Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Lleoliad Allanol. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes Deputy Clerk: Buddug Saer
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: 1.1
Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod estynedig. Ni
chafwyd unrhyw ymddiheuriadau. 1.2
Gan mai hwn oedd cyfarfod olaf Suzy Davies, diolchodd y
Cadeirydd yn fawr iddi ar ran yr holl Bwyllgor am ei chyfraniad, ei
mewnwelediad a’i hadborth adeiladol yn ystod ei chyfnod fel aelod o’r Pwyllgor.
Ychwanegodd y byddai’n edrych ymlaen at glywed ei sylwadau ar ei haelodaeth yn
nes ymlaen yn y cyfarfod. |
|
Cofnodion y cyfarfod ar 12 Chwefror, camau gweithredu a materion sy'n codi Cofnodion: ARAC
(02-21) Papur 1 – Cofnodion drafft y cyfarfod ar 12 Chwefror 2021 ARAC
(02-21) Papur 2 – Crynodeb o gamau gweithredu 2.1
Derbyniwyd cofnodion y
cyfarfod ar 12 Chwefror. Nododd y Pwyllgor y pwyntiau a ganlyn a godwyd gan
Suzy: -
(paragraff 4.3) – i
gyd-fynd â’r archwiliad diweddar o brosesau i reoli asedau TGCh, bydd Gareth
Watts yn llunio adroddiad i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am ddychwelyd asedau
TGCh a dodrefn gan Aelodau sy’n ymadael ar ôl yr etholiad. Cytunodd y Pwyllgor
y dylai hyn, lle bo hynny’n bosibl, gynnwys trafodaethau â’r Aelodau sy’n
ymadael yn ogystal â’r tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau. -
(paragraff 5.3) – croesawodd
y Pwyllgor y ffaith y bydd yr Aelodau newydd, unwaith y byddant wedi’u hethol,
yn cael hyfforddiant ar seiberddiogelwch fel rhan o’r broses gynefino. 2.2
Cafodd y diweddariad ar y camau gweithredu
cryno ei nodi. Mewn perthynas â cham gweithredu 6.2, roedd Ann Beynon wedi
trafod ymgysylltiad y Comisiwn â’r Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol â
Lowri Williams, Pennaeth Adnoddau Dynol a Chynhwysiant, a byddai unrhyw gamau
gweithredu posibl sy’n dod i’r fei yn y maes hwn yn cael eu trafod â’r
swyddogion perthnasol. |
|
COVID-19 - Diweddariad corfforaethol Cofnodion: Diweddariad llafar 3.1
Rhoddodd Dave Tosh ychydig o ddata monitro i’r Pwyllgor a
oedd wedi’u casglu’n rheolaidd ers mis Mawrth 2020. Roedd y data hyn yn dangos
nad oedd y nifer uchel o achosion o COVID-19 a gadarnhawyd wedi effeithio ar
Gomisiwn y Senedd, yn bennaf oherwydd y camau a gymerwyd i symud tuag at
weithio’n rhithwir ac mewn modd hybrid. 3.2
Roedd lefelau presenoldeb ar yr ystâd yn parhau’n isel ac
roedd cynlluniau i ganiatáu i nifer gyfyngedig a rheoledig o staff ddychwelyd
yn cael eu trafod eto. Roedd llesiant staff yn parhau’n destun pryder, ac roedd
yn amlwg bod y straen a achoswyd gan ddiffyg cyswllt personol a gweithgareddau
grŵp wedi dechrau effeithio’n andwyol ar rai unigolion. 3.3
Roedd y Grŵp Gwydnwch a Monitro COVID, o dan
gadeiryddiaeth David, wedi parhau i fonitro newidiadau i’r rheoliadau a
gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru. Roedd y grŵp hwn hefyd yn parhau i
adolygu ystod o asesiadau risg, gan gynnwys asesiadau ar gyfer y staff hynny
sy’n dychwelyd i’r ystâd i baratoi ar gyfer gweithgareddau ar ôl yr etholiad,
ac i gynnal y gweithgareddau hynny, gan gynnwys tyngu’r llw, casglu offer TGCh
a Chyfarfod Llawn hybrid i ethol y Llywydd a’r Prif Weinidog. 3.4
Hefyd, rhoddodd Dave wybod, yn dilyn trafodaethau â
Heddlu De Cymru a Chyngor Caerdydd, fod y penderfyniad anodd wedi’i wneud i
gadw’r ffens o amgylch y Senedd yn ei lle i geisio atal ymddygiad
gwrthgymdeithasol ar ôl gŵyl y banc ddechrau mis Mai. 3.5
Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch cofnodi
data am frechiadau, rhoddodd Dave wybod, yn seiliedig ar gyngor cyfreithiol,
nad oedd achos da o safbwynt busnes o blaid casglu’r wybodaeth hon o dan
ddeddfwriaeth diogelu data. 3.6
Hefyd, ymatebodd Dave i gwestiynau ynghylch dull y
Comisiwn ar gyfer gwneud cynlluniau yn y tymor hwy i ddychwelyd i ‘normal’ ar
ôl COVID a’r amcangyfrif o bobl a fydd yn defnyddio’r ystâd. Mae cynlluniau
peilot ar y gweill i ail-gyflunio rhai gofodau gwaith, gan gynnwys gosod offer
mewn ystafelloedd cyfarfod i ganiatáu i staff weithio mewn modd hybrid. Bydd y
cynlluniau hyn yn cael eu gwerthuso a’u cyflwyno maes o law, gan ymateb i
anghenion timau unigol a’u rolau. 3.7
Cafwyd sicrwydd gan Gareth fod y Grŵp Gwydnwch a
Monitro COVID yn cymryd camau o ran diwydrwydd dyladwy i sicrhau gwaith
llywodraethu effeithiol a bod y risgiau sy’n gysylltiedig â dychwelyd i’r ystâd
yn cael eu monitro. Roedd Gareth wedi rhannu manylion am gylch gorchwyl y
grŵp â’u gymheiriaid mewn deddfwrfeydd eraill a oedd yn wynebu materion
tebyg. 3.8
Croesawodd y Pwyllgor y diweddariad cynhwysfawr hwn, yn
enwedig manylder y gwaith cynllunio sy’n cael ei wneud i sicrhau diogelwch a
llesiant pob un sy’n gweithio ar yr ystâd. Roedd y Cadeirydd am roi ar gofnod
ei fod yn cydnabod y trefniadau llwyddiannus o ran llywodraethu y mae’r
Comisiwn wedi’u gwneud drwy gydol y pandemig. |
|
Sylwadau gan Suzy Davies AS Cofnodion: Eitem lafar 4.1
Croesawodd Suzy y cyfle hwn i rannu ei sylwadau â’r
Pwyllgor a diolchodd i’r aelodau a’r swyddogion am fod mor groesawgar a
chefnogol. Ceir crynodeb o’i sylwadau isod. 4.2
Roedd safon eithriadol o uchel y gwaith a wneir ar draws
y sefydliad weithiau’n golygu ei bod yn heriol awgrymu gwelliannau. Fodd
bynnag, nododd Suzy fod yna ethos o wellhad parhaus, a bod y gwaith craffu gan
y Pwyllgor, yn ogystal â’r camau a gymerir i herio’r drefn, wedi gweithio’n
dda. Hefyd, bu newid mawr ymhlith yr uwch reolwyr yn ystod yr ychydig
flynyddoedd diwethaf a oedd wedi arwain at syniadau newydd yr oeddent i’w
croesawu. 4.3
Yn ogystal â’r busnes arferol, nododd Suzy fod ymateb y
Comisiwn i swmp y gwaith o ganlyniad i Brexit wedi bod yn syfrdanol, yn enwedig
yr ymateb gan y Gwasanaeth Cyfreithiol a’r cymorth a roddwyd i Bwyllgorau’r
Senedd. 4.4
Hefyd, gwnaeth Suzy longyfarch staff y Comisiwn am eu
hymateb a’u trefniadau i sicrhau parhad busnes yn ystod y pandemig, a oedd wedi
bod yn arbennig. Anogodd uwch reolwyr i barhau’n ofalus wrth drafod trefniadau
i weithio o bell a gweithio mewn ffordd hybrid, oherwydd ei bod yn bosibl y
byddai mwy o bobl na’r disgwyl am fod yn bresennol yn y swyddfa. Hefyd, pwysleisiodd
ddatblygiad y gweithgarwch ymgysylltu, fel teithiau rhithwir o amgylch y
Senedd, yr oeddent wedi gweithio’n hynod dda ac y dylent barhau yn y dyfodol. 4.5
Diolchodd Suzy i Nia Morgan am ei chymorth, yn enwedig
wrth baratoi i ymddangos gerbron y Pwyllgor Cyllid a’r Pwyllgor Cyfrifon
Cyhoeddus, ac am ei gallu i egluro terminoleg gyllidebol. Roedd Nia a’i thîm
hefyd yn haeddu clod am y ffordd y gwnaethant reoli cyllidebau a sicrhau rhagor
o dryloywder wrth gyflwyno adroddiadau, ac am gael archwiliad ‘glân’ o’r
cyfrifon. Roedd yn disgwyl i’r ffocws ar werth am arian a blaenoriaethu
adnoddau barhau yn ystod y Chweched Senedd. 4.6
Awgrymodd Suzy y byddai gwariant yn y sector cyhoeddus yn
gyffredinol yn destun mwy o waith craffu a monitro nag erioed o’r blaen yn ystod
y Chweched Senedd oherwydd y pandemig. Hefyd, nododd y byddai angen ystyried
risgiau o ran disgwyliadau’r Aelodau, y Llywydd a’r cyhoedd wrth flaenoriaethu
gwariant. 4.7
Gan edrych tua’r dyfodol, nododd Suzy bwysigrwydd
diffinio’n glir rôl y Comisiynwyr o ran rheoli’r berthynas rhwng y Comisiwn ac
Aelodau o’r Senedd, yn enwedig lle y gallai penderfyniadau ar arferion gwaith a
blaenoriaethu gwariant achosi tensiwn. Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch
cyfathrebu rhwng Comisiynwyr, Aelodau a swyddogion, awgrymodd Suzy ffyrdd y
gellid gwella’r broses hon, gan gynnwys rhagor o gyswllt wyneb yn wyneb a
chynnig cyfleoedd i Aelodau a grwpiau gwleidyddol ymgysylltu’n fwy uniongyrchol
â’r swyddogion priodol i rannu adborth. 4.8
Diolchodd y Cadeirydd i Suzy am ei dadansoddiad gonest, a
dymunodd aelodau’r Pwyllgor yn dda iddi yn y dyfodol. Cytunodd Suzy i rannu
nodyn mwy cynhwysfawr â’r Cadeirydd i helpu i lywio trafodaethau â’r swyddogion
perthnasol yn y dyfodol. Camau gweithredu · Suzy i rannu ei sylwadau ar ei haelodaeth o’r Pwyllgor ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 19. |
|
Adroddiad yn nodi'r wybodaeth ddiweddaraf am lywodraethu ac archwilio Cofnodion: ARAC (02-21) Papur 3 – Adroddiad yn nodi’r wybodaeth ddiweddaraf am
lywodraethu ac archwilio 5.1
Cyflwynodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith ar
lywodraethu ac archwilio, gan bwysleisio’r gwaith sydd wedi’i flaenoriaethu, a
nododd y byddai rhagor o ddiweddariadau’n dilyn maes o law. 5.2
Er gwaethaf yr amhariad a achoswyd gan y pandemig
COVID-19, roedd Gareth yn falch bod yr adroddiadau ar reoli asedau TGCh y
Comisiwn ac ar seiberddiogelwch wedi’u cwblhau a’u bod wedi’u cynnwys yn y
pecyn papurau ar gyfer y cyfarfod hwn. 5.3
Roedd y gwaith maes ar gyfer archwilio treuliau’r Aelodau
hefyd wedi’i gwblhau a’r adroddiad drafft wedi’i rannu â’r tîm Cymorth Busnes
i’r Aelodau. Nododd Gareth mai hon oedd y flwyddyn gyntaf i’r archwiliad gael
ei gynnal o bell, gan ddefnyddio cofnodion electronig, a nododd y byddai’r dull
hwn yn cael ei ddefnyddio ar gyfer archwiliadau’r dyfodol oherwydd y llwyddiant
a gafwyd. Mewn ymateb i awgrym gan Suzy, cytunodd Gareth i ystyried ffyrdd o
wahodd mewnbwn gan Aelodau ar gyfer archwiliadau o dreuliau yn y dyfodol i
helpu i gynyddu eu dealltwriaeth o’r broses. |
|
Siarter Archwilio Mewnol a chydymffurfiaeth y broses archwilio mewnol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus Cofnodion: ARAC
(02-21) Papur 4 – Papur eglurhaol i gyd-fynd â’r Siarter Archwilio Mewnol ARAC (02-21) Papur 4 – Atodiad A – Siarter Archwilio Mewnol 2021 6.1
Cyflwynodd Gareth ei bapur, gan bwysleisio bod gwasanaeth
Archwilio Mewnol Comisiwn y Senedd yn gyffredinol yn cydymffurfio â Safonau
Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Yn unol â gofynion Safonau Archwilio
Mewnol y Sector Cyhoeddus, gofynnwyd i’r Pwyllgor gymeradwyo’n ffurfiol Siarter
Archwilio Mewnol y Comisiwn. Cadarnhaodd Gareth nad oedd ei adolygiad blynyddol
o’r siarter wedi arwain at unrhyw newidiadau sylweddol. 6.2
Wrth ymateb i gwestiynau ar ganfod twyll a chynnig
hyfforddiant priodol, eglurodd Gareth a Nia eu dull cydweithredol o roi
sicrwydd i Manon, fel y Swyddog Cyfrifyddu, ynghylch y rheolaethau sydd yn eu
lle. Cafodd y Pwyllgor ei atgoffa am yr hyfforddiant a’r gweithgarwch parhaus i
godi ymwybyddiaeth ymhlith y swyddogion perthnasol, gan gynnwys aelodau o’r tîm
Cyllid a’r cydgysylltwyr cyllid ym mhob maes gwasanaeth. Ychwanegodd Mark
Neilson fod hyfforddiant cyffredinol ynghylch seiberddiogelwch, sy’n cynnwys
canfod twyll, hefyd yn cael ei gynnig i staff drwy gydol y flwyddyn. Hefyd,
cafodd y Pwyllgor ei atgoffa gan Archwilio Cymru o’i ganllawiau ei hun ynghylch
arfer da o ran twyll, gan amlinellu astudiaeth achos ddiweddar lle’r oedd
twyllwyr yn camddefnyddio e-byst gan gyflenwyr. Cynigiodd Gareth i rannu’r
amryw ganllawiau ynghylch twyll ag aelodau’r Pwyllgor. 6.3
Nododd y Cadeirydd fod dull sy’n seiliedig ar rannu
cyfrifoldeb yn arfer cyffredin yng nghyrff y sector cyhoeddus, ond awgrymodd y
dylid parhau i ganolbwyntio ar y mater hwn yn y dyfodol. 6.4
Diolchodd y Pwyllgor i Gareth am y diweddariad a
chymeradwyodd y Siarter Archwilio Mewnol ar gyfer 2021. |
|
Datganiad ac Adroddiad Blynyddol ar Archwilio Mewnol Cofnodion: ARAC (02-21) Papur 5 – Datganiad ac
Adroddiad Blynyddol ar Archwilio Mewnol ar gyfer 2020-21 7.1
Cyflwynodd Gareth ei bapur, sy’n rhoi trosolwg o’r gwaith
a wnaed gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn yn gorffen ar 31
Mawrth 2021. Nododd y Pwyllgor fod rhai archwiliadau a gynlluniwyd wedi’u
gohirio oherwydd COVID-19, ond cafodd y gwaith a wnaed ar sicrwydd mewn amser
real ei groesawu. Roedd y gwaith hwn wedi cynnwys llunio adroddiadau i fyfyrio
ar ymateb y Comisiwn i’r pandemig COVID-19 ac adolygiad o’r camau a gymerwyd
gan y Comisiwn i reoli risgiau a materion eraill yn ystod y pandemig. 7.2
Croesawodd y Pwyllgor y ffaith bod y Comisiwn wedi parhau
i ymateb yn gadarnhaol i’r argymhellion ar archwilio, a oedd yn deyrnged i’r
diwylliant corfforaethol yn ehangach. 7.3
Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am ei ddiweddariad, gan
nodi faint o waith a wnaed a’r sicrwydd a roddwyd ynghylch y rheolaethau sydd
yn eu lle. 7.4
Wrth ymateb i gwestiynau ar y sgôr gymedrol o ran
sicrwydd yn gyffredinol yn ei adroddiad blynyddol, nododd Gareth fod hyn yn
asesiad teg o’r sefyllfa yng ngoleuni’r archwiliadau a gynhaliwyd. Cafwyd sgôr
sylweddol o ran sicrwydd mewn rhai o’r archwiliadau hyn, ond roedd rhai eraill
wedi’u gohirio oherwydd yr amgylchiadau heriol. |
|
Adroddiad blynyddol ar dwyll Cofnodion: ARAC (02-21) Papur 6 – Adroddiad blynyddol ar dwyll 8.1
Cyflwynodd Gareth ei adroddiad blynyddol ar dwyll i’r
Pwyllgor. Roedd y camau i roi sicrwydd yn y maes hwn, yn ogystal â’r manylion
am hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth o dwyll, eisoes wedi’u trafod yn ystod
eitem 5 ar yr agenda. 8.2
Nododd y Pwyllgor yr achos diweddar pan roedd rheolaethau
mewnol a’r camau i fonitro gwariant gan Aelodau wedi helpu staff i ganfod bod
asedau’r Comisiwn yn cael eu dwyn, gan arwain at ymchwiliad gan yr awdurdodau
priodol. Disgrifiodd Arwyn sut oedd y rheolaethau sy’n llywio’r broses o
archebu offer swyddfa ar gyfer swyddfeydd yr Aelodau wedi’u cryfhau ymhellach i
atal hyn rhag digwydd eto yn y dyfodol. Ychwanegodd fod y rheolaethau
ychwanegol hyn wedi cryfhau gwaith arolygu’r Bwrdd Taliadau ac wedi arwain at
ragor o dryloywder. 8.3
Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am y diweddariad a chafodd
yr adroddiad ei nodi gan y Pwyllgor. |
|
Adroddiadau archwilio mewnol diweddaraf Cofnodion: ARAC (02-21) Papur 7 – Rheoli asedau TGCh ARAC (02-21) Papur 8 – Seiberddiogelwch 9.1
Cyflwynodd Gareth yr adroddiad archwilio mewnol ar reoli
asedau TGCh. Prif ffocws yr adolygiad hwn oedd rheoli dyfeisiau cyfryngau cludadwy,
sydd wedi’u nodi gan y tîm TGCh fel risg bosibl, yn enwedig oherwydd y ffyrdd
newydd o weithio. Rhoddwyd sgôr ‘sicrwydd sylweddol’, gyda’r tîm TGCh yn derbyn
dau argymhelliad. Amlinellodd Gareth y gwaith ychwanegol i wella’r defnydd o
wybodaeth reoli a’r broses adolygu gydag Aelodau newydd a’u staff, y disgwylir
iddi fynd rhagddo yn ystod y flwyddyn. 9.2
Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch cael gwared ar asedau
mewn ffordd ddiogel a chynaliadwy, nododd Gareth ei fod wedi cael sicrwydd gan
Reolwr Cynaliadwyedd y Comisiwn, y tîm Rheoli Ystadau a Chyfleusterau a’r tîm
TGCh ynghylch effeithiolrwydd y trefniadau sydd wedi’u gwneud â chyflenwr
trydydd parti. 9.3
Cyflwynodd Gareth yr adroddiad archwilio ar
seiberddiogelwch a luniwyd gan TIAA. Eglurodd fod archwiliad o’r maes hwn, sy’n
uchel o ran risg, yn cael ei gynnal bob blwyddyn, a bod cwmpas pob archwiliad
o’r fath wedi’i seilio ar drafodaethau â’r Pennaeth TGCh. Nodwyd mai’r ffocws
eleni oedd trefniadau wrth gefn ac adfer, a oedd yn cynnwys gwneud cymhariaeth
â’r canllawiau ynghylch arfer gorau a ddarparwyd gan y Ganolfan
Seiberddiogelwch Genedlaethol. 9.4
Daeth yr adolygiad i’r casgliad bod y Comisiwn wedi
gwneud cynnydd sylweddol wrth weithredu datrysiad wrth gefn a oedd yn welliant
sylweddol ar y datrysiad blaenorol. Rhoddwyd sgôr gyffredinol o ‘sicrwydd
cymedrol’ a derbyniodd y tîm rheoli chwe argymhelliad. Croesawodd y Pwyllgor pa
mor drylwyr oedd yr adroddiad. 9.5
Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor,
cadarnhaodd Mark Neilson y sicrwydd a roddwyd o ran diogelwch y rhwydwaith, y
camau sylweddol sydd wedi’u cymryd i ddiogelu gweinyddion oddi ar y safle a
threfniadau ar gyfer parhad busnes, adfer ar ôl trychineb a gwneud copïau wrth
gefn, gan gynnwys tapiau gwaddol wrth gefn. Roedd hyn yn cynnwys rhoi sicrwydd i’r
tîm rheoli ynghylch y risgiau o ran maleiswedd a datrys problemau y tu hwnt i
oriau gwaith arferol. Hefyd, nododd fod gwydnwch y system wedi’i gynyddu drwy
aelodaeth o drefniadau ehangach y sector cyhoeddus, a chytunodd i wahodd
cynrychiolydd i ddod i gyfarfod yn y dyfodol. 9.6
Diolchodd y Pwyllgor i Mark am y sicrwydd ychwanegol, a
nododd yr aelodau eu bod yn falch o ymateb y tîm rheoli, er nad oedd lefelau’r
sicrwydd mor uchel ag yr oeddent wedi eu disgwyl. Roeddent yn gwerthfawrogi bod
y seilwaith TGCh o dan fygythiad drwy’r amser ac roeddent yn ddiolchgar am holl
ymdrechion Mark a’i dîm i reoli risgiau o ran seiberddiogelwch. Nodwyd y
byddai’r Pwyllgor yn croesawu cael y wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith i
weithredu’r datrysiad wrth gefn. |
|
Canfyddiadau sy'n dod i'r amlwg a chyngor i'r Swyddog Cyfrifyddu ynghylch cyflwyno'r cyfrifon a'r adroddiad blynyddol drafft i'r Comisiwn Cofnodion: ARAC (02-21) Papur 9 – Diweddariad
gan Archwilio Cymru 10.1
Croesawodd y Cadeirydd swyddogion Archwilio Cymru i’r
cyfarfod, gan longyfarch Ann-Marie am ei dyrchafiad diweddar i fod yn
Gyfarwyddwr Gweithredol Gwasanaethau Archwilio o fewn Archwilio Cymru. 10.2
Rhoddodd Ann-Marie wybod i’r Pwyllgor y byddai Steve
Wyndham yn dychwelyd i weithio ar gyfrifon yn y sector iechyd dros dro oherwydd
y gyfran sylweddol uwch o waith yn y sector hwnnw ar hyn o bryd. I sicrhau
elfen o barhad, byddai’r cyfrifoldeb dros archwilio Cyfrifon y Comisiwn yn cael
ei drosglwyddo yn ôl i’w ragflaenydd, sef Gareth Lucey. Roedd swyddogion
Archwilio Cymru yn ymddiheuro am y newid hwn mewn personél, yn enwedig ar ganol
archwiliad, ac roeddent yn ddiolchgar i aelodau’r Comisiwn am eu dealltwriaeth. 10.3
Cyflwynodd Steve y papur, a oedd yn cynnwys y wybodaeth
ddiweddaraf am waith archwilio cyllidebol sy’n mynd rhagddo ac sydd yn yr
arfaeth. Cadarnhaodd bod y ffi archwilio heb newid o’r flwyddyn flaenorol, ond
nododd mai amcangyfrif oedd hwn, hyd nes yr oedd y gwaith wedi’i gwblhau. Nid
oedd unrhyw beth neilltuol i’w nodi yn y gwaith archwilio a wnaed hyd yn hyn, a
chydweithiodd yr archwilwyr, Nia, y tîm Cyllid a Gareth Watts yn dda. Cafwyd
cadarnhad eu bod yn disgwyl dechrau’r gwaith o archwilio’r Cyfrifon ar 10 Mai. 10.4
Croesawodd y Pwyllgor y wybodaeth am raglen waith
ehangach yr Archwilydd Cyffredinol a oedd wedi’i chynnwys yn y papur, gan
gynnwys gwybodaeth am y Good Practice Exchange. |
|
Adroddiad blynyddol a datganiad llywodraethu drafft y Comisiwn ar gyfer 2020-21 Cofnodion: ARAC
(02-21) Papur 10 – Cyfrifon ac adroddiad blynyddol drafft 2020-21 – papur
eglurhaol ARAC
(02-21) Papur 10 – Atodiad A – Naratif yr adroddiad blynyddol drafft ARAC
(02-21) Papur 10 – Atodiad B – Datganiad o gyfrifon drafft ARAC (02-21) Papur 10 – Atodiad C – Datganiad llywodraethu blynyddol drafft 11.1
Amlinellodd Arwyn Jones
yr adran ar naratif yr adroddiad blynyddol drafft, sydd, fel ag yn ystod y
flwyddyn flaenorol, yn cynnwys tabl i grynhoi gweithgarwch a dadansoddiad cryno
o berfformiad yn ystod y flwyddyn. Yn anochel, canolbwyntiwyd ar y ffordd y
mae’r sefydliad wedi ymateb i’r pandemig mewn ffordd ystwyth a chadarnhaol. Y
ffocws yn y dyfodol fyddai cynnwys y ffyrdd newydd o weithio hyn ym musnes
arferol y Comisiwn. 11.2
O ran y datganiad o
gyfrifon, pwysleisiodd Nia fod y datganiad hwn wedi’i gyflwyno er gwybodaeth am
y fformat yn unig mor gynnar â hyn yn y broses. Ychwanegodd fod y targedau a
amlinellwyd yng Nghynllun Archwilio 2020-21 wedi’u cyrraedd ac y byddai’r
cyfrifon terfynol yn barod i gael eu cyflwyno’n ffurfiol i’r Pwyllgor yn ystod
ei gyfarfod ar 18 Mehefin 2021. 11.3
Cafodd y Comisiwn ei gymeradwyo gan y
Pwyllgor am ei berfformiad neilltuol yn ystod blwyddyn neilltuol. Soniodd
aelodau’r Pwyllgor am hyd yr adran naratif a pha mor rhwydd oedd hi i’w
darllen, ond roeddent yn cydnabod bod y canllawiau o ran arfer da wedi’u dilyn
yn ddiwyd wrth lunio’r cynnwys. Hefyd, gwnaethant awgrymu y dylid llunio
crynodeb gweithredol i ganolbwyntio ar y prif negeseuon, yn ogystal â chynnwys
manylion am wariant cyfalaf posibl ar yr ystâd. Roeddent hefyd o’r farn y
dylai’r adroddiad fod yn ddogfen friffio allweddol i’r Comisiynwyr newydd,
unwaith iddynt gael eu penodi. 11.4
Diolchodd Arwyn i
aelodau’r Pwyllgor am eu hadborth adeiladol. O ran y gallu i ddarllen y naratif
yn rhwydd, amlinellodd gynlluniau i wneud yr adroddiad yn fwy rhyngweithiol yn
y dyfodol, gan wneud defnydd gwell o ddelweddau. O ran cynnwys a hyd yr
adroddiad, ychwanegodd Manon fod adborth cadarnhaol ar adroddiadau blaenorol
wedi dod i law gan Bwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a Phwyllgor Cyllid y Senedd. 11.5
Cytunodd swyddogion i drafod y
sylwadau penodol a wnaed yn ystod y cyfarfod, a chytunodd aelodau’r Pwyllgor i
anfon sylwadau manwl at y tîm Clercio erbyn 7 Mai. Cam
gweithredu: Aelodau’r Pwyllgor i anfon sylwadau manwl ar y cyfrifon a’r
adroddiad blynyddol drafft at y tîm Clercio erbyn 7 Mai. |
|
Diweddariad cyllidol Cofnodion: ARAC
(02-21) Papur 11 – Diweddariad cyllidol 12.1
Amlinellodd Nia Morgan y sefyllfa gyllidol
ddiweddaraf ar gyfer 2021-22 a’r sefyllfa gyllidol ddisgwyliedig ar gyfer
2021-22 a 2022-23. Disgwyliwyd mai 0.4 y cant fyddai alldro'r gyllideb
weithredol erbyn diwedd y flwyddyn, a oedd ymhell o fewn y targed o rhwng 0 y
cant ac 1.5 y cant. 12.2 Mewn
ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch cronni gwyliau, cadarnhaodd Nia fod
y cyfnod estynedig pan oedd gwaith y Comisiwn wedi’i oedi yn ystod y Nadolig
wedi gostwng y ffigur gofynnol o ran cronni gwyliau blynyddol, a bod y ffigur
yn y cyfrifon yn addasiad cyfrifyddol yn unig. |
|
Risg corfforaethol Cofnodion: ARAC (02-21) Papur 12 –
Risg corfforaethol ARAC (02-21) Papur
12 – Atodiad A – Crynodeb o’r gofrestr risg corfforaethol ARAC (02-21) Papur 12 – Atodiad B –
Risgiau corfforaethol sydd wedi’u nodi 13.1
Cyflwynodd Dave yr eitem hon, gan nodi bod y gofrestr
risg corfforaethol wedi’i hadolygu gan y Bwrdd Gweithredol ar 21 Ebrill, cyn
amlinellu’r newidiadau a gytunwyd. Ymatebodd swyddogion fel sydd wedi’i nodi
isod i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor ar risgiau penodol. 13.2
Roedd Dave yn fodlon â’r wybodaeth a nodwyd ar gyfer
disgrifio’r risg o ran diogelu data a difrifoldeb y risg hon, gan ychwanegu bod
adroddiadau llawnach yn cael eu cyflwyno i’r Bwrdd Gweithredol fel sail ar
gyfer ei adolygiadau. Amlinellodd yr heriau ynghylch cynnydd mewn pwysau gwaith
yn maes hwn, yn rhannol oherwydd newidiadau i weithgarwch ymgysylltu a
digwyddiadau oherwydd y pandemig, yn ogystal â’r paratoadau ar gyfer yr
etholiad a’r broses gynefino ar gyfer yr Aelodau newydd. Roedd hyn yn cynnwys
cefnogi timau ar draws y Comisiwn i gynnal asesiadau effaith a hysbysiadau
preifatrwydd, yn ogystal â chynnal ymwybyddiaeth o faterion o ran diogelu data. 13.3
O ran y risgiau sy’n gysylltiedig â chydymffurfio â
Chynllun Ieithoedd Swyddogol y Senedd, eglurodd Arwyn y byddai cyfathrebu’n
effeithiol ag Aelodau, eu staff a’r grwpiau gwleidyddol i drafod materion a
oedd yn codi, yn ogystal â’r prosesau a oedd ar waith i liniaru unrhyw
effeithiau, yn lleihau effeithiau unrhyw achos o ymddwyn yn groes i’r cynllun.
Roedd yr aelodau’n gwerthfawrogi cyfyngiadau’r llwyfannau presennol a’r
ymdrechion parhaus gan y Comisiwn i ddod o hyd i ddatrysiad technegol ar gyfer
pob cyfarfod. Atgoffodd Arwyn y Pwyllgor fod y mater hwn dim ond effeithio ar
gyfarfodydd preifat, a bod cyfieithu ar y pryd yn parhau i fod ar gael ar gyfer
holl fusnes cyhoeddus a ffurfiol y Senedd. Ychwanegodd fod camau eraill wedi’u
cymryd i leihau’r posibilrwydd o ymddwyn yn groes i’r cynllun, a bod
cydweithwyr o’r tîm TGCh yn parhau i weithio gyda Llywodraeth Cymru a Microsoft
i geisio dod o hyd i ddatrysiad. Hefyd, ailadroddodd y clod a gafwyd gan
Gomisiynydd y Gymraeg am y ffordd hon o weithio. 13.4
Eglurodd Siwan y byddai asesiad newydd yn cael ei gynnal
mewn perthynas â’r risgiau sy’n gysylltiedig ag ymadawiad y Deyrnas Unedig â’r
Undeb Ewropeaidd a’r newid cyfansoddiadol cysylltiedig. Ychwanegodd fod yr
ansicrwydd yn bodoli ar y lefel wleidyddol, ac nid oedd unrhyw bryderon
ynghylch gallu’r Comisiwn i wasanaethu Aelodau o’r Senedd a phwyllgorau’r
Senedd. 13.5
Eglurodd Dave y byddai’r risgiau sy’n gysylltiedig â
chapasiti corfforaethol yn cael eu hadolygu yng ngoleuni blaenoriaethau’r
Comisiwn wrth iddynt ddod i’r fei, yn ogystal â chyfyngiadau cyllidebol a’r
adolygiad nesaf o gapasiti. 13.6 O ran y risgiau mewn perthynas ag urddas â pharch, nododd y Pwyllgor fod Cod Ymddygiad newydd i Aelodau wedi’i gymeradwyo a chroesawodd y camau i ychwanegu’r egwyddor ynghylch ‘parch’. Nododd Siwan y byddai’r egwyddor hon yn rhan bwysig o’r sesiynau cynefino i Aelodau, sy’n cynnwys cyfle i gwrdd â’r Comisiynydd Safonau, gan ychwanegu bod adolygiad o’r weithdrefn ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 12. |
|
Proses rheoli risg Cofnodion: Diweddariad llafar 14.1
Croesawodd y Pwyllgor y cyfle hwn i drafod y broses
rheoli risg. Mewn ymateb i sylwadau gan aelodau’r Pwyllgor ynghylch rheoli
risgiau mewn ffordd integredig, eglurodd Dave fod trafodaethau ar lefelau
gwasanaeth, cyfarwyddiaeth a’r Bwrdd Gweithredol wedi cynnwys y cysylltiadau
a’r proffil risg cyffredinol. Fodd bynnag, roedd yn cydnabod ei bod yn bosibl
nad oedd hyn yn amlwg yn yr adroddiadau a gyflwynwyd i’r Pwyllgor. Cytunodd
Kathryn Hughes i edrych ar hyn mewn rhagor o fanylder. 14.2
Roedd y Cadeirydd yn fodlon bod y gofrestr yn ddeinamig,
a ddangosir gan y newidiadau yn y risgiau a’u sgoriau, a bod y risgiau sydd
wedi’u nodi, yn ogystal â’r sgoriau a roddwyd iddynt, yn briodol yn yr
amgylchiadau presennol. |
|
Crynodeb ymadael Cofnodion: ARAC (02-21) Papur 13 – Crynodeb ymadael 15.1
Mynegodd y Pwyllgor bryder nad oedd y Comisiwn wedi
profi’r farchnad ar gyfer gwasanaeth i gynnig hyfforddiant ac adnoddau dysgu a
datblygu. Roedd Ann Beynon hefyd am roi ar gofnod bod pryderon tebyg wedi’u
mynegi gan aelodau o Bwyllgor Cynghori’r Comisiwn ar Daliadau, Ymgysylltu a’r
Gweithlu. Mewn ymateb, nododd Dave y pryderon ac eglurodd fod y penderfyniad
wedi’i seilio ar ddealltwriaeth o’r farchnad, ansawdd a gwerth am arian y
cynnyrch, y cynnig ar-lein a’r posibilrwydd o wneud arbedion. Ychwanegodd fod y
ffaith bod seneddau eraill hefyd yn defnyddio’r cynnyrch hwn yn cynnig
cyfleoedd da i gydweithio. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am dwyll a pholisïau chwythu'r chwiban Cofnodion: ARAC (02-21) Papur 14 – Y wybodaeth
ddiweddaraf am bolisi chwythu’r chwiban a pholisi twyll – papur eglurhaol ARAC (02-21) Papur 14 – Atodiad A –
Polisi twyll, llygredd a llwgrwobrwyo ARAC (02-21) Papur 14 – Atodiad B –
Polisi chwythu’r chwiban 16.1
Cafwyd cadarnhad gan Gareth nad oedd unrhyw newidiadau
sylweddol wedi’u gwneud yn sgil ei adolygiad blynyddol o’r ddau bolisi. 16.2
O ran twyll, cyfeiriodd Gareth at gyhoeddiad y Swyddfa
Archwilio Genedlaethol, sef ‘Good Practice Guide on Fraud and Error’, a oedd
wedi’i rannu ag aelodau’r Pwyllgor yn y gorffennol. Roedd y cyhoeddiad hwn yn
cynnwys rhestr wirio y byddai Gareth yn ei hadolygu i benderfynu pa agweddau
sy’n berthnasol i’r Comisiwn. Ochr yn ochr â’r adolygiad hwn, roedd hefyd wedi
cwblhau ei adroddiad blynyddol ar dwyll, a oedd wedi’i gyflwyno o dan eitem 7. 16.3
Wrth adolygu polisi chwythu’r chwiban, roedd Gareth wedi
ystyried canllawiau gan Protect (enw newydd Public Concern at Work).
Ychwanegodd y byddai’n cynnal adolygiad llawnach o’r polisi hwn yn ystod
2021-22. Byddai hyn yn cynnwys trafod â chydweithwyr ym maes Adnoddau Dynol a
staff eraill sy’n rhan o’r gwaith o ddiweddaru polisïau’r Comisiwn ar urddas a
pharch yn y gweithle i sicrhau cyswllt addas â’r polisi hwn. 16.4
Nododd y Pwyllgor y diweddariadau gan Gareth, gan ategu’r
ffordd y mae’n ymdrin â’r gwaith hwn. |
|
Adroddiad blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth Cofnodion: ARAC
(02-21) Papur 15 – Adroddiad blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth 17.1
Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am adroddiad hynod
gynhwysfawr a chroesawodd y gwybodaeth ychwanegol am y cynllun marcio amddiffynnol. 17.2
Pwysleisiodd Dave yr heriau yn ystod y flwyddyn ddiwethaf
o ran gwneud y gwaith a oedd wedi’i flaenoriaethu, sef cydymffurfio â
deddfwriaeth diogelu data, a chodi ymwybyddiaeth o’r ddeddfwriaeth hon, yn
ogystal â’r gwaith ychwanegol a achoswyd gan y pandemig ac etholiadau’r Senedd.
O ran cyflwyno cynllun marcio amddiffynnol, amlinellodd Dave y cymhlethdodau
sy’n gysylltiedig â dod o hyd i ddatrysiad technegol sy’n ddigon hyblyg i
ymateb i wahanol anghenion o ran llif y wybodaeth ar gyfer staff y Comisiwn a’r
Aelodau. Er y byddai’r tîm yn parhau i weithio ar y materion hyn, ychwanegodd
fod y ffocws ar hyn o bryd ar baratoadau ar gyfer y Senedd newydd a llunio
canllawiau ar gyfer yr Aelodau. 17.3
O ran y sylwadau ar liniaru’r risgiau sy’n gysylltiedig â
rhannu data, cafwyd cadarnhad gan Dave fod Aelodau wedi croesawu’r gwaith o
fudo tuag at SharePoint a OneDrive oherwydd y nodweddion diogelwch a’r
hyblygrwydd sy’n gysylltiedig â’r rhaglenni hyn, ac ychwanegodd y byddai pob
Aelod bellach yn eu defnyddio. 17.4
Gofynnodd Suzy am y nifer o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth
a ddaeth i law’r Comisiwn o’i gymharu â chyrff cyhoeddus eraill. Cyfaddefodd
swyddogion fod nifer y ceisiadau a ddaeth i law’r Comisiwn yn is na’r
awdurdodau cyhoeddus, ond bod cymhlethdod a natur gwleidyddol y ceisiadau’n
golygu nad oedd y nifer yn adlewyrchiad gwirioneddol o’r gwaith a fu’n rhaid ei
wneud arnynt. 17.5
Nododd y Pwyllgor yr adroddiad blynyddol hwn a diolchodd
i Dave am y diweddariad. |
|
Adborth ar y drafodaeth yng nghyfarfod Pwyllgor Cynghori'r Comisiwn ar Daliadau, Ymgysylltu a'r Gweithlu Cofnodion: Diweddariad
llafar 18.1
Croesawodd Ann Beynon, fel aelod o’r Pwyllgor Cynghori, y
cyfle hwn i roi adborth ar ddau gyfarfod diwethaf y Pwyllgor hwnnw, yr oedd y
diweddaraf ohonynt wedi canolbwyntio’n bennaf ar drafodaethau ar daliadau i
uwch reolwyr. 18.2
Yn y cyfarfod ym mis Mawrth, trafododd y Pwyllgor
Cynghori y materion a ganlyn: -
cwmpas adolygiad o effeithiolrwydd y Pwyllgor Cynghori ar
Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu gan Gareth Watts, y byddai ei ganlyniadau’n
cael eu rhannu â’r Pwyllgor hwn; -
trefniadau i gynnal cyfarfod yn ystod yr haf i gynllunio
senarios; -
sut i gefnogi’r adolygiad o bolisi urddas a pharch y
Comisiwn yn ystod yr hydref; -
canlyniad yr adolygiad ‘pwls’ llesiant diweddaraf, gan
nodi bod bellach modd meincnodi yn erbyn sgoriau cyrff cyhoeddus eraill a bod y
sgôr gyffredinol ar gyfer bodlonrwydd yn ffafriol o’i chymharu â sefydliadau
eraill; -
ffyrdd o ymdrin ag anghydraddoldeb
economaidd-gymdeithasol a chynyddu cynrychiolaeth gan bobl dduon, Asiaidd a
lleiafrifoedd ethnig ymhlith staff y Comisiwn, gan gynnwys y posibilrwydd o
wneud ymarfer meincnodi yn erbyn sefydliadau eraill, y byddai’n rhaid iddo
ystyried y lefelau cymharol isaf o drosiant ymhlith y staff; a -
strategaeth cyfathrebu ac ymgysylltu y Comisiwn. 18.3
Roedd Ann a Chadeirydd y Pwyllgor Cynghori yn ddiweddar
wedi bod yn rhan o’r broses i recriwtio ar gyfer dwy swydd uwch o fewn y
Gyfarwyddiaeth Ymgysylltu. Roeddent wedi’u siomi ar yr ochr orau gan safon y
ceisiadau, gan arwain iddynt fod yn falch o’r cyfle i fod yn rhan o’r broses. 18.4
Diolchodd y Cadeirydd i Ann am yr adborth hwn a nododd y
cynnydd da sydd wedi’i wneud ar raglen waith y Pwyllgor Cynghori. |
|
Adroddiad blynyddol y Pwyllgor ar gyfer y Comisiwn a'r Swyddog Cyfrifyddu Cofnodion: Eitem lafar 19.1
Gofynnwyd i aelodau’r Pwyllgor wneud sylwadau ar gynnwys
adroddiad blynyddol y Pwyllgor, a chyfrannu at y cynnwys hwn, a fyddai’n cael
ei gyflwyno i’r Comisiwn newydd unwaith iddo gael ei benodi. Roedd copi o
adroddiad blynyddol y flwyddyn flaenorol wedi’i gynnwys yn y pecyn papurau ar
gyfer y cyfarfod hwn. 19.2
Awgrymodd y Cadeirydd y dylid cynnwys adolygiad o dymor
cyfan y Bumed Senedd i ddangos y gwaith yn ystod y cyfnod hwnnw a’r ffordd y
mae’r Pwyllgor wedi esblygu. Cyfeiriodd Ann at bwysigrwydd dwyn sylw’r
Comisiynwyr newydd at rôl y Pwyllgor o ran herio’r drefn mewn ffordd adeiladol
a chytbwys. Ychwanegodd Suzy ei bod yn bwysig cyfleu diben yr adroddiad i’r
Comisiynwyr newydd, gan gyfeirio at gryfder cyffredinol y gweithdrefnau o ran
llywodraethu. 19.3
Gofynnodd y Cadeirydd i aelodau’r Pwyllgor anfon unrhyw
sylwadau at y tîm Clercio erbyn 7 Mai. Cam gweithredu: Sylwadau
ar adroddiad blynyddol y Pwyllgor i gael eu hanfon at y tîm Clercio erbyn 7
Mai. |
|
Blaenraglen Waith Cofnodion: ARAC
(02-21) Papur 16 – Blaenraglen waith 20.1
Nid oedd y Pwyllgor am wneud unrhyw newidiadau i’w
flaenraglen waith. 21.0 Eitem 20 – Unrhyw fater arall Eitem
lafar 21.1
Ni chodwyd unrhyw fater arall. Roedd swyddogion
Archwilio Cymru yn bresennol ar gyfer sesiwn breifat ag aelodau’r Pwyllgor ar
ôl i’r trafodion ffurfiol ddod i ben. Ni chafodd unrhyw gofnodion eu cadw. Disgwylir
i’r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 18 Mehefin 2021. |