Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Lleoliad Allanol. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes  Deputy Clerk: Buddug Saer

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniad, ymddiheuriadau a datgan buddiannau

Cofnodion:

1.1           Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a nododd un ymddiheuriad gan Ann-Marie Harkin, Archwilio Cymru.

1.2           Rhoddodd y Cadeirydd ddiolch i'r tîm clercio am ddwyn ynghyd pecyn da arall o bapurau, ac am eu dosbarthu hwy yn brydlon. 

1.3           Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

 

2.

Cofnodion y cyfarfod ar 14 Chwefror, camau gweithredu a'r materion a gododd

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 1 - Cofnodion drafft cyfarfod 14 Chwefror 2022

ARAC (22-02) Papur 2 - Crynodeb o'r camau gweithredu

2.1          Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 14 Chwefror yn ffurfiol. Roedd yr holl gamau gweithredu o’r cyfarfodydd blaenorol wedi cael eu cwblhau. 

2.2          Rhoddodd y Cadeirydd ddiolch i Ed Williams am y briff ar y Strategaeth Ystadau a ddarparodd i aelodau’r Pwyllgor ar 28 Mawrth 2022.

 

3.

COVID-19 - Diweddariad corfforaethol

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

3.1           Cytunodd y Cadeirydd, oherwydd bod cyfyngiadau Llywodraeth Cymru wedi dod i ben, mai hwn fyddai’r diweddariad corfforaethol ffurfiol olaf ynghylch Covid-19.

3.2           Cadarnhaodd Ed y byddai’r Grŵp Cydnerthedd a Monitro Covid (CRAM) yn parhau tan doriad yr haf ac ar ôl hynny byddai ei gylch gwaith yn cael ei ymgorffori yn y Pwyllgor Iechyd, Diogelwch, Lles a Diogelu. Roedd yr holl fesurau Covid-19 statudol wedi'u dileu, er bod gwisgo gorchuddion wyneb gan holl ddefnyddwyr yr adeilad yn parhau i fod yn rhan o ganllawiau'r Comisiwn. Roedd achosion o Covid-19 a adroddwyd ar yr ystâd wedi cael eu rheoli’n effeithiol ac roedd yr effaith ar barhad busnes yn lleihau; roedd hyn yn dangos pa mor effeithiol oedd y mesurau a'r prosesau mewnol a oedd ar waith. 

3.3           Soniodd Ed am bresenoldeb a gweithgarwch sylweddol ar y safle, yn enwedig ar ddiwrnodau busnes. Fe wnaeth y Tîm Arwain, y Bwrdd Gweithredol a’r Comisiwn barhau i gwrdd yn rhithwir, ar ffurf hybrid ac wyneb yn wyneb. Yn amlwg, roedd hyn yn rhoi mwy o hyblygrwydd a gwytnwch i’r sefydliad, pe bai cyfyngiadau’n cael eu gosod yn y dyfodol.      

3.4           Rhannodd Ed ragor o wybodaeth â'r Pwyllgor ynghylch yr ail bapur ar 'ffyrdd o weithio' a oedd i'w drafod gan y Comisiwn ar 9 Mai. Disgrifiodd y papur strwythur y gwasanaethau a'u dull o fynd i’r afael â ffyrdd o weithio yn y dyfodol. Cytunodd Ed i rannu ymateb y Comisiwn i’r papur â’r Pwyllgor yn y cyfarfod nesaf. 

3.5           Diolchodd y Pwyllgor i Ed am ei ddiweddariad a chan gydnabod y byddai disgwyl i fwy o staff ddychwelyd i'r ystâd nawr bod y cyfyngiadau wedi dod i ben, anogodd uwch-reolwyr i barhau i ystyried eu lles a'u llesiant. 

Cam gweithredu

·        Rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am ymateb y Comisiwn i’r ail bapur ar ‘ffyrdd o weithio’.

 

4.

Adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd 

4.1  Rhoddodd Gareth Watts ddiweddariad ar weithgarwch llywodraethu a sicrwydd cyffredinol ers cyfarfod diwethaf ARAC, a thynnodd sylw at y pwyntiau a ganlyn o’i adroddiad: -

-       Roedd datganiadau sicrwydd wedi'u cwblhau, eu hadolygu gan y Prif Weithredwr a'u herio gan Gynghorwyr Annibynnol mewn cyfarfod ar 10 Mawrth. Roedd hyn wedi llywio'r gwaith o ddrafftio'r Datganiad Llywodraethu a oedd wedi'i gynnwys ym mhapurau'r cyfarfod hwn.

-       Cymeradwywyd Cynllun Cyflawni Corfforaethol y Comisiwn gan y Bwrdd Gweithredol ar 22 Ebrill a byddai'n cael ei rannu â'r Comisiwn fel papur i'w nodi ar 9 Mai. Byddai Gareth ac Ed nawr yn gweithio ar gyfathrebiadau corfforaethol i sicrhau bod y cynllun yn cael ei weld ar draws y sefydliad.

-       Roedd pob maes gwasanaeth wedi cynnal dadansoddiad o’r effaith ar fusnes ac roedd hyn yn llywio gwaith parhaus i ddiweddaru dull y Comisiwn ar gyfer parhad busnes.

-       Yn y cyfarfod rheolaidd diweddaraf gyda thîm clercio’r Bwrdd Taliadau Annibynnol, gofynnwyd i Gareth gynnal adolygiad o effeithiolrwydd yng nghanol y tymor.

4.2       Rhoddodd Gareth ddiweddariad ar y gwaith archwilio mewnol craidd. Trafodwyd yr adroddiad ar yr archwiliad o Ddirwyn Swyddfeydd Aelodau i Ben o dan eitem 8. Roedd yr archwiliad seiberddiogelwch a'r adolygiad gwerth am arian ar y Gwasanaethau Llyfrgell wedi'u cwblhau, a byddai’r adroddiadau ar y rhain yn cael eu rhannu cyn gynted ag y byddant yn cael eu cwblhau’n derfynol a’u cymeradwyo gan y Cyfarwyddwyr perthnasol. Atgoffwyd y Pwyllgor fod Ann Beynon ac Aled Eirug wedi adolygu cylch gorchwyl amlinellol ar gyfer yr archwiliad o'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol, yr oedd gwaith arno hefyd yn mynd rhagddo'n dda. Byddai adroddiad dilynol ar weithredu argymhellion o’r archwiliad seiberddiogelwch blaenorol, yr oedd pob un ohonynt yn mynd rhagddo, hefyd yn cael ei rannu â’r Pwyllgor.  

4.3       Fe wnaeth y Pwyllgor ganmol Gareth am ei lwyddiannau o ran sicrhau bod y rhaglen archwilio mewn sefyllfa mor dda, yn enwedig yn ystod y pandemig. Diolchodd Gareth i aelodau’r Pwyllgor am eu sylwadau cadarnhaol. Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch ei allu i ymgymryd â rhaglen mor sylweddol ochr yn ochr â’i gyfrifoldebau sicrwydd eraill, rhoddodd Gareth sicrwydd bod modd gwneud hyn gyda chefnogaeth ei gydweithiwr Victoria Paris a’i bartner archwilio mewnol presennol, TIAA, a gaiff ei ariannu ar y cyd.

 

5.

Cydymffurfiad y Siarter Archwilio Mewnol ac Archwilio Mewnol â Safon Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS)

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 4 – papur cwmpasu'r Siarter Archwilio Mewnol

ARAC (22-02) Papur 4 – Atodiad A – Siarter Archwilio Mewnol 2022

5.1       Cymeradwyodd y Pwyllgor y Siarter Archwilio Mewnol ar gyfer 2022-23 yn ffurfiol, gan nodi nad oedd unrhyw newidiadau sylweddol i’w hadrodd.

 

6.

Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 5 - Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2021-22

6.1       Cyflwynodd Gareth ei Adroddiad Blynyddol a Barn a nododd y gall y Swyddog Cyfrifyddu gymryd sicrwydd cymedrol bod y trefniadau i sicrhau bod gwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol wedi'i gynllunio a'i gyflawni’n effeithiol. Roedd hyn yn adlewyrchu diwylliant y sefydliad ac ymateb cadarnhaol y rheolwyr i'r argymhellion archwilio mewnol. 

6.2       Nododd y Pwyllgor Adroddiad Blynyddol a Barn Gareth, a dywedodd bod y farn gymedrol yn darparu lefel dda o sicrwydd.

 

7.

Adroddiad Blynyddol ar Dwyll

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 6 - Adroddiad Blynyddol ar Dwyll

7.1       Dywedodd Gareth, yn ystod 2021-22, na ddaeth unrhyw achosion i’w sylw o weithgarwch twyllodrus gwirioneddol neu a amheuir o ran arian parod, lwfansau a threuliau neu ddwyn asedau. 

7.2       Disgrifiodd sut yr oedd gwybodaeth a rennir yn rheolaidd gan TIAA ac Archwilio Cymru ar weithgarwch twyllodrus ar draws y sectorau cyhoeddus a phreifat wedi helpu i sicrhau bod y Comisiwn yn parhau i fod yn effro i'r tactegau a ddefnyddir gan dwyllwyr posibl.

7.3       Roedd y Pwyllgor yn falch na chanfuwyd unrhyw weithgarwch twyllodrus yn ystod 2021-22. Mewn ymateb i gwestiynau am feincnodi yn erbyn sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus, esboniodd Gareth nad oeddem mor agored i dwyll yn yr un modd â rhai sefydliadau sy'n talu grantiau, er enghraifft. Ychwanegodd fod y rhan fwyaf o'r gwariant drwy'r gyflogres a chyflogau a lwfansau'r Aelodau a oedd â rheolaethau cadarn ar waith, gyda staff yn y meysydd hynny'n cyflawni diwydrwydd dyladwy. Yn y dyfodol, byddai Gareth hefyd yn archwilio sicrwydd ynghylch defnyddio cardiau caffael. 

7.4       Nododd y Pwyllgor yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll a diolchodd i Gareth amdano.

 

8.

Yr adroddiad Archwilio Mewnol diweddaraf

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 7 – Dirwyn Swyddfeydd Aelodau i ben

8.1       Cyflwynodd Gareth ei adroddiad archwilio mewnol. Nod yr archwiliad hwn oedd asesu’r gweithdrefnau a’r rheolaethau oedd ar waith ynghylch diddymu’r Senedd ar gyfer etholiad 2021 gan ganolbwyntio’n benodol ar yr Aelodau hynny o’r Senedd a oedd yn ymddiswyddo neu heb gael eu hail-ethol yn yr etholiad. Roedd hefyd yn sôn am yr heriau ychwanegol o ganlyniad i’r pandemig ar wasgaru asedau. Cofnododd Gareth ei ddiolch i'r timau Cymorth Busnes i’r Aelodau a TGCh am eu cydweithrediad yn ystod yr archwiliad. 

8.2       Roedd yr adolygiad yn edrych ar y canllawiau, y broses, a’r gweithdrefnau a oedd ar waith yn ystod y cyfnod diddymu, a thynnodd sylw at y materion arwyddocaol a nodwyd, neu’r gwersi a ddysgwyd. Er nad oedd unrhyw argymhellion ffurfiol wedi’u codi, nododd Gareth nifer o faterion y gallai'r Comisiwn fod eisiau eu hystyried ar gyfer etholiadau yn y dyfodol.

8.3       Nododd a chroesawodd y Pwyllgor yr adroddiad manwl ac roeddent wedi’u plesio gan ba mor drylwyr oedd yr adroddiad. Cofnododd aelodau'r Pwyllgor eu canmoliaeth i Gareth a'r timau dan sylw, gan gydnabod faint o waith a wnaed mewn cyfnod byr o amser, a gwerthfawrogi'r sensitifrwydd dan sylw. Fe wnaethant nodi ymhellach ei bod yn amlwg bod y rheolaethau mewnol, yn ogystal â'r diwylliant archwilio mewnol cadarnhaol, yn gweithio'n dda. 

 

9.

Canfyddiadau sy'n dod i'r amlwg, a chyngor i'r Swyddog Cyfrifo ynghylch cyflwyno'r Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon drafft i'r Comisiwn

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 8 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio Cymru

9.1          Cyflwynodd Gareth Lucey y wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio Cymru. Er bod aelodau'r Pwyllgor wedi cael eu hysbysu o'r blaen, fe'u hatgoffodd o'r ffi archwilio arfaethedig o £59,987 – cynnydd o 3.5 y cant ar y llynedd, yn unol â'r cynnydd cyfartalog o 3.7 y cant mewn cyfraddau.

9.2          Cadarnhaodd fod 'ymweliad' yr archwiliad interim wedi'i gynnal yn ystod wythnosau 14 a 21 Mawrth a bod y tîm wedi cwblhau profion sampl cynnar ar nifer o feysydd cyfrifon (gan gynnwys y gyflogres, mathau eraill o wariant a thaliadau uniongyrchol i Gronfa Gyfunol Cymru). Roedd yn hapus i adrodd nad oedd unrhyw faterion archwilio yn codi hyd yma ac mai'r cynllun oedd cyflwyno adroddiad ISA 260 mewn pryd ar gyfer y cyfarfod ar 15 Mehefin.

9.3          Soniodd Gareth am un newid i'r tîm archwilio. Gofynnodd y Cadeirydd am gael cyfarfod yn anffurfiol â'r tîm, a chytunodd Gareth i drefnu hynny. 

9.4          Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch effaith codiadau i Yswiriant Gwladol a chyfradd chwyddiant ar sefydliadau yn y sector cyhoeddus, esboniodd Gareth yr heriau yr oeddent i gyd yn eu hwynebu o ran cyfrifo costau, yn enwedig mewn perthynas â phrisio asedau.

9.5          Cadarnhaodd Nia fod disgwyl i’r Comisiwn gynnal prisiad asedau y flwyddyn ganlynol a bod effaith cynnydd yn y gyfradd chwyddiant wedi’i hamlygu i’r Comisiwn mewn papur yn ymwneud â chyllideb 2023-24. 

 

Camau i’w cymryd

·      Y Cadeirydd i gwrdd (yn anffurfiol) â thîm archwilio Swyddfa Archwilio Cymru.

 

10.

Protocol cydweithio

Eitem lafar

Cofnodion:

Eitem lafar

10.1    Cyflwynodd Gareth Lucey yr eitem lafar hon. Cadarnhaodd fod trafodaeth ddiweddar gyda Gareth Watts wedi dod i’r casgliad nad oedd angen fersiwn wedi’i diweddaru gan nad oedd unrhyw newidiadau i’r protocol a gyflwynwyd ym mis Ebrill 2021, ac roedd copi wedi’i ddosbarthu gyda phapurau’r pwyllgor. Amlinellodd gydymffurfiad â'r protocol a chyfeiriodd y Pwyllgor at y tabl yn y papur diweddaru a oedd yn crynhoi sut yr oedd y ddwy ochr wedi ymateb i gyfres o gamau gweithredu y cytunwyd arnynt yn ystod y flwyddyn.

10.2    Diolchodd y Pwyllgor i Gareth am roi’r wybodaeth a nododd y Protocol ar gyfer Cydweithio.

 

11.

Adroddiad Blynyddol drafft y Comisiwn a'r Datganiad Llywodraethu ar gyfer 2021-22

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 9 – Adroddiad Blynyddol drafft 2021-22 – papur eglurhaol 

ARAC (22-02) Papur 9 – Atodiad A – drafft o Naratif yr Adroddiad Blynyddol

ARAC (22-02) Papur 9 – Atodiad B – Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft

11.1    Cyflwynodd Arwyn yr eitem hon a gwahoddodd aelodau’r Pwyllgor i wneud sylw ar y naratif drafft a oedd wedi’i gynnwys yn Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon drafft y Comisiwn a'r Datganiad Llywodraethu drafft ar gyfer 2021-22. 

11.2    Amlinellodd Arwyn gynlluniau i gyflwyno’r adroddiad mewn fformat ar-lein mwy rhyngweithiol i’w wneud yn fwy hygyrch a chyrraedd cynulleidfa ehangach, rhywbeth yr oedd y Pwyllgor wedi bod yn awyddus i’r Comisiwn fynd ar ei drywydd. Cyflwynodd fraslun o'r tudalennau glanio a oedd wedi'u dylunio i gydymffurfio ag asesiad effaith hygyrchedd. 

11.3    Disgrifiodd Arwyn fod y fformat hwn yn rhoi cyfle i gynnwys lincs i fideos a chynnwys digidol, yn ogystal â’r amrywiaeth o erthyglau a gwybodaeth bellach a grëwyd eisoes yn ystod y flwyddyn. Roedd yn ystyried bod hyn yn ffordd wych o ailgylchu deunydd sy’n bodoli eisoes a datblygu'r adroddiad fel ffordd o gyfathrebu yn ogystal â bodloni gofyniad llywodraethu ac atebolrwydd.    

11.4    Roedd aelodau'r Pwyllgor yn falch o weld cynlluniau ar gyfer presenoldeb mor gadarnhaol ar-lein. O ran datblygu'r fformat i'r dyfodol, anogwyd y tîm i sicrhau bod y lincs yn canolbwyntio ar gynnwys a straeon oedd yn cynnwys elfen ddynol e.e. cludwr y byrllysg ar gyfer yr agoriad swyddogol, ac ystyried trefn yr adroddiad i ganolbwyntio ar ddinasyddion. Croesawodd Arwyn yr adborth hwn a chytunodd i'w ystyried.

11.5    Mewn ymateb i gwestiynau am gyrhaeddiad ac ymgysylltu, dywedodd Arwyn nad oedd ffeithluniau yn cynnwys y wybodaeth hon wedi'u cynnwys yn yr adroddiad eto. O ran y ddemograffeg ar ymgysylltu, roedd cynlluniau ar waith i gyflwyno offer a systemau megis monitro'r cyfryngau a rheoli'r berthynas â chwsmeriaid a fyddai'n helpu'r Comisiwn i fesur ymgysylltiad yn well, a chyflwyno adroddiadau ar ymgysylltu yn well. Hefyd, nododd gynlluniau ar gyfer cynyddu presenoldeb ar lwyfannau cyfryngau cymdeithasol fel Instagram a TikTok i dargedu cynulleidfa iau, ac ar gyfer ymgysylltu mewn ffordd fwy rhagweithiol ag ysgolion.

11.6    Cadarnhaodd Arwyn a Nia, at ddibenion archwilio, y byddai fersiwn argraffadwy o’r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yn cael ei chynhyrchu er mwyn i Archwilydd Cyffredinol Cymru ei lofnodi ac mai dyna fyddai’r fersiwn a fyddai’n cael ei gosod gerbron y Senedd. Ychwanegodd Nia y byddai'r fformat a gynigir yn ei gwneud hi'n haws i ddarllenwyr sydd â diddordeb yn y datganiadau ariannol gael mynediad at y rhan honno o'r adroddiad. 

11.7    Roedd y Cadeirydd yn falch gyda chyflwr a chynnwys y Datganiad Llywodraethu drafft, gan nodi bod hon yn ddogfen allweddol o ran atebolrwydd. Croesawodd yr eitemau a restrir o dan y meysydd ffocws ar gyfer 2022-23 a gofynnodd i aelodau'r Pwyllgor drosglwyddo unrhyw sylwadau ynghylch y datganiad i'r tîm clercio. Cytunwyd y byddai'r Pwyllgor yn cael gwybod am drafodaethau'r Bwrdd Gweithredol ar y parodrwydd i dderbyn risg. 

 

12.

Diweddariad ar seiberddiogelwch

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 10 - Adroddiad Sicrwydd Seiberddiogelwch    

12.1    Croesawodd y Cadeirydd Mark Neilson, Jamie Hancock a Tim Bernat i'r cyfarfod i gyflwyno’r eitem hon.

12.2    Cyflwynodd Mark yr Adroddiad Sicrwydd Seiberddiogelwch, yr oedd fersiwn drafft ohono wedi'i hanfon at aelodau'r Pwyllgor ym mis Chwefror i gael sylwadau. Cadarnhaodd Mark y byddai'r adroddiad yn cael ei fireinio yn seiliedig ar adborth ac yn cael ei gynhyrchu a'i rannu bob chwarter.

12.3    Diolchodd y Cadeirydd i Mark a’i dîm am baratoi adroddiad mor fanwl. Darparodd y lefel angenrheidiol o sicrwydd mewn nifer o feysydd sydd o ddiddordeb i'r Pwyllgor ac roedd yn cynnwys digon o fanylion technegol. Roedd y Cadeirydd yn awyddus i sicrhau defnyddioldeb yr adroddiad.

12.4    Cododd y Pwyllgor gwestiynau ynghylch storio data, cysylltu â sefydliadau eraill gan gynnwys Llywodraeth Cymru, a chynlluniau ar gyfer digwyddiadau ymwybyddiaeth ar gyfer defnyddwyr yn ymwneud â seiberddiogelwch. Awgrymwyd hefyd y gellid cynnwys adran ar wahân ar rôl Awdurdod Band Eang y Sector Cyhoeddus (PSBA) mewn adroddiadau yn y dyfodol. 

12.5    Cadarnhaodd Jamie Hancock fod y tîm wedi ymrwymo i storio oddi ar y safle, gyda threfniadau digyfnewid priodol ar gyfer cadw wrth gefn, yr oeddent yn mynd ar eu trywydd trwy brosiect storio cyfryngau.

12.6    Amlinellodd Tim Bernat sut, o ystyried y lefelau bygythiad presennol, roedd y tîm TGCh wedi cynyddu amlder eu gwaith monitro o'r ffynonellau cudd-wybodaeth yn ymwneud â bygythiadau sydd ar gael. Roedd hyn yn galluogi'r Comisiwn i gael y wybodaeth ddiweddaraf am y dirwedd bygythiadau sy'n esblygu ynghyd â'r offer a'r mentrau diweddaraf i liniaru'r risgiau. Hefyd, helpodd i sicrhau bod pawb yn cael y wybodaeth ddiweddaraf a bod gwybodaeth a phrofiadau perthnasol yn cael eu rhannu. Mewn ymateb i gwestiynau am ymosodiadau meddalwedd wystlo llwyddiannus mewn sefydliad arall yn y sector cyhoeddus yn ddiweddar, roedd y tîm wedi nodi'r gwersi a ddysgwyd ac wedi cryfhau rhai o amddiffynfeydd y Comisiwn ymhellach o ganlyniad i hynny.  

12.7    Cadarnhaodd Mark fod cynlluniau ar gyfer rhaglen o ddigwyddiadau codi ymwybyddiaeth o faterion seiber ar gyfer y Senedd gyfan wrthi’n cael eu cwblhau. Diolchodd i Ann am ei chynnig i ddarparu manylion cyswllt arbenigwyr yn y sectorau prifysgol a phreifat a allai fod o gymorth. Ychwanegodd Jamie fod ganddo hefyd gysylltiadau o'i swydd flaenorol mewn prifysgol. Mewn ymateb i gwestiwn gan Ken Skates ynghylch ymgysylltu ag Aelodau o’r Senedd yn amlach i godi ymwybyddiaeth, awgrymodd Mark y dylid ategu presenoldeb yng nghyfarfodydd grwpiau’r pleidiau â sesiynau briffio bob chwe mis. Awgrymodd Ken y dylid cynnal sesiwn briffio ddiweddaru ar ddechrau tymor yr hydref ym mis Medi a chynigiodd annog yr Aelodau i fod yn bresennol. 

12.8    Cytunodd Mark i gynnwys cyfeiriad at Awdurdod Band Eang y Sector Cyhoeddus (PSBA) mewn adroddiadau yn y dyfodol ac amlinellodd Tim yn gryno ei rôl a'r gwasanaethau a ddarperir ganddo i helpu i ddiogelu rhwydwaith y Comisiwn. Cytunwyd y byddai cael cyflwyniad gan PSBA ar ei rôl yn ddefnyddiol i’r Pwyllgor. 

12.9    Fe wnaeth Arwyn gydnabod gwybodaeth arbenigol Jamie a Tim a’r rhan hollbwysig y  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 12.

13.

Risgiau Corfforaethol

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 11 - Risgiau corfforaethol

 ARAC (22-02) Papur 11 - Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol

 ARAC (22-02) Papur 11 - Atodiad B - Risgiau corfforaethol a nodwyd

13.1    Rhoddodd Ed y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor ar sefyllfa gyffredinol y Gofrestr Risgiau Corfforaethol. Roedd y risgiau wedi'u hadolygu a'u diweddaru gan y perchnogion risg a’u hadolygu gan y Bwrdd Gweithredol yn ei gyfarfod ar 22 Ebrill. O ystyried y cynnydd mewn gweithgarwch, gan gynnwys penderfyniadau diweddar y Bwrdd Taliadau ac ymgynghoriad ar reolau'r Swyddog Cyfrifyddu, roedd lefel tebygolrwydd gweddilliol y risg yn ymwneud â Fframwaith Rheoleiddio’r Aelodau wedi cynyddu, a oedd wedi arwain at gynnydd yn lefel gyffredinol y risg. Rhoddodd Ed sicrwydd bod y risg yn cael ei reoli'n weithredol.

13.2    Diolchodd y Pwyllgor i Ed am ei gyflwyniad a diolchodd i’r swyddogion am y wybodaeth gynhwysfawr yn y gofrestr. Croesawodd y Cadeirydd yn arbennig y diagram a oedd yn dangos natur ddeinamig y gofrestr risg.  

 

14.

Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd - Risgiau Diogelu Data

Eitem lafar – diweddariadau ar risgiau Diogelu Data (Legal-R-66 a Legal-R-68) cyfeiriadau ym mhapur 11 Atodiad A

Cofnodion:

Eitem lafar

14.1    Croesawodd y Cadeirydd Matthew Richards a Jo Grenfell i'r cyfarfod i gyflwyno’r eitem hon. Croesawodd Matthew y cyfle hwn i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y ddwy risg diogelu data a oedd yn rhan o’r tîm Gwasanaethau Cyfreithiol: un yn ymwneud â’r Comisiwn a’r llall yn ymwneud ag Aelodau o’r Senedd.   

14.2    Rhoddodd Matthew y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am feysydd blaenoriaeth y gellid eu symud ymlaen yn awr oherwydd y cynnydd mewn adnoddau staff yn y tîm Llywodraethu Gwybodaeth. Byddai hyn yn cynnwys: mynd i'r afael â meysydd o wendid cymharol ynghylch cydymffurfio â GDPR; sicrhau bod arferion cadw data yn cael eu cymhwyso mewn modd cyson; a sesiwn hyfforddiant i ddiweddaru holl staff y Comisiwn, ac Aelodau a'u staff. Roedd cynlluniau hefyd i ddatblygu sgiliau’r rhai sy’n gyfrifol am brosesu data i’w galluogi i ymdrin â materion arferol yn well, gan ganiatáu i’r tîm Llywodraethu Gwybodaeth arbenigol a chynghorwyr cyfreithiol ganolbwyntio ar faterion mwy cymhleth.

14.3    Roedd Matthew ac Ed Williams, fel Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth, hefyd yn datblygu cynllun i sicrhau defnydd cyson a phriodol o dechnoleg megis SharePoint a Teams. Byddai hyn yn rhoi mwy o eglurder, ac yn lleihau amser yn lleoli ffynonellau gwybodaeth gorfforaethol i ymateb, er enghraifft, i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth neu gais gwrthrych am wybodaeth neu gwestiynau llafar/ysgrifenedig i'r Comisiwn.

14.4    Trafododd y Pwyllgor yr heriau o ran cefnogi gwleidyddion a oedd yn rheolwyr data yn eu rhinwedd eu hunain. Cydnabuwyd y gellid cynnig cyngor a hyfforddiant ond nid eu mandadu ac y byddai unrhyw achos o dorri, waeth beth fo'r ffynhonnell, yn adlewyrchu'n wael ar y sefydliad. Disgrifiodd Matthew yr hyfforddiant a oedd ar gael i'r Aelodau a'u staff yn dilyn yr etholiad, a chynlluniau i ddarparu sesiynau hyfforddiant ac ymwybyddiaeth yn barhaus. Hefyd, nododd gynlluniau i roi cytundebau prosesu data ar waith yn llawn gydag Aelodau fel blaenoriaeth pan fyddai'r adnoddau ychwanegol wedi’u rhoi ar waith, a groesawyd gan y Pwyllgor.

 

15.

Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 12 - Adroddiad Blynyddol Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth

15.1       Nododd y Cadeirydd bod adroddiad blynyddol Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth yn ddogfen sicrwydd allweddol i’r Pwyllgor ei hadolygu. Dymunodd Ed Williams ddiolch i’w ragflaenydd a hefyd i gydweithwyr o bob rhan o’r Comisiwn, yn enwedig o’r timau Llywodraethu a Sicrwydd, TGCh a Gwasanaethau Cyfreithiol, am eu cefnogaeth ers ymgymryd â rôl Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth ym mis Chwefror 2022. Diolchodd hefyd i Gareth Watts am ei gymorth yn drafftio’r adroddiad.

15.2       Amlinellodd Ed elfennau allweddol yr adroddiad a oedd yn amlygu'r cynnydd a wnaed yn ystod y cyfnod adrodd a'r meysydd blaenoriaeth i'w symud ymlaen. Dywedodd nad oedd rhai o'r meysydd a restrwyd i ganolbwyntio arnynt yn ystod y flwyddyn wedi symud ymlaen fel y cynlluniwyd oherwydd blaenoriaethu adnoddau cyfyngedig. Cyfeiriodd at y sicrwydd a ddarparwyd i’r Pwyllgor ar reoli risgiau seiberddiogelwch.

15.3       Gan edrych at y dyfodol, byddai Ed yn gweithio gyda Matthew Richards a’r tîm Llywodraethu Gwybodaeth i adfywio’r prosiect i gyflwyno cynllun marcio amddiffynnol newydd ac i ystyried y risgiau gwybodaeth sy’n gysylltiedig â’r strategaeth Ffyrdd o Weithio newydd. Tynnodd sylw hefyd at gynigion ar gyfer sefydlu bwrdd llywodraethu gwybodaeth newydd i gefnogi'r Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth yn y broses o wneud penderfyniadau. 

15.4       Diolchodd y Cadeirydd i Ed a Gareth am yr adroddiad hwn a roddodd y sicrwydd angenrheidiol i’r Pwyllgor.   

 

16.

Crynodeb o'r achosion o wyro oddi wrth y gweithdrefnau arferol

Cofnodion:

          ARAC (22-02) Papur 13 – Crynodeb o ymadawiadau

16.1       Nododd y Pwyllgor bedwar achos o ymadael â’r gweithdrefnau caffael arferol. 

 

17.

Y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid ac uwchraddio'r system gyllid

Y wybodaeth ddiweddaraf ar lafar

Cofnodion:


Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

17.1    Cadarnhaodd Nia ei bod yn rhy gynnar i gadarnhau’r ffigur alldro terfynol ar gyfer 2021-22 ac nad oedd unrhyw faterion i’w nodi o’r archwiliad interim o’r cyfrifon. Soniodd am rai pwysau ychwanegol a achoswyd gan rai meysydd gwasanaeth yn dychwelyd ffurflenni gwybodaeth ariannol yn hwyr.

17.2    Dywedodd Nia wrth y Pwyllgor bod y system gyllid wedi'i huwchraddio wedi mynd yn fyw yn ôl y bwriad a'i bod yn gweithio cystal â'r disgwyl, gyda rhai mân broblemau yn cael sylw.

17.3    Mewn perthynas â’r gyllideb gymeradwy ar gyfer 2022-23, dywedodd Nia fod cynnig ar gyfer cyllideb atodol am gael ei ystyried gan y Comisiwn ar 9 Mai, cyn ei gyflwyno i’r Pwyllgor Cyllid. Roedd hefyd disgwyl i bapur strategaeth y gyllideb ar gyfer 2023-24 gael ei ystyried gan y Comisiwn. Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor ynghylch rheoli costau'n ymwneud â chwyddiant a chynnydd mewn Yswiriant Gwladol, dywedodd Nia fod bellach angen cais am gyllideb atodol, er bod pob ymdrech wedi'i gwneud i amsugno'r costau ychwanegol. Ychwanegodd y byddai unrhyw arbedion a wnaed yn ystod y pandemig yn cael eu gwrthbwyso gan y cynnydd mewn chwyddiant a chyfleustodau.  

17.4    Cytunodd Nia i rannu papurau â’r Pwyllgor ar y gyllideb atodol a strategaeth y gyllideb ar gyfer 2023-24 ar ôl iddynt gael eu hystyried gan Gomisiwn y Senedd a’r Pwyllgor Cyllid.

17.5    Gofynnodd y Pwyllgor am y wybodaeth ddiweddaraf am y cynllun gwresogi rhanbarth. Roedd Ed yn ymwybodol o rai datblygiadau ar seilwaith i gefnogi'r cynllun, a nododd bod dyddiad lansio’r prosiect i fynd yn fyw i'w gadarnhau. Cytunodd i ddarparu’r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor pan fydd ar gael.     

17.6    Fe wnaeth y Cadeirydd gydnabod yr ymdrech a wnaed i reoli cyllid a chynllunio cyllidebau, yn enwedig gan ei bod yn dod yn fwyfwy anodd cynllunio ar gyfer y dyfodol. Nododd hefyd y byddai pwysau adnoddau yn parhau i fod yn thema i'w thrafod yn y dyfodol. Roedd ef, ac aelodau'r Pwyllgor, hefyd yn falch bod y system gyllid newydd ar waith ac yn gweithio'n dda. 

Camau i’w cymryd

·       Nia Morgan i rannu papurau â’r Pwyllgor ar y gyllideb atodol a strategaeth y gyllideb ar gyfer 2023-24 ar ôl iddynt gael eu hystyried gan Gomisiwn y Senedd a’r Pwyllgor Cyllid.

·       Ed Williams i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y cynllun gwresogi rhanbarth pan fydd ar gael.

 

18.

Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor i'r Comisiwn a'r Swyddog Cyfrifo

Eitem lafar

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

18.1    Fe wnaeth y Cadeirydd wahodd aelodau o’r Pwyllgor i awgrymu cynnwys ar gyfer adroddiad blynyddol y Pwyllgor. Soniodd am un maes yr oedd am ganolbwyntio arno sef cadernid y ffyrdd yr oedd y Comisiwn yn dod allan o’r pandemig.   

 

19.

Blaenraglen Waith

Cofnodion:

ARAC (22-02) Papur 14 – Blaenraglen waith

 

19.1    Nododd y Pwyllgor y flaenraglen waith a chadarnhaodd y tîm clercio y byddai dyddiad ar gyfer y cyfarfod yn nhymor yr hydref yn cael ei drefnu yn fuan.

 

20.

Unrhyw Fusnes Arall

Cofnodion:

Oral item

20.1    No other business was raised.

The Accounting Officer attended a private session with members of the Committee once formal proceedings had concluded. No minutes were taken.