Agenda a Chofnodion

Croesawyd Lowri Williams, a oedd yn y cyfarfod i barhau'r trafodaethau ar strategaeth a chynlluniau Adnoddau Dynol ar gyfer y dyfodol.

Cafwyd ymddiheuriadau gan Gareth Watts (Pennaeth Dros Dro Llywodraethu ac Archwilio).

Nid oedd buddiannau i’w datgan.

Cytunodd Bedwyr Jones i ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.

Cytunwyd bod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Mawrth yn gofnod cywir.

Yn dilyn cyfarfod diwethaf y Bwrdd Rheoli, a ganolbwyntiodd ar yr agenda Adnoddau Dynol ar gyfer y blynyddoedd i ddod, cyfarfu Lowri Williams â phob aelod o'r Bwrdd Rheoli i drafod y ffrydiau gwaith arfaethedig mewn mwy o fanylder. Gofynnwyd i'r Bwrdd ddewis pedwar prif flaenoriaeth unigol sydd angen sylw brys, sy'n bwysicach na'r pedwar prif flaenoriaeth allweddol a nodwyd eisoes. Cafodd y rhain eu grwpio, a'r blaenoriaethau a nodwyd fwyaf oedd: Gwerthoedd; Datblygu Rheolwyr; Rheoli Newid; a, Chynllunio Capasiti.

Nodwyd bod angen cynllun datblygu rheolwyr cyson, wedi'i ategu gan y gwerthoedd ac yn seiliedig arnynt, felly mae'n bwysig penderfynu ar y gwerthoedd cywir yn gyntaf. Fodd bynnag, cyfrifoldeb y Bwrdd Rheoli yw cymryd yr awenau ar hyn, a chytunwyd y dylid llunio set newydd o werthoedd corfforaethol sy'n glir ac yn gryno.

Amlinellodd Lowri syniadau ar gyfer ymgorffori system datblygu rheolwyr o fewn y rhaglen ymsefydlu corfforaethol newydd, a fyddai'n darparu hyfforddiant ar gyfer staff presennol yn ogystal â staff newydd. Byddai'r system hefyd yn cysylltu gyda'r broses PMDR fel y gellir canfod darpar reolwyr a'u hyfforddi cyn iddynt ymgymryd â chyfrifoldebau rheoli.

Cam i’w gymryd: Claire Clancy, Anna Daniel a Lowri Williams i lunio set newydd o werthoedd.

Yn dilyn trafodaethau ynghylch a oedd unrhyw weithgareddau yn y ffrydiau gwaith nad oeddent yn flaenoriaethau, cytunodd y Bwrdd ei bod yn bwysig mynd i'r afael â nhw gan ddilyn trefn ac amserlen gywir. Ar ôl cael y mewnbwn angenrheidiol, bydd Lowri yn diwygio'r cynllun ac yn rheoli'r llwyth gwaith, gan lynu at ddull syml a pharhau gyda beth bynnag sydd eisoes ar waith os yw'n ddigon da.

Amlinellodd Dave Tosh ddiben y fframwaith, sef dwyn ynghyd y cyfrifoldebau, strwythurau, polisïau, canllawiau gweithdrefnol a'r prosesau llywodraethu sydd eu hangen i reoli gwybodaeth y Cynulliad.

Mae'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg wedi adolygu'r fframwaith ac roedd yn fodlon arno. Cytunodd y Bwrdd Rheoli ei fod yn glir ac yn hygyrch, ond byddai'n ddefnyddiol i gynnwys cwestiynau cyffredin i gynorthwyo pobl i'w ddeall ac i egluro'r amserlenni ar gyfer er roi ar waith.

Trafododd y Bwrdd y cynlluniau ar gyfer codi ymwybyddiaeth ymysg staff. Bydd Alison Rutherford (Rheolwr Llywodraethu Gwybodaeth) yn cwrdd â Phenaethiaid a gweithio gyda thimau er mwyn eu helpu i fabwysiadu'r gofynion a'u rhoi ar waith. Dywedodd Elisabeth Jones y gallai Sue Morgan a Jon Tomkinson (Cynghorwyr Cyfreithiol) gynorthwyo gyda'r gwaith hwn. Dywedodd Dave Tosh hefyd fod Jan Koziel (Pennaeth Caffael) yn cynnwys gofynion llywodraethu gwybodaeth yn nhelerau ac amodau contractwyr i'r Cynulliad.

Camau i’w cymryd: Aelodau'r Bwrdd Rheoli i godi unrhyw bryderon penodol gyda Alison Rutherford fel y gall hi fod o gymorth.

Gwnaeth y Bwrdd ei adolygiad cyfnodol o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol gan nodi a oedd unrhyw risgiau wedi dod i'r amlwg ag arwyddocâd corfforaethol.

Bydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn edrych ar y risgiau yn ymwneud â newid cyfansoddiadol yn ei gyfarfod ar 20 Ebrill. Hefyd, o ystyried lefel y bygythiad presennol, holodd y Pwyllgor a ddylid rheoli risgiau diogelwch yn gorfforaethol. Byddai'n ystyried hyn ymhellach yn ei gyfarfod ar 8 Mehefin.

Ystyriodd y Bwrdd Rheoli'r risg niwed i enw da yn dilyn cyhoeddiadau Dydd Gŵyl Dewi ar newid cyfansoddiadol a chytunodd bod y risg wedi pasio ac, o ganlyniad i'r gwaith paratoi a wnaed, roedd canlyniad da i enw da'r Llywydd a'r Cynulliad. Cytunwyd nad oedd angen rhoi newid cyfansoddiadol ar y gofrestr gorfforaethol ar hyn o bryd.

Roedd y materion yn ymwneud â diogelwch wedi cael ymateb ac fe wnaed newidiadau i liniaru'r risgiau, gan gynnwys rhaglen fetio a sesiynau fideo Stay Safe ar gyfer staff.  Cytunwyd nad oedd yn risg gorfforaethol ar hyn o bryd, er y dylid adolygu'r mater yn rheolaidd i ystyried a oes unrhyw beth wedi newid.

Cytunwyd y byddai newid cyfansoddiadol, serch hynny, yn bwnc priodol i'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg ei archwilio, gan edrych ar y gwaith a wnaed i sicrhau'r canlyniadau yn dilyn y cyhoeddiadau Dydd Gŵyl Dewi ac i sicrhau y gwneir popeth posibl i baratoi ar gyfer newidiadau yn y dyfodol. Bydd Anna Daniel yn paratoi briff ar gyfer hyn ac yn mynychu'r cyfarfod.

Dywedodd Nicola Callow bod strategaeth gyllideb ddrafft yn cael ei hystyried gan y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau.

Byddai'r gyllideb hon ar gyfer blwyddyn gyntaf y pumed Cynulliad a byddai angen digon o hyblygrwydd ariannol i sicrhau bod y Comisiynwyr newydd yn gallu mynd ar drywydd eu hamcanion a'u blaenoriaethau. Mae'r strategaeth yn nodi dull gweddol ddarbodus ac yn tynnu sylw at y dewisiadau ariannol sydd ar gael.

Yn dilyn strategaeth fuddsoddi'r Comisiwn, cytunwyd y byddai'r cyllidebau sy'n weddill ar gyfer y Comisiwn hwn yn adlewyrchu'r symudiad ym Mloc Cymru. Fodd bynnag, heb ffigurau dangosol ar gyfer cyllideb Llywodraeth Cymru, ychydig iawn o wybodaeth oedd ar gael i fod yn sail i gyllideb y Comisiwn. Y cynnig, felly, oedd i gyllideb weithredol y Comisiwn ar gyfer 2016-17 adlewyrchu gostyngiad o 1.1% mewn termau real o'i gymharu â 2015-16, ond bod penderfyniadau ariannol y Bwrdd Taliadau yn cael eu hariannu'n llawn.

Byddai costau eithriadol sylweddol yn parhau i gael eu trin fel arian ychwanegol, gan gynnwys y gyllideb a neilltuwyd ar gyfer gwariant sy'n gysylltiedig â'r etholiad a chostau'r diddymiad. Byddai unrhyw arian dros ben yn cael ei ddychwelyd i Gronfa Gyfunol Cymru.

Bydd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn ystyried y strategaeth gyllideb ddrafft ar 26 Mawrth, cyn ei gyflwyno i'r Comisiwn ar 23 Ebrill.

Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon - Mae Kathryn Potter a Nicola Callow yn paratoi'r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon ar gyfer 2014-15. Mae drafft cychwynnol yn cael ei baratoi, gyda'r themâu: gwelliant parhaus, newid a gwasanaethau effeithlon.

Cam i’w gymryd: Bwrdd Rheoli i ddarparu penawdau blaenoriaeth ar gyfer beth ddylid ei gynnwys erbyn diwedd yr wythnos.

Diweddariad diogelwch – Ar ôl y sesiynau Stay Safe, mae staff Diogelwch a Rheoli Cyfleusterau ac Ystadau wedi archwilio'r llwybrau ymadael diogel ac ati ar gyfer meysydd gwasanaeth. Cynhaliwyd sesiynau pellach gyda rhai timau i siarad am y materion a godwyd yn y sesiwn Stay Safe, gyda rhagor i ddilyn.

FiYw Cymraeg– Bydd fersiwn Gymraeg FiYw yn cael ei lansio ddydd Gwener 27 Mawrth. Y Cynulliad oedd y cyntaf yng Nghymru i gael system Northgate dwyieithog.

Adnoddau prosiect a rheoli newid – Roedd Dave Tosh wedi dosbarthu cynigion a gofyn am sylwadau ar a oedd yn gwneud synnwyr, a oedd yn gwneud beth oedd ei angen, a beth oedd y camau nesaf.

Cam i’w gymryd: Bwrdd Rheoli i ddarparu adborth cyn gynted â phosibl.

Paratoi adroddiad perfformiad corfforaethol – Mae angen dychwelyd y set nesaf o wybodaeth a data ar Ddangosyddion Perfformiad Allweddol, ar gyfer yr Adroddiad Perfformiad Corfforaethol, at Kathryn Hughes erbyn 17 Ebrill 2015. Gofynnodd Dave Tosh i benaethiaid gwasanaeth sicrhau eu hunain am gywirdeb ac 'ymdeimlad' y ffurflenni hyn cyn eu hanfon i Kathryn.

Rhagolwg diwedd y flwyddyn – Dywedodd Nicola Callow nad oedd y rhagolygon wedi newid llawer ers 12 Mawrth ac roedd yn rhagweld tanwariant bach ar ddiwedd y flwyddyn. Gofynnwyd i'r Bwrdd Rheoli roi gwybod cyn gynted â phosibl os oedd unrhyw newidiadau yn eu rhagolygon.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 27 Ebrill.