cofrestr risg rhaglenni, gan weithio gyda Rheolwr Risg y Comisiwn i fireinio hyn;

·       trafodaethau â swyddogion perthnasol ynghylch y cysylltiadau rhwng risgiau corfforaethol Diwygio’r Senedd a risgiau ar lefel y rhaglen â’r Rhaglen Ffyrdd o Weithio, yn ogystal â risgiau a nodir gan Lywodraeth Cymru a rhanddeiliaid eraill;

·       datblygu gwaith mapio rhanddeiliaid gan ddefnyddio matrics RACI (Cyfrifol, Atebol, Ymgynghori, Hysbysu neu, yn Saesneg, ‘Responsible, Accountable, Consult, Inform);

·       ymgysylltu â'r Uned Cynllunio Strategol i ddatblygu offeryn adrodd ar y cyd rhwng Rhaglen Diwygio’r Senedd - Rhaglen Ffyrdd o Weithio ar gyfer y Bwrdd Gweithredol; a

·       datblygu cynlluniau cyfathrebu mewnol ac allanol i’w trafod yng nghyfarfodydd Bwrdd Rhaglen Diwygio’r Senedd a’r Bwrdd Sicrwydd ar y Cyd â Llywodraeth Cymru.

13.5 Dywedodd Siwan fod y Bwrdd Sicrwydd ar y Cyd, a oedd wedi cyfarfod y bore hwnnw, yn gweithio'n dda. Roedd sesiynau briffio hefyd yn cael eu cydgysylltu cyn cyfarfodydd dwyochrog rhwng y Llywydd a’r Prif Weinidog.

13.6 Mewn ymateb i gwestiynau gan y Cadeirydd ynghylch adnoddau, eglurodd Siwan fod cynllunio gweithlu manwl yn mynd rhagddo ar y cyd â’r Rhaglen Ffyrdd o Weithio. Nododd hefyd fod yr adnoddau ychwanegol a glustnodwyd yn y gyllideb yn seiliedig ar amser penodedig a neilltuwyd ar gyfer Diwygio’r Senedd, ac nad oedd hyn yn cynnwys rhai o’r gweithgareddau gwaith busnes fel arfer megis craffu deddfwriaethol a sgiliau seneddol. Roedd rhai adnoddau eisoes wedi’u hadleoli tra bod eraill yn cymryd cyfrifoldebau ychwanegol fel rhan o’u rolau presennol.

13.7 Roedd y Pwyllgor yn cydnabod yr heriau o ran dyrannu amser ac adnoddau i gefnogi’r broses graffu ddeddfwriaethol ochr yn ochr â chyflawni ffrydiau gwaith Rhaglen Diwygio’r Senedd a gweithgareddau busnes fel arfer. Roedd Siwan yn cydnabod y byddai’r amserlen yn hynod o dynn, yn enwedig o ystyried yr amserlenni gofynnol ar gyfer adolygiad ffiniau. Mae Llywodraeth Cymru yn rhoi sicrwydd bod y ddeddfwriaeth ar y trywydd iawn i gael ei chyflwyno yn hydref 2023. Byddai risgiau’n cael eu hailasesu pan fyddai rhwymedigaethau cytundebol yn cael eu hymrwymo i Senedd fwy o faint gyda mwy o Aelodau.

13.8 Gwahoddodd y Cadeirydd swyddogion i ymhelaethu ar Fwrdd Cyflawni Diwygio Etholiadol y Senedd a sefydlwyd gan Lywodraeth Cymru, gan gydnabod bod hyn yn ymwneud â rhanddeiliaid yn y gymuned etholiadol, yn hytrach na’r Bwrdd Sicrwydd ar y Cyd a oedd yn canolbwyntio ar sicrwydd gwleidyddol. Esboniodd Anna Daniel mai cylch gwaith y Bwrdd, yr oedd hi a Siwan yn aelodau ohono, oedd sicrhau bod diwygio etholiadol ehangach a’i strategaeth gyfathrebu ac ymgysylltu gydgysylltiedig yn cael ei chyflwyno. Roedd aelodaeth y Bwrdd yn cynnwys rhanddeiliaid o’r gymuned etholiadol megis swyddogion o Gomisiwn y Senedd, Llywodraeth Cymru, awdurdodau lleol a’r Comisiwn Etholiadol. Roedd hyn wedi rhoi cipolwg ar y rhaglen diwygio etholiadol ehangach ac wedi eu helpu i ddeall a gwerthfawrogi'r risgiau cyflawni i awdurdodau lleol. 

13.9 Cododd aelodau’r Pwyllgor rai cwestiynau pellach yn ymwneud â matrics RACI a rheoli portffolio. Esboniodd Siwan fod y matrics yn cynnwys pawb a oedd yn gysylltiedig, gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, y rhai sy’n gwneud penderfyniadau er mwyn sicrhau nad oedd unrhyw randdeiliaid yn cael eu colli. O ran rheoli portffolio, disgrifiodd Siwan rôl yr Uned Cynllunio Strategol o ran cydlynu ac adrodd ar raglenni Diwygio’r Senedd a Ffyrdd o Weithio a phrosiectau mawr eraill i’r Bwrdd Gweithredol. Byddai’r Uned hefyd yn hwyluso cynnydd amserol o risgiau a materion sy’n dod i’r amlwg ac yn gwneud argymhellion ar flaenoriaethu adnoddau. Ychwanegodd Manon, er mai’r Bwrdd Gweithredol oedd y corff gwneud penderfyniadau, roedd llawer o waith yn cael ei wneud ar lefel y rhaglen ac ar lefel strategol i lywio penderfyniadau.

Rhaglen Ffyrdd o Weithio – diweddariad llafar

13.10 Rhoddodd Ed Williams ddiweddariad byr ar y cynnydd o ran cyflawni’r strategaeth Ffyrdd o Weithio. Amlinellodd y blaenoriaethau a nodwyd yn y Cynllun Gweithredu Interim, sef penderfyniadau cychwynnol ar gyfer dychwelyd i’r ystâd, adolygu lleoliad y swyddfa yn y gogledd, ac anghenion llety yn y dyfodol ym Mae Caerdydd.

13.11 Roedd strwythur ffurfiol y Rhaglen Ffyrdd o Weithio wedi’i sefydlu ac roedd bwrdd y rhaglen wedi cyfarfod i adolygu ei drefniadau llywodraethu, a risgiau ar lefel rhaglen a chorfforaethol. Roedd cynlluniau ar gyfer adleoli swyddfa’r gogledd wedi’u cwblhau ac roedd gwaith wedi’i gomisiynu ar ddefnyddio gofod swyddfa ym Mae Caerdydd. Mae disgwyl i opsiynau strategol gael eu cyflwyno i’r Bwrdd Gweithredol a’r Comisiwn ym mis Mai.

13.12 Nododd y Cadeirydd fod disgwyl i’r Pwyllgor gael diweddariad sylweddol yn ei gyfarfod ar 3 Gorffennaf ond gofynnodd am ddiweddariad ar y cynigion strategol yn ei gyfarfod ar 12 Mehefin.