Agenda a Chofnodion

1.1     Derbyniwyd un ymddiheuriad gan Ann-Marie Harkin (Swyddfa Archwilio Cymru).

1.2     Croesawodd y Cadeirydd ddau Gynghorwr Annibynnol newydd i'r cyfarfod, sef Ann Beynon a Bob Evans.   Amlinellodd Ann a Bob eu cefndiroedd proffesiynnol a'u portffolio swyddogaethau presennol.

1.3     Dywedodd y Cadeirydd, yn dilyn yr Adolygiad Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol yng Nghymru, ei fod bellach yn cefnogi'r adolygiadau o'r trefniadau Pensaernïaeth Ddigidol a Llywodraethu.

ACARAC (05-18) Papur 1 - Cofnodion 9 Gorffennaf 2018        

ACARAC (05-18) Papur 2 – Crynodeb o'r camau gweithredu

1         

2         

2.1        Gydag un newid bach, cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod ar 9 Gorffennaf. 

2.2     Cam gweithredu 4.3 (Cronfa Gyfunol Cymru): Cadarnhaodd Gareth Watts fod Dirprwy Archwilydd Cyffredinol Cymru wedi rhoi barn ddiamod ar gyfrifon Derbyniadau a Thaliadau Cronfa Gyfunol Cymru ar gyfer y flwyddyn ariannol a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2018.  Cyfeiriodd Datganiad Llywodraethu Blynyddol Cronfa Gyfunol Cymru at y mater a drafodwyd gan y Pwyllgor yn flaenorol, a dywedodd y byddai trafodaethau rhwng Llywodraeth Cymru, Comisiwn y Cynulliad, ac Archwilydd Cyffredinol Cymru yn parhau er mwyn penderfynu a oedd angen i Lywodraeth Cymru gymryd unrhyw gamau pellach i sicrhau bod y mater hwn yn cael ei ddatrys.  Byddai Gareth yn rhan o'r trafodaethau ac yn rhoi diweddariad i'r Pwyllgor. Ailategodd Gareth Lucey, o safbwynt Comisiwn y Cynulliad a thimau archwilio Cronfa Gyfunol Cymru, nid oedd unrhyw anghysondeb o ran taliadau cyflog y Comisiynydd Safonau. 

2.3     Cam gweithredu 5.8: Bydd y tîm Clercio yn ymgynghori ag aelodau'r Pwyllgor ynglŷn â'r flaenraglen waith.

2.4     Cam gweithredu 6.4 (diweddariad ar brosiect y system gyllid): bellach wedi'i ddisodli, bydd Uwch-swyddog Cyfrifol y prosiect yn cael ei wahodd i gyfarfod ACARAC ym mis Chwefror.

Camau gweithredu

–      Bydd Gareth Watts yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i Gronfa Gyfunol Cymru.

–      Bydd y tîm Clercio yn rhannu'r Flaenraglen Waith gydag aelodau'r Pwyllgor er mwyn sicrhau bod y dyddiadau yn addas ac i wahodd awgrymiadau ar gyfer eitemau agenda yn y dyfodol.

–      Bydd y tîm Clercio yn gwahodd Uwch-swyddog Cyfrifol prosiect y system gyllid i'r cyfarfod ym mis Chwefror er mwyn cael y wybodaeth ddiweddaraf ar gam 3.  

Eitem lafar

1         

2         

3         

3.1        Croesawodd y Pwyllgor Mark Neilson a Richard Coombe i'r cyfarfod i gyflwyno diweddariad ar seiberddiogelwch.  Yn dilyn eu diweddariad blaenorol ym mis Ebrill, roedd y broses o uwchraddio i system Windows 10 wedi'i chwblhau'n llawn.  Roedd y Pwyllgor yn falch o fanteision diogelwch platfform Windows 10. 

3.2     Amlinellodd Mark yr amserlen ar gyfer cynlluniau profi yn y dyfodol.  Croesawodd y Pwyllgor fwriad y Comisiwn i ymuno â chynllun Cyber Essentials, sef cynllun a gefnogir gan Lywodraeth y DU a'r diwydiant i helpu sefydliadau i ddiogelu eu hunain yn erbyn bygythiadau ar-lein cyffredin.  

3.3     Dangosodd y siart risg seiberddiogelwch gynnydd ym mhob maes, ond cododd gwestiynau o ran blaenoriaeth addysg i ddefnyddwyr ac ymwybyddiaeth.  Cafodd Mark a'i dîm eu hannog gan Suzy Davies i ddefnyddio'r Comisiynwyr i ymgysylltu â'u pleidiau ac i annog eu cydweithwyr i gymryd rhan mewn sesiynau codi ymwybyddiaeth a hyfforddi. 

3.4     Sicrhaodd Mark a Richard fod y Comisiwn yn ymgysylltu â sefydliadau eraill, gan gynnwys deddfwrfeydd eraill a'r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol.

3.5     Er ei fod yn cydnabod bod seiberddiogelwch yn gofyn am wyliadwriaeth gyson, roedd y cynnydd yn destun anogaeth i'r Pwyllgor. Trefnwyd adolygiad archwilio mewnol o seiberddiogelwch ar gyfer dechrau 2019, a byddai'r Pwyllgor yn croesawu diweddariad pellach ym mis Mehefin 2019 ac o leiaf bob chwe mis dilyn hynny.  

Camau i’w cymryd

–     Bydd Mark Neilson yn defnyddio Comisiynwyr y Cynulliad i rannu negeseuon allweddol i'w grwpiau o ACau a Staff Cymorth ACau ynglŷn â'r sesiynau hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth sydd ar gael.

–     Bydd Mark a Richard yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ar seiberddiogelwch ym mis Mehefin 2019, ac o leiaf ddwywaith y flwyddyn wedi hynny.

ACARAC (05-18) Papur 3 – adroddiad diweddaru

1         

2         

3         

4         

4.1        Cyflwynodd Gareth Watts ei grynodeb diweddaraf o waith y tîm Llywodraethu a Sicrwydd.  Cyfeiriodd at gwrs hyfforddi GDPR a fynychwyd gan y Swyddog Diogelu Data, cynhadledd Fforwm Llywodraethu Gwell gan y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth a fynychwyd gan y Rheolwr Llywodraethu, a datblygiad proffesiynol pellach yr archwilydd mewnol dan hyfforddiant.

4.2     Roedd Gareth wedi trafod yr elfennau hynny yn ei gynllun, a oedd o'r pwys mwyaf i Swyddfa Archwilio Cymru, yn enwedig o ran y datganiadau ariannol. Byddai'n parhau i gysylltu â Swyddfa Archwilio Cymru er mwyn sicrhau bod y naill ochr yn cefnogi'r llall yn unol â'u protocol cydweithio.    

4.3     Pan holodd y Pwyllgor ynglŷn â defnyddio TIAA, eglurodd Gareth, fel Pennaeth Llywodraethu a Sicrwydd, pan fydd meysydd sy'n rhan o'i gyfrifoldeb yn cael eu harchwilio, fod y Siarter Archwilio Mewnol yn nodi bod yn rhaid i'r archwiliadau hyn gael eu hariannu'n allanol er mwyn sicrhau niwtraliaeth.  Byddai'n diweddaru aelodau newydd y Pwyllgor ynghylch TIAA ac yn gwahodd cynrychiolydd i gyfarfod mis Chwefror.     

4.4     Cadarnhaodd nad oedd unrhyw argymhellion dros ben o 2016-17.

Camau i’w cymryd

–     Bydd Gareth yn rhoi rhagor o wybodaeth i aelodau newydd y Pwyllgor am TIAA ac yn gwahodd cynrychiolydd i gyfarfod mis Chwefror.

ACARAC (05-18) Papur 4 - Adolygiad o ddigwyddiadau (Sicrwydd Cymedrol)

1         

2         

3         

4         

5         

5.1        Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad hwn.  Sbardunwyd yr adolygiad gan newidiadau i'r system archebu ac i strwythur y tîm. 

5.2     Disgrifiodd Manon Antoniazzi y system archebu a oedd wedi'i sefydlu ers dros flwyddyn a'r angen parhaus i gyfathrebu ac ymgysylltu ag Aelodau'r Cynulliad.

Camau i’w cymryd

–      Bydd Gareth yn cylchredeg y cynllun gweithredu ar gyfer cyfathrebu a gwireddu buddion. 

ACARAC (05-18) Papur 5 - Rheoli Risg (Sicrwydd Sylweddol)

5.3     Anogwyd y Pwyllgor gan ganlyniad yr archwiliad hwn a soniodd am waith Kathryn Hughes a Jane Legge wrth ddatblygu'r system. 

5.4     Cadarnhaodd y Cadeirydd fod y Comisiynydd wedi dangos aeddfedrwydd cynyddol o ran rheoli risg yn ystod ei ddaliadaeth, a'i fod yn cael ei annog gan y fforymau a'r rhwydweithiau rheoli risg sydd ar waith, ynghyd â chyfranogiad y staff ar bob lefel. 

5.5     Gofynnodd yr Aelodau gwestiynau ynghylch y system rheoli risg newydd a oedd yn cael ei chyflwyno, yr hyfforddiant cysylltiedig, a pha mor effeithiol oedd y fforwm risg o ran ymgysylltu, yn enwedig os nad oedd hyrwyddwyr risg yn bresennol yn ystod y cyfarfod.  Disgrifiodd Gareth a Kathryn yr hyfforddiant cysylltiedig a oedd yn cynnwys hyfforddiant diweddaru llawn ar reoli risg ar gyfer yr holl benaethiaid gwasanaethau a hyrwyddwyr risg.  Gwnaethant gytuno y dylid annog hyrwyddwyr risg i fynychu, ond roeddent yn teimlo bod y fforwm wedi'i sefydlu ac yn ddigon cadarn i ymdopi â newidiadau cyson mewn aelodaeth.  Dosbarthwyd cofnodion y fforwm i'r Penaethiaid Gwasanaeth ac fe'u cyhoeddwyd yn fewnol, ac roedd Kathryn o'r farn bod hyn yn sicrhau y rhoddir yr wybodaeth ddiweddaraf i'r rhai a oedd yn cymryd rhan.       

5.6     Gofynnodd y Pwyllgor pam nad oedd adroddiad ar reoli problemau ar gael    Roedd hyn yn cael ei ddatblygu a byddai'n cael ei gyflwyno gan Dave ar ddiwedd cyfarfod mis Chwefror.   

Camau gweithredu

–      Bydd Dave Tosh yn cyflwyno log rheoli problemau i'r Pwyllgor. 

ACARAC (05-18) Papur 6 - Fframwaith Sicrwydd (Adolygiad Cynghori, dim barn sicrwydd)

1      

2      

3      

4      

5      

6      

6.1     Croesawodd y Pwyllgor yr adolygiad cadarnhaol.  Awgrymwyd y byddai siart llif o'r broses wedi helpu i egluro'r adroddiad, a dylai sicrwydd drydedd linell gynnwys adolygiad yr Ymgynghorydd Annibynnol o ddatganiadau llywodraethu cyfarwyddiaethau.

Eitem lafar

1         

2         

3         

4         

5         

6         

7         

7.1        Llawlyfr Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg a Trysorlys Ei Mawrhydi, a gyhoeddwyd ym mis Mawrth 2016, yw'r fersiwn ddiweddaraf o hyd.  Cadarnhaodd y tîm Clercio fod y cylch gwaith a'r flaenraglen waith yn seiliedig ar fersiwn ddiweddaraf y llawlyfr.  Roedd y Cadeirydd yn dal i fod yn aelod o fforwm Cadeiryddion Pwyllgor Swyddfa Archwilio Cymru ac anogodd gadeirydd nesaf y Pwyllgor i gymryd rhan y flwyddyn nesaf. Byddai'n rhannu papurau diweddaraf Fforwm Cadeiryddion Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Cynulliad a Swyddfa Archwilio Cymru gydag aelodau'r Pwyllgor a swyddogion.  Tynnodd sylw hefyd at ganllawiau'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol ar gyfer rhaglenni trawsnewid digidol, costau heriol sy'n ymwneud â phrosiectau mawr, a rhagoriaeth wrth adrodd.            

7.2     Roedd Gareth Watts eisoes wedi rhannu diweddariadau'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol, y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth a TIAA gydag aelodau'r Pwyllgor, a chroesawodd gwestiynau ar y wybodaeth a rannwyd.     

7.3     Gofynnodd aelodau'r Pwyllgor a oedd gan Swyddfa Archwilio Cymru unrhyw enghreifftiau o arfer da i'w rhannu gyda'r Pwyllgor.  Disgrifiodd Gareth Lucey hwb Arfer Da ar wefan Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer sefydliadau'r sector cyhoeddus ac elusennau.  Byddai'r tîm Clercio'n sicrhau bod linc yn cael ei rannu.    

Camau i’w cymryd

–      Bydd Eric Gregory yn rhannu papurau diweddaraf Fforwm Cadeiryddion Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Cynulliad a Swyddfa Archwilio Cymru ag aelodau'r pwyllgor a swyddogion (wedi'i gwblhau). 

ACARAC (05-18) Papur 7 – Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru

ACARAC (05-18) Papur 8 - cynllun archwilio 2019

1         

2         

3         

4         

5         

6         

7         

8         

8.1        Cadarnhaodd Gareth Lucey nad oedd unrhyw waith dros ben gan archwiliad 2017-18.  Byddai'n cadarnhau'r alldro terfynol yn fuan, a oedd yn debygol o fod yn is na'r amcangyfrif blaenorol (yn dilyn y cyfarfod: y gost derfynol yw £57,255, sef £703 yn is nag amcangyfrif y Cynllun Archwilio).   

8.2     Roedd Cynllun Archwilio 2019 wedi cael ei rannu a'i drafod gyda swyddogion yn flaenorol. Cynhaliwyd cyfarfodydd cynllunio cychwynnol ac roedd y dull archwilio a'r amserlenni dros dro yn parhau yr un fath yn sylfaenol. Ni fyddai'r tîm archwilio yn newid ac roedd Gareth yn rhagweld y gallent gadarnhau'r ffi yn gynnar yn 2019.

8.3     Gan fod Archwilydd Cyffredinol newydd Cymru wedi gweithio i'r Comisiwn yn ystod rhan o 2018-19, byddai'r Archwilydd Cyffredinol Cynorthwyol yn cadarnhau datganiadau ariannol y Comisiwn ar gyfer 2018-19. 

8.4     Amlinellodd Swyddfa Archwilio Cymru rai newidiadau allweddol i'r Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol dros y ddwy flynedd ariannol nesaf, gan gynnwys cyflwyno IFRS 9 (offerynnau ariannol) ac IFRS 15 (refeniw o gontractau cwsmeriaid) yn 2018-19.  Roedd cyflwyniad IFRS 16 (prydlesi) eisoes wedi cael ei adrodd i'r Pwyllgor Cyllid, cytunodd y Pwyllgor y dylai Nia Morgan hysbysu'r Pwyllgor Cyllid ynglŷn â'r oedi, a symudwyd y dyddiad cyflwyno o 2019-20 i 2020-21.        

8.5     Anogodd y Pwyllgor i Swyddfa Archwilio Cymru a'r tîm cyllid barhau i fanteisio ar fuddion effeithlonrwydd ychwanegol y system gyllid NAV ar gyfer archwiliad allanol o ddatganiadau ariannol Comisiwn y Cynulliad.

Camau i’w cymryd

-        Bydd Nia Morgan yn hysbysu'r Pwyllgor Cyllid ynglŷn â'r oedi o ran gweithredu IFRS 16 (prydlesi).  

ACARAC (05-18) Papur 9 - Diweddariad y Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus

ACARAC (05-18) Papur 9 - Atodiad 1

ACARAC(05-18) Papur 9 - Atodiad 2

1         

2         

3         

4         

5         

6         

7         

8         

8.1        Cyflwynodd Nia ddiweddariadau i'r Pwyllgor ar sesiynau craffu diweddar y Comisiwn.  Arweiniodd y ddau sesiwn at amrywiaeth o argymhellion i'r Comisiwn, er nad oedd adroddiad y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus wedi'i gyhoeddi hyd yn hyn.   

8.2     Cafodd y Pwyllgor Cyllid amlinelliad manwl o gyllideb ddrafft 2019-20, a chytunwyd ar hyn wedyn gan y Cynulliad ar 14 Tachwedd 2018.  Yn ystod y sesiwn graffu, tynnodd Suzy, Manon a Nia sylw at feysydd blaenoriaeth, sef y Senedd Ieuenctid, Diwygio'r Cynulliad a'r Gweithgor Deddfwriaeth.

8.3     Gan fod prosiect y Senedd Ieuenctid yn arloesol, a heb gael ei adlewyrchu gan ddeddfwrfeydd eraill, roedd yn anodd rhagweld y costau'n union, a gellid eu herio yn ystod cyfarfodydd y Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus yn y dyfodol. 

8.4     Roedd y Pwyllgor yn falch o weld y tryloywder amlwg a ddangoswyd yn ystod y sesiynau craffu a lefel y gwaith paratoi a oedd yn ofynnol ar draws y sefydliad, yn enwedig gan y tîm Cyllid.  Gwnaethant ddiolch i Nia, Manon a Suzy am eu cyfraniadau i'r eitem hon.

ACARAC (05-18) Papur 10 - Diweddariad ar Sefyllfa Ariannol 2018-19 a Chyllideb 2019-20

3      

4      

5      

6      

7      

8      

9      

10      

10.1     Cyflwynodd Nia'r wybodaeth ddiweddaraf am sefyllfa ariannol 2018-19, gan gadarnhau na fydd yr alldro yn fwy na'r gyllideb, ac y byddai gwerth am arian a'r targedau talu prydlon yn cael eu bodloni.  Mae'r gyllideb ar gyfer 2019-20, y cytunwyd arni gan y Cynulliad ym mis Tachwedd, yn defnyddio model arall i fynd i'r afael â phryderon y Pwyllgor Cyllid a'r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus o ran Cyllideb Penderfyniad y Bwrdd Taliadau, ac mae'n nodi cynnydd o 1.67%. 

10.2    Croesawodd y Pwyllgor y trosolwg hwn, gan ofyn am fanylion pellach o ran telerau arbedion effeithiolrwydd y busnes.

Camau i’w cymryd

–      Bydd Nia Morgan yn cynhyrchu atodiad i'r cofnodion a fydd yn cynnwys manylion o ran elfen effeithlonrwydd busnes yr arbedion gwerth am arian. 

ACARAC (05-18) Papur 11 - Risgiau Corfforaethol

ACARAC (05-18) Papur 11 - Atodiad A - Crynodeb o'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol

ACARAC (05-18) Papur 11 - Atodiad B - Crynodeb o'r Risgiau Corfforaethol a nodwyd

3      

4      

5      

6      

7      

8      

9      

10      

11      

11.1     Amlygodd Dave newidiadau i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn dilyn adolygiad y Bwrdd Gweithredol ym mis Hydref.  Yn ddiweddar, roedd risg diogelu'r Senedd Ieuenctid wedi cael ei chynnig fel risg gorfforaethol, ac roedd tîm y prosiect wedi ymgysylltu â'r NSPCC i gael sicrwydd allanol ynglŷn â'r llawlyfr ymgynefino drafft.

11.2    Cafwyd oedi wrth sicrhau cliriadau staff gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, ond roedd y prosiect bellach yn canolbwyntio ar geisiadau ar sail blaenoriaeth, a byddai gwiriadau gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd ar gyfer yr holl staff sy'n gweithio'n uniongyrchol gyda phobl ifanc yn cael eu cynnal ym mis Rhagfyr a Ionawr. Roedd y Cynulliad wedi derbyn y byddai pwysigrwydd y risg hon yn parhau'n ddigyfnewid oherwydd natur y gwaith cysylltiedig. 

11.3    Roedd y risg i Urddas a Pharch blaenorol wedi cael ei disodli gan risg newydd a oedd yn canolbwyntio ar y posibilrwydd o golli hyder yn y drefn Urddas a Pharch, ac mae cyfres o gamau gweithredu ar y gweill i wella ac ymgorffori'r diwylliant Urddas a Pharch a ddymunir.  Diolchodd y Pwyllgor i Dave a Manon am y diweddariad hwn a gofynwyd i'r risg Urddas a Pharch newydd hon (CAMS-R-95) gael ei harchwilio'n feirniadol ym mis Chwefror.

Camau i’w cymryd

–       Bydd y tîm clercio yn trefnu archwiliad beirniadol o'r risg i Urddas a Pharch yn ystod cyfarfod mis Chwefror. 

Diweddariad llafar ar risgiau rhyng-gysylltiedig o ran diwygio'r Cynulliad

3      

4      

5      

6      

7      

8      

9      

10      

11      

12      

12.1     Croesawodd y Cadeirydd Anna Daniel a Matthew Richards i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ar y gwaith sy'n cael ei wneud fel rhan o raglen ddiwygio'r Cynulliad.  Roedd eu ffocws wedi bod ar ymgysylltu â rhanddeiliaid a chynllunio senario ar gyfer Aelodau ychwanegol o'r Cynulliad.  Dywedodd Anna fod eu dull o weithio yn hyblyg er mwyn sicrhau y gallent ymateb i ddigwyddiadau annisgwyl. 

12.2     Er ei fod yn croesawu'r ymgynghoriad cyhoeddus cysylltiedig, nododd y Pwyllgor fod cyfradd ymateb gymharol isel o 1830, ac y byddai angen craffu'n barhaus ar hyn.  Gwnaethant ddiolch i Anna a Matthew am y diweddariad cynhwysfawr, a byddent yn croesawu diweddariadau pellach yn y dyfodol. 

ACARAC (05-18) Papur 12- Crynodeb o'r ymadawiadau

6      

7      

8      

9      

10      

11      

12      

13      

13.1     Bu pedwar ymadawiad o'r weithdrefn gaffael arferol i adrodd i'r Pwyllgor: porth cyngor Adnoddau Dynol a Chyfraith Cyflogaeth; hyfforddiant partneriaeth Sefydliad Siartredig Personél a Datblygu ac Adnoddau Dynol; Trwydded Mynediad Cyfryngau; a'r ymgyrch 20 mlwyddiant.  Nododd y Pwyllgor fod y pedwar ymadawiad i gyd yn briodol ond roedd wedi'i siomi bod yr ymgyrch 20 mlwyddiant ond wedi denu un cynnig/bid.

Diweddariad ar lafar

6      

7      

8      

9      

10      

11      

12      

13      

14      

14.1     Cadarnhaodd y Cadeirydd a Suzy fod y Comisiwn wedi croesawu adroddiad blynyddol ACARAC ym mis Gorffennaf. 

6      

7      

8      

9      

10      

11      

12      

13      

14      

15      

15.1     Byddai hyn yn destun newid yn dibynnu ar awgrymiadau gan y Cynghorwyr Annibynnol newydd.

Trefnwyd y cyfarfod nesaf ar gyfer 11 Chwefror 2019.