Agenda a Chofnodion

1.1        Croesawodd y Cadeirydd Nia Morgan i'w chyfarfod cyntaf.  Nododd hefyd yr ymddiheuriad hwyr gan Ann-Marie Harkin ac anogodd bawb i roi blaenoriaeth i gyfarfodydd y Pwyllgor hwn, sy'n ymrwymiad hirsefydlog.  

1.2        Datganodd y Cadeirydd ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol yn nhîm Diwygio Cyfansoddiadol Swyddfa'r Cabinet.

1.2        Ni ddatganwyd dim buddiannau eraill.

ACARAC (30) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Gorffennaf 2015    

ACARAC (30) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Gorffennaf 2015 a nodwyd y cynnydd gyda’r camau gweithredu.

ACARAC (30) Papur 3 – Adroddiad diweddaru ar Archwilio Mewnol 2015-16

ACARAC (30) Papur 4 – Argymhellion Archwilio Mewnol - Monitro

3.1        Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y cynnydd yn erbyn ei gynllun archwilio ar gyfer 2015-16.  Sicrhaodd y Pwyllgor fod yr amserlen waith a gynlluniwyd ganddo ar y trywydd iawn ac y byddai'n parhau i fonitro'r argymhellion sy'n weddill.  Roedd cynnydd da yn cael ei wneud o ran gweithredu’r argymhellion o archwiliadau blaenorol, gan gynnwys Gwerth am Arian a Chynghorwyr Arbenigol.  Cytunodd Gareth i gyflwyno adroddiad yn rhestru’r camau gweithredu sy’n weddill ym mis Chwefror 2016. 

3.2        Croesawodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf gan Gareth am gyfres o gyfarfodydd y bu’n bresennol ynddynt gyda Kathryn Hughes (Rheolwr Risg) a Phenaethiaid Gwasanaeth.  Roedd y cyfarfodydd 'Materion Llywodraethu' yn rhan o'r Fframwaith Sicrwydd, gan adeiladu ar y datganiad Sicrwydd a Llywodraethu a chodi proffil y tîm Llywodraethu ac Archwilio.  Ar ôl ei gymeradwyo, cytunodd Gareth i rannu copi wedi’i ddiweddaru o strwythur y tîm Llywodraethu ac Archwilio i'r Pwyllgor.      

3.3        Yn ystod y misoedd nesaf, byddai'n canolbwyntio ar sicrhau gwasanaethau dwyieithog gwell yn y Comisiwn a rheolaethau ariannol allweddol.  Yn ogystal â’r cynllun a gymeradwywyd, mae wedi cytuno ar ddarn ychwanegol o waith gyda'r Cyfarwyddwr Cyllid ar reolaethau dros ddatgeliadau pensiwn.

Camau gweithredu

-        Gareth i ddarparu adroddiad manwl o’r argymhellion sy’n weddill o'r pedair blynedd diwethaf.

-        Gareth i gyflwyno Fframwaith Llywodraethu wedi'i ddiweddaru.

-        Gareth i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg am strwythur diwygiedig y tîm Llywodraethu ac Archwilio.  

ACARAC (30) Papur 5 - Adroddiad Archwilio - Ymgysylltu â'r Cyhoedd

ACARAC (30) Papur 6 - Sicrhau Ansawdd a’r wybodaeth ddiweddaraf am Ddatblygiad Proffesiynol Parhaus 

4.1        Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad archwilio ar Ymgysylltu â'r Cyhoedd, gan nodi bod y Cynulliad yn canolbwyntio'n llwyr ar ymgysylltu â'r cyhoedd. Wedi dweud hynny, teimlai'r Pwyllgor fod angen adolygu dulliau cyfranogi. Roedd angen i’r sefydliad fod yn fwy gwydn i sylw negyddol yn y wasg a dylai ymdrechu i gael sylw mwy cadarnhaol i’w weithgareddau. 

4.2        Yn dilyn adborth negyddol o nifer o ffynonellau, hysbysodd Claire Clancy y Pwyllgor fod angen gwella’r wefan yn sylweddol.  Roedd y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau wedi dyrannu cronfeydd i wneud y wefan yn fwy hygyrch ac yn haws ei defnyddio.  Croesawodd y Pwyllgor yr ymrwymiad hwn a phwysleisiwyd y dylai gwelliannau fod yn barhaus. 

4.3        Cadarnhaodd y swyddogion y byddai'r Strategaeth Ymgysylltu’n flaenoriaeth uchel a fyddai’n cael ei datblygu gan y Pumed Cynulliad.  Dylai'r strategaeth ystyried pa ddangosyddion fyddai'n cael eu defnyddio i fesur perfformiad.  Awgrymodd y Pwyllgor y dylid ystyried  ymgysylltu yn gyffredinol wrth drafod y risgiau’n ymwneud â newid cyfansoddiadol yn y dyfodol.       

4.4        Fel y cytunwyd gan y Cadeirydd, cyhoeddodd Gareth yr adroddiadau archwilio Caffael ac Adolygiad o Ddyfodol TGCh ym mis Hydref. 

4.5        Ers yr archwiliad Caffael, roedd sesiynau hyfforddi wedi’u trefnu gyda niferoedd cadarnhaol yn manteisio arnynt.  Roedd echdynnu gwybodaeth reoli o CODA (y system ariannol) yn broblem, ond roedd y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol wedi darparu dadansoddiad o wybodaeth am wariant ar brynu nwyddau a fyddai'n gwella ansawdd y wybodaeth reoli sydd ar gael i'r Tîm Caffael at ddibenion monitro.  Sicrhaodd Gareth y Pwyllgor fod diffyg cydymffurfio â rheolau caffael yn cael ei gymryd o ddifrif gan y rheolwyr ac roedd yn gyfforddus â’r cynnydd a oedd yn cael ei wneud ynghyd â’r camau gweithredu y mae’r rheolwyr yn eu cymryd i fynd i'r afael â'r problemau.

4.6        Holodd y Pwyllgor ynglŷn â’r diffyg adroddiad gwireddu buddion ar gyfer yr Adolygiad o Ddyfodol TGCh.  Cadarnhaodd y swyddogion nad oedd adolygiad llawn o'r buddion yn cael ei gynnal ar ddiwedd y prosiect a chafodd hyn ei gytuno ar wahanol adegau gwirio, drwy gydol oes y prosiect.  Roedd canllawiau rheoli prosiect ehangach ynghyd â fframwaith buddion bellach ar waith i sicrhau bod ffocws priodol ar wireddu buddion yn y dyfodol.               

4.7        Llongyfarchodd y Cadeirydd Gareth ar ei benodiad diweddar i Bwyllgor Archwilio Coleg Gwent. 

Camau gweithredu

-        Gareth i fynd ar drywydd yr argymhellion ynglŷn ag Ymgysylltu â'r Cyhoedd.

5.1        Nid oedd unrhyw newidiadau yn llawlyfr Trysorlys Ei Mawrhydi ar wahân i ganllawiau ar gyfer symleiddio ac unioni cyfrifon, a oedd ar y gweill.

5.2        Nododd y Cadeirydd fod Asiantaeth Cymorth Cyfreithiol y Weinyddiaeth Gyfiawnder, lle mae'n Gyfarwyddwr Anweithredol, wedi bod yn destun Adolygiad Ariannol CIPFA, sy'n cynnwys pob agwedd ar reolaeth ariannol, a bod hyn wedi bod yn ymarfer defnyddiol a llawn gwybodaeth.  Bydd Nicola yn ymchwilio i hyn.  Bydd y Cadeirydd yn mynd i gyfarfod ar gyfer cadeiryddion Pwyllgorau Archwilio Cymru ym mis Chwefror a bydd yn adrodd yn ôl i'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg.

5.3        Bydd Gareth a Buddug yn mynd i weithdy Pwyllgor Archwilio Effeithiol CIPFA ym mis Rhagfyr a byddant yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg.  

Camau gweithredu

-        Nicola i ymchwilio i Adolygiad Ariannol CIPFA. 

-        Eric i rannu pwyntiau dysgu / profiadau ar ôl y cyfarfod i gadeiryddion Pwyllgorau Archwilio Cymru.

-        Gareth a Buddug i rannu pwyntiau dysgu / profiadau ar ôl hyfforddiant Pwyllgor Archwilio Effeithiol CIPFA .

ACARAC (30) Papur 7 - Amlinelliad Comisiwn Cynulliad Cenedlaethol Cymru 15-16 terfynol

6.1        Roedd y Pwyllgor yn falch o weld cynllun archwilio drafft 2015-16 yn ystod y cyfnod cynharach hwn.  Roedd Swyddfa Archwilio Cymru wedi cydweithio'n agos â Nicola a Claire i greu'r cynllun. 

6.2        Bu’r Pwyllgor yn trafod archwilio treuliau Aelodau'r Cynulliad a chostau swyddfa.  Cytunodd y swyddogion i ddarparu rhagor o wybodaeth am hyn ynghyd â'r pwyntiau gwirio sydd eisoes ar waith gan dîm Cymorth Busnes yr Aelodau.  Dywedodd Nicola fod archwiliadau o dreuliau Aelodau yn ychwanegol at y gwaith arall y cytunwyd arno yn y cynllun, ac roedd yr archwiliadau hyn yn rhoi sicrwydd ychwanegol a thryloywder.  Byddai'r archwiliadau penodol hyn yn parhau tan ddiwedd y Pedwerydd Cynulliad.     

6.3        Cadarnhaodd Ann-Marie y dylai'r ffi archwilio cyffredinol aros yn ddigyfnewid, er nad oedd hyn wedi ei gytuno’n ffurfiol eto.  Er mwyn osgoi’r oedi a brofodd Comisiwn y Cynulliad y llynedd, mae Swyddfa Archwilio Cymru yn bwriadu dechrau ar eu gwaith archwilio wythnos yn gynharach.

6.4        Croesawodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf hon gan Swyddfa Archwilio Cymru a chafodd ei galonogi gan y cydweithio rhwng y tîm Cyllid a'r Pennaeth Archwilio Mewnol.

Camau gweithredu

-        Nicola i ddisgrifio'r pwyntiau gwirio sydd eisoes ar waith o ran Archwilio treuliau Aelodau’r Cynulliad. 

ACARAC (30) Papur 8 – Llythyr Rheoli 2014-15

7.1        Bydd Swyddfa Archwilio Cymru yn cysylltu â'r Comisiwn i gadarnhau'r driniaeth briodol ar gyfer dadfeiliadau ac asedau treftadaeth.  Cadarnhaodd Ann-Marie ei bod yn hyderus y byddai'r Llythyr Rheoli yn cael ei ddosbarthu gyda'r ISA 260 y flwyddyn nesaf. 

Camau gweithredu

-        Swyddfa Archwilio Cymru i gysylltu â'r Comisiwn i gadarnhau'r driniaeth briodol ar gyfer dadfeiliadau ac asedau treftadaeth. 

ACARAC (30) Papur 9 - Paratoi ar gyfer Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn 2015-16, a’u symleiddio

8.1        Rhannodd Nicola fersiwn ddrafft o’r Adroddiad Blynyddol a’r Cyfrifon, a baratowyd gan y Pennaeth Cyllid a benodwyd yn ddiweddar, i adlewyrchu canllawiau 'Simplifying and Streamlining Accounts' Trysorlys Ei Mawrhydi.  Bydd y gyfres interim o gyfrifon yn profi’r cynllun newydd hwn a chroesawodd y Pwyllgor y newidiadau a ddrafftiwyd hyd yn hyn.  Gofynnwyd i'r swyddogion beidio â thanbrisio'r gwaith sydd ynghlwm â pharatoi'r gyfres interim o gyfrifon, o ystyried y newidiadau yng nghynllun y ddogfen.  

Camau gweithredu

-        Nicola i gyflwyno gwaith archwilio interim ym mis Chwefror. 

9.1        Arweiniodd y Cadeirydd drafodaeth ar yr arolwg o effeithiolrwydd yn y dyfodol, a oedd yn un o ofynion llawlyfr Trysorlys Ei Mawrhydi.  Cwblhawyd yr arolwg diwethaf ym mis Mai 2014, a chyflwynwyd y canlyniadau i'r Pwyllgor ym mis Mehefin 2014.  Roedd cynllun gweithredu’n nodi’r meysydd pryder i’r Cadeirydd, ac roedd yr holl gamau gweithredu bellach wedi’u cwblhau. 

9.2        Cytunodd y Pwyllgor i ddilyn yr un broses a chwblhau'r arolwg erbyn canol mis Rhagfyr a chyflwyno’r canlyniadau i'r Pwyllgor ym mis Chwefror.

Camau gweithredu

-        Y tîm clercio i gysylltu ag EAG / Swyddfa Archwilio Cymru er mwyn sicrhau bod yr arolwg yn cael ei gwblhau a bod y canlyniadau’n cael eu dadansoddi erbyn y cyfarfod nesaf.

10.1     Roedd y Cadeirydd wedi gwahodd cyflwynydd allanol i Bwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg hydref 2014. Gofynnodd y Cadeirydd i’r Pwyllgor ystyried ym mha ffyrdd y gallai arbenigedd allanol ychwanegu'r gwerth mwyaf i drafodaethau Pwyllgor. 

Camau gweithredu

-        Y Pwyllgor a’r swyddogion i roi gwybod i’r Cadeirydd am feysydd o ddiddordeb sylweddol lle gallai cyflwynydd allanol ddarparu rhywfaint o werth ychwanegol.

ACARAC (30) Papur 10 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Gyllideb

11.1     Rhoddodd Nicola grynodeb o’r sefyllfa ariannol ar gyfer 2015-16 a chadarnhaodd fod cyllideb 2016-17 wedi ei chymeradwyo gan y Cynulliad.  Roedd y Pwyllgor Cyllid wedi craffu ar y gyllideb yn drylwyr, gyda lefel uwch o her i rai llinellau yn y gyllideb nag o'r blaen, a chafodd eu holl argymhellion eu derbyn.  Byddai arbedion caffael 2015-16 yn is nag yn y blynyddoedd blaenorol oherwydd y contractau gwerth is sy’n dod i ben yn ystod y flwyddyn ariannol hon.

11.2     Dywedodd Claire fod y flwyddyn ariannol hon yn cael ei hystyried yn flwyddyn drosiannol ar gyfer y dull Gwerth am Arian.  Roedd adolygiad o gapasiti arall wedi'i drefnu ar gyfer diwedd mis Tachwedd.

11.3    Gofynnodd y Cadeirydd am y wybodaeth ddiweddaraf am yr Adolygiad o Effeithiolrwydd Busnes pan fydd hynny'n briodol.   

Camau gweithredu

-        Dave i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am yr Adolygiad o Effeithiolrwydd Busnes pan fydd hynny'n briodol.

ACARAC (30) Papur 11 – Amnewid y System Ariannol CODA 

12.1     Dywedodd Nicola ei bod yn ymddangos bod Microsoft Dynamics yn diwallu anghenion y Comisiwn o ran ymarferoldeb a gallu dwyieithog.  Roedd angen gwneud rhagor o waith i gwblhau'r achos busnes a’r strategaeth gaffael.  Esboniodd fod y gwaith datblygu mewnol arfaethedig a'r dyddiad gweithredu a drefnwyd ar gyfer mis Ebrill 2017 yn seiliedig ar dendr OJEU llawn.    

12.2     Croesawodd y Pwyllgor y wybodaeth ddiweddaraf ac roedd gan yr aelodau ddiddordeb yn y broses o weithredu system TG a ddatblygwyd yn fewnol.  Roedd Keith Baldwin (fel her allanol) wedi gwneud sylwadau ar yr achos busnes a theimlai fod y prosiect yn mynd i'r cyfeiriad iawn, er y codwyd pryderon am faint o amser yr oedd y cyfnod cynllunio yn ei gymryd.

12.3    Hysbysodd Dave Tosh y Pwyllgor fod Microsoft Dynamics yn system ariannol ganolig ac y gellid rheoli elfen cyfluniad y system yn fewnol.  Roedd hyn yn cydymffurfio â Strategaeth Gymhwyso’r sefydliad ac roedd dau brosiect llwyddiannus, Sharepoint a Lync, yn cael eu cyflwyno gan ddefnyddio methodoleg debyg.  Byddai'r Comisiwn yn ymweld â safleoedd cyfeirio gan ddefnyddio Microsoft Dynamics.    

Camau gweithredu

-        Y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd o ran amnewid system ariannol CODA

-        Y Cadeirydd i rannu gwybodaeth am y person cyswllt o ran prosiect amnewid system ariannol y Weinyddiaeth Gyfiawnder â Nicola.

ACARAC (30) Papur 12 – Papur diweddaru

13.1     Croesawodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf hon a gofynnodd am i’r adroddiad terfynu a’r adolygiad o fuddion gael eu dosbarthu i'r Pwyllgor. 

Camau gweithredu

-         Y Prosiect Adnoddau Dynol a’r Gyflogres i ddosbarthu adroddiad terfynu ac adolygiad o fuddion.

ACARAC (30) Papur 13 - Adroddiad Risgiau Corfforaethol

ACARAC (30) Papur 13 - Atodiad A – Crynodeb o Risgiau Corfforaethol

ACARAC (30) Papur 13 - Atodiad B - Risgiau Corfforaethol a nodwyd

14.1     Dywedodd y Cadeirydd ei fod yn falch bod adolygiad trylwyr o risgiau wedi ei gynnal a chroesawodd yr ychwanegiadau at y gofrestr gorfforaethol. 

14.2     Holodd y Pwyllgor ble’r oedd y risg Seiberddiogelwch yn fframwaith risg y Comisiwn.  Tynnodd Dave sylw at reolaethau a oedd ar waith i brofi ein lefelau bygythiad, a oedd yn cael eu hadolygu ddwywaith y flwyddyn.  Roedd hefyd yn cael diweddariadau rheolaidd a rhybuddion bygythiad o gynlluniau adrodd y Llywodraeth Genedlaethol.

14.3    Daeth y Pwyllgor i’r casgliad fod y bygythiad posibl i wybodaeth gorfforaethol a phersonol ac i enw da'r sefydliad yn cyfiawnhau i’r Bwrdd Rheoli ystyried y risg yn ymwneud â Seiberddiogelwch eto.

14.4    Yn y dyfodol, byddai tueddiadau risg yn cael eu hadlewyrchu ar y diagram risg corfforaethol.  

Camau gweithredu

-        Y Bwrdd Rheoli i ailasesu risg Seiberddiogelwch.

-        Risgiau corfforaethol a nodwyd - sicrhau bod crynodeb o dueddiadau’n cael ei gadw.

ACARAC (30) Papur 14 – Risgiau’n ymwneud â Newid Cyfansoddiadol

15.1     Cyflwynodd Anna Daniel bapur i'r Pwyllgor ar y risgiau sy'n gysylltiedig â newid cyfansoddiadol.  Roedd maint y Cynulliad yn y dyfodol yn dibynnu ar y Bil Cymru drafft, ac roedd ei thîm yn cefnogi'r Llywydd wrth ddatblygu cynigion amgen i'r drafft.

15.2     Ystyriodd Hugh Widdis oblygiadau’r Cynulliad yn parhau â 60 o Aelodau Cynulliad am ddau dymor pellach a gwnaeth y Pwyllgor argymhelliad y dylid paratoi cynlluniau i ddeall goblygiadau hyn. 

15.3    Canmolodd y Pwyllgor y Tîm Trawsnewid Strategol am eu dadansoddiad trylwyr o’r risg hwn a daeth i'r casgliad fod ymgysylltu â'r cyhoedd yn hollbwysig ac y dylai'r Cynulliad amlygu ei werth i bobl Cymru.  Yn ddelfrydol, dylai camau lliniaru gynnwys cwmpas ehangach na newid cyfansoddiadol yn unig.      

ACARAC (30) Papur 15 - Crynodeb o'r ymadawiadau

ACARAC (30) Papur 16 - Blaenraglen waith 

16.1     Nododd y Pwyllgor y tri achos o ymadael â'r weithdrefn gaffael arferol.

16.2     Byddai'r tîm clercio’n sicrhau bod y Flaenraglen Waith yn cadw’r wybodaeth a gyhoeddir yn llawlyfr Trysorlys Ei Mawrhydi.

Camau gweithredu

-        Sicrhau bod y Flaenraglen Waith yn cadw’r wybodaeth yn llawlyfr Trysorlys Ei Mawrhydi.

Mae’r cyfarfod nesaf wedi'i drefnu ar gyfer 8 Chwefror 2016, yr amser i'w gadarnhau.