Agenda a Chofnodion

1.1         Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a dywedodd fod ymddiheuriadau wedi dod i law gan Suzy Davies AS.

1.2         Diolchodd i’r swyddogion hefyd a’u canmol am yr ymdrech eithriadol i baratoi'r papurau yn y pecyn yn ogystal â'r papurau a gylchredwyd y tu allan i'r Pwyllgor. 

1.3         Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

ARAC (03-20) Papur 1 - Cofnodion 27 Ebrill 2020

ARAC (03-20) Papur 2 - Crynodeb o'r camau gweithredu  

2.1         Cytunwyd ar gofnodion cyfarfod 27 Ebrill.

2.2         Rhoddodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf am y camau i drefnu cyfarfod rhwng y Bwrdd Gweithredol a’r Cynghorwyr Annibynnol am y strategaeth ar gyfer y Chweched Senedd. Roedd trafodaethau wedi’u cynnal â Manon Antoniazzi, Dave Tosh a Chadeirydd Pwyllgor y Comisiwn ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu, ac roedd gwaith yn mynd rhagddo i geisio dod o hyd i ddyddiad addas ar gyfer y cyfarfod. Anogodd Ann Beynon y swyddogion i ystyried ffactorau allanol yn ystod y cyfarfod hwnnw a chytunodd y Cadeirydd y dylid ystyried ymgysylltu â phobl allanol berthnasol maes o law.

2.3         Argymhellodd y Cadeirydd y dylid nodi pwynt gweithredu 2.3 (adolygiad o seiberddiogelwch) fel un a oedd wedi’i gwblhau, gan fod Gareth Watts wedi cadarnhau y byddai’r adran TGCh yn adnewyddu ei strategaeth seiberddiogelwch cyn bo hir.

2.4         Mewn perthynas â'r gwaith ar y strategaeth gyfathrebu ddiwygiedig ar gyfer y prosiect newid enw, ac i ategu papur a gylchredwyd allan o'r pwyllgor, rhoddodd Arwyn Jones ddiweddariad i'r Pwyllgor. Oherwydd pandemig y coronafeirws, roedd cam nesaf y strategaeth yn cael ei gynllunio ar gyfer yr hydref a byddai'n cyd-fynd â chodi ymwybyddiaeth ynghylch pleidleisio yn 16 oed ac etholiadau’r Senedd yn 2021. Byddai canlyniadau arolygon gyda grwpiau ffocws yn cael eu defnyddio i lywio'r strategaeth. Ychwanegodd Arwyn fod cydweithwyr yn gweithio'n agos gyda Llywodraeth Cymru a'r Comisiwn Etholiadol i gydlynu gwaith ymgysylltu. Argymhellodd aelodau'r Pwyllgor y dylai swyddogion y Comisiwn barhau i gynnal cyfarfodydd ffurfiol â’r ddau sefydliad fel mater o flaenoriaeth a gofynnodd y Cadeirydd am ddiweddariadau rheolaidd gan y swyddogion. Yn y cyfamser, byddai’r broses o ailstrwythuro'r tîm cyfathrebu yn mynd rhagddi a byddai hyn yn cynnwys penodi arweinydd cyfathrebu ar gyfer y cyfryngau cymdeithasol a chreu tîm i ymdrin â’r cyfryngau cymdeithasol o blith y staff presennol. 

2.5         Rhoddodd Ann Beynon adborth i'r Pwyllgor ar drafodaethau yng nghyfarfod diweddar Pwyllgor Cynghori’r Comisiwn ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu. Trafodwyd canlyniadau arolwg PULSE diweddar, lle y gofynnwyd i staff wneud sylwadau am eu lles corfforol a meddyliol yn ystod y cyfyngiadau symud. Roedd y Pwyllgor wedi nodi'r camau lliniaru a gyflwynwyd ar ffurf polisïau, ac wedi nodi bod staff yn teimlo’u bod yn cael eu cefnogi. Ystyriwyd yr Adroddiad Blynyddol ar Amrywiaeth a Chynhwysiant hefyd, gyda thrafodaethau manwl am ystadegau anabledd a BAME y Comisiwn.  

2.6         Cafodd Comisiwn y Senedd ei longyfarch gan aelodau’r Pwyllgor am ennill statws Platinwm Buddsoddwyr mewn Pobl (IIP).

Camau Gweithredu

·          (2.5) Eitem reolaidd i'w chynnwys o dan faterion sy'n codi, sef bod Ann yn rhoi adborth am drafodaethau’r Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu.

ARAC (03-20) Papur 3 - Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd 

ARAC (03-20) Papur 3 Atodiad A - IASAB

3.1        Cyflwynodd Gareth Watts ei adroddiad a disgrifiodd sut yr oedd yn dal i gyfrannu at ymateb y Comisiwn i bandemig Covid-19. Bellach roedd hefyd yn arwain y llif gwaith llywodraethu a sicrwydd yn y cynlluniau i ddychwelyd i'r ystâd. Er bod yr ymrwymiadau hyn wedi amharu ar ei gynlluniau gwreiddiol ar gyfer archwilio mewnol, rhoddodd Gareth sicrwydd i’r Pwyllgor drwy egluro sut yr oedd ei dîm wedi parhau i roi sylw manwl i lywodraethu a sicrwydd. Er enghraifft, disgrifiodd sut yr oeddent wedi parhau i sicrhau: bod y prosesau rheoli risg yn dal i fod yn gadarn; eu bod yn ymateb i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth o fewn terfynau amser; bod cydweithwyr wedi’u cefnogi i greu hysbysiadau preifatrwydd ac ymholiadau diogelu data; a bod yr adrannau naratif yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol a'r Adroddiad Blynyddol wedi'u cwblhau i safon uchel iawn ac i derfynau amser heriol.

3.2        Ychwanegodd Gareth y byddai'n trafod â TIAA (partneriaid archwilio mewnol ar gontract allanol) i ddynodi meysydd y gellid eu harchwilio mewn ffordd ‘rithwir’, a byddai’n diweddaru'r Pwyllgor yn unol â hynny.

3.3        Cyfeiriodd Gareth at y papur gwybodaeth am gydymffurfio â'r PSIAS yn ystod y pandemig coronafeirws, papur a oedd wedi’i greu’n ddiweddar gan y Bwrdd Cynghori ar Safonau Archwilio Mewnol ac a gyflwynwyd yn Atodiad A i'r papur hwn. Cynghorodd y byddai'n rhannu papur gwybodaeth arall â’r Pwyllgor am sut y mae archwilwyr mewnol yn gwneud pethau'n wahanol yn ystod y pandemig, a hwnnw i’w gyhoeddi cyn hir.

Camau Gweithredu

(3.3) Gareth Watts i gylchredeg y papur gwybodaeth IASAB/CIPFA ychwanegol pan gaiff ei gyhoeddi.

ARAC (03-20) Papur 4 Adroddiad ISA 260 

4.1         Cyflwynodd Gareth Lucey adroddiad ISA 260 i’r Pwyllgor, gan gadarnhau eu bwriad i gyhoeddi barn archwilio ddiamod ar gyfrifon eleni. Ychwanegodd fod hwn wedi bod yn archwiliad clir iawn heb unrhyw gamddatganiadau wedi'u nodi na chywiriadau sylweddol i'w dwyn i sylw'r Pwyllgor. Dim ond mân newidiadau cyflwyniadol yr oeddent wedi'u nodi i ddatgeliadau yn yr Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon, a hynny mewn perthynas â phrisio asedau a oedd wedi dod i feddiant y sefydliad. 

4.2         Esboniodd Gareth fod y tabl o effeithiau Covid 19 a gynhwyswyd yn yr Adroddiad Archwilio Cyfrifon (ISA 260) yn eitem safonol ar gyfer pob archwiliad. Ni chafwyd unrhyw effaith sylweddol ar y cyfrifon, er bod yr adroddiad yn cyfeirio at sylw gan y prisiwr eiddo yn nodi ansicrwydd materol ynghylch gwerthoedd asedau adeiladau'r Senedd. Er mwyn sicrhau tryloywder (a chysondeb â chyrff eraill yn y sector cyhoeddus sy'n wynebu problemau tebyg), mae'r Comisiwn wedi cynnwys sylwadau'r prisiwr o dan Nodyn 4 yn y datganiadau ariannol. Esboniodd Gareth fod Archwilio Cymru hefyd wedi cynnwys paragraff pwysleisio mater yn rhan o dystysgrif archwilio'r Archwilydd Cyffredinol Cynorthwyol i dynnu sylw at hyn. Fodd bynnag, nid yw'r mater hwn yn effeithio ar farn archwilio 2019-20.

4.3         Roedd y dystysgrif archwilio ar gyfer 2019-20 hefyd yn cynnwys ymwadiad newydd ynghylch sicrwydd am 'wybodaeth arall' yn yr Adroddiad Blynyddol. Eglurodd Gareth mai’r wybodaeth arall hon yw’r wybodaeth a geir yn yr adroddiad blynyddol ac eithrio'r datganiadau ariannol. Mae'r ymwadiad yn nodi nad yw'r farn archwilio ar y datganiadau ariannol yn berthnasol i’r wybodaeth arall. Fodd bynnag, cadarnhaodd Gareth fod tîm Archwilio Cymru wedi adolygu'r Adroddiad Taliadau fel rhan o'i waith a'i fod yn fodlon bod y wybodaeth arall yn yr Adroddiad Blynyddol yn gyson â'r datganiadau ariannol.

4.4         Diolchodd tîm Archwilio Cymru i dîm Cyllid Comisiwn y Senedd am eu gwaith caled yn sicrhau archwiliad mor glir a phroses archwilio ddidrafferth a syml. Nodwyd hefyd, oherwydd eu bod yn gallu addasu rhai prosesau, na fu unrhyw effaith negyddol sylweddol o ganlyniad i bandemig Covid-19.

4.5         Roedd Nia Morgan hefyd am ddiolch i'w thîm am yr ymdrech anhygoel a'r oriau ychwanegol yr oeddent wedi'u gweithio i sicrhau bod y gwaith archwilio wedi'i gwblhau yn unol â’r amserlenni gwreiddiol. Diolchodd hefyd i dîm Archwilio Cymru, gan gydnabod pa mor galed yr oedd y ddau dîm wedi gweithio i gynnal archwiliad mor drylwyr. 

4.6         Roedd effeithlonrwydd y gwaith archwilio wedi creu cryn argraff ar aelodau’r Pwyllgor, yn enwedig ac ystyried sefyllfa Covid-19. Gofynnwyd sut y byddai gwersi a ddysgwyd o'r profiad hwn, yn enwedig o ran yr heriau a'r cyfleoedd a ddaw drwy weithio o bell, yn cael eu cofnodi a'u hymgorffori ar gyfer cynnal archwiliadau yn y dyfodol.

4.7         Esboniodd Ann-Marie Harkin y byddai Archwilio Cymru yn cysylltu â chyrff archwilio eraill fel rhan o'u mecanweithiau dysgu mewnol, ac y byddai hyn yn cynnwys ystyried sut y gellid rhannu arferion gorau yn ehangach ar draws archwilwyr y sector cyhoeddus a'r sector preifat. Byddai hyn hefyd  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4.

ARAC (03-20) Paper 5 – Annual Report and Accounts 2019-20

ARAARAC (03-20) Papur 5 - Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2019-20

ARAC (03-20) Papur 5 Atodiad A – Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2019-20  

5.1         Dywedodd aelodau’r Pwyllgor fod fformat, cynnwys a chywirdeb yr Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon wedi gwneud cryn argraff arnynt, yn enwedig gan fod yr amserlen ar gyfer creu’r rhain wedi’i chwtogi eleni, a chan ystyried sut y mae’r pandemig Covid-19 wedi amharu ar bethau. Gwnaeth ansawdd y gwaith cynhyrchu argraff arnynt hefyd, yn enwedig ac ystyried bod y tîm yn un bach.

5.2         Argymhellodd y Pwyllgor i'r Swyddog Cyfrifyddu y dylid llofnodi'r datganiadau ariannol ar gyfer 2019-20. Byddai'r Archwilydd Cyffredinol Cynorthwyol yn ychwanegu ei lofnod electronig a byddai'r adroddiad yn cael ei osod a'i gyhoeddi.

5.3         Gofynnodd aelodau'r pwyllgor am sylw posibl gan y cyfryngau yn dilyn cyhoeddi'r adroddiad a sut orau i roi cyhoeddusrwydd i waith y Senedd. Mewn ymateb, dywedodd Arwyn fod trafodaethau eisoes yn cael eu cynnal â’r cyfryngau i dynnu sylw at straeon cadarnhaol, megis gostyngiadau sylweddol yn ein hôl troed carbon, ond roedd yn cydnabod ei bod yn anodd ennyn diddordeb y cyhoedd, gyda’r ffocws yn dal yn bennaf ar straeon sy’n gysylltiedig â Covid-19.

5.4         Diolchodd y Cadeirydd i bawb am eu cyfraniadau ac anogodd y swyddogion i ystyried sut i ddefnyddio'r adroddiad drwy gydol y flwyddyn i hyrwyddo ac amlygu gwaith y Senedd. Cytunwyd y byddai'r Pwyllgor hefyd yn trafod hyn eto yn yr hydref.   

Camau gweithredu

 (5.4) Yn yr hydref, ARAC i adolygu sut y gellir defnyddio'r Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon i hyrwyddo gwaith y Senedd drwy gydol y flwyddyn.C (03-20) Paper 5 Annex A – Annual Report and Accounts 2019-20  

5.5         The Committee noted how impressed they were with the format, content and accuracy of the Annual Report and Accounts, especially as the timescale for its production had been brought forward this year, and given the disruption caused by the Covid-19 pandemic. They were also impressed with the quality of its production, especially given the small team involved.

5.6         The Committee recommended to the Accounting Officer that the financial statements for 2019-20 should be signed. The Assistant Auditor General would add his electronic signature and the report would be laid and published.

5.7         Committee members asked about possible media attention following publication of the report and how best to publicise the work of the Senedd. In response, Arwyn advised that discussions were already being held with the media to highlight positive stories, such as significant reductions in our carbon footprint, but acknowledged the difficulties in capturing the interest of the public with the focus still primarily on Covid-19 related stories.

5.8         The Chair thanked everyone for their contributions and encouraged officials consider how to use the report throughout the year to promote and highlight the work of the Senedd. It was agreed that the Committee would also return to this in the autumn.   

Action

(5.4) ARAC to review in the autumn, ways in which the Annual Report and  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5.

ARAC (03-20) Papur 6 - Risgiau Corfforaethol

ARAC (03-20) Papur 6 Atodiad A - Adroddiad Cryno Risgiau Corfforaethol

ARAC (03-20) Papur 6 Atodiad B - Risgiau Corfforaethol wedi'u Plotio

6.1         Cyflwynodd Dave Tosh yr eitem hon a disgrifiodd y gwaith a oedd wedi’i wneud i liniaru risgiau corfforaethol y Comisiwn yn barhaus. Er nad oedd hyn wedi arwain at unrhyw newid yng ngraddfeydd y risgiau, roedd yr Atodiad a ddangosai’r risgiau wedi’u plotio ar fatrics yn dangos y cyfeiriad yn seiliedig ar y camau rheoli sydd ar waith. Croesawodd y Pwyllgor y diweddariadau manwl a ddarparwyd yn y dogfennau a gofynnodd am ragor o fanylion am rai o'r camau rheoli a’r camau lliniaru pellach.

6.2         Mewn ymateb i gwestiynau penodol ynghylch fideo-gynadledda, disgrifiodd Manon a Dave fanteision ac anfanteision defnyddio Zoom a Microsoft Teams, gan amlinellu sut y gwnaed asesiadau i gydbwyso ystyriaethau diogelwch a diogelu data ar y naill law, a gofynion y ddeddfwriaeth ieithoedd swyddogol ar y llaw arall. Gwnaed hyn fesul achos. Yn seiliedig ar asesiad risg, penderfynwyd defnyddio Zoom, a oedd yn hwyluso cyfieithu ar y pryd, ar gyfer cyfarfodydd cyhoeddus lle roedd preifatrwydd a diogelwch yn llai o broblem (gan eu bod yn cael eu darlledu), a defnyddio Microsoft Teams ar gyfer cyfarfodydd preifat a mewnol gan fod hyn yn fwy diogel. Yn anffodus, nid oedd Microsoft yn gallu cynnig ateb ar gyfer darparu cyfieithu ar y pryd. Dywedodd Manon fod Comisiynydd y Gymraeg yn cefnogi defnydd y Senedd o Zoom a'i fod wedi dweud bod y Senedd yn enghraifft o arfer gorau.      

6.3         Sicrhaodd y Comisiwn y Pwyllgor y byddai’n dilyn y datblygiadau diweddaraf mewn rhaglenni fideogynadledda i ddarparu ar gyfer cyfieithu ar y pryd, ac y byddai’n parhau i edrych ar ddewisiadau amgen.

6.4         O ran y risgiau ynghylch diwygio'r Senedd, trafododd y Pwyllgor faterion yn ymwneud ag amseru codi ymwybyddiaeth o bleidleisio yn 16 oed ar y cyd â Llywodraeth Cymru a'r Comisiwn Etholiadol.

6.5         Mynegodd Aled bryder, fel y crybwyllwyd yn yr adroddiad, nad oedd grwpiau a oedd yn cynnwys swyddogion o sefydliadau perthnasol sy'n delio â newidiadau etholiadol (gan gynnwys Comisiwn y Senedd, Llywodraeth Cymru a'r Comisiwn Etholiadol) wedi cyfarfod ers y llynedd, a gofynnodd sut yr oedd hyn yn cael sylw. Cadarnhaodd Arwyn fod trefniadau anffurfiol i fwrw ymlaen â’r gwaith ar y newidiadau etholiadol, a bod hyn yn gweithio’n dda yn ymarferol. [Roedd disgwyl cynnal cyfarfod o un o'r grwpiau hyn yn ddiweddarach yn yr haf].  

6.6         Cafwyd trafodaeth hefyd ynghylch effaith unrhyw oedi i gamau’n ymwneud â Chyllido ac Atebolrwydd y Comisiwn Etholiadol (gyda’r Comisiwn Etholiadol yn dod yn atebol i'r Senedd) ar y paratoadau ar gyfer cynnal a hyrwyddo etholiadau 2021. Dywedodd Manon fod penderfyniad ar hyn ar fin cael ei wneud, a bod trefniadau dros dro ar waith. Gofynnodd y Cadeirydd am gael y wybodaeth ddiweddaraf am hyn yn y cyfarfod nesaf.

6.7         Mewn ymateb i gwestiynau yn ymwneud â risgiau ynghylch Brexit a newid cyfansoddiadol yn y DU, yn enwedig os na cheir cytundeb,  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.

ARAC (03-20) Papur 7 – Llacio’r Cyfyngiadau Symud

7.1         Cyflwynodd Dave y papur, a oedd yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am drefniadau'r Comisiwn mewn ymateb i[r pandemig Covid-19 yn ogystal â nodi'r amcanion, yr egwyddorion a'r rhagdybiaethau gweithio a fyddai'n llywio’r paratoadau er mwyn i bobl ddychwelyd i'r ystâd. Yn ogystal, amlinellodd Dave y ffrydiau gwaith i sicrhau, pan fydd gofyn gwneud hynny, y gallai’r broses ddychwelyd fynd rhagddi’n effeithiol ac yn ddiogel a bod gwersi ar gyfer y dyfodol yn cael eu cofnodi.

7.2         Clywodd y Pwyllgor fod y Comisiwn wedi dangos cryn allu i addasu wrth ddarparu Cyfarfodydd Llawn rhithwir dros gyfnod y cyfyngiadau symud. Fel rhan o'r broses o ddychwelyd i’r ystâd, roeddent yn ystyried y posibilrwydd o gynnal Cyfarfodydd Llawn hybrid, gyda chyfran o'r Aelodau’n bresennol yn gorfforol, ac eraill yn cymryd rhan o bell. Ochr yn ochr â hyn, roeddent yn ystyried defnyddio rhaglen bleidleisio pwrpasol, a oedd wedi’i datblygu'n fewnol, a fyddai'n galluogi Aelodau'r Senedd i fwrw pleidleisiau o bell.

7.3         Roedd Cadeiryddion y Pwyllgorau yn dal i roi adborth cadarnhaol ar y gallu i gynnal cyfarfodydd rhithwir, gyda busnes wedi'i drefnu tan ddiwedd y tymor. Roedd y Pwyllgor Busnes i ystyried opsiynau ar gyfer cynnal busnes hanfodol y Senedd yn ystod toriad yr haf. Ochr yn ochr â hyn, roedd gwaith i baratoi’r ystâd ar gyfer pobl wedi cael ei wneud, gan gynnwys gosod arwyddion clir ar gyfer staff a niferoedd cynyddol o fannau diheintio ledled yr ystâd.

7.4         Roedd sicrhau bod staff, Aelodau'r Senedd a'u staff yn parhau i gael eu diweddaru'n rheolaidd yn rhan hollbwysig o’r gwaith hwn. Dywedodd Arwyn wrth y Pwyllgor fod grŵp cyfathrebu mewnol, a hwnnw’n cynnwys aelodau o staff Tîm Arweinyddiaeth y Comisiwn, wedi'i greu. Roedd yn cyfarfod yn ddyddiol i gydlynu’r broses gyfathrebu a negeseuon. Roedd sesiwn rithwir ddiweddar i’r holl staff a ddarparwyd gan Manon a'r cyfarwyddwyr wedi arwain at adborth cadarnhaol, gyda nifer fawr o staff yn bresennol. Wrth i’r gwaith ar gyfer dychwelyd i’r ystâd ddatblygu, byddai’r gweithgarwch cyfathrebu'n cynyddu er mwyn helpu i leddfu unrhyw bryder ymhlith staff.

7.5         Dywedodd Gareth wrth y Pwyllgor mai ei rôl, fel Pennaeth Llywodraethu, oedd parhau i sicrhau y cedwir at egwyddorion llywodraethu drwy gydol y broses benderfynu. Ychwanegodd ei fod hefyd yn gwneud darn o waith i gofnodi gwersi a ddysgwyd ym mhob un o'r ffrydiau gwaith eraill.

7.6         Mewn ymateb i gwestiynau gan Ann ynghylch adnabod yr aelodau hynny o staff a allai fod angen cymorth ychwanegol cyn dychwelyd i'r ystâd, sicrhaodd Dave y Pwyllgor fod gwaith wedi’i wneud i adnabod y staff hynny y gallai fod angen cymorth ychwanegol arnynt wrth ddod yn ôl i'r gweithle.

7.7        Diolchodd y Cadeirydd i Dave am y papur trylwyr a chydnabu faint yr her sy’n wynebu Bwrdd Gweithredol y Comisiwn wrth sicrhau bod unrhyw bosibilrwydd o ddychwelyd i'r ystâd yn cael ei reoli'n effeithiol, ond cafodd ei sicrhau gan y diweddariad a ddarparwyd.

8.1         Rhoddodd y Cadeirydd drosolwg o Adroddiad Blynyddol 2019-20 y Pwyllgor, a amlinellai waith y Pwyllgor mewn perthynas â threfniadau llywodraethu, rheoli risg, rheolaeth fewnol a fframwaith sicrwydd y Comisiwn.

8.2         Wrth ymateb i wahoddiadau i wneud sylwadau, awgrymodd Ann y dylai'r adroddiad gyfeirio ymhellach at rai ffactorau allanol fel y newid yn yr hinsawdd, y dirywiad economaidd a symudedd cymdeithasol, gan ddangos y cysylltiadau ag amcanion y Comisiwn ar gyfer amrywiaeth.

8.3         Cymeradwyodd y Pwyllgor yr adroddiad, yn amodol ar welliannau a awgrymwyd. Byddai'r Cadeirydd yn ystyried meysydd i dynnu sylw atynt wrth gyflwyno'r adroddiad i'r Comisiwn yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf.

Camau Gweithredu

(8.2) Y Cadeirydd i gael trafodaeth â’r tîm clercio am ychwanegiadau i'r Adroddiad Blynyddol, er mwyn rhoi sylw i ffactorau allanol fel y newid yn yr hinsawdd, y dirywiad economaidd a symudedd cymdeithasol (gan greu cysylltiad â’r amcanion ar gyfer BAME).

ARAC (03-20) Papur 9 - Crynodeb o ganlyniadau arolwg effeithiolrwydd 2020

9.1         Cyflwynodd y Cadeirydd y papur, a roddai grynodeb a dadansoddiad o Arolwg Effeithiolrwydd diweddaraf y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg.

9.2         Clywodd y Pwyllgor fod y canlyniadau'n gadarnhaol ym mhob un o'r pum maes a fesurwyd, sef: Cyfansoddiad, Sefydlu a Dyletswyddau; Trefniadau Gweinyddol; Rheolaeth Fewnol a Rheoli Risg; Rôl yr Archwiliad; a Chyfrifon Blynyddol.

9.3         Yn dilyn trafodaeth, gwnaed y sylwadau canlynol i'r Cadeirydd eu trafod â’r tîm clercio:

·         gwella ymwybyddiaeth ARAC o waith y Comisiwn, gan gynnwys rhannu rhaglen waith y Comisiwn ag ARAC;

·         ymgorffori adborth hyblyg mewn arolygon effeithiolrwydd yn y dyfodol; ac

·         adolygiad o’r gwaith a wnaed yn nhymor cyfredol y Senedd i lywio rhaglen waith y Pwyllgor yn y Senedd nesaf. Byddai'r Cadeirydd yn trefnu cyfarfod ar wahân â'r aelodau i adolygu gwaith y Pwyllgor cyn cyfarfod yr Hydref.

9.4         Diolchodd y Pwyllgor i'r swyddogion am y dadansoddiad trylwyr o'r canlyniadau.

Camau Gweithredu

·          (9.4) Y Cadeirydd i drafod yr adborth o ganlyniadau'r arolwg â'r tîm clercio.

·         (9.4) Rhannu rhaglen waith y Comisiwn ag aelodau ARAC.

ARAC (03-20) Papur 10 - Cynllunio ar gyfer Etholiadau’r Senedd yn 2021

10.1       Cyflwynodd Sulafa Thomas, Pennaeth Cymorth i’r Comisiwn ac i’r Aelodau, y papur a rhoi amlinelliad i'r Pwyllgor o ddull y Comisiwn o baratoi ar gyfer etholiadau nesaf y Senedd ym mis Mai 2021. Roedd y papur yn cynnwys trosolwg o’r risgiau i enw da’r Senedd ar ôl diddymu’r Pumed Senedd a phontio i’r Chweched Senedd.

10.2       Wrth ymateb i gwestiynau ynghylch trosiant posibl ymhlith yr Aelodau, eglurodd Sulafa y byddai'r paratoadau'n ddigon eang i ymdopi â phob sefyllfa, ac eglurodd fod y lefelau trosiant wedi bod yn eithaf uchel ar ôl etholiadau blaenorol. O ran cofnodi asedau materol y Comisiwn yn ystod y cyfnod pontio, dywedodd Sulafa wrth y Pwyllgor fod Tîm Cymorth Busnes yr Aelodau yn cadw cofrestr o asedau. At hynny, dywedodd Gareth wrth y Pwyllgor fod archwiliad o asedau sefydlog wedi'i drefnu yng Nghynllun Archwilio 19-20, ond gallai amseru’r archwiliad newid oherwydd pandemig Covid-19.

10.3       Mewn ymateb i gwestiynau gan Aled yn ymwneud â manylion y gyllideb yn y papur, eglurodd Sulafa y byddai’r costau staff a oedd yn gysylltiedig â'r Agoriad Brenhinol yn cael eu haddasu i adlewyrchu'r trefniadau gwahanol. Esboniodd Dave Tosh fod y costau sy'n gysylltiedig ag ad-drefnu swyddfeydd yn gysylltiedig â'r angen am ddefnydd mwy hyblyg ac effeithlon o ofod swyddfa i ddarparu ar gyfer unrhyw newidiadau posibl i feintiau’r pleidiau gwleidyddol o ganlyniad i'r etholiad.

10.4       Trafododd y Pwyllgor ei rôl yn y broses o gynllunio’r etholiad a gofynnodd am gael diweddariadau wrth i'r gwaith fynd rhagddo, er mwyn rhoi sicrwydd bod risgiau'n ymwneud â'r etholiad yn cael eu rheoli'n addas.

10.5       Diolchodd y Cadeirydd i Sulafa am y papur cynhwysfawr a'r trosolwg trylwyr, a nododd y byddai trafodaethau pellach ar ddull y Comisiwn o wneud gwaith cynllunio ar gyfer yr etholiad yn digwydd yn anffurfiol y tu allan i'r cyfarfod, cyn cynnal trafodaeth ffurfiol yng nghyfarfod yr hydref.

Camau Gweithredu

·          (10.4) ARAC i gael diweddariadau rheolaidd am y gwaith cynllunio ar gyfer etholiad y Chweched Senedd gyda diweddariad ffurfiol yng nghyfarfod yr hydref.

·          (10.5) Aelodau ARAC i drafod gwaith cynllunio’r etholiad yn anffurfiol ac y tu allan i'r pwyllgor, er mwyn llywio’r drafodaeth ffurfiol yng nghyfarfod yr hydref.

11.1       Gofynnodd Ann i swyddogion am y wybodaeth ddiweddaraf am y cynigion ynghylch mynychu cyfarfod o'r Bwrdd Gweithredol yn y dyfodol i drafod y strategaeth ar gyfer y Chweched Senedd. Nododd swyddogion fod dyddiad yn cael ei drefnu, er mwyn i'r sesiwn gael ei chynnal rywbryd ym mis Gorffennaf.

Mae'r cyfarfod nesaf wedi'i drefnu ar gyfer 10 Gorffennaf 2020.