Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes Deputy Clerk: Buddug Saer
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: 1.1
Croesawodd y Cadeirydd Manon Antoniazzi a
Kimberly Cowan a oedd yn arsylwi'r cyfarfod.
1.2
Datganodd Eric Gregory ei
fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar Raglen Cofrestru Etholiadol Modern Swyddfa'r
Cabinet a'i fod yn gynrychiolydd busnes ar gyfer yr Adolygiad Seneddol o Iechyd
a Gofal Cymdeithasol yng Nghymru. |
|
Cofnodion 6 Chwefror, a materion yn codi Cofnodion: ACARAC
(02-17) Papur 1 - Cofnodion cyfarfod 6 Chwefror 2017 ACARAC
(02-17) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu 2.1
Cytunwyd ar gofnodion y
cyfarfod a gynhaliwyd ar 6 Chwefror a chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am gamau
gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei nodi.
2.2
Mewn perthynas â'r un cam gweithredu sy'n
weddill - (paragraff 10.4) Dosbarthu adborth o bresenoldeb aelodau ACAC
Estyn mewn cyfarfodydd ACAC eraill, roedd y Cadeirydd wedi derbyn adroddiad
o ganfyddiadau. Roedd yn falch o nodi bod y meysydd arfer da a nodwyd yn yr
adroddiad, y cytunodd y byddai'n eu rhannu gydag aelodau'r Pwyllgor, yn bennaf
yn adlewyrchiad o agwedd y Pwyllgor hwn.
|
|
Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol Cofnodion: ACARAC
(02-17) Papur 3 – Adroddiad diweddaru archwilio 3.1
Cyflwynodd Gareth Watts
ei adroddiad diweddaru. Amlinellodd y gwaith sy'n cael ei wneud ar yr
archwiliad o dreuliau Aelodau'r Cynulliad, y byddai'r adroddiad terfynol yn
cael ei ddosbarthu cyn y cyfarfod ym mis Mehefin. 3.2
Roedd hefyd wedi gweithio
gyda swyddogion i gwmpasu'r archwiliad sydd ar ddod o gymorth integredig ar
gyfer Pwyllgorau'r Cynulliad a chwblhaodd adolygiad o symud data o'r system
ariannol CODA i'r system Microsoft Dynamics NAV newydd. 3.3
Bydd yr adolygiad a
gynhaliwyd o Fwrdd Buddsoddi ac Adnoddau y Comisiwn yn cael ei drafod gan y
Bwrdd ar 21 Mawrth. Cytunodd Gareth i ddosbarthu'r adroddiad, ynghyd â manylion
am y camau gweithredu y cytunodd y Bwrdd arnynt, i'r Pwyllgor cyn y cyfarfod ym
mis Mehefin. 3.4
Byddai'r contract
Archwilio Mewnol gyda TIAA yn dod i ben yn 2017 ac roedd Gareth a'r tîm caffael
wedi gorffen y ddogfen manyleb i ddechrau'r broses dendro. Roedd y panel ar
gyfer adolygu tendrau yn cynnwys y Pennaeth Archwilio Mewnol, y Cyfarwyddwr
Cyllid a'r Uwch-swyddog Caffael. |
|
Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf Cofnodion: ACARAC
(02-17) Papur 4 - Adolygiad dadansoddeg data (y gyflogres) ACARAC
(02-17) Papur 5 – Rheoli prosiect 4.1
Cyflwynodd Gareth ddau adroddiad archwilio, y
cafodd y ddau eu croesawu gan y Pwyllgor. 4.2
Dangosodd yr adolygiad dadansoddeg data gywirdeb
a chadernid data'r gyflogres a nodwyd nad oedd unrhyw dystiolaeth o unrhyw
ymddygiad twyllodrus. Cwestiynodd y Pwyllgor y dilysrwydd angenrheidiol i brofi
cywirdeb y data yn y system Adnoddau Dynol/y gyflogres. Sicrhaodd Gareth y
Pwyllgor fod y data yn cael eu gwirio yn drylwyr a bod adroddiadau eithriadau
yn cael eu defnyddio lle bo angen. Yna disgrifiodd rai o swyddogaethau adrodd y
system gyllid newydd a oedd yn cynnwys dadansoddeg gwariant contract. 4.3
Cyflwynodd Gareth ei ail adroddiad ar yr
adolygiad o ymagwedd y Comisiwn at reoli prosiect lle mae pedwar argymhelliad
wedi'u nodi a'u cytuno gan y tîm reoli. 4.4
O ystyried yr heriau sy'n wynebu'r Comisiwn i
gyflwyno cyfres uchelgeisiol o amcanion, roedd y Pwyllgor yn annog swyddogion i
ddatblygu meini prawf clir ar gyfer blaenoriaethu prosiectau, ac i ganolbwyntio
ar wireddu buddiannau. 4.5
Cwestiynodd y Pwyllgor eto y diffyg adrodd ar
gynnydd y prosiect o fewn yr Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol. Cytunodd
Dave i ystyried cynnwys diweddariadau'r Cyfarwyddwyr ar gynnydd prosiectau, a
oedd yn cael eu darparu bob chwarter i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau, fel
atodiadau i Adroddiadau ar Berfformiad Corfforaethol yn y dyfodol. 4.6
Roedd Dave yn falch o weld cynnydd
gwirioneddol ers adolygiad blaenorol Gareth yn 2015. Disgrifiodd y broses sydd
ar waith yng nghyfarfodydd y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi bob pythefnos i asesu
goblygiadau prosiectau o ran adnoddau a chyllideb, yn ogystal â sut y maent yn
cyfrannu at gyflawni blaenoriaethau a nodau strategol y Comisiwn. Byddai'n
ystyried awgrym y Pwyllgor o nodi manylion am feini prawf blaenoriaethu mewn
ffordd fwy ffurfiol. 4.7
Cwestiynodd y Pwyllgor y gwaith o graffu ar
achosion busnes ac roedd y swyddogion yn cydnabod bod angen gwelliannau i ddal
y gwersi a ddysgwyd ac i fonitro'r broses o wireddu buddiannau. Cytunwyd fod
angen arweiniad pellach, gan gynnwys ynghylch datblygu ac ailadrodd achosion
busnes. Cytunodd Gareth hefyd i ddosbarthu adroddiad defnyddiol yr oedd wedi
dod o hyd iddo yn ddiweddar ar fethodoleg rheoli prosiect mewn ffordd ystwyth i
aelodau'r Pwyllgor. 4.8
Croesawodd y swyddogion y drafodaeth ar reoli
rhaglenni a phrosiectau a chroesawodd y Pwyllgor adolygiad o brosesau ac
egwyddorion rheoli newid a oedd wedi'i drefnu ar gyfer mis Medi 2017. Byddai'r
canllawiau prosiect presennol yn cael eu diweddaru a'u datblygu ar y cyd gan
aelodau'r Gymuned Ymarfer a rhanddeiliaid allweddol eraill.
Camau gweithredu Archwiliad dadansoddeg data (y
gyflogres) -
Gareth i roi rhagor o wybodaeth i'r Pwyllgor
am faint y samplau a ddefnyddir ar gyfer dadansoddeg data. Archwiliad rheoli prosiectau -
Gareth i
ddosbarthu canlyniad y drafodaeth ar adolygiad y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi cyn
y cyfarfod ym mis Mehefin. -
Dave i ystyried
meini prawf blaenoriaethu ar gyfer prosiectau. -
Dave i
ystyried cynnwys 'diweddariadau'r Cyfarwyddwyr' fel atodiadau i'r Adroddiad ar
Berfformiad Corfforaethol. - Gareth i ddosbarthu ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4. |
|
Trafod yr amlinelliad o'r cynllun archwilio mewnol ar gyfer 2017-18 Cofnodion: ACARAC
(02-17) Papur 6 – Cynllun Archwilio Mewnol 2017-18 5.1
Cymeradwyodd y Pwyllgor gynllun archwilio
Gareth ar gyfer 2017-18. Sicrhaodd
Gareth y Pwyllgor fod y prif feysydd ffocws yn unol â risgiau corfforaethol y Comisiwn.
Cwestiynodd y Pwyllgor a oedd digon o ffocws ar swyddogaeth Busnes y Cynulliad
gan mai dyma lle byddai'r newidiadau sydd i ddod yn digwydd. Roedd y Pwyllgor
yn fodlon ar ymateb Gareth ynghylch cwmpasu'r elfennau rheoli newid yn yr
adolygiad ym mis Medi 2017, ac ar gyfer addasu ei gynllun i ddarparu ar gyfer
meysydd penodol sy'n peri pryder yn ystod y flwyddyn. 5.2
Byddai Gareth yn defnyddio adnoddau mewnol
i'w helpu gyda'i adolygiad o gymorth integredig ar gyfer y Pwyllgorau. Roedd hefyd wedi ychwanegu diwrnodau dangosol
i'r cynllun archwilio i sicrhau bod y Pwyllgor yn deall ei ymrwymiadau. |
|
Adolygu'r Siarter Archwilio Mewnol a chydymffurfiad Archwilio Mewnol â Safon Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) Cofnodion: ACARAC
(02-17) Papur 7 – papur cwmpasu'r Siarter Archwilio Mewnol ACARAC
(02-17) Papur 7 – Y Siarter Archwilio Mewnol ACARAC
(02-17) Papur 8 – Adroddiad interim ar yr Asesiad Ansawdd Allanol 6.1
Nododd y Pwyllgor y
Siarter Archwilio Mewnol diwygiedig ar gyfer 2017-18 a chroesawodd yr Adroddiad
ar yr Asesiad Ansawdd Allanol interim, a gynhyrchwyd gan Andrew Munro, Pennaeth
Archwilio Mewnol yn Senedd yr Alban. Daeth yr adroddiad i'r casgliad fod y
gwasanaeth archwilio mewnol yn gyffredinol yn cydymffurfio â safonau archwilio
mewnol fel y nodir gan, ac yn unol â, Fframwaith Asesu Ansawdd Archwilio Mewnol
Trysorlys EM. Llongyfarchodd y Pwyllgor Gareth ar ganlyniad mor gadarnhaol a
gofynnwyd i'r adroddiad terfynol gael ei ddosbarthu y tu allan i'r pwyllgor. Cam gweithredu -
Gareth i
ddosbarthu Adroddiad Terfynol yr Asesiad Ansawdd Allanol i aelodau'r Pwyllgor. |
|
Adroddiad ar y wybodaeth ddiweddaraf am archwilio allanol Cofnodion: ACARAC
(02-17) Papur 9 – Adroddiad diweddaru 7.1
Cyflwynodd Matthew
Coe adroddiad diweddaru Swyddfa Archwilio Cymru. Roedd y ffi arfaethedig
ychydig yn uwch na'r flwyddyn flaenorol, ond yn cynnwys rhywfaint o gyllid wrth
gefn efallai na fydd ei angen os bydd y gwaith archwilio yn mynd rhagddo'n
ddidrafferth. Roedd y gwaith interim yn mynd rhagddo heb unrhyw broblemau o
bwys. 7.2
Yna trafododd y Pwyllgor ganlyniadau ymarfer
meincnodi Swyddfa Archwilio Cymru o ddatganiadau llywodraethu ac adroddiadau
blynyddol y sector cyhoeddus a oedd wedi'u sgorio'n anghywir ar gyfer y
Comisiwn. Cytunodd Swyddfa Archwilio Cymru, Nia a'r Pwyllgor ar y sgôr
diwygiedig. Byddai Swyddfa Archwilio
Cymru yn rhannu'r arfer gorau a nodwyd o'r ymarfer a byddai hefyd yn rhoi
cyngor ar gynlluniau i ailadrodd ymarferion o'r fath yn y dyfodol. 7.3
Roedd Nia yn falch gyda pharhad tîm archwilio
Swyddfa Archwilio Cymru, yn enwedig o ystyried y pwysau ychwanegol o
weithredu'r system gyllid newydd. Dywedodd wrth y Pwyllgor nad oedd unrhyw
bryderon ynghylch gallu'r tîm i gynnal proses archwilio lyfn. Cam gweithredu -
Swyddfa Archwilio Cymru i roi cyngor ar
gynlluniau i ailadrodd yr ymarfer meincnodi ar gyfer adroddiadau blynyddol a
datganiadau llywodraethu gyda chyrff cyhoeddus eraill a rhannu syniadau o ran
arfer gorau gyda Chomisiwn y Cynulliad. |
|
Adolygiad o'r Protocol ar gyfer Cydweithio - eitem lafar Cofnodion: Eitem
lafar 8.1
Cytunodd Matthew, Nia a Gareth fod eu
cydberthynas waith yn effeithiol ac y byddai'n parhau i fod yn agored ac yn
dryloyw. |
|
Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2016-17 Cofnodion: ACARAC
(02-17) Papur 10 - Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2016-17 - papur
cwmpasu ACARAC
(02-17) Papur 10 - Datganiad Llywodraethu Drafft ar gyfer 2016-17 9.1
Cyflwynodd Claire y
Datganiad Llywodraethu drafft. Dywedodd fod y broses yn arwain at ddrafftio'r
datganiad wedi'i sefydlu'n dda, gyda Phenaethiaid Gwasanaeth yn darparu
datganiadau sicrwydd manwl i lywio'r gwaith o ddrafftio'r datganiadau ar lefel
y Gyfarwyddiaeth. Ychwanegodd gwaith craffu Hugh yng nghyfarfod y Bwrdd Rheoli
haen arall o sicrwydd. Cytunodd Claire i rannu fersiwn ddiwygiedig o'r
Datganiad Llywodraethu ac amlinelliad o'r Adroddiad Blynyddol gyda'r Pwyllgor
cyn toriad y Pasg. 9.2
Cytunodd y sawl a
oedd yn bresennol i roi adborth i'r tîm clercio ar ôl y cyfarfod. 9.3
Cymeradwyodd y
Pwyllgor y swyddogion ar lunio datganiad drafft cynhwysfawr. Awgrymwyd tynnu
sylw at y risgiau corfforaethol allweddol ac ymhelaethu ar y fenter gwerth am
arian. Camau
gweithredu -
Claire i ddosbarthu drafft diwygiedig ac amlinelliad o'r Adroddiad
Blynyddol cyn toriad y Pasg. -
Y sawl a oedd yn bresennol i ddarparu adborth ar y Datganiad Llywodraethu
drafft i'r tîm clercio. |
|
Adolygu'r Fframwaith Sicrwydd yn ei gyfanrwydd Cofnodion: ACARAC
(02-17) Papur 11 - Diweddariad ar y Fframwaith Sicrwydd ACARAC
(02-17) Papur 11 - Atodiad A - sicrwydd FW - map ACARAC
(02-17) Papur 11 - Atodiad B - Sicrwydd FW - Ebrill 16 - Mawrth 17 10.1
Croesawodd y Pwyllgor Fframwaith Sicrwydd
diwygiedig Comisiwn y Cynulliad ac roedd yn gwerthfawrogi pa mor dda y caiff ei
ddefnyddio ar draws y sefydliad. |
|
Diweddariad ar bolisïau chwythu'r chwiban a thwyll Cofnodion: ACARAC
(02-17) Papur 12 - Diweddariadau ar y Polisi Chwythu'r Chwiban a'r Polisi Twyll 11.1
Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r
Pwyllgor am yr adolygiad o bolisïau Chwythu'r Chwiban a Thwyll y Comisiwn.
Cafodd gwybodaeth am chwythu'r chwiban a dulliau eraill o fynegi pryderon a
chwynion ei chyhoeddi ar dudalennau mewnrwyd y Cynulliad, ac roedd hyn yn
cynnwys linc i gyfeiriad e-bost annibynnol. Byddai Gareth yn gweithio gyda'r
Pennaeth Adnoddau Dynol i sicrhau bod digon o ymwybyddiaeth ar draws y
Comisiwn. 11.2
Ni fu unrhyw ddiweddariadau sylweddol i'r
Polisi Twyll na'r Cynllun Ymateb i Dwyll.
11.3
Ym mis Mawrth 2017 cynhaliodd Comisiwn y
Cynulliad wythnos ymwybyddiaeth o ddiogelwch seiber a oedd yn amlygu'r risgiau
posibl o ymosodiadau seiber, a oedd yn cynnwys negeseuon e-bost gwe-rwydo a
allai gynyddu'r risg o weithgarwch twyllodrus. Cadarnhaodd Dave y byddai
swyddfeydd etholaethol yn cael hyfforddiant ymwybyddiaeth o ddiogelwch
seiber. 11.4
Cytunodd Suzy Davies a swyddogion i ddarparu
adborth i'r Pwyllgor ar sut y cafodd yr wythnos ei derbyn gan staff y Comisiwn,
Aelodau'r Cynulliad a staff cymorth Aelodau'r Cynulliad. Cam
gweithredu -
Suzy Davies a'r tîm clercio i gasglu adborth
ar yr wythnos ymwybyddiaeth o ddiogelwch seiber ymhlith yr Aelodau, Staff
Cymorth Aelodau'r Cynulliad a'r Comisiynwyr. |
|
Diweddariad ar gyllid a'r gyllideb Cofnodion: ACARAC
(02-17) Papur 13 - Diweddariad ar gyllid a'r gyllideb 12.1
Oherwydd amserlennu cynnar y cyfarfod hwn, ni
allai Nia ddarparu gwybodaeth am y sefyllfa ar ddiwedd y flwyddyn i'r Pwyllgor
gan nad oedd yr addasiadau cyfrifo wedi'u prosesu eto. 12.2
Byddai cyfarfod cynllunio capasiti y Bwrdd
Rheoli yn llywio'r gofynion ar y gyllideb ar gyfer 2017-18 ymhellach a byddai
hyn hefyd yn cael ei fonitro'n agos gan y Bwrdd Adnoddau a Buddsoddi. |
|
Diweddariad ar y prosiect system cyllid newydd - Eitem lafar Cofnodion: Eitem
lafar 13.1
Rhoddodd Nia a Keith y wybodaeth ddiweddaraf
i'r Pwyllgor am y prosiect system gyllid newydd a gweithredu'r system Microsoft
Dynamics NAV. Mae bwrdd prosiect, a drefnwyd ar gyfer dydd Llun 20 Mawrth,
wedi'i ohirio oherwydd oedi wrth brofi ymarferoldeb cyhoeddi treuliau Aelodau'r
Cynulliad. Nid oedd y tîm prosiect yn credu bod y mater yn dechnegol gymhleth
i'w atgyweirio nac yn gohirio'r dyddiad mynd yn fyw. 13.2
Nododd y Cadeirydd y trefniadau llywodraethu
cadarn sy'n berthnasol i'r prosiect hwn a gofynnodd i Keith gael gwybod am y
broses o wneud penderfyniadau o ran mynd yn fyw. Cadarnhaodd Nia ei bod yn
parhau i fod yn hyderus y byddai'r dyddiad mynd yn fyw ar 3 Ebrill a chytunodd
i anfon yr holl bapurau sy'n gysylltiedig â'r prosiect at Keith.
Cam
gweithredu -
Nia i sicrhau bod Keith yn cael gwybod am gynnydd
a'r broses o wneud penderfyniadau ar adegau allweddol. |
|
Trafod yr Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol Cofnodion: ACARAC
(02-17) Papur 14 - Risgiau Corfforaethol ACARAC
(02-17) Papur 14 - Atodiad A – Adroddiad ar grynodeb o risgiau corfforaethol ACARAC
(02-17) Papur 14 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd 14.1
Mae Cofrestr Risgiau Corfforaethol y Comisiwn
wedi'i hadolygu'n drylwyr gan y Bwrdd Rheoli mewn cyfarfodydd ym mis Chwefror a
mis Mawrth, sydd wedi arwain at nifer o risgiau newydd yn cael eu hychwanegu.
Cymeradwyodd y Cadeirydd y diwydrwydd dyladwy i nodi, casglu a monitro'r
risgiau mwyaf sylweddol sy'n wynebu'r Comisiwn. 14.2
Roedd trafodaethau ynghylch yr agenda newid
ehangach, gan gynnwys cyfathrebu ac ymgysylltu mewn perthynas â phob un o'r
newidiadau corfforaethol (diwygio etholiadol a chyfansoddiadol, ymgysylltiad
ehangach a gadael yr Undeb Ewropeaidd) yn mynd rhagddynt rhwng aelodau
perthnasol o'r Bwrdd Rheoli i sicrhau dull strategol a chydgysylltiedig. |
|
Archwiliad beirniadol o un risg sydd eisoes wedi'i nodi neu risg newydd - newid cyfansoddiadol Cofnodion: ACARAC
(02-17) Papur 15 – Risgiau’n ymwneud â Newid Cyfansoddiadol 15.1
Roedd Anna ac Adrian yn bresennol ar gyfer yr
eitem hon. Roedd y trafodaethau'n canolbwyntio ar y heriau o ran canfyddiad y
cyhoedd o newidiadau corfforaethol a chyfansoddiadol. 15.2
Croesawodd aelodau'r Pwyllgor yr eglurhad
clir o faes mor gymhleth, y dadansoddiad o'r risgiau unigol a'r trafodaethau
parhaus ynghylch y cyd-ddibyniaeth ac effaith gyfunol y rhain. |
|
Amlinelliad o adroddiad blynyddol ACARAC - Eitem lafar Cofnodion: Eitem
lafar 16.1
Byddai'r Cadeirydd yn rhannu adroddiad drafft
gyda'r aelodau er mwyn cael sylwadau arno ym mis Ebrill. |
|
Crynodeb o'r ymadawiadau Cofnodion: ACARAC
(02-17) Papur 16 - Crynodeb o'r ymadawiadau Eitem 18 –
Y flaenraglen waith ACARAC
(02-17) Papur 17 - Y flaenraglen waith 17.1 Nododd y Pwyllgor un achos o ymadael â'r
gweithdrefnau caffael arferol. Gofynnodd
y Cadeirydd am fanylion am y gost gyfredol o hyfforddiant gweithiwr achos. 17.2 Byddai'r tîm clercio yn diweddaru ac yn
dosbarthu'r flaenraglen waith ddiwygiedig.
17.3
Gan mai hwn oedd cyfarfod olaf ACARAC Claire,
diolchodd y Cadeirydd yn ffurfiol iddi ar ran y Pwyllgor am helpu i greu
cydberthynas waith mor gadarnhaol a dymunodd yn dda iddi yn y dyfodol. Trefnwyd i
gynnal y cyfarfod nesaf ar 19 Mehefin 2017. |
|
Blaenraglen Waith |