Agenda item

ACARAC (03-18) Papur 3 – Adroddiad diweddaru archwilio mewnol

Eitem 4 - Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2017-18

ACARAC (03-18) Papur 4 – Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol a Barn 2017-18

Eitem 5 – Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol

ACARAC (03-18) Papur 5 – Adroddiad Twyll Archwilio Mewnol

Eitem 6 - Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf

ACARAC (03-18) Papur 6 – Adroddiad Archwilio Lwfansau Aelodau’r Cynulliad

3      

4      

5      

5.1     Cyflwynodd Gareth Watts y pedair eitem hyn i'r Pwyllgor. Cafodd ei adroddiad diweddaru ei nodi ac amlinellodd fod ei Adroddiad Blynyddol yn cynnig barn gyffredinol ar gyfer 2017-18 fod y fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth yn ddigonol ac yn effeithiol sy'n unol â disgrifiadau Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS). 

5.2     Tynnodd Gareth sylw at feysydd lle roedd ei waith wedi ychwanegu gwerth at y sefydliad, er enghraifft: sefydlu meini prawf blaenoriaethu; adolygiad o'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau a arweiniodd at newidiadau i'r strwythur llywodraethu; a'r Adolygiad Capasiti. Ychwanegodd fod cydnabyddiaeth dda yn gyffredinol o rôl cynghori yr Archwiliad Mewnol.

5.3     Hefyd, soniodd Gareth wrth y Pwyllgor am archwilydd dan hyfforddiant yn y tîm Llywodraethiant a Sicrwydd a ddylai fod yn gymwys erbyn diwedd y flwyddyn. Roedd y Pwyllgor yn croesawu hyn gan fod angen cymorth i Gareth ochr yn ochr â'r contract TIAA. Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch cymeradwy'r gwaith a gynhyrchwyd gan TIAA, eglurodd Gareth, fel y rheolwr contract, ei fod yn sicrhau ansawdd yr holl adroddiadau a gynhyrchir gan TIAA. Ychwangodd y byddai ef a Dave yn cymeradwyo'r archwiliadau am feysydd o fewn ei gylch gwaith, fel rheoli risg a llywodraethu gwybodaeth.

5.4     Roedd y Pwyllgor yn canmol y ffaith bod y rheolwyr wedi cwblhau'r holl argymhellion, gan gynnwys yr argymhellion yn ymwneud ag archwilio'r Rheolaethau Ariannol Allweddol, a gafodd eu gweithredu cyn i'r adroddiad gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor.

5.5     Gwnaeth y Pwyllgor annog Gareth i ganolbwyntio'n ychwanegol ar y Gyfarwyddiaeth Fusnes yn y dyfodol a pharhau i sicrhau nad oedd ei raglen archwilio ac annibyniaeth yn cael eu cyfaddawdu. 

5.6     Rhoddodd Gareth a Dave sicrwydd i'r Pwyllgor drwy ddisgrifio sut caiff annibyniaeth ei ddiogelu, fel yr amlinellir yn niweddariad y Siarter Archwilio Mewnol a gyflwynwyd yn flaenorol. Ychwanegodd Dave, yn ystod eu sesiynau dal i fyny wythnosol, trafodwyd gwaith Gareth yn drylwyr i sicrhau nad oedd unrhyw wrthdaro buddiannau a bod ei annibyniaeth wedi'i ddiogelu.     

5.7     O ran yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll, cadarnhaodd Gareth fod yr adroddiad yn cwmpasu contractwyr trydydd parti a systemau cerdyn ar-lein. Yn ystod 2017-18, ni chafodd unrhyw achosion o weithgareddau twyllodrus eu cyfeirio at sylw Gareth.

5.8     Yn dilyn gweithredu'r system ar-lein cerdyn caffael, ac yn dilyn yr archwiliad Rheolaethau Ariannol Allweddol, parhaodd Nia i sicrhau bod Penaethiaid Gwasanaeth yn cymeradwyo pryniannau a wneir gan ddefnyddio'r cardiau i leihau unrhyw oedi.  

5.9     Eitem olaf Gareth oedd adroddiad archwilio Lwfansau Aelodau’r Cynulliad. Roedd ei sgôr sicrwydd yn gymedrol, gyda phob un o'r pedwar argymhelliad yn cael eu derbyn. Roedd wedi'i sicrhau bod y tîm Cymorth Busnes i Aelodau (MBS) yn dilyn y prosesau a'r gweithdrefnau cywir, a bod y taliadau dyblyg (a wnaed gan gamgymeriad dynol) wedi'u cywiro. Byddai'n gwneud rhywfaint o waith ychwanegol ar werth am arian mewn perthynas â lwfansau Aelodau ym mis Awst.

5.10    Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch y sampl a ddefnyddiwyd ar gyfer yr archwiliad hwn, eglurodd Gareth fod y sampl wedi'i brofi'n sylweddol. Ychwanegodd fod y fframwaith rheoli cyfan wedi'i werthuso a bod ei adolygiad wedi ystyried y profion awtomataidd a phrofion eraill ar waith yn ogystal â gwybodaeth staff MBS. 

5.11    Croesawodd y Pwyllgor ddiweddariad Gareth a'r dulliau amddiffyn a roddwyd ar waith i ddiogelu ei annibyniaeth.