Agenda item

4.1        Cyflwynodd Gareth yr adroddiad ar yr adolygiad o reoli asedau sefydlog. Mae'r holl argymhellion wedi cael eu derbyn ynghyd â'r adroddiad dilynol ar yr adolygiad o reoli contractau cyfleusterau.

4.2        Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor mewn perthynas ag asedau sefydlog, sicrhaodd Nicola Callow y pwyllgor:

a.    y byddai cyfrifydd y Comisiwn yn gweithio gyda TGCh i nodi asedau yr oedd angen eu cyfalafu;

b.   y byddai asedau dros £5,000 yn cael eu cynnwys fel rhan o'r adolygiad interim o'r cyfrifon;

c.    y byddai rhifau cyfresol pob ased yn cael eu cofnodi cyn diwedd y flwyddyn; a

d.   bod asesiad o fod yn agored i risg o ran prydlesi wedi ei gynnal i baratoi ar gyfer unrhyw effaith.

4.3        Cyflwynodd Gareth yr adroddiad ar yr adolygiad recriwtio a gynhaliwyd mewn ymateb i gais gan y Prif Weithredwr.

4.4        Sicrhaodd Claire y Pwyllgor fod canlyniadau'r archwiliad yn cael eu defnyddio i lywio cyfres o welliannau. Byddai hyn yn cynnwys:

a.     datblygiad, gan y Bwrdd Rheoli, set o egwyddorion yn ymwneud â gwneud penderfyniadau ar gyfer recriwtio;

b.     sicrhau bod y polisïau, y prosesau a'r canllawiau yn gydlynol, yn hygyrch, yn cael eu hadolygu'n rheolaidd a bod staff yn eu deall;

c.     sicrhau bod y broses o fabwysiadu'r egwyddorion a'r polisïau, a'r rhesymau dros benderfyniadau'n ymwneud ag ymarferion recriwtio yn dryloyw;

d.     sicrhau bod adolygiadau trylwyr yn cael eu cynnal ar gyfer pob ymarfer recriwtio a fyddai'n cynnwys gwiriadau bod cofnodion wedi eu paratoi a'u cadw yn unol â'r rheolau rheoli cofnodion a deddfwriaeth diogelu data; ac

e.     annog gwell perchnogaeth o faterion yn ymwneud â recriwtio, datblygu a pherfformiad gan Benaethiaid Gwasanaeth.  

4.5        Cymeradwyodd y Pwyllgor yr ymagwedd hon a phwysleisiwyd pwysigrwydd tryloywder, tegwch, a chadw cofnodion effeithiol.

4.6        Cynigiodd y Cadeirydd hefyd weithio gyda'r Pennaeth Adnoddau Dynol i ddatblygu'r egwyddorion recriwtio ac adolygu'r polisïau a'r prosesau sylfaenol.  Byddai'r templed achos busnes recriwtio yn cael ei rannu gydag aelodau'r Pwyllgor.

4.7        Rhoddodd Gareth gyflwyniad am yr adroddiad ar y prosiect Cyflogres/Adnoddau Dynol.   Cynhaliwyd yr adolygiad gan Gareth a Gwyn Thomas, arbenigwr annibynnol. 

4.8        Roedd yr adolygiad hwn yn canolbwyntio ar lywodraethu'r prosiect, yn hytrach na swyddogaeth graidd y system.  Daeth Gareth i'r casgliad bod y cwmpas yn uchelgeisiol, yr adnoddau'n gyfyngedig, a'r amserlenni'n sefydlog.  Roedd y ffactorau hyn yn cyfrannu at oedi wrth gyflwyno cam 1 y prosiect Cyflogres/ Adnoddau Dynol. 

4.9        Nid oedd ei adroddiad yn tynnu sylw at  unigolion, ond yn amlygu argymhellion ynghylch cwestiynau a allai fod wedi cael eu codi gan y Bwrdd Buddsoddi a'r Bwrdd Rheoli. 

4.10     Roedd aelodau'r Pwyllgor yn synnu bod unigolion a oedd ag ychydig neu ddim profiad o reoli prosiectau wedi'u haseinio i'r prosiect pwysig a chymhleth hwn a bod atebion a oedd yn gwrth-ddweud ei gilydd gymaint yn cael eu rhoi i rai o'r cwestiynau a ofynnwyd i'r tîm prosiect. 

4.11     Roedd Claire yn siomedig ac yn rhwystredig nad oedd y prosiect hwn yn cael ei gyflawni i safon arferol prosiectau cymhleth, proffil uchel eraill o fewn y Comisiwn.  Sicrhaodd y Pwyllgor y byddai Uwch Swyddogion Cyfrifol a Rheolwyr Prosiectau'n cael eu dethol yn y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar gyfer prosiectau o'r maint hwn yn y dyfodol.   Cadarnhaodd Claire hefyd y byddai'n ysgrifennu at yr holl Uwch Swyddogion Cyfrifol newydd, gan nodi ei disgwyliadau ohonynt a byddai'n penodi mentoriaid lle byddai hynny'n briodol.   

4.12     Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am ei gyflwyniad a phwysleisiodd wrth swyddogion na ddylai cam 2 fwrw ymlaen heb graffu'n llawn ar y Ddogfen Cychwyn Prosiect (PID).  Dylai tîm y prosiect fanteisio ar waith craffu allanol er mwyn sicrhau llwyddiant yn well.         

4.13     Cytunwyd fod yn rhaid cwblhau pob argymhelliad archwilio mewnol o flynyddoedd blaenorol erbyn cyfarfod mis Chwefror.  

Camau gweithredu

-                   Nicola Callow i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am gofnodi rhifau cyfresol ar yr holl asedau sefydlog yng nghyfarfod mis Chwefror.

-                   Mike Snook i ddosbarthu'r templed achos busnes recriwtio i aelodau'r Pwyllgor.

-                   Mike Snook i ymgysylltu ag aelod o'r pwyllgor i ddarparu gwaith craffu allanol ar gyfer cam 2 y prosiect Adnoddau Dynol / Cyflogres, gan gynnwys adolygu'r Ddogfen Cychwyn Prosiect.

-                   Mike Snook i adrodd yn ôl am y cynnydd o ran gweithredu'r argymhellion ar gyfer cam 1 y prosiect Adnoddau Dynol / Cyflogres.

-                   Gareth Watts i adrodd ar gymeradwyo'r holl argymhellion archwilio mewnol o flynyddoedd blaenorol yng nghyfarfod mis Chwefror.