Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes  Deputy Clerk: Buddug Saer

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau buddiant

Cofnodion:

Ymddiheuriadau:

Richard Harries, Swyddfa Archwilio Cymru

Angela Burns (Aelod Cynulliad a Chomisiynydd)

1.1        Croesawodd y Cadeirydd y rhai a oedd yn bresennol i’r cyfarfod.    

1.2        Datganodd y Cadeirydd ei fod ar hyn o bryd yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar y Rhaglen Trawsnewid Cofrestru Etholiadol, a byddai cyflwyniad ar y rhaglen yn y cyfarfod hwn.

1.3        Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau eraill.

 

 

2.

Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 7 Gorffennaf, y camau i’w cymryd a’r materion a oedd yn codi

Cofnodion:

2.1        Cytunwyd ar y cofnodion a rhoddodd swyddogion y wybodaeth ddiweddaraf ganlynol am y camau gweithredu sydd heb eu cymryd.

2.2        Rhoddodd Dave Tosh y wybodaeth ddiweddaraf ganlynol am y camau i gyflymu'r gwaith Parhad Busnes ac ystyried dull Senedd yr Alban o ymgysylltu â'i Aelodau:

-       byddai'r hyn a ddysgwyd o ymarferion desg, a gynhaliwyd gyda 10 o 12 maes gwasanaeth i brofi eu cynlluniau Parhad Busnes, yn cael ei ddefnyddio i lywio gwelliannau i'r cynlluniau hynny;

-       roedd trefniadau'n cael eu gwneud ar gyfer rhagor o hyfforddiant ar reoli digwyddiadau gan dimau strategol a thactegol cyn y gellid profi ar lefel gorfforaethol. Roedd hyn wedi'i drefnu ar gyfer mis Ebrill 2015; a

-       byddai cyngor gan Senedd yr Alban a Chyngor Caerdydd yn llywio'r dull o ymgysylltu ag Aelodau'r Cynulliad.

2.3        Sicrhaodd Dave a Claire y Pwyllgor nad oedd y ffaith bod y dyddiad cau ar gyfer profi corfforaethol wedi ei ymestyn i fis Ebrill 2015 yn gwneud y Comisiwn yn fwy agored, gan fod rheolaethau a dulliau wrth gefn sydd wedi'u profi, ar waith i ymateb i ystod o ddigwyddiadau. Cadarnhawyd hefyd y byddai'r rhan fwyaf o argymhellion yr archwiliad wedi eu cwblhau erbyn mis Chwefror.

2.4        Byddai'r holl gamau gweithredu eraill yn cael eu cynnwys fel eitemau agenda yn y cyfarfod hwn, neu gyfarfodydd yn y dyfodol.

 

3.

Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol

Cofnodion:

3.1        Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd yn erbyn rhaglen waith 2014-15 a oedd ar y trywydd iawn ar gyfer ei chyflwyno. Hefyd, rhoddodd y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am weithgareddau eraill fel presenoldeb yng nghyfarfodydd y bwrdd prosiect.

3.2        Dywedodd fod cynnydd da wedi ei wneud o ran gweithredu'r argymhellion a fyddai'n cael eu dilyn maes o law.

3.3        Rhoddodd Dave Tosh y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd yn erbyn argymhellion yr adolygiad o lywodraethu gwybodaeth, lle canolbwyntiwyd ar ddatrys materion ymarferol fel diogelwch asedau symudol a storio gwybodaeth. Gofynnodd y Pwyllgor am gyflwyniad ar y Fframwaith Llywodraethu Gwybodaeth yn y cyfarfod nesaf.

3.4        Cadarnhaodd Gareth fod yr adolygiad o ddiogelwch ffisegol ar fin cael ei gwblhau yn ystod yr wythnosau nesaf a chytunodd i ddosbarthu'r adroddiad i aelodau'r Pwyllgor ar ôl iddo gael ei gymeradwyo.

3.5        Llongyfarchodd y Cadeirydd Kathryn Hughes, Rheolwr Risg y Comisiwn, ar y farn "gref" ar reolaethau'n ymwneud â rheoli risg.

Camau gweithredu

-                   Gareth Watts i ddogfennu'n ffurfiol yr adborth a gafwyd gan aelodau'r Pwyllgor ar adroddiadau a ddosbarthwyd yn ystod yr haf, a'i ymatebion i hyn.  Yr adborth a'r ymatebion i gael eu cadw fel mater o drefn yn y dyfodol ar gyfer adroddiadau a ddosberthir y tu allan i'r pwyllgor.

-                   Dave Tosh i roi cyflwyniad ar y Fframwaith Llywodraethu Gwybodaeth yng nghyfarfod mis Chwefror.

-                   Gareth Watts i ddosbarthu'r adroddiad ar yr adolygiad o ddiogelwch ffisegol pan fydd wedi'i gwblhau.

 

4.

Yr Adroddiadau Archwilio Mewnol Diweddaraf

Cofnodion:

4.1        Cyflwynodd Gareth yr adroddiad ar yr adolygiad o reoli asedau sefydlog. Mae'r holl argymhellion wedi cael eu derbyn ynghyd â'r adroddiad dilynol ar yr adolygiad o reoli contractau cyfleusterau.

4.2        Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor mewn perthynas ag asedau sefydlog, sicrhaodd Nicola Callow y pwyllgor:

a.    y byddai cyfrifydd y Comisiwn yn gweithio gyda TGCh i nodi asedau yr oedd angen eu cyfalafu;

b.   y byddai asedau dros £5,000 yn cael eu cynnwys fel rhan o'r adolygiad interim o'r cyfrifon;

c.    y byddai rhifau cyfresol pob ased yn cael eu cofnodi cyn diwedd y flwyddyn; a

d.   bod asesiad o fod yn agored i risg o ran prydlesi wedi ei gynnal i baratoi ar gyfer unrhyw effaith.

4.3        Cyflwynodd Gareth yr adroddiad ar yr adolygiad recriwtio a gynhaliwyd mewn ymateb i gais gan y Prif Weithredwr.

4.4        Sicrhaodd Claire y Pwyllgor fod canlyniadau'r archwiliad yn cael eu defnyddio i lywio cyfres o welliannau. Byddai hyn yn cynnwys:

a.     datblygiad, gan y Bwrdd Rheoli, set o egwyddorion yn ymwneud â gwneud penderfyniadau ar gyfer recriwtio;

b.     sicrhau bod y polisïau, y prosesau a'r canllawiau yn gydlynol, yn hygyrch, yn cael eu hadolygu'n rheolaidd a bod staff yn eu deall;

c.     sicrhau bod y broses o fabwysiadu'r egwyddorion a'r polisïau, a'r rhesymau dros benderfyniadau'n ymwneud ag ymarferion recriwtio yn dryloyw;

d.     sicrhau bod adolygiadau trylwyr yn cael eu cynnal ar gyfer pob ymarfer recriwtio a fyddai'n cynnwys gwiriadau bod cofnodion wedi eu paratoi a'u cadw yn unol â'r rheolau rheoli cofnodion a deddfwriaeth diogelu data; ac

e.     annog gwell perchnogaeth o faterion yn ymwneud â recriwtio, datblygu a pherfformiad gan Benaethiaid Gwasanaeth.  

4.5        Cymeradwyodd y Pwyllgor yr ymagwedd hon a phwysleisiwyd pwysigrwydd tryloywder, tegwch, a chadw cofnodion effeithiol.

4.6        Cynigiodd y Cadeirydd hefyd weithio gyda'r Pennaeth Adnoddau Dynol i ddatblygu'r egwyddorion recriwtio ac adolygu'r polisïau a'r prosesau sylfaenol.  Byddai'r templed achos busnes recriwtio yn cael ei rannu gydag aelodau'r Pwyllgor.

4.7        Rhoddodd Gareth gyflwyniad am yr adroddiad ar y prosiect Cyflogres/Adnoddau Dynol.   Cynhaliwyd yr adolygiad gan Gareth a Gwyn Thomas, arbenigwr annibynnol. 

4.8        Roedd yr adolygiad hwn yn canolbwyntio ar lywodraethu'r prosiect, yn hytrach na swyddogaeth graidd y system.  Daeth Gareth i'r casgliad bod y cwmpas yn uchelgeisiol, yr adnoddau'n gyfyngedig, a'r amserlenni'n sefydlog.  Roedd y ffactorau hyn yn cyfrannu at oedi wrth gyflwyno cam 1 y prosiect Cyflogres/ Adnoddau Dynol. 

4.9        Nid oedd ei adroddiad yn tynnu sylw at  unigolion, ond yn amlygu argymhellion ynghylch cwestiynau a allai fod wedi cael eu codi gan y Bwrdd Buddsoddi a'r Bwrdd Rheoli. 

4.10     Roedd aelodau'r Pwyllgor yn synnu bod unigolion a oedd ag ychydig neu ddim profiad o reoli prosiectau wedi'u haseinio i'r prosiect pwysig a chymhleth hwn a bod atebion a oedd yn gwrth-ddweud ei gilydd gymaint yn cael eu rhoi i rai o'r cwestiynau a ofynnwyd i'r tîm prosiect. 

4.11     Roedd Claire yn siomedig ac yn rhwystredig nad oedd y prosiect hwn yn cael ei gyflawni i safon arferol prosiectau cymhleth, proffil uchel eraill o fewn y Comisiwn.  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4.

5.

Y wybodaeth ddiweddaraf am Archwilio Allanol

Cofnodion:

5.1        Cyflwynodd Mark Jones yr eitem hon a chadarnhaodd fod y prosiect  twyll cyflenwyr a'r prosiect Cyflogres/Adnoddau Dynol wedi'u cynnwys yn llawn yn Llythyr Rheoli 2013-14.   

5.2        Holodd y Pwyllgor ynglŷn â'r cynnydd o ran cael system newydd yn lle'r system cyllid CODA.  Cadarnhaodd Mark fod sicrwydd cyffredinol o ran pa mor agored i risg roedd y Cynulliad a chytunodd Nicola i roi'r wybodaeth ddiweddaraf yn llawn i'r Pwyllgor yng nghyfarfod mis Chwefror.  

5.3        Soniodd Mark am rai newidiadau i dîm archwilio Swyddfa Archwilio Cymru yn y dyfodol a chytunodd i roi gwybod i Claire am y newidiadau hyn.

Camau gweithredu

-                   Nicola Callow i roi gwybod i aelodau'r Pwyllgor am ymateb y Pwyllgor Cyllid i Archwilydd Cyffredinol Cymru ynghylch ffi archwilio 2015-16 (i'w ystyried gan y Pwyllgor Cyllid ar ddiwedd mis Tachwedd).

-                   Gareth Watts i drafod y sylw a roddir i archwilio rheolaethau ariannol gyda Swyddfa Archwilio Cymru.

-                   Nicola Callow i sicrhau bod yr holl argymhellion sydd heb eu gweithredu yn cael eu cymeradwyo yn y Llythyr Rheoli mewn da bryd cyn diwedd y flwyddyn.

-                   Nicola Callow i gyflwyno cynlluniau wrth gefn ar gyfer y system CODA.

 

6.

Llywodraethu Comisiwn y Cynulliad

Cofnodion:

6.1        Cyflwynodd Nicola Callow yr eitem ar sefyllfa cyllideb 2014/15 a dogfen cyllideb derfynol 2015/16.

6.2        Dywedodd Nicola fod yr alldro a ragwelir ar hyn o bryd yn danwariant o £200K-£300K ond byddai'r ffigur hwnnw'n newid wrth i ddiwedd y flwyddyn ddynesu. Caiff dogfen y gyllideb ar gyfer 2015/16 ei gosod ar 12 Tachwedd.

6.3        Sicrhaodd Nicola y Pwyllgor fod cyllideb 2015/16 yn adlewyrchu sefyllfa gyffredinol grant Bloc Cymru h.y. 1% o ostyngiad mewn termau real a bod gwahanol sefyllfaoedd yn cael eu hystyried er mwyn helpu i baratoi ar gyfer canlyniadau posibl yr Adolygiad Cynhwysfawr o Wariant yn dilyn Etholiad Cyffredinol 2015.

6.4        Gofynnodd aelodau'r Pwyllgor am i ddadansoddiad o'r arbedion Gwerth am Arian, sy'n dangos arbedion staff ac arbedion heblaw staff, gael ei ddwyn gerbron y Pwyllgor ar ddiwedd y flwyddyn.

6.5        Cyflwynodd Gareth Watts yr eitem ar Fframwaith Sicrwydd Comisiwn y Cynulliad.

6.6        Roedd y Pwyllgor yn falch o weld y gwaith yn dod i ben a gofynnodd am gael gweld y drafft terfynol yn y cyfarfod nesaf. Gwnaethant yr argymhellion a ganlyn:

-     y dylai'r gwaith sy'n cael ei wneud ar sicrwydd hefyd nodi unrhyw ddyblygu neu ormodedd o sicrwydd;

-     dylid amlygu'r cryfderau a'r diffygion yn y fframwaith;

-     dylai'r fframwaith gyfeirio at fframwaith yr achos busnes;

-     dylid cyhoeddi map sicrwydd sy'n dangos statws RAG ar gyfer pob math o sicrwydd; a

-     dylid meddwl sut i ddangos yr effeithiolrwydd parhaus hwnnw o sicrwydd o fewn y Cynulliad.

6.7        Cyflwynodd Gareth Watts y polisi Chwythu'r Chwiban diwygiedig.

6.8        Gwnaeth y Pwyllgor sylwadau ar yr angen am eglurder ynghylch pwy mae'r polisi'n ei gynnwys a'r linc i'r weithdrefn gwyno. Roeddent yn cytuno y dylid cwblhau a chyhoeddi'r polisi cyn gynted â phosibl.

7.

Cyflwyniad gan Colin Dingwall, Cyfarwyddwr y Rhaglen Gofrestru Etholiadol Unigol (IER)

Cofnodion:

7.1        Croesawodd y Cadeirydd David Melding AC, Rhodri Glyn Thomas AC, Anna Daniel a Suzanne Scarlett a chyflwynodd Colin Dingwall i'r Pwyllgor.            

7.2        Mae Colin wedi bod yn Gyfarwyddwr y Rhaglen ers ei sefydlu.  Disgrifiodd y canlynol:

-       hanfodion y rhaglen, gan gynnwys trefniadau llywodraethu cadarn;

-       rheolaeth gymhleth rhanddeiliaid gyda Gweinidogion, y Comisiwn Etholiadol ac Awdurdodau Lleol ar draws Cymru, Lloegr a'r Alban;

-       y dulliau profi capasiti a ddefnyddir, e.e. profion llwyth sylweddol o'r seilwaith TG;

-       adnabod gwendidau a phwyntiau methiant unigol lle mae angen gweithio gyda nifer o gadwyni cyflenwi;

-       pwysigrwydd meini prawf 'mynd yn fyw' cynhwysfawr; a 

-       chyfnodau olaf y rhaglen gan gynnwys canolbwyntio ar wireddu buddiannau.

7.3        Tynnodd Colin sylw at fanteision gwaith craffu allanol drwy gydol y rhaglen.  Bu darparu adnoddau yn fater allweddol drwy gydol y rhaglen, gyda'r angen am arbenigedd allanol uwch ar gyfer rhai rolau allweddol gan gynnwys Swyddfa Rheoli'r Rhaglen (PMO).  Roedd staff mewnol wedi elwa o'r arbenigedd hwn a chafodd gwybodaeth ei throsglwyddo. 

7.4        Atebodd Colin gyfres o gwestiynau a chynigiodd rhoi rhagor o gefnogaeth ac arweiniad i'r Comisiwn yn y dyfodol. 

7.5        Diolchodd y Pwyllgor i Colin am ei gyflwyniad cynhwysfawr a diddorol.

 

8.

Trafodaeth Strategol Ehangach

Cofnodion:

8.1        Cyflwynodd Claire yr eitem ar Risg Corfforaethol a thynnodd sylw at y penderfyniadau a wnaed yng nghyfarfod diwethaf y Bwrdd Rheoli. 

8.2        Trafododd aelodau'r Pwyllgor y risgiau corfforaethol a statig a'r ffordd y caiff y risgiau eu hadolygu. Gwnaethant yr argymhellion a ganlyn:

-     dylid nodi risgiau a materion a sefydlu cofrestri ar wahân i bob un;

-     dylid fformatio risgiau corfforaethol a statig a'u cyflwyno yn yr un modd; a

-     dylid ystyried ychwanegu risg gorfforaethol at reoli prosiectau a rhaglenni.

8.3        Cafwyd trafodaeth ynghylch y risg o ran capasiti corfforaethol a sut yr ymdrinnir â hynny. Awgrymwyd y dylid ymestyn yr amserlen ar gyfer cael gwared ar y risg i adlewyrchu lefel y gwaith a'r newid yn y Cynulliad.

8.4        Cyflwynodd Claire yr adroddiad perfformiad corfforaethol er gwybodaeth.

8.5        Croesawodd y Cadeirydd Anna Daniel i'r drafodaeth ar Newid Cyfansoddiadol yn y Dyfodol. 

8.6        Eglurodd Claire y newidiadau ers 2011.  Cyflwynwyd y llinell amser ganlynol:  

-       Sefydlu Comisiwn Silk (cyhoeddwyd yr adroddiad cyntaf ym mis Tachwedd 2012);

-       dadleuon dilynol yn Nhŷ'r Cyffredin a Thŷ'r Arglwyddi;

-       Bil Cymru i gael Cydsyniad Brenhinol erbyn mis Mai 2015.  Byddai pwerau ariannol a diwygio etholiadol yn dilyn yn y blynyddoedd i ddod. 

8.7        Disgrifiodd Anna'r gwaith cynllunio capasiti y mae'r Gwasanaeth Trawsnewid Strategol yn ei wneud ar gyfer Aelodau Cynulliad ychwanegol.  Roedd y rhaglen ddeddfwriaethol gyfredol yn hynod heriol a'r pwysau ar yr Aelodau Cynulliad presennol yn uchel.  Roedd cynigion a oedd yn cynnwys cynllunio sefyllfaoedd i gael eu trafod yng nghyfarfod nesaf Comisiwn y Cynulliad.

8.8        Cynghorodd aelodau'r Pwyllgor Claire ac Anna fod angen gwneud mwy na dim ond dyblygu strwythurau a gwasanaethau presennol i fodloni anghenion Aelodau ychwanegol.  Byddai cynllunio sefyllfaoedd mewn manylder ac adolygu prosesau busnes yn allweddol, gan gael eu llywio'n rhannol gan y newidiadau yn neddfwrfeydd yr Alban a Gogledd Iwerddon, ac ymgysylltu rhagor â hwy.

 

9.

Y wybodaeth ddiweddaraf am yr Arolwg Effeithiolrwydd

Cofnodion:

9.1        Rhoddodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y cynllun gweithredu.  Roedd wedi bod yng nghyfarfod y Comisiwn ym mis Gorffennaf a byddai'n trafod cyfleoedd ymgysylltu yn y dyfodol gyda Claire.        

9.2        Cytunodd Eric a Gareth i edrych ar opsiynau hyfforddi Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer y Pwyllgor Archwilio a dosbarthu unrhyw wybodaeth berthnasol i'r aelodau.

Camau gweithredu

-                   Gareth Watts ac Eric Gregory i drafod ystyriaeth ar y cyd y Pwyllgor o ganllawiau newydd y Swyddfa Archwilio Genedlaethol / Trysorlys Ei Mawrhydi.

-                   Eric Gregory a Claire Clancy i drafod cyfleoedd i aelodau Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y Cynulliad gysylltu â thimau'r Comisiwn.

 

10.

Papurau i’w nodi ac unrhyw fusnes arall

Cofnodion:

10.1    Gofynnodd Claire i aelodau'r Pwyllgor nodi bod ymadawiad wedi ei gymeradwyo'n anghywir gan swyddog.  Cafodd ei lofnodi gan y Pennaeth Gwasanaeth priodol ers hynny.  

10.2    Byddai'r tîm clercio'n dosbarthu Blaenraglen Waith mis Chwefror gyda'r camau gweithredu y cytunwyd arnynt.