Agenda a Chofnodion

Papur 1 – Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 16 Mawrth

-       Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod. Ni chafwyd ymddiheuriadau.

-       Soniodd y Cadeirydd yn fyr am gyfarfodydd cadarnhaol y Grŵp Cynrychiolwyr a’r sesiynau galw heibio i'r Aelodau a gynhaliwyd ar 17 Mai. Dywedodd fod Grwpiau Cynrychiolwyr yn gwerthfawrogi'r dull newydd o weithredu a'r wybodaeth ychwanegol a gafwyd ymlaen llaw.

-       Soniodd y Cadeirydd am y cyfarfod rhwng cyrff taliadau’r pedair deddfwrfa yn y DU ar 26 Ebrill. Cytunodd y Bwrdd ei bod yn drafodaeth gychwynnol dda ac y byddai angen trafodaethau ychwanegol, mwy strategol. Nododd y Cadeirydd ei bod yn bwysig i’r timau Clercio hefyd rannu gwybodaeth â swyddogion cyfatebol.

-       Estynnodd y Cadeirydd longyfarchiadau i Craig Griffiths ar ei swydd newydd dros dro fel Pennaeth Cymorth Busnes i’r Aelodau.

-       Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 16 Mawrth.

Cam i’w gymryd:

-       Cyhoeddi cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 26 Mai.

Papur 2 – Diweddariad – Diwygio’r Senedd

-       Trafododd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf a’r meysydd yr hoffai eu hystyried ymhellach fel rhan o’i raglen waith strategol.

-       Cytunodd y Cadeirydd i ysgrifennu at y Llywydd i barhau â’r drafodaeth ar ddiwygio’r Senedd ac i rannu rhestr o faterion a godwyd gan Aelodau sydd efallai’n gorgyffwrdd â gwasanaethau a ddarperir gan y Comisiwn

Cam i’w gymryd:

-       Yr Ysgrifenyddiaeth i ddrafftio llythyr gan y Bwrdd ar y Llywydd.

Papur 3 - Diweddariad ar y rhaglen waith strategol

Papur 3a – Er gwybodaeth – Cyflwyniad Mawrth 2023

-       Cafodd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf a chytunodd i rannu rhagor o wybodaeth am ei raglen waith ar wefan y Bwrdd Taliadau.

-       Nododd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf am recriwtio Uwch Ymchwilwyr, a byddai'r penodiad hwn yn helpu i sicrhau y gellid bwrw ymlaen â’r rhaglen waith hon i gyd-fynd â'r amserlen arfaethedig.

-       Roedd y Bwrdd yn fodlon ar yr egwyddorion drafft a dull aelodau'r Bwrdd o arwain gwaith adolygu thematig.

-       Trafododd y Bwrdd y dull o weithredu, y blaenoriaethau a'r amserlenni yng nghyd-destun y Rhaglen Waith Strategol, gan nodi y byddai amseriad a natur yr ymgynghoriad yn bwysig.

Camau i’w cymryd:

-       Yr Ysgrifenyddiaeth i ddiwygio’r Rhaglen Waith Strategol a’i chyhoeddi ar y wefan ar ôl i’r Bwrdd ei gymeradwyo.

-       Cynnwys y cynlluniau ymgynghori arfaethedig ar gyfer y rhaglen waith hon ym mhapur Cyfathrebu ac Ymgysylltu’r Bwrdd a gaiff ei gyhoeddi fis Gorffennaf. 

Papur 4 – Papur blaen

Papur 4a – Manyleb Drafft

-       Cytunodd y Bwrdd ar yr amserlen adolygu. Bydd tystiolaeth gychwynnol yn cael ei rhannu â’r Bwrdd ym mis Tachwedd 2023, i’w defnyddio i baratoi’r adolygiad blynyddol o’r Penderfyniad ar gyfer 2024, ac yna cyhoeddir adroddiad terfynol ym mis Mawrth 2024.

-       Trafodwyd rhan y Bwrdd yn y broses o asesu a dyfarnu contractau a chytunwyd i Mike Redhouse neu'r Cadeirydd ymgymryd â’r rôl hon. Bydd penderfyniad yn cael ei wneud y tu allan i’r cyfarfod.

-       Cytunodd y Bwrdd ar fanyleb y contract a'r meini prawf asesu, gyda phwysoliad perthnasol o 40% Cost a 60% Ansawdd ac ar bwysoli ac is-feini prawf Ansawdd.

-       Ystyriodd y Bwrdd y trafodaethau a gynhaliwyd yng nghyfarfodydd Grŵp Cynrychiolwyr Staff Cymorth ar 17 Mai. Trafodwyd sut roedd yn bwriadu ymgysylltu â’r Aelodau, staff cymorth yr Aelodau a staff y grwpiau yn ystod y broses adolygu a chytunodd, fel y trafodwyd yng nghyfarfodydd y grwpiau cynrychiolwyr, i gynnal cyfarfodydd briffio anffurfiol dros yr haf ac ymgysylltu’n fwy manwl ym mis Medi.

Camau i’w cymryd:

-       Yr Ysgrifenyddiaeth i ofyn am gadarnhad ynghylch yr aelod o'r Bwrdd a fyddai’n rhan o'r broses o asesu a dyfarnu’r contract.

-       Yr Ysgrifenyddiaeth i ymgysylltu â chynrychiolwyr yr undebau llafur a rhoi’r wybodaeth berthnasol iddynt drwy gydol yr adolygiad. 

Papur 5 – Diweddariad ar y gwaith symleiddio

-       Nododd y Bwrdd y wybodaeth ddiweddaraf, yn enwedig y gyd-ddibyniaeth ag adolygiadau thematig eraill a’r risgiau sy'n codi. Nododd y Bwrdd mai mater i Gomisiwn y Senedd oedd system cyflogau a hawliadau’r tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau, ac y byddai’r tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Bwrdd am unrhyw newidiadau arfaethedig i’r system.

-       Soniodd Hugh Widdis, arweinydd y Bwrdd mewn perthynas â’r adolygiad hwn, am y trafodaethau adeiladol a gafodd gyda Phrif Weithredwr IPSA, Ian Todd.

-       Trafododd y Bwrdd yr amserlen a awgrymwyd ar gyfer yr ymgynghoriad ynghylch yr adolygiad Symleiddio, a chytunodd arni’n amodol ar fân newidiadau.

Camau i’w cymryd:

-       Yr Ysgrifenyddiaeth i ddiwygio'r amserlen i sicrhau na fydd dim ymgynghori ym mis Awst, yn dilyn adborth gan y Grŵp Cynrychiolwyr.

-       Diwygio cylch gorchwyl yr adolygiad i ddangos cwmpas y gwaith y cytunwyd arno’n glir.

Papur 6 – Cynllun recriwtio arfaethedig

-       Trafododd y Bwrdd y dull y cytunwyd arno i recriwtio Cadeirydd y Bwrdd Pensiynau a chytunodd i fwrw ymlaen â’r broses recriwtio. 

-       Cytunodd y Bwrdd y dylid gofyn i ymgeiswyr gynnwys manylion eu ffi arfaethedig, a dweud a fyddent yn dymuno gosod eu hamodau a’u telerau penodi eu hunain mewn perthynas â’r rôl, ac y byddai hyn yn cael ei ystyried yng nghyd-destun y gwerth am arian y byddai pob unigolyn yn ei gynnig yn y rôl o ran eu gwybodaeth, eu sgiliau a’u profiad.  Cytunodd y Bwrdd y byddai cyfreithwyr y Bwrdd yn adolygu'r amodau a’r telerau y byddai’r ymgeisydd llwyddiannus yn eu cynnig i sicrhau eu bod yn dderbyniol.

-       Cytunodd y Bwrdd i enwebu naill ai’r Cadeirydd neu Mike Redhouse fel yr aelod o’r Bwrdd Taliadau a fyddai’n ymuno â’r panel recriwtio.  Cytunodd y Bwrdd y dylai’r trydydd aelod o’r panel, ochr yn ochr â’r Pennaeth Pensiynau, fod yn uwch aelod o staff yr adran Adnoddau Dynol, yn unol â’r broses recriwtio flaenorol ar gyfer swydd y Cadeirydd.

Camau i’w cymryd:

-       Yr Ysgrifenyddiaeth i ofyn am gadarnhad ynghylch yr aelod o'r Bwrdd a fyddai’n ymuno â’r panel recriwtio. 

-       Y Pennaeth Pensiynau i gysylltu â'r Prif Swyddog Pobl Dros Dro i enwebu Uwch Swyddog Adnoddau Dynol i ymuno â'r panel recriwtio a chynghori'r ysgrifenyddiaeth.

-       Y wybodaeth ddiweddaraf am recriwtio aelodau o’r Bwrdd ym mis Gorffennaf.

Papur 7 – Papur blaen

Papur 7a – Drafft o naratif yr Adroddiad Blynyddol

-       Cytunodd y Bwrdd ar gynnwys drafft yr adroddiad ac awgrymodd rhai eitemau ychwanegol i’w cynnwys.  Cytunodd y Bwrdd i gymeradwyo'r adroddiad yn ffurfiol y tu allan i'r cyfarfod er mwyn ei gyhoeddi ym mis Gorffennaf.

-       Cytunodd y Bwrdd ar ffurf newydd yr adroddiad - byddai’n cael ei drefnu o dan bob un o’r amcanion strategol y cytunwyd arnynt ar gyfer y Chweched Senedd, gan adlewyrchu ei ymrwymiad yn yr Adolygiad o Effeithiolrwydd Canol Tymor i gyflwyno adroddiad ar sail ei raglen waith strategol.

-       Cytunodd y Bwrdd ar ei waith cyfathrebu ac ymgysylltu i hyrwyddo’r adroddiad, gan gytuno i gynnal digwyddiad ar gyfer yr Aelodau a’u Staff Cymorth i roi cyfle iddynt roi sylwadau ar  adroddiad blynyddol y Bwrdd, a chytunodd ar ei raglen waith strategol ac i ystyried gwaith y Bwrdd am weddill ei dymor. 

Camau i’w cymryd:

-       Yr Ysgrifenyddiaeth i gylchredeg drafft diwygiedig i'r Bwrdd er mwyn iddo’i gymeradwyo cyn diwedd mis Mehefin i baratoi i'w gyhoeddi cyn y digwyddiad ymgysylltu ym mis Gorffennaf.

-       Yr Ysgrifenyddiaeth i gwrdd â Phenaethiaid Staff i dynnu sylw at y digwyddiad cyhoeddi rhithwir arfaethedig.

Papur 8 – Papur Blaen a Chynllun Ymateb Drafft

-       Nododd y Bwrdd y cynllun gweithredu, gan gynnwys ymrwymiad i’w adolygu a chyhoeddi diweddariad bob blwyddyn, a chytunodd arno. Yr Ysgrifenyddiaeth i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am hynt y cynllun gweithredu yng nghyfarfodydd y Bwrdd.

-       Awgrymodd y Bwrdd newidiadau i’w ‘siarter’ a chytunodd i’w gymeradwyo'n ffurfiol yn y cyfarfod ym mis Gorffennaf ochr yn ochr â phapur yn amlinellu dulliau’r Bwrdd o reoli risg.

-       Cytunodd y Bwrdd y dylid adolygu’r ‘siarter’ yn ffurfiol a’i chyhoeddi ar ddechrau tymor pob Bwrdd newydd.

-       Cytunodd y Bwrdd ar amserlen y cynllun gweithredu.

Camau i’w cymryd:

-       Yr Ysgrifenyddiaeth i ddiwygio ‘siarter’ y Bwrdd yn dilyn adborth ac i baratoi nodyn ar y dulliau o reoli risg erbyn cyfarfod y Bwrdd ym mis Gorffennaf. 

-       Yr Ysgrifenyddiaeth i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am hynt y gwaith ym mhob un o adroddiadau blynyddol y Bwrdd. 

Papur 9 - Papur diweddaru

-       Nododd y Bwrdd y papur diweddaru a’r flaenraglen waith.

-       Cytunodd y Bwrdd fod angen rhagor o wybodaeth am gylch gorchwyl y Pwyllgor cyn penderfynu ar gyflog Cadeirydd newydd Pwyllgor Diben Arbennig ar gyfer Cymru ar Ymchwiliad Covid-19.

-       Cytunodd y Bwrdd i gwrdd yng Nghaerdydd ym mis Gorffennaf a mis Hydref 2023 ac ymrwymodd i ymweld â swyddfeydd yr Aelodau yn y rhanbarthau yn ystod y flwyddyn nesaf.

Camau i’w cymryd:

-       Yr Ysgrifenyddiaeth i ofyn am ragor o wybodaeth am y Pwyllgor. 

-       Yr Ysgrifenyddiaeth i gynnwys cynlluniau ar gyfer ymweliadau rhanbarthol yn y papur Cyfathrebu ac Ymgysylltu a gaiff ei gyhoeddi fis Gorffennaf. 

10     Unrhyw fater arall

-       Gofynnodd y Cadeirydd am y wybodaeth ddiweddaraf am yr adolygiad o’r polisi Urddas a Pharch, gan nodi y bydd y Comisiwn yn ystyried yr adolygiad yn ei gyfarfod nesaf ar 19 Mehefin.

-       Nododd y Bwrdd fod y gallu i hawlio costau Treuliau Eithriadol a gyflwynwyd yn ddiweddar wedi dod i ben ar 8 Mai.

Camau i’w cymryd:

-       Yr Ysgrifenyddiaeth i anfon dogfennaeth Urddas a Pharch at y Cadeirydd fel aide memoire.

-       Y gwasanaeth Ymchwil i ddiweddaru’r rhagolwg economaidd erbyn cyfarfod y Bwrdd ym mis Gorffennaf.