Agenda a Chofnodion

1.1 Croesawodd y Cadeirydd aelodau'r Bwrdd i'r cyfarfod.

1.2 Cytunodd y Bwrdd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 24 Mawrth 2016.

1.3 Diolchodd aelodau'r Bwrdd i Gwion Evans sydd wedi symud o'i swydd fel Clerc y Bwrdd i gefnogi'r Llywydd.

1.4 Dymunodd y Bwrdd y gorau i John Chick hefyd wrth iddo gymryd seibiant gyrfa am 12 mis.

1.5 Cytunodd y Bwrdd i ystyried y wybodaeth ddiweddaraf gan y gwasanaeth Cymorth Busnes i'r Aelodau yn eitem gyntaf yr agenda yng nghyfarfod y dydd.

3.1        Trafododd y Bwrdd bapur a oedd yn amlinellu'r gwaith y bwriadwyd ei gynnal a'r penderfyniad allweddol y byddai angen ei wneud yn fuan. Trafododd y Bwrdd y rhaglen waith ar gyfer tymor y gwanwyn/tymor yr haf 2016.

3.2        Mynegodd aelodau'r Bwrdd eu barn ynghylch y sesiwn galw heibio a gynhaliwyd yn ystod y Cyfarfod Llawn ar 6 Gorffennaf. Cytunodd y Bwrdd ei fod yn ymarfer defnyddiol ac y dylai gael ei ailadrodd yn y dyfodol er mwyn gwella'r berthynas ag Aelodau'r Cynulliad.

Deddf Menter 2016

3.3        Trafododd y Bwrdd oblygiadau Deddf Menter 2016. Mae'r Ddeddf yn gosod cyfyngiad ar “daliadau ymadael” i Aelodau'r Cynulliad ac aelodau o Lywodraeth Cymru ymysg eraill. Yn ei gyfarfod blaenorol, cytunodd y Bwrdd i fonitro'r trafodaethau ynghylch sut y bydd y trefniadau o dan y Ddeddf yn gweithio'n ymarferol ac i ofyn am y wybodaeth ddiweddaraf yn gyson.

3.4        Yn amodol ar yr ymateb i faterion a godir gan y Llywydd gyda Llywodraeth y DU a Llywodraeth Cymru, cytunodd y Bwrdd i ysgrifennu at yr Ysgrifennydd Gwladol dros Fusnes, Arloesedd a Sgiliau i fynegi ei phryderon ynghylch y ddarpariaeth yn Rhan 9 o'r Bil, sy'n gwrthdaro â chylch gorchwyl y Bwrdd Taliadau a phaneli taliadau eraill yn y DU.

3.5        Cytunodd y Bwrdd fod amddiffyn annibyniaeth y Bwrdd yn un o ofynion y ddeddfwriaeth a sefydlodd y Bwrdd.

Pensiynau

3.6        Nododd y Bwrdd fod rheolau'r cynllun pensiwn terfynol, gan gynnwys y gyfradd cyfrannu y cytunwyd arni gan y Bwrdd, wedi cael eu cymeradwyo gan Drysorlys EM.

3.7        Mae cynnwys rheolau'r cynllun pensiwn newydd wedi cael eu cyfathrebu i Aelodau'r Cynulliad yn y ddogfen 'Y Cynllun Pensiwn newydd - beth y mae angen i chi ei wybod'.

Dyddiadau cyfarfodydd

3.8        Cytunodd y Bwrdd i drafod dyddiadau cyfarfodydd ar ôl Mawrth 2017. Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn cynnig dyddiadau i aelodau'r Bwrdd yn ystod mis Mai, Gorffennaf, Medi a Thachwedd 2017 a mis Ionawr a Mawrth 2018.

4.1 Yn amodol ar gytuniad aelodau'r Bwrdd blaenorol ynghylch gwariant y gyllideb, cytunodd y Bwrdd ar ei adroddiad blynyddol 2015-16, a gaiff ei gyhoeddi cyn toriad yr haf.

5.1 Penododd y Bwrdd y sawl a fydd yn aelodau ar y Bwrdd Pensiynau ar gyfer Cynllun Pensiwn Aelodau'r Cynulliad yn ffurfiol:

•        Jill Youds (Cadeirydd Annibynnol) - ers dechrau'r Pumed Cynulliad

•        Gareth Jones (cyn-Aelod Cynulliad Plaid Cymru) - ers dechrau'r Pumed Cynulliad

•        Mike Hedges (Aelod Cynulliad Llafur) - ers dechrau'r Pumed Cynulliad

•        Suzy Davies (Aelod Cynulliad y Ceidwadwyr a Chomisiynydd y Cynulliad)

•        Cyfarwyddwr Cyllid, Comisiwn y Cynulliad (yn wag ar hyn o bryd, i'w benodi).

5.2 Roedd gan y Bwrdd rai amheuon ynghylch penodi aelod o staff Comisiwn y Cynulliad ar y Bwrdd Pensiynau, yn enwedig os byddai sefyllfa'n codi lle bo'n rhaid iddynt wneud penderfyniadau am Aelodau Cynulliad unigol. Cytunodd y Bwrdd i geisio cael trywydd sicr gan y Comisiwn ar y pwynt hwn.

Camau gweithredu:

•        Bydd y Pennaeth Pensiynau yn hysbysu Comisiwn y Cynulliad yn ffurfiol o benodiad aelodau'r Bwrdd.

•        Cytunodd y Bwrdd i ysgrifennu at Brif Weithredwr a Chlerc Comisiwn y Cynulliad ynghylch cynrychiolaeth Comisiwn y Cynulliad ar y Bwrdd.

6.1 Trafododd y Bwrdd y rolau a'r cyfrifoldebau sydd wedi'u gosod yn y Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth rhwng y Bwrdd a'r Bwrdd Pensiynau, a chytuno arnynt

6.2 Nododd y Bwrdd y byddai'r Bwrdd Pensiynau newydd yn trafod y ddogfen yn ei gyfarfod cyntaf ar 11 Gorffennaf. Caiff y ddogfen hefyd ei gwrth-lofnodi gan Brif Weithredwr y Cynulliad fel Swyddog Cyfrifyddu.

6.3 Cytunodd y Bwrdd ar y rhagdybiaethau o ran demograffeg a gaiff eu defnyddio i osod cap ar gostau'r cyflogwr yng Nghynllun Pensiwn Aelodau'r Cynulliad. Bydd y Bwrdd Pensiynau newydd yn trafod y rhagdybiaethau yn ei gyfarfod ar 11 Gorffennaf.

7.1 Trafododd y Bwrdd bapur yn amlinellu effaith y Penderfyniad newydd a materion eraill sydd wedi codi ers dechrau'r Pumed Cynulliad. Gwnaeth y Bwrdd y penderfyniadau hyn ar sail y cylch gorchwyl a'r cyfrifoldebau sydd wedi'u gosod yn y Mesur Taliadau (2010).

Gwariant ar Lety Preswyl

7.2 Nododd y Bwrdd nad oedd yr Penderfyniad yn rhoi'r un cymorth i Aelodau sydd â'u prif gartref y tu allan i Gymru o'i gymharu â'r cymorth sydd ar gael i Aelodau eraill ar gyfer ei wario ar y swyddfa y maent wedi cael eu hethol iddi gan bobl Cymru.

7.3 Nododd y Bwrdd nad oedd deddfwriaeth Cymru na chyfraith etholiadol yn nodi unrhyw reidrwydd i breswylio yn y wlad os am sefyll i fod yn Aelod Cynulliad mewn etholiad.

7.4 Cytunodd y Bwrdd y dylai sicrhau bod gan holl Aelodau'r Cynulliad adnoddau rhesymol i gynrychioli eu hetholaeth i orau eu gallu.

7.5 Trafododd y Bwrdd ei ddull ar gyfer yr ymgynghoriad. Cytunodd y byddai'n ymgynghori ag Aelodau'r Cynulliad a'r cyhoedd.

7.6 Cytunodd y Bwrdd y byddai'n trafod ymatebion yr ymgynghoriad ac yn gwneud penderfyniad y tu allan i gyfarfodydd Bwrdd er mwyn i'r penderfyniad gael ei wneud mor agos â phosibl at ddechrau tymor yr hydref 2016.

Lwfans Dodrefn

7.7 Nododd y Bwrdd y câi Aelodau newydd un cyfle i brynu dodrefn ar gyfer eu swyddfa newydd at uchafswm gwario o £5,000.

7.8 Mae'r Gwasanaethau Cymorth Busnes i'r Aelodau wedi ceisio ehangu'r ddarpariaeth hon iddi gynnwys mwy na dodrefn swyddfa'n unig, ac iddi gynnwys unrhyw eitemau na fydd y landlord yn talu amdanynt ond sy'n berthnasol o ran costau'r swyddfa gan iddynt wella'r amgylchedd gweithio i staff ac ymwelwyr.

7.9 Cytunodd aelodau'r Bwrdd y dylai'r Gwasanaeth Cymorth Busnes i'r Aelodau gael hyblygrwydd ychwanegol i ddehongli'r lwfans dodrefn ar gyfer Aelodau fel hyn.

Diogelwch swyddfeydd etholaethol/rhanbarthol

7.10 Yn dilyn marwolaeth drasig Jo Cox AS, nododd y Bwrdd i Gomisiwn y Cynulliad ofyn am bapur briffio ar y ddarpariaeth gyfredol ar gyfer diogelwch, yn enwedig y cymorth sydd ar gael pan fyddent y tu allan i ystâd y Cynulliad. Nododd y Bwrdd y gellid gwneud nifer o ragofalon syml er mwyn sicrhau diogelwch Aelodau Cynulliad.

7.11 Nododd Aelodau'r Bwrdd y byddent yn blaenoriaethu unrhyw faterion diogelwch a nodwyd gan Gomisiwn y Cynulliad a oedd o fewn cylch gorchwyl y Bwrdd.

Adolygu achosion busnes

7.12 Trafododd y Bwrdd achosion busnes unigol gan yr Aelodau mewn ymateb i'w amgylchiadau eithriadol.

Cam gweithredu:

•        Byddai llythyrau'n cael eu hanfon at y sawl a gaiff eu heffeithio gan benderfyniadau'r Bwrdd. Dylai'r Gwasanaeth Cymorth Busnes i'r Aelodau roi gwybod beth oedd penderfyniad y Bwrdd i Aelodau'r Cynulliad a wnaeth achosion busnes.

8.1 Trafododd y Bwrdd bapur yn amlinellu strwythur newydd y pwyllgorau, eu cylch gorchwyl a rolau cadeiryddion y pwyllgorau

8.2 Nododd y Bwrdd strwythur newydd y pwyllgorau, a chytunodd i ymgynghori ynghylch a ddylid cadw'r ddwy lefel cyflog arfaethedig ar gyfer y ddau fath gwahanol o gadeirydd mewn pwyllgorau. Cytunodd y Bwrdd y byddai'n gofyn am farn Aelodau'r Cynulliad ynghylch a oedd y system dwy haen o dâl i gadeiryddion yn dal i fod yn briodol.

8.3 Cytunodd y Bwrdd i ymgynghori â'r Aelodau ynghylch y cynigion hyn, gyda'r nod o wneud penderfyniad erbyn mis Medi.

8.4 Cytunodd y Bwrdd y dylid ôl-ddyddio cyflogau i ddyddiad y penodiad. Fel yw'r achos ar gyfer pob deiliad swydd arall, byddai cyflogau cadeiryddion yn destun adolygiad blynyddol. 

Cam gweithredu:

•        Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn dechrau ymgynghoriad ynghylch cynigion y Bwrdd o ran tâl cadeiryddion pwyllgorau.

9.1 Trafododd y Bwrdd bapur gyda chynigion ar gyfer diwrnod strategaeth y Bwrdd ym mis Medi a fyddai'n digwydd ym Mae Colwyn.

9.2 Cytunodd y Bwrdd y dylid ystyried dulliau ac egwyddorion ymgysylltu ac ymgynghori effeithiol. Byddai'r Bwrdd hefyd yn trafod y posibilrwydd o wahodd hwyluswr i'r cyfarfod i lywio trafodaethau strategol y Bwrdd.

9.3 Cytunodd y Bwrdd i ymweld â swyddfeydd etholaethol yng Ngogledd Cymru i ymgysylltu ag Aelodau'r Cynulliad a staff cymorth Aelodau'r Cynulliad.

Camau gweithredu:

•        Bydd y Gwasanaeth Ymchwil yn rhoi papur briffio ar enghreifftiau o arfer rhyngwladol o bennu tâl Aelodau etholedig, i'w gyflwyno wythnosau cyn y diwrnod strategaeth.

•        Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn cynllunio rhaglen ar gyfer y diwrnod strategaeth.

•        Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn cysylltu â hwyluswyr posibl.

•        Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn trefnu ymweliadau â swyddfeydd Aelodau Cynulliad yng Ngogledd Cymru.

10.1 Nododd y Bwrdd adroddiad blynyddol y Panel Adolygu Ariannol Annibynnol, Cynulliad Gogledd Iwerddon 2015-16, ynghyd â llythyr penodi i Gomisiynwyr newydd y Cynulliad gan y Llywydd.