Agenda a Chofnodion

1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod.

1.2 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

ARAC (23-03) Papur 1 - Cofnodion Drafft 27 Ebrill 2023

ARAC (23-03) Papur 2 - Crynodeb o’r camau gweithredu

2.1 Cymeradwywyd cofnodion cyfarfod 27 Ebrill yn ffurfiol a nodwyd diweddariadau i’r camau gweithredu. 

2.2 Dywedodd y Cadeirydd y byddai cofnodion yn y dyfodol, yn dilyn trafodaeth â’r tîm Clercio, yn gofnod mwy cryno o’r drafodaeth a gynhaliwyd.

ARAC (23-03) Papur 3 - Adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

3.1 Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd a oedd yn amlinellu gweithgarwch llywodraethu, sicrwydd ac archwilio ers cyfarfod mis Chwefror. Amlinellodd y gwaith a oedd wedi’i gwblhau fel a ganlyn:

·       Roedd y Datganiad Llywodraethu Blynyddol bellach wedi’i gwblhau a’i ymgorffori yn yr Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon.

·       Roedd gwaith maes ar gyfer yr Adolygiad o Effeithiolrwydd y Bwrdd Gweithredol ac archwiliadau o’r risg sy’n gysylltiedig â’r fframwaith rheoleiddio ac o barhad busnes hefyd wedi’u cwblhau, a byddai’r adroddiadau’n cael eu rhannu maes o law.

·       Cyflwynodd Gareth a Kathryn eitem ar risg mewn cyfarfod diweddar o’r Tîm Arwain. Gwahoddwyd Penaethiaid Gwasanaeth i asesu rheolaeth risgiau ar draws pob maes gwasanaeth, gan gynnwys y rhai sy’n ymwneud â rhaglenni a phrosiectau. Cafwyd trafodaeth ddefnyddiol ynghylch risgiau a ddaliwyd ar gofrestr risg y Comisiwn, y parodrwydd i dderbyn risg a sganio’r gorwel. 

3.2 Diolchodd Gareth i Clare James, Archwilio Cymru am ddiweddaru’r Protocol Cydweithio, a oedd wedi’i ddosbarthu i’r Pwyllgor.

3.3 Cyn iddo adael, roedd Gareth yn bwriadu cwblhau archwiliad o fewn Cyfarwyddiaeth Busnes y Senedd, sy’n ymwneud â’r Broses Penodiadau Cyhoeddus. Croesawodd y Pwyllgor hyn a’i annog i gynnwys cyfweliadau ag unigolion sy’n mynd drwy’r broses, er mwyn canfod eu safbwynt nhw ar y broses.  

ARAC (23-03) Papur 4 - Diweddariad Archwilio Cymru - Mehefin 2023

4.1 Croesawodd y Cadeirydd Ann-Marie Harkin a Clare James i’r cyfarfod. Dywedodd Clare fod ei thîm bron wedi cwblhau eu harchwiliad o ddatganiadau ariannol 2022-23 ac wedi parhau ar y trywydd iawn i gael ardystiad gan Archwilydd Cyffredinol Cymru ar 22 Mehefin 2023.

4.2 Diolchodd y Pwyllgor i Clare am ei diweddariad a nododd y papur.

ARAC (23-03) Papur 5a – Adroddiad ISA 260

5.1 Dosbarthwyd Adroddiad Archwilio Cyfrifon dros dro (ISA 260) a Llythyr Rheoli cyn y cyfarfod. Tynnodd Clare sylw at y meysydd gwaith a oedd yn parhau i fod heb eu cwblhau; yr un a oedd yn peri’r pryder mwyaf i’r Pwyllgor oedd cael adroddiad Arbenigwr yr Archwilydd ar waith Actiwari Cronfa Bensiwn Aelodau’r Senedd. 

5.2 Roedd un camddatganiad heb ei gywiro yn y cyfrifon. Roedd hwn yn ymwneud â dosbarthu gwariant cyfalaf ac nid oedd yn sylweddol ond roedd dros y trothwy ar gyfer adrodd. Roedd argymhelliad ar hyn wedi’i gynnwys yn yr adroddiad.

5.3 Diolchodd Archwilio Cymru i dîm Cyllid Comisiwn y Senedd am eu cymorth.

5.4 Heriodd y Pwyllgor un argymhelliad, sef Adnabod trafodion partïon cysylltiedig, a gofyn am eglurhad ynghylch â phwy oedd hyn yn ymwneud. Nodwyd bod Aelodau’r Senedd eisoes wedi cwblhau cofrestr o ddiddordeb a bod rheolaethau a gwiriadau tebyg hefyd ar waith o fewn y Comisiwn ar gyfer staff. Cytunodd Archwilio Cymru i drafod yr argymhelliad hwn â swyddogion maes o law.

5.5 Mynegodd y Pwyllgor bryder am y sefyllfa anfoddhaol yr oeddent wedi’u rhoi ynddi yn sgil oedi Archwilio Cymru a oedd yn eu hatal rhag rhoi argymhelliad clir i’r Swyddog Cyfrifyddu. Roedd oedi wrth gyflwyno’r cyfrifon i’r Comisiwn a’u llofnodi yn bygwth yr amserlen dynn ar gyfer cyhoeddi’r holl adroddiadau diwedd blwyddyn. Talodd y Cadeirydd, aelodau’r Pwyllgor a Simon deyrnged i’r tîm Cyllid am gyflawni amserlenni mor dynn. Nodwyd y byddai’r Prif Swyddog Cyllid yn cynnal cyfarfod gwersi a ddysgwyd ag Archwilio Cymru ac y byddai’r Pwyllgor yn trafod canlyniad hyn yn ei gyfarfod ym mis Tachwedd. 

5.6 Argymhellodd y Pwyllgor i’r Swyddog Cyfrifyddu y dylid llofnodi’r datganiadau ariannol ar gyfer 2022-23 cyn belled ag nad oes unrhyw faterion wedi’u codi ar ôl cael adroddiad actiwaraidd yr Arbenigwr. Gofynnid i aelodau’r pwyllgor gadarnhau eu cytundeb ar argymell llofnodi’r cyfrifon ar ôl cael Adroddiad terfynol ISA 260.

ARAC (23-03) Papur 5 - ARA 2022-23 - papur blaen

ARAC (23-03) Papur 5 - Atodiad A – ARA 2022-23

6.1 Gwahoddodd y Cadeirydd Arwyn i gyflwyno’r eitem hon ac aelodau’r Pwyllgor i roi sylwadau ar y cydrannau a ganlyn o Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon (ARA) drafft y Comisiwn:

·       Y naratif (dadansoddi trosolwg a pherfformiad)

·       Atebolrwydd, gan gynnwys y Datganiad Llywodraethu; a

·       Datganiadau Ariannol.

6.2 Dywedodd Arwyn wrth y Pwyllgor am drafodaethau a oedd wedi’u cynnal ynghylch adnabod cyfarwyddwyr drwy ddatgelu eu rhyw, o ystyried y garfan fach. Roedd swyddogion wedi cytuno i ystyried a ellid dileu hyn neu ei wneud yn ddienw mewn adroddiadau yn y dyfodol, ond nododd fod yr wybodaeth hon eisoes yn gyhoeddus.

6.3 Canmolodd y Pwyllgor staff am y cynnwys cynhwysfawr sy’n cael ei gyflwyno ond cwestiynodd hyd yr adroddiad a’r potensial i gyrraedd cynulleidfa ehangach. Trafododd y Pwyllgor hefyd lefelau dealltwriaeth y cyhoedd o waith y Senedd a chytunodd i drafod hyn eto pan fydd yn ystyried strategaeth cyfathrebu ac ymgysylltu’r Comisiwn mewn cyfarfod yn y dyfodol. 

6.4 Croesawodd swyddogion yr adborth adeiladol gan gydnabod yr angen i’r wybodaeth yn yr adroddiad gyrraedd cynulleidfa ehangach ledled Cymru a’r angen i ddatblygu mecanweithiau ychwanegol ar gyfer casglu adborth ar ei gyflwyniad. 

6.5 O ran hyd yr adroddiad, atgoffodd swyddogion y Pwyllgor o’r ganmoliaeth yr oedd y Comisiwn wedi’i chael gan Gyfrifon Cyhoeddus a Gweinyddiaeth Gyhoeddus y Senedd, a Phwyllgorau Cyllid ar gyfer strwythur ac eglurder yr adroddiadau. Amlygwyd hefyd y byddai’r fersiwn ar-lein yn cynnwys fideo hygyrch mewn ymgais i wneud yr wybodaeth mor hygyrch â phosibl. 

6.6 Croesawodd y Pwyllgor y cyfeiriad at symudedd cymdeithasol yn adran Amrywiaeth a Chynhwysiant yr adroddiad a’r cyhoeddiad yng nghyfarfod diweddar yr holl staff o gynigion ar gyfer hyrwyddwr symudedd cymdeithasol. 

6.7 Cytunodd y Pwyllgor fod set gynhwysfawr o gyfrifon wedi’u cyflwyno a diolchodd i’r tîm Cyllid am eu hymdrechion. Mynegwyd diolch hefyd i bawb a fu’n ymwneud â chynhyrchu’r naratif a’r Datganiad Llywodraethu. 

Diweddariad llafar

7.1 Roedd Simon Hart yn falch o ddweud bod yr alldro ariannol ar gyfer 2022-23 o fewn 0.84% o’r rhagolwg, a oedd ymhell o fewn yr ystod darged. Yna rhoddodd grynodeb o’r gwaith parhaus ar gyllidebau atodol a phennu cyllidebau yn y dyfodol.

7.2 Atgoffodd Simon y Pwyllgor y byddai Kate Innes, y Prif Swyddog Cyllid, yn ei swydd ar gyfer cyfarfod mis Gorffennaf. Diolchodd y Pwyllgor i Simon am ei holl waith dros y misoedd diwethaf a dymunodd yn dda iddo ar gyfer y dyfodol. 

Rhaglen Diwygio’r Senedd - diweddariad llafar

8.1 Gwahoddodd y Cadeirydd Siwan Davies i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am Raglen Diwygio’r Senedd. Amlinellodd gynnydd o ran y ffrydiau gwaith a oedd yn parhau ar y trywydd iawn a rhoi sicrwydd ar effeithiolrwydd trefniadau llywodraethu.

8.2 Amlinellodd Siwan y gwaith parhaus, neu gynlluniedig a ganlyn yn ei diweddariad:

·       trafodaethau ynghylch yr amcangyfrifon cost a oedd wedi’u cyflwyno i Lywodraeth Cymru i’w cynnwys yn yr Asesiad Effaith Rheoleiddiol;

·       y cynllunio sydd ar waith ar gyfer adolygiad gweithdrefnol a chraffu deddfwriaethol yn yr hydref, ac ymgysylltu â diwygio etholiadol ehangach;

·       trafodaethau ynghylch gwaith adnoddau a chynllunio’r gweithlu, ar y cyd â’r rhaglen Ffyrdd o Weithio;

·       adolygiad o risg gorfforaethol Diwygio’r Senedd a chofrestr risg Rhaglen Diwygio’r Senedd;

·       datblygu cynllun cyfathrebu i ategu’r cyfathrebiadau mewnol a ddarperir eisoes drwy flogiau ac yng nghyfarfodydd yr holl staff;

·       datblygu cynlluniau cyfathrebu allanol ar y cyd â Llywodraeth Cymru i’w cyflwyno i’r Bwrdd Sicrwydd ar y Cyd;

·       trafodaethau am gyd-ddibyniaeth â’r rhaglen Ffyrdd o Weithio, megis gwaith i ailgynllunio’r Siambr, a symleiddio’r dull adrodd i’r Cyd-fwrdd Sicrwydd, er enghraifft:

·       trafodaethau ynghylch adnoddau i gefnogi rhaglen waith y Bwrdd Taliadau, sydd wedi’i diweddaru, a defnyddio’r wybodaeth a gasglwyd o ymgynghori ag Aelodau a grwpiau plaid ar ddulliau gwaith a ffefrir; ac

·       ymateb i graffu ar gynigion ar gyfer newid, gan gynnwys y costau cysylltiedig.

8.3 Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor, ymhelaethodd Siwan ar bwyntiau sy’n ymwneud â chyfathrebu a deialog barhaus gyda staff ac Aelodau, a pherthnasau a chydweithio â’r Bwrdd Taliadau. Eglurodd hefyd fod costau diwygio’r Senedd yn cynnwys addasu cyfleusterau yn Nhŷ Hywel ac adeilad y Senedd, ond nad oedd yn cynnwys llety Prosiect Bae Ffyrdd o Weithio 2032 yn y dyfodol.

Rhaglen Ffyrdd o Weithio

ARAC (23-03) Papur 6 – diweddariad Bae Ffyrdd o Weithio 2032.docx

ARAC (23-03) Papur 6 Atodiad A - Papur y Comisiwn (e)P2 Prosiect WoW Bay 2032

ARAC (23-03) Papur 6 Atodiad A - Papur y Comisiwn (e)P2 Atodiad 1 Prosiect Bae WoW.

8.4 Cyn y drafodaeth sylweddol ar y rhaglen Ffyrdd o Weithio a gynlluniwyd ym mis Gorffennaf, rhoddodd Ed Williams grynodeb o’r opsiynau i fynd i’r afael ag anghenion llety yn y dyfodol sydd wedi’u cynnwys yn y papurau, gan ddweud bod y rhain wedi’u hysgogi gan ddiwedd y brydles ar Dŷ Hywel yn hytrach na chynlluniau ar gyfer Diwygio’r Senedd.

8.5 Roedd consensws wedi bod mewn cyfarfod diweddar o’r Comisiwn y dylid archwilio’r opsiynau a argymhellir. Roedd gwaith ar y gweill i ddatblygu Achos Amlinellol Strategol a byddai trafodaethau’n parhau â deiliad prydles Tŷ Hywel. 

8.6 Mewn ymateb i gwestiynau sy’n ymwneud ag effaith Deddf Cenedlaethau’r Dyfodol ar y cynigion, eglurodd Ed sut, er nad oedd y Ddeddf yn gymwys i’r Senedd, y byddai hyn yn cael ei ystyried drwy lif gwaith y dyfodol a oedd yn ymgorffori cynaliadwyedd ac amrywiaeth. Cadarnhaodd fod opsiynau carbon niwtral a bod yr holl opsiynau yn unol â chytundeb y Comisiwn i gadw at ei egwyddorion datblygu cynaliadwy. Cytunodd hefyd i rannu  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 8.

ARAC (23-03) Papur 7 – Crynodeb o ymadawiadau

9.1 Nododd y Pwyllgor ddau achos o wyro oddi ar y gweithdrefnau caffael arferol ac ni chodwyd unrhyw bryderon.

ARAC (23-03) Papur 8 - Adroddiad sicrwydd Seiberddiogelwch

10.1 Croesawodd y Cadeirydd Mark Neilson a’i dîm i’r cyfarfod, gan gynnwys y Swyddog Diogelwch TGCh a benodwyd yn ddiweddar.

10.2 Cyflwynodd Mark yr Adroddiad Sicrwydd Seiberddiogelwch a chynigiodd drefnu sesiwn friffio ar gyfer aelodau’r Pwyllgor nad ydynt yn gyfarwydd â threfniadau seiberddiogelwch y Comisiwn.

10.3 Tynnodd Tim Bernat sylw at y broses o rannu gwybodaeth amserol gan Zellis yn dilyn ymosodiad seiber ar eu systemau yn ddiweddar. Cadarnhaodd nad oedd effaith ar ddata’r Comisiwn a darparodd y sicrwydd angenrheidiol o’r rheolaethau sydd ar waith. Roedd hyn yn cynnwys defnyddio ymarferoldeb dilysu aml-ffactor ar gyfer systemau allweddol.

10.4 Amlinellodd Tim sut roedd y tîm yn ymateb i’r dirwedd fygythiadau sy’n newid yn gyson. Amlygodd sut y gwnaeth y Ganolfan Gweithrediadau Diogelwch, a sefydlwyd ym mis Mawrth, ddiogelu’r Senedd 24/7/365 a’r gwelliannau a ddaeth yn sgil hyn o ran galluoedd monitro, canfod ac ymateb. Nid oes unrhyw achosion o dorri seiber wedi’u hadrodd yn ystod y ddwy flynedd ddiwethaf a defnyddiwyd gwersi a ddysgwyd o unrhyw fethiannau agos ac achosion positif ffug. 

10.5 Rhoddodd Tim ddiweddariad am y camau gweithredu sy’n weddill sy’n ymwneud â chynlluniau ar gyfer digwyddiad seiberddiogelwch. Roedd yn cysylltu â thîm Cymorth Busnes yr Aelodau i bennu dyddiad addas i’r Aelodau ac roedd hefyd yn trefnu siaradwyr gwadd. Croesawodd y Pwyllgor y diweddariad hwn ac anogodd y tîm i gwblhau’r cynlluniau, a oedd wedi’u gohirio sawl gwaith.

10.6 O ran codi ymwybyddiaeth yn barhaus, roedd hysbysiadau a hyfforddiant mewnol wedi’u darparu ynghylch bygythiad ymosodiadau gwe-rwydo a’r camau angenrheidiol i’w cymryd.  Roedd rheolaethau ychwanegol hefyd wedi’u rhoi ar waith i wella lliniaru yn erbyn lawrlwythiadau a gosodiadau meddalwedd diangen.

10.7 Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, derbyniodd swyddogion y gallai diffyg hyfforddiant gorfodol i bob defnyddiwr (gan gynnwys staff y Comisiwn, Aelodau’r Senedd a staff cymorth) ddatgelu’r Senedd i risgiau seiberddiogelwch. Roedd cynlluniau eisoes ar y gweill i gyflwyno hyfforddiant gorfodol i staff y Comisiwn. O ran hyfforddiant mandadol i’r Aelodau a’u staff, cytunodd Ken Skates i godi hyn mewn cyfarfod o’r Comisiwn yn y dyfodol. Roedd wythnos ymwybyddiaeth seibr yn dal i gael ei chynllunio ar gyfer yr hydref.

10.8 Croesawodd y Pwyllgor y diweddariad hwn ac atgoffodd swyddogion o’r angen am hyfforddiant cylchol i ategu gweithgareddau codi ymwybyddiaeth, i gadw i fyny â’r dirwedd fygythiadau sy’n newid, gan nodi’r risg gynyddol o hunanfodlonrwydd heb addysg barhaus.   

Camau gweithredu

·       Mark Neilson i gyflwyno sesiwn friffio ar seiberddiogelwch i aelodau newydd ARAC.

·       Arwyn Jones i drefnu trafod hyfforddiant mandadol Aelodau a staff mewn cyfarfod o’r Comisiwn yn y dyfodol.

ARAC (23-03) Papur 9 - Risgiau corfforaethol

ARAC (23-03) Papur 9 - Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr o Risgiau Corfforaethol

ARAC (23-03) Papur 9 - Atodiad B - Risgiau corfforaethol a nodwyd

11.1 Nododd y Pwyllgor, er bod statws y risgiau wedi’i ddiweddaru, nad oedd unrhyw newidiadau i’r risgiau, na’r graddfeydd risg yng Nghofrestr Risg Gorfforaethol y Comisiwn ers cyfarfod mis Ebrill.

Eitem lafar (yn cyfeirio at y diweddariad yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol - Newid Cyfansoddiadol sy’n gysylltiedig â’r DU STS-R-151)

12.1 Croesawodd y Cadeirydd Julian Luke ac Alun Davidson i’r cyfarfod ar gyfer yr eitem hon.

12.2 Rhoddodd Siwan ddiweddariad ar y mesurau lliniaru sydd ar waith ar gyfer y risg sy’n ymwneud â newid cyfansoddiadol sy’n gysylltiedig â’r DU, a chynhwyswyd y manylion yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol.

12.3 Amlinellodd sut roedd rheoli’r risg yn rhagweithiol wedi helpu i baratoi ar gyfer yr hyn a allai ddigwydd a thynnodd sylw at y gweithgareddau parhaus a ganlyn:

·       sganio’r gorwel yn weithredol drwy rannu gwybodaeth ar draws y Comisiwn ar newidiadau, megis etholiad cyffredinol, a allai effeithio ar y Senedd;

·       strwythurau effeithiol i hwyluso ymgysylltiad rhyng-seneddol, ac i sicrhau bod gweithdrefnau a chynseiliau, megis cydsyniad deddfwriaethol a chraffu ar waith rhynglywodraethol, yn cyd-fynd â deddfwrfeydd eraill; a 

·       chefnogi’r Senedd yn effeithiol drwy rannu gwybodaeth a chynllunio senarios i lywio adnoddau y gallai fod eu hangen i ymateb i newidiadau, yn enwedig o ran cyfraith yr UE a ddargedwir.

12.4 Nododd y Pwyllgor gymhlethdod y risgiau, yn enwedig o ystyried ansicrwydd ynghylch cyfeiriad teithio a chyflymder y newid a soniodd am ba mor dda yr oedd swyddogion y Comisiwn yn lliniaru hyn cyn belled â phosibl. Nododd hefyd bwysigrwydd mynediad at gyngor cyfreithiol arbenigol a gwerth rhwydweithiau presennol ar gyfer ymchwil arbenigol a fframweithiau academaidd.  

ARAC (23-03) Papur 10 – papur blaen

ARAC (23-03) Papur 10 Adroddiad Blynyddol ARAC drafft

13.1 Gwahoddodd y Cadeirydd aelodau’r Pwyllgor i roi eu sylwadau ar Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor i’r tîm clercio. Roedd ganddo ddiddordeb arbennig yn eu barn am y meysydd i dynnu sylw atynt pan gyflwynwyd yr adroddiad i’r Comisiwn ar 10 Gorffennaf, gan nodi y byddai hyn yn cynnwys cyfeirio at gynllunio corfforaethol ac adnoddau.

ARAC (23-03) Papur 11 - Y flaenraglen waith

14.1 Nododd y Pwyllgor y flaenraglen waith. Cytunwyd y byddai ystyriaeth bellach yn cael ei rhoi i gynnwys eitemau sy’n ymwneud â chyfathrebu ac ymgysylltu, gan gynnwys cysylltiadau allanol. 

15.1 Nododd y Cadeirydd mai dyma fydd cyfarfod olaf Simon. Cadarnhaodd Simon y byddai’n aros yn ei swydd nes bod y datganiadau ariannol wedi’u llofnodi gan Archwilydd Cyffredinol Cymru, a bod trefniadau ar waith i’w trosglwyddo gyda’r Prif Swyddog Cyllid newydd.

Bu Manon Antoniazzi, y Prif Weithredwr a’r Clerc, yn bresennol mewn sesiwn breifat gydag aelodau o’r Pwyllgor wedi i’r trafodion ffurfiol ddod i ben. Nid oedd unrhyw swyddogion y Comisiwn yn bresennol ac ni chymerwyd cofnodion.

Mae’r cyfarfod nesaf wedi’i drefnu ar gyfer 3 Gorffennaf 2023.