Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Videoconferece (on Microsoft Teams)

Cyswllt: Lleu Williams 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniad y Cadeirydd

Cofnodion:

1.1         Croesawodd y Cadeirydd swyddogion ac aelodau’r Bwrdd i'r cyfarfod.

1.2        Rhoddodd y Cadeirydd ddiweddariad i'r Bwrdd ar ei chyfarfod â Swyddog Cyfrifyddu a Chomisiynydd Safonau Dros Dro Comisiwn y Senedd ynghylch y rheolau ar ddefnyddio adnoddau'r Senedd.

1.3        Nododd y Bwrdd ddiweddariad ynghylch ymweliadau rhithwir â swyddfeydd etholaethol. Cytunodd y Bwrdd i ehangu cwmpas yr ymweliadau hyn.

1.4        Cytunodd y Bwrdd ar gofnodion cyfarfod mis Rhagfyr yn amodol ar un newid i baragraff 3.3.

1.5        Nododd y Bwrdd ddiweddariad ar Covid-19 a chytunodd nad oedd angen unrhyw newidiadau pellach i'r gefnogaeth a ddarperir i'r Aelodau ar hyn o bryd. Cytunodd y Bwrdd i ofyn i’r Aelodau a grwpiau cynrychiolwyr staff cymorth yr Aelodau a oedd unrhyw faterion yn codi yn ymwneud â'r pandemig y dylai'r Bwrdd eu hystyried. Gofynnodd y Bwrdd am gynnwys amlinelliad o'r gefnogaeth a ddarperir yn y bwletin Cymorth Busnes i’r Aelodau nesaf.

1.6        Gohiriodd y Bwrdd y drafodaeth ynghylch ymddiriedolwyr y Bwrdd Pensiynau i'r cyfarfod nesaf.

1.7        Cytunodd y Bwrdd i ystyried yr hysbysiad diogelu data a phreifatrwydd newydd drwy e-bost.

1.8        Trafododd y Bwrdd ddyddiadau ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol y tu hwnt i fis Mai a chytunodd i ystyried cynnal diwrnod cwrdd i ffwrdd strategol ddechrau mis Gorffennaf 2021.

Camau i’w cymryd:

·         Ysgrifenyddiaeth i gyhoeddi cofnodion diwygiedig.

·         Ysgrifenyddiaeth i ofyn i Grwpiau Cynrychiolwyr am eitemau ar gyfer yr agenda.

·         Ysgrifenyddiaeth i gynnwys trafodaeth ar benodi ymddiriedolwr y Bwrdd Pensiynau yng nghyfarfod mis Mawrth.

·         Ysgrifenyddiaeth i ddosbarthu hysbysiad diogelu data a phreifatrwydd newydd drwy e-bost i'w gymeradwyo.

·         Ysgrifenyddiaeth i gynnwys dyddiadau y cytunwyd arnynt yn y blaengynllun gwaith.

 

2.

Deddfwriaeth frys ar etholiad y Senedd

Cofnodion:

2.1        Cafodd y Bwrdd ddiweddariad ar y darpariaethau sydd wedi'u cynnwys ym Mil Etholiadau Cymru (Coronafeirws) yn dilyn ei gyhoeddi ddydd Mercher 27 Ionawr.

2.2        Cytunodd y Bwrdd i drafod yr effeithiau sy'n codi o'r Bil gyda Chomisiwn y Senedd cyn gwneud unrhyw benderfyniadau terfynol. Yn y cyfamser, cytunodd y Bwrdd ar ddau benderfyniad er mwyn rhoi sicrwydd i'r Aelodau:

·         Cytunodd y Bwrdd y gall yr Aelodau hynny sydd wedi cyhoeddi eu bod yn sefyll i lawr yn yr etholiad nesaf oedi cyn dechrau'r broses ddirwyn i ben chwe wythnos tan ddechrau'r broses ddiddymu fyrrach. Cytunodd y Bwrdd pe bai'r Aelodau hynny angen mwy o amser i ddirwyn eu swyddfeydd i ben, y dylent geisio cytundeb gyda’r tîm Cymorth Busnes i Aelodau, hyd at y tri mis uchaf a amlinellir yn y Penderfyniad.

·         Cytunodd y Bwrdd i ymestyn hyd hwyaf contractau staff tymor penodol o 18 mis i 22 mis. Bydd yr estyniad dros dro hwn yn dod i ben ar ddyddiad yr etholiad.

2.3        Cytunodd y Bwrdd i ddychwelyd at y mater hwn unwaith y bydd y Bil wedi'i basio gan y Senedd.

Camau i’w cymryd:

·         Ysgrifenyddiaeth i gynnwys penderfyniadau'r Bwrdd yn y llythyr ar ôl y cyfarfod ac mewn gohebiaeth â Chomisiwn y Senedd a Suzy Davies AS.

·         Ysgrifenyddiaeth i baratoi cyngor i'r Bwrdd ei ystyried yn y cyfarfod nesaf.

 

3.

Diogelwch yr Aelodau yn y Chweched Senedd

Eitem i’w gadarnhau

Cofnodion:

3.1        Croesawodd y Bwrdd Kevin Tumelty a James Attridge i'r cyfarfod.

3.2        Nododd y Bwrdd y fframwaith cyffredinol a'r ystyriaethau ar gyfer diogelwch yn y Senedd a'r materion y mae'n gyfrifol am eu sicrhau nawr ac yn y tymor nesaf.

3.3        Nododd y Bwrdd y byddai'r dull o ran diogelwch yn y tymor nesaf yn parhau gyda'r darpariaethau presennol, yn ogystal â dilyn arfer da i gynnal ymagwedd gyfannol tuag at ddiogelwch.

3.4        Mae hyn yn cynnwys parhau i ddarparu botymau panig symudol yn nhymor nesaf y Senedd. Pwysleisiodd y Bwrdd y dylai swyddogion hyrwyddo'r defnydd o'r dyfeisiau hyn a rhoi cynllun ymgysylltu ar waith i annog eu defnydd wrth symud ymlaen.

3.5        Cytunodd y Bwrdd i barhau i ariannu'r mesurau diogelwch fel y darperir ar hyn o bryd.

Camau i’w cymryd:

·         Ysgrifenyddiaeth i baratoi gohebiaeth i Gomisiwn y Senedd yn amlinellu’r trafodaethau.

 

4.

Dyfarniad McCloud a Chynllun Pensiwn yr Aelodau

Cofnodion:

4.1        Croesawodd y Bwrdd Donna Davies i'r cyfarfod.

4.2        Trafododd y Bwrdd effaith achosion McCloud a Sargeant ar Gynllun Pensiwn yr Aelodau. Cytunodd y Bwrdd i ailedrych ar y drafodaeth hon unwaith y bydd y Bwrdd Pensiynau wedi cytuno ar ei argymhellion i'r Bwrdd Taliadau.

4.3        Cytunodd y Bwrdd y bydd angen ymgynghori'n ffurfiol ag aelodau'r cynllun pe bai rheolau'r cynllun yn gofyn am unrhyw newidiadau.

Camau i’w cymryd:

Ysgrifenyddiaeth i baratoi papur cyngor ar gyfer y Bwrdd unwaith y bydd y Bwrdd Pensiynau wedi cyfarfod a chytuno ar unrhyw rwymedïau arfaethedig.

5.

Cynllunio strategaeth y Bwrdd

Cofnodion:

5.1        Croesawodd y Cadeirydd Tom Jackson i’r cyfarfod.

5.2        Cymerodd y Bwrdd ran mewn gweithdy cynllunio senarios a oedd yn ystyried goblygiadau Senedd fwy i waith y Bwrdd, effaith newid o'r fath ac unrhyw gamau o'r fath y byddai eu hangen.

5.3        Cytunodd y Bwrdd i gynnal gweithdy cynllunio senarios pellach yn ei gyfarfod nesaf, lle bydd yn ystyried goblygiadau dim diwygio cyfansoddiadol ar ei waith.