Agenda a Chofnodion

1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a nododd ymddiheuriadau gan Mark Neilson, Pennaeth TGCh, a Clare James, Archwilio Cymru.  

1.2 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

ARAC (23-05) Papur 1 – Cofnodion y cyfarfod ar 12 Mehefin 2023

ARAC (23-05) Papur 2 – Crynodeb o'r camau gweithredu

2.1 Cafodd cofnodion y cyfarfod ar 12 Mehefin eu cymeradwyo'n ffurfiol y tu allan i'r pwyllgor a'u cyhoeddi ar y wefan.

2.2 Cynhaliwyd dau gyfarfod anffurfiol ar 3 ac 18 Gorffennaf 2023. Ni chafodd unrhyw gofnodion na chamau gweithredu eu cofnodi.  

2.3 Nododd y Pwyllgor y cynnydd yn erbyn y camau gweithredu o'r cyfarfod blaenorol.

ARAC (23-05) Papur 3 - Adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

3.1 Diolchodd y Cadeirydd i Kathryn Hughes a Victoria Paris am eu hymdrechion i sicrhau bod y gweithgareddau llywodraethu, sicrwydd ac archwilio yn cael eu datblygu, ac fe’u gwahoddodd i dynnu sylw at unrhyw bwyntiau arwyddocaol o'r adroddiad diweddaru.

3.2 Tynnodd Kathryn sylw at y canlynol mewn perthynas â gweithgarwch llywodraethu a sicrwydd:

·         Roedd y rhaglen o gyfarfodydd 'Materion Llywodraethu' blynyddol gyda phob Pennaeth Gwasanaeth wedi'i chwblhau. Roedd y cyfarfodydd hyn yn ffordd ddefnyddiol o atgoffa'r meysydd a nodwyd i ganolbwyntio arnynt yn natganiadau sicrwydd y flwyddyn flaenorol ac i drafod unrhyw faterion neu bryderon.

·         Roedd y cylch cynllunio gwasanaethau wedi'i adnewyddu ac roedd pob gwasanaeth wedi drafftio cynlluniau dwy flynedd. Byddai'r Cynllun Cyflawni Corfforaethol presennol yn cael ei adnewyddu fel Cynllun Corfforaethol dwy flynedd.

3.3 Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, cytunwyd y byddai diagram yn cael ei rannu yn dangos y berthynas rhwng y strwythurau a'r mecanweithiau cynllunio sydd wedi'u diweddaru.

3.4 Rhoddodd Victoria ddiweddariad cynhwysfawr ar yr holl weithgarwch archwilio mewnol, gan gynnwys yr adroddiadau a ddosbarthwyd yn flaenorol i aelodau'r Pwyllgor. Nodwyd y pwyntiau a ganlyn:

·         Cytunwyd ar gwmpas yr archwiliad seiberddiogelwch ac roedd y gwaith maes i fod i ddechrau ym mis Chwefror. 

·         Nid oedd cwmpas yr adolygiad llywodraethu prosiectau a rhaglenni wedi'i ddiffinio eto. Adolygiad i roi cyngor fyddai hwn a byddai diweddariad pellach yn cael ei ddarparu yng nghyfarfod mis Ebrill.

·         Mae’r archwiliad o’r Strategaeth Cyfathrebu ac Ymgysylltu a gynlluniwyd ar gyfer eleni wedi’i ohirio tan 2024-25. Caiff adolygiad anffurfiol ei gynnal i roi'r sicrwydd angenrheidiol i'r Pwyllgor ac i lywio cwmpas archwiliad yn y dyfodol. Cytunwyd y byddai diweddariad yn cael ei ddarparu yng nghyfarfod mis Chwefror.

3.5 Nododd y Cadeirydd ei fod yn gweithio gyda'r tîm clercio i ail-ddylunio'r storfa wybodaeth sy’n cael ei rhannu gydag aelodau'r Pwyllgor. 

Camau i’w cymryd

·         Ed Williams i ddarparu briff/diagram ar strwythurau cynllunio corfforaethol wedi'u diweddaru (gan gwmpasu'r berthynas rhwng y Cynllun Corfforaethol, y Fframwaith Adnoddau Tymor Canolig, cynlluniau gwasanaeth a'r Grŵp Rheoli Portffolio).

·         Arwyn Jones i roi diweddariad ar adolygiad o'r Strategaeth Cyfathrebu ac Ymgysylltu, yng nghyfarfod mis Chwefror.

ARAC (23-05) Papur 4 – Parhad Busnes

4.1 Croesawodd y Cadeirydd Lee Glover a Steve Connors i’r cyfarfod. 

4.2 Canmolodd Steve ymagwedd y Comisiwn at barhad busnes a'r ffocws ar weithgareddau busnes hanfodol.

4.3 Tynnodd Steve sylw at y ddibyniaeth ar drydydd partïon a sut mae’n rhaid i’r cynlluniau parhad busnes a gynhyrchir gan y Comisiwn gydblethu â darparwyr gwasanaethau hanfodol. Tynnodd sylw hefyd at yr angen am ymarfer parhad busnes ar gyfer y sefydliad cyfan.

4.4 Holodd y Pwyllgor sut y byddai'r Comisiwn yn cynllunio ar gyfer digwyddiad a fydd yn para'n hirach, a gofynnodd am farn Validera ar hyn, yn ogystal â sganio'r gorwel ac ailgyflwyno swyddogaethau nad oeddent wedi'u nodi fel rhai blaenoriaeth uchel. 

4.5 Llongyfarchodd Steve y Comisiwn am y gwaith cynllunio a ddigwyddodd cyn Covid a fu’n hynod ddefnyddiol, ond nododd fod blaenoriaethau, yn ogystal ag amser adfer rhai gwasanaethau, wedi newid dros amser. Argymhellodd fod y camau sy’n cael eu cymryd gan y Comisiwn yn cael eu cynnwys mewn cynlluniau yn y dyfodol er mwyn sicrhau na chaiff yr ymatebion a'r gwersi hyn eu colli.

4.6 Cytunodd swyddogion y dylai parhad busnes fod yn fwy strategol. Mae’r argymhellion a nodwyd yn yr archwiliad yn cael eu datblygu ac mae trafodaethau eisoes ar y gweill ynghylch ymarfer parhad busnes. Y tîm Llywodraethu a Sicrwydd sy’n gyfrifol am y swyddogaeth parhad busnes, gan gynghori rheolwyr ar weithgareddau a risgiau. Mae’r Fforwm Parhad Busnes yn parhau i gwrdd yn rheolaidd gyda hyrwyddwyr parhad busnes ym mhob gwasanaeth. 

4.7 Diolchodd y Pwyllgor i Steve am ei gyflwyniad a byddai'n croesawu diweddariad pellach ar gynnydd yn erbyn yr argymhellion yng nghyfarfod mis Chwefror.

ARAC (23-05) Papur 5 – Asesiad Ansawdd Allanol

5.1 Cafodd yr adroddiad Asesiad Ansawdd Allanol ei ddosbarthu i aelodau'r Pwyllgor ar 20 Hydref.

5.2 Roedd swyddogion yn falch gyda'r farn o gydymffurfiad cyffredinol â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus a Fframwaith Asesu Ansawdd Archwilio Mewnol (IAQAF) Rheoli'r Trysorlys. Mae’r rheolwyr wedi derbyn yr argymhellion.

5.3 Mynegodd y Pwyllgor bryderon ynghylch strwythur y tîm Llywodraethu a Sicrwydd yn y dyfodol. Disgrifiodd Ed gyfnod o asesu swyddogaethau’r tîm a’r cyfle i ystyried opsiynau ar gyfer strwythur priodol i gyflawni’r swyddogaethau hynny, yn enwedig ers i’r Prif Swyddog Cyllid newydd ddechrau. Caiff ymgynghoriad ei gynnal ar gynigion ar gyfer y strwythur, a chaiff safbwyntiau’r Pwyllgor eu ceisio.

Eitem lafar

Eitem lafar

6.1 Rhoddodd Lee Glover y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am yr adolygiadau sy'n cael eu cynnal ar safonau archwilio mewnol. Bydd y Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang newydd, a oedd i'w cyhoeddi ym mis Ionawr 2024, yn bwydo i ddiweddariadau ar Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS), a fydd yn cael eu hategu gan ganllawiau manwl ar eu gweithredu maes o law. Nid oes disgwyl unrhyw newidiadau sylweddol o ran sut y dylid cynnal gweithgarwch archwilio mewnol.

ARAC (23-05) Papur 6 – Archwilio Mewnol

7.1 Parthed cam gweithredu yng nghyfarfod ARAC ar 27 Ebrill, cyflwynodd Victoria amlinelliad o'r gwaith archwilio mewnol a gyflawnwyd dros y pum mlynedd diwethaf fesul Cyfarwyddiaeth. Hefyd fe wnaeth hi roi’r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ynghylch argymhellion archwilio mewnol sydd heb eu cwblhau eto.

7.2 Cafodd Covid effaith sylweddol ar weithgarwch archwilio mewnol, ond roedd yn amlwg yn y blynyddoedd diwethaf, ers y pandemig, y llwyddwyd i daro cydbwysedd rhwng y tair Cyfarwyddiaeth.

7.3 Disgrifiodd Victoria y broses o sefydlu’r rhaglen archwilio yn y dyfodol a fyddai’n golygu trafod blaenoriaethau gyda Chyfarwyddwyr unigol.   

7.4 Croesawodd y Pwyllgor y diweddariad hwn ac roedd yn annog swyddogion flaenoriaethu adnoddau i gyflawni’r argymhellion archwilio sy’n weddill. Cytunwyd y byddai argymhellion sy'n hŷn na 6 mis yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor ddwywaith y flwyddyn. 

Cam i’w gymryd

·       Y tîm clercio i sicrhau bod diweddariadau ar yr argymhellion archwilio sy’n weddill (hŷn na 6 mis) yn cael eu cyflwyno ddwywaith y flwyddyn.

Eitem lafar

Eitem lafar

8.1 Croesawodd y Cadeirydd Anthony Veale i’r cyfarfod, a oedd yn cymryd lle Ann Marie Harkin fel y Cyfarwyddwr Archwilio Gweithredol ar gyfrif Comisiwn y Senedd. 

8.2 Amlinellodd Kate Innes sut mae’r sesiwn gwersi a ddysgwyd gydag Archwilio Cymru wedi tynnu sylw at nifer o resymau pam nad oedd archwiliad interim wedi’i gwblhau yn ystod proses 2022-23. Roedd y rhain yn ymwneud yn bennaf â chyfathrebu, diffyg archwiliad interim sylweddol oherwydd goblygiadau adnoddau yn Archwilio Cymru, a chyflwyno’r safonau archwilio newydd, yn enwedig gan mai Comisiwn y Senedd oedd un o’r sefydliadau cyntaf i gael ei archwilio gan ddefnyddio’r safonau newydd hyn. Rhoddodd Anthony sicrwydd ynghylch cynllunio a phrosesau i leihau’r siawns o unrhyw oedi wrth gwblhau’r archwiliad o gyfrifon, megis y rhai a achoswyd gan eu defnydd o arbenigedd allanol i adolygu’r archwiliad o bensiynau.

8.3 Fe wnaeth Kate groesawu onestrwydd Archwilio Cymru a’i annog i godi unrhyw faterion cyn gynted â phosibl. Bydd Archwilio Cymru yn dechrau’r archwiliad interim yn gynnar yn 2024 a chytunodd Kate i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am unrhyw oedi yn yr amserlen.

ARAC (23-05) Papur 7 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio Cymru 

9.1 Hysbysodd Anthony Veale y Pwyllgor am y cynnydd tebygol o 6.4 y cant yn y ffi archwilio yn dilyn yr ymarfer ymgynghori arferol, a’r cynnig i wneud gwaith yn ôl amserlen debyg i 2022-23. Roedd recriwtio a chadw yn her barhaus i Archwilio Cymru ond roedd Anthony yn obeithiol na fyddai'n effeithio ar archwilio yfrifon y Comisiwn, gan ychwanegu y byddai’n Archwilio Cymru yn ystyried ei strategaeth cyflawni archwiliadau gyda phob cleient yn y misoedd nesaf.

9.2 Nid yw llawlyfr adrodd ariannol y llywodraeth (FReM) wedi newid yn sylweddol, ond mae’r tîm yn sganio'r gorwel a bydd yn hysbysu Kate am unrhyw newidiadau.

9.3 Erbyn canol mis Chwefror, bydd y tîm Cyllid wedi paratoi cyfnod 10 gyda'r dogfennau yn barod ar gyfer yr archwiliad interim erbyn trydedd wythnos mis Chwefror. 

9.4 Diolchodd y Pwyllgor i Archwilio Cymru am y wybodaeth ddiweddaraf ac ailadroddodd yr angen i gael gwybod am unrhyw oedi gyda'r amserlen.

9.5 Hefyd, amlinellodd Anthony waith ehangach y sector cyhoeddus ac adroddiadau o ddiddordeb yn y papur, gan cynnwys lincs i wybodaeth bellach.

ARAC (23-05) Papur 8 - Adroddiad sicrwydd Seiberddiogelwch

10.1 Croesawodd y Cadeirydd Jamie Hancock, Tim Bernat a Chris Weaver i'r cyfarfod a gwahoddodd Jamie i amlinellu unrhyw uchafbwyntiau o'r adroddiad.  

10.2 Tynnodd Jamie sylw at y gwaith sy'n cael ei wneud ar seilwaith y rhwydwaith i gwneud yn fwyfwy cadarn. Disgrifiodd Tim sut roedd y Ganolfan Gweithrediadau Diogelwch a’r adnoddau ychwanegol ar gyfer ymchwilio ac ymdrin â digwyddiadau yn caniatáu mwy o ffocws ar fesurau ataliol i reoli bygythiadau seiberddiogelwch. 

10.3 Hefyd, amlinellodd hefyd y digwyddiad seiberddiogelwch a gynhaliwyd dros ddeuddydd yn y Pierhead ym mis Tachwedd. Roedd nifer dda wedi mynychu, gan  gynnwys nifer o siaradwyr proffil uchel, gyda chynrychiolwyr o bedair senedd y DU a’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol.

10.4 Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor, canolbwyntiodd trafodaeth ehangach ar ymosodiadau gan feddalwedd wystlo. Disgrifiodd y tîm risgiau a chanlyniadau ymosodiad ar y Comisiwn a rôl cynlluniau ymateb i ddigwyddiadau seiber o ran rhoi camau ar waith ar unwaith i gyfyngu ar ddigwyddiad ac i asesu maint y difrod. Disgrifiodd y tîm hefyd yr angen am ffocws ar draws y sefydliad ar gyfathrebu a llesiant staff ynghylch unrhyw ymosodiadau neu doriadau data, er enghraifft wedi'u hymgorffori yn nogfennau'r cynllun ymateb. Awgrymwyd, er y gallai TGCh hwyluso'r asesiad o’r parodrwydd i dderbyn risg, y dylai hyn hefyd gynnwys mewnbwn gan yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth.

10.5 Holodd y Pwyllgor ynghylch sefydlu’r grŵp Uwch-berchnogion Risg Gwybodaeth a gofynnodd am sicrwydd bod risgiau’n cael sylw priodol, gan gynnwys y risgiau’n ymwneud â Deallusrwydd Artiffisial. Cyfeiriodd Matthew Richards, a benodwyd yn Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth yn ddiweddar, at ddau grŵp a oedd wedi’u sefydlu: un dan gadeiryddiaeth Arwyn Jones i ystyried cyfleoedd Deallusrwydd Artiffisial cynhyrchiol, a’r llall dan gadeiryddiaeth Matthew i ystyried y risgiau. Bydd yn bwrw ymlaen â sefydlu grŵp Uwch-berchnogion Risg Gwybodaeth yn y flwyddyn newydd a chytunodd i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Chwefror. 

10.6 Diolchodd y Cadeirydd i'r tîm am ei adroddiad cynhwysfawr a'r wybodaeth ddiweddaraf.

Cam i’w gymryd

·       Matthew Richards i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y grŵp Uwch-berchnogion Risg Gwybodaeth (SIRO) yng nghyfarfod mis Chwefror.

ARAC (05-22) Papur 9 - Y wybodaeth ddiweddaraf am Sefyllfa Ariannol 2023-24 a Chyllideb 2024-25

11.1  Disgrifiodd Kate yr heriau a'r prosesau o ran sicrhau arbedion yn ystod y flwyddyn. Dywedodd wrth y Pwyllgor mai'r sefyllfa alldro a ragwelir ar ddiwedd mis Hydref oedd £93,000, sy’n cyfateb i danwariant o 0.003 y cant yn y gyllideb weithredol gymeradwy yn erbyn targed o 1.5 y cant. Mae'r gwarged bach hwn o ganlyniad i'r angen i reoli pwysau cyllidebol sylweddol oherwydd costau byw, yn ogystal â'r arbedion gofynnol a roddwyd yn ôl ar ddechrau'r flwyddyn ariannol, sef cyfanswm o dros £1.2 miliwn. Byddai unrhyw warged yn cael ei ddefnyddio drwy ddod â gwaith cynnal a chadw hanfodol ar yr adeilad ymlaen.

11.2  Disgrifiodd Kate a Manon sut y gwnaed penderfyniadau i sicrhau arbedion i ateb cais yr undebau i roi taliad costau byw yn ystod y flwyddyn i staff, yn unol â sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus. Roedd hyn yn cynnwys ymgynghoriadau ar lefel wleidyddol ac ystyried risgiau i'r Comisiwn pe bai'r cynnig wedi'i wrthod. Fe wnaethant hefyd amlinellu'r heriau y mae’r Comisiwn wedi'u hwynebu o ganlyniad, yn enwedig o ran oedi prosiectau a recriwtio i lenwi swyddi gwag.

11.3  Cadarnhaodd Leanne Baker nad oedd hyn fel pe bai wedi cael effaith ar gyfraddau trosiant staff, sydd wedi aros yn gyson dros y tri mis diwethaf, a bod cyfraddau swyddi gwag wedi gostwng mewn gwirionedd. Ychwanegodd fod dyddiadau cychwyn hyblyg wedi hwyluso dull mwy strategol o recriwtio. 

11.4  Cytunodd Kate i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor drwy rannu gwybodaeth am gynllunio ariannol a chynllunio’r gweithlu.

11.5  Nododd y Pwyllgor y colledion a'r taliadau arbennig yn y papur gwybodaeth ddiweddaraf am gyllid.

Diweddariad llafar

Diweddariad llafar

12.1  Nododd y Cadeirydd ymddangosiadau'r Comisiwn yn y Pwyllgor Cyllid ar 5 a 12 Hydref ac yn y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a Gweinyddiaeth Gyhoeddus ar 12 Hydref. Roedd adroddiadau’r pwyllgorau ac ymatebion y Comisiwn wedi'u darparu cyn y cyfarfod, ynghyd â lincs i sesiynau craffu'r pwyllgorau ar Senedd.tv.

12.2  Cadarnhaodd Kate fod y gyllideb derfynol wedi’i thrafod yn y Cyfarfod Llawn ar 15 Tachwedd 2023, ac wedi’i chymeradwyo. Cyflwynwyd manylion y taliad costau byw i'r Pwyllgor Cyllid a'r goblygiadau i staff a phrosiectau.  Dywedodd Kate hefyd wrth y Pwyllgor y byddai angen cyllideb atodol ar gyfer yr adolygiad tair blynedd o gyfraniadau pensiwn y Gwasanaeth Sifil; cadarnhaodd Trysorlys EF y caiff hyn ei ariannu. Nid oedd gwybodaeth am yr effaith ar gael gan Adran Actiwari’r Llywodraeth mewn pryd i’w chynnwys yn y gyllideb.

12.3  Caiff adnoddau eu cynllunio a'u rheoli'n ofalus drwy Fframwaith Adnoddau Tymor Canolig y Comisiwn a’u llywio gan waith cynllunio gwasanaethau ac ymgynghori ar unrhyw arbedion cyn dyrannu cyllidebau.

12.4  Mynegodd Ken Skates ei ddiolch i'r tîm Cyllid am ei ymdrechion yn ystod y broses o gynllunio'r gyllideb ac am ei gefnogaeth i'r sesiynau craffu.

12.5  Anogodd y Cadeirydd swyddogion i barhau i rannu gwybodaeth pan fydd ar gael.

ARAC (23-03) Papur 10 – Crynodeb gwyro

13.1  Nododd y Pwyllgor bedwar achos o wyro oddi ar y gweithdrefnau caffael arferol ac ni chodwyd unrhyw bryderon.

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

Rhaglen Diwygio'r Senedd

14.1  Gwahoddodd y Cadeirydd Siwan Davies i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am Raglen Diwygio'r Senedd. Rhoddodd Siwan sicrwydd bod y rhaglen ar y llwybr iawn a chyfeiriodd at y canlynol yn ei diweddariad:

·       Cyflwynodd Llywodraeth Cymru Bil Senedd Cymru (Aelodau ac Etholiadau) ym mis Medi, sydd wrthi’n mynd drwy broses graffu Cyfnod 1 Pwyllgor y Senedd. Yn dilyn hyn bydd gwaith craffu Cyfnodau 2 a 3 gan y Senedd, a disgwylir Cydsyniad Brenhinol ym mis Mehefin 2024.

·       Roedd y Comisiwn wedi bod yn destun craffu ar oblygiadau cost Diwygio’r Senedd (fel sydd yn yr Asesiad Effaith Rheoleiddiol) yn sesiynau tystiolaeth y Pwyllgor Cyllid a Phwyllgor y Bil Diwygio ym mis Tachwedd.

·       Roedd disgwyl i ail Fil yn ymwneud â chwotâu rhywedd gael ei gyflwyno ym mis Rhagfyr 2023.

·       Lansiodd y Bwrdd Taliadau Annibynnol gyfres o adolygiadau thematig. Roedd y Comisiwn mewn deialog gyda’r Bwrdd mewn perthynas â’i adolygiad o’r fframwaith rheoleiddio i gytuno ar adnoddau, symleiddio, llywodraethu ac egluro rolau a chyfrifoldebau. Mae disgwyl i’r Comisiwn ystyried hyn yng ngwanwyn 2024.

·       Mae’r Bwrdd Sicrwydd ar y Cyd a Bwrdd Cyflawni Diwygio Etholiadol y Senedd yn Llywodraeth Cymru, sydd ill dau â chynrychiolaeth uwch o'r Comisiwn, yn cwrdd yn rheolaidd.

·       Mae Bwrdd Rhaglen Diwygio’r Senedd yn parhau i fonitro’r risgiau ar lefel rhaglen a chaiff adolygiad o risg corfforaethol Diwygio’r Senedd ei gynnal yn gynnar yn 2024.

·       Mae cynlluniau ar gyfer pontio i'r Seithfed Senedd yn cael eu datblygu yn unol â chapasiti, gallu a chynllunio'r gweithlu a'r Cynllun Cyflawni Corfforaethol.

14.2  Mewn ymateb i gwestiynau am yr amserlen, yn enwedig ynghylch addasu adeiladau i roi lle ar gyfer Aelodau ychwanegol, amlinellodd Siwan ac Ed y broses gynllunio a’r amserlenni gyda’r bwriad o ddechrau gweithio pan fydd y Bil wedi cael Cydsyniad Brenhinol. Rhagwelir y caiff y gwaith ei gwblhau erbyn mis Ionawr 2026.

Rhaglen Ffyrdd o Weithio

14.3  Gwahoddodd y Cadeirydd Ed i roi diweddariad byr ar y Rhaglen Ffyrdd o Weithio. Amlinellodd Ed y gwaith o ddatblygu rhagdybiaethau cynllunio, cynlluniau, opsiynau a chynigion i gyflawni'r prosiectau byw allweddol sy'n sail i'r rhaglen gyffredinol. Byddai hyn yn golygu:

·       datblygu achosion busnes ar gyfer penderfyniadau gan y Comisiwn

·       datblygu rhagdybiaethau cynllunio ar gyfer addasu swyddfeydd Tŷ Hywel erbyn 2026;

·       y broses gaffael ar gyfer cymorth dylunio ar gyfer prosiect Siambr 2026;

·       y cynlluniau i gwblhau'r Achos Amlinellol Strategol ar gyfer prosiect Bae 2032; yn ymwneud â darpariaeth yn y dyfodol pan ddaw prydles Tŷ Hywel i ben; a’r 

·       broses ar gyfer cyflwyno opsiynau a sicrhau penderfyniadau gan y Comisiwn ar gynigion i gyflawni'r rhaglen.

14.4  Gofynnodd y Cadeirydd i swyddogion roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y cynnydd a'r rheolaeth ar risg, yn enwedig mewn perthynas â chostau ac amseru’r gwaith caffael.

ARAC (23-05) Papur 11 – Risgiau corfforaethol

ARAC (23-05) Papur 11 – Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr o Risgiau Corfforaethol

ARAC (23-05) Papur 11 - Atodiad B - Risgiau corfforaethol a nodwyd

15.1  Nododd y Pwyllgor Gofrestr o Risgiau Corfforaethol y Comisiwn a thrafododd sut y gallai Cynghorwyr Annibynnol ychwanegu gwerth at yr asesiad o risgiau sy'n dod i'r amlwg, megis y rhai sy'n ymwneud ag effaith gwneud penderfyniadau gwleidyddol.

15.2  Roedd y drafodaeth yn canolbwyntio ar risgiau diogelwch ffisegol, o ystyried y newid i’r dirwedd risg ar draws y DU. Rhoddodd Ed sicrwydd ynghylch rheoli risg gan y tîm Diogelwch ar y cyd â’r Heddlu a’r Bwrdd Taliadau Annibynnol mewn perthynas ag Aelodau o’r Senedd. Mae rhaglen o asesiadau risg wedi'i chwblhau ac mae mesurau diogelwch gwell wedi'u rhoi ar waith ar gyfer cartrefi a swyddfeydd etholaethol yr Aelodau. Mae canllawiau hefyd wedi'u diweddaru mewn perthynas â gweithgareddau ymgysylltu. Cytunodd Ed i ystyried pa wybodaeth i'w rhannu â'r Pwyllgor ar reoli risgiau diogelwch.

ARAC (23-05) Papur 12 – Risg Gorfforaethol – Urddas a Pharch

ARAC (23-05) Papur 12 – Atodiad A Risg Gorfforaethol – Urddas a Pharch

16.1  Croesawodd y Cadeirydd Matthew Richards a Richard Thomas i'r cyfarfod. 

16.2  Dywedodd Matthew wrth y Pwyllgor y lansiwyd y polisi Urddas a Pharch gwreiddiol yn 2019.

16.3  Yn 2022, cynhaliodd y Comisiwn arolwg o’r holl staff i weld pa mor ymwybodol oeddent o’r polisi a pha mor barod oeddent i adrodd am ddigwyddiadau. Mae llai o achosion yn cael eu hadrodd yn y Senedd ond un maes sydd angen rhoi sylw iddo yw parodrwydd staff yr Aelodau i adrodd am ddigwyddiadau.

16.4  Ar 16 Tachwedd 2023, lansiodd y Pwyllgor Safonau Ymddygiad ymchwiliad i urddas a pharch ac roedd ymgynghoriad y Pwyllgor i fod i gau ar 22 Ionawr 2024. Ymgynghorwyd hefyd â'r Bwrdd Taliadau Annibynnol.

16.5  Ymatebodd Matthew hefyd i gwestiynau gan y Pwyllgor ar yr amser y mae'r broses gwynion yn ei gymryd a sut y gallai’r amserlen atal achwynwyr posibl.  Esboniodd Matthew fod y rhai y gwneir cwynion yn eu herbyn yn cael cyfle llawn i nodi eu safbwynt ac unrhyw dystiolaeth, a bod hyn yn anffodus yn gallu ymestyn y broses. Roedd y Pwyllgor yn gwerthfawrogi'r materion cyfreithiol dan sylw ac roedd am sicrhau bod digon o gymorth ar gael i'r rhai sy'n gwneud cwynion.

16.6  Yna soniodd Matthew am ail-lansio’r gwasanaeth swyddogion cyswllt (sydd ar gael i staff y Comisiwn a staff yr Aelodau), gyda phosteri’n cael eu harddangos o amgylch ystâd y Senedd, yn ogystal â rhannu ymgyrch wrth-fwlio ar fewnrwyd y staff.  Roedd Adnoddau Dynol wedi darparu hyfforddiant urddas a pharch gorfodol i'r holl staff, gyda rhai grwpiau plaid hefyd yn cyflwyno'r hyfforddiant hwn.

16.7  Cynhaliwyd arolwg gyda staff y Comisiwn yn 2023 fel rhan o arolwg llesiant staff blynyddol y Comisiwn. Nid yw’r canlyniadau wedi'u dadansoddi eto. Unwaith y bydd hyn ar gael, caiff y dadansoddiad ei rannu ag aelodau'r Pwyllgor.   

Cam i’w gymryd

·       Y tîm clercio i rannu canlyniadau'r Arolwg Urddas a Pharch diweddaraf pan fyddant ar gael a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am ganlyniad ymgynghoriad y Pwyllgor Safonau maes o law.

Eitem lafar

Eitem lafar

17.1  Hysbysodd Matthew Richards y Pwyllgor y bu nifer o achosion o dorri rheolau data, ond nid oedd yn teimlo bod yr un ohonynt yn peri pryder penodol. Cytunodd y Cadeirydd y gellid rhannu'r manylion gydag aelodau'r Pwyllgor y tu allan i'r cyfarfod.

ARAC (23-05) Papur 13 – Cylch gorchwyl presennol 

18.1  Nododd y Pwyllgor ei gylch gorchwyl a chytunwyd nad oedd angen unrhyw newidiadau.

ARAC (23-05) Papur 14 - Y flaenraglen waith

19.1 Gofynnodd y Pwyllgor am i’r ffyrdd y gallai’r Comisiwn ddefnyddio Deallusrwydd Artiffisial, a’r risgiau cysylltiedig, gael eu hychwanegu at y flaenraglen waith. 

Cam i’w gymryd

·       Y tîm clercio i ychwanegu Deallusrwydd Artiffisial at y flaenraglen waith ar gyfer cyfarfod mis Gorffennaf.

20.1  Ni chodwyd unrhyw fater arall. 

Disgwylir i'r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 19 Chwefror 2024.