Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes Deputy Clerk: Buddug Saer
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: 1.1 Nododd y Pwyllgor ymddiheuriadau gan Suzy Davies AC ac Ann-Marie Harkin.
Croesawyd cynrychiolydd newydd o Swyddfa Archwilio Cymru, sef Gareth Lucey, a
dymunwyd yn dda i Matthew Coe ar ei secondiad sydd i ddod. Gofynnodd y
Cadeirydd am ymatebion i’r sylwadau gan Suzy Davies ar y papurau i’w hatodi i’r
cofnodion. 1.2 Datganodd Eric Gregory ei fod yn gynrychiolydd busnes ar gyfer yr Adolygiad
Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol yng Nghymru. 1.3 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill. |
|
Cofnodion a materion yn codi Cofnodion: ACARAC (05-17) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Gorffennaf
2017 ACARAC (05-17) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu 2.1
Cytunwyd
ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Gorffennaf a chafodd y wybodaeth
ddiweddaraf am gamau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi. 2.2 Pwyntiau gweithredu 4.4 a 12.2 (blaenoriaethu prosiectau) -
Cadarnhaodd Dave Tosh fod papur yn manylu ar y meini prawf blaenoriaethu wedi’i
gyflwyno yng nghyfarfod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ym mis Mehefin. Byddai’r
Bwrdd yn profi’r gwaith o gyflwyno’r meini prawf ym mis Rhagfyr 2017. 2.3 Pwyntiau gweithredu 4.7 a 4.9 (Cyflog a
Chronfa Gyfunol Archwilydd Cyffredinol Cymru (ACC)) - Cyfarfu Nia Morgan a
Gareth Watts â chynrychiolwyr o Lywodraeth Cymru dros gyfnod toriad yr haf i
drafod trin taliadau ar gyfer ACC.
Sicrhawyd y ddau bod y prosesau priodol ar waith ar gyfer penodi’r
Archwilydd nesaf ac roeddent yn aros am y wybodaeth ddiweddaraf cyn diwedd y
flwyddyn. Camau i’w cymryd -
Gareth i ddiweddaru’r Pwyllgor ar broses Llywodraeth Cymru ar gyfer
penodi a thalu Archwilydd Cyffredinol Cymru unwaith y derbynnir yr
wybodaeth. |
|
Adolygiad Capasiti Cofnodion: ACARAC (05-17) Papur 3 - Dadansoddiad Cefnogi Adolygiad Capasiti ACARAC (05-17) Papur 3 - Atodiad A – Y cylch gorchwyl ar gyfer yr Adolygiad
Capasiti 3.1
Cyflwynodd
Gareth Watts a Phil Turner drosolwg o’r Adolygiad Capasiti, a soniwyd am
amcanion yr Adolygiad a rhai canfyddiadau cychwynnol. 3.2
Rhoddodd
y Pwyllgor her ac awgrymiadau defnyddiol a fyddai’n cael eu hystyried wrth
baratoi ar gyfer cyflwyno canfyddiadau’r Adolygiad i Gomisiwn y Cynulliad ym mis
Ionawr. 3.3
Awgrymodd
y Pwyllgor y dylai’r adroddiad egluro bod y Comisiwn yn dechrau o sylfaen gref
o ran ansawdd a diwydrwydd dyladwy ei waith, ac y dylai gynnal hynny, wrth
wella effeithlonrwydd. Dylid darparu enghreifftiau ymarferol yma (e.e. craffu’n
fwy gofalus ar geisiadau am adnoddau). Pwysleisiwyd pwysigrwydd defnyddio data
ansoddol a meintiol yn yr adroddiad terfynol er mwyn dangos mwy o
effeithlonrwydd posibl wrth gynnal effeithiolrwydd. 3.4
Roedd
Gareth a Phil yn croesawu’r cyfle ar gyfer yr her feirniadol hon, ac roeddent
yn gobeithio y gallai’r Pwyllgor ddarparu rhagor o gymorth pe bai amser yn
caniatáu. Camau i’w cymryd -
Gareth Watts i rannu’r
papur dadansoddi ategol wedi’i ddiweddaru gyda’r Pwyllgor pan fydd ar gael. -
Cynghorwyr Annibynnol i fod yn rhan o’r gwaith o ddatblygu’r adolygiad
capasiti fel y bo’n briodol. |
|
Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol Cofnodion: ACARAC (05-17) Papur 4 - Adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol, ac
argymhellion monitro 4.1
Cyflwynodd
Gareth ei adroddiad gweithgarwch a’r wybodaeth ddiweddaraf o ran yr
argymhellion. Roedd yr Adolygiad
Capasiti yn cymryd llawer o amser Gareth ac efallai y byddai angen gwneud newidiadau
i’w gynllun archwilio 2017-18 o ganlyniad i’r gwaith hwn. Nododd y Pwyllgor y cynllun i ohirio’r
archwiliad ar reoli newid. |
|
Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf Cofnodion: Adroddiadau / diweddariadau wedi’u dosbarthu y tu allan i’r pwyllgor ACARAC (05-17) Papur 5 - Rheolaethau System Gyllid Newydd ACARAC (05-17) Papur 6 -
Adolygiad o Dimau Integredig y Pwyllgor ACARAC (05-17) Papur 7 – Argymhellion Archwilio Mewnol – adroddiad dilynol
yr Adran Cymorth Busnes i’r Aelodau ACARAC (05-17) Papur 8 - Atal a Chanfod Twyll 5.1
Nodwyd y pedwar
adroddiad archwilio ac roedd Gareth wedi ymateb i’r pwyntiau a godwyd gan y
Pwyllgor ar yr adroddiadau a ddosbarthwyd ymlaen llaw. Roedd y Pwyllgor yn
hapus iawn ynghylch y gweithredu ar yr argymhellion yn yr adroddiad ar
Reolaethau’r System Gyllid. 5.2
Roedd Nia yn siomedig
iawn â’r sgôr Sicrwydd Cyfyngedig, yn enwedig o’i gymharu â’r radd gref a
roddwyd y tro diwethaf. Sicrhaodd y Pwyllgor nad oedd hyn yn adlewyrchiad o’i
thîm na’r system newydd a oedd ar waith, ac ni fu dirywiad o ran gwasanaethau.
Roedd argymhellion ynglŷn â dogfennu tasgau wedi’u tynhau, ynghyd â’r
broses o fonitro’r amser a gymerwyd i gymeradwyo’r hyn a brynwyd â chardiau
credyd. Bellach, byddai Nia yn gweld rhestr o gamau nad ydynt wedi’u gweithredu
bob mis, i sicrhau na fyddai’r lefel byth yn codi i’r hyn a nodwyd gan yr
archwiliad. Trefnwyd ymarferiad i adolygu’r defnydd o’r cardiau credyd a nifer
y cardiau ar gyfer mis Rhagfyr. 5.3
Nododd y Pwyllgor hefyd
yr ymatebion i’r argymhellion yn yr Adolygiad o Dimau Integredig y Pwyllgor a
thrafododd hwy, yn benodol, derbyn a phrydlondeb gweithredu ar yr argymhellion. |
|
Adolygu HMT / canllawiau eraill ar gyfer Pwyllgorau Archwilio a Sicrwydd Risg Cofnodion: Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar ACARAC (05-17) Papur 9 - Canllawiau
NAO - Diogelwch Seiber a Gwybodaeth 6.1
Rhoddodd Dave y
wybodaeth ddiweddaraf am weithgarwch diogelwch seiber a gwybodaeth a
chynlluniau ar gyfer y dyfodol. Ar hyn o
bryd roedd ffocws ar godi ymwybyddiaeth gyda Staff Cymorth Aelodau’r Cynulliad
(AMSS) yn y swyddfeydd etholaeth. Bu ymarferion gwe-rwydo prawf ar staff
Comisiwn y Cynulliad yn gadarnhaol wrth amlygu gwendidau, a bu ymarferiad o ran
rhannu gwybodaeth rhwng sefydliadau allanol yr oedd Dave a’i gydweithwyr yn
ymwneud â hwy hefyd yn ddefnyddiol. Trafodwyd rhagor o wybodaeth am weithdrefnau
profi ac adennill, ond oherwydd natur y drafodaeth, ni chymerwyd cofnodion
manwl. Camau i’w cymryd -
Dave i rannu manylion y
cynllun gwendidau a datrysiadau presennol gydag aelodau’r Pwyllgor. |
|
Diweddariad ar y Fframwaith Rheoli Polisi Cofnodion: ACARAC (05-17) Papur 10
- Fframwaith Rheoli Polisi 7.1
Cyflwynodd
Gareth y papur hwn oedd yn gofyn i’r Pwyllgor nodi’r gwaith sy’n cael ei wneud
a’r camau arfaethedig nesaf. Pan gwblheir y gwaith, byddai pob un o’r polisïau’n
cael eu brandio a byddai ganddynt ddyddiadau adolygu pendant, a ystyrir yn
hanfodol o ran llywodraethu da. 7.2
Er
bod y Pwyllgor yn cwestiynu amseriad y gwaith hwn, sicrhaodd Gareth yr aelodau
fod y prosiect hwn wedi’i nodi yn 2014 ac nid oedd yn dechrau o’r dechrau.
Roedd yr effaith ar adnoddau yn fach ac roedd aelod o’r tîm Llywodraethu a
Sicrwydd yn rheoli hyn. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid Cofnodion: ACARAC (05-17) Papur 11 - Y wybodaeth ddiweddaraf am Gyllid 8.1
Gofynnodd
Nia i’r Pwyllgor nodi’r diweddariad a oedd yn manylu ar y sefyllfa ariannol
ddiweddaraf ar gyfer 2017-18, a oedd yn cael ei monitro gan yr IRB bob
pythefnos. 8.2
Roedd
y Pwyllgor yn croesawu’r papur cynhwysfawr hwn ac yn cydnabod y pwysau ariannol
y mae’r sefydliad yn ei wynebu. Camau i’w cymryd -
Nia i roi manylion am
fodelu cyllideb i aelodau’r Pwyllgor. |
|
Crynodeb o’r Sesiynau Craffu (Cyllid a PAC) Cofnodion: ACARAC (05-17) Papur 12 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Pwyllgor Cyllid a’r
Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus (PAC) ACARAC (05-17) Papur 12 - Atodiad 1 Adroddiad y Pwyllgor Cyllid ACARAC (05-17) Papur 12 - Atodiad 2 Ymateb i adroddiad y Pwyllgor Cyllid 9.1
Diolchodd
Nia a Manon Antoniazzi i’r Pwyllgor am eu cyfraniad gwerthfawr iawn wrth
baratoi ar gyfer y sesiynau craffu a gynhaliwyd ym mis Hydref. Yn dilyn y sesiynau hyn, awgrymwyd nifer o
argymhellion gan y Pwyllgor Cyllid ac roedd Comisiwn y Cynulliad wedi ymateb yn
ffurfiol. Cymeradwywyd y gyllideb ar gyfer 2018-19 yn y Cyfarfod Llawn ar 15
Tachwedd 2017 a chadarnhaodd Nia y byddai’n ystyried sut y cafodd y
Penderfyniad ar Gyflog a Lwfansau Aelodau ei drin mewn deddfwrfeydd
eraill. 9.2
Canmolodd
y Pwyllgor Manon am ei pherfformiad yn y sesiynau, yn enwedig o ystyried mai’r
rhain oedd y cyntaf iddi fel Prif Weithredwr a Chlerc, a Swyddog Cyfrifyddu.
Roeddent hefyd yn croesawu’r cynnig o ddiweddariad ar y cynigion o ran
adeiladu, ar ôl i’r Comisiwn wneud ei benderfyniad yn y Flwyddyn Newydd. |
|
Cymeradwyo arolwg effeithiolrwydd y Pwyllgor Cofnodion: ACARAC (31) Papur 13 - Arolwg Effeithiolrwydd y Pwyllgor ACARAC (31) Papur 13 – Atodiad A – Holiadur yr Arolwg Effeithiolrwydd 10.1
Cytunodd
y Pwyllgor ar y cwestiynau a gynhwyswyd yn yr arolwg, a fyddai’n cael ei
ddosbarthu ym mis Rhagfyr. Ar ôl peth
dadansoddi mewnol, byddai’r canlyniadau yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor ym mis
Chwefror. Camau i’w cymryd -
Aelodau’r Pwyllgor a’r
rhai sy’n bresennol i gwblhau arolwg effeithiolrwydd ACARAC erbyn 5 Ionawr
2018. |
|
Adroddiad risgiau corfforaethol Cofnodion: ACARAC (05-17) Papur 14 - Risgiau Corfforaethol ACARAC (05-17) Papur 14 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau
Corfforaethol ACARAC (05-17) Papur 14 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd Eitem 12 - Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi’i nodi neu risg
newydd ACARAC (05-17) Papur 15 - Rheoli Risgiau Corfforaethol Rhyng-gysylltiedig y
Comisiwn ACARAC (05-17) Papur 15 - Atodiad A - risgiau rhyng-gysylltiedig a lleddfu
cyffredin 11.1
Croesawodd
y Pwyllgor Anna Daniel, a fu’n ymwneud â drafftio’r papur ar y risgiau
rhyng-gysylltiedig. 11.2
Nododd
y Pwyllgor statws cyfredol risgiau a dadansoddiad corfforaethol y Comisiwn o
sut yr oedd effaith gyfunol y risgiau rhyng-gysylltiedig yn cael eu rheoli.
Disgrifiodd Dave sut roedd y gwaith Adolygu Capasiti yn gyrru ffocws y risgiau
rhyng-gysylltiedig. Eglurodd hefyd, er gwaethaf cryfder y rheolaethau sydd ar
waith, fod y graddau o effaith o ran y rhan fwyaf o’r risgiau’n parhau’n uchel
ac roedd nifer o ddigwyddiadau y tu hwnt i reolaeth y Comisiwn, er enghraifft
diwygio’r Cynulliad a gadael yr Undeb Ewropeaidd. 11.3
Disgrifiodd
Anna y gwaith cynllunio senario o ran gadael yr UE a’r hyfforddiant a drefnwyd
ar gyfer Aelodau’r Cynulliad a’u Staff Cymorth cyn i’r pwerau newydd o dan
Ddeddf Cymru ddod i rym ym mis Ebrill 2018. 11.4
Croesawodd
y Cadeirydd y lefel ddadansoddi hon nad oedd wedi’i gweld yn aml mewn mannau
eraill, ac roedd yn gwerthfawrogi cymhlethdod y tirlun risg a’r rheolaeth
gyfyngedig oedd gan y sefydliad mewn rhai meysydd. |
|
Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi’i nodi neu risg newydd Cofnodion: 12.0 Gweler uchod.
|
|
Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru Cofnodion: ACARAC (05-16) Papur 16 - Y wybodaeth ddiweddaraf am archwiliad Swyddfa
Archwilio Cymru ACARAC (05-16) Papur 17 - Cynllun Archwilio 2018 13.1
Cyflwynodd
Matthew Coe ddogfen ddiweddaru ar waith Swyddfa Archwilio Cymru hyd yma a
manylion cynllun archwilio 2018.
Sicrhaodd y Pwyllgor nad oedd gwaith heb ei orffen o archwiliad 2016-17
ac y byddai trosglwyddo manwl yn digwydd gydag aelod newydd y tîm archwilio. 13.2
Croesawodd
y Pwyllgor y ddwy ddogfen. Gofynnwyd pam nad oedd y ffi archwilio wedi’i
gadarnhau eto. Cadarnhaodd Matthew fod hyn yn dal i fynd drwy’r broses
gymeradwyo fewnol ac y rhoddir gwybodaeth i’r Pwyllgor cyn gynted ag y byddai
ar gael. |
|
Crynodeb o’r ymadawiadau Cofnodion: ACARAC (01-17) Papur 18 - Crynodeb o’r ymadawiadau 14.1
Nododd
y Pwyllgor bedwar achos o ymadael o’r gweithdrefnau caffael arferol. |
|
Adroddiad Drafft ar Berfformiad Corfforaethol (adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol) Cofnodion: ACARAC (05-17) Papur 19 - Adroddiad Dangosyddion Perfformiad Allweddol
Ebrill-Medi 2017 15.1
Nododd y Pwyllgor yr adroddiad DPA drafft hwn
a oedd i fod i gael ei adolygu gan Gomisiwn y Cynulliad ym mis Rhagfyr. Nodwyd
un maes a oedd wedi dangos newid sylweddol, sef ffigurau gwylio Senedd.tv.
Esboniodd Dave a Manon bod gwylwyr yn newid o wylio trafodion y Senedd ar
Senedd.tv i wylio ar YouTube, a oedd yn profi bod defnyddwyr yn ffafrio cael
gafael ar y deunydd gan ddefnyddio’r gwahanol sianeli cyfryngau
cymdeithasol. 15.2
Eglurodd
Dave y gwnaed cais i Benaethiaid Gwasanaeth adolygu’r is-ddangosyddion KPI, yn
enwedig yng ngoleuni’r Adolygiad Capasiti a’r argymhellion a wnaed gan y
Pwyllgor Cyllid. |
|
Blaenraglen Waith Cofnodion: ACARAC (05-17) Papur 20 - Y flaenraglen waith 16.1
Nododd
y Pwyllgor y Flaenraglen Waith. Trefnwyd y cyfarfod nesaf ar gyfer 5 Chwefror 2018. |