Agenda a Chofnodion

Cafwyd ymddiheuriadau gan Adrian Crompton (Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad), Anna Daniel (Pennaeth Trawsnewid Strategol) ac Elisabeth Jones (Prif Gynghorydd Cyfreithiol).

Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.

Diolchodd Manon Antoniazzi bawb a fu'n ymwneud â chymeradwyo'r Cynnig Mandad - Ymgynghori ar Ddiwygio'r Cynulliad yn y Cyfarfod Llawn ar 7 Chwefror. Byddai'r ymgynghoriad ar Ddiwygio'r Cynulliad yn cael ei lansio ar 12 Chwefror ac yn rhedeg am 8 wythnos.

Nodwyd hefyd, yng nghyfarfod yr Uwch-Bwyllgor Cymreig a gynhaliwyd yn San Steffan, fod aelodau tîm Cyfieithu ar y Pryd y Cynulliad wedi galluogi Aelodau Seneddol i gynnal cyfarfod dwyieithog am y tro cyntaf.

Cytunodd Mair Parry-Jones i ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer tudalen newyddion y staff.

Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 11 Ionawr yn gywir. 

Rhoddwyd y cynnydd ar y camau gweithredu o'r cyfarfod blaenorol:

·         amlinellwyd y camau nesaf yn yr Arolwg Staff;

·         cynnydd ar bolisi urddas a pharch Comisiwn y Cynulliad, y llinell gymorth a dosbarthu posteri. Nodwyd bod San Steffan newydd lansio ei strategaeth ar Urddas a Pharch;

·         roedd dull newydd o osod cyllidebau Gwasanaeth 2018-19 wedi bod ar waith yn y Gwasanaethau ac wedi cael ymateb da. Roedd hyn wedi rhoi mwy o hyblygrwydd yn y gyllideb a oedd yn golygu y gellid gwneud gwaith TGCh ac EFM a gynlluniwyd cyn diwedd y flwyddyn, gan wneud lle ar gyfer blaenoriaethau eraill yn y flwyddyn ariannol nesaf. Byddai'r cyllidebau gwasanaeth yn cael eu hadolygu yn y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau (IRB) a bydd y Bwrdd Rheoli yn edrych arnynt eto yn ei gyfarfod ym mis Mawrth;

·         roedd goblygiadau cynnal Cyfarfod Llawn oddi ar Ystâd y Cynulliad yn cael eu hystyried.

Amlinellodd Manon Antoniazzi fodel newydd ar gyfer arweinyddiaeth Comisiwn y Cynulliad a chyflwynodd gylch gorchwyl ar gyfer Bwrdd Gweithredol (EB) a Grŵp Arweinyddiaeth (LG) newydd. Byddai aelodau'r EB yn cynnwys yr IRB presennol yn ogystal â'r Pennaeth Cyfathrebu a Chadeirydd y Grŵp Arweinyddiaeth newydd (bydd aelodau gwahanol yn gwneud swydd y Cadeirydd bob tymor). Bydd yn parhau i gyflawni ei ddyletswyddau llywodraethu a goruchwylio. Byddai aelodau'r LG yn cynnwys y Prif Weithredwr, y Cyfarwyddwyr a'r Prif Gynghorydd Cyfreithiol, pob un o'r Penaethiaid Gwasanaeth ac Ymgynghorydd Polisi'r Llywydd. Byddai'r LG yn cyfarfod bob mis i feddwl am syniadau arloesol a chreadigol a herio penderfyniadau strategol a wnaed gan yr EB, ond ni fyddai'n gwneud penderfyniadau ei hun. Byddai cofnodion cyfarfodydd yr EB yn cael eu rhannu â'r LG.

Roedd aelodau'r Bwrdd Rheoli eisoes wedi cyfarfod â Manon yn unigol i drafod eu barn. Byddai ymgynghoriad mwy ffurfiol dros y pythefnos nesaf yn gwahodd Penaethiaid a rhanddeiliaid eraill, gan gynnwys yr ysgrifenyddion, i gyflwyno sylwadau iddi cyn gweithredu'r strwythur newydd.

Trafododd y Bwrdd yn fanylach sut y gellid pennu agendâu'r Grŵp Arweinyddiaeth a dull cyfathrebu rhwng y ddau grŵp a'r staff. Gwahoddodd Manon wirfoddolwr ar gyfer y Cadeirydd cyntaf.

Amlinellodd Dave Tosh y cynnydd ar yr Adolygiad Capasiti. Yn dilyn yr Arolwg ffurfiol a gynhaliwyd ym mis Rhagfyr - gan gynnwys trafodaethau ag Aelodau’r Cynulliad, staff cymorth Aelodau’r Cynulliad a staff y Comisiwn - nodwyd syniadau ac awgrymiadau ar gyfer gwella, ynghyd â nifer o gamau gweithredu, newid capasiti a gallu sefydliadol y Comisiwn i wella'r defnydd effeithiol o adnoddau.

Cyflwynodd Dave y cylch gorchwyl ar gyfer Cam II, a'r cynllun ar gyfer grŵp llywio uwch gynrychiolwyr o wasanaethau i hwyluso'r gwaith o lunio cynllun gweithredu, ystyried yn fanwl y themâu a nodwyd ac adborth, ac yn seiliedig ar flaenoriaethau a'r hyn y gellir ei gyflawni'n rhesymol.

Roedd Comisiwn y Cynulliad a fforwm y Cadeiryddion wedi gwerthuso'r Cynllun Capasiti ac wedi ymwneud â'r nodau ac amcanion. Byddai adroddiad yr Adolygiad Capasiti hefyd yn cael eu darparu i'r Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus fel rhan o ymateb y Comisiwn i'w gwaith craffu ar y cyfrifon. Roedd Gareth Watts a Phil Turner yn paratoi crynhoad o adborth unigolyn o'r arolwg a pheth gwybodaeth ansoddol i'w hychwanegu i'r adroddiad terfynol.

Trafododd y Bwrdd ddulliau cyfathrebu â staff a'r pwysigrwydd o sicrhau hyder ein bod yn gwrando ar eu safbwyntiau a phryderon a sut y gallent fwydo i mewn i ran nesaf yr adolygiad. Byddai cyfarfodydd yr holl staff yn cael eu trefnu ar gyfer dechrau mis Mawrth gyda thrafodaethau manylach yn y gwasanaethau wedi hynny.

CAMAU I’W CYMRYD:

·         Non Gwilym a Lowri Williams i lunio cynllun cyfathrebu terfynol i'w rannu â Chomisiynwyr ar 26 Chwefror a'u bwydo i mewn i gyfarfod yr uwch reolwyr estynedig ar 16 Ebrill ar strategaeth ymgysylltu.

·         Dau neu dri chyfarfod staff i'w trefnu ar gyfer dechrau mis Mawrth a Phenaethiaid i sicrhau bod staff yn gallu dod i'r cyfarfodydd.

·         Y Bwrdd Rheoli i roi adborth i Dave Tosh ar Gylch Gorchwyl Cam II.

·         Diweddariad ar gynnydd Cam II i'w ddarparu yn y cyfarfod nesaf ar 5 Mawrth.

Eitem lafar

Yna, amlinellodd Lowri Williams yn fyr y sail ar gyfer trafodaeth yng nghyfarfod y Bwrdd Rheoli ym mis Ebrill, pan fydd ymgysylltu a gwerthoedd yn cael eu hystyried yn fanwl.

Roedd yr arolwg staff diweddaraf yn dangos sgôr ymgysylltu uchel, ond cydnabuwyd hefyd fod cyfathrebu mewnol yn broblem a oedd yn cael ei nodi mewn arolygon olynol ac roedd arolwg byrfyfyr ar y gweill i gael gwell dealltwriaeth o natur y pryderon. Mae llawer o gynnydd wedi'i wneud, fodd bynnag, i gynyddu gwelededd a thryloywder, fel cyhoeddi dogfennu awdurdodi recriwtio yn fewnol. Roedd yr adolygiad capasiti yn gyfrwng defnyddiol i helpu i gynyddu ymgysylltiad drwy gymryd rhan a'i ddefnyddio fel blaenoriaeth gorfforaethol.

Trafododd y Bwrdd sut i ddefnyddio'r cyfarfodydd staff yn y dyfodol a'r fformat a fyddai'n cyflawni'r amcan hwn.

CAMAU I'W CYMRYD: Penaethiaid i dynnu sylw staff at yr arolwg byrfyfyr; y dyddiad cau i'w ymestyn tan ddydd Gwener 12 Ionawr 3pm.

Rhoddodd Nia Morgan grynodeb byr o'r FMR ar gyfer mis Ionawr. Mae'r arian dros ben o'r Gronfa Fuddsoddi a ryddhawyd o'r gostyngiadau a'r arbedion gan wasanaethau, yn golygu bod yr IRB yn gallu cymeradwyo cwblhau atgyweiriadau hanfodol ar yr ystadau a gwaith TGCh yn y flwyddyn ariannol hon, a oedd wedi cael eu gohirio tan y flwyddyn ganlynol yn flaenorol. Mae hyn yn golygu bod cronfa fuddsoddi'r flwyddyn ariannol nesaf yn ddigonol er mwyn galluogi gwariant ar brosiectau. Roedd y tanwariant a ragwelwyd ar gyfer 2017-18 yn ôl ar y targed ac o fewn y KPI.

Fis Chwefror oedd y cyfle olaf i addasu rhagolygon a gofynnodd Nia i'r Bwrdd ei hysbysu o unrhyw newidiadau neu wariant brys, gan bwysleisio'r angen am ragolygu cywir.

Eitem lafar

Yn ogystal â chadarnhau y gellid dechrau gwaith yr Ystadau a TGCh, cymeradwyodd yr IRB nifer o RADs a gyflwynwyd, ac adolygu canlyniadau'r tendr ar gyfer contract cynnal a chadw, a oedd yn gontract o faint sylweddol ar ôl ei gyfuno. Ar hyn o bryd nid yw'n cwmpasu'r contract glanhau. 

Roedd TGCh yn ymchwilio i ba mor ymarferol oedd cael yr un system o rifau ffôn nad ydynt yn ddaearyddol yn swyddfeydd etholaeth yr Aelodau, yr un fath â'r system yn Nhŷ Hywel, a faint o awydd oedd i gael hynny.

Cyflwyniad

Rhoddodd Non Gwilym drosolwg o'r grid cyfredol a oedd yn cynnwys gweithgareddau cyfathrebu corfforaethol a busnes i hwyluso gwaith cynllunio. Roedd Brexit wedi dominyddu'r wythnos, gyda datganiad i'r wasg gan y Cynulliad ynghylch lansio adroddiad y Pwyllgor Materion Allanol a Deddfwriaeth Ychwanegol yn cael llawer o sylw. Roedd llawer o waith wedi bod ynghlwm â gwneud datganiadau, gan gynnwys y bleidlais i fenywod, is-etholiad Alun a Glannau Dyfrdwy, y Cynnig Mandad ar ddiwygio etholiadol ac adroddiad y Pwyllgor Cydraddoldeb, Llywodraeth Leol a Chymunedau ar wahaniaethu ar sail mamolaeth.

Ddydd Llun 12 Chwefror bydd yr ymgynghoriad ar ddiwygio etholiadol yn cael ei lansio, gyda chyfres o gyfarfodydd a microsafle gyda fideos a chyfryngau cymdeithasol yn cael eu paratoi. Nododd Non lwyddiant y tîm Cyfathrebu wrth ymateb i'r adroddiad digidol o ran sut y cyflawnwyd y gwaith hwn.

CAMAU I’W CYMRYD:

·         ychwanegu llinell amser cyfathrebu'r Adolygiad Capasiti a Mis LGBT i'r grid cyfryngau;

·         ymchwilio a ellid cysylltu'r grid â'r llinell amser

Papur i’w nodi

Adolygodd y Bwrdd y dangosfwrdd ar gyfer y cyfnod rhwng mis Hydref i fis Rhagfyr 2017, a oedd yn dangos bod cyfraddau absenoldeb wedi cynyddu dros gyfnod y gaeaf ac, er bod cynnydd yn ddisgwyliedig, mae angen ymchwilio i'r rheswm dros y cynnydd.

Unrhyw fater arall

Caiff y cyfarfod nesaf ei gynnal ar 5 Mawrth.