Agenda a Chofnodion

Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Ionawr

Papur 2 - Llythyr gan y Prif Weithredwr a’r Clerc yn ymwneud â nifer o faterion i'w hystyried

Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Ionawr

Papur 2 - Llythyr gan y Prif Weithredwr a’r Clerc yn ymwneud â nifer o faterion i'w hystyried

1.1         Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod.

1.2         Cafwyd ymddiheuriadau gan Jane Roberts. 

1.3         Rhoddodd y Cadeirydd adborth i'r Bwrdd yn dilyn ei chyfarfodydd diweddar gyda'r Prif Weithredwr a'r Clerc. Nododd y Bwrdd lythyr gan y Prif Weithredwr a’r Clerc a oedd yn ymdrin â nifer o faterion.  

1.4         Nododd y bwrdd y papur ar rolau a chylch gwaith priodol sy’n rhoi trosolwg i'r Aelodau o rolau Comisiwn y Senedd, y Prif Swyddog Cyfrifyddu, y Bwrdd a’r Comisiynydd Safonau wrth lywodraethu mynediad Aelodau at wasanaethau ac adnoddau. Cytunwyd ei fod yn darparu cefndir defnyddiol.  

1.5         Mae'r Bwrdd yn awyddus i ddeall ymhellach y rhyngweithio ac unrhyw orgyffwrdd rhwng y Penderfyniad a'r gwasanaethau a ddarperir i Aelodau gan y Comisiwn ac unrhyw fylchau yn y ddarpariaeth.   

1.6         Nododd y Bwrdd ohebiaeth ychwanegol a gafwyd yn ystod y cyfarfod gan y Prif Weithredwr a’r Clerc. Roedd yr ohebiaeth yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Bwrdd am yr ymgynghoriad ar y Rheolau ar ddefnyddio Adnoddau’r Senedd a hefyd gwybodaeth am gymorth i’r Bwrdd er mwyn cefnogi ei raglen waith strategol.  

1.7         Cytunodd y Bwrdd i ystyried cynnwys y llythyr dros e-bost (allan o'r Bwrdd), a bwydo unrhyw sylwadau yn ôl i'r ysgrifenyddiaeth, i'w hymgorffori yn yr ymateb i'r Prif Weithredwr a’r Clerc.  

1.8         Myfyriodd y Bwrdd ar y sesiwn galw heibio, a gynhaliwyd y diwrnod blaenorol gydag Aelodau yn y Senedd, a chytunwyd ei bod yn ddefnyddiol ac yn llawn gwybodaeth. Cytunodd y Bwrdd i dreialu apwyntiadau ag Aelodau yn y sesiwn galw heibio nesaf ac i Aelodau'r Bwrdd gwrdd ag Aelodau mewn grwpiau o ddau neu dri. 

1.9         Cytunodd y Bwrdd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 27 Ionawr a gofynnodd am gynnwys papur materion sy’n codi a phapur camau gweithredu y cytunwyd arnynt ym mhob pecyn cyfarfod yn y dyfodol. 

Cam gweithredu: Yr Ysgrifenyddiaeth i baratoi'r llythyr wedi’i ddiweddaru i'r Aelodau yn dilyn y cyfarfod, yr ymateb drafft i'r Prif Weithredwr a'r Clerc a'r cofnodion drafft a materion sy’n codi.

Papur 3 - Trosolwg

Papur 4 – Penodau 3, 7 ac 8 - Taliadau Aelodau a Staff Cymorth a Chymorth ar gyfer Lwfans Pleidiau Gwleidyddol

Papur 5 – Pennod 4 - Gwariant ar Lety Preswyl

Papur 6 – Pennod 6 – Y Gronfa Costau Swyddfa a Chysylltu ag Etholwyr a'r Gronfa Polisi, Ymchwil a Chyfathrebu

Papur 7 – Materion amrywiol

Papur 3 - trosolwg

2.1         Ystyriodd y Bwrdd yr holl ymatebion a ddaeth i law a chroesawodd y lefel uchel o ymgysylltiad gan Aelodau, Staff Cymorth a grwpiau ar ei ymgynghoriad.

2.2         Fel rhan o’r ystyriaeth, roedd y Bwrdd yn cydnabod ein bod yn byw mewn cyfnod eithriadol a bod nifer o'r cynigion ymgynghori, y cytunodd y Bwrdd arnynt ym mis Tachwedd 2021, ar ei hôl hi o ran y sefyllfa a wynebir ar hyn o bryd.

2.3         Cytunodd y Bwrdd i gyhoeddi adroddiad ymgynghori a thystiolaeth ategol ochr yn ochr â'r Penderfyniad newydd, y mae’n rhaid ei osod erbyn 1 Ebrill 2022.

Cam gweithredu: Yr Ysgrifenyddiaeth i wneud y canlynol:

·                     Paratoi’r adroddiad a’r Penderfyniad diwygiedig a gwneud trefniadau ar gyfer ei osod a’i gyhoeddi erbyn 1 Ebrill 2022.

·                     ymatebion drafft i bawb a ymatebodd i'r ymgynghoriad a chyhoeddi’r ymatebion hynny cyn gynted â phosibl, ac erbyn toriad y Pasg fan bellaf.

Papur 4 – Penodau 3, 7 ac 8 – Taliadau Aelodau a Staff Cymorth a Chefnogaeth i Bleidiau Gwleidyddol

2.4         Ystyriodd a chytunodd y Bwrdd y dylai cyflogau staff gynyddu 3 y cant (cyfunol), ar gyfer aelodau staff yr Aelodau a staff a gyflogir gan y Grwpiau Plaid, ac nid cynyddu yn unol ag ASHE Cymru a oedd fod yn 0.4 y cant eleni.

2.5         Wrth ddod i'r penderfyniad hwn, cydnabu'r Bwrdd yr amgylchiadau economaidd eithriadol, ac yn benodol sut maent yn effeithio ar staff cymorth yr Aelodau.  O ystyried y cyd-destun economaidd presennol ac yn y dyfodol, barnwyd bod cynnydd o 3 y cant yn briodol. Roedd y Bwrdd hefyd yn cydnabod y gwerth a roddir ar staff cymorth gan yr Aelodau sy'n eu cyflogi.  Roedd y penderfyniad hwn yn ymwneud â Chynnig 7.

2.6         Cytunodd y Bwrdd, mewn perthynas â chyflogau Aelodau, na fydd unrhyw newid i'r Penderfyniad. Bydd cyflogau Aelodau yn cynyddu yn ôl ASHE Cymru, sef 0.4 y cant ar gyfer eleni.

2.7         Cytunodd y Bwrdd i drafod papur yn y cyfarfod nesaf mewn perthynas â'r Cynllun Pensiwn Staff Cymorth er mwyn ei gymharu â chynlluniau eraill, gan gynnwys darpariaeth cynllun pensiwn y Gwasanaeth Sifil.

2.8         Cytunodd y Bwrdd i wneud darpariaeth ar gyfer amser i ffwrdd â thâl ac yn ddi-dâl ar gyfer dyletswyddau cyhoeddus. Y penderfyniad a gymerwyd ar gyfer Milwyr Wrth Gefn oedd fforddio hyd at 15 diwrnod y flwyddyn o wyliau arbennig â thâl ar gyfer hyfforddiant gorfodol.  Cytunodd y Bwrdd i beidio â cheisio adennill yr elfen taliad dwbl mewn perthynas ag unrhyw aelod o staff a gafodd amser i ffwrdd â thâl ar gyfer hyfforddiant milwyr wrth gefn lle maent hefyd yn derbyn tâl gan y Weinyddiaeth Amddiffyn. Roedd y penderfyniad hwn yn ymwneud â Chynnig 9.

2.9         Cytunodd y Bwrdd i gynyddu cyfran y Lwfans Cymorth i Bleidiau Gwleidyddol yn 2022-23 a oedd yn ymwneud â gwariant staffio 3 y cant yn hytrach na 0.4 y cant.  Roedd y penderfyniad hwn yn ymwneud â Chynnig 10.

Papur  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 2.

Papur 8 – Papur diweddaru

Papur 8 – papur diweddariad

3.1         Nododd y Bwrdd ddiweddariadau ar y canlynol: 

-      effaith trefniadau COVID-19 ar fusnes y Senedd;

-      rhaglen y Bwrdd ar gyfer ymgysylltu ag Aelodau;

-      gwaith y Pwyllgor Diben Arbennig ar Ddiwygio’r Senedd;

-      Cynllun Pensiwn yr Aelodau; a

-      chyllid.

3.2         Cytunodd y Bwrdd i drefnu ei gyfarfod ffurfiol nesaf ar gyfer dydd Iau 26 Mai.

Papur 9 - Blaenraglen waith Strategol y Bwrdd

Atodiad - Nodi blaenoriaethau

Atodiad -  Blaenragen waith

Papur 9 – blaenraglen waith

4.1         Trafododd y Bwrdd ei flaenraglen waith strategol ar gyfer gweddill ei gyfnod yn y swydd. Cytunodd y byddai angen iddo ymgymryd â dwy ffrwd waith fesul cam a chynnal y gwaith hwn ar y cyd.

4.2         Byd y ffrwd waith gyntaf yn canolbwyntio ar y Penderfyniad ar gyfer y Chweched Senedd, a fydd yn cynnwys yr holl fusnes arferol megis yr adolygiad blynyddol, adroddiadau blynyddol a’r ymrwymiadau presennol. Mae’r ymrwymiadau hyn yn cynnwys, er enghraifft, ystyried y wybodaeth ddiweddaraf am asesiadau diogelwch ar gyfer Aelodau yn nhymor yr hydref 2022 ac adolygu goblygiadau'r Cytundeb Cydweithredu.

4.3         Nododd y Bwrdd hefyd ddau faes blaenoriaeth ychwanegol ar gyfer adolygiad thematig ar gyfer y Chweched Senedd: ffyrdd newydd o weithio, a fydd yn cynnwys adolygiad o’r Gronfa Costau Swyddfa a Chysylltu ag Etholwyr a chefnogaeth ar gyfer gweithio gartref, ac adolygu'r lwfans staff cymorth, gan gynnwys natur y rôl a’r strwythurau cyflog a graddio.

4.4         Cytunodd y Bwrdd i ddechrau cwmpasu'r adolygiad ffyrdd newydd o weithio yn ei gyfarfod nesaf ym mis Mai a'r lwfans staff cymorth yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf.

4.5         Roedd yr ail ffrwd waith y cytunodd y Bwrdd arni yn ymwneud â pharatoi'r Penderfyniad ar gyfer y Seithfed Senedd. Wrth iddo gael mwy o eglurder ynghylch y penderfyniadau ar Ddiwygio’r Senedd, cytunodd y Bwrdd i bwyso a mesur y materion dan sylw a phenderfynu ar raddfa’r newid sydd ei angen a’r meysydd blaenoriaeth ar gyfer cynnal adolygiad thematig. Cyn gwneud hynny, bydd y Bwrdd yn mynd ati i gynnal gwaith ymchwil paratoadol ac yn dechrau sgyrsiau am yr egwyddorion lefel uchel ar gyfer llunio'r Penderfyniad yn ystod y flwyddyn sydd i ddod.

4.6         Cytunodd y Bwrdd hefyd i archwilio rhai materion trawsbynciol penodol, symleiddio a hyblygrwydd, yn ogystal â datgarboneiddio.           

4.7         Cytunodd y Bwrdd i barhau i geisio gweithio ar y cyd â Chomisiwn y Senedd er mwyn archwilio'r berthynas rhwng sut y mae’r Aelodau’n defnyddio lwfansau'r Penderfyniad a'r gwasanaethau a ddarperir gan y Comisiwn i’r Aelodau. Cytunodd y Bwrdd hefyd i gynnal adolygiad canol tymor o effeithiolrwydd yn ddiweddarach yn y flwyddyn, a bydd yn adolygu'r ffordd orau o ymgysylltu ag Aelodau a'u staff er mwyn deall eu hanghenion.

4.8         Rhoddodd y Bwrdd ystyriaeth gychwynnol i'r dull o ddarparu adnoddau ar gyfer ei raglen waith strategol a chytunwyd y dylai'r Cadeirydd a'r Uwch-gynghorydd ystyried y mater hwn ymhellach a briffio'r Prif Weithredwr a'r Clerc.