Agenda item

ACARAC (02-19) Papur 4 – Cynllun Archwilio Mewnol 2019-20

3.1     Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad yn rhoi braslun o’r gwaith roedd wedi’i gyflawni’r tu hwnt i archwilio mewnol.

3.2     Oherwydd bod y cyfarfod hwn yn cael ei gynnal mor fuan ar ôl y cyfarfod ym mis Chwefror, nid oedd dim adroddiadau archwilio mewnol i'w cyflwyno.  Byddai unrhyw adroddiadau a gymeradwyir cyn y cyfarfod ym mis Mehefin yn cael eu rhannu â'r Pwyllgor ymlaen llaw.

3.3     Cadarnhaodd Gareth ei fod yn gweithio dros dro fel Swyddog Diogelu Data dynodedig y Comisiwn ac eglurodd y trefniant a roddwyd ar waith gyda swyddfa Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru iddo ymgymryd â’r swyddogaeth diogelu data a GDPR yn ystod cyfnod o absenoldeb mamolaeth.

3.4     Roedd Gareth hefyd wedi bod yn rhan o drafodaethau gyda'r Comisiwn Etholiadol ynghylch y newidiadau arfaethedig i’r trefniadau llywodraethu sydd wedi’u cynnwys yn y Bil Senedd ac Etholiadau (Cymru). Cytunodd i baratoi nodyn yn egluro’r goblygiadau posibl i Gomisiwn y Cynulliad pan fyddai rhagor o wybodaeth ar gael.

3.5     Mewn perthynas â'r adolygiad o gaffael, trafododd aelodau'r Pwyllgor sut y gallai'r Comisiwn ymgysylltu'n well â chyflenwyr bach o Gymru. Dywedodd un aelod o'r Pwyllgor ei fod yn bresennol mewn cyfarfod o Siambr Fasnach leol pan drafodwyd y mater hwn. Cytunodd Dave Tosh i gwrdd ag Ann Beynon a Jan Koziel (Pennaeth Caffael) i drafod sut y gellid ymgysylltu â’r sefydliadau perthnasol wrth ddatblygu strategaeth gaffael y Comisiwn er mwyn cael darlun cliriach o’r hyn sy’n rhwystro’r gadwyn gyflenwi rhag ymgysylltu â'r sector cyhoeddus.

3.6     Roedd y Pwyllgor yn amau a ddylai’r gwaith archwilio ganolbwyntio ar y Gyfarwyddiaeth Fusnes. Roedd Gareth a Siwan Davies wedi trafod amseriad archwiliadau yn y dyfodol a chwmpas y gwaith hwnnw, ond roedd Siwan yn y broses o benodi Pennaeth Gwasanaeth Pwyllgorau a fyddai'n gyfrifol am arwain y gwaith hwn. 

3.7     Roedd y Cadeirydd yn falch o’r cyfle i fod yn rhan o’r trafodaethau gyda Gareth a Siwan ynghylch cylch gorchwyl adolygiad cynhwysfawr y Pwyllgor. 

3.8     Diolchodd Gareth i aelodau'r Pwyllgor am eu sylwadau a dywedodd y byddai’n falch o  gael awgrymiadau ychwanegol drwy’r e-bost am ei gynllun archwilio.  Cytunodd i anfon yr adolygiad o'r Tîm Arweinyddiaeth a'r Bwrdd Gweithredol at y Cadeirydd ac roedd yn hapus i aildrefnu'r adolygiad o absenoldeb salwch i sicrhau bod adroddiad yn cael ei gymeradwyo erbyn sesiwn graffu'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus (PAC).

3.9     Cadarnhaodd Gareth y byddai ei adroddiad blynyddol, i'w gyflwyno ym mis Mehefin, yn cofnodi unrhyw argymhellion na chawasant eu rhoi ar waith.

3.10 Dywedodd Gareth nad oedd y Siarter Archwilio Mewnol na Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) wedi’u diweddaru. Cadarnhaodd hefyd fod Archwilio Mewnol yn parhau i gydymffurfio â PSIAS a bod yr Asesiad Ansawdd Allanol nesaf i'w gynnal erbyn Ebrill 2022.  

Camau i'w cymryd

–      (3.4) Gareth i baratoi nodyn am y goblygiadau posibl ar gyfer trefniadau llywodraethu Comisiwn y Cynulliad sy'n deillio o gynigion yn y Bil Senedd ac Etholiadau (Cymru) sy’n ymwneud â'r Comisiwn Etholiadol.  

–      (3.5) Dave i gwrdd ag Ann Beynon a Jan Koziel i drafod sut y gellid ymgysylltu â’r sefydliadau perthnasol wrth ddatblygu strategaeth gaffael y Comisiwn er mwyn cael darlun cliriach o’r hyn sy’n rhwystro’r gadwyn gyflenwi rhag ymgysylltu â'r sector cyhoeddus.

–      (3.6) Gareth a Siwan i gynnal trafodaethau â Bob ynghylch cynlluniau ar gyfer adolygiadau sicrwydd yng Nghyfarwyddiaeth Busnes y Cynulliad.

–      (3.8) Aelodau'r Pwyllgor i anfon sylwadau at Gareth ar Gynllun Archwilio Mewnol 2019-20.

–      (3.8) Gareth i anfon ei adroddiad ar yr adolygiad o'r Tîm Arweinyddiaeth a'r Bwrdd Gweithredol at y Cadeirydd pan fydd ar gael.

-     (3.8) Gareth i gynnal yr adolygiad o absenoldeb salwch yn gynt i sicrhau bod adroddiad yn cael ei gymeradwyo erbyn sesiwn graffu PAC yn yr hydref.