Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Liz Jardine
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: Ni
chafwyd unrhyw ymddiheuriadau. Ni
chafwyd datganiadau o fuddiant. |
|
Nodyn cyfathrebu i'r staff – Mark Neilson Cofnodion: Cytunodd
Mark Neilson i ddrafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen
newyddion. |
|
Cyfarfod y Bwrdd Rheoli – 7 Mawrth Cofnodion: Cytunwyd ar gofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli ar 7 Mawrth. |
|
Cofnodion y Sesiwn Datganiad Llywodraethu ar 22 Chwefror Cofnodion: Cytunwyd ar gofnodion y sesiwn Datganiad Llywodraethu ar 22 Chwefror fel
cofnod cywir. |
|
Y prif eitemau |
|
Paratoi ar gyfer y Pumed Cynulliad Cofnodion: Cyflwynodd
Sulafa Thomas gyfres o ddogfennau a baratowyd fel egwyddorion y fframwaith
cyffredinol ar gyfer llywodraethu’r sefydliad, a rheolau ar gyfer cynnal
cyfarfodydd y Comisiwn a dirprwyo swyddogaethau i’r Prif Weithredwr. Roedd y
rhain wedi eu hadolygu a’u diweddaru ers y Pedwerydd Cynulliad yng ngoleuni
profiad ac arfer gorau a byddent yn cael eu cyflwyno i’r Comisiwn newydd i’w
gymeradwyo yn ei gyfarfod cyntaf. Trafododd
y Bwrdd Rheoli y fframwaith a’r argymhellion. Dywedodd Gareth Watts y byddai’n
bendant o blaid argymell i’r Comisiwn y dylai’r terfyn uchaf y gallai’r Prif
Weithredwr a’r Clerc awdurdodi gwariant cyfalaf gael ei gynyddu o’r trothwy
presennol o £1 miliwn. Byddai hyn yn adlewyrchu’r cynnydd mewn terfynau
dirprwyedig mewn rhannau eraill o’r sector cyhoeddus ac, yn benodol, yn dod â
Chomisiwn y Cynulliad yn fwy unol â’r trefniadau yn Senedd yr Alban. Mae Corff Corfforaethol Senedd yr Alban wedi
dirprwyo awdurdod i’w Clerc a Phrif Weithredwr gymeradwyo gwariant cyfalaf o
hyd at £10miliwn a dyfarniadau contract sy’n fwy na £5 miliwn. Cytunodd
y Bwrdd i adlewyrchu hyn yn y papurau a hefyd i sicrhau bod y geiriad yn
gyffredinol yn gyson â’r papur strategaeth ddrafft. Cytunodd y Bwrdd Rheoli
hefyd i: ·
gyflwyno
cyfres ddwyieithog o ddogfennau i’r Comisiwn ar gyfer ystyried sut y maent yn
dymuno derbyn papurau i’w hystyried yn y dyfodol; ·
cynnwys
sôn am y Bwrdd Taliadau ac am gyfraniad y Dirprwy Lywydd yng nghyfarfodydd y
Comisiwn; ·
cael
gwared ar yr amod o ran Rhyddid Gwybodaeth o’r ddarpariaeth ar gyfer datgan
cyfarwyddiadau; ·
dod
â’r paragraff ar gyfrifoldebau Comisiynwyr ymlaen yn y papur (paragraff 5 yn
Atodiad A ydyw ar hyn o bryd) i sicrhau bod pwysigrwydd rôl y Comisiynwyr yn
fwy eglur. Yn
olaf, gofynnodd Sulafa Thomas i’r Penaethiaid sicrhau bod tudalennau mewnrwyd
yr Aelodau yn gyfredol, ac i ddynodi staff a allai fod ar gael ar fyr rybudd ar
gyfer y digwyddiadau i groesawu’r Aelodau a’r Agoriad Brenhinol. |
|
Arolwg Staff 2016 Cofnodion: Bu’r
Bwrdd yn trafod y trefniadau ar gyfer yr arolwg staff nesaf. Roedd yr arolwg yn
effeithiol y llynedd gyda’r gyfradd ymateb yn uchel iawn, sef 93%. Cytunodd y
Bwrdd ar yr argymhellion: ·
eleni,
byddai’r arolwg yn cael ei gynnal dros gyfnod o bedair wythnos o ddydd Llun 16
Mai tan ddydd Gwener 10 Mehefin; a ·
byddai’r
cwestiynau, y cynnwys a’r fformat adrodd yn aros yr un fath er mwyn ein
galluogi ni i’w gymharu’n uniongyrchol ag arolwg y llynedd, a byddai gwybodaeth
ychwanegol gyda themâu’r is-benawdau er mwyn darparu eglurder a chyd-destun i
arolygon yn y dyfodol. Cytunwyd
y byddai dadansoddiad o ganlyniadau’r arolwg yn cael ei gyflwyno i’r Comisiwn
yn yr hydref. Cafodd
y Bwrdd y newyddion diweddaraf am gynnydd o ran yr asesiad Buddsoddwyr mewn
Pobl, a oedd yn mynd yn dda er nad oes unrhyw adborth ffurfiol wedi dod i law.
Mae’r cyfweliadau â staff i ddod i ben ar 22 Ebrill. |
|
Cylch gorchwyl y Bwrdd Rheoli a’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau Cofnodion: Cyflwynodd
Dave Tosh gylch gorchwyl diwygiedig ar gyfer y Bwrdd Rheoli a’r Bwrdd Buddsoddi
ac Adnoddau. Cafodd y rhain eu trafod er mwyn sicrhau eu bod yn disgrifio’r
cyfrifoldebau presennol a’r aelodaeth yn gywir. Cytunwyd ar gylch gorchwyl y
ddau fwrdd, gydag eglurhad ynghylch cyfraniad y Bwrdd Rheoli i feddwl yn
strategol. Ystyriodd
y Bwrdd hefyd y manteision o barhau â’r Grŵp Senarios, a sefydlwyd i
ganolbwyntio ar oblygiadau’r pontio i’r Pumed Cynulliad. Penderfynwyd y dylai’r
Bwrdd Rheoli gymryd y cyfrifoldeb ychwanegol o ran y rôl cynllunio Senario. Cytunwyd
hefyd y byddai’r Bwrdd Rheoli yn ymdrechu i gyrraedd sefyllfa fwy diffiniol o
ran swyddi yn ystod y gwaith o gynllunio capasiti, fel y gall Penaethiaid
Gwasanaethau wneud penderfyniadau yn nes ymlaen, yn hytrach na gorfod
cyfeirio’n ôl at y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau mewn achosion sy’n glir. Camau i’w cymryd: ·
Dave
Tosh i ddiweddaru’r cylchoedd gorchwyl fel y nodwyd uchod, gan adlewyrchu’r
cyswllt rhwng adnoddau mewnol a phenderfyniadau buddsoddi, a hefyd i egluro’r
lefelau y mae angen i faterion gael eu dwyn i sylw’r Bwrdd Buddsoddi ac
Adnoddau (croesgyfeirio at y cynllun dirprwyo). Dylai’r adolygiad o bapurau’r
Comisiwn gael ei ychwanegu at y grid eitemau sefydlog; ·
Dave
Tosh ac Anna Daniel i gytuno ar y geiriad o ran y byrddau rhaglenni; ac Blaengynllun
y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau i gael ei gynnwys yn y nodyn o’r cyfarfod i’r
Bwrdd Rheoli. |
|
Fframwaith Sicrwydd Cofnodion: Cymeradwyodd
y Bwrdd Rheoli y Fframwaith Sicrwydd diwygiedig a chytunodd ar y dull o fapio
sicrwydd yn y dyfodol. Caiff y Fframwaith ei gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio a
Sicrwydd Risg (ACARAC) yn ei gyfarfod ym mis Ebrill. |
|
Risgiau Corfforaethol Cofnodion: Adolygwyd
y gofrestr a’r dangosfwrdd risg corfforaethol presennol a chytunwyd fod cynnydd
da wedi’i wneud o ran nodi a rheoli risgiau corfforaethol yn weithredol. Byddai
Chris Warner yn darparu ‘risg ar dudalen’ (ROAP) ar ddiogelu, i’r Bwrdd ei
ystyried yn ei adolygiad nesaf o risg. Trafododd
y Bwrdd y risgiau o ran refferendwm yr UE ac roedd arweiniad yn cael ei baratoi
ar hyn o bryd ar gyfer staff ac Aelodau fel mater o flaenoriaeth. Cytunwyd ar y
‘risg ar dudalen’. Roedd
y pontio i’r Pumed Cynulliad ar fin digwydd ac roedd meysydd o bryder o ran
cyflawni cyfrifoldebau. Gofynnwyd i Benaethiaid fynd i’r afael â’r rhain yn eu
meysydd, os a phan y byddent yn codi. Cytunwyd
ar y ‘risg ar dudalen’ o ran rheolaeth ariannol, gyda rhai ychwanegiadau. |
|
Effeithlonrwydd ac Effeithiolrwydd Cofnodion: Cyflwynodd
Dave Tosh adolygiad o’r dull o gasglu, monitro ac olrhain effeithlonrwydd ac
effeithiolrwydd y sefydliad, yn dilyn cais gan y Prif Weithredwr a’r Pwyllgor
Archwilio a Sicrwydd Ansawdd. Byddai’r canlyniad yn cael ei gyflwyno i’r
Pwyllgor hwnnw yn ei gyfarfod ym mis Mehefin. Cytunwyd
i gynnwys adran ar y gwaith ar reoli perfformiad. |
|
Cloi’r cyfarfod |
|
Unrhyw Fusnes Arall Cofnodion: Dywedodd
Chris Warner wrth y Bwrdd y byddai drafft cyntaf o’r Adroddiad Blynyddol ar
gael ar gyfer ei adolygu a rhoi sylwadau arno erbyn 22 mis Ebrill, a byddai
Anna Daniel yn dosbarthu drafft diwygiedig o strategaeth y Comisiwn. Dywedodd
Dave Tosh fod y gwaith o uwchraddio’r Siambr bellach ar ddod i ben. Cynhelir
cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 12 Mai. |