Agenda a Chofnodion

1.1        Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod.

1.2        Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

2.1        Cytunwyd ar y cofnodion a rhoddodd swyddogion y wybodaeth ddiweddaraf am y camau gweithredu sydd heb eu cymryd:

·                     Effaith argymhellion Archwilio Mewnol (cam gweithredu 3.6) – Cadarnhaodd Gareth fod y wybodaeth ddiweddaraf am yr argymhellion hyn a’u canlyniadau wedi’i hamlygu yn ei adroddiad blynyddol, fel ym mhapur 3b a drafodwyd o dan eitem 3.     

·                     Blaenoriaethau strategol wedi’u diweddaru (cam gweithredu 3.15) – Cytunodd Kathryn i anfon fersiwn ddiweddaraf dogfen blaenoriaethau strategol Comisiwn y Cynulliad mewn e-bost at aelodau’r Pwyllgor.

·                     Datganiad Llywodraethu (cam gweithredu 6.2) – Cadarnhaodd Virginia fod yr holl sylwadau wedi eu hymgorffori yn y Datganiad Llywodraethu a oedd yn rhan o’r Adroddiad Blynyddol drafft i’w ystyried yn ystod y cyfarfod hwn o dan eitem 6. 

3.1        Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am raglen waith 2014-15.  Cafodd manylion y gwaith yn 2013-14 eu nodi yn ei adroddiad blynyddol.   

3.2        Ers mis Ebrill 2014, eglurodd ei fod wedi parhau i weithio gyda Dave Tosh ac Alison Rutherford ar yr adolygiad o Lywodraethu Gwybodaeth.  Mewn ymateb i arolwg staff diweddar, roedd yn cynnal archwiliad o Weithdrefnau Recriwtio ac yn anelu at gynhyrchu adroddiad cyn toriad yr haf.  Ar y pryd, roedd TIAA yn cwmpasu’r archwiliad o’r Fframwaith Rheoli Risg. 

3.3        Hefyd, dywedodd wrth y Pwyllgor ei fod wedi cwblhau gwaith dilynol ar y Cynllun Dirprwyo Ariannol a siop Cynulliad Cenedlaethol Cymru. Byddai’n adrodd yn ôl i Gomisiwn y Cynulliad ar 18 Mehefin yn dilyn adolygiad o’u heffeithiolrwydd. 

3.4        Yn dilyn trafodaeth fer ynghylch Parhad Busnes, anogodd y Pwyllgor swyddogion i gyflymu’r gwaith hwn a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf amdano erbyn mis Tachwedd 2014. 

3.5        Eglurodd Dave Tosh fod cyfarfod llawn ffug wedi cael ei gynnal dros doriad y Pasg a oedd yn gyfle penodol i brofi gweithdrefnau pleidleisio â llaw.  Mae meysydd gwasanaeth wedi drafftio cynlluniau, ond nid ydynt wedi’u profi a’u mireinio eto.  Hefyd, mae’n bosibl y bydd gwaith yn cael ei ohirio dros doriad yr haf oherwydd bod llawer o’r meysydd gwasanaeth yn cymryd eu gwyliau blynyddol yn ystod y cyfnod hwn.     

3.6        Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad blynyddol o waith yn ystod y flwyddyn ariannol 2013-14.  Cafodd y rhaglen waith ei chyflawni’n llwyddiannus, er gwaethaf y newidiadau i archwilio mewnol yn ystod y flwyddyn, a oedd yn cynnwys Pennaeth Archwilio Mewnol newydd a chontractwr allanol newydd. 

3.7        Bu aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu’r diffiniad o’r farn ‘Resymol’.  Eglurodd Gareth fod y sgôr yn un cymedrol, ac mai dyma’r sgôr uchaf posibl o ystyried cwmpas yr archwiliadau. 

3.8        Cadarnhaodd ei fod yn bwriadu cynnal rhagor o archwiliadau cwmpas llawn eleni a allai, o bosibl, roi lefel uwch o sicrwydd.         

3.9        Cafodd maes Llywodraethu Gwybodaeth ei grybwyll gan Dave Tosh fel enghraifft o welliant mawr yn y 2-3 blynedd diwethaf.  O’r 12 argymhelliad gwreiddiol, mae 4 yn parhau i fod heb eu gweithredu yn 2013-14.  Roedd rheolaethau tynnach, polisïau clir a strwythurau bellach yn eu lle.  Roedd yn obeithiol y byddai’r sefyllfa well hon yn cael ei hadlewyrchu yn y wybodaeth ddiweddaraf ym mis Tachwedd. 

3.10     Hefyd, bu aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu sut y cafodd yr adolygiadau archwilio mewnol penodol eu dethol.  Cadarnhaodd y swyddogion fod archwiliadau mewnol, yn ôl eu natur, wedi canolbwyntio ar feysydd o wendid er mwyn i welliannau gael eu nodi.  Byddai gwaith Gareth yn parhau i ganolbwyntio ar y meysydd hyn. 

3.11     Cytunodd y Cadeirydd fod hwn yn ddull adeiladol, a bod y Bwrdd Rheoli yn cymryd yr argymhellion o ddifrif ac yn gweithredu mewn ffordd gadarnhaol i wella’r swyddogaethau o fewn y sefydliad. 

3.12     Cafodd yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll ei gwblhau ganol mis Mai ac, ar adeg ysgrifennu’r cofnodion hyn, roedd yn adlewyrchiad teg o’r sefyllfa. 

3.13     Roedd llawer o waith cadarnhaol wedi’i wneud ers i’r maes hwn gael ei archwilio  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3.

4.1        Cyflwynodd Vicky Davies yr eitem hon a oedd yn adroddiad ar fudo data’r gyflogres yn sgil y prosiect Adnoddau Dynol a’r Gyflogres.  Roedd hwn yn adolygiad cwmpas cyfyngedig, gyda sampl o 30 o gofnodion staff wedi’u gwirio.

4.2        Yn dilyn asesiad gan TIAA, nodwyd fod y Gyflogres – Mudo Data yn ‘rhesymol’.  Roedd yr asesiad yn ymwneud â Mudo Data’r Gyflogres yn unig, ac roedd prosiect ehangach y system Adnoddau Dynol a’r Gyflogres newydd wedi’i eithrio.  Gwnaethpwyd a derbyniwyd 9 o argymhellion. 

4.3        Soniodd Dave Tosh, fel aelod o fwrdd prosiect Adnoddau Dynol a’r Gyflogres, am rai materion yn ymwneud â pherthynas y Comisiwn gyda’r cyflenwr a bod yr adnoddau ychwanegol o Gyngor Sir Fynwy yn gweithio’n dda i ddatrys materion sy’n weddill.  Roedd camau gweithredu ac adnoddau yn cael eu hailgynllunio a byddai’r Bwrdd Buddsoddi yn adolygu’r cynlluniau diwygiedig.

4.4        Gofynnodd y Cadeirydd am adroddiad dilynol yn yr hydref i amlinellu cynnydd y prosiect.   

Camau Gweithredu

-               Mike Snook (Uwch-swyddog Cyfrifol, prosiect Adnoddau Dynol a’r Gyflogres) i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor yng nghyfarfod mis Tachwedd. 

5.1        Cafwyd ymddiheuriad gan Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) am yr oedi cyn anfon y llythyr ffi archwilio o ganlyniad i Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2013.  Roedd y cynnydd o 3.8% yn 2013-14 yn amodol ar gymhorthdal cronfa gyfunol, na fyddai’n gymwys i ffi 2014-15.  Cytunodd Swyddfa Archwilio Cymru i roi rhagor o wybodaeth i’r Pwyllgor am y ffioedd a’r newidiadau mewnol i SAC yn dilyn y ddeddfwriaeth. 

5.2        Cadarnhaodd swyddogion y byddent yn gweithio’n agos gyda TIAA a SAC i sicrhau bod y dull gorau yn cael ei fabwysiadu o ran y rhaglen waith archwilio er mwyn cyfyngu costau yn y dyfodol.  

5.3        Cadarnhaodd SAC ei bod mewn cysylltiad â chydweithwyr yn y Swyddfa Archwilio Genedlaethol, yr Alban a Gogledd Iwerddon i drafod lefelau priodol o archwilio ar gyfer cyrff seneddol yn y dyfodol.

5.4        Cytunodd y Cadeirydd, gyda’r protocolau gwaith eisoes yn eu lle, fod tystiolaeth o berthynas waith gref a dylai hyn helpu i sicrhau y byddai costau’n cael eu cyfyngu.

5.5        Cafodd canlyniadau’r Arolwg Effeithiolrwydd eu trafod hefyd.  Cafodd y canlyniadau, a oedd, ar y cyfan, yn gadarnhaol, eu cyflwyno i’r Pwyllgor gan Mark Jones o Swyddfa Archwilio Cymru.

5.6        Cytunodd y Cadeirydd fod hwn yn arolwg calonogol iawn ond bod cyfleoedd i wella. 

5.7        Cytunodd y Pwyllgor y byddai’n adolygu’r polisïau cyfrifyddu. Hefyd, gofynnwyd fod crynodeb o’r polisi chwythu’r chwiban yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf.

5.8        I gynyddu eu hymwybyddiaeth o berfformiad a materion a drafodir o fewn y sefydliad, gofynnodd aelodau’r Pwyllgor fod adroddiadau’r Dangosydd Perfformiad Allweddol (DPA) a chofnodion Comisiwn y Cynulliad yn cael eu hanfon at yr aelodau yn rheolaidd.    

5.9        Roeddent hefyd yn cytuno y dylent ystyried dangosydd perfformiad allweddol os nad oedd unrhyw risgiau corfforaethol yn codi a oedd yn ddigon difrifol i haeddu archwiliad manwl.  Fodd bynnag, dylai’r Pwyllgor bob amser ddeall y dirwedd risg gyffredinol.   

5.10     Gofynnodd y Cadeirydd i aelodau’r Pwyllgor feddwl am ba gamau pellach oedd angen eu cymryd i ymateb i ganlyniadau’r arolwg a pha gamau y dylid eu hadlewyrchu ym Mlaenraglen Waith y Pwyllgor.

Camau Gweithredu

-               Nicola Callow i gadarnhau gyda’r tîm clercio pa bolisïau cyfrifyddu y dylid eu hychwanegu at y Flaenraglen Waith a phryd y dylid gwneud hynny.

-               Cytunodd Gareth Watts i roi cyflwyniad i’r broses chwythu’r chwiban yn y cyfarfod ym mis Tachwedd. 

-               Kathryn Hughes i sicrhau bod adroddiadau DPA a chofnodion Comisiwn y Cynulliad yn cael eu dosbarthu i aelodau yn rheolaidd.

-               Os nad oes unrhyw risgiau corfforaethol i’w trafod, bydd y tîm clercio yn cytuno gyda’r Cadeirydd ar fesur perfformiad corfforaethol i’w drafod yn lle hynny.

-               Aelodau’r pwyllgor i gynnig camau i’w cymryd i ymateb i’r Arolwg Effeithiolrwydd.  

-               Y Cadeirydd a’r Prif Weithredwr i drafod yn breifat rheoli cyfathrebu gyda Chomisiwn y Cynulliad.

6.0        Cyflwynodd Nicola Callow yr eitem hon a chroesawodd sylwadau ar yr adroddiad blynyddol drwy e-bost.  Roedd Swyddfa Archwilio Cymru ar y safle ar y pryd yn adolygu’r cyfrifon, a byddai set ddiwygiedig yn cael ei hystyried ar gyfer ei chymeradwyo ym mis Gorffennaf.

6.1        Argymhellodd aelodau’r Pwyllgor y newidiadau a ganlyn:

·         rhoi mwy o bwyslais ar y tanwariant o £34,000 yn 2013-14, oherwydd ei fod yn gyflawniad cadarnhaol iawn;

·         tynnu sylw at gyflawniadau wedi’u mesur yn erbyn dangosyddion perfformiad allweddol;

·         symud y prif feysydd o ran deddfwriaeth a newid cyfansoddiadol i flaen yr adroddiad blynyddol a phwysleisio cyflawniadau mwy gafaelgar;

·         cynnwys crynodeb o brosiectau’r Rhaglen Newid; a

·         chynnwys astudiaeth achos o drydariadau ac ymatebion.        

Camau Gweithredu

-               Aelodau’r pwyllgor i gyflwyno newidiadau i’r adroddiad blynyddol i Nicola cyn gynted ag y bo modd.

-               Nicola i sicrhau bod aelodau’r Pwyllgor yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am y cyfrifon.

-               Nicola i gadarnhau nad oes angen i dreuliau aelodau ACARAC gael eu dadansoddi a’u harddangos ar wahân yn y cyfrifon. 

7.1        Cyflwynodd Kathryn Hughes yr eitem hon i’r Pwyllgor a chadarnhaodd fod y risgiau corfforaethol wedi cael eu hystyried yng ngoleuni blaenoriaethau strategol newydd y Comisiwn.  Nododd fod y risg o ran y cyfryngau cymdeithasol i fod i gael ei thrafod gan y Bwrdd Rheoli ar 23 Mehefin, gyda’r posibilrwydd o godi ei statws i fod yn risg gorfforaethol, a bod Lowri Williams, Pennaeth Adnoddau Dynol, yn cyflwyno cynigion cynllunio capasiti i’r Bwrdd Buddsoddi ar 16 Mehefin.

7.2        Yn dilyn y drafodaeth ar dwyll, bu aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu pam nad oedd twyll ar y gofrestr risg.  Cadarnhaodd Kathryn ei bod yn cael ei rheoli ar lefel gwasanaeth.  Byddai proses mapio sicrwydd y Comisiwn hefyd yn nodi’r mathau hyn o risg sefydlog pan gaiff ei datblygu’n llawn.

7.3        Cytunodd aelodau’r Pwyllgor y dylai materion presennol hefyd gael eu trafod mewn cyfarfodydd yn y dyfodol, ac roeddent yn croesawu’r gwaith sy’n cael ei wneud ar fapio sicrwydd y byddai’n cael ei gyflwyno yn yr hydref.  Gan gydnabod pwysigrwydd y gwaith hwn, annogodd y Cadeirydd ei fod yn cael ei gwblhau’n gynnar.      

8.1        Gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried y risgiau sy’n ymwneud â’r ymateb i benderfyniadau’r Bwrdd Taliadau, y rheolaethau mewn lle a beth arall y gellid ei wneud i liniaru’r risg ymhellach.

8.2        Cyflwynodd Anna Daniel y papur a dywedodd wrth y Pwyllgor ei bod yn disgwyl y sgôr risg i gynyddu yn y tymor byr wrth i’r Bwrdd edrych ar faterion fel pensiynau a chyflogi aelodau o’r teulu.

8.3        Gwnaeth y Pwyllgor sylwadau ar bwysigrwydd cyfathrebu ac arwyddocâd rheoli rhanddeiliaid.  Hefyd, roedd yn teimlo ei bod yn hanfodol i bob parti ddeall cylch gwaith ei gilydd.  Awgrymodd Hugh Widdis y dylid cysylltu â deddfwrfeydd eraill i weld sut y maent yn delio gyda risgiau tebyg.

9.1        Rhoddodd Dave Tosh drosolwg i’r Pwyllgor o ddulliau’r Comisiwn o ran rheoli prosiectau a rhaglenni.  Mae lefel y newid ar draws y sefydliad yn golygu bod dull tebyg o ran rhaglenni yn hanfodol.

9.2        Bu rhai o aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu’r pwyslais ar brosiectau TGCh. Cadarnhaodd Dave y byddai’r rhaglen newid yn cael ei hwyluso gan brosiectau TGCh, ac unwaith bod y newidiadau TG ar waith, byddai’r rhaglen yn seiliedig yn fwy ar fusnes.  Byddai newid cyfansoddiadol hefyd yn cael ei nodi o fewn y rhaglen.    

9.3        Daeth y Cadeirydd i’r casgliad fod Dave a’i dîm yn symud mewn cyfeiriad cadarnhaol a chynigiodd nifer o enwau pobl a oedd yn gweithio ar broses debyg ar y pryd.

10.1   Nododd y Pwyllgor dri achos o ymadael â’r gweithdrefnau caffael arferol.

10.2     Byddai’r Flaenraglen Waith yn cael ei thrafod y tu allan i’r cyfarfod.

Camau Gweithredu

-        Cytunodd aelodau’r Pwyllgor i drosglwyddo unrhyw awgrymiadau ar gyfer y Flaenraglen Waith i’r tîm clercio.

11.0     Sesiwn breifat

11.1   Roedd Gareth Watts, Pennaeth Archwilio Mewnol, a Vicky Davies o TIAA yn bresennol yn y sesiwn breifat gydag aelodau’r Pwyllgor.  Ni chofnodwyd y rhan hon o’r cyfarfod.

Cynhelir y cyfarfod nesaf am 11:00 ar 7 Gorffennaf 2014.