Agenda a Chofnodion

1.1     Cafwyd ymddiheuriad gan Ann-Marie Harkin.

1.2     Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a diolchodd i'r tîm clercio am eu cymorth gyda’i gyfarfod cyntaf fel Cadeirydd.

1.3     Nid oedd buddiannau i'w datgan.

ACARAC (02-19) Papur 1a - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 11 Chwefror  2019   

ACARAC (02-19) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 11 Chwefror.

2.2        Cam 2.2 (Cronfa Gyfunol Cymru): Roedd Gareth wedi cwrdd â'r Dirprwy Gyfarwyddwr newydd sy'n gyfrifol am y Gronfa yn Llywodraeth Cymru ar 21 Mawrth a oedd wedi cytuno i gyfnewid gwybodaeth er mwyn osgoi’r problemau a gododd y llynedd. Croesawodd y Cadeirydd y wybodaeth hon a diolchodd i Gareth am ei ymdrechion.

ACARAC (02-19) Papur 3 – adroddiad diweddaru

3.1        Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad yn rhoi braslun o’r gwaith roedd wedi’i gyflawni’r tu hwnt i archwilio mewnol. 

ACARAC (02-19) Papur 4 – Cynllun Archwilio Mewnol 2019-20

3.1     Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad yn rhoi braslun o’r gwaith roedd wedi’i gyflawni’r tu hwnt i archwilio mewnol.

3.2     Oherwydd bod y cyfarfod hwn yn cael ei gynnal mor fuan ar ôl y cyfarfod ym mis Chwefror, nid oedd dim adroddiadau archwilio mewnol i'w cyflwyno.  Byddai unrhyw adroddiadau a gymeradwyir cyn y cyfarfod ym mis Mehefin yn cael eu rhannu â'r Pwyllgor ymlaen llaw.

3.3     Cadarnhaodd Gareth ei fod yn gweithio dros dro fel Swyddog Diogelu Data dynodedig y Comisiwn ac eglurodd y trefniant a roddwyd ar waith gyda swyddfa Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru iddo ymgymryd â’r swyddogaeth diogelu data a GDPR yn ystod cyfnod o absenoldeb mamolaeth.

3.4     Roedd Gareth hefyd wedi bod yn rhan o drafodaethau gyda'r Comisiwn Etholiadol ynghylch y newidiadau arfaethedig i’r trefniadau llywodraethu sydd wedi’u cynnwys yn y Bil Senedd ac Etholiadau (Cymru). Cytunodd i baratoi nodyn yn egluro’r goblygiadau posibl i Gomisiwn y Cynulliad pan fyddai rhagor o wybodaeth ar gael.

3.5     Mewn perthynas â'r adolygiad o gaffael, trafododd aelodau'r Pwyllgor sut y gallai'r Comisiwn ymgysylltu'n well â chyflenwyr bach o Gymru. Dywedodd un aelod o'r Pwyllgor ei fod yn bresennol mewn cyfarfod o Siambr Fasnach leol pan drafodwyd y mater hwn. Cytunodd Dave Tosh i gwrdd ag Ann Beynon a Jan Koziel (Pennaeth Caffael) i drafod sut y gellid ymgysylltu â’r sefydliadau perthnasol wrth ddatblygu strategaeth gaffael y Comisiwn er mwyn cael darlun cliriach o’r hyn sy’n rhwystro’r gadwyn gyflenwi rhag ymgysylltu â'r sector cyhoeddus.

3.6     Roedd y Pwyllgor yn amau a ddylai’r gwaith archwilio ganolbwyntio ar y Gyfarwyddiaeth Fusnes. Roedd Gareth a Siwan Davies wedi trafod amseriad archwiliadau yn y dyfodol a chwmpas y gwaith hwnnw, ond roedd Siwan yn y broses o benodi Pennaeth Gwasanaeth Pwyllgorau a fyddai'n gyfrifol am arwain y gwaith hwn. 

3.7     Roedd y Cadeirydd yn falch o’r cyfle i fod yn rhan o’r trafodaethau gyda Gareth a Siwan ynghylch cylch gorchwyl adolygiad cynhwysfawr y Pwyllgor. 

3.8     Diolchodd Gareth i aelodau'r Pwyllgor am eu sylwadau a dywedodd y byddai’n falch o  gael awgrymiadau ychwanegol drwy’r e-bost am ei gynllun archwilio.  Cytunodd i anfon yr adolygiad o'r Tîm Arweinyddiaeth a'r Bwrdd Gweithredol at y Cadeirydd ac roedd yn hapus i aildrefnu'r adolygiad o absenoldeb salwch i sicrhau bod adroddiad yn cael ei gymeradwyo erbyn sesiwn graffu'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus (PAC).

3.9     Cadarnhaodd Gareth y byddai ei adroddiad blynyddol, i'w gyflwyno ym mis Mehefin, yn cofnodi unrhyw argymhellion na chawasant eu rhoi ar waith.

3.10 Dywedodd Gareth nad oedd y Siarter Archwilio Mewnol na Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) wedi’u diweddaru. Cadarnhaodd hefyd fod Archwilio Mewnol yn parhau i gydymffurfio â PSIAS a bod yr Asesiad Ansawdd Allanol nesaf i'w gynnal erbyn Ebrill 2022.  

Camau i'w cymryd

–      (3.4) Gareth i baratoi nodyn am y goblygiadau posibl ar gyfer trefniadau llywodraethu Comisiwn y Cynulliad sy'n deillio o gynigion yn y Bil Senedd ac Etholiadau (Cymru) sy’n ymwneud â'r Comisiwn Etholiadol.  

–      (3.5) Dave i gwrdd ag Ann Beynon  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4.

ACARAC (02-19) Papur 5 – Y Siarter Archwilio Mewnol

3.10     Dywedodd Gareth nad oedd y Siarter Archwilio Mewnol na Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) wedi’u diweddaru. Cadarnhaodd hefyd fod Archwilio Mewnol yn parhau i gydymffurfio â PSIAS a bod yr Asesiad Ansawdd Allanol nesaf i'w gynnal erbyn Ebrill 2022.  

ACARAC (02-19) Papur 6 – Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

4.1        Cyflwynodd Gareth Lucey ei bapur diweddaru a dywedodd y byddai'r ffi archwilio arfaethedig yn aros yr un fath â'r llynedd, tra byddai’n cael ei ddilysu’n fewnol.  

4.2        Cadarnhaodd fod y gwaith cynllunio cychwynnol wedi'i gwblhau ym mis Chwefror a mis Mawrth. Byddai'r archwiliad terfynol yn dechrau ar 13 Mai a byddai unrhyw faterion yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor maes o law.   

4.3        Roedd y Pwyllgor yn falch o glywed am y cynnydd a wnaed gyda’r gwaith archwilio ac roedd yn croesawu’r ffaith y byddai’r ffi’n seiliedig ar gyfradd y llynedd.

ACARAC (02-19) Papur 7 – Y Protocol ar gyfer Cydweithio

4.4        Cytunodd Gareth Lucey a Gareth Watts fod y protocol presennol yn parhau i fod yn berthnasol ac yn gyfredol. Aethant ati i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y modd roeddent wedi cydymffurfio â'r protocol dros y 12 mis diwethaf.    

ACARAC (02-19) Papur 8 - y Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft

5.1        Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn gwerthfawrogi’r ffaith  bod Datganiad Llywodraethu drafft mor gynhwysfawr wedi’i baratoi mor gynnar yn y broses. 

5.2        Disgrifiodd Manon Antoniazzi y broses o gasglu sicrwydd gan Benaethiaid Gwasanaeth a Chyfarwyddwyr er mwyn paratoi’r Datganiad Llywodraethu a'r sesiwn herio yr aeth Hugh Widdis iddi ym mis Chwefror. 

5.3        Cafwyd sylwadau ac awgrymiadau ynglŷn â’r datganiad drafft a byddai'r rhain yn cael eu cynnwys ynddo cyn ei gyflwyno i'r Pwyllgor eto ym mis Mehefin fel rhan o Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn.

5.4        Mewn ymateb i gwestiwn am y Dangosyddion Perfformiad Allweddol diwygiedig, cytunodd Dave i anfon y cynigion at y Pwyllgor cyn eu cyflwyno i'r Comisiwn eu cymeradwyo.

Cam i’w gymryd

–      (5.4) Y tîm clercio i anfon y cynigion ar gyfer y Dangosyddion Perfformiad Allweddol at aelodau’r Pwyllgor cyn eu cyflwyno i’r Comisiwn eu cymeradwyo.  

ACARAC (02-19) Papur 9 - amserlen

6.1        Disgrifiodd Nia Morgan y broses a ddilynwyd y llynedd, ac roedd pob aelod o’r Pwyllgor a fu'n ymwneud ag adolygu'r Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon yn cytuno ei bod wedi gweithio'n dda.  Ei bwriad oedd cyhoeddi drafft bythefnos cyn y cyfarfod a fyddai’n cael ei gynnal ar 17 Mehefin.   

6.2        Cadarnhaodd Swyddfa Archwilio Cymru hefyd y dylai fod mewn sefyllfa i gyflwyno Adroddiad Cwblhau Archwilio terfynol (Adroddiad ISA 260) yn y cyfarfod ym mis Mehefin. 

6.3        Mewn ymateb i gwestiynau am lofnodi, gosod a chraffu ar yr Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon, cytunodd Nia i ychwanegu rhagor o fanylion at yr amserlen i gynnwys y sesiynau craffu.

Cam i’w gymryd

–      (6.3) Ychwanegu’r gweithgaredd at yr amserlen ar ôl ei gyflwyno i’r Pwyllgor ym mis Gorffennaf, ee llofnod Archwilydd Cyffredinol cynorthwyol Cymru, gosod yr adroddiad yn y Swyddfa Gyflwyno, sesiynau craffu etc.   

ACARAC (02-19) Papur 10 - Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth

7.1        Cyflwynodd Dave adroddiad drafft y SIRO a oedd yn tynnu sylw at y cynnydd a wnaed, yn rhoi sicrwydd bod risgiau gwybodaeth yn cael eu rheoli'n effeithiol ac yn nodi meysydd i ganolbwyntio arnynt yn ystod y flwyddyn i ddod. 

7.2        Y prif ffocws ar gyfer 2019-20 oedd rhoi’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) ar waith a gweithio gyda thîm prosiect y Senedd Ieuenctid i sicrhau cydymffurfiad. Cafwyd un achos o golli data personol y bu angen rhoi gwybod i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) amdano ond ni fu angen cymryd unrhyw gamau pellach.

7.3        Roedd hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth o seiberddiogelwch hefyd wedi bod yn faes allweddol yn ystod y cyfnod hwn.  Cadarnhaodd Dave fod Aelodau'r Cynulliad a’u staff cymorth hefyd yn cael cynnig y sesiynau hyfforddi hyn ond roedd gwendid yn parhau yn y maes hwn.     

7.4        Roedd Ann Beynon eisoes wedi dosbarthu papur Swyddfa'r Cabinet o'r enw 'Seiberddiogelwch ar gyfer cwmnïau FTSE 350’ a fyddai'n cael ei drafod fel rhan o'r eitem diweddaru ar seibeddiogelwch mewn cyfarfod yn y dyfodol.

ACARAC (02-19) Papur 11 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (02-19) Papur 11 - Atodiad A - Crynodeb o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol

ACARAC (02-19) Papur 11 - Atodiad A –Risgiau Corfforaethol wedi’u plotio

8.1        Nododd y Pwyllgor y newidiadau yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol.  Roeddent yn falch o'r cynnydd a wnaed o ran y Senedd Ieuenctid ond cytunodd â Dave fod yr elfen diogelu a chydymffurfio â GDPR yn risgiau tymor hir y byddai angen eu monitro'n rheolaidd.

ACARAC (02-19) Papur 12 - Risgiau Corfforaethol Brexit

9.1        Croesawodd y Cadeirydd Kathryn Potter a Carys Evans i'r cyfarfod. Roedd y Pwyllgor yn sylweddoli bod yr ansicrwydd ynglŷn â Brexit yn parhau ond roedd yn croesawu'r wybodaeth a gyflwynwyd. 

9.2        Ymatebodd Kathryn, Carys a Siwan i’r cwestiynau a gododd y Pwyllgor a oedd yn canolbwyntio ar sut roedd y gwaith yn cael ei ariannu, y goblygiadau i Reolau Sefydlog y Cynulliad a rôl y pwyllgorau craffu. 

9.3        Roedd y Pwyllgor wedi'i galonogi gan y modd roedd y Comisiwn yn rheoli'r maes cymhleth hwn ac yn defnyddio adnoddau o feysydd gwasanaeth eraill.  Roeddent hefyd yn croesawu'r defnydd o academyddion a'r wybodaeth yr oedd y staff yn ei chael gan yr arbenigwyr hyn.

9.4        Rhoddodd Gareth Watts a Dave Tosh drosolwg o'r gwaith sy'n mynd rhagddo i ystyried effaith gorfforaethol Brexit hefyd.  Aethant ati i grynhoi'r meysydd allweddol yn ymwneud â chaffael a chadwyni cyflenwi, Adnoddau Dynol a TGCh gan amlinellu'r gwaith a wnaed hyd yma.

9.5        Cytunodd y Pwyllgor i drafod risgiau Brexit eto fel eitem o bwys mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Actions

–      (9.2)  Siwan i ychwanegu’r manylion diweddaraf ynghylch capasiti ac adnoddau at risg gorfforaethol Brexit wedi i Gomisiwn y Cynulliad eu trafod.

–      (9.4) Y tîm clercio i ychwanegu Brexit at y flaenraglen waith fel eitem o bwys i'w thrafod pan fo'n briodol.

ACARAC (02-19) Papur 13 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Polisi Chwythu'r Chwiban a'r Polisi Twyll

10.1     Cadarnhaodd Gareth nad oedd y ddau bolisi wedi newid ers iddynt gael eu hadolygu ym mis Ebrill 2018.  Nid oedd unrhyw achosion o dwyll na chwythu'r chwiban wedi'u cofnodi ond roedd y Comisiwn yn ymwybodol o'r angen i gynnal lefelau ymwybyddiaeth a rhoi’r polisïau ar brawf yn llawn.    

ACARAC (02-19) Papur 14 – Y wybodaeth ddiweddaraf am Sefyllfa Ariannol 2018-19 a 2019-20 a Chyllideb 2020-21

11.1    Rhoddodd Nia y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y sefyllfa gyllidebol bresennol.  Bu blwyddyn ariannol 2018-19 yn gyfnod prysur i'r Comisiwn gan y bu cryn alw am adnoddau gan gynnwys adnoddau ar gyfer Diwygio'r Cynulliad, Brexit a'r Senedd Ieuenctid. 

11.2    Nid oedd y Pwyllgor Cyllid wedi ymateb eto i farn y Comisiwn ynghylch gosod cyllidebau’n unol â Bloc Cymru.  Cytunodd Nia i hysbysu'r Pwyllgor yn ogystal â dosbarthu adroddiad y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus roedd Comisiwn y Cynulliad i fod yn ei drafod yr wythnos ganlynol. 

Camau i’w cymryd

-     (11.2) Nia i ddosbarthu amserlen y gyllideb, adroddiad PAC ac ymateb y Comisiwn i aelodau'r Pwyllgor.

ACARAC (02-19) Papur 15 –Cylch gorchwyl diwygiedig

12.1     Derbyniodd y Pwyllgor yr un newid yn y cylch gorchwyl.  Byddai’r fersiwn ddiwygiedig yn cael ei chyhoeddi ar wefan ACARAC. 

12.2     Roedd y Cadeirydd am gofnodi y byddai croeso i staff y Comisiwn ddod i gyfarfodydd yn y dyfodol fel cyfleoedd datblygu, os oedd Manon a'r Cyfarwyddwyr yn teimlo bod hynny’n briodol.

ACARAC (02-19) Papur 16 – Crynodeb o’r ymadawiadau

13.1     Nododd y Pwyllgor fod tri wedi ymadael â’r gweithdrefnau caffael arferol.

ACARAC (02-19) Papur 17 - Y flaenraglen waith

14.1     Nododd y Pwyllgor y flaenraglen waith ddiwygiedig a chytunodd i'r tîm clercio ad-drefnu sesiwn breifat gyda Swyddfa Archwilio Cymru. 

Trefnwyd i gynnal y cyfarfod nesaf ar 17 Mehefin 2019.