Agenda a Chofnodion

1.1         . Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod.

1.2         Derbyniodd y Bwrdd gofnodion y cyfarfod ar 4 Mawrth yn amodol ar ddiwygio'r disgrifiad categori o aelodau'r Bwrdd yn y grid presenoldeb; a chywiro gwall gramadegol ym mharagraff 2.4.

1.3         Cadarnhaodd y Cadeirydd fod Ronnie Alexander wedi cyflwyno’i ymddiswyddiad fel aelod o’r Bwrdd ar ôl pedair blynedd, a hynny er mwyn ymgymryd â phenodiad arall. Mynegodd y Cadeirydd ddymuniadau gorau i Ronnie am ei waith rhagorol ar y Bwrdd, gan ddweud y bydd colled ar ei ôl. Adleisiodd aelodau eraill y Bwrdd y teimladau hyn. Roeddent hefyd am gofnodi eu hedmygedd o'i fanylder at ei waith a'u gwerthfawrogiad o'r gefnogaeth y mae wedi'i rhoi i gyd-aelodau'r Bwrdd, yn enwedig dros y flwyddyn ddiwethaf. Diolchodd Ronnie i'r Bwrdd am eu geiriau caredig ac ychwanegodd ei fod yn ddiolchgar am y gefnogaeth a gafwyd gan swyddogion y Comisiwn ac aelodau eraill o'r Bwrdd dros y pedair blynedd diwethaf. Dymunodd yn dda i'r Bwrdd at y dyfodol.

1.4         Fe wnaeth yr ysgrifenyddiaeth roi diweddariad ar y broses ar gyfer llenwi'r swydd wag yn sgil ymddiswyddiad Ronnie. Nododd y Bwrdd mai’r Clerc a'r Prif Weithredwr sy’n penodi aelod o'r Bwrdd ac y bydd angen iGomisiwn y Senedd gymeradwyo’r penodiad.

1.5         Trafododd y Bwrdd ddiweddariad ynghylch y gefnogaeth sy’n cael ei darparu i'r Aelodau o ran Covid-19. Cytunodd y Bwrdd ei bod yn rhy gynnar yn nhymor y Senedd newydd i werthuso'r darpariaethau sydd ar waith ar hyn o bryd. Cytunodd y Bwrdd i adolygu'r darpariaethau hyn mewn cyfarfod yn y dyfodol, ond byddant yn parhau ar yr un ffurf yn y cyfamser.

1.6         Trafododd y Bwrdd ei ddull o ymgysylltu â’r Aelodau a staff cymorth a chytunodd i edrych ar adfer sesiynau galw heibio gyda'r Aelodau; parhau â chyfarfodydd grŵp cynrychiolwyr; a threfnu rhaglen o gyfarfodydd rheolaidd â swyddfeydd yr Aelodau, boed hynny’n rhithwir neu wyneb yn wyneb. Cydnabu'r Bwrdd fanteision cyfarfodydd wyneb yn wyneb, yn enwedig gyda staff y tu allan i Gaerdydd.

1.7         Trafododd y Bwrdd rai trefniadau gweinyddu ar gyfer cyfarfodydd y Bwrdd a chytunodd, er mwyn gwneud ei waith yn fwy tryloyw i randdeiliaid, i gyhoeddi blaenraglen waith ar ei wefan. Caiff y flaenraglen hon ei diweddaru'n rheolaidd i gyd-fynd â chylch cyfarfodydd y Bwrdd.

1.8         Nododd y Bwrdd ddiweddariad ar wefan newydd Umbraco a chytunodd i adolygu proflenni terfynol, gyda’r bwriad y bydd y wefan newydd yn mynd yn fyw cyn gynted â phosibl.

1.9         Nododd y Bwrdd ddiweddariad ar y defnydd o ddyfeisiau diogelwch ar gyfer Aelodau ar ddechrau'r Chweched Senedd. Cytunodd i ailedrych ar hyn gyda thîm diogelwch y Senedd ymhen chwe mis. Bydd hyn yn rhan o’r adolygiad blynyddol o’r Penderfyniad.

1.10       Cytunodd y Bwrdd ar ei flaenraglen waith hyd at fis Ionawr 2022.

Camau i’w cymryd: Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn:

-       Diwygio a threfnu i gyhoeddi cofnodion mis Mawrth;

-       Rhoi diweddariad i'r Bwrdd ar recriwtio aelod newydd o'r Bwrdd;

-       Rhoi gwybodaeth i'r Bwrdd adolygu'r darpariaethau sydd ar gael i’r Aelodau a’u swyddfeydd mewn  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 1.

2.1 Trafododd y Bwrdd bapur yn nodi opsiynau i'r Bwrdd eu hystyried o ran a ddylai'r Bwrdd fabwysiadu dull unioni ar gyfer Aelodau'r Cynllun Pensiwn yr effeithiwyd arnynt, fel yr amlygwyd gan ddyfarniad diweddar McCloud, a dileu unrhyw ddarpariaethau gwahaniaethol yn y Cynllun.

2.2 Cafodd y Bwrdd ddiweddariad  ar ystyriaeth ddiweddar y Bwrdd Pensiwn o’r opsiynau ar gyfer unioni, ynghyd â chyngor gan Wasanaethau Cyfreithiol y Comisiwn a chyngor cyfreithiol arbenigol gan Eversheds Sutherland.

2.3 Gan nodi'r cyngor a gafwyd gan Eversheds Sutherland ym mis Ionawr 2021, cytunodd y Bwrdd fod dadleuon cryf bod dyletswydd ar y Bwrdd i ddiwygio'r Cynllun i unioni'r darpariaethau gwahaniaethol.

2.4 Gan nodi'r wybodaeth a ddarparwyd yn y cyfarfod, cytunodd y Bwrdd i ymgynghori ar y sail y dylid mabwysiadu dull unioni ac y dylid rhoi dewis ar unwaith i'r Aelodau yr effeithiwyd arnynt.  Cytunodd y Bwrdd i amlinellu ei gynnig yn ei lythyr diweddaru arferol ac egluro ei resymeg ynghylch pwy y mae’r ddogfen ymgynghori yn eu targedu.

2.6 Cytunodd y Bwrdd ar y canlynol:

-       dylid ymgynghori â'r (27) o Aelodau’r yr effeithiwyd arnynt, ynghyd â'r Comisiwn;

-       dylid darparu copi o'r ymgynghoriad i'r Bwrdd Pensiwn er gwybodaeth; a

-       dylid rhannu cynigion y Bwrdd ar yr un pryd â'r Trysorlys er mwyn helpu gyda'r angen i gael cydsyniad y Trysorlys cyn bod modd amrywio rheolau'r Cynllun (yn unol ag adran 30 o Ddeddf Pensiynau Gwasanaeth Cyhoeddus 2013).

2.7 Cytunodd y Bwrdd i ystyried yn ddiweddarach y posibilrwydd o gyfrannu at gostau cyngor ariannol annibynnol ar gyfer Aelodau yr effeithiwyd arnynt.

Camau i’w cymryd: Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn:

-       drafftio’r ddogfen ymgynghori ac yn cyfarwyddo Eversheds Sutherland i adolygu’r ddogfen ymgynghori cyn ei rhoi i’r Bwrdd;

-       anfon y ddogfen ymgynghori ddrafft drwy e-bost at aelodau’r Bwrdd i’w hystyried cyn ei hanfon at yr Aelodau yr effeithiwyd arnynt, a'r Comisiwn, a threfnu cyfarfod o'r Bwrdd i drafod os oes angen;

-       darparu copi o'r ymgynghoriad i'r Bwrdd Pensiwn er gwybodaeth;

-       rhannu'r cynigion gyda'r Trysorlys er mwyn helpu gyda'r angen i gael cydsyniad y Trysorlys cyn bod modd amrywio rheolau'r Cynllun; a

-       chyhoeddi'r ymgynghoriad ym mis Gorffennaf, gyda dyddiad cau ar gyfer ymatebion ym mis Awst 2021 (gan gytuno ar yr union amserlen fel rhan o’r gwaith o gymeradwyo'r ddogfen ymgynghori).

3.1 Cafodd y Bwrdd gyflwyniad yn amlinellu canlyniadau'r etholiad diweddar. Fe wnaeth hefyd drafod gwybodaeth am oblygiadau'r canlyniadau i'w waith.

3.2 Nododd y Bwrdd y busnes cynnar sydd wedi’i gynnal hyd yma yn y Senedd, gan gynnwys ethol y Llywydd a'r Dirprwy Lywydd, y Pwyllgor Busnes a phenodi'r Prif Weinidog, y Cwnsler Cyffredinol a Gweinidogion Cymru.

3.3 Fel rhan o'r diweddariad, nododd y Bwrdd fod Pwyllgor Offerynnau Statudol dros dro wedi'i sefydlu ac mai Cadeirydd y pwyllgor dros dro hwnnw oedd y Dirprwy Lywydd.

3.3 Cytunodd y Bwrdd i ystyried tâl cadeiryddion y pwyllgorau ar ôl i'r Pwyllgor Busnes gytuno ar strwythur y pwyllgorau ar gyfer y Chweched Senedd. Cytunodd hefyd i ystyried hyn y tu allan i gyfarfod ffurfiol o'r Bwrdd os bydd angen gwneud hynny.

Camau i’w cymryd: Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn:

-       Darparu'r cyflwyniad a gafwyd ynghylch canlyniadau etholiad y Senedd i aelodau'r Bwrdd er hwylustod ac i gyfeirio ato yn y dyfodol;

-       Diweddaru'r Bwrdd ar strwythur y Pwyllgor y cytunwyd arno a darparu'r wybodaeth angenrheidiol ar gylch gwaith a chyfrifoldebau'r Pwyllgor er mwyn i'r Bwrdd ystyried cyflog cadeiryddion y pwyllgorau.

4.1 Croesawodd y Bwrdd Tom Jackson i’r cyfarfod.

4.2 Cymerodd y Bwrdd ran mewn gweithdy cynllunio senarios i ystyried goblygiadau’r Senedd yn aros y maint y mae ar hyn o bryd ac effaith hyn ar waith y Bwrdd, ac unrhyw gamau y byddai angen eu cymryd.

4.3 Ar ôl cwblhau'r ymarferion cynllunio senarios, trafododd y Bwrdd opsiynau ar gyfer ei gyfarfod cynllunio strategaeth ym mis Gorffennaf.

4.4 Cytunodd y Bwrdd i gynnal y cyfarfod nesaf rhwng 7 ac 8 Gorffennaf 2021, gyda'r bwriad o drafod ei strategaeth a hefyd i gynnal busnes brys y Bwrdd. Yn dibynnu ar gyfyngiadau Covid-19 ar yr adeg honno, cytunodd y Bwrdd i gynnal y cyfarfod ar sail hybrid.

4.5 Os bydd modd cynnal cyfarfod ar ystâd y Senedd, cytunodd y Bwrdd i ystyried opsiynau ar gyfer ymgysylltu â'r Aelodau cyn ac ar ôl y cyfarfod. 

4.5 Cytunodd y Bwrdd i gymeradwyo'r trefniadau ar gyfer y cyfarfod, gan gynnwys penodi hwylusydd allanol ar gyfer y sesiynau cynllunio strategaeth, a hynny drwy e-bost.

Camau i’w cymryd: Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn:

-       Cyflwyno ymgeiswyr posibl i'r Bwrdd ar gyfer penodi hwylusydd allanol; amlinelliad o’r sesiynau cynllunio strategaeth; dull gweithredu a threfniadau ar gyfer y cyfarfod, yn ogystal â chyfleoedd ymgysylltu;

-       Gwneud y trefniadau angenrheidiol i hwyluso'r sesiynau strategaeth, yn ogystal â busnes arferol y Bwrdd, yn y cyfarfod nesaf.

5.1 Trafododd y Bwrdd hawliad eithriadol am dreuliau gan Aelod i ariannu diffyg ei gyfran o fil ardrethi annomestig y swyddfa ar gyfer 2020-21.  Trafododd y Bwrdd yr hawliad a'r dystiolaeth a ddarparwyd. Cytunodd y Bwrdd y dylai'r ysgrifenyddiaeth ymchwilio i'r posibilrwydd y gallai'r Aelod adhawlio'r gwariant drwy ei lwfans Swyddfa a Chysylltu â’r Etholwyr ar gyfer 2021-22. Roedd y Bwrdd o'r farn gadarn na fyddai'n cymeradwyo hawliad o'r fath yn y dyfodol.

Camau i’w cymryd: Bydd yr ysgrifenyddiaeth yn:

-       Drafftio ymateb i'r Aelod mewn perthynas â'r hawliad eithriadol am dreuliau i’r Bwrdd gytuno arno.

-       Ystyried ffyrdd amgen o rannu hawliadau eithriadol am dreuliau, gan ystyried materion seiberddiogelwch a diogelu data.