Agenda item

ARAC (05-20) Paper 3 – Governance and Assurance update report

ARAC (05-20) Papur 3 - Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

4.1        Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd. Roedd wedi cymryd rhan mewn Fforwm Penaethiaid Archwilio Mewnol gyda'i gymheiriaid o bob rhan o sector cyhoeddus Cymru lle roedd y drafodaeth wedi canolbwyntio ar wahanol ddulliau o roi sicrwydd yn ystod Covid-19 a'r effaith a gafodd hyn ar gynlluniau archwilio mewnol. Roedd adolygiadau archwilio mewnol craidd wedi ildio i ddarnau o waith mwy ymgynghorol a ffocws ar yr heriau o gynnal trefniadau llywodraethu a sicrwydd effeithiol. Nodwyd y byddai'r rhan fwyaf o adroddiadau archwilio mewnol craidd yn cael eu cyflwyno yn y chwarter olaf.

4.2        Roedd y paratoadau ar gyfer casglu sicrwydd i lywio'r Datganiad Llywodraethu blynyddol ar gyfer 2020-21 bellach wedi mynd yn eu blaenau’n dda. Diolchodd Gareth i'w dîm am gwrdd â phob Pennaeth Gwasanaeth i drafod materion llywodraethu a sicrhau eu bod yn hollol barod ar gyfer drafftio eu Datganiadau Sicrwydd. Cynhaliwyd cyfarfod dilynol gyda'r tri Chyfarwyddwr ac anfonwyd e-bost comisiynu at y Penaethiaid Gwasanaeth. Roedd y templedi a'r canllawiau ar gyfer y datganiadau wedi'u haddasu i bwysleisio'r ffocws ar effaith Covid-19. Byddai cyfarwyddwyr yn drafftio eu datganiadau erbyn dechrau mis Ionawr a byddai diweddariad ar y cynnydd yn cael ei ddarparu yng nghyfarfod mis Chwefror 2021.

4.3        Cadarnhaodd Gareth ei fod wedi parhau i gydymffurfio â safonau archwilio mewnol a bod gwaith ar raglen archwilio fewnol 2020-21 yn mynd rhagddo. Roedd yr archwiliadau ar reoli risg a materion a rheoli asedau bron â chael eu cwblhau a byddai'r adroddiadau'n cael eu dosbarthu y tu allan i'r pwyllgor pan fyddant yn derfynol. Roedd Gareth yn hyderus y byddai'n cwblhau'r cynllun archwilio y cytunwyd arno erbyn mis Ebrill 2021 gan nodi, fel gyda sefydliadau eraill, y byddai'r rhan fwyaf o'r adroddiadau'n cael eu cyflwyno yn y chwarter olaf. Amlinellodd y byddai ei feysydd ffocws allweddol yn ystod y misoedd nesaf yn cynnwys seiberddiogelwch a chwmpasu'r archwiliad ar ddiwylliant cydymffurfio.

4.4        Mewn perthynas â'r archwiliad ar ddiwylliant cydymffurfio, cafodd aelodau'r Pwyllgor eu calonogi gan yr offeryn meta cydymffurfio a ddefnyddiwyd i fonitro derbyn y Rheolau Diogelwch TGCh wedi'u diweddaru. Gofynnodd aelodau'r pwyllgor am ehangu'r defnydd o offer cydymffurfio i Aelodau'r Senedd a'u staff. Mewn ymateb, dywedodd Gareth, gan fod y Comisiwn ond yn darparu gwasanaeth ymgynghorol i’r Aelodau mewn perthynas â pholisïau a gweithdrefnau na fyddai’n bosibl gorfodi hyn. Eglurodd hefyd fod yr archwiliad cydymffurfio mewn perthynas â staff y Comisiwn yn unig.

4.5        Hysbysodd Gareth y Pwyllgor ei fod, ar gais y Prif Weithredwr a'r Clerc, hefyd yn gwneud darn ychwanegol o waith ar adolygu'r set ddiwygiedig o Ddangosyddion Perfformiad Allweddol er mwyn i'r Comisiwn roi sicrwydd i'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus eu bod yn parhau i fod yn gadarn ac yn addas at y diben. Roedd yn rhagweld y byddai'n cwblhau'r gwaith hwn erbyn mis Chwefror 2021.

4.6        Yn gysylltiedig â'r archwiliad o reoli asedau, cwestiynodd aelodau'r Pwyllgor y canllawiau a roddwyd i’r Aelodau ynghylch diddymu, yn enwedig gwerth yr asedau sydd i'w dileu. Cadarnhaodd Dave nad oedd y canllawiau manwl wedi'u cytuno eto a bod y tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau yn cymharu nodiadau â Senedd yr Alban a Gogledd Iwerddon. Cytunodd Gareth i rannu canllawiau diddymu a phapurau perthnasol eraill gydag aelodau ARAC pan fyddant ar gael.

4.7        Trafodwyd chwythu'r chwiban yn fyr, a chroesawodd Gareth awgrym Ann Beynon ei bod yn rhannu manylion am ymarfer archwilio a meincnodi gydag ef. Atgoffodd Gareth y Pwyllgor fod y polisi chwythu'r chwiban yn cael ei gyflwyno i ARAC bob blwyddyn ac er na chafodd wybod am unrhyw achosion, roedd yn parhau i fod yn bwysig codi ymwybyddiaeth ar draws y sefydliad.

4.8        Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am ei gyfraniad ac anogodd ef i gymryd amser priodol i ganolbwyntio ar gynnal archwiliadau trylwyr, yn hytrach na glynu'n gaeth at amserlen y cynllun.

Camau gweithredu

·         (4.6) Cytunodd Gareth i rannu canllawiau diddymu a phapurau perthnasol eraill gydag aelodau ARAC pan fyddant ar gael.

·         (4.7) Gareth ac Ann Beynon i drafod polisi a gweithdrefnau chwythu'r chwiban y tu allan i'r pwyllgor.