Agenda a Chofnodion

Cafwyd ymddiheuriadau gan Adrian Crompton (Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad) a Dave Tosh (Cyfarwyddwr Adnoddau’r Cynulliad).

Nid oedd buddiannau i’w datgan.

Cytunodd Chris Warner i ddrafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.

Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 6 Gorffennaf yn gofnod cywir.

Croesawodd y Bwrdd Rheoli Holly Pembridge ac Anna Morgan a oedd am amlinellu sut y byddai'r gwaith a wnaed eisoes yn y Cynulliad i ddefnyddio Asesiadau o’r Effaith ar Gydraddoldeb yn cael ei ymgorffori yng ngwaith y timau. Byddai hyn yn ei gwneud yn haws i’r sefydliad gyflawni'r ddyletswydd i sicrhau cydraddoldeb yn y sector cyhoeddus o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 ac i ddarparu tystiolaeth os byddwn yn wynebu her gyfreithiol rywdro.

Mae dull o weithredu pwrpasol yn cael ei fabwysiadu i gyd-fynd â threfniadau cynllunio a llywodraethu eraill. Yn gynharach eleni, cynhyrchodd y tîm Cydraddoldeb becyn cymorth a chanllawiau ar ddefnyddio Asesiadau o’r Effaith ar Gydraddoldeb a byddent yn cynorthwyo’r Penaethiaid a 40 o aelodau eraill o staff a enwebwyd i arwain y gwaith o sicrhau bod yr Asesiadau yn cael eu defnyddio yn eu meysydd gwasanaeth nhw. Byddai angen i’r arweinwyr hyn fod â’r wybodaeth briodol am y pwnc ac ymwybyddiaeth o’r polisïau perthnasol  i gynorthwyo’u cydweithwyr i gynnal yr Asesiadau. Byddai’r arweinwyr hyn yn cael eu hyfforddi’r mis nesaf.

Cytunodd y Bwrdd Rheoli i gynorthwyo arweinwyr Asesiadau o’r Effaith ar Gydraddoldeb i sicrhau bod eu meysydd gwasanaeth yn cydymffurfio â’r polisi. 

MB 12-15 Papur 2 – Datblygiad Proffesiynol Parhaol yn y Pumed Cynulliad – papur clawr drafft ar gyfer y Comisiwn  

MB 12-15 Papur 2 – Canfyddiadau’r Arolwg Datblygiad Proffesiynol Parhaol

Datblygiad Proffesiynol Parhaus i Aelodau a staff cymorth y Pumed Cynulliad

Croesawyd Carys Evans i'r cyfarfod i drafod canlyniadau’r adolygiad trylwyr o raglen DPP y Pedwerydd Cynulliad. Y tîm Datblygiad Proffesiynol Parhaus, gyda Gareth Watts, oedd yn gyfrifol am yr adolygiad hwn. Y nod oedd dysgu gwersi a gwneud argymhellion ar gyfer y dyfodol ac roedd yn cynnwys cael barn yr Aelodau drwy gyfrwng arolwg.

Yn gyffredinol, roedd yr Aelodau'n hapus â’r ddarpariaeth ac roedd nifer fawr wedi manteisio ar y rhaglen, ond roedd angen rhoi sylw i rai agweddau ee gwerthuso effaith y DPP yn effeithiol, sicrhau bod yr Aelodau yn atebol am hyfforddiant eu staff a bod hyfforddiant ar gael i staff cymorth y tu allan i Gaerdydd.

Gwnaeth y Bwrdd Rheoli yr argymhellion a ganlyn:

·                dylid neilltuo mwy o amser i DPP ac i hyfforddiant cadeiryddion pwyllgorau’n benodol; dylid seilio’r papur ar adroddiad drafft fforwm y Cadeiryddion;

·                dylid rhoi mwy o bwyslais ar ddwyieithrwydd - Carys Evans a Mair Parry-Jones i drafod hyn;

·                dylid cyfuno’r adroddiad ar DPP a'r eitem a ganlyn (croesawu ac ymsefydlu) mewn un papur;

·                Non Gwilym, Lowri Williams a Carys Evans i drafod sut i hyrwyddo’n allanol y modd rydym yn darparu ein rhaglen DPP.

1.1     Cyflwynir cyfeiriad cyffredinol y gwaith a braslun o’r dull o weithredu i’r Comisiynwyr yn eu cyfarfod ar 21 Hydref.

MB 12-15 Papur 3 – Papur Drafft i’r Comisiwn – Croesawu a Sefydlu

Rhoddodd Carys Evans ddarlun cyffredinol o'r trefniadau croesawu ac ymsefydlu arfaethedig ar gyfer yr Aelodau a'u staff yn dilyn etholiad y Cynulliad ym mis Mai 2016. Roedd hyn wedi'i seilio ar y sylwadau a gafwyd gan yr Aelodau fel rhan o'r adolygiad DPP a phrofiadau’n dilyn etholiad San Steffan yn ddiweddar ac etholiadau Cymru yn 2011.

Byddai gwybodaeth gynhwysfawr ar gyfer yr Aelodau newydd ar gael ar y fewnrwyd ynghyd â drafft newydd o’r llawlyfr a fyddai’n haws i’w ddarllen. Roedd gwaith yn mynd rhagddo hefyd gyda'r Comisiwn Etholiadol i ddarparu gwybodaeth allweddol i ymgeiswyr cyn yr etholiad.

Roedd rhaglen ymsefydlu’n cael ei haddasu ar gyfer yr Aelodau i’w cynorthwyo yn ystod yr wythnos gyntaf (cam 1 – sefydlu swyddfa, penodi staff, Comisiynydd Safonau), ac yna i’w cynorthwyo â materion pwysig nad oes cymaint o frys ynghlwm wrthynt (cam 2 - diogelu data, materion cyflogaeth, y Swyddfa Gyflwyno, y Siambr, y Gwasanaethau Cyfreithiol etc). Caiff cam 3 ei gyflwyno dros y misoedd dilynol. Roedd y syniad o gynnig gweminarau i staff yn yr etholaethau yn cael ei ystyried.

Trafododd y Bwrdd Rheoli sut i sicrhau bod canllawiau ar gael i bob plaid a oedd ag ymgeiswyr a bod y wybodaeth a’r rhaglen ymsefydlu a gynigiwyd yn effeithiol, er enghraifft, canolbwyntio ar hyfforddi staff i’w helpu i wybod sut i gynorthwyo’r Aelodau a chyfeirio at wasanaethau cam 2 yn y llawlyfr.

Argymhellion:

·                Cynnig gwybodaeth i bob plaid a fydd yn sefyll yn yr etholiad;

·                Dyfeisio ffyrdd o gynnal diddordeb ar ôl yr wythnosau cyntaf.

Byddai’r Comisiynwyr yn trafod y dull hwn o weithredu yn eu cyfarfod nesaf ar 21 Hydref.

MB 12-15 Papur 4 – Dangoswrdd y Pumed Cynulliad – Medi 2015

Cyflwynodd Sulafa Thomas y dangosfwrdd diweddaraf a gofynnodd i’r Bwrdd Rheoli asesu cywirdeb a pherthnasedd y wybodaeth a roddir ar hyn o bryd i'r Aelodau. Roedd am gael sylwadau erbyn diwedd mis Hydref er mwyn medru penderfynu ar y ffordd orau o ailgyflwyno’r wybodaeth mewn ffordd sy’n haws ei ddarllen.

Hefyd, ystyriodd y Bwrdd y goblygiadau ar gyfer newid a chael gwared ar offer TGCh. Cytunwyd y byddai Nicola Callow a Bedwyr Jones yn trafod y polisi cyfrifyddu, yna byddai’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn ystyried y cynigion yn fanwl.

Roedd y Bwrdd Rheoli yn hapus â’r ffordd roedd y gwaith pontio’n mynd rhagddo. Byddai’r Comisiynwyr yn cael adroddiad etifeddiaeth drafft ym mis Chwefror.

MB 12-15 Papur 5 – Arolwg yr Aelodau – papur clawr

MB 12-15 Papur 5 – Atodiad A – Canlyniadau Arolwg yr Aelodau a Staff Cymorth 2015 – fersiwn fer

MB 12-15 Papur 5 – Atodiad A – Sgoriau cyfartalog yn ystod y Pedwerydd Cynulliad

Croesawyd Bethan Garwood a Rebecca Hardwicke i'r cyfarfod i gyflwyno canlyniadau’r arolwg boddhad Aelodau a staff cymorth a gynhaliwyd yn 2015 ac i’w cymharu â’r canlyniadau a gafwyd ers lansio’r arolwg.

Yn gyffredinol, roedd yr arolwg yn gadarnhaol iawn, ac roedd  y rhan fwyaf o’r canlyniadau wedi gwella yn ystod y flwyddyn diwethaf, ac wedi gwella’n sylweddol ers 2012. Roedd pob maes wedi cael sgôr o 7/10 neu uwch.

Dywedodd y Bwrdd Rheoli fod y gwaith o gasglu sylwadau wedi bod yn effeithlon ac yn effeithiol a bod y sesiynau galw heibio a gynhaliwyd wedi bod yn fuddiol. Roedd y canlyniadau’n dangos ein bod yn gweithio fel timau integredig.  Cytunwyd y dylid rhannu’r canlyniadau mwyaf arwyddocaol â’r staff yn y cyfarfodydd a drefnir ar gyfer y staff cyfan.

Cytunwyd hefyd i beidio â chynnal arolwg yn 2016, ond i ystyried ffyrdd eraill o gasglu sylwadau ar effeithiolrwydd rhaglen ymsefydlu’r Pumed Cynulliad.

MB 12-15 Papur 6 – Risgiau Corfforaethol – Papur Clawr

MB 12-15 Papur 6 – Crynodeb Risgiau Corfforaethol

Adolygodd y Bwrdd Rheoli y gofrestr o risgiau corfforaethol a ddiwygiwyd yn dilyn cyfarfod blaenorol y Bwrdd pan gynhaliwyd adolygiad llawn o’r risgiau.

Cytunwyd y byddai Gareth Watts yn cyfarfod â pherchnogion risg eto i drafod cwmpas eu risgiau ac i ystyried a yw'r geiriad yn adlewyrchu hynny’n effeithiol.

Cafodd y Bwrdd Rheoli eu hatgoffa mai’r dyddiad cau ar gyfer cyflwyno data dangosyddion perfformiad corfforaethol oedd 7 Hydref.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 2 Tachwedd.