Agenda a Chofnodion

Ymddiheuriadau:

Angela Burns (Aelod Cynulliad a Chomisiynydd)

1.1        Croesawodd y Cadeirydd y rhai a oedd yn bresennol i’r cyfarfod.    

1.2        Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

2.1        Cytunwyd ar y cofnodion a rhoddodd swyddogion y wybodaeth ddiweddaraf am y camau gweithredu sydd heb eu cymryd:

·                     Gwiriadau ariannol o ran caffael (cam gweithredu 3.17) – ymhellach at y wybodaeth ddiweddaraf a roddwyd ar 20 Mehefin 2014, rhoddodd Nicola Callow wybod i’r Pwyllgor fod gwiriadau caffael yn digwydd ar lefel uchel, gan ddefnyddio adroddiadau statws credyd fel y rhai a ddarperir gan Dun & Bradstreet. 

·                     Adolygu polisïau cyfrifyddu (cam gweithredu 5.7) – cafodd hyn ei nodi yn y flaenraglen waith, a gofynnodd y Pwyllgor i Nicola gynhyrchu llinell amser ar gyfer y polisïau cyfrifyddu a chadarnhau gyda’r tîm clercio dyddiad addas ar gyfer cyflwyno’r wybodaeth hon i’r Pwyllgor.

·                     Camau gweithredu mewn ymateb i’r arolwg o effeithiolrwydd (cam gweithredu 5.10) – byddai’r tîm clercio yn dosbarthu cynllun gweithredu drafft er mwyn i aelodau’r Pwyllgor roi sylwadau arno. 

·                     Treuliau aelodau ACARAC (cam gweithredu 6.1) – Cadarnhaodd Nicola nad oedd unrhyw reswm statudol dros ddatgelu treuliau aelodau ACARAC yn y Cyfrifon Blynyddol.

·                     Parhad busnes (camau gweithredu 3.4 a 3.11) – Cytunodd aelodau’r Pwyllgor y dylid uno’r ddau gam gweithredu a bod y wybodaeth ddiweddaraf yn cael ei rhoi yn yr hydref.           

Camau Gweithredu

-                    Nicola i gynhyrchu llinell amser ar gyfer polisïau cyfrifyddu. 

3.1        Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor ar lafar.  Roedd yr adroddiadau archwilio Rheoli Risg a Llywodraethu Gwybodaeth wedi’u cwblhau ers mis Mehefin, ond roeddent yn aros i gael eu clirio.  Cytunodd y Pwyllgor fod yr adroddiadau hyn ac adroddiadau eraill yn cael eu dosbarthu yn ystod toriad yr haf, ynghyd â’r archwiliad Recriwtio, a oedd wedi ennyn llawer o ddiddordeb ar draws y sefydliad.  Roedd yr archwiliad Cydraddoldeb hefyd wedi cael ei gwmpasu a byddai gwaith yn dechrau cyn bo hir.

3.2        Roedd wedi bod yng nghyfarfod Comisiwn y Cynulliad ar 18 Mehefin, a chyflwynodd ei adroddiad ar effeithiolrwydd y Comisiwn.  Cafodd yr holl argymhellion eu derbyn, a, dros yr wythnosau nesaf, byddai’n cwrdd â’r Ysgrifenyddiaeth i drafod cynllun gweithredu.  Aeth ymlaen i dynnu sylw at rai canfyddiadau allweddol yn ei adroddiad, gan gynnwys yr heriau effeithiol yr oeddent yn eu nodi o ran rhaglen TGCh y Dyfodol a’r prosiect Cyfieithu Peirianyddol, ond nododd y gallai’r broses o gyfathrebu’r canfyddiadau hyn o fewn y sefydliad gael ei gwella.  

3.3        Ar 18 Gorffennaf, byddai Gareth yn cynnal Fforwm rhyng-Seneddol Penaethiaid Archwilio Mewnol gyda’i gymheiriaid o bob rhan o’r DU.  Byddai’n adrodd ar hyn yn y cyfarfod ym mis Tachwedd.   

4.1        Cafodd adroddiad blynyddol drafft ei drafod yn y cyfarfod ym mis Mehefin ac roedd sylwadau wedi’u cyflwyno i Nicola.  Diolchodd y Cadeirydd i’r tîm am y ddogfen wedi’i diweddaru.

4.2        Rhoddodd Nicola Callow gyflwyniad byr i’r Cyfrifon Blynyddol a chadarnhaodd yr alldro adnoddau terfynol o £34,000 yn llai na chyfanswm y gyllideb awdurdodedig.  Roedd y prif newidiadau i’r Datganiad o Gyfrifon yn ymwneud â dileu dibrisiant i’r cronfeydd wrth gefn o ganlyniad i’r ailbrisio.  Cadarnhaodd Nicola y newidiadau cyfrifyddu sy’n deillio o’r ailbrisio o dan sylw yn dileu’r dibrisiant i’r gronfa wrth gefn, yn y bôn yn gosod y dibrisiant ar gyfer adeiladau wedi’u hailbrisio i sero.  Roedd hyn o ganlyniad i ddilyn y broses gyfrifyddu cost hanesyddol a addaswyd, yn ôl cyfarwyddyd gan Drysorlys Ei Mawrhydi. 

4.3        Gofynnodd y Cadeirydd a oedd y rhaglen TGCh y Dyfodol wedi cael effaith sylweddol ar y gofrestr asedau, ond cadarnhaodd Nicola nad oedd hynny wedi digwydd.

4.4        Disgrifiodd Nicola broses gyfrifo oedd yn fwy heriol na’r disgwyl eleni, oherwydd absenoldeb staff ac anawsterau o ran cael gwybodaeth am Bensiwn y Gwasanaeth Sifil, ond cadarnhaodd ei bod yn parhau i fod yn disgwyl cyflwyno’r Adroddiad Blynyddol a Datganiad o Gyfrifon yn ôl yr amserlen y cytunwyd arni, gyda Swyddfa Archwilio Cymru yn disgwyl gosod y ddogfen ar 16 Gorffennaf.  Byddai swyddogion a staff Swyddfa Archwilio Cymru yn trafod unrhyw wersi a ddysgwyd mewn cyfarfod yn y dyfodol.   

4.5        Diolchodd y Cadeirydd i bawb a oedd yn gysylltiedig â’r gwaith hwn a nododd bod y nifer cyfyngedig o sylwadau a ddaeth i law yn dyst i ansawdd uchel y cyfrifon.  

5.1        Cyflwynodd Mark Jones Safon Archwilio Ryngwladol 260.  Cadarnhaodd eu bod wedi cael yr holl ddogfennau gan Gomisiwn y Cynulliad ar amser a diolchodd i dîm Nicola am ei gymorth.  Dywedodd wrth y Pwyllgor fod y cyfrifon yn ddiduedd, yn deg ac yn glir.  Y prif bwynt a noddodd oedd y prosiect Cyflogres Adnoddau Dynol. 

5.2        Yn ychwanegol at yr archwiliad o fudo data ar gyfer y prosiect Cyflogres Adnoddau Dynol ym mis Mehefin, argymhellodd yr adroddiad fod archwiliad cwmpas llawn i ymarferoldeb y system a rheolaeth y prosiect yn gyffredinol yn cael ei gynnal.  Byddai’r prosiect hwn hefyd yn cael ei nodi yn y Llythyr Rheoli.

5.3        Aeth Mark ymlaen i drafod eu hadolygiad o dreuliau Aelodau’r Cynulliad. O’r sampl o 13, roedd pob un o’r canlyniadau ond un yn foddhaol.  Roedd y ddogfennaeth i brosesu un cais wedi dod i law’r tîm Cymorth Busnes i Aelodau, ond nid oedd y datganiad i gyd-fynd â’r cais wedi ei lofnodi gan yr Aelod Cynulliad o dan sylw.

5.4        Pwysleisiodd y swyddogion nad oedd hyn yn wariant amhriodol oherwydd bod yr anfoneb wedi cael ei chynhyrchu, a chafwyd sicrwydd gan Nicola fod y tîm Cymorth Busnes i Aelodau yn ymwybodol o’r anghysondeb hwn ac wedi cael sicrwydd y byddai’r gwiriadau hyn yn cael eu cwblhau yn y dyfodol.

5.5         Mynegodd Claire ei siom y byddai’r Llythyr Rheoli yn cynnwys y pwyntiau beirniadol hyn, yn enwedig o ystyried yr adroddiad rhagorol a gafodd y Cynulliad y llynedd.  Byddai’n parhau i annog swyddogion i godi eu safonau, gyda’r nod o gael Llythyr Rheoli glân y flwyddyn nesaf.   

5.6        Ailadroddodd Claire nad oedd y prosiect Cyflogres Adnoddau Dynol wedi cael ei rheoli i safon dderbyniol, a dywedodd wrth y Pwyllgor fod Gareth yn gyfrifol am arwain archwiliad cwmpas llawn ac y byddai ef a Dave Tosh yn enwi arbenigwr rheoli prosiect / rhaglen annibynnol i ymgymryd â’r gwaith hwn.  Byddai’r archwiliad hwn yn cael ei gynnal yn ystod toriad yr haf gydag adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Tachwedd.

5.7        Bu Aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu cyfeiriad penodol a wnaed yn yr adroddiad na ddylai unrhyw ffioedd pellach gael eu talu i’r cyflenwr.  Anogodd Mark swyddogion i sicrhau bod dealltwriaeth lawn o’r hyn y telir amdano cyn gwneud ymrwymiad at unrhyw wariant pellach. 

5.8        Dywedodd y Cadeirydd fod yr adroddiad ISA 260 yn galonogol, yn gyffredinol, a chroesawodd yr archwiliad arfaethedig o’r prosiect Cyflogres Adnoddau Dynol, yn enwedig o ystyried bod y Pwyllgor wedi cael ei friffio ar ddau brosiect cyferbyniol dros yr ychydig fisoedd diwethaf, sef y prosiect Trawsnewid TGCh i’r Dyfodol a’r prosiect Cyflogres Adnoddau Dynol.  O ran yr archwiliad o lwfansau Aelodau’r Cynulliad, roedd yn derbyn bod yr un hawliad nad oedd wedi’i lofnodi yn ganlyniad i gamgymeriad yn y broses yn hytrach na bod hawliad amhriodol wedi’i wneud.  

5.9        Diolchodd i swyddogion y Cynulliad a staff Swyddfa Archwilio Cymru am eu gwaith a’u cyfraniad i’r cyfarfod. Daeth y Pwyllgor â’r rhan hon o’r cyfarfod i ben drwy argymell  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5.

6.1        Nododd y Pwyllgor un achos o ymadael â’r gweithdrefnau caffael arferol.

6.2        Byddai blaenraglen wedi’i diweddaru yn cael ei dosbarthu i aelodau’r Pwyllgor, ynghyd â chynllun gweithredu drafft, yn dilyn yr arolwg o effeithiolrwydd.  Awgrymodd y Cadeirydd fod y cyfarfod yr hydref yn cael ei ymestyn i sicrhau bod materion risg a pherfformiad yn cael eu trafod yn drwyadl.  Byddai’r tîm Clercio yn cysylltu ag aelodau’r Pwyllgor yn unigol i drafod y trefniadau.

Disgwylir i’r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 10 Tachwedd 2014.