Agenda item

Eitem lafar (yn cyfeirio at y diweddariad yn y Gofrestr Risg Gorfforaethol)

7.1 Gwahoddodd y Cadeirydd Siwan Davies i gyflwyno’r eitem hon a chroesawodd Richard Thomas, Rheolwr Gweithredu Newid Cyfansoddiadol i’r cyfarfod. Eglurodd Siwan brofiad Richard o roi gweithgarwch diwygio blaenorol ar waith, sut yr oedd wedi cefnogi’r Pwyllgor Diben Arbennig ar Ddiwygio’r Senedd a’i rôl yn rheoli’r broses o gyflawni’r cam nesaf hwn o’r agenda ddiwygio a’r risgiau cysylltiedig.

7.2 Croesawodd Siwan y cyfle hwn i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor ac i drafod y gwaith llywodraethu a’r heriau sy’n gysylltiedig â newid trawsnewidiol hollbwysig a hollgynhwysol. Amlinellodd elfennau amrywiol y cynigion diwygio a oedd yn cynnwys cynnydd yn nifer yr Aelodau o 60 i 96 a phroses etholiadol wahanol.

7.3 Cafodd adroddiad y Pwyllgor Diben Arbennig ar Ddiwygio’r Senedd, a gyhoeddwyd ar 30 Mai, ei drafod gan y Senedd yn y Cyfarfod Llawn ar 8 Mehefin. Cynigiwyd y cynnig i gymeradwyo’r argymhellion yn yr adroddiad, gyda 40 Aelod yn pleidleisio o blaid. Ystyriwyd ei bod yn annhebygol y byddai unrhyw gonsensws gwleidyddol ehangach o blaid diwygio yn cael ei gyflawni. Rhoddodd hyn fandad cryfach i Lywodraeth Cymru gyflwyno deddfwriaeth i ddeddfu’r cynigion diwygio erbyn 2026. Roedd disgwyl i’r Bil gael ei gyflwyno erbyn hydref 2023, a chael Cydsyniad Brenhinol erbyn haf 2024.

7.4 Dywedodd Siwan fod swyddogion y Comisiwn wedi bod yn gweithio gyda Llywodraeth Cymru i sefydlu trefniadau llywodraethu ar y cyd ar yr elfennau hynny o Raglen Diwygio’r Senedd lle mae buddiannau ar y cyd a dibyniaethau gwneud penderfyniadau yn bodoli, ac yn cefnogi cydweithio rhwng Llywodraeth Cymru a Chomisiwn y Senedd. Roedd y Llywydd wedi trafod y trefniadau llywodraethu ar y cyd gyda’r Prif Weinidog.

7.5 Roedd Bwrdd Gweithredol y Comisiwn wedi bod yn ystyried y trefniadau llywodraethu arfaethedig ar gyfer prosiectau Comisiwn y Senedd, a byddai’r manylion yn cael eu cyflwyno i’r Comisiwn ym mis Gorffennaf. Byddai trefniadau llywodraethu yn cynnwys cynllunio i gefnogi hynt deddfwriaeth (busnes fel arfer), diwygio gwasanaethau’r Comisiwn (ffyrdd o weithio) a diwygio busnes y Senedd. Byddai swyddogion Comisiwn y Senedd hefyd yn cefnogi prosiect diwygio’r Bwrdd Taliadau.

7.6 Amlinellodd Siwan rai o’r heriau allweddol, gan gynnwys y canlynol:

- yr angen i roi rhaglen drawsnewid fawr ar waith ar gyfer y Seithfed Senedd ochr yn ochr â chyflawni busnes fel arfer yn ystod y Chweched Senedd;

- cyfyngiadau ariannol;

- harneisio arbenigedd priodol; ac

- ymgysylltu â rhanddeiliaid, yn enwedig o ystyried bod sawl perchnogaeth a chyd-ddibyniaeth ynghlwm â phrosiectau amrywiol.

7.7 Rhoddodd Siwan sicrwydd i’r Pwyllgor ynghylch y cynllunio manwl sydd ar y gweill i gyflawni’r rhaglen ddiwygio a rheoli’r heriau yr oedd wedi’u hamlinellu. Byddai’r gwaith cynllunio yn ymgorffori trefniadau llywodraethu ar gyfer y Comisiwn, a gweithio ar y cyd â’r Bwrdd Taliadau Annibynnol a Llywodraeth Cymru ond gyda diffiniad clir.

7.8 Roedd y Pwyllgor yn cydnabod maint rhaglen Diwygio’r Senedd a’i heffaith hollgynhwysol ar ddarparu gwasanaethau’r Comisiwn. Roedd y Cadeirydd a’r aelodau’n awyddus i helpu mewn meysydd lle gallent ychwanegu gwerth a nodwyd y byddai Diwygio’r Senedd yn faes ffocws allweddol yn ei flaenraglen waith. Awgrymodd y Cadeirydd y byddai meysydd ffocws penodol yn ymwneud ag egluro a chyfathrebu perchnogaeth, trefniadau llywodraethu, gan gynnwys rolau a chyfrifoldebau, a materion adnoddau, gan gynnwys rheoli cyllideb yn effeithiol a defnyddio prosesau busnes.  

7.9 Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor am natur ryng-gysylltiedig rhaglenni Diwygio’r Senedd a Ffyrdd o Weithio, amlinellodd Ed Williams sut y byddai’r ddwy raglen yn adrodd i’r Bwrdd Gweithredol a fyddai’n rhoi cyngor ac argymhellion i’r Comisiwn. 

7.10 Cyfeiriodd aelodau'r Pwyllgor at natur ansefydlog y newidiadau trawsnewidiol mawr ar staff a’r angen am gyfathrebu effeithiol ac amserol. Roeddent hefyd yn pwysleisio pwysigrwydd cael adnodd wedi’i neilltuo ar gyfer rheoli rhaglenni a newid a llinellau atebolrwydd clir gydag Uwch Swyddog Cyfrifol (SRO). Rhoddodd Ed sicrwydd ynghylch y broses rheoli newid sy’n cael ei hystyried gan y Bwrdd Gweithredol, a fyddai’n cynnwys elfennau cyfathrebu mewnol.

7.11 O ran cyfathrebu mewnol, sylweddolodd Siwan bwysigrwydd hysbysu staff am Ddiwygio’r Senedd a’r heriau a ddaeth yn sgil hyn, ochr yn ochr â chyflawni busnes fel arfer. Roedd y Cadeirydd o’r farn bod hyn wedi’i gyflwyno’n dda yn y cyfarfod holl staff diweddar a bod yr heriau wedi’u mynegi mewn ffordd nad oedd yn codi pryderon. Ychwanegodd Siwan fod ystyriaeth hefyd yn cael ei rhoi i gyfathrebu allanol, gan gynnwys gyda fforymau rhyng-seneddol gan y byddai’r agenda ddiwygio yn codi proffil y Senedd ac yn ennyn diddordeb ynddo. Nododd y Cadeirydd nad oedd unrhyw gynsail ar gyfer newidiadau mor uchelgeisiol a chytunodd y byddai deddfwrfeydd eraill yn cymryd diddordeb.

7.12 Cyfeiriodd Richard Thomas sylw at y pwysau posibl i gyflawni newid o fewn cyllidebau presennol a fyddai'n anochel yn golygu blaenoriaethu gwasanaethau wrth symud ymlaen. Ychwanegodd Siwan y byddai opsiynau adnoddau ar gyfer cefnogi Diwygio’r Senedd yn cael eu cynnwys yng nghyllideb 2023-24 yr oedd disgwyl i’r Comisiwn eu hystyried ym mis Gorffennaf. Hysbysodd y Pwyllgor hefyd am adolygiad capasiti sy’n cael ei gynnal gan y Bwrdd Gweithredol a’r Tîm Arwain, gyda Phenaethiaid Gwasanaeth yn cael y dasg o nodi arbedion effeithlonrwydd a defnydd hyblyg o adnoddau presennol..

7.13 Roedd y Cadeirydd yn cydnabod yr heriau sy’n gysylltiedig â Diwygio’r Senedd. Roedd yn hyderus yng ngallu’r Comisiwn i ymdrin â newid, o ystyried y cymhwysedd a ddangoswyd wrth gynllunio a chyflawni gweithgareddau cymhleth o dan amgylchiadau heriol, gan nodi’r ymateb hyblyg ac effeithiol i bandemig Covid-19 a phontio llwyddiannus i’r Chweched Senedd fel enghreifftiau.

7.14 O safbwynt llywodraethu, sicrwydd ac archwilio, ac o ystyried natur hollbresennol rhaglen Diwygio’r Senedd, byddai Gareth Watts yn cynnwys hyn yn ei gynllun archwilio mewnol. Byddai’n rhagweithiol wrth weithio gyda’r tîm i ddatblygu ffyrdd o ddarparu sicrwydd amser real, yn unol â Fframwaith Sicrwydd y Comisiwn. Byddai hefyd yn gweithio gyda Rheolwr Risg y Comisiwn, a oedd yn aelod o’i dîm, i ail-werthuso blaenoriaethau i sicrhau bod capasiti i gefnogi rheolaeth risg y rhaglen.

7.15 Cytunwyd y byddai Diwygio’r Senedd yn cael ei ychwanegu at flaenraglen waith y Pwyllgor fel eitem sefydlog. Cytunodd swyddogion i ddarparu diweddariadau i’r Pwyllgor wrth i gynlluniau ddatblygu ac i gyflwyno manylion y strwythur llywodraethu, gan gynnwys cysylltiadau â Llywodraeth Cymru, yng nghyfarfod yr hydref. 

Camau i’w cymryd

·       Y tîm clercio i sicrhau bod eitem sefydlog yn cael ei hychwanegu at y Flaenraglen Waith ar gyfer diweddariad corfforaethol ar Ddiwygio’r Senedd.

·       Siwan Davies i gyflwyno diagram strwythur llywodraethu (i gynnwys y strwythur tîm mewnol a chysylltiadau â Llywodraeth Cymru) yng nghyfarfod yr hydref.