Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Cafwyd ymddiheuriadau gan Adrian Crompton (Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad) ac
Elisabeth Jones (Prif Gynghorydd Cyfreithiol) |
|
Nodyn cyfathrebu a staff - Anna Daniel Cofnodion: Cytunodd Anna Daniel i ddrafftio nodyn am drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar
gyfer y dudalen newyddion. |
|
Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol Cofnodion: Cytunwyd bod cofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 18 Medi yn
gywir. |
|
Adroddiad Rheoli Ariannol Medi 2017 Cofnodion: Cyflwynodd Nia Morgan Adroddiad Rheolaeth Ariannol mis Medi. Roedd y
sefyllfa ariannol eleni yn parhau'n heriol, felly roedd angen rheolaeth
ariannol a rhagfynegi cywir er mwyn cyflawni o fewn y gyllideb. Adolygodd y
Bwrdd yr amrywiant presennol rhwng dyraniadau a gwariant a ragwelir o fewn
meysydd gwasanaeth a byddai Nia yn cwrdd â phob un o'r Penaethiaid Gwasanaeth
dros yr wythnos ganlynol i drafod y gwariant a ragwelir hyd ddiwedd y flwyddyn
a gwirio unrhyw danwariant sydd ar gael ar gyfer y gronfa fuddsoddi. |
|
Dangosfwrdd Adnoddau Dynol Papur i’w gyflwyno Cofnodion: Cyflwynodd
Lowri Williams y data AD am y cyfnod Gorffennaf i Fedi. Bu cynnydd yn y
cyfraddau absenoldeb yn y cyfnod er bod y cyfraddau o fewn cyfartaledd y sector
cyhoeddus. Materion iechyd meddwl oedd y rheswm pennaf dros absenoldeb dros y
12 mis blaenorol, a oedd yn dangos y pwysau sydd ar y staff. Trafododd
y Bwrdd y rhesymau y tu ôl i'r cynnydd, sut i annog a galluogi staff i gyflawni
dull cytbwys tuag at waith a phwysigrwydd adrodd am absenoldeb a nodi'r
rhesymau yn gywir. Gofynnodd Lowri i Benaethiaid fynd at AD yn gynnar am help
neu gyngor os oedd ganddynt bryderon. |
|
Cynllunio Gwasanaeth a Chapasiti - Trafodaeth Cofnodion: Yn dilyn yr adolygiad ym mis Awst gan y Bwrdd Rheoli
a'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wrth baratoi'r gyllideb ddrafft, a oedd yn
herio a lleihau'r rhestr o adnoddau a geisiwyd, roedd Adolygiad Capasiti
ehangach yn cael ei wneud i werthuso a yw'r dyraniad presennol yn defnyddio
adnoddau yn y modd mwyaf effeithiol o ran cyflawni amcanion y Comisiwn. Roedd y Penaethiaid yn diweddaru eu cynlluniau
Gwasanaeth i egluro blaenoriaethau'r gwasanaeth, effeithiau ar wasanaethau
eraill a mannau oedd dan bwysau, a fyddai'n cyfrannu at yr Adolygiad Capasiti.
Rhoddodd y Cyfarwyddwyr grynodeb o'u Cyfarwyddiaethau gan dynnu sylw at yr
heriau o ran cynnig darpariaeth gynyddol o wasanaethau a phrosiectau newydd o
fewn yr adnoddau ariannol a’r staff cyfredol. ·
Cyfarwyddiaeth
Adnoddau'r Cynulliad - y meysydd ffocws blaenoriaeth uchel oedd ymgymryd â'r
adolygiad capasiti; adnoddau ar gyfer diogelwch gan gynnwys seiber ddiogelwch;
paratoi ar gyfer GDPR cyn y dyddiad cau ym Mai 2018; a strategaeth y gweithlu a
thrafodaethau cyflog sydd ar ddod, gan gynnwys mwy o ymgysylltiad AD â chymorth
tactegol ar gyfer y prosiect Senedd Ieuenctid, y Cynllun Ieithoedd Swyddogol,
gallu, ymgysylltiad a llesiant staff. Roedd pwysau ar lety presennol ac
anghenion posibl yn y dyfodol, ac o gwmpas cyfrifoldeb cymdeithasol
corfforaethol, gan gynnwys isgontractwyr, i sicrhau bod cyflenwyr yn deg ac yn gyfiawn
i'w staff. ·
Cyfarwyddiaeth
Gwasanaethau'r Comisiwn - Roedd Gwasanaeth Busnes yr Aelodau yn profi
cymhlethdod cynyddol o ran anghenion AD yr Aelodau yn ymwneud â chyfrifoldebau
cyflogwyr, a chefnogaeth i waith y Bwrdd Taliadau a'u hadolygiad o Staff Cymorth
Aelodau'r Cynulliad. Roedd adolygiad bras o waith y Swyddfa Protocolau ar waith
i sicrhau bod y gweithdrefnau angenrheidiol yn gyfoes. Gyda sefydlu'r
Gwasanaeth Lleoliadau ac Ymwelwyr Seneddol a'r arbedion effeithlonrwydd
ariannol yn sgil hynny, roedd cydweithio'n effeithiol â gwasanaethau Cyfathrebu
a Rheoli Cyfleusterau ac Ystadau a symleiddio gweithdrefnau bellach yn
flaenoriaethau. Roedd blaenoriaethau yn ymwneud â mwy o anghenion cyfieithu,
cefnogi gofynion newydd y Cynllun Ieithoedd Swyddogol a chyflwyno'r prosiect i
wella hygyrchedd Cofnod y Trafodion hefyd yn creu pwysau ar adnoddau. ·
Cyfarwyddiaeth
Fusnes y Cynulliad - ochr yn ochr â chefnogi busnes cynyddol y cyfarfodydd
llawn a'r pwyllgorau, roedd y Gyfarwyddiaeth wedi bod yn paratoi ar gyfer newid
cyfansoddiadol a Deddf Cymru 2017; datblygu gweithdrefnau o amgylch y pwerau
ariannol newydd; cefnogi adolygiad y Panel Arbenigol ar ddiwygio etholiadol a'r
canlyniadau fydd yn cael eu cyhoeddi ym mis Tachwedd; a rheoli effaith ac
ansicrwydd Brexit a rhoi cyngor i'r Llywydd a'r pwyllgorau ar ddiwygiadau i Fil
Llywodraeth y DU. Roedd meysydd blaenoriaeth eraill ynghylch cefnogi uchelgais
y Bwrdd Taliadau o ran anghenion
Aelodau, ymgymryd â gwaith prosiect ac ymgysylltu'r Senedd Ieuenctid, y rhaglen
MySenedd sy'n mynd rhagddi, gan gynnwys y gwaith i symud i senedd ddigidol. Cydnabu'r Bwrdd Rheoli'r angen i sicrhau bod gan staff
ar draws y sefydliad y sgiliau cywir i gyflawni anghenion ac uchelgeisiau'r
Cynulliad, a oedd yn flaenoriaeth i'r strategaeth AD, ond hefyd i egluro sut y
rhennir y gefnogaeth a roddwyd i'r Aelodau ar gyfer gwaith y Cynulliad a gwaith
etholaethol a sefydlu blaenoriaethau'r Comisiynwyr ar gyfer yr hyn sy'n
angenrheidiol. Byddai'r Adolygiad Capasiti yn dangos lefel y
gwasanaethau a ddarparwyd a sut yr oedd Aelodau'n eu defnyddio. CAMAU I’W CYMRYD: ·
Penaethiaid i
gyflwyno cynlluniau gwasanaeth unigol i Phil Turner, Dadansoddwr Busnes, i
lywio'r adolygiad. ·
Strwythuro'r
Adroddiad Penawdau i'r Comisiwn i roi rhagor o wybodaeth am y lefelau
gwasanaeth a sut y mae Aelodau'n eu defnyddio; ystyried sut i ddefnyddio
cyfathrebu yn fwy effeithiol (ee diweddariad y Prif Weithredwr). |
|
Unrhyw Fusnes Arall Cofnodion: Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 23 Hydref a byddai'n cael ei ymestyn i gynnwys
y busnes dan sylw; gan ddefnyddio cyfarfodydd anffurfiol y Bwrdd Rheoli ar
ddydd Mawrth i ystyried eitemau os oes angen. |