Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Liz Jardine 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datgan buddiannau

Cofnodion:

Estynnwyd croeso i Gareth Watts, a fyddai'n mynychu'r cyfarfodydd yn rhinwedd ei swydd fel Pennaeth y Tîm Llywodraethu, ac Abi Philips, a oedd yn arsylwi yn y cyfarfod. Roedd Sulafa Thomas yn bresennol ar gyfer eitemau'r Comisiwn.

Cafwyd ymddiheuriadau gan Nicola Callow (Pennaeth Cyllid), Elisabeth Jones (Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Cyfreithiol) a Chris Warner (Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgor Polisi a Deddfwriaeth)

Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.

 

2.

Nodyn cyfathrebu i’r staff - Adrian Crompton

Cofnodion:

Byddai Adrian Crompton yn drafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.

 

3.

Cofnodion cyfarfodydd (8 a 17 Rhagfyr 2014)

Cofnodion:

Cytunwyd ar gofnodion cyfarfod y Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd ar 17 Rhagfyr. Byddai cofnodion cyfarfod 8 Rhagfyr yn cael eu hadolygu a'u cytuno y tu allan i'r cyfarfod, ar y cyd â chofnodion cyfarfod y Bwrdd Adolygu a Chynllunio a gynhaliwyd ar 24 Tachwedd.

 

4.

Crynhoi canlyniadau diwrnod cwrdd i fwrdd 8 Ionawr

Cofnodion:

Tynnodd Claire Clancy sylw at y newidiadau a wnaed i agenda'r cyfarfod yn wyneb canlyniadau'r diwrnod cwrdd i ffwrdd, er mwyn hwyluso trafodaethau gyda mwy o ffocws. Roedd pawb wedi cyfrannu pwyntiau clir a syml ar yr hyn yr oeddent am ei weld yn digwydd trwy'r Bwrdd Rheoli a byddai Claire yn monitro'r cynnydd gyda'r rhain. Byddai aelodau'r bwrdd yn gweithredu ar y camau yr oeddent wedi dweud y byddent yn eu gwneud.

 

5.

Ymgysylltu â’r cyhoedd (trafodaeth y Comisiwn 12 Chwefror)

Cofnodion:

Cyflwynodd Non Gwilym bapur drafft, a oedd i'w gyflwyno yng nghyfarfod y Comisiwn ar 9 Chwefror, ar y gweithgareddau ymgysylltu â'r cyhoedd a gyflwynwyd ers 2011. Roedd hwn yn tynnu sylw at y prif gyflawniadau a'r blaenoriaethau ar gyfer gweddill y Cynulliad. Mae'r rhain yn mynd i'r afael â meysydd penodol yr hoffai Comisiynwyr adeiladu arnynt, fel adnewyddu brand y Cynulliad a nodi'r 10fed  pen-blwydd ac etholiad 2016.

Rhoddodd y Bwrdd Rheoli fewnbwn i wella'r cynnig ymhellach ac i gysylltu themâu'r Comisiynwyr, yn arbennig, rhoi Aelodau wrth wraidd y gwaith, er enghraifft, ehangu ar rôl y Cadeirydd mewn pwyllgorau.

Cytunodd y Bwrdd ei bod yn bwysig tawelu meddwl Comisiynwyr bod gweithgareddau ymgysylltu yn canolbwyntio ar y meysydd cywir. Roedd angen i'r brandio adlewyrchu posibiliadau ar gyfer y dyfodol yn wyneb newid cyfansoddiadol a rhoi neges gyson am y brand tra bod y newidiadau hynny'n digwydd.

Cynigiodd Non gyfarfod â'r timau ar ôl cyfarfod y Comisiwn, i drafod blaenoriaethau'r Comisiynwyr a'r hyn oedd yn cael ei gynnig.

Camau i’w cymryd:

·      Non Gwilym i wella'r papur ymellach drwy gynnwys blaenoriaethau'r Comisiynwyr fel tair neu bedair thema i strwythuro'r papur arnynt. Sicrhau bod yr adran ar frandio'n cyfleu ei bod wrth wraidd agwedd y sefydliad tuag at ymgysylltu â'r cyhoedd.

·      Rhagor o wybodaeth i'w chynnwys: tystiolaeth i brofi honiadau; cyfeiriad at gapasiti ac adnoddau; cydweithrediad â Llywodraeth Cymru; a ffeithluniau lle mae hynny'n briodol.

 

6.

Pontio i’r Pumed Cynulliad (trafodaeth y Comisiwn 5 Mawrth)

Cofnodion:

Cyflwynodd Sulafa Thomas bapur drafft ar y cwmpas a'r cynnydd wrth gynllunio ar gyfer diddymu'r Pedwerydd Cynulliad a phontio i'r Pumed Cynulliad.

Roedd hyder y byddai'r holl waith angenrheidiol yn cael ei gyflawni, ond roedd cyfle i sicrhau bod y ffordd y byddai'n cael ei gyflwyno yn llyfn ac nid yn rhy fiwrocrataidd. Roedd rhannau o'r cyfnod pontio a oedd yn llai sicr oherwydd newidiadau cyfansoddiadol presennol ac felly roedd cynllunio senarios yn bwysig. Roedd angen gwneud rhagor o waith hefyd i gadarnhau'r cwmpas a sicrhau bod y cyfrifoldebau a nodwyd gan y person cywir. Ar ôl cwblhau'r fframwaith gellid dechrau ar y gwaith o gyflawni. Byddai hyn yn golygu llawer o waith cydlynu a chael strwythur llywodraethu a chytunwyd y dylai un o'r uwch reolwyr oruchwylio a bod yn gyfrifol am gydlynu'r gwaith fel Uwch-swyddog Cyfrifol, gan  adrodd yn llai manwl ar y cynnydd i'r Bwrdd Rheoli.  Adolygodd y Bwrdd sawl fersiwn o arddull adrodd a chytunwyd y byddai timau'n defnyddio'r fersiwn fanwl (C), gydag adroddiadau i'r Bwrdd Rheoli yn seiliedig ar ddangosfwrdd rhaglenni talfyredig (A) gyda llinell amser ddarluniadol lefel uchel.

Byddai'r trefniadau arfaethedig yn cael eu cyflwyno i'r Comisiynwyr ar 5 Mawrth er mwyn iddynt eu nodi a sicrhau bod paratoadau yn adlewyrchu eu blaenoriaethau.

Camau i’w cymryd:

·      Adrian Crompton i arwain ar gynllunio senarios.

·      Sulafa Thomas i baratoi papur i gyflwyno egwyddorion i Gomisiynwyr gan sicrhau ei fod yn Aelod-ganolog; yn darparu eglurder lle y gall fod tensiynau; yn diffinio cyfrifoldeb ar gyfer arweinwyr ffrydiau gwaith ac yn sicrhau eglurder ynghylch yr hyn y maent yn atebol amdanynt.

·      Ar ôl ei benodi, yr Uwch-swyddog Cyfrifol i weithio gyda Non Gwilym i roi fframwaith cyfathrebu ar waith.

 

7.

Adroddiad blynyddol ar y Strategaeth Rheoli Carbon

Cofnodion:

Derbyniodd y Bwrdd adroddiad terfynol y cynllun pum mlynedd yn cefnogi'r Strategaeth Rheoli Carbon a gymeradwywyd yn 2009. Roedd yr adroddiad yn rhoi crynodeb o'r cynnydd a wnaed yn 2013-14, ynghyd â chyflawniadau cyffredinol mewn perthynas â'r targedau corfforaethol. Byddai hwn yn cael ei gyflwyno i gyfarfod y Comisiwn ar 29 Ionawr er mwyn iddynt nodi cyflawniadau perfformiad allweddol a'r strategaeth a gymeradwywyd ar gyfer y pum mlynedd canlynol.

Argymhellodd y Bwrdd Rheoli fân welliannau i'r papur er mwyn helpu i osod y cyd-destun a chydnabod cyflawniadau heb ganmol gormod.

Cam Gweithredu : cynnwys paragraff i ofyn am fandad gan Gomisiynwyr i'r Cynulliad hyrwyddo ei lwyddiant ar reoli carbon yn allanol a gwahodd sefydliadau i mewn i weld sut y cafodd ei wneud.

 

8.

Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol (Ebrill – Rhagfyr)

Cofnodion:

Gofynnwyd i'r Bwrdd roi sylwadau ar yr adroddiad perfformiad corfforaethol drafft ar gyfer y cyfnod rhwng Ebrill a Rhagfyr 2014 a gwirio bod y wybodaeth a ddaparwyd ganddynt wedi ei dal yn y tablau manwl. Ymhlith yr eitemau penodol o bwys, i'w cynnwys yn y cyflwyniad, roedd:

·      gwelliannau i foddhad yr Aelodau;

·      cyllideb, rheoli adnoddau ac arbedion Gwerth am Arian;

·      cyfryngau cymdeithasol, Senedd.tv, nifer yr ymwelwyr;

·      gwobrau a dderbyniwyd yn ystod y cyfnod;

·      arbedion costau ar ôl y cyfnod pontio TGCh; a'r

·      gwaith pellach sydd angen ei wneud ar ymgysylltu â'r cyhoedd.

Byddai trafodaeth o'r bôn i'r brig ar fformat yr adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol nesaf yn ddefnyddiol i achub y blaen ar eitemau y gellid eu cynnwys.

Camau i’w cymryd: Y Bwrdd Rheoli i ddarparu unrhyw sylwadau pellach i Dave Tosh a Gareth Watts.

 

9.

Adroddiad Rheolaeth Ariannol (Rhagfyr 2014) ac Aroddiad Rheolaeth Ariannol a'r wybodaeth ddiweddaraf gan y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau

Cofnodion:

Amlinellodd Claire Clancy fod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau yn rheoli buddsoddiadau a phrosiectau sydd ar y gweill gyda'r bwriad o gyflawni tanwariant rhagamcanol o £50k erbyn diwedd y flwyddyn. Bu Eric Gregory, un o'r Cynghorwyr Annibynnol a benodwyd, yn bresennol yng nghyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau i wneud gwaith craffu, yn arbennig ar gam nesaf y prosiect Adnoddau Dynol / cyflogres.

Yn dilyn trafodaethau'r Bwrdd Rheoli ar gynllunio capasiti ym mis Tachwedd a mis Rhagfyr, roedd y ceisiadau awdurdodi recriwtio wedi dechrau cyrraedd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau. Roedd effaith y rhain yn cael ei adlewyrchu yn yr adroddiad Rheolaeth Ariannol.

 

10.

Unrhyw Fusnes Arall

Cofnodion:

Roedd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn cyfarfod ar 9 Chwefror a gofynnwyd i'r Bwrdd Rheoli sicrhau bod yr holl gamau archwilio wedi'u cwblhau cyn hynny.

Ar ôl dosbarthu'r canllawiau asesu effaith ar gydraddoldeb, cadarnhaodd y Bwrdd eu bod yn hapus gyda'r dull arfaethedig a gofynnwyd iddynt enwebu aelod o staff yn eu meysydd i gysylltu â'r tîm cydraddoldeb.

Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 2 Chwefror.