Agenda item

Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol

Cofnodion:

3.1        Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am raglen waith 2014-15.  Cafodd manylion y gwaith yn 2013-14 eu nodi yn ei adroddiad blynyddol.   

3.2        Ers mis Ebrill 2014, eglurodd ei fod wedi parhau i weithio gyda Dave Tosh ac Alison Rutherford ar yr adolygiad o Lywodraethu Gwybodaeth.  Mewn ymateb i arolwg staff diweddar, roedd yn cynnal archwiliad o Weithdrefnau Recriwtio ac yn anelu at gynhyrchu adroddiad cyn toriad yr haf.  Ar y pryd, roedd TIAA yn cwmpasu’r archwiliad o’r Fframwaith Rheoli Risg. 

3.3        Hefyd, dywedodd wrth y Pwyllgor ei fod wedi cwblhau gwaith dilynol ar y Cynllun Dirprwyo Ariannol a siop Cynulliad Cenedlaethol Cymru. Byddai’n adrodd yn ôl i Gomisiwn y Cynulliad ar 18 Mehefin yn dilyn adolygiad o’u heffeithiolrwydd. 

3.4        Yn dilyn trafodaeth fer ynghylch Parhad Busnes, anogodd y Pwyllgor swyddogion i gyflymu’r gwaith hwn a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf amdano erbyn mis Tachwedd 2014. 

3.5        Eglurodd Dave Tosh fod cyfarfod llawn ffug wedi cael ei gynnal dros doriad y Pasg a oedd yn gyfle penodol i brofi gweithdrefnau pleidleisio â llaw.  Mae meysydd gwasanaeth wedi drafftio cynlluniau, ond nid ydynt wedi’u profi a’u mireinio eto.  Hefyd, mae’n bosibl y bydd gwaith yn cael ei ohirio dros doriad yr haf oherwydd bod llawer o’r meysydd gwasanaeth yn cymryd eu gwyliau blynyddol yn ystod y cyfnod hwn.     

3.6        Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad blynyddol o waith yn ystod y flwyddyn ariannol 2013-14.  Cafodd y rhaglen waith ei chyflawni’n llwyddiannus, er gwaethaf y newidiadau i archwilio mewnol yn ystod y flwyddyn, a oedd yn cynnwys Pennaeth Archwilio Mewnol newydd a chontractwr allanol newydd. 

3.7        Bu aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu’r diffiniad o’r farn ‘Resymol’.  Eglurodd Gareth fod y sgôr yn un cymedrol, ac mai dyma’r sgôr uchaf posibl o ystyried cwmpas yr archwiliadau. 

3.8        Cadarnhaodd ei fod yn bwriadu cynnal rhagor o archwiliadau cwmpas llawn eleni a allai, o bosibl, roi lefel uwch o sicrwydd.         

3.9        Cafodd maes Llywodraethu Gwybodaeth ei grybwyll gan Dave Tosh fel enghraifft o welliant mawr yn y 2-3 blynedd diwethaf.  O’r 12 argymhelliad gwreiddiol, mae 4 yn parhau i fod heb eu gweithredu yn 2013-14.  Roedd rheolaethau tynnach, polisïau clir a strwythurau bellach yn eu lle.  Roedd yn obeithiol y byddai’r sefyllfa well hon yn cael ei hadlewyrchu yn y wybodaeth ddiweddaraf ym mis Tachwedd. 

3.10     Hefyd, bu aelodau’r Pwyllgor yn cwestiynu sut y cafodd yr adolygiadau archwilio mewnol penodol eu dethol.  Cadarnhaodd y swyddogion fod archwiliadau mewnol, yn ôl eu natur, wedi canolbwyntio ar feysydd o wendid er mwyn i welliannau gael eu nodi.  Byddai gwaith Gareth yn parhau i ganolbwyntio ar y meysydd hyn. 

3.11     Cytunodd y Cadeirydd fod hwn yn ddull adeiladol, a bod y Bwrdd Rheoli yn cymryd yr argymhellion o ddifrif ac yn gweithredu mewn ffordd gadarnhaol i wella’r swyddogaethau o fewn y sefydliad. 

3.12     Cafodd yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll ei gwblhau ganol mis Mai ac, ar adeg ysgrifennu’r cofnodion hyn, roedd yn adlewyrchiad teg o’r sefyllfa. 

3.13     Roedd llawer o waith cadarnhaol wedi’i wneud ers i’r maes hwn gael ei archwilio ym mis Tachwedd 2011, yn enwedig mynediad at bolisïau a hyfforddiant gan y Pennaeth Caffael a’r Sefydliad Siartredig Prynu a Chyflenwi. 

3.14     Roedd Gareth yn ystyried cynlluniau Ymateb i Dwyll ar draws y sector cyhoeddus a byddai’n gweithio gyda Nicola i ddiweddaru dulliau’r Cynulliad.  Cytunodd y ddau fod angen i gynllun diwygiedig fod yn ei le erbyn mis Medi 2014.

3.15     Roedd y Pwyllgor yn ymwybodol o broses wirio lem o ran caffael ar gyflenwyr newydd a gofynnodd a ellir defnyddio’r broses hon gyda chyflenwyr presennol i wella prosesau’r Gwasanaethau Ariannol ymhellach.  Byddai Nicola yn trafod hyn gyda Jan Koziel, Pennaeth Caffael.

Camau Gweithredu

-               Dave Tosh i geisio cyflymu’r gwaith Parhad Busnes a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor yn y cyfarfod ym mis Tachwedd.

-               Gareth a Nicola i gynhyrchu Cynllun Ymateb i Dwyll diwygiedig erbyn mis Medi 2014.

-               Nicola i drafod prosesau gyda’r Adran Gaffael i gadarnhau pa broses wirio ariannol y mae’n ei defnyddio ar gontractau newydd y gallai’r Gwasanaethau Ariannol ei defnyddio ar gyfer cyflenwyr presennol.