Agenda a Chofnodion

1.1        Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod. Byddai’r Pwyllgor yn trafod newidiadau cyfansoddiadol felly dywedodd ei fod yn datgan buddiant yn y cyswllt hwnnw gan ei fod yn Gyfarwyddwr Anweithredol o’r Rhaglen Trawsnewid Cofrestru Etholiadol.

1.2        Ni chafwyd datganiadau eraill o fuddiant.

ACARAC (27) Papur 1 - Cofnodion 9 Chwefror 2015  

ACARAC (27) Papur 2 – Crynodeb o’r camau i’w cymryd

2.1        Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Chwefror 2015 a rhoddodd swyddogion y wybodaeth a ganlyn am y camau nad ydynt wedi’u cymryd eto. 

2.2        Rhoddodd Claire Clancy wybodaeth am y rhaglen newid strategol i baratoi at y Pumed Cynulliad. Roedd dull canoledig o weithio, gan barhau i weithredu fel arfer, yn cael ei fabwysiadu a nodwyd nifer o ffrydiau gwaith. Roedd y dull hwn o weithredu wedi’i drafod o ran egwyddor gyda Chomisiwn y Cynulliad.

2.3        Wrth werthuso cyfnod pontio’r Pedwerydd Cynulliad, gwelwyd y dylid mabwysiadau dulliau mwy hwylus o weithredu. Cytunodd Claire i ddosbarthu manylion ffrydiau gwaith y Pumed Cynulliad i aelodau ACARAC (cwblhawyd).   

2.4        Byddai’r holl gamau eraill i’w cymryd yn cael eu trafod fel eitemau ar yr agenda yn y cyfarfod hwn, neu mewn cyfarfodydd yn y dyfodol.

ACARAC (27) Papur 3 - Adroddiad Cynnydd y Rhaglen Archwilio Mewnol 2014-15

ACARAC (27) Papur 4 – Monitro Argymhellion Archwilio Mewnol

ACARAC (27) Papur 5 – Strategaeth Archwilio Mewnol 2013-16

3.1        Roedd Gareth Watts wedi cwblhau ei raglen waith ar gyfer 2014-15 a chanolbwyntiodd ar y cynnydd da a wnaed o ran argymhellion 2014-15.    

3.2        Holodd y Pwyllgor ynghylch archwiliad cyfrifon taladwy Data Analytics na roddwyd sgôr cwblhau iddo. Cadarnhaodd Gareth nad oedd ganddo unrhyw bryderon ynghylch cywirdeb y data na’r perygl o ran twyll.

3.3        Gofynnwyd hefyd am fanylion cynllun Gareth i archwilio System Gyfrifyddu’r Adran Gyllid. Cadarnhaodd Nicola Callow a Gareth y byddai pob prosiect a sefydlwyd yn cael ei ychwanegu at ei raglen waith. Roedd Nicola wedi cael sylwadau gwerthfawr ar yr achos busnes gan TIAA. Byddai hefyd yn adolygu’r fenter gyda  Keith Baldwin.

3.4        Cadarnhaodd Gareth y byddai’n cynnwys ei weledigaeth ar gyfer rôl Archwilio Mewnol yn y Cynulliad fel rhan o’i flaenraglen waith. Byddai hefyd yn trafod yr archwiliad, Ymgysylltu’n Well, gyda’r Pennaeth Cyfathrebu gan holi a ellid cyflwyno’r adroddiad ynghynt.     

3.5        Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am ei strategaeth ddiwygiedig gan groesawu ei hyblygrwydd, yn enwedig y sylw cynyddol roedd yn ei roi i feysydd yn ymwneud â Busnes y Cynulliad.

3.6        Yna cafodd y Pwyllgor wybodaeth gan Mike Snook am archwiliad Fetio’r Tîm Diogelwch. Roedd ei dîm wedi nodi’r gweithwyr hynny roedd angen eu fetio at ddibenion diogelwch (SC) ac roedd wedi bod yn gweithio i sicrhau y byddent i gyd wedi’u fetio erbyn dechrau toriad yr haf ym mis Gorffennaf 2015.  

3.7        O ran clirio gweithwyr ar lefel is (CTC), roedd y trafodaethau â’r undebau llafur yn parhau a dylid cwblhau’r broses fetio erbyn mis Mai 2016. Roedd Mike a Dave Tosh hefyd wedi siarad â Llywodraeth Cymru am eu dull o weithredu.

3.8        Sicrhawyd aelodau’r Pwyllgor bod cysylltiadau agos â Heddlu De Cymru ond holwyd a oedd yr holl wybodaeth yn cael ei rhannu â swyddogion y Cynulliad ar yr adegau priodol. 

3.9        Cadarnhaodd Dave fod Heddlu De Cymru wedi cyfrannu’n sylweddol at y trafodaethau diweddaraf ac roeddent yn darparu gwybodaeth i Gomisiwn y Cynulliad. Byddai Comisiwn y Cynulliad yn trafod diogelwch yn gyffredinol yn eu cyfarfod ar 23 Ebrill. 

3.10     At ei gilydd, roedd aelodau’r Pwyllgor ac Archwiliad Mewnol yn fodlon â’r cynnydd a wnaed. 

Camau i’w cymryd

-        Holi Heddlu Gogledd Cymru a oedd ganddynt wybodaeth ychwanegol ar gael am fygythiadau lleol i’w rhannu a sut y gellid dosbarthu’r wybodaeth hon yn ehangach.

-        Strategaeth Archwilio Mewnol 2013-16 – sicrhau bod y ddogfen yn cyflwyno’r weledigaeth ar gyfer rôl Archwilio Mewnol yn y Cynulliad yn y dyfodol. 

-        Sicrhau bod y wybodaeth yn nhablau Strategaeth Archwilio Mewnol yn cyd-fynd â’r wybodaeth yn y Siarter Archwilio Mewnol.

-        Ymgysylltu’n Well – asesu a ellid cyflwyno’r adroddiad terfynol yn nhymor yr hydref 2015 yn hytrach na mis Ionawr 2016.

ACARAC (27) Paper 6 – Adolygu’r drefn ar gyfer penodi Cynghorwyr Arbenigol ar bwyllgorau.

4.1        Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad hwn a’r argymhellion pendant i gryfhau’r broses. Roedd yr aelodau’n gobeithio y byddai’r argymhellion yn cael eu rhoi ar waith er mwyn i bwyllgorau fedru defnyddio cynghorwyr arbenigol yn fwy eang ac yn fwy effeithiol yn y dyfodol. Fel rhan o hyn, awgrymwyd y dylai swyddogion archwilio’r angen i hyfforddi cadeiryddion a chlercod pwyllgorau i ddefnyddio cynghorwyr arbenigol.  Ystyriwyd achosion posibl o wrthdaro buddiannau gan gydnabod mai prin yw nifer yr arbenigwyr sydd ar gael i rai pwyllgorau. Teimlwyd hefyd fod angen pwyso a mesur pa mor effeithiol oedd cynghorwyr. Nododd yr aelodau y dylai’r Comisiwn ystyried Adroddiad y Swyddfa Archwilio Genedlaethol a gyhoeddwyd fis Tachwedd 2014 ac unrhyw ganllawiau ychwanegol gan Swyddfa Archwilio Cymru ar reoli achosion o wrthdaro yn y dyfodol.

Camau i’w cymryd

-        Penodi cynghorwyr arbenigol ar bwyllgorau – sicrhau bod yr argymhellion y cytunwyd arnynt yn cael eu rhoi ar waith ac nad oes unrhyw rwystrau sy’n atal pwyllgorau rhag defnyddio cynghorwyr arbenigol yn y dyfodol.

-        Archwilio’r angen i hyfforddi cadeiryddion neu glercod a dirprwy glercod i ddefnyddio cynghorwyr arbenigol a sicrhau bod yr hyfforddiant hwnnw ar gael os yw hynny’n briodol.

ACARAC (27) Paper 7 – Adroddiad Gwerth am Arian

4.2        Roedd Gareth yn falch o ddweud bod diwylliant cryf o ran sicrhau Gwerth am Arian drwy’r sefydliad, er y gellid cynyddu effeithlonrwydd. 

4.3        Holodd y Pwyllgor a ddylai oedi cyn recriwtio gael ei ystyried yn arbedion Gwerth am Arian. Cadarnhaodd Claire fod oedi cyn penodi staff yn anorfod weithiau, a bod y broses yn cael ei gohirio weithiau er mwyn arbed arian.   

4.4        Roedd tîm Nicola wedi trafod dulliau o arbed arian gyda Phenaethiaid Gwasanaeth drwy’r sefydliad a byddai arbedion Gwerth am Arian yn cael eu dangos yn y Cyfrifon Blynyddol.    

4.5        Croesawodd y Cadeirydd y ffaith y byddai’r wybodaeth yn cael ei chynnwys yn y cyfrifon ac anogodd swyddogion i ganolbwyntio ar ddulliau o weithio’n fwy effeithlon/symleiddio prosesau ac arbed arian drwy’r broses gaffael.   

ACARAC (27) Paper 8 – Adolygu trefniadau rheoli prosiectau Comisiwn y Cynulliad (eitem 12 hefyd)

4.6        Cadarnhaodd archwiliad Gareth nad oedd unrhyw beth annisgwyl wedi codi yn y maes hwn. Byddai’r Comisiwn  yn parhau i ymdrin â nifer o’r problemau hanesyddol a nodwyd. Gellid gwella achosion busnes ynghyd ag adolygiadau ar ôl gweithredu a’r gwaith o ddadansoddi’r buddion a sicrhawyd.        

4.7        Dywedodd Dave fod dadansoddwyr busnes yn cael eu defnyddio’n gynyddol fel rhan o brosiectau a’r gwaith sy’n mynd rhagddo’n ymwneud â rheoli buddion. Tanlinellodd y diwylliant sydd eisoes wedi ymwreiddio mewn rhai meysydd yng ngwaith y Cynulliad lle mae prosesau rheoli prosiectau ffurfiol ar waith eisoes. 

4.8        Anogodd aelodau’r Pwyllgor y swyddogion i sicrhau bod digon o sylw’n cael ei roi ar gyflenwi, bod amcanion clir yn cael eu gosod, bod adolygiadau’n cael eu cynnal ar ôl cwblhau prosiect a bod gwersi’n cael eu dysgu.

4.9        Croesawodd y Cadeirydd y ddau bapur, roedd yn fodlon â’r cynnydd a wnaed hyd yma a nododd fod y papurau’n cyd-fynd â’i gilydd.      

ACARAC (27) Papur 9 – Y Siarter Archwilio Mewnol

5.1        Tynnodd Gareth sylw at yr unig newid yn y siarter, sef ei bod yn awr yn atebol i Claire Clancy yn uniongyrchol.

5.2        Roedd y Pwyllgor yn fodlon â’r siarter.

ACARAC (27) Paper 10 – Y protocol cydweithio

6.1        Roedd y Protocol rhwng Archwilio Mewnol a Swyddfa Archwilio Cymru yn annog y ddau sefydliad i gydweithio.

6.2        Cadarnhaodd Ann-Marie Harkin fod y ddogfen hon yn adlewyrchiad teg o’r sefyllfa bresennol ac, fel sydd wedi digwydd yn y gorffennol, y byddent yn dibynnu ar waith Archwilio Mewnol ar y Gyflogres.

6.3        Byddai Gareth yn archwilio Llythyr Rheoli’r Swyddfa Archwilio Mewnol i weld pa feysydd y dylid canolbwyntio arnynt.    

7.1        Gan mai dim ond ail gyfarfod Ann-Marie a Matthew Coe oedd hwn, roeddent wedi trafod effeithiolwyd y Pwyllgor gyda’u cydweithwyr (Richard Harries a Mark Jones) ac roedd eu barn nhw’n gadarnhaol iawn.

7.2        Teimlai Swyddfa Archwilio Cymru fod y Pwyllgor yn rhoi’r sylw priodol i faterion ac roedd digon o her a dadleuon adeiladol. Roedd aelodau’r Pwyllgor yn paratoi’n dda at y cyfarfodydd; yn dangos dealltwriaeth dda o waith Comisiwn y Cynulliad a’r modd roedd y sefydliad yn gweithio; ac roedd y cyfarfodydd yn cael eu cynnal yn effeithiol.  

7.3        Cadarnhaodd Matthew fod archwiliad dros dro Swyddfa Archwilio Cymru a’r archwiliad o gynllun pensiwn yr Aelodau yn mynd rhagddynt yn dda. Cytunodd i baratoi papur diweddaru byr ar gyfer y cyfarfod nesaf.          

ACARAC (27) Papur 11 - Y wybodaeth ddiweddaraf am y Gyllideb

8.1        Rhoddodd Nicola y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am yr achos o dwyll a byddai’n parhau i wneud hynny wrth i’r achos fynd rhagddo. 

8.2        Roedd y gyllideb yn debygol o gyrraedd y targedau ariannol a bennwyd. Ar gais y Pwyllgor, cytunodd Nicola i archwilio’r dadansoddiad Gwerth am Arian a’r targedau. 

Camau i’w cymryd

-        Archwilio’r dadansoddiad Gwerth am Arian a’r targedau.  

ACARAC (27) Papur 12 - Adroddiad ar risgiau corfforaethol

ACARAC (27) Papur 12 Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol

ACARAC (27) Papur 12 Atodiad B - Risgiau Corfforaethol sydd wedi eu nodi

ACARAC (27) Paper 13 – Newid cyfansoddiadol 

9.1        Nid oedd unrhyw gynnydd mewn difrifoldeb risg. Croesawodd y Cadeirydd yr adolygiad o risg strategol roedd y Bwrdd yn bwriadu ei gynnal. 

9.2        Cyflwynodd Anna Daniel yr archwiliad manwl o newidiadau cyfansoddiadol. Nododd fod cysylltiadau cynhyrchiol cryf ar waith gyda rhanddeiliaid.  

9.3        Dywedodd David Melding fod gwaith o safon eithriadol o uchel yn cael ei gyflawni ac roedd y papur a gyflwynwyd yn rhoi darlun clir o’r sefyllfa.

9.4        Holodd Hugh Widdis a oedd y risgiau a oedd ynghlwm wrth y model arfaethedig ar gyfer y pwerau’n cael eu rheoli. Cadarnhaodd Anna fod ei thîm yn codi ymwybyddiaeth o’r mater hwn ac yn gweithio’n agos gyda Chanolfan Llywodraethiant Cymru. Mae cynlluniau ar y gweill i gynnal digwyddiad ym mis Mai.   

9.5        Cynigiodd aelodau’r Pwyllgor eu cefnogaeth gan awgrymu cyrff eraill a allai gynnig her annibynnol ychwanegol ee Institute for Government, Swyddfa’r Cabinet neu ddeddfwrfeydd eraill.              

Camau i’w cymryd

-        Ymchwilio i’r modd y gellid cael her a chyngor annibynnol o ffynonellau eraill gan gynnwys Institute for Government a deddfwrfeydd eraill.  

ACARAC (27) Papur 14 – Cynllunio ar gyfer gallu a recriwtio

10.1     Cyflwynodd Mike a Dave y papur hwn a chadarnhawyd bod y canllawiau a’r gweithdrefnau a nodir yn y papur yn awr ar waith a bod IRB yn ystyried pob Dogfen Awdurdodi Recriwtio yng nghyd-destun yr ymarfer cynllunio ar gyfer gallu. Roeddent yn teimlo bod hyn yn hynod fuddiol ac, wrth asesu cais i recriwtio, byddent bob amser yn ystyried a ellid darparu’r gwasanaeth mewn ffordd arall.  

10.2     Roedd y Pwyllgor yn hapus â’r cynnydd a wnaed a’r adolygiad o gynllunio ar gyfer gallu a gynhaliwyd ddwywaith y flwyddyn. Roeddent yn teimlo’i bod yn broses gynhwysfawr. 

10.3     Cadarnhaodd swyddogion y byddai strategaeth newydd yn cael ei chytuno pan sefydlwyd Comisiwn newydd yn 2016, ac y byddai’n naturiol adolygu’r sefyllfa bryd hynny.  

ACARAC (27) Papur 15 – Datganiad Llywodraethu Drafft 2014-15 – papur esboniadol

ACARAC (27) Papur 15 – Datganiad Llywodraethu Drafft 2014-15

11.1     Diolchodd Claire i Hugh am gyfrannu at y cyfarfod adolygu llywodraethu. Roedd cryn dipyn o’r gwaith ar y datganiad llywodraethu drafft wedi’i gwblhau, ac roedd Hugh ac Eric eisoes wedi cynnig sylwadau. Byddai’r Pwyllgor yn cael y drafft terfynol ym mis Mehefin 2015. 

ACARAC (27) Paper 16 – Y wybodaeth ddiweddaraf am ddulliau Rheoli Prosiectau

12.1     Trafodwyd o dan eitem 4.

ACARAC (27) Papur 4 – Adroddiad Blynyddol ACARAC 2014-2015

13.1     Cymeradwyodd y Pwyllgor yr adroddiad hwn, ond roedd yn aros am un newid a awgrymwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru. 

13.2     Byddai’r tîm Clercio’n trefnu i’r adroddiad gael ei frandio a’i gyfieithu erbyn cyfarfod Comisiwn y Cynulliad ym mis Gorffennaf.

14.1     Diolchodd Dave i Hugh a’i gydweithwyr am y cyfle i ymweld â Chynulliad Gogledd Iwerddon. Bu’r trafodaethau ynghylch cyllidebau presennol a chyllidebau yn y dyfodol, materion gwerth am arian, gwireddu buddion a gwella prosesau’n hynod fuddiol. Ystyriwyd materion cyfansoddiadol hefyd, a chaiff trafodaethau ychwanegol eu cynnal ynghylch y system rheoli busnes.          

ACARAC (27) Paper 18 – Y cylch gorchwyl diwygiedig

ACARAC (27) Papur 19 - Crynodeb o'r ymadawiadau

ACARAC (27) Papur 20 - Y flaenraglen waith

15.1     Nodwyd y tri phapur a gofynnwyd i aelodau’r Pwyllgor roi gwybod i’r tîm Clercio pryd y byddent ar gael er mwyn trefnu dyddiadau ar gyfer y cyfarfodydd nesaf.

Bwriedir cynnal y cyfarfod nesaf am 11.00 ar 8 Mehefin 2015.