Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau, a datganiadau buddiant Cofnodion: Cafwyd
ymddiheuriadau gan Nicola Callow (y Pennaeth Cyllid) ac Elisabeth Jones
(Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cyfreithiol) Nid oedd
buddiannau i’w datgan. |
|
Nodyn cyfathrebu i’r staff - Anna Daniel Cofnodion: 2.1 Cytunodd
Anna Daniel i ddrafftio nodyn am drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen
newyddion. |
|
Cofnodion y cyfarfod diwethaf (9 Hydref 2014) - Papur 1 Cofnodion: 3.1 Cytunwyd
bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Hydref yn gofnod cywir. |
|
Adolygiad Adnoddau Dynol/Y Gyflogres - Papur 2 a atodiad Cofnodion: Croesawyd Gareth Watts (y Pennaeth Archwilio Mewnol) i’r
cyfarfod i gyflwyno canfyddiadau’r adroddiad archwilio mewnol ar y prosiect
Adnoddau Dynol / y Gyflogres. Roedd yr adolygiad yn edrych yn fanwl ar agweddau
allweddol ar lywodraethu a rheoli cam 1 y prosiect, a nodwyd meysydd y dylid
rhoi sylw iddynt cyn symud ymlaen i gam 2. Roedd y prosiect wedi cyflawni
hunanwasanaeth ymarferol ar gyfer y gyflogres ac AD yn rhannol, er gwaethaf
anawsterau, fel llithriant o ran amserlenni cyflawni. Roedd yr adroddiad yn
nodi rhai ffactorau a oedd wedi cyfrannu at yr anawsterau, a gwahoddodd Gareth
sylwadau gan y Bwrdd o ran argymhellion yr adroddiad. Cytunodd y Bwrdd fod angen deall pam y cafwyd y
problemau, a chafwyd sgwrs am y gwersi a ddysgwyd, a sut y gellid eu cymhwyso i
brosiectau yn y dyfodol. Gwnaed yr argymhellion a ganlyn: • Y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau i gadarnhau’r adnoddau
sy’n ofynnol, y buddsoddiad, yr arbenigedd o ran staff, a chwmpas pob prosiect
mawr newydd; • mabwysiadu’r cwestiynau herio a chraffu allweddol, a
luniwyd gan Gareth Watts, fel dull o asesu prosiectau yn y dyfodol, gan gynnwys
cam 2 y prosiect Adnoddau Dynol / y Gyflogres; • gweithredu system mentor ar gyfer rheolwyr prosiect
newydd a datblygu proses o ddethol a hyfforddiant ar gyfer staff, gan gynnwys
Uwch Swyddogion Cyfrifol; • sicrhau bod negeseuon allweddol i staff yn glir, gan
nodi disgwyliadau rhesymol; cael adborth drwy brofion gyda defnyddwyr; a • sicrhau bod
y rhai sy’n ymwneud ag ymdrin â chontractwyr yn brofiadol, ac wedi’u paratoi i
herio’n briodol yn ôl yr angen. Byddai’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn edrych ar
yr adroddiad yn eu cyfarfod nesaf ar 10 Tachwedd. Camau i’w cymryd: • Gareth Watts a Virginia Hawkins i ystyried sut i
gyfleu’r neges ynghylch y gwersi a ddysgwyd i staff, gan gynnwys cyfrannu at
arferion gwaith ar gyfer rheolwyr y prosiect, a pharatoi neges ar gyfer staff;
ac • Adolygu’r canllawiau a’u mabwysiadu’n ffurfiol; dylid
cynnwys disgrifiad swydd a llythyr dirprwyo gan y Prif Weithredwr at bob Uwch
Swyddog Cyfrifol newydd, yn amlinellu’r cyfrifoldebau a’r disgwyliadau. |
|
Strategaeth TGCh - cyflwyniad a thrafodaeth - llafar Cofnodion: Cyflwynodd Dave Tosh a Bedwyr Jones y
Strategaeth TGCh i’r Bwrdd, i amlinellu’r hyn a gyflawnwyd drwy droi at
ddarpariaeth fewnol, y weledigaeth ar gyfer gwasanaethau yn y dyfodol a’r amserlenni
a ragwelir ar gyfer eu rhoi ar waith. Bu’r pontio yn rhaglen newid busnes o
bwys. Byddai’r datblygiadau arloesol a’r gwelliannau yn newid y ffordd y mae
staff ac Aelodau yn gweithio, gan ddarparu gwasanaeth a fyddai’n cefnogi
swyddfa symudol yn llawn, yn fwy cyfeillgar i’r amgylchedd ac yn sicrhau bod
data yn haws i ddod o hyd a’i ddefnyddio. Nododd Dave Tosh yn arbennig fod yr
ymddiriedaeth a’r ddealltwriaeth rhwng y gwasanaeth TGCh a gweddill y sefydliad
wedi cynyddu yn ystod y cyfnod pontio. Penodwyd Rheolwr TG newydd i gynorthwyo
staff a’r Aelodau i ddefnyddio’r caledwedd newydd, ac i ddarparu hyfforddiant
pwrpasol. Byddai’r holl hyfforddiant yn cael ei ddarparu yn ddwyieithog a
byddai’n cynnwys ymweliadau â swyddfeydd etholaethol. Cafodd aelodau’r Bwrdd sicrwydd am ddiogelwch y
Cwmwl, y mae’r Cynulliad wedi dechrau ei fabwysiadu, gan ddechrau gyda symud y
wefan i Sharepoint. Mynegodd aelodau’r Bwrdd eu diolch i Dave Tosh
a’r tîm TGCh. |
|
Diweddariad ar Adolygiad y Cofnod; a Chasgliadau’r prosiect Cyfieithu Peirianyddol - Papur 3 ac atodiadau Cofnodion: Cyflwynodd
Dave Tosh a Bedwyr Jones y Strategaeth TGCh i’r Bwrdd, i amlinellu’r hyn a
gyflawnwyd drwy droi at ddarpariaeth fewnol, y weledigaeth ar gyfer
gwasanaethau yn y dyfodol a’r amserlenni a ragwelir ar gyfer eu rhoi ar waith. Bu’r
pontio yn rhaglen newid busnes o bwys. Byddai’r datblygiadau arloesol a’r
gwelliannau yn newid y ffordd y mae staff ac Aelodau yn gweithio, gan ddarparu
gwasanaeth a fyddai’n cefnogi swyddfa symudol yn llawn, yn fwy cyfeillgar i’r
amgylchedd ac yn sicrhau bod data yn haws i ddod o hyd a’i ddefnyddio. Nododd
Dave Tosh yn arbennig fod yr ymddiriedaeth a’r ddealltwriaeth rhwng y
gwasanaeth TGCh a gweddill y sefydliad wedi cynyddu yn ystod y cyfnod pontio.
Penodwyd Rheolwr TG newydd i gynorthwyo staff a’r Aelodau i ddefnyddio’r
caledwedd newydd, ac i ddarparu hyfforddiant pwrpasol. Byddai’r holl
hyfforddiant yn cael ei ddarparu yn ddwyieithog a byddai’n cynnwys ymweliadau â
swyddfeydd etholaethol. Cafodd
aelodau’r Bwrdd sicrwydd am ddiogelwch y Cwmwl, y mae’r Cynulliad wedi dechrau
ei fabwysiadu, gan ddechrau gyda symud y wefan i Sharepoint. Mynegodd
aelodau’r Bwrdd eu diolch i Dave Tosh a’r tîm TGCh. |
|
Adroddiad Rheoli Ariannol Medi 2014 - Papur 4 Cofnodion: Rhoddodd Claire Clancy y wybodaeth ddiweddaraf yn dilyn
cyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar 20 Hydref, ac amlinellodd y sefyllfa
ariannol bresennol a’r rhagamcan o’r gyllideb sydd ar gael ar gyfer buddsoddi,
sef oddeutu £8-900,000. Gofynnwyd i Dave Tosh a Mike Snook adolygu eu
blaenraglenni gwaith o ran TGCh ac Ystadau, i archwilio’r hyn y gellid ei ddwyn
i’r flwyddyn ariannol gyfredol, er mwyn lleihau’r pwysau ar gyllidebau yn y
dyfodol. Byddai’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn adolygu’r sefyllfa ariannol
unwaith eto ym mis Tachwedd, ac yn canfod pa brosiectau neu eitemau buddsoddi a
ellid, yn wir, eu dwyn ymlaen. |
|
Diweddariad y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau - Llafar |
|
Unrhyw Fusnes Arall Cofnodion: Cynhelir
cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 6 Tachwedd. |