Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes Deputy Clerk: Buddug Saer
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datgan buddiannau Cofnodion: 1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod. Wedi derbyn ymddiheuriadau
oddi wrth Suzy Davies. Roedd Andy Munro
yn bresennol fel rhan o'i Adolygiad Sicrhau Ansawdd Allanol o ran Archwilio
Mewnol, ac roedd Clive Fitzgerald o TIAA yn bresennol i gyflwyno'r adroddiad
archwilio ar seiber-ddiogelwch. 1.2 Datganodd Eric Gregory ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar Raglen
Cofrestru Etholiadol Modern Swyddfa'r Cabinet a'i fod yn gynrychiolydd busnes
ar gyfer yr Adolygiad Seneddol o Iechyd a Gofal Cymdeithasol yng Nghymru. 1.3 Er nad oedd yn achos o wrthdaro o reidrwydd, roedd Hugh Widdis am gofnodi'r
ffaith iddo gael ei gyflogi gan CGU oddeutu 1998-2000. Unwyd CGU â Norwich Union yn ddiweddarach a
sefydlwyd Aviva maes o law. 1.4 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill. |
|
Cofnodion a materion yn codi Cofnodion: ACARAC (01-17) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Tachwedd
2016 ACARAC (01-17) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd 2.1 Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 21 Tachwedd a nodwyd y
wybodaeth ddiweddaraf am y camau a nodwyd ym mhapur 2. 2.2 Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf am un o’r camau i’r cymryd
(paragraff 2.3) rhoi adborth i'r
Pwyllgor am ganlyniad diwrnod cwrdd i ffwrdd y tîm Llywodraethu ac Archwilio.
Cynhaliwyd sesiwn brynhawn yn ddiweddar i adolygu'r camau a nodwyd yn sesiwn
mis Mai 2016. Daeth nifer o themâu cadarnhaol i'r amlwg o'r sesiynau hyn o ran
gweithio’n rhagweithiol ar draws timau ac ar draws y Comisiwn. Hefyd, roedd
modiwl dysgu Llywodraethu yn cael ei ddatblygu at ddibenion hyfforddiant fel
rhan o Raglen Rheolwyr y Comisiwn. Cytunodd Gareth i roi’r manylion diweddaraf
i’r Pwyllgor. 2.3 Cadarnhaodd Eric fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi dosbarthu gwybodaeth yn
ddiweddar yn ymwneud ag un o’r camau i’w cymryd (paragraff 6.4) cylchredeg
manylion arolygon effeithiolrwydd gan Fforwm Cadeiryddion Archwilio Swyddfa
Archwilio Cymru. Byddai rhagor o
wybodaeth yn cael ei rhannu ym mis Hydref, ar yr amod bod pwyllgorau eraill yn
ei rhannu â Swyddfa Archwilio Cymru, fel y gwnaethom eisoes. 2.4 Cyflwynodd Claire Clancy wybodaeth i'r Pwyllgor
am yr ymgynghoriad ar newid enw (pwynt gweithredu 10.4). Byddai'r
ymgynghoriad ar agor tan ddechrau mis Mawrth ac, o'r 1,721 o ymatebion a gafwyd
hyd yma, mae 65-70% ohonynt yn cytuno neu'n cytuno'n gryf y dylai Cynulliad
Cenedlaethol Cymru newid ei enw. 2.5
Hefyd,
cafodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf gan Claire am Banel Arbenigol y
Cynulliad ar Ddiwygio Etholiadol, a lansiwyd ar 1 Chwefror ac a oedd i gwrdd am
y tro cyntaf ar 14 Chwefror. 2.6 Croesawodd y Cadeirydd y ffaith i'r adroddiad ar
Ddangosyddion Perfformiad Allweddol Corfforaethol gael ei gylchredeg yn
ddiweddar. Cytunodd y swyddogion i
adolygu'r defnydd o fesurau targedau 100% a’r penderfyniad i hepgor unrhyw
gyfeiriad at brosiectau a rhaglenni allweddol. 2.7 Dywedodd Claire fod y Bwrdd Buddsoddi ac
Adnoddau (IRB) yn cael gwybodaeth yn rheolaidd gan y Cyfarwyddwyr am hynt
prosiectau a rhaglenni. Rhoddir
gwybodaeth am brosiectau mawr yn rheolaidd i Gomisiwn y Cynulliad. Cam i’w gymryd -
Gareth i gylchredeg y
wybodaeth ddiweddaraf am newidiadau cadarnhaol i'r tîm. |
|
Adroddiad ar Waith Archwilio Mewnol Cofnodion: ACARAC (01-17) Papur 3 – Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol ACARAC (01-17) Papur 4 - Argymhellion Monitro Archwilio Mewnol 3.1 Croesawodd y Pwyllgor adroddiad cynnydd a dogfennau monitro Gareth. Roedd archwiliad o'r Gyflogres wedi dechrau a
byddai’r adroddiad terfynol yn cael ei ddosbarthu y tu allan i'r pwyllgor,
ynghyd â’r adolygiad yr IRB. 3.2 Byddai Gareth yn archwilio'r taliadau a wnaed i Aelodau'r Cynulliad o ran
grantiau adsefydlu, taliadau diswyddo i staff cymorth, a'r gwaith o sefydlu
swyddfeydd rhanbarth ac etholaeth Aelodau newydd ar ôl etholiad y Pumed
Cynulliad. 3.3 Dywedodd Gareth y byddai'r contract ar gyfer trefniadau Archwilio Mewnol ar
y cyd yn cael ei ddyfarnu ym mis Mehefin 2017. 3.4 Ar ôl trafod yr archwiliadau penodol yr oedd
Gareth ar fin eu cynnal, o ran eu cwmpas a maint eu samplau, awgrymodd y
Pwyllgor y dylai Gareth ystyried y ffordd orau o roi gwybod i’r Comisiwn am
ganlyniadau a buddion ei adroddiadau
archwilio, yn ogystal ag argymhellion a oedd wedi eu gwrthod gan y
Rheolwyr. Camau i’w cymryd: -
Roedd Gareth i
gylchredeg yr argymhellion a'r camau i’w cymryd yn dilyn adolygiad yr IRB ,
wedi i’r IRB eu hystyried. -
Bydd Gareth yn cynnwys canlyniadau argymhellion
adolygiadau archwilio mewn adroddiadau yn y dyfodol. -
Bydd Gareth yn cynnwys yr argymhellion hynny yn adroddiadau Archwiliadau
Mewnol nas derbynnir gan y tîm Rheoli, a'r rhesymau dros hynny. |
|
Yr adroddiad archwilio mewnol diweddaraf Cofnodion: ACARAC (01-17) Papur 5 - Seiber-ddiogelwch 4.1
Canlyniad yr archwiliad o Seiber-ddiogelwch oedd bod 'angen ei
wella'. Roedd hyn oherwydd maint y gwaith a oedd yn dal ar y gweill i
wella trefniadau Comisiwn y Cynulliad o ran seiber-ddiogelwch. Cafodd 12
argymhelliad eu gwneud i i wella'r trefniadau presennol ond nid oedd gan yr un
o'r rhain flaenoriaeth Uchel/Critigol. 4.2 Teimlai'r Cadeirydd fod yr adroddiad yn un trylwyr a bod y Comisiwn yn
awyddus i roi’r argymhellion ar waith yn fuan. Cytunodd â phenderfyniad y
Comisiwn i wrthod un o'r argymhellion. 4.3 Disgrifiodd Dave y gwaith a oedd yn digwydd ar lefel y DU
a chadarnhaodd y byddai pob un o'r 12 o argymhellion wedi'i gwblhau erbyn
diwedd y flwyddyn ariannol 2016-17.
Byddai penodi arbenigwr rhwydweithiau diogelwch seiber i dîm TGCh yn
cryfhau'r maes hwn ymhellach, ond roedd yn cydnabod yr heriau sy'n wynebu'r
sefydliad a phwysigrwydd codi ymwybyddiaeth ymysg staff y Comisiwn, yr Aelodau
a’u staff cymorth. Byddai Gareth yn ymgymryd â gwaith dilynol ynghylch
adolygiad ISO27001:2013 ac yn parhau i gyfarfod yn rheolaidd â Phennaeth TGCh
cyn cynnal archwiliad dilynol a rhoi gwybodaeth i'r Pwyllgor pan fo hynny'n
briodol. 4.4 Cadarnhaodd Dave fod seiber-ddiogelwch ar fin cael ei
ychwanegu at Gofrestr Risgiau Corfforaethol y Comisiwn a gofynnodd y Pwyllgor a
oedd gwneud TGCh yn swyddogaeth fewnol wedi amlygu methiannau hanesyddol o ran
diogelwch y rhwydwaith. Cadarnhaodd Dave fod y penderfyniad i ddarparu
gwasanaethau TGCh yn fewnol wedi amlygu rhai gwendidau yn y contract allanol,
ond mae'r sefyllfa wedi gwella ar ôl ennill rheolaeth dros y gwasanaethau yn
dilyn y penderfyniad hwnnw. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf gan Swyddfa Archwilio Cymru Cofnodion: ACARAC (01-17) Papur 6 - papur diweddaru 5.1
Cadarnhaodd Ann-Marie Harkin a Matthew Coe fod yr argymhelliad a nodwyd yn
Llythyr Rheoli 2015-16 wedi'i roi ar waith erbyn hyn. Nid yw'r archwiliad interim wedi nodi unrhyw
broblemau hyd yn hyn. 5.2 Trafodwyd ffioedd archwilio 2016-17 a chytunodd Swyddfa Archwilio Cymru i
roi gwybod i'r Pwyllgor ar ôl eu proses safoni mewnol. Mae'r tîm archwilio wedi argymell gostyngiad
yn y ffi oherwydd ansawdd y cyfrifon a'r cymorth a ddarperir gan y Comisiwn. 5.3 Holodd y Cadeirydd am y sgôr a roddodd Swyddfa Archwilio Cymru i’r
adroddiad blynyddol yn y broses gymharu adroddiadau a gynhaliwyd â sefydliadau
eraill yn y sector cyhoeddus. Yn ei farn ef, roedd sawl un o'r meini prawf yn
amherthnasol a dylai fod sgôr cyffredinol y Comisiwn yn uwch. 5.4 Cytunodd Swyddfa Archwilio Cymru y dylai fod wedi
archwilio’r matrics sgorio’n drylwyr i sicrhau cywirdeb cyn cael ei anfon at
Nia ac y gellid gwella’r wybodaeth a gafwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru am
ddiben a methodoleg y broses. Bydd Nia a
Swyddfa Archwilio Cymru yn trafod y system sgorio ac yn rhannu arfer da y tu
allan i'r cyfarfod. 5.5 Croesawodd y Pwyllgor yr egwyddorion a oedd wrth wraidd y broses gymharu,
ond anogodd Swyddfa Archwilio Cymru i sicrhau bod prosesau o’r fath yn cael eu
datblygu a’u hesbonio’n ofalus. Camau i’w cymryd: -
Swyddfa Archwilio Cymru
i hysbysu ACARAC o’r ffi flynyddol a gymeradwyir. -
Nia Morgan ac Ann-Marie
Harkin i ailasesu system sgorio'r Adroddiad Blynyddol a thynnu sylw at feysydd
i'w gwella ac arfer gorau. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am y Gyllideb Cofnodion: Llywodraethu'r Comisiwn ACARAC (01-17) Papur 7 - Y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid a'r gyllideb ACARAC (01-17) Papur 8 - Polisïau cyfrifyddu - adolygiad blynyddol 6.1
Cyflwynodd Nia Morgan y ddwy eitem hyn.
Cafodd y targedau ariannol corfforaethol ar gyfer 2016-17 eu hadolygu
a'u diweddaru mewn cyfarfod o'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau a gynhaliwyd yn ddiweddar. Diwygiwyd y targed tanwario diwedd blwyddyn o
1.0% i 0.5%, a phennwyd targedau llymach ar gyfer targedau talu'n brydlon. Hefyd, soniodd Nia am y newidiadau yn staff y
tîm Cyllid. 6.2 Byddai'r targed tanwario diwygiedig o lai na 0.5% yn her,
ond mewn cyfarfod o'r Bwrdd Rheoli a gynhaliwyd yn ddiweddar roedd Nia wedi
dweud wrth Benaethiaid y Gwasanaethau fod yr wythnosau sy'n weddill o'r
flwyddyn ariannol gyfredol yn gyfnod hollbwysig o ran rheoli cyllidebau eu
gwasanaethau. Tynnodd y Pwyllgor sylw at y posibilrwydd y gallai targed o'r
fath yn cynyddu'r risg o orwario. 6.3 Croesawodd y Pwyllgor yr adolygiad blynyddol o bolisïau cyfrifyddu gan
ddiolch i Nia am y papur cynhwysfawr. |
|
Adolygiad o bolisïau cyfrifyddu |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am brosiect system cyllid newydd Cofnodion: ACARAC (01-17) Papur 9 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect Cyllid 7.1 Diolchodd y Cadeirydd i Keith Baldwin am ei rôl fel 'cyfaill beirniadol' ym
mhrosiect y system cyllid newydd ac anogodd swyddogion i ddefnyddio arbenigedd
aelodau'r pwyllgor wrth ymgymryd â phrosiectau a thasgau eraill yn y
dyfodol. Hefyd, anogodd dîm y prosiect i
sicrhau bod y system yn cael ei hymgorffori'n llawn yn y sefydliad cyn cynnal
adolygiad ar ôl gweithredu. 7.2 Ym mhapur Keith, disgrifiwyd cyfarfodydd calonogol a
chadarnhaol â thîm y prosiect a bwrdd y prosiect. Roedd pawb a oedd ynghlwm wrtho yn frwdfrydig
ynglŷn â’r system, a byddai Keith yn anfon sylwadau at dîm y prosiect am y
meini prawf ar gyfer ‘mynd yn fyw’. 7.3 Roedd y Pwyllgor yn cydnabod bod pob un o argymhellion Keith yn adlewyrchu
arfer da a nodwyd y dylai tîm y prosiect eu derbyn. 7.4 Holodd y Pwyllgor am y penderfyniad i newid y drefn o gyflwyno’r prosiect a
newid yr amserlen. Croesawodd Eve
Jennings yr argymhellion yn y papur a dywedodd mai'r cyflenwr oedd yn gyfrifol
am y penderfyniad. Roedd y broses o drosglwyddo data wedi mynd rhagddo’n rhwydd
iawn ac roedd tîm y prosiect yn hyderus bod modd rhoi’r system ar waith erbyn y
dyddiad a bennwyd, sef 3 Ebrill. Camau i’w cymryd -
Nia i roi gwybodaeth ar
lafar am hynt y prosiect yn y cyfarfod ym mis Mawrth. -
Keith i anfon ei
sylwadau at dîm y prosiect am y meini prawf ar gyfer ‘mynd yn fyw’. |
|
Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol Cofnodion: ACARAC (01-17) Papur 10 - Risgiau Corfforaethol ACARAC (01-17) Papur 10 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau
Corfforaethol ACARAC (01-17) Papur 10 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd 8.1
Nododd y Pwyllgor y
newidiadau a oedd i'w gwneud i'r Gofrestr Risgiau Corfforaethol yn sgil
adolygiad llawn diweddaraf y Bwrdd Rheoli ar 2 Chwefror. Byddai cofrestr ddiwygiedig yn cael ei
chyflwyno i'r Bwrdd Rheoli yn ei gyfarfod ym mis Mawrth 2, a byddai newidiadau
eraill yn cael eu hystyried hefyd. |
|
Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd - Cynigion i ymchwilio i adeilad ychwanegol Cofnodion: ACARAC (01-17) Papur 11 - Adeilad Ychwanegol 8.1 Nododd y Pwyllgor y newidiadau a oedd i'w gwneud i'r Gofrestr Risgiau
Corfforaethol yn sgil adolygiad llawn diweddaraf y Bwrdd Rheoli ar 2
Chwefror. Byddai cofrestr ddiwygiedig yn
cael ei chyflwyno i'r Bwrdd Rheoli yn ei gyfarfod ym mis Mawrth 2, a byddai
newidiadau eraill yn cael eu hystyried hefyd.
8.2 Arweiniodd Dave drafodaeth ar y gwaith sy’n mynd rhagddo i asesu a oedd
angen rhagor o le ar y Cynulliad yn awr ac yn y dyfodol, gan ystyried yr
amserlenni, a'r ymgynghorwyr arbenigol sydd wedi bod yn ymwneud â'r gwahanol
opsiynau sy'n cael eu trafod. 8.3 Anogodd y Pwyllgor y swyddogion i gofnodi’r camau a gymerwyd i benderfynu
ar y lle ychwanegol roedd ei angen, gan gynnwys tystiolaeth berthnasol, a’r
opsiynau posibl ar gyfer y dyfodol, er mwyn tawelu ofnau rhanddeiliaid. |
|
Y dirwedd gyfansoddiadol - Canolfan Llywodraethiant Cymru Cofnodion: Cyflwyniad 9.1
Croesawodd y Pwyllgor yr Athro Roger Scully o Ganolfan Llywodraethiant
Cymru i draddodi ei gyflwyniad, sef Y dirwedd gyfansoddiadol. Cymhwysedd cyfreithiol yn y dyfodol, capasiti'r
Cynulliad a Brexit oedd prif themâu ei gyflwyniad. 9.2 Diolchodd y Pwyllgor i Roger Scully am roi o'i amser ac am egluro'r pynciau
cymhleth hyn a'u cyd-ddibyniaeth. |
|
Trafod materion wrth baratoi ar gyfer adroddiad blynyddol y Pwyllgor i'r Comisiwn a'r Swyddog Cyfrifyddu Cofnodion: ACARAC (01-17) Papur 12 - Adroddiad Blynyddol 2015-16 10.1 Anogodd y Cadeirydd yr aelodau i ystyried y meysydd yr hoffent i adroddiad
blynyddol y Pwyllgor roi sylw iddynt.
Byddai'r tîm clercio yn gweithio gydag ef i drafod gwahanol opsiynau ar
gyfer cyflwyno. 10.2 Byddai'r tîm clercio yn gwneud y newidiadau a awgrymwyd i'r Cylch Gorchwyl. Camau i’w cymryd -
Aelodau'r Pwyllgor i roi
syniadau i'r tîm clercio am feysydd i'w cynnwys yn Adroddiad Blynyddol ACARAC
ar gyfer 2016-17 a sut y gallai diwyg y ddogfen fod yn fwy atyniadol yn
gyffredinol. -
Y tîm clercio i
ychwanegu Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth i'r Cylch
Gorchwyl o dan ofynion gwybodaeth. |
|
Adolygiad o gylch gorchwyl y Pwyllgor Cofnodion: ACARAC (01-17) Papur 13 – Cylch Gorchwyl 11.1 Byddai'r tîm clercio yn gwneud y newidiadau a awgrymwyd i'r Cylch Gorchwyl. Cam i’w gymryd -
Y tîm clercio i
ychwanegu Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth i'r Cylch Gorchwyl
o dan ofynion gwybodaeth. |
|
Crynodeb o'r ymadawiadau Cofnodion: ACARAC (01-17) Papur 14 - Crynodeb o'r ymadawiadau 12.1
Nododd y Pwyllgor dau o
ymadael â'r gweithdrefnau caffael arferol.
|
|
Blaenraglen Waith Cofnodion: 13.1
Gofynnwyd i aelodau'r
Pwyllgor anfon sylwadau ar y flaenraglen waith at y tîm clercio. Byddai'r
dyddiadau ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol yn cael eu diweddaru ar ôl i'r
aelodau gadarnhau eu bod ar gael. 13.2
Cytunodd y Cadeirydd i rannu
sylwadau Rheon Tomas, a oedd wedi bod yn bresennol mewn cyfres o Bwyllgorau
Archwilio a Sicrwydd Risg. Camau i’w cymryd -
Aelodau'r Pwyllgor i roi
syniadau i'r tîm clercio am feysydd i'w cynnwys yn Adroddiad Blynyddol ACARAC
ar gyfer 2016-17 a sut y gallai diwyg y ddogfen fod yn fwy atyniadol yn
gyffredinol. -
Y tîm clercio i
ychwanegu Adroddiad Blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth i'r Cylch
Gorchwyl o dan ofynion gwybodaeth. -
Rhoi sylwadau i'r tîm
clercio ar y Flaenraglen Waith a chadarnhau bod aelodau ar gael ar y dyddiadau
a nodwyd. -
Rhannu sylwadau Rheon
Tomas ar y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Caiff y cyfarfod nesaf
ei gynnal ar 20 Mawrth 2017. |