Agenda a Chofnodion

Croesawodd y Bwrdd Joanne Gemma i’r cyfarfod i gyflwyno’r papur ar Gynefino Corfforaethol, gyda Mike Snook. Ni chafwyd ymddiheuriadau.

Nid oedd buddiannau i’w datgan.

Cytunodd Bedwyr Jones i ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.

Papur 1

Awgrymwyd nifer o newidiadau i gofnodion y cyfarfod ar 23 Mehefin, 2014. Cytunwyd y byddai’r cyfryngau cymdeithasol yn cael eu diwygio i fod yn risg corfforaethol, gyda dyddiad datrys ym mis Medi, yn y tymor byr. Nodwyd hefyd y byddai Diogelu yn cael ei nodi fel risg corfforaethol. Cytunodd Anna Daniel i roi eglurhad ar yr eitem ar ddefnydd Aelodau’r Cynulliad o adnoddau.

Papur 2

Cyflwynodd Mike Snook a Joanne Gemma gynigion newydd ar gyfer cynefino ar gyfer yr holl staff newydd, i wella’r profiad cynefino corfforaethol, a’i wneud yn fwy amserol. Byddai fformat undydd byrrach i’r sesiynau newydd,  gyda ffocws strategol, a byddai aelod o’r Bwrdd Rheoli yn agor neu’n cau’r sesiynau. Bwriedir darparu deunyddiau a chyflwyniadau, a byddai DVDs byr, llawn gwybodaeth yn cael eu cynhyrchu i roi trosolwg o waith meysydd gwasanaeth a Chomisiynwyr gwahanol.

Croesawodd y Bwrdd y cynnig, a chytunodd ar yr argymhelliad i weithredu’r sesiynau cynefino corfforaethol diwygiedig yn nhymor yr Hydref, gydag adolygiad ar ôl chwe mis i nodi unrhyw welliannau pellach.

Camau i’w cymryd:

·                Penaethiaid Gwasanaeth i sicrhau bod rheolwyr llinell yn cynnwys cyfarfodydd gyda thimau eraill drwy’r meysydd gwasanaeth yn y rhaglenni cynefino personol ar gyfer staff newydd; yr Adran Adnoddau Dynol i weithio gyda rheolwyr llinell i deilwra cyfleoedd cynefino pellach;

·                Adnoddau Dynol i sicrhau bod cyd-gysylltu â’r tîm Datblygiad Proffesiynol Parhaus er mwyn defnyddio adnoddau’n effeithiol;

·                AD i gysylltu â thimau er mwyn cysylltu trefniadau cynefino corfforaethol a threfniadau adrannol, a sicrhau bod dull gweithredu integredig, cyfannol o ran cynefino ar draws y sefydliad.

Papur 3 ac atodiad

Cyflwynodd Dave Tosh yr argymhellion ar gyfer newidiadau i’r dangosyddion ar gyfer adroddiadau Perfformiad Corfforaethol yn y dyfodol; roedd yr adroddiad nesaf, ar gyfer y cyfnod rhwng mis Ebrill a mis Mehefin 2014, i gael ei gyhoeddi yn ystod tymor yr Hydref.

Yn dilyn blwyddyn lawn o adrodd, roedd Kathryn Hughes (y Rheolwr Risg a Llywodraethu) wedi adolygu’r dangosyddion gyda Phenaethiaid Gwasanaethau a darparwyr data. Ar sail yr adolygiad, roedd rhai dangosyddion mwy ystyrlon wedi’u cynnig.

Cytunodd y Bwrdd ar y materion a ganlyn:

·                i newid i gynhyrchu data chwarterol, yr adroddir yn eu cylch bob tymor;

·                y Penaethiaid Gwasanaethau i weithio gyda Kathryn Hughes i nodi camau penodol mewn rhai meysydd, er enghraifft, gweithio’n ddwyieithog, ac i fynd i’r afael â’r cwestiynau a godwyd yn y papur, erbyn diwedd mis Awst;

·                i gyfuno’r gwaith hwn â’r gwaith a wneir gan y Gwasanaeth Trawsnewid Strategol ar fesur manteision, lle bo hynny’n bosibl ac yn briodol; a

·                y byddai gwybodaeth AD/adnoddau yn cael ei darparu i’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau.

Byddai’r adroddiad nesaf ar Berfformiad Corfforaethol yn cael ei adolygu gan y Comisiwn yn eu cyfarfod ar 29 Medi.

Llafar

Atgoffodd Elisabeth Jones y Bwrdd am eu trafodaethau ym mis Chwefror, pan gytunwyd i ddiwygio ein system Rheoli Perfformiad ac Adolygu Datblygiad, ac ein diwylliant i roi mwy o bwyslais ar ymddygiad, h.y. "sut" y mae staff yn perfformio, yn hytrach na nodi amcanion perfformiad sy’n canolbwyntio’n bennaf ar "beth" y disgwylir i staff ei gyflawni. Roedd y Bwrdd hefyd wedi cytuno ym mis Chwefror i gadw’r fframwaith cymhwysedd presennol (a ddefnyddir wrth recriwtio yn bennaf ar hyn o bryd).

Yna rhoddodd Mike Snook y wybodaeth ddiweddaraf am gynnydd y prosiect ac amlinellodd y camau ar gyfer rhoi’r newid ar waith. Byddai’r cam cyntaf yn cael ei gynnal hyd at fis Medi 2014, ac ni fyddai’n golygu unrhyw newid sylweddol i reolwyr llinell na staff eraill. Fel arfer, byddai’r cylch PMDR yn cau ym mis Medi. Byddai’r system FiYw yn cael ei defnyddio, fel yr oedd ym mis Mawrth, i gofnodi’r adolygiad perfformiad. Yr unig newidiadau fyddai gwelliannau i’r system FiYw, fel y gallu i gynnwys testun dros 2000 o lythrennau mewn atodiad, a defnyddio dogfennau adroddiadau ar wahân o fewn FiYw ar gyfer pob chwe mis o’r flwyddyn adrodd, h.y. byddai’r cylch nesaf yn cau ym mis Mawrth 2015. Ble’r oedd angen trosglwyddo amcanion ymlaen o un cyfnod adrodd i un arall, gellid gwneud hyn yn awtomatig drwy ymarferoldeb mewnol y system. Byddai canllawiau a chymorth yn cael eu darparu, a byddai modd darganfod anghenion dysgu o’r defnydd cychwynnol o’r system FiYw o ran cofnodi sgyrsiau perfformiad canol y flwyddyn ym mis Mawrth. Mae cyfathrebu da yn holl bwysig ac, yn ogystal â chyhoeddi canllawiau ar y fewnrwyd, byddai’r tîm Dysgu a Datblygu a Llysgenhadon FiYw’ ym mhob maes gwasanaeth ar gael i ddarparu cymorth wyneb-yn-wyneb.

Byddai’r ail gam yn cael ei gynnal tan fis Mawrth 2015. Y newid allweddol a gyflwynir ym mis Mawrth 2015 yw y bydd rheolwyr a staff yn gosod amcanion newydd, pan roddir mwy o bwyslais ar ymddygiad. Byddai’r adolygiad perfformiad cyntaf gan ddefnyddio’r dull newydd hwn ar gyfer y rhan fwyaf o staff, felly, yn digwydd ym mis Medi 2015.

Fodd bynnag, byddai’r Adran Adnoddau Dynol a’r timau cyfreithiol yn treialu’r dull newydd hwn o fis Medi 2014. Nodwyd hefyd bod y Gwasanaeth Ymchwil eisoes wedi treialu rhywfaint ar y dull newydd. Dywedodd Kathryn Potter fod yr adborth yn gadarnhaol; er bod angen newid diwylliannol mawr er mwyn i’r staff siarad am ymddygiad yn hytrach na chanlyniadau, roedd y canlyniad yn fwy gwerthfawr.

Mynegodd y Bwrdd Rheoli siom na fyddai’r newid i gael trafodaeth ar ymddygiad yn digwydd tan fis Mawrth 2015, ond, cydnabyddir bod hyn o ganlyniad i flaenoriaethau a phwysau anochel sy’n effeithio ar y tîm Adnoddau Dynol.

Cytunwyd y byddai’r Bwrdd yn derbyn cynigion ar sut y bydd y fframwaith cymhwysedd, sydd â phwyslais ar sgyrsiau o ansawdd, yn cael ei gynnwys yn y broses PMDR yn ymarferol, mewn pryd ar gyfer gallu cytuno ar y ffordd ymlaen ar gyfer gweithredu yn y cylch adrodd ym mis Mawrth 2015. I gefnogi hyn, byddai’r tîm Dysgu a Datblygu yn ymweld â Bwrdeistref Bromley yn Llundain (erbyn diwedd mis Gorffennaf), ac yna byddai mewn sefyllfa i roi cyngor ynglŷn â beth yw’r ffordd orau i fwrw ymlaen â gweithredu’r model cymhwysedd ar y system TGCh Adnoddau Dynol / Cyflogres newydd.

Pwysleisiwyd y dylai’r adolygiad PMDR eisoes fod yn sgwrs o ansawdd am berfformiad a datblygiad y gweithiwr. Gofynnwyd i bob aelod o’r Bwrdd Rheoli geisio sicrhau bod hyn yn digwydd yn eu meysydd gwasanaeth; ac nad oedd yn rhywbeth yr oedd angen aros hyd y cyflwynir y newidiadau ym mis Mawrth i’w sicrhau.

Camau i’w cymryd:

• Mike Snook i sicrhau bod yr hyn a ddysgwyd o’r ymarfer peilot yn cael ei nodi, a’i fod yn llywio ein dull gweithredu.
• Aelodau’r Bwrdd Rheoli i sicrhau bod PMDRs yn cael eu cwblhau ar amser a bod sgyrsiau o ansawdd yn digwydd (i adolygu’r flwyddyn PMDR flaenorol, ystyried amcanion o’r newydd, a’u hail-osod ar gyfer y 6 mis nesaf, a nodi unrhyw anghenion datblygu).

Llafar

Darparodd Nicola Callow ddiweddariad llafar ar yr adroddiad ariannol hyd at ddiwedd mis Mehefin 2014. Y prif uchafbwynt oedd yr amcan o danwariant ar hyn o bryd ac roedd, felly, yn hanfodol bod y meysydd gwasanaeth yn rhoi arwydd clir o wariant a blaenoriaethau, fel bod modd i’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wneud y defnydd mwyaf effeithiol o’r gyllideb sydd ar gael. Gofynnwyd i aelodau’r Bwrdd Rheoli sicrhau bod yr Adran Gyllid yn ymwybodol o unrhyw gynlluniau neu gynigion y gellid eu rhoi ar waith ar fyr rybudd.

Rhoddodd Claire Clancy wybod i’r Bwrdd ei bod wedi llofnodi’r Adroddiad Blynyddol a’r Datganiad o Gyfrifon (2013-14) ac y byddai’r Archwilydd Cyffredinol yn ei lofnodi y diwrnod canlynol. Yna byddai’r adroddiad yn cael ei osod gerbron y Cynulliad.

Llafar

Rhoddodd Nicola Callow y wybodaeth ddiweddaraf am gyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ar 26 Mehefin. Trafodwyd dwy eitem yn benodol. Roedd y Bwrdd wedi gofyn i Nerys Evans (y Pennaeth Cyfleusterau) baratoi rhestr wedi’i blaenoriaethu o’r rhaglen waith; roeddent yn cytuno ar bob gwaith arfaethedig hyd at ddiwedd y flwyddyn ariannol, sef cyfanswm o £590,000, a fyddai’n cael ei ariannu o’r gyllideb Rheoli Ystadau a Chyfleusterau arferol ynghyd â buddsoddiad ychwanegol.

Cyflwynodd Wayne Cowley (Rheolwr Prosiect) y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect Adnoddau Dynol / Cyflogres, ac amlinellodd fanteision a llwyddiannau’r prosiect, ynghyd â gwersi a ddysgwyd. Cytunodd y Bwrdd i ddyrannu cyllid ychwanegol ar gyfer cwblhau’r holl waith ar Gam 1. Byddai gwiriad yn cael ei gynnal ar ôl Cam 1, i werthuso’r prosiect ac i fesur parodrwydd ar gyfer Cam 2, cyn i’r Bwrdd wneud ei benderfyniadau ynghylch gwariant pellach. Cynhelir adolygiad annibynnol hefyd.  Byddai Gwersi a ddysgwyd yn cael eu rhannu gyda’r Bwrdd Rheoli.

Rhoddodd Mike Snook y newyddion diweddaraf am y polisi Sabothol, a oedd yng nghamau olaf yr adolygiad ohono, cyn y caiff ei ddosbarthu i’r Bwrdd Rheoli (gyda nifer dangosol o staff). Yn dilyn hyn, byddai’n cael ei rannu gyda’r Undebau Llafur.

Cadarnhaodd Chris Warner y byddai’r polisi interim ar Ddiogelu ar gael cyn lansio’r prosiect Ymgysylltu â Phobl Ifanc ar 16 Gorffennaf. Byddai rhagor o waith i’w integreiddio â pholisïau eraill, i godi ymwybyddiaeth ohono, ac i ddarparu hyfforddiant.

Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 15 Medi.