Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes Deputy Clerk: Buddug Saer
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant Cofnodion: 1.1
Croesawodd
y Cadeirydd Suzy Davies i'w chyfarfod cyntaf a nododd fod tri ymddiheuriad wedi
dod i law. 1.2
Datganodd y Cadeirydd ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol o Raglen
Gofrestru Etholiadol Modern Swyddfa'r Cabinet. 1.3
Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill. |
|
Cofnodion 13 Mehefin a materion yn codi Cofnodion: ACARAC
(04-16) Papur 1 – Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Mehefin ACARAC
(04-16) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd 2.1
Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 13 Mehefin 2016 a
chafodd y wybodaeth ddiweddaraf am gamau gweithredu, a nodwyd ym mhapur 2, ei
nodi. 2.2
Yn dilyn trafodaeth ar y materion pwysig a drafodwyd gan y Pwyllgor yn y
gorffennol, a deunyddiau cyfeirio pwysig eraill, cytunodd yr Ysgrifenyddiaeth i
baratoi pecyn o bapurau ar gyfer Suzy Davies er mwyn sicrhau ei bod yn cael yr
holl wybodaeth am waith y Pwyllgor hyd yma.
2.3
Gofynnodd
y Cadeirydd i Dave Tosh roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am waith y
Comisiwn ar Ddiogelwch Seiber. Er nad
yw'r mater hwn wedi'i nodi ar y gofrestr risgiau corfforaethol, mae cyflwyniad
wedi'i drefnu ar gyfer cyfarfod y Bwrdd Rheoli ym mis Gorffennaf. 2.4
Disgrifiodd
Dave ei gyfrifoldebau fel Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth a chytunodd i
gyflwyno papur i'r Pwyllgor yn nodi ei raglen waith yn ystod y misoedd
nesaf. 2.5
Rhoddodd
Claire Clancy wybod i'r Pwyllgor nad oeddent wedi llwyddo i ddod o hyd i
ymgeisydd addas yn dilyn ymarfer recriwtio diweddar i benodi Cyfarwyddwr Cyllid
newydd. Cafwyd sicrwydd nad oedd ganddi
unrhyw bryderon ynghylch rheoli cyllid y Cynulliad a bod trefniadau eraill yn
cael eu rhoi ar waith. Camau i’w
cymryd -
Yr Ysgrifenyddiaeth i baratoi pecyn o bapurau ar gyfer Suzy Davies AC ar
y materion pwysig sydd wedi'u hystyried gan y Pwyllgor a deunyddiau cyfeirio
eraill. -
Yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth i gyflwyno ei raglen barhaus o waith
i'r Pwyllgor. Yr Ysgrifenyddiaeth i
ychwanegu'r wybodaeth hon at y flaenraglen waith. |
|
Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon Cofnodion: ACARAC (04-16)
Papur 3 – Papur eglurhaol – Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2015-16 ACARAC (04-16)
Papur 4 – Adroddiad Blynyddol a Datganiad Cyfrifon 2015-16 |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am yr Archwiliad Allanol Cofnodion: ACARAC (04-16) Papur 5 – Adroddiad ISA 260 4.1
Cyflwynodd
Nia Morgan y datganiadau ariannol terfynol ar gyfer 2015-16, a oedd yn rhan o
Adroddiad Blynyddol Comisiwn y Cynulliad.
Roedd yn fodlon iawn ar y broses ac estynnodd ddiolch i'w thîm, yn
enwedig Donna Davies a Lisa Bowkett, am ei waith. Estynnodd ddiolch hefyd i Swyddfa Archwilio
Cymru am y ddeialog barhaus yn ystod y cyfnod archwilio, yn enwedig wrth geisio
datrys unrhyw faterion a oedd yn weddill. 4.2
Cafwyd
canmoliaeth gan aelodau'r Pwyllgor am yr ymagwedd broffesiynol a fabwysiadwyd
wrth baratoi adroddiad eleni. Roedd yr
adolygiad a gynhaliwyd y llynedd wedi helpu i wella cyfathrebu a phrosesau. 4.3
Cyflwynodd
Ann-Marie Harkin a Matthew Coe yr adroddiad ISA 260 i'r Pwyllgor. Roedd y ddogfen hon yn crynhoi casgliad yr
archwiliad ar gyfer 2015-16 ac roedd yn rhaid ei chyflwyno yn unol â safonau
archwilio statudol. Cadarnhaodd
Ann-Marie fod ei hadolygiad o'r cyfrifon wedi'i gwblhau ac y byddai'n argymell
bod Archwilydd Cyffredinol Cymru yn cyhoeddi adroddiad diamod. Pwysleisiodd ansawdd uchel y dogfennau a
gyflwynwyd i'w thîm, gan ddiolch i'r tîm Cyllid ac i Ian Summers am eu gwaith
caled. 4.4
Estynnodd
Claire ddiolch i Swyddfa Archwilio Cymru am gyfathrebu mewn modd agored a
gonest, yn enwedig ar y materion a godwyd y llynedd. Gallai'r newid mewn personél yng Nghomisiwn y
Cynulliad a Swyddfa Archwilio Cymru fod wedi bod yn niweidiol i'r broses
archwilio, ond gweithiodd pawb yn galed iawn i sicrhau bod y broses yn esmwyth
ac yn llwyddiannus. 4.5
Roedd
Claire hefyd am ddiolch yn ffurfiol i Gareth Watts am ei waith archwilio mewnol
gwych ac i Chris Warner am ddrafftio Adroddiad Blynyddol mor gynhwysfawr. 4.6
Yn olaf,
roedd Claire am ddiolch i Nia a'i thîm a'u llongyfarch am lunio adroddiad ISA
260 mor rhagorol. Yn ei holl flynyddoedd
o fod yn Swyddog Cyfrifyddu, dywedodd mai hwn oedd yr adroddiad gorau eto. 4.7
O safbwynt
annibynnol, roedd y Cadeirydd yn falch dros ben ac anogodd swyddogion a Swyddfa
Archwilio Cymru i adeiladu ar y cynnydd hwn drwy edrych ar ffyrdd o wneud
gwelliannau pellach ar gyfer y flwyddyn nesaf. Cam i’w
gymryd -
Swyddfa Archwilio Cymru a thîm Cyllid y Cynulliad i adolygu'r broses
archwilio ar gyfer 2015-16 er mwyn nodi ffyrdd o wella'r broses archwilio yn
barhaus. |
|
Adolygiad o Effeithlonrwydd Busnes Cofnodion: ACARAC
(04-16) Papur 6 – Adolygiad o Effeithlonrwydd Busnes – Gwybodaeth Ychwanegol ACARAC
(04-16) Papur 7 – Adolygiad o Ddull Comisiwn y Cynulliad o fynd i'r afael ag
Effeithlonrwydd ac Effeithiolrwydd Sefydliadol (a ddosbarthwyd yn flaenorol ym
mis Mai) 5.1
Croesawodd
y Cadeirydd y papurau hyn, yn enwedig y dadansoddiad meintiol a gyflwynwyd i'r
Pwyllgor. 5.2
Disgrifiodd
Dave y lefelau trawiadol o arbedion a sicrhawyd o ganlyniad i gytuno ar
gontractau mewnol ar gyfer gwasanaethau TGCh a'r gwaith ar draws y sefydliad i
edrych yn barhaus am gyfleoedd i newid a gwella prosesau. Er bod y papurau yn bennaf yn nodi arbedion
sydd wedi'u gwireddu yn y Gyfarwyddiaeth Adnoddau, byddai unrhyw arfer da yn
cael ei rannu ar draws y sefydliad. 5.3
Aeth Dave
ymlaen i ddisgrifio'r gwaith cynllunio capasiti sydd i'w wneud gan y Bwrdd
Rheoli. Bydd y darn hwn o waith, yn
ogystal â'r gwaith cynllunio senario a'r arolwg o Aelodau'r Cynulliad, yn helpu
i lywio'r gwaith ar effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd yn y dyfodol. 5.4
Anogodd y
Pwyllgor Dave i fwrw golwg gyfannol a heriol ar effeithlonrwydd busnes, ac
ystyried mesur arbedion/effeithlonrwydd drwy ddangosyddion perfformiad
allweddol corfforaethol. Roedd y
Pwyllgor yn falch y byddai'r dull hwn yn cael ei rannu â Chyfarwyddiaethau eraill. 5.5
Disgrifiodd
Claire ei rôl wrth roi tystiolaeth i'r Pwyllgor Cyllid yn nodi bod adnoddau'n
cael eu defnyddio'n ddoeth. Credai y
byddai cyfuno'r papurau Adolygu Effeithlonrwydd Busnes hyn yn dangos, mewn
ffordd bendant, sut mae'r Comisiwn yn cyflawni ei nod o sicrhau effeithlonrwydd
tra'n darparu gwasanaethau rhagorol i gwsmeriaid. 5.6
Cytunodd
Dave i gyfuno'r ddau bapur fel papur briffio i Claire a'r Comisiynydd cyn
cyfarfodydd y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid yn yr
hydref. Byddai'r papur briffio hwn hefyd
yn cael ei rhannu ag aelodau ACARAC er mwyn iddynt wneud sylwadau arno. Cam i’w
gymryd -
Dave i
gyfuno'r ddau bapur wrth baratoi ar gyfer cyfarfodydd y Pwyllgor Cyfrifon
Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid yn yr hydref, ac i ganfasio barn aelodau
ACARAC. |
|
Blaenraglen Waith Cofnodion: ACARAC (04-16) Papur 8 - Y flaenraglen waith 6.1
Cytunodd
yr Ysgrifenyddiaeth i ychwanegu'r eitemau a drafodwyd yn ystod y cyfarfod at y
flaenraglen waith ac i drafod strategaeth newydd y Comisiwn. 6.2
Byddai'r Ysgrifenyddiaeth hefyd yn trefnu cyfarfodydd ar gyfer Suzy
Davies gyda'r unigolion a ganlyn: ·
Cadeirydd
ACARAC ·
Pennaeth
Archwilio Mewnol ·
Ann Marie
Harkin - Swyddfa Archwilio Cymru Cam i’w
gymryd -
Y Pwyllgor
i drafod strategaeth Comisiwn y Cynulliad (i'w gytuno). Disgwylir i'r cyfarfod nesaf gael ei gynnal
ar 21 Tachwedd 2016. |