Agenda a Chofnodion

1.1        Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a nododd fod ymddiheuriadau wedi dod i law gan Gareth Watts ac Ann-Marie Harkin.

1.2        Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

ARAC (04-20) Papur 1 – Cofnodion y cyfarfod ar 15 Mehefin 2020    

ARAC (04-20) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Mehefin.

2.2        Wrth ymateb i gwestiwn gan y Pwyllgor, dywedodd Arwyn Jones na fu fawr o sylw yn y wasg ynglŷn â chyhoeddi Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn. Ychwanegodd Manon Antoniazzi fod y cyfarfod llawn hybrid wedi cael llawer o sylw ar ITV Cymru a oedd yn gadarnhaol dros ben.

2.3        Croesawodd y Cadeirydd Siwan Davies i'r cyfarfod a fyddai'n diweddaru'r Pwyllgor ar gam gweithredu 6.4 yn ymwneud â diwygio'r Senedd, yn benodol ynghylch y trefniadau cyllido ar gyfer y Comisiwn Etholiadol yn y dyfodol. Esboniodd Siwan fod Llywodraeth Cymru wedi dweud am ei bwriad i gyflwyno deddfwriaeth bellach yr oedd ei hangen er mwyn gwneud y Comisiwn Etholiadol yn atebol i'r Senedd ac er mwyn iddo gael ei ariannu'n uniongyrchol o Gronfa Gyfunol Cymru; fodd bynnag, ni fyddai hyn yn cael ei roi ar waith mewn pryd ar gyfer etholiadau 2021. Ychwanegodd y cytunwyd ar gytundeb dros dro lle byddai Llywodraeth Cymru’n gwneud taliadau i’r Comisiwn Etholiadol.  

2.4        Disgrifiodd Siwan y broses ar gyfer cyflawni hyn a oedd yn cynnwys gwneud newidiadau i Reolau Sefydlog y Senedd (i'w gwneud yr wythnos ganlynol) i sefydlu Pwyllgor y Llywydd (i'w benodi yn nhymor yr hydref) a nodi prosesau cyllid a rheolaeth ariannol newydd. Ychwanegodd y byddai angen i gytundebau rhyngsefydliadol gael eu nodi erbyn mis Medi o ran sut y byddai’r Comisiwn Etholiadol yn cael ei ariannu ac ar gyfer ei atebolrwydd i’r Senedd (trwy Bwyllgor y Llywydd), Tŷ'r Cyffredin (trwy Bwyllgor y Llefarydd) a Senedd yr Alban.

2.5        Atgoffodd Nia Morgan y Pwyllgor am wrthwynebiad cryf y Comisiwn i'r cynigion cychwynnol ar gyfer ariannu’r Comisiwn Etholiadol drwy Gomisiwn y Senedd yn ystod y cyfnod interim hwn. Byddai’r cytundeb newydd hwn yn dileu’r goblygiadau o ran y trefniadau ar gyfer cyllideb Comisiwn y Senedd. Cytunodd y Pwyllgor fod hwn yn ganlyniad da, a nododd ymdrechion y Comisiwn i barhau â hyn o fewn amserlenni tyn trwy gynnal deialog parhaus a gofynnodd am gael y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd maes o law. 

2.6        Fel mater sy’n codi, gofynnodd y Cadeirydd am gynnal trafodaeth ar sut y gallai'r Pwyllgor chwarae rhan adeiladol wrth reoli risg gorfforaethol y Comisiwn ar Newid Cyfansoddiadol yn barhaus. Dywedodd ei fod wedi cael adroddiad wedi'i ddiweddaru, er gwybodaeth iddo y tu allan i'r pwyllgor yr oedd wedi ei anfon ymlaen at Ann ac Aled er gwybodaeth. Rhoddodd Siwan sicrwydd i'r Pwyllgor ynghylch y modd y mae’r Comisiwn yn rheoli’r risg sy’n gysylltiedig â Newid Cyfansoddiadol, gan gynnwys trwy gynllunio senarios ac ymgysylltu â Chomisiwn y Senedd a'r Pwyllgor Busnes, yn ogystal â thrwy sianeli gwleidyddol, gan gynnwys grŵp rhyng-seneddol.

2.7        Mewn ymateb i gwestiynau gan Ann ynghylch effaith bosibl swm y ddeddfwriaeth funud olaf yn ymwneud â Brexit a'i heffaith ar graffu ar raglen ddeddfwriaethol bresennol Llywodraeth Cymru, rhoddodd Siwan sicrwydd  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 2.

ARAC (04-20) Papur 3 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Fframwaith Sicrwydd

ARAC (04-20) Papur 3 Atodiad A - Map Sicrwydd y Comisiwn

ARAC (04-20) Papur 3 Atodiad B - ARAC yn rhoi sylw i'r Fframwaith Sicrwydd - Mehefin 19 i Mehefin 20

3.1        Estynnodd y Cadeirydd wahoddiad i Dave Tosh i gyflwyno'r eitem hon. Sicrhaodd Dave y Pwyllgor fod y Fframwaith Sicrwydd yn parhau i fod yn rhan greiddiol o’r sefydliad a'i fod yn cael ei ddefnyddio ar lefel weithredol ac ar lefel y gyfarwyddiaeth a'i fod yn parhau i fod yn addas at y diben. Ychwanegodd fod y Cyfarwyddwyr wedi craffu ar fap sicrwydd cyffredinol y Comisiwn a’i ddiweddaru yn gynharach yn y flwyddyn, a llywiwyd hyn gan dystiolaeth trwy fapiau sicrwydd unigol a gynhyrchwyd gan bob Pennaeth Gwasanaeth. 

3.2        Dywedodd Dave y byddai'r tîm Llywodraethu a Sicrwydd yn adolygu'r broses yn ogystal â fformat y mapiau sicrwydd a'r datganiadau cyn yr ymarfer casglu sicrwydd nesaf yn nhymor yr hydref, ond nid oedd yn rhagweld unrhyw newidiadau mawr. 

3.3        Mewn ymateb i gwestiwn gan y Cadeirydd ynghylch cymharu'r fframwaith â fframweithiau sefydliadau eraill, atgoffodd Kathryn y Pwyllgor fod adolygiad archwilio mewnol annibynnol a gynhaliwyd ddwy flynedd yn ôl wedi ystyried gwahanol fodelau ar gyfer mapio sicrwydd a'i fod wedi dod i'r casgliad bod y broses yn gadarn, heb fod yn rhy fiwrocrataidd, a’i fod wedi darparu'r sicrwydd angenrheidiol ar bob lefel.  Ychwanegodd fod proses y Comisiwn wedi'i rhannu â sefydliadau eraill a oedd wedi'i defnyddio i lywio'r broses o weithredu fframweithiau tebyg a'i bod wedi'i henwi’n aml fel enghraifft o arfer da.

3.4        Croesawodd y Pwyllgor y diweddariad hwn ynghylch defnydd y Fframwaith Sicrwydd a’r adolygiad parhaus er mwyn sicrhau ei fod yn parhau i fod yn addas at y diben.  Anogodd y Cadeirydd y swyddogion i sicrhau bod sicrwydd allanol wedi cael ei gofnodi’n briodol pan adolygwyd y fframwaith ac i edrych eto ar ddulliau a fabwysiadwyd mewn sefydliadau eraill. 

3.5        Mynegodd aelodau'r pwyllgor ddiddordeb mewn cael gwybod am flaenraglenni gwaith y Comisiwn (a ddarperir yn y cyfarfod hwn), Pwyllgor Cynghori Comisiwn y Senedd ar Daliadau, Ymgysylltu a'r Gweithlu a’r Bwrdd Taliadau hefyd.

Camau i’w cymryd

·         (3.5) Rhannu manylion am flaenraglenni gwaith Pwyllgor Cynghori Comisiwn y Senedd ar Daliadau, Ymgysylltu a'r Gweithlu a’r Bwrdd Taliadau.  

·         (3.5) Dave i drefnu trafod llywodraethu’r Bwrdd Taliadau gyda Suzy.

ARAC (04-20) Papur 4 – Y flaenraglen waith

ARAC (04-20) Papur 5 – rhaglen waith ddrafft y Comisiwn

4.1        Arweiniodd y Cadeirydd drafodaeth ynghylch dyddiadau cyfarfodydd yn y dyfodol ac eitemau ar gyfer blaenraglen waith y Pwyllgor. 

4.2        O ran dyddiadau, cytunwyd y dylai cyfarfodydd ddilyn y patrwm arferol, sef Tachwedd, Chwefror, Ebrill, Mehefin a Gorffennaf. Byddai'r tîm clercio yn anfon dyddiadau’r cyfarfodydd i wirio a yw pobl ar gael, gan osgoi gwrthdaro ag ymrwymiadau eraill a amlinellwyd gan aelodau'r Pwyllgor.

4.3        O ran cynnwys y flaenraglen waith, nododd y Cadeirydd nifer o eitemau y credai y dylid eu cynnwys ar ben yr eitemau rheolaidd a amlinellwyd yng Nghylch Gorchwyl y Pwyllgor, y nodwyd rhai ohonynt yn Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor. Roedd y rhain yn cynnwys: diweddariad ym mis Tachwedd ar gynllunio a chyfathrebu ynghylch Etholiadau’r Senedd 2021; diweddariad manwl ym mis Chwefror ar reoli risgiau seiberddiogelwch; diweddariad ym mis Tachwedd ar newid cyfansoddiadol a Brexit; diweddariadau rheolaidd ar drafodaethau yng nghyfarfod Pwyllgor Cynghori Comisiwn y Senedd ar Daliadau, Ymgysylltu a'r Gweithlu; trafod yr amgylchedd ar ôl Covid-19 ym mis Chwefror (gan gynnwys dirywiad economaidd, a’r elfennau cymdeithasol a dynol); a chynaliadwyedd a newid hinsawdd. 

4.4        Cytunwyd hefyd y byddai diweddariadau yn cael eu darparu i'r Pwyllgor ar faterion yn ymwneud â chyllideb a chyfrifon y Comisiwn y tu allan i'r pwyllgor ar adegau priodol yn ystod y flwyddyn, er enghraifft, cyn i'r gyllideb gael ei gosod. 

4.5        Mewn ymateb i bryderon a godwyd ynghylch cydymffurfio â'r Ddeddf Ieithoedd Swyddogol oherwydd y cyfnod hir tebygol o weithio o bell a'r diffyg opsiynau dwyieithog sydd ar gael, sicrhaodd Manon a Dave y Pwyllgor fod hyn yn cael ei drafod o dan y cynlluniau ar gyfer dychwelyd i'r ystâd ac y byddent yn parhau i archwilio technolegau amgen.

4.1        Bydd y Cadeirydd yn cyflwyno Adroddiad Blynyddol ARAC i’r Comisiwn ddydd Llun 13 Gorffennaf a chafwyd trafodaeth am ba negeseuon allweddol i’w cyfleu. Byddai’n adrodd yn ôl i’r Pwyllgor yn nhymor yr hydref. 

4.2        Hefyd, cytunodd y Cadeirydd i drafod ymhellach trefnu cyfarfod anffurfiol yn gynnar yn nhymor yr hydref ac y byddai’n anfon y manylion at aelodau’r Pwyllgor.

Camau i’w cymryd

·         (5.2) Bydd y Cadeirydd yn anfon manylion am gyfarfod anffurfiol at aelodau’r Pwyllgor.

Disgwylir i'r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 20 Tachwedd 2020.