Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes Deputy Clerk: Buddug Saer
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau buddiant Cofnodion: Ymddiheuriadau: Richard Harries, Swyddfa Archwilio Cymru Angela Burns (Aelod Cynulliad a
Chomisiynydd) 1.1
Croesawodd y
Cadeirydd y rhai a oedd yn bresennol i’r cyfarfod. 1.2
Datganodd y Cadeirydd ei fod
ar hyn o bryd yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar y Rhaglen Trawsnewid Cofrestru
Etholiadol, a byddai cyflwyniad ar y rhaglen yn y cyfarfod hwn. 1.3
Ni ddatganwyd unrhyw
fuddiannau eraill. |
|
Cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 7 Gorffennaf, y camau i’w cymryd a’r materion a oedd yn codi Cofnodion: 2.1
Cytunwyd ar y cofnodion a
rhoddodd swyddogion y wybodaeth ddiweddaraf ganlynol am y camau gweithredu sydd
heb eu cymryd. 2.2
Rhoddodd Dave Tosh y
wybodaeth ddiweddaraf ganlynol am y camau i gyflymu'r gwaith Parhad Busnes ac
ystyried dull Senedd yr Alban o ymgysylltu â'i Aelodau: -
byddai'r hyn a ddysgwyd o
ymarferion desg, a gynhaliwyd gyda 10 o 12 maes gwasanaeth i brofi eu
cynlluniau Parhad Busnes, yn cael ei ddefnyddio i lywio gwelliannau i'r
cynlluniau hynny; -
roedd trefniadau'n cael eu
gwneud ar gyfer rhagor o hyfforddiant ar reoli digwyddiadau gan dimau strategol
a thactegol cyn y gellid profi ar lefel gorfforaethol. Roedd hyn wedi'i drefnu
ar gyfer mis Ebrill 2015; a -
byddai cyngor gan Senedd yr
Alban a Chyngor Caerdydd yn llywio'r dull o ymgysylltu ag Aelodau'r Cynulliad. 2.3
Sicrhaodd Dave a Claire y
Pwyllgor nad oedd y ffaith bod y dyddiad cau ar gyfer profi corfforaethol wedi
ei ymestyn i fis Ebrill 2015 yn gwneud y Comisiwn yn fwy agored, gan fod
rheolaethau a dulliau wrth gefn sydd wedi'u profi, ar waith i ymateb i ystod o
ddigwyddiadau. Cadarnhawyd hefyd y byddai'r rhan fwyaf o argymhellion yr
archwiliad wedi eu cwblhau erbyn mis Chwefror. 2.4
Byddai'r holl gamau gweithredu
eraill yn cael eu cynnwys fel eitemau agenda yn y cyfarfod hwn, neu gyfarfodydd
yn y dyfodol. |
|
Adroddiad Gweithgarwch Archwilio Mewnol Cofnodion: 3.1
Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am y
cynnydd yn erbyn rhaglen waith 2014-15 a oedd ar y trywydd iawn ar gyfer ei
chyflwyno. Hefyd, rhoddodd y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am
weithgareddau eraill fel presenoldeb yng nghyfarfodydd y bwrdd prosiect. 3.2
Dywedodd fod cynnydd da wedi ei wneud o ran gweithredu'r
argymhellion a fyddai'n cael eu dilyn maes o law. 3.3
Rhoddodd Dave Tosh y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd
yn erbyn argymhellion yr adolygiad o lywodraethu gwybodaeth, lle canolbwyntiwyd
ar ddatrys materion ymarferol fel diogelwch asedau symudol a storio gwybodaeth.
Gofynnodd y Pwyllgor am gyflwyniad ar y Fframwaith Llywodraethu Gwybodaeth yn y
cyfarfod nesaf. 3.4
Cadarnhaodd Gareth fod yr adolygiad o ddiogelwch ffisegol
ar fin cael ei gwblhau yn ystod yr wythnosau nesaf a chytunodd i ddosbarthu'r
adroddiad i aelodau'r Pwyllgor ar ôl iddo gael ei gymeradwyo. 3.5
Llongyfarchodd y Cadeirydd Kathryn Hughes, Rheolwr Risg y
Comisiwn, ar y farn "gref" ar reolaethau'n ymwneud â rheoli risg. Camau gweithredu -
Gareth Watts i ddogfennu'n ffurfiol yr adborth a gafwyd
gan aelodau'r Pwyllgor ar adroddiadau a ddosbarthwyd yn ystod yr haf, a'i
ymatebion i hyn. Yr adborth a'r
ymatebion i gael eu cadw fel mater o drefn yn y dyfodol ar gyfer adroddiadau a
ddosberthir y tu allan i'r pwyllgor. -
Dave Tosh i roi cyflwyniad ar y Fframwaith Llywodraethu
Gwybodaeth yng nghyfarfod mis Chwefror. -
Gareth Watts i ddosbarthu'r adroddiad ar yr adolygiad o
ddiogelwch ffisegol pan fydd wedi'i gwblhau. |
|
Yr Adroddiadau Archwilio Mewnol Diweddaraf Cofnodion: 4.1
Cyflwynodd Gareth yr adroddiad ar yr adolygiad o reoli
asedau sefydlog. Mae'r holl argymhellion wedi cael eu derbyn ynghyd â'r
adroddiad dilynol ar yr adolygiad o reoli contractau cyfleusterau. 4.2
Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor mewn
perthynas ag asedau sefydlog, sicrhaodd Nicola Callow y pwyllgor: a.
y byddai cyfrifydd y Comisiwn yn gweithio gyda TGCh i
nodi asedau yr oedd angen eu cyfalafu; b.
y byddai asedau dros £5,000 yn cael eu cynnwys fel rhan
o'r adolygiad interim o'r cyfrifon; c.
y byddai rhifau cyfresol pob ased yn cael eu cofnodi cyn
diwedd y flwyddyn; a d.
bod asesiad o fod yn agored i risg o ran prydlesi wedi ei
gynnal i baratoi ar gyfer unrhyw effaith. 4.3
Cyflwynodd Gareth yr adroddiad ar yr adolygiad recriwtio
a gynhaliwyd mewn ymateb i gais gan y Prif Weithredwr. 4.4
Sicrhaodd Claire y Pwyllgor fod canlyniadau'r archwiliad
yn cael eu defnyddio i lywio cyfres o welliannau. Byddai hyn yn cynnwys: a.
datblygiad, gan y Bwrdd Rheoli, set o egwyddorion yn
ymwneud â gwneud penderfyniadau ar gyfer recriwtio; b.
sicrhau bod y polisïau, y prosesau a'r canllawiau yn
gydlynol, yn hygyrch, yn cael eu hadolygu'n rheolaidd a bod staff yn eu deall; c.
sicrhau bod y broses o fabwysiadu'r egwyddorion a'r
polisïau, a'r rhesymau dros benderfyniadau'n ymwneud ag ymarferion recriwtio yn
dryloyw; d.
sicrhau bod adolygiadau trylwyr yn cael eu cynnal ar
gyfer pob ymarfer recriwtio a fyddai'n cynnwys gwiriadau bod cofnodion wedi eu paratoi
a'u cadw yn unol â'r rheolau rheoli cofnodion a deddfwriaeth diogelu data; ac e.
annog gwell perchnogaeth o faterion yn ymwneud â
recriwtio, datblygu a pherfformiad gan Benaethiaid Gwasanaeth. 4.5
Cymeradwyodd y Pwyllgor yr ymagwedd hon a phwysleisiwyd
pwysigrwydd tryloywder, tegwch, a chadw cofnodion effeithiol. 4.6
Cynigiodd y Cadeirydd hefyd weithio gyda'r Pennaeth
Adnoddau Dynol i ddatblygu'r egwyddorion recriwtio ac adolygu'r polisïau a'r
prosesau sylfaenol. Byddai'r templed
achos busnes recriwtio yn cael ei rannu gydag aelodau'r Pwyllgor. 4.7
Rhoddodd Gareth gyflwyniad am yr adroddiad ar y prosiect
Cyflogres/Adnoddau Dynol. Cynhaliwyd yr
adolygiad gan Gareth a Gwyn Thomas, arbenigwr annibynnol. 4.8
Roedd yr adolygiad hwn yn canolbwyntio ar lywodraethu'r prosiect,
yn hytrach na swyddogaeth graidd y system.
Daeth Gareth i'r casgliad bod y cwmpas yn uchelgeisiol, yr adnoddau'n
gyfyngedig, a'r amserlenni'n sefydlog.
Roedd y ffactorau hyn yn cyfrannu at oedi wrth gyflwyno cam 1 y prosiect
Cyflogres/ Adnoddau Dynol. 4.9
Nid oedd ei adroddiad yn tynnu sylw at unigolion, ond yn amlygu argymhellion
ynghylch cwestiynau a allai fod wedi cael eu codi gan y Bwrdd Buddsoddi a'r
Bwrdd Rheoli. 4.10
Roedd aelodau'r Pwyllgor yn synnu bod unigolion a oedd ag
ychydig neu ddim profiad o reoli prosiectau wedi'u haseinio i'r prosiect pwysig
a chymhleth hwn a bod atebion a oedd yn gwrth-ddweud ei gilydd gymaint yn cael
eu rhoi i rai o'r cwestiynau a ofynnwyd i'r tîm prosiect. 4.11 Roedd Claire yn siomedig ac yn rhwystredig nad oedd y prosiect hwn yn cael ei gyflawni i safon arferol prosiectau cymhleth, proffil uchel eraill o fewn y Comisiwn. ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am Archwilio Allanol Cofnodion: 5.1
Cyflwynodd Mark Jones yr eitem hon a chadarnhaodd fod y
prosiect twyll cyflenwyr a'r prosiect
Cyflogres/Adnoddau Dynol wedi'u cynnwys yn llawn yn Llythyr Rheoli
2013-14. 5.2
Holodd y Pwyllgor ynglŷn â'r cynnydd o ran cael system
newydd yn lle'r system cyllid CODA.
Cadarnhaodd Mark fod sicrwydd cyffredinol o ran pa mor agored i risg
roedd y Cynulliad a chytunodd Nicola i roi'r wybodaeth ddiweddaraf yn llawn i'r
Pwyllgor yng nghyfarfod mis Chwefror. 5.3
Soniodd Mark am rai newidiadau i dîm archwilio Swyddfa
Archwilio Cymru yn y dyfodol a chytunodd i roi gwybod i Claire am y newidiadau
hyn. Camau
gweithredu -
Nicola Callow i roi gwybod i
aelodau'r Pwyllgor am ymateb y Pwyllgor Cyllid i Archwilydd Cyffredinol Cymru ynghylch
ffi archwilio 2015-16 (i'w ystyried gan y Pwyllgor Cyllid ar ddiwedd mis
Tachwedd). -
Gareth Watts i drafod y sylw a roddir i archwilio
rheolaethau ariannol gyda Swyddfa Archwilio Cymru. -
Nicola Callow i sicrhau bod yr holl argymhellion sydd heb
eu gweithredu yn cael eu cymeradwyo yn y Llythyr Rheoli mewn da bryd cyn diwedd
y flwyddyn. -
Nicola Callow i gyflwyno cynlluniau wrth gefn ar gyfer y
system CODA. |
|
Llywodraethu Comisiwn y Cynulliad Cofnodion: 6.1
Cyflwynodd Nicola Callow yr
eitem ar sefyllfa cyllideb 2014/15 a dogfen cyllideb derfynol 2015/16. 6.2
Dywedodd Nicola fod yr
alldro a ragwelir ar hyn o bryd yn danwariant o £200K-£300K ond byddai'r ffigur
hwnnw'n newid wrth i ddiwedd y flwyddyn ddynesu. Caiff dogfen y gyllideb ar
gyfer 2015/16 ei gosod ar 12 Tachwedd. 6.3
Sicrhaodd Nicola y Pwyllgor
fod cyllideb 2015/16 yn adlewyrchu sefyllfa gyffredinol grant Bloc Cymru h.y.
1% o ostyngiad mewn termau real a bod gwahanol sefyllfaoedd yn cael eu
hystyried er mwyn helpu i baratoi ar gyfer canlyniadau posibl yr Adolygiad
Cynhwysfawr o Wariant yn dilyn Etholiad Cyffredinol 2015. 6.4
Gofynnodd aelodau'r Pwyllgor
am i ddadansoddiad o'r arbedion Gwerth am Arian, sy'n dangos arbedion staff ac
arbedion heblaw staff, gael ei ddwyn gerbron y Pwyllgor ar ddiwedd y flwyddyn. 6.5
Cyflwynodd Gareth Watts yr eitem
ar Fframwaith Sicrwydd Comisiwn y Cynulliad. 6.6
Roedd y Pwyllgor yn falch o
weld y gwaith yn dod i ben a gofynnodd am gael gweld y drafft terfynol yn y
cyfarfod nesaf. Gwnaethant yr argymhellion a ganlyn: - y dylai'r gwaith sy'n cael ei wneud ar sicrwydd hefyd nodi unrhyw
ddyblygu neu ormodedd o sicrwydd; - dylid amlygu'r cryfderau a'r diffygion yn y fframwaith; - dylai'r fframwaith gyfeirio at fframwaith yr achos busnes; - dylid cyhoeddi map sicrwydd sy'n dangos statws RAG ar gyfer pob math o
sicrwydd; a - dylid meddwl sut i ddangos yr effeithiolrwydd parhaus hwnnw o sicrwydd o
fewn y Cynulliad. 6.7
Cyflwynodd Gareth Watts y
polisi Chwythu'r Chwiban diwygiedig. 6.8
Gwnaeth y Pwyllgor sylwadau
ar yr angen am eglurder ynghylch pwy mae'r polisi'n ei gynnwys a'r linc i'r weithdrefn
gwyno. Roeddent yn cytuno y dylid cwblhau a chyhoeddi'r polisi cyn gynted â
phosibl. |
|
Cyflwyniad gan Colin Dingwall, Cyfarwyddwr y Rhaglen Gofrestru Etholiadol Unigol (IER) Cofnodion: 7.1
Croesawodd y Cadeirydd David
Melding AC, Rhodri Glyn Thomas AC, Anna Daniel a Suzanne Scarlett a chyflwynodd
Colin Dingwall i'r Pwyllgor. 7.2
Mae Colin wedi bod yn
Gyfarwyddwr y Rhaglen ers ei sefydlu.
Disgrifiodd y canlynol: - hanfodion y rhaglen, gan gynnwys trefniadau llywodraethu cadarn; - rheolaeth gymhleth rhanddeiliaid gyda Gweinidogion, y Comisiwn Etholiadol
ac Awdurdodau Lleol ar draws Cymru, Lloegr a'r Alban; - y dulliau profi capasiti a ddefnyddir, e.e. profion llwyth sylweddol o'r
seilwaith TG; - adnabod gwendidau a phwyntiau methiant unigol lle mae angen gweithio gyda
nifer o gadwyni cyflenwi; - pwysigrwydd meini prawf 'mynd yn fyw' cynhwysfawr; a - chyfnodau olaf y rhaglen gan gynnwys canolbwyntio ar wireddu buddiannau. 7.3
Tynnodd Colin sylw at
fanteision gwaith craffu allanol drwy gydol y rhaglen. Bu darparu adnoddau yn fater allweddol drwy
gydol y rhaglen, gyda'r angen am arbenigedd allanol uwch ar gyfer rhai rolau
allweddol gan gynnwys Swyddfa Rheoli'r Rhaglen (PMO). Roedd staff mewnol wedi elwa o'r arbenigedd
hwn a chafodd gwybodaeth ei throsglwyddo.
7.4
Atebodd Colin gyfres o
gwestiynau a chynigiodd rhoi rhagor o gefnogaeth ac arweiniad i'r Comisiwn yn y
dyfodol. 7.5
Diolchodd y Pwyllgor i Colin
am ei gyflwyniad cynhwysfawr a diddorol. |
|
Trafodaeth Strategol Ehangach Cofnodion: 8.1
Cyflwynodd Claire yr eitem
ar Risg Corfforaethol a thynnodd sylw at y penderfyniadau a wnaed yng
nghyfarfod diwethaf y Bwrdd Rheoli. 8.2
Trafododd aelodau'r Pwyllgor
y risgiau corfforaethol a statig a'r ffordd y caiff y risgiau eu hadolygu.
Gwnaethant yr argymhellion a ganlyn: -
dylid nodi risgiau a
materion a sefydlu cofrestri ar wahân i bob un; -
dylid fformatio risgiau
corfforaethol a statig a'u cyflwyno yn yr un modd; a -
dylid ystyried ychwanegu
risg gorfforaethol at reoli prosiectau a rhaglenni. 8.3
Cafwyd trafodaeth ynghylch y
risg o ran capasiti corfforaethol a sut yr ymdrinnir â hynny. Awgrymwyd y dylid
ymestyn yr amserlen ar gyfer cael gwared ar y risg i adlewyrchu lefel y gwaith
a'r newid yn y Cynulliad. 8.4
Cyflwynodd Claire yr
adroddiad perfformiad corfforaethol er gwybodaeth. 8.5
Croesawodd y Cadeirydd Anna
Daniel i'r drafodaeth ar Newid Cyfansoddiadol yn y Dyfodol. 8.6
Eglurodd Claire y newidiadau
ers 2011. Cyflwynwyd y llinell amser
ganlynol: - Sefydlu Comisiwn Silk (cyhoeddwyd yr adroddiad cyntaf ym mis Tachwedd
2012); - dadleuon dilynol yn Nhŷ'r Cyffredin a Thŷ'r Arglwyddi; - Bil Cymru i gael Cydsyniad Brenhinol erbyn mis Mai 2015. Byddai pwerau ariannol a diwygio etholiadol
yn dilyn yn y blynyddoedd i ddod. 8.7
Disgrifiodd Anna'r gwaith
cynllunio capasiti y mae'r Gwasanaeth Trawsnewid Strategol yn ei wneud ar gyfer
Aelodau Cynulliad ychwanegol. Roedd y
rhaglen ddeddfwriaethol gyfredol yn hynod heriol a'r pwysau ar yr Aelodau
Cynulliad presennol yn uchel. Roedd
cynigion a oedd yn cynnwys cynllunio sefyllfaoedd i gael eu trafod yng
nghyfarfod nesaf Comisiwn y Cynulliad. 8.8
Cynghorodd aelodau'r
Pwyllgor Claire ac Anna fod angen gwneud mwy na dim ond dyblygu strwythurau a
gwasanaethau presennol i fodloni anghenion Aelodau ychwanegol. Byddai cynllunio sefyllfaoedd mewn manylder
ac adolygu prosesau busnes yn allweddol, gan gael eu llywio'n rhannol gan y
newidiadau yn neddfwrfeydd yr Alban a Gogledd Iwerddon, ac ymgysylltu rhagor â
hwy. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am yr Arolwg Effeithiolrwydd Cofnodion: 9.1
Rhoddodd y Cadeirydd y
wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y cynllun gweithredu. Roedd wedi bod yng nghyfarfod y Comisiwn ym
mis Gorffennaf a byddai'n trafod cyfleoedd ymgysylltu yn y dyfodol gyda
Claire. 9.2
Cytunodd Eric a Gareth i
edrych ar opsiynau hyfforddi Swyddfa Archwilio Cymru ar gyfer y Pwyllgor
Archwilio a dosbarthu unrhyw wybodaeth berthnasol i'r aelodau. Camau
gweithredu -
Gareth Watts ac Eric Gregory
i drafod ystyriaeth ar y cyd y Pwyllgor o ganllawiau newydd y Swyddfa Archwilio
Genedlaethol / Trysorlys Ei Mawrhydi. -
Eric Gregory a Claire Clancy
i drafod cyfleoedd i aelodau Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Comisiwn y
Cynulliad gysylltu â thimau'r Comisiwn. |
|
Papurau i’w nodi ac unrhyw fusnes arall Cofnodion: 10.1 Gofynnodd Claire i aelodau'r Pwyllgor nodi bod ymadawiad wedi ei
gymeradwyo'n anghywir gan swyddog.
Cafodd ei lofnodi gan y Pennaeth Gwasanaeth priodol ers hynny. 10.2 Byddai'r tîm clercio'n dosbarthu Blaenraglen Waith mis Chwefror gyda'r
camau gweithredu y cytunwyd arnynt. |