Agenda a Chofnodion

1.1    Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod.

1.2    Nodwyd ymddiheuriadau gan Aled Eirug, Cynghorydd Annibynnol a Lee Glover, Pennaeth Archwilio Mewnol, gyda James Godsmark yn bresennol yn ei le.

ARAC (25-03) Papur 1 – Cofnodion Drafft 9 Mai 2025

ARAC (25-03) Papur 2 – Crynodeb o'r camau gweithredu

2.1    Cymeradwywyd cofnodion cyfarfod 9 Mai heb unrhyw welliannau.

2.2    Adroddodd Matthew Richards ar y prosiect archifo, gan gadarnhau digideiddio recordiadau trafodion (tapiau clyweledol) o 1999 i 2014. Roedd y gwaith o archifo papurau hyd at 2016 wedi'i gwblhau gan Lyfrgell Genedlaethol Cymru, ac roedd y gwaith o archifo dogfennau o'r Pumed Senedd yn parhau i fynd rhagddo.

2.3    Rhoddodd Mark Neilson a Tim Bernat y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ar hyfforddiant seiberddiogelwch ar gyfer dyfeisiau personol yr Aelodau, gan nodi'r adborth cadarnhaol a gafwyd eisoes, a chynlluniau ar gyfer ei gyflwyno ymhellach dros yr haf ar ôl sicrhau rhagor o gyllid.

ARAC (25-03) Paper 3 - Cyber Security Assurance Report - Q1 2025

Some details have not been captured in these minutes due to the cyber security considerations

3.1    Mark Neilson and Tim Bernat presented the Cyber Security Assurance Report, highlighting preparations for the next election and the challenges of expanding from 60 to 96 Members. Tim noted improvements in infrastructure and incident response readiness. In response to questions from the Committee around vulnerabilities, Jamie Hancock outlined investments in backup systems and internal segmentation. The team also addressed questions around supply chain security, plans for replacing infrastructure, and plans for a full test of the data centre.

3.2    The Committee thanked the team for their contributions and recognised the competing priorities across the Commission with the Change Board balancing priorities for the current and future financial years.   

ARAC (25-03) Papur 4 – diweddariad ar weithgarwch Archwilio Mewnol

4.1    Rhoddodd James Godsmark y wybodaeth ddiweddaraf am adolygiadau archwilio mewnol, gan nodi bod dau adroddiad wedi'u cwblhau, a bod eraill ar ffurf drafft. Ar ôl eu cymeradwyo, byddent yn cael eu dosbarthu i'r Pwyllgor er gwybodaeth. Byddent yn gweithio gyda swyddogion ar gynllun archwilio 2025-26 ac yn rhoi diweddariad yn y cyfarfod nesaf.

4.2    Mewn ymateb i gwestiynau'r Cadeirydd am yr adroddiad seiberddiogelwch, eglurodd James fod hwn yn cael ei ailfformatio i gyd-fynd â gofynion y Fframwaith Asesu Cyffredin.

4.3    Nododd aelodau'r Pwyllgor y cynnydd a chroesawu adroddiadau a oedd yn cael eu dosbarthu y tu allan i'r Pwyllgor.

ARAC (25-03) Papur 5 – Adroddiad ISA 260

5.1    Cyflwynodd Anthony Veale a Clare Thomas o Archwilio Cymru yr adroddiad ISA 260. Gwnaethant ddiolch i Lisa a'i thîm am eu cydweithrediad a'u cefnogaeth yn yr hyn a fu'n archwiliad heriol, gydag un camddatganiad heb ei gywiro yn ymwneud â dosbarthiad cyfalaf yn erbyn refeniw. Fe wnaethant gadarnhau barn lân yn sgil archwilio.

5.2    Nododd Lisa Bowkett a Manon Antoniazzi rai trafodaethau cadarn gydag Archwilio Cymru mewn perthynas â dosbarthu gwariant. Croesawodd Lisa y farn archwilio ddiamod, a nododd danwariant o 0.96% a oedd o fewn targed y dangosydd perfformiad allweddol (neu’r KPI). Diolchodd i'w thîm, yn enwedig y Pennaeth Cyllid, am eu gwaith ar y cyfrifon a'r archwiliad. 

5.3    Nododd y Pwyllgor y gwahaniaeth barn ynghylch dosbarthu cyfalaf yn erbyn refeniw, ond gyda gwariant pellach ar y gorwel yn y meysydd hyn, anogwyd Lisa ac Archwilio Cymru i drafod dosbarthu gwariant drwy gydol y flwyddyn, nid ar ddiwedd y flwyddyn yn unig.

5.4    Cymeradwyodd y Pwyllgor y penderfyniad i beidio â diwygio'r cyfrifon oherwydd amherthnasedd. Derbyniodd yr ISA260 gyda'i farn lân yn sgil archwilio, a oedd yn golygu y gallai argymell i'r Swyddog Cyfrifyddu lofnodi'r cyfrifon.

ARAC (25-03) Papur 6 – ARA 2024-25 – papur eglurhaol

ARAC (25-03) Papur 6 – Atodiad A – ARA 2024-25

6.1    Cyflwynodd Arwyn ran naratif yr Adroddiad Blynyddol a'r Cyfrifon, gan nodi nad oedd unrhyw newidiadau ers cyflwyno'r drafft ym mis Mai. Trafododd y Pwyllgor lefel y manylder yn yr erthygl AI yn y naratif, gyda swyddogion yn nodi y byddai darllenwyr â diddordeb yn y ffordd yr oedd y Comisiwn yn ei ddefnyddio.

6.2    Cwestiynodd y Pwyllgor y disgrifiad o'r risgiau yn adran proffil risg y Datganiad Llywodraethu a chytunodd swyddogion i ystyried hyn ar gyfer datganiadau yn y dyfodol, ynghyd â'r argymhelliad gan Archwilio Cymru mewn perthynas ag ansawdd data. Canmolwyd y datganiad, a llongyfarchwyd swyddogion ar y gwaith a wnaed i ddatblygu'r fframwaith sicrwydd a lywiodd y datganiad.

6.3    Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor ynghylch cyfraddau absenoldeb salwch a adroddwyd amdanynt yn y dangosyddion perfformiad allweddol, cytunodd Leanne i drafodaeth bellach ar lesiant mewn cyfarfod yn y dyfodol (yn ymwneud ag iechyd meddwl).

6.4    Mewn perthynas ag adran gyfrifon yr adroddiad, gwahoddodd y Cadeirydd sylwadau ar yr Adroddiad Taliadau a'r datganiadau ariannol. Cyfeiriodd Lisa at y tanwariant a oedd o fewn targed y dangosydd perfformiad allweddol. Trafododd y Pwyllgor y data pensiynau a nododd Lisa y dadansoddiad a ddarparwyd gan yr actiwariaid yr oedd Archwilio Cymru wedi cytuno ag ef. Roedd elfen pensiynau'r archwiliad wedi bod yn broses fwy esmwyth nag yn y blynyddoedd blaenorol.

6.5    Myfyriodd y Cadeirydd ar set ragorol o gyfrifon a diolchodd a llongyfarchodd y Pwyllgor bawb a oedd wedi gweithio ar yr adroddiad blynyddol am eu hymdrechion.  

Camau i’w cymryd

Tîm clercio i gynnwys trafodaeth ar lesiant yn y rhaglen waith ar gyfer y dyfodol (cyfeiriad ag ystadegau absenoldeb salwch sy'n gysylltiedig ag iechyd meddwl)

ARAC (25-03) Papur 7 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu

7.1    Cyflwynodd Phil Boshier ei adroddiad diweddaru, a thynnodd sylw at y canlynol:

-       Fframwaith Sicrwydd. Byddai rheolaethau risg yn cael eu hadolygu yn ystod y flwyddyn, a byddai argymhelliad Archwilio Cymru ynghylch data yn cael sylw yn Natganiad Llywodraethu'r flwyddyn nesaf.

-       Cynllunio Strategol. Roedd y Fframwaith Adnoddau Tymor Canolig (neu’r MTRF) wedi'i ddiweddaru, ac roedd Model Gweithredu Targed yn cael ei ddatblygu a fyddai'n llywio'r Cynllun Corfforaethol ar gyfer y Seithfed Senedd. Roedd y rownd gynllunio gwasanaeth flynyddol hefyd ar y gweill, i bennu anghenion cyllidebu ac adnoddau yn y dyfodol.

-       Fframwaith Rheoli Portffolio. Roedd pedwar prosiect wedi cael eu cymeradwyo ym mhortffolio 2025-26 ac roedd rhai prosiectau arwyddocaol eraill i fod i gael eu hystyried.

-       Bwrdd Newid Senedd 26. Parhaodd y bwrdd i graffu ar ddangosfyrddau o'r prif raglenni a'r traciwr camau gweithredu o Strategaeth Newid Senedd 26.

7.2    Diolchodd y Pwyllgor i Phil am y diweddariad, a gwnaeth y sylw bod Model Gweithredu Targed yn ddatblygiad arwyddocaol. Esboniodd Phil yn fwy manwl, y broses a'r amserlen ar gyfer hyn, a datblygu catalog gwasanaethau.

Diweddariad llafar – cyflwyniad

8.1    Croesawodd y Cadeirydd Laura Williams a Laurian Hubbard i'r cyfarfod. Fe wnaethant gyflwyno diweddariad cynhwysfawr ar y Strategaeth Gyfathrebu ac Ymgysylltu, gan dynnu sylw at ymgyrchoedd llwyddiannus megis dathlu’r chwarter canrif, a thrydydd etholiad Senedd Ieuenctid Cymru.

8.2    Buont yn trafod gwelliannau mewn casglu data, ymgysylltu ar y cyfryngau cymdeithasol, a gweithredu system newydd Rheoli Cysylltiadau â Chwsmeriaid. Fe wnaethant hefyd ddisgrifio pecyn cymorth ymgyrch Senedd 26, a'r nodwedd gwrando cymdeithasol a alluogodd y tîm i fynd i'r afael â chamwybodaeth a thwyllwybodaeth.

8.3    Yn dilyn cynllun peilot 12 mis, tynnodd y tîm sylw at gyflwyniad diweddar 'Y Farchnad' a gymeradwywyd gan y Comisiynydd ac aelod o ARAC, Hefin David. Digwyddiad misol oedd hwn, ac roedd wedi profi'n ffordd effeithiol o gysylltu Aelodau â gwahanol grwpiau lobïo.

8.4    Canmolodd aelodau'r Pwyllgor effeithiolrwydd y strategaeth a diolch i'r tîm am eu cyflwyniad cynhwysfawr a manwl. Gwnaethont nodi, hefyd, yr adroddiad archwilio mewnol diweddar a ddosbarthwyd yn flaenorol.

ARAC (25-03) Papur 8 – Ymchwiliad manwl i risg gorfforaethol – diogelu data

9.1    Rhoddodd Alison (Ali) Bond drosolwg o weithgareddau diogelu data, gan gynnwys integreiddio llywodraethu Deallusrwydd Artiffisial (AI) a swyddogaethau rhyddid gwybodaeth o fewn y tîm Llywodraethu Gwybodaeth. Amlinellodd y paratoadau ar gyfer etholiadau’r Senedd sydd ar ddod, a phwysleisiodd bwysigrwydd cefnogi’r Aelodau fel rheolwyr data.

9.2    Roedd grŵp yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth (neu SIRO) wedi cytuno'n ddiweddar i adolygu Asesiadau o’r Effaith ar Ddiogelu Data risg uchel. Byddai Ali yn defnyddio ei chysylltiadau mewn deddfwrfeydd eraill i drafod y canllawiau diddymu ar waith achosion, yn enwedig gyda'r newidiadau diweddar i’r ffiniau.  

9.3    Trafododd y Pwyllgor y defnydd o sianeli cyfathrebu heb gomisiwn. Cadarnhaodd swyddogion yr angen i gryfhau'r polisi a gwreiddio newid diwylliannol mewn pryd ar gyfer y Seithfed Senedd. 

9.4    Diolchon nhw i Ali am ei diweddariad cynhwysfawr. 

Eitem lafar

10.1  Nid oedd unrhyw wyriadau o gaffael arferol i'w hadrodd ers cyfarfod mis Mai.

ARAC (25-03) Papur 9 – Y Flaenraglen Waith

11.1  Nododd y Pwyllgor y flaenraglen waith ar gyfer y dyfodol, a chytunodd i drafod y cyfarfod a drefnwyd ar gyfer 7 Gorffennaf y tu allan i'r cyfarfod ffurfiol.

Diweddariad llafar

12.1  Adroddodd Anna Daniel ar y paratoadau ar gyfer y Seithfed Senedd, gan gynnwys cynllunio senarios, casglu argymhellion ar effeithiolrwydd pwyllgorau, a'r archwiliad sensitif i rywedd o’r Senedd.  Byddai academydd annibynnol yn cynnal yr archwiliad, dan oruchwyliaeth grŵp trawsbleidiol ac o dan arweiniad Joyce Watson AS.

12.2  Cynhaliodd y Pwyllgor Busnes gyfarfodydd rheolaidd i adolygu'r Rheolau Sefydlog a phenderfyniadau eraill ynghylch mecanwaith y Seithfed Senedd. Roedd adolygiad y Bwrdd Taliadau o'r Penderfyniad bron â dod i ben. Erbyn hyn, y ffocws oedd cwblhau penderfyniadau ar gyflogau staff cymorth yr Aelodau a'r fframwaith graddio a lwfansau grwpiau gwleidyddol. Roedd aelodau newydd y Bwrdd wedi bod yn bresennol ar gyfer y trafodaethau hyn, a chroesawyd eu cyfraniadau.  

12.3  Trafododd y Pwyllgor oblygiadau adroddiad Pwyllgor Senedd y Dyfodol a phwysigrwydd cyfranogiad y Tîm Arweinyddiaeth. Roedd yn cydnabod y llwyth gwaith ychwanegol a oedd yn cael ei roi ar Benaethiaid Gwasanaeth, ond o’r farn bod eu mewnbwn i gynllunio'r senario yn amhrisiadwy, gan alluogi modd o gydnabod rhyngddibyniaethau a nodi materion allweddol a risgiau.

Eitem lafar – mae rhai manylion yn absennol o’r cofnodion hyn am resymau cyfrinachedd masnachol.

13.1  Rhoddodd Ed Williams y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ar brosiect Bae 32, gan nodi cynnydd y cyflwyniadau gan y cynigwyr. Amlinellodd sut y ffurfiwyd tîm prosiect integredig Bae 32, ac awgrymodd y dylai aelodau'r Pwyllgor gyfarfod â nhw ar ddyddiad i'w drefnu.

13.2  At hynny, rhoddodd Ed y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ar gynnydd y gwaith ar Siambr y Senedd ac ad-drefnu'r lle swyddfa yn Nhŷ Hywel, a'r opsiynau ar gyfer defnyddio'r Pierhead yn y dyfodol.

13.3  Byddai hyfywedd opsiynau masnachol ar gyfer y Pierhead yn cael ei drafod mewn cyfarfod o'r Bwrdd Newid yn y dyfodol. Cytunwyd y byddai dogfennau'n cael eu dosbarthu i'r Pwyllgor maes o law.

Camau i’w cymryd

Rhannu manylion cynigion ar gyfer defnydd posibl o’r Pierhead gydag aelodau'r Pwyllgor.

Unrhyw fater arall

Eitem 23 – Unrhyw fater arall

Eitem lafar

14.1  Roedd y Cadeirydd i gyflwyno Adroddiad Blynyddol ARAC i'r Comisiwn ddydd Llun 30 Mehefin, a gwahoddodd aelodau'r Pwyllgor i e-bostio unrhyw awgrymiadau o bwyntiau allweddol i'w pwysleisio yn ystod ei gyflwyniad.

Bu Manon Antoniazzi, Prif Weithredwr a Chlerc y Senedd, yn bresennol mewn sesiwn breifat gydag aelodau o’r Pwyllgor wedi i’r trafodion ffurfiol ddod i ben. Nid oedd unrhyw swyddogion eraill y Comisiwn yn bresennol ac ni chymerwyd cofnodion.

Disgwylir i'r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 17 Tachwedd 2025.