Agenda a Chofnodion

1.1        Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod. Ni chafwyd ymddiheuriadau na datganiadau o fuddiant.

ARAC (05-20) Papur 1 - Cofnodion drafft y cyfarfod a gynhaliwyd ar 10 Gorffennaf 2020

ARAC (05-20) Papur 2 - Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1        Cytunwyd ar gofnodion cyfarfod 10 Gorffennaf. Gofynnwyd am un pwynt eglurder o ran paragraff 2.4 ynghylch p’un a oedd cytundebau wedi'u cwblhau ar drefniadau cyllido'r Comisiwn Etholiadol yn y dyfodol a sefydlu Pwyllgor y Llywydd y byddai'n atebol i'r Senedd drwyddo. Byddai'r tîm Clercio yn sicrhau bod diweddariad yn cael ei ddosbarthu y tu allan i'r pwyllgor.

2.2        Croesawodd y Cadeirydd y cyfoeth o wybodaeth a rannwyd gydag aelodau'r Pwyllgor dros y misoedd diwethaf. Roedd y Cynghorwyr Annibynnol hefyd wedi croesawu cael eu gwahodd i'r cyfarfod holl staff, a oedd yn eu hysbysu o weithgareddau a thrafodaethau mewnol.

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

3.1         Rhoddodd Dave Tosh ddiweddariad i'r Pwyllgor ar y trefniadau sydd ar waith ar yr ystâd a llwyddiant parhaus busnes rhithwir a hybrid y Senedd. Roedd y Cyfarfod Llawn wedi'i ddarparu’n rhithwir yn ystod y cyfnod atal byr ond wedi dychwelyd i fformat hybrid pan godwyd cyfyngiadau cenedlaethol ar 9 Tachwedd.

3.2         Profwyd yr 'ap' pleidleisio ar-lein yn drylwyr mewn dadl ddiweddar ar y Bil Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) gyda phleidleisiau wedi'u cynnal ar dros gant o welliannau.

3.3         Roedd cynlluniau i brofi'r model hybrid ar gyfer Pwyllgorau'r Senedd wedi'u hatal oherwydd y cyfnod atal byr ond byddent bellach yn digwydd ym mis Rhagfyr. Roedd yr Aelodau a'r Comisiwn yn awyddus i drefniadau hybrid o'r fath barhau ar gyfer busnes y Senedd yn y dyfodol gan y byddai'n sicrhau buddion fel ymgysylltiad ehangach a llai o deithio.

3.4         Yn ddiweddar, roedd Siwan Davies a Sian Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau, wedi darparu tystiolaeth i un o bwyllgorau Senedd yr Alban ar ein trefniadau gweithdrefnol ac ymarferol yn ystod y pandemig. Roedd y sesiwn, a gafodd dderbyniad da, yn myfyrio’n gadarnhaol ar y ffyrdd hyblyg yr oedd y Comisiwn yn cefnogi busnes ffurfiol y Senedd a'r trefniadau technegol sydd ar waith i hwyluso ymgysylltiad.

3.5         Yna rhannodd Dave ganlyniadau'r arolwg pwls staff diweddaraf a ddangosodd lefelau uchel o foddhad â'r trefniadau gweithio cyfredol ac a amlygodd rai heriau o ran diffyg rhyngweithio cymdeithasol, yr oedd y Tîm Arweinyddiaeth yn eu hystyried.

3.6         O ran y lle gwaith ffisegol, amlinellodd Dave sut yr oedd yn gweithio gyda'r tîm Rheoli Ystadau a Chyfleusterau i ystyried opsiynau i ddarparu ar gyfer presenoldeb ffisegol a rhithwir preswylwyr yr adeilad. Roedd hynny'n cynnwys ystyriaethau megis sicrhau bod digon o leoedd cyfarfod, wedi'u cefnogi gan offer a thechnoleg i hwyluso ymgysylltiad â'r rhai sy'n gweithio o bell ac mewn ffyrdd a oedd y lleiaf aflonyddgar. Roeddent hefyd yn ystyried modelau arfer gorau o fannau eraill ac atebion a fyddai'n gweithio orau i'r sefydliad.

3.7         Tynnodd Suzy Davies sylw at yr adborth cadarnhaol gan Aelodau’r Senedd, yn enwedig y ddarpariaeth TG a’i gwytnwch yn ystod y pandemig a chynigiodd ei llongyfarchiadau i’r Comisiwn am y trosglwyddiad di-dor i drafodion hybrid a rhithwir.

3.8         Diolchodd aelodau'r pwyllgor Dave am y diweddariad hwn a chroesawwyd y ffyrdd yr oedd y Comisiwn yn ystyried opsiynau, gan ychwanegu bod astudiaethau wedi dangos nad oedd system o weithio wrth sawl gweithfan bob amser yn gweithio'n dda. Gwnaethant hefyd annog swyddogion i gasglu ffigurau ar gyfran y staff sy'n debygol o weithio gartref yn y dyfodol, gan y byddai hyn yn hanfodol wrth bennu'r lle sydd ar gael.

3.9         Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor am y brechlyn Coronafeirws ar gyfer gweithwyr allweddol dynodedig y Senedd, dywedodd Dave y byddent yn dilyn canllawiau Iechyd Cyhoeddus Cymru a Llywodraeth Cymru. Ychwanegodd Gareth Watts fod rolau seneddau wedi’u trafod mewn cyfarfod rhyngseneddol diweddar, gan nodi y byddai Tŷ’r Cyffredin yn helpu i gydgysylltu unrhyw drafodaethau  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 3.

ARAC (05-20) Paper 3 – Governance and Assurance update report

ARAC (05-20) Papur 3 - Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd

4.1        Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd. Roedd wedi cymryd rhan mewn Fforwm Penaethiaid Archwilio Mewnol gyda'i gymheiriaid o bob rhan o sector cyhoeddus Cymru lle roedd y drafodaeth wedi canolbwyntio ar wahanol ddulliau o roi sicrwydd yn ystod Covid-19 a'r effaith a gafodd hyn ar gynlluniau archwilio mewnol. Roedd adolygiadau archwilio mewnol craidd wedi ildio i ddarnau o waith mwy ymgynghorol a ffocws ar yr heriau o gynnal trefniadau llywodraethu a sicrwydd effeithiol. Nodwyd y byddai'r rhan fwyaf o adroddiadau archwilio mewnol craidd yn cael eu cyflwyno yn y chwarter olaf.

4.2        Roedd y paratoadau ar gyfer casglu sicrwydd i lywio'r Datganiad Llywodraethu blynyddol ar gyfer 2020-21 bellach wedi mynd yn eu blaenau’n dda. Diolchodd Gareth i'w dîm am gwrdd â phob Pennaeth Gwasanaeth i drafod materion llywodraethu a sicrhau eu bod yn hollol barod ar gyfer drafftio eu Datganiadau Sicrwydd. Cynhaliwyd cyfarfod dilynol gyda'r tri Chyfarwyddwr ac anfonwyd e-bost comisiynu at y Penaethiaid Gwasanaeth. Roedd y templedi a'r canllawiau ar gyfer y datganiadau wedi'u haddasu i bwysleisio'r ffocws ar effaith Covid-19. Byddai cyfarwyddwyr yn drafftio eu datganiadau erbyn dechrau mis Ionawr a byddai diweddariad ar y cynnydd yn cael ei ddarparu yng nghyfarfod mis Chwefror 2021.

4.3        Cadarnhaodd Gareth ei fod wedi parhau i gydymffurfio â safonau archwilio mewnol a bod gwaith ar raglen archwilio fewnol 2020-21 yn mynd rhagddo. Roedd yr archwiliadau ar reoli risg a materion a rheoli asedau bron â chael eu cwblhau a byddai'r adroddiadau'n cael eu dosbarthu y tu allan i'r pwyllgor pan fyddant yn derfynol. Roedd Gareth yn hyderus y byddai'n cwblhau'r cynllun archwilio y cytunwyd arno erbyn mis Ebrill 2021 gan nodi, fel gyda sefydliadau eraill, y byddai'r rhan fwyaf o'r adroddiadau'n cael eu cyflwyno yn y chwarter olaf. Amlinellodd y byddai ei feysydd ffocws allweddol yn ystod y misoedd nesaf yn cynnwys seiberddiogelwch a chwmpasu'r archwiliad ar ddiwylliant cydymffurfio.

4.4        Mewn perthynas â'r archwiliad ar ddiwylliant cydymffurfio, cafodd aelodau'r Pwyllgor eu calonogi gan yr offeryn meta cydymffurfio a ddefnyddiwyd i fonitro derbyn y Rheolau Diogelwch TGCh wedi'u diweddaru. Gofynnodd aelodau'r pwyllgor am ehangu'r defnydd o offer cydymffurfio i Aelodau'r Senedd a'u staff. Mewn ymateb, dywedodd Gareth, gan fod y Comisiwn ond yn darparu gwasanaeth ymgynghorol i’r Aelodau mewn perthynas â pholisïau a gweithdrefnau na fyddai’n bosibl gorfodi hyn. Eglurodd hefyd fod yr archwiliad cydymffurfio mewn perthynas â staff y Comisiwn yn unig.

4.5        Hysbysodd Gareth y Pwyllgor ei fod, ar gais y Prif Weithredwr a'r Clerc, hefyd yn gwneud darn ychwanegol o waith ar adolygu'r set ddiwygiedig o Ddangosyddion Perfformiad Allweddol er mwyn i'r Comisiwn roi sicrwydd i'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus eu bod yn parhau i fod yn gadarn ac yn addas at y diben. Roedd yn rhagweld y byddai'n cwblhau'r gwaith hwn erbyn mis Chwefror 2021.

4.6        Yn gysylltiedig â'r archwiliad o reoli asedau, cwestiynodd aelodau'r Pwyllgor y canllawiau a roddwyd i’r Aelodau ynghylch diddymu, yn  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4.

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

4         

5         

5.1        Cadarnhaodd y Cadeirydd a Gareth Watts na fu unrhyw newidiadau i Lawlyfr Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Trysorlys EM ers mis Mawrth 2016. Teimlai'r Cadeirydd y gallai fod yn ddefnyddiol rhannu adran rolau a chyfrifoldebau 'Llyfr Oren' Trysorlys EM, Rheoli Risg - Trosolwg Strategol gydag aelodau'r Pwyllgor.

5.2        Rhannodd Gareth ddiweddariad gan Sefydliad yr Archwilwyr Mewnol ar y model 'Tair Llinell Amddiffyn' ar gyfer fframweithiau sicrwydd. Gollyngwyd y defnydd o’r gair “amddiffyn” er mwyn cynnwys ffocws ar rôl rheoli risg wrth wneud penderfyniadau ar sail risg ynghylch cyfleoedd, yn ogystal â materion amddiffyn. Pwysleisiodd y model newydd bwysigrwydd cyfathrebu ar draws pob llinell sicrwydd ac roedd Gareth yn teimlo bod gan y Comisiwn ymagwedd aeddfed tuag at hyn.

5.3        Roedd rhywfaint o ganllawiau ychwanegol hefyd ar y parodrwydd i dderbyn risg y byddai'r Comisiwn yn eu hystyried. Er ei fod yn cydnabod mai mater i'r Comisiwn oedd penderfynu ar ei barodrwydd i dderbyn risg, gofynnodd y Cadeirydd am i hyn gael ei drafod mewn cyfarfod yn y dyfodol o ran sut y byddai hyn yn cael ei gyflwyno i'r Comisiwn newydd ar ôl Etholiadau’r Senedd ym mis Mai 2021.

Camau gweithredu

·         (5.1) Rhannu adran rolau a chyfrifoldebau 'Llyfr Oren' Trysorlys EM, Rheoli Risg - Trosolwg Strategol gydag aelodau'r Pwyllgor.

·         (5.3) Ychwanegu parodrwydd i dderbyn risg i'r agenda ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol i ystyried sut y bydd hyn yn cael ei gyflwyno i'r Comisiwn newydd.

ARAC (05-20) Papur 4 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio Cymru

4          

5          

6          

6.1         Cyflwynodd Gareth Lucey ddiweddariad ar waith cyfredol ac arfaethedig Archwilio Cymru. Roedd hyn yn cynnwys cyfeiriad at Gynllun Archwilio 2020, a oedd yn crynhoi'r cynlluniau, y risgiau, a'r amserlen arfaethedig ar gyfer eu harchwiliad o gyfrifon ar gyfer 2020-21, fel yr ymdrinnir â hwy o dan eitem 7.

6.2         Cyfeiriodd Gareth at y Llawlyfr Adroddiadau Ariannol (FReM) wedi'i ddiweddaru, gan nodi bod y rhan fwyaf o'r newidiadau i'r strwythur a'r fformat. Y newid cyfrifyddu mwyaf fyddai oedi cyn cyflwyno'r IFRS 16 newydd - Prydlesi y byddent yn eu trafod â'r Tîm Cyllid.

6.3         Disgrifiodd Gareth hefyd sut y gwnaethant barhau i geisio a rhannu arfer da o waith archwilio Cymru gyfan, gan gynnwys meysydd fel seiberddiogelwch a gwrth-dwyll, yr oedd manylion amdanynt ar gael ar eu gwefan.

6.4         Croesawodd y Pwyllgor gynnig Gareth i rannu adroddiadau arfer da wrth iddynt gael eu cyhoeddi drwy Gareth Watts. Cytunodd Ann-Marie Harkin hefyd i rannu canlyniad unrhyw drafodaethau a gafodd Archwilio Cymru gyda'r Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol mewn perthynas â'r Ddeddf Cydraddoldeb.

6.5         Diolchodd y Cadeirydd i Archwilio Cymru am y diweddariad hwn a chytunodd y dylid ychwanegu diweddariad tebyg ddwywaith y flwyddyn, gan nodi crynodeb o arfer da, astudiaethau ac adroddiadau sy’n ymwneud â'r sector cyhoeddus ehangach, at flaenraglen waith y Pwyllgor.

Camau gweithredu

·         (6.4) Rhannu’r holl adroddiadau cenedlaethol ag ARAC drwy Nia Morgan/Gareth Watts wrth iddynt gael eu llunio.

·         (6.4) Rhannu canlyniad unrhyw drafodaethau a gaiff Archwilio Cymru gyda'r Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol mewn perthynas â'r Ddeddf Cydraddoldeb.

·         (6.5) Y tîm clercio i gynnwys adroddiad diweddaru ddwywaith y flwyddyn gan Archwilio Cymru ym mlaenraglen waith y Pwyllgor, i rannu gwybodaeth am astudiaethau ac adroddiadau ehangach y sector cyhoeddus.

ARAC (05-20) Papur 5 - Cynllun Archwilio 2020

4          

5          

6          

7          

7.1         Cyflwynodd Gareth Lucey Gynllun Archwilio 2020 a fyddai’n dilyn amserlen debyg i’r flwyddyn flaenorol, gan nodi bod hyn yn ddarostyngedig i effaith Covid-19 ar Archwilio Cymru. Byddai'n cysylltu â'r tîm Cyllid yn ystod yr wythnosau nesaf i gytuno ar y manylion am yr amserlen a rhannu'r ffi archwilio, ar ôl ei chwblhau.

7.2         Byddai'r tîm archwilio yn gweld un newid gyda Steve Wyndham yn cymryd lle Gareth Lucey. Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am ei waith dros y blynyddoedd diwethaf a dymunodd yn dda iddo ar gyfer y dyfodol.

7.3         Er na fyddai Archwilydd Cyffredinol cyfredol Cymru yn ymddangos yn y cyfrifon eleni (naill ai o fewn datgeliadau cyfrifon blwyddyn gyfredol neu gymharol), roedd tîm Cyfraith a Moeseg Archwilio Cymru wedi cynghori, gan ei fod wedi bod yn gyflogai i Gomisiwn y Senedd hyd at fis Gorffennaf 2018, y dylai Cyfarwyddwr Gweithredol y Gwasanaethau Archwilio o fewn Archwilio Cymru ardystio cyfrifon Comisiwn y Senedd ar gyfer 2020-21.

7.4         Mewn ymateb i gwestiwn gan Aled ynghylch prisiadau ystâd y Senedd, eglurodd Gareth fod y rhain yn cael eu cynnal bob tair blynedd a bod yn ofynnol i bob sefydliad ddatgelu ansicrwydd materol cynyddol oherwydd Covid a ffactorau eraill yn eu cyfrifon ar gyfer 2019-20.

ARAC (05-20) Papur 6 - Y wybodaeth ddiweddaraf am sefyllfa ariannol 2020-21 a chyllideb 2021-22

4          

5          

6          

7          

8          

8.1         Cyflwynodd Nia Morgan ddiweddariad ar sefyllfa ariannol 2020-21. Roedd yr alldro a ragwelir ar gyfer y Comisiwn yn cyfateb i 0.5 y cant o'r gyllideb weithredol gymeradwy a oedd o fewn yr ystod darged o 0 y cant i 1.5 y cant.

8.2         Roedd Nia wedi rhannu lincs ag aelodau’r Pwyllgor cyn y cyfarfod hwn i sesiynau craffu’r Comisiwn gyda Phwyllgor Cyllid a Phwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus y Senedd gyda gohebiaeth gysylltiedig arall. Un maes y gofynnodd y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus am ragor o wybodaeth amdano oedd ailosod y ffenestri yn Nhŷ Hywel. Eglurodd Nia y byddai astudiaeth ddichonoldeb yn cael ei chynnal ar gyfer dull graddol, y byddai penderfyniad yn debygol o gael ei ohirio hyd nes i'r Comisiwn newydd gael ei benodi. Mewn ymateb i aelodau'r Pwyllgor yn annog ymgysylltiad cynnar â darpar gyflenwyr o Gymru, rhoddodd Dave sicrwydd fod hyn yn cael ei wneud.

8.3         Maes arall a godwyd yn y sesiynau craffu oedd effaith gwyliau blynyddol cronedig a fyddai'n arwain at yr angen am addasiad cyfrifyddu sylweddol. Trafododd y Pwyllgor yr effaith o ran lles staff, yn enwedig y rhai na allant gymryd gwyliau oherwydd pwysau gwaith. Dywedodd Nia y gofynnwyd i Benaethiaid Gwasanaethau annog eu staff i gymryd gwyliau dros gyfnod y Nadolig ac y byddai eitem ar y dudalen newyddion hefyd yn cael ei chyhoeddi.

8.4         Diolchodd y Pwyllgor i Nia a'i thîm am eu gwaith parhaus dros yr haf a'r ymdrech barhaus i sicrhau bod sefyllfa ariannol 2020-21 a chyllideb 2021-22 yn cael eu cyflwyno mewn ffordd mor gynhwysfawr.

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

4         

5         

6         

7         

8         

9         

9.1        Amlinellodd Nia y sesiynau tystiolaeth gyda'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid. Gosodwyd cyllideb ddrafft y Comisiwn ar gyfer 2021-22 ar 1 Hydref 2020 a chynhaliwyd y sesiwn dystiolaeth gyda'r Pwyllgor Cyllid ar 5 Hydref. Derbyniwyd adroddiad y Pwyllgor a chyhoeddwyd ymateb. Gosodwyd y gyllideb derfynol ar 4 Tachwedd a chafodd ei thrafod yn y Cyfarfod Llawn ar 11 Tachwedd. Roedd cyllideb 2021-22 yn ymwneud â blwyddyn gyntaf y Chweched Senedd a fyddai’n cael ei goruchwylio gan y Comisiwn newydd sydd i’w phenodi yn haf 2021.

9.2        Roedd gwaith craffu y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus ar adroddiad blynyddol 2019-20 wedi canolbwyntio ar les staff a chyfleoedd caffael Cymru. Roedd Cadeirydd y Pwyllgor Cyllid wedi croesawu gwaith blaengynllunio prosiectau hirdymor ac wedi codi cwestiynau pellach ar y cynllun ymadael gwirfoddol y mae'r Comisiwn wedi ymateb iddo.

9.3        Cwestiynodd y Pwyllgor a oedd ymgysylltiad â sefydliadau fel y Siambr Fasnach a'r Ffederasiwn Busnesau Bach wrth gaffael am nwyddau a gwasanaethau. Cadarnhaodd Dave fod y Comisiwn yn ymgysylltu'n weithredol â chyflenwyr a'u bod yn ystyried ffyrdd y gellid annog cyflenwyr i edrych yn rhagweithiol ar y cyfleoedd sydd ar gael iddynt.

9.4        Ychwanegodd Gareth y byddai adolygiad o gaffael, a oedd bellach yn rhan o'i faes gwasanaeth yn cael ei gynnal ac y cyflwynir adroddiad i'r Pwyllgor maes o law.

9.5        Diolchodd y Cadeirydd i Nia am y diweddariad hwn a'r papurau a ddosbarthwyd cyn y cyfarfod. Gofynnodd am gael dychwelyd at weithdrefnau ymgysylltu â chaffael mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Cam gweithredu

·         (9.5) Ychwanegu ystyriaeth o ymgysylltiad â chyflenwyr o Gymru a sefydliadau perthnasol at y flaenraglen waith ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol.

ARAC (05-20) Papur 7 - Risgiau corfforaethol

ARAC (05-20) Papur 7 - Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr o Risgiau Corfforaethol

ARAC (05-20) Papur 7 - Atodiad B - Risgiau corfforaethol a nodwyd

4      

5      

6      

7      

8      

9      

10      

10.1     Cyflwynodd Dave Tosh yr eitem hon ac amlinellodd y newidiadau a wnaed i'r Gofrestr o Risgiau Corfforaethol yn dilyn adolygiad gan y Bwrdd Gweithredol ar 23 Hydref.

10.2     Cwestiynodd Aled Eirug sgorio'r risg mewn perthynas â Newid Cyfansoddiadol y DU o ystyried yr effaith sylweddol y byddai'n ei gael ar y Comisiwn ac ymdriniwyd â hyn o dan eitem 11.

10.3     Mewn perthynas â’r risg o ran cydymffurfio â risg Cynllun Ieithoedd Swyddogol y Comisiwn, ychwanegodd Arwyn Jones sicrwydd pellach fod datblygu atebion dros dro a hirdymor i ganiatáu cyfieithu ar y pryd ar gyfer cyfarfodydd preifat ar y gweill. Roedd swyddogion, gan gynnwys Arwyn a Phennaeth TGCh, wedi bod yn ymgysylltu'n rhagweithiol â Microsoft, Llywodraeth Cymru a Chomisiynydd y Gymraeg a nododd y Pwyllgor gydnabyddiaeth fod y Comisiwn yn arwain y maes ar ddatblygu swyddogaethau cyfieithu i hwyluso gweithio o bell yn ddwyieithog.

10.4     Cydnabu’r Cadeirydd yr ymdrech sylweddol gan y tîm TGCh ac eraill i ddod o hyd i ateb ochr yn ochr â galluogi busnes rhithwir a hybrid y Senedd. Nododd fod y cyflawniadau hyd yma wedi dangos bod y Comisiwn yn gwneud cymaint â phosibl i liniaru'r risg. Croesawodd gynnwys y risg ar Gofrestr o Risgiau Corfforaethol y Comisiwn a diolchodd i swyddogion am y diweddariad. Gofynnodd hefyd am gael y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd.

10.5     Trafododd y Pwyllgor y risgiau o ran Etholiadau’r Senedd yn 2021 mewn perthynas â chyfathrebu ac ymgysylltu a'r goblygiadau i'r Comisiwn pe bai penderfyniad yn cael ei wneud i newid dyddiad yr etholiad oherwydd Covid-19.

10.6     Trafododd aelodau'r pwyllgor yr heriau sy'n ymwneud â chyfathrebu ac ymgysylltu effeithiol yn ystod cyfnod etholiad, yn enwedig o ystyried cyd-ddigwyddiad etholiadau'r Senedd ac etholiadau'r Comisiynydd Heddlu a Throseddu.

10.7     Dywedodd Arwyn y byddai canlyniadau pleidleisio yn llywio’r gwaith o dargedu a theilwra cyfathrebiadau, er enghraifft er mwyn annog pobl ifanc 16 a 17 oed i bleidleisio. Ychwanegodd y byddai cyfathrebu'n canolbwyntio ar hyrwyddo cyflawniadau'r Senedd o ran y gwahaniaeth yr oedd wedi'i wneud i bobl Cymru, a sut roedd hyn wedi'i lywio gan dystiolaeth a ddarparwyd i bwyllgorau'r Senedd. Ychwanegodd fod risgiau eraill, megis defnyddio’r cyfryngau cymdeithasol wrth ymgyrchu hefyd yn cael eu hasesu.

10.8     Eglurodd Siwan Davies y rhesymeg dros gyflwyno risg gorfforaethol newydd ar gyfer etholiadau’r Senedd yn 2021.  Amlinellodd ymgysylltiad parhaus y Comisiwn â Llywodraeth Cymru a'r Comisiwn Etholiadol, gan gynnwys drwy aelodaeth o'r Grŵp Cynllunio Etholiadau, a oedd yn llywio’r gwaith o gynllunio senarios a digwyddiadau wrth gefn ar gyfer cynnal etholiadau’r Senedd yn ystod y pandemig. Roedd swyddogion hefyd mewn cysylltiad â Senedd yr Alban o ran trefniadau yn yr Alban.

10.9     Dywedodd Siwan fod y Prif Weinidog wedi nodi bod Llywodraeth Cymru yn debygol o gyflwyno deddfwriaeth frys i, ymhlith pethau eraill,  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 10.

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

4      

5      

6      

7      

8      

9      

10      

11      

11.1     Croesawodd y Cadeirydd Phil Boshier i'r cyfarfod a diolchodd iddo am gyflwyno'n glir y diweddariadau yr oedd wedi'u darparu o'r blaen i aelodau'r Pwyllgor. Eglurodd Phil fod y risg yn canolbwyntio ar rôl y Comisiwn, tra’n ystyried effaith Covid-19.

11.2     Mewn ymateb i gwestiwn Aled ynghylch sgorio’r risg, eglurodd Phil fod y rheolaethau sydd ar waith yn lleihau’r tebygolrwydd y bydd y risg yn digwydd ond cydnabu’r ansicrwydd parhaus ynghylch canlyniad trafodaethau ynghylch cytundeb gyda’r UE. Ychwanegodd fod effaith bosibl trafodaethau ynghylch cytundeb fasnach, ynghyd ag effaith Covid-19 ar gadwyni cyflenwi critigol, yn enwedig ar gyfer TGCh a rheoli cyfleusterau, yn cael eu monitro. Roedd ansicrwydd hefyd ynghylch faint o ddeddfwriaeth sy'n debygol o gael ei chyflwyno gan y llywodraeth.

11.3     Amlinellodd Phil sut roedd y Comisiwn wedi bod yn meithrin gwytnwch, sgiliau ac arbenigedd a oedd wedi bod yn hollbwysig, er enghraifft, wrth gefnogi Pwyllgor Deddfwriaeth, Cyfiawnder a’r Cyfansoddiad y Senedd. Disgrifiodd hefyd sut roedd Tîm Arweinyddiaeth y Comisiwn ar y cyd yn goruchwylio'r rhaglen waith ac yn monitro'r sefyllfa sy'n newid yn gyson gyda chyfarfodydd gweithredol traws-wasanaeth wythnosol i lywio gwaith cynllunio, blaenoriaethu ac unrhyw achosion angenrheidiol o adleoli staff. Roedd y gwaith cynllunio’n cynnwys rhywfaint o gynllunio wrth gefn dros gyfnod toriad y Nadolig pe bai’r Senedd yn cael ei galw’n ôl ac i reoli’r broses o Lywodraeth Cymru yn gosod dogfennau.

11.4     Er gwaethaf cysylltiadau parhaus â Llywodraeth Cymru, Llywodraeth y DU a seneddau eraill, roedd yn anodd rhagweld maint y gwaith ond rhoddodd swyddogion sicrwydd fod y Comisiwn yn barod i ymateb.

11.5     Mewn ymateb i gwestiwn gan y Pwyllgor ynghylch defnyddio cynghorwyr arbenigol, cadarnhaodd Phil y gellid galw ar hyn ar fyr rybudd drwy'r contract fframwaith a oedd ar waith ac yn gweithio'n effeithiol.

11.6     Mewn perthynas â chwestiwn ynghylch lledaenu gwybodaeth, disgrifiodd Phil ffyrdd yr oedd y Gwasanaeth Ymchwil yn gallu manteisio ar rwydwaith cynhwysfawr o wybodaeth i lywio'r broses o gynhyrchu diweddariadau a briffiau yn rheolaidd ar gyfer staff, Aelodau'r Senedd a'u staff cymorth. Roedd y tîm Materion Cyfansoddiadol Allanol hefyd yn llunio brîff rheolaidd ar gyfer y Llywydd a Phwyllgorau'r Senedd. Cyfeiriodd hefyd at lwyddiant sesiynau briffio’r cyfryngau, yn enwedig o ran y Bil Marchnad Fewnol. 

11.7     Cydnabu'r Pwyllgor pa mor dda yr oedd y Comisiwn yn rheoli'r risgiau ond nododd yr effaith ganlyniadol y gallai hyn ei chael ar fusnes arall y Senedd yn y cyfnod yn arwain at yr etholiadau. Gwnaethant hefyd gyfeirio eto at yr effaith bosibl ar unrhyw staff y bydd angen iddynt weithio dros doriad y Nadolig.

11.8     Diolchodd y Cadeirydd i Phil am ddarparu diweddariad mor gynhwysfawr a gofynnodd am gael gwybod am unrhyw ddatblygiadau pellach.

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

12.1 Hysbysodd Dave, fel Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth y Comisiwn, y Pwyllgor o bum achos o dorri rheolau gwybodaeth, un ohonynt gan drydydd parti ac ni chafodd yr un ohonynt eu trosglwyddo i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Atgoffwyd y staff dan sylw i wirio cyfeiriadau e-bost ddwywaith a defnyddio copi carbon dall (BCC) pan fo'n briodol. Gofynnwyd iddynt hefyd ddiweddaru cyfarwyddiadau desg ac atgoffa staff o unrhyw brosesau newydd sydd ar waith.

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

13.1 Byddai'r eitem hon yn cael ei thrafod y tu allan i'r pwyllgor.

ARAC (05-20) Papur 8 - Cylch Gorchwyl ARAC

4      

5      

6      

7      

8      

9      

10      

11      

12      

13      

14      

14.1     Cyflwynodd y Cadeirydd y cylch gorchwyl ar gyfer ei adolygiad rheolaidd. Cytunwyd y dylid ychwanegu rhannu papurau ac adroddiadau perthnasol gan gyrff fel REWAC, Comisiwn y Senedd ac Archwilio Cymru, ac y dylid cadw cofnod o'r wybodaeth a anfonir at aelodau'r Pwyllgor.

14.2     Byddai fersiwn ddiwygiedig yn cael ei dosbarthu i'w chymeradwyo cyn ei chyhoeddi.

ARAC (05-20) Papur 9 – Crynodeb o’r ymadawiadau

4 

15.1 Byddai'r eitem hon yn cael ei thrafod y tu allan i'r pwyllgor.

ARAC (05-20) Papur 10 - Y flaenraglen waith

16.1 Byddai'r eitem hon yn cael ei thrafod y tu allan i'r pwyllgor.

4      

5      

6      

7      

8      

9      

10      

11      

12      

13      

14      

15      

16      

17      

17.1     Bu Gareth Watts yn bresennol mewn sesiwn breifat gydag aelodau’r Pwyllgor wedi i’r trafodion ffurfiol ddod i ben. Ni chymerwyd cofnodion yn ystod y sesiwn hon.

 Disgwylir i'r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 12 Chwefror 2021.