Agenda a Chofnodion

1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a nododd ymddiheuriadau gan Anthony Veale, Archwilio Cymru, Uzo Iwobi, Cynghorydd Annibynnol, ac Yvonne Jennings, Uwch Reolwr Prosiect TGCh.

1.2 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

ARAC (24-04) Papur 1 – Crynodeb o'r camau gweithredu

2.1 Nododd y Pwyllgor y byddai cofnodion y cyfarfod ar 10 Mehefin yn cael eu dosbarthu ar gyfer sylwadau y tu allan i'r cyfarfod.

2.2 Nododd y Pwyllgor y cynnydd yn erbyn camau gweithredu o'r cyfarfod blaenorol.

ARAC (24-04) Papur 2 – adroddiad archwilio mewnol ar lywodraethu rhaglenni a phrosiectau

3.1 Croesawodd y Cadeirydd Lee Glover, Pennaeth Archwilio Mewnol, i’r cyfarfod.

3.2 Cyflwynodd Lee yr adroddiad ar yr archwiliad diweddar ar lywodraethu rhaglenni a phrosiectau. Tynnodd sylw at argymhelliad i ffurfioli trefniadau adrodd ar raglenni Diwygio’r Senedd a Ffyrdd o Weithio mewn cyfarfodydd Pwyllgor. Nododd, er ei bod yn gadarnhaol bod diweddariadau llafar ar y ddwy raglen yn cael eu cyflwyno ym mhob cyfarfod Pwyllgor, nad oedd unrhyw waith papur yn cael ei gynhyrchu i ganiatáu amser ar gyfer craffu ymlaen llaw. Fel arfer gorau, awgrymodd y dylid cyflwyno amserlenni a chofrestrau risg rhaglenni yn rheolaidd i'r Pwyllgor.  

3.3 Croesawodd y Pwyllgor yr adroddiad hwn. Mewn perthynas â'r argymhelliad i ffurfioli trefniadau adrodd ar y ddwy raglen i'r Pwyllgor, nododd yr aelodau eu bod yn fodlon â'r diweddariadau llafar helaeth sy’n cael eu darparu ym mhob cyfarfod. Roeddent hefyd yn ystyried bod y diweddariadau a gofnodir ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol yn rhan o drefniadau adrodd ffurfiol iddynt ar gyfer y ddwy raglen. Fodd bynnag, maent yn gallu weld fantais cael adroddiadau yn cofnodi cynnydd er mwyn galluogi gwaith craffu ymlaen llaw.

3.4 Hefyd, gofynnodd aelodau'r Pwyllgor i swyddogion ystyried sicrhau bod cofrestrau risg rhaglenni ar gael iddynt; gellid cadw'r rhain yn llyfrgell aelodau'r Pwyllgor. Roeddent hefyd yn argymell bod hynt y gwaith o reoli'r risgiau corfforaethol cysylltiedig yn cael ei gyflwyno mewn ffordd a oedd yn amlygu'r newidiadau o adroddiadau blaenorol.

3.5 Cafwyd trafodaeth bellach am y trefniadau adrodd ar gyfer y ddwy raglen, fel y nodir o dan eitem 7: strwythurau llywodraethu.

Cam gweithredu

·       Swyddogion i gyflwyno cynigion ar gyfer rhannu adroddiadau cynnydd rhaglenni a chofrestrau risg gyda'r Pwyllgor.

ARAC (24-03) Papur 3 – Adroddiad ISA 260

4.1 Cyflwynodd Archwilio Cymru yr adroddiad ISA 260 terfynol. Roedd yr holl faterion heb eu datrys wedi'u cwblhau, ac roedd y farn archwilio'n parhau'n lân a heb ei diwygio. 

4.2 Talodd Clare James deyrnged i'r tîm Cyllid am eu cydweithrediad a thynnodd hi a'r Cadeirydd ill dau sylw at y berthynas waith dda rhwng y ddwy ochr.  

ARAC (24-04) Papur 4 – ARA 2023-24 – papur blaen

ARAC (24-04) Papur 4 – Atodiad A – ARA 2023-24

ARAC (24-04) Papur 4 – Atodiad A – ARA 2023-24

5.1 Cyflwynodd Arwyn Jones fersiwn terfynol Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon y Comisiwn a diolchodd i'r Pwyllgor am ei sylwadau. Yna nododd y fersiynau amrywiol a fyddai ar gael i'r cyhoedd a'r offer i'w defnyddio i fonitro nifer y darllenwyr.

5.2 Cafodd golwg yr adroddiad argraff ar y Pwyllgor a diolchodd Arwyn i'r tîm Brandio. 

5.3 Argymhellodd y Pwyllgor i'r Swyddog Cyfrifyddu y dylid llofnodi'r datganiadau ariannol ar gyfer 2023-24. Byddai llofnod electronig yn cael ei ychwanegu cyn gosod a chyhoeddi'r adroddiad.

Eitem lafar

6.1 Roedd y Pwyllgor wedi gofyn am y wybodaeth ddiweddaraf am ddefnydd y Comisiwn o Ddeallusrwydd Artiffisial (AI) a rheoli risgiau cysylltiedig, yn ogystal â’r wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect Pobl a Thaliadau (y system AD/Cyflogres newydd). Ymunodd Matthew Richards, Leanne Baker a Bedwyr Jones â’r cyfarfod ar gyfer yr eitem hon a darparwyd y wybodaeth ddiweddaraf a ganlyn.

Deallusrwydd Artiffisial (AI)

6.2 Atgoffodd Matthew y Pwyllgor am y ddau grŵp a oedd wedi'u sefydlu i reoli'r defnydd o AI: y Grŵp Llywodraethu AI (AIGG), yr oedd yn gadeirydd arno; a'r Grŵp Cyfleoedd AI, yr oedd Arwyn yn gadeirydd arno. Roedd gan y ddau grŵp aelodaeth drawsbynciol ar lefelau uwch. Amlinellodd Matthew ac Arwyn y risgiau a’r materion allweddol y mae’r grwpiau hyn yn eu hystyried, gan gynnwys agweddau cywirdeb, seiberddiogelwch, tryloywder a data personol ar ddefnyddio AI cynhyrchiol i greu cynnwys newydd.

6.3 Pwysleisiodd Matthew ac Arwyn fod dull y Comisiwn o gyflwyno'r defnydd o AI yn cael ei weithredu’n ofalus er mwyn sicrhau bod trefniadau llywodraethu a rheoli risg cadarn ar waith. Amlygwyd hefyd y cynnydd a ganlyn yn erbyn camau gweithredu:

·       datblygu polisi AI y Comisiwn i'w ystyried gan y Bwrdd Gweithredol ac Ochr yr Undebau Llafur;

·       datblygu risg gorfforaethol AI newydd, a oedd i fod i gael ei chymeradwyo gan yr AIGG cyn cael ei chyflwyno i'r Bwrdd Gweithredol, a chofrestr risg AI;

·       profi trylwyr parhaus o Co-pilot for MS365;

·       trafodaethau parhaus gydag Aelodau o’r Senedd ac ystyried polisi ar wahân ar eu cyfer hwy a’u staff;

·       trafodaethau parhaus gyda chyrff eraill, gan gynnwys seneddau’r DU, yr ICO a’r Ganolfan Gwasanaethau Digidol; ac

·       ystyried y cyfleoedd y mae defnyddio AI yn eu cyflwyno i wasanaethau’r Comisiwn megis cyfieithu, ymchwil a chyfathrebu ac ymgysylltu, yn enwedig gan y byddai 36 Aelod ychwanegol yn defnyddio gwasanaethau.

6.4 Trafododd y Pwyllgor y gwahaniaeth rhwng y defnydd o Co-Pilot for Bing, a oedd yn defnyddio data sydd ar gael ar y rhyngrwyd, a Co-Pilot for MS365, a fyddai’n defnyddio data’r Comisiwn ac a oedd felly â goblygiadau, gan gynnwys goblygiadau ynghylch sicrhau defnydd diogel o ddata personol. 6.5 Amlinellodd Matthew y rhaglen barhaus o brofi a fyddai'n cael ei gwerthuso gan yr AIGG, y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno yn ei gylch i'r Bwrdd Gweithredol.

6.6 Trafodwyd y pwyntiau canlynol hefyd mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor:

·       trafodaethau parhaus ac ymgorffori meysydd fel cadw data, hawlfraint, ac egwyddorion yn ymwneud â moeseg (yr effaith ddynol), cynaliadwyedd (fel yr angen i adeiladu canolfannau data) a chydraddoldeb yn y polisi AI a chofrestr risg AI;

·       cyfathrebu ag Aelodau o’r Senedd ynghylch eu defnydd disgwyliedig a/neu fwriadedig o AI, yn enwedig ynghylch rheoli risg a llywodraethu effeithiol;

·       ystyried y ffyrdd y gallai Aelodau o’r Senedd a’u staff gael mynediad at ddata’r Comisiwn wrth ddefnyddio Co-Pilot for MS365;

·       ystyried y sbardunau ar gyfer defnyddio cynhyrchion Microsoft yn erbyn cynhyrchion amgen;

·       hyfforddiant i bob defnyddiwr ar ddefnyddio AI cynhyrchiol, a fyddai'n cynnwys canllawiau ar sut i ofyn am wybodaeth;

·       argaeledd y Gymraeg a’r cynnig o ddarparu data i Microsoft i hwyluso cyfieithu o’r Gymraeg i’r Saesneg (mae Saesneg i’r Gymraeg eisoes ar gael ac yn cael ei ddefnyddio gan sefydliadau eraill), a sut mae’r Comisiwn yn gweithio gyda phrifysgolion a sefydliadau eraill yn sector cyhoeddus Chymru ar ddatblygu darpariaeth Gymraeg ar AI;

·       cydweithio ag Ochr yr Undebau Llafur ar yr agweddau dynol ar ddefnyddio AI, gan gynnwys drwy'r Fforwm Partneriaeth a chynrychiolaeth ar y grwpiau AI;

·       y ffyrdd y mae Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi'r Comisiwn wedi mynd i’r afael â chyfieithu peirianyddol dros y blynyddoedd diwethaf, gydag arbedion effeithlonrwydd yn arwain at addasu gwasanaethau ac arferion gwaith, gan ddiogelu swyddi; a

·       datblygu gweledigaeth ar gyfer defnyddio AI, a’r cyfleoedd y mae’n eu cyflwyno, unwaith bod y trefniadau llywodraethu ar ei ddefnydd wedi’i sefydlu.

6.6 Cymeradwyodd y Pwyllgor y dull rhagofalus sy’n cael ei fabwysiadu gan y Comisiwn a’r ffocws ar lywodraethu cadarn a rheoli risg cyn cyflwyno’r defnydd o AI. Gofynnodd y Cadeirydd am ddiweddariad mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Cam gweithredu

·       Swyddogion i roi diweddariad pellach ar y defnydd o AI i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Chwefror.

Prosiect system Adnoddau Dynol/y gyflogres

6.7 Disgrifiodd Bedwyr Jones sefyllfa bresennol y prosiect i ddisodli'r system AD/y gyflogres, a oedd yn gyffredinol ar y trywydd iawn yn erbyn y cynllun. Bu'n heriol sicrhau bod tîm y cyflenwyr yn rhoi digon o sylw i brosiect y Senedd yn erbyn cleientiaid eraill, ond bydd rheolwr y prosiect yn cyfarfod â rheolwr cyfrif y cyflenwr yn yr wythnosau nesaf i ddatrys unrhyw faterion sy'n weddill. Roedd trafodaethau gyda deddfwrfeydd eraill yn y DU a oedd hefyd yn defnyddio’r un cyflenwr prif ffrwd yn werthfawr, ac roedd swyddogion yn hyderus y byddai’r prosiect yn cael ei gyflawni ar amser. Byddai swyddogion hefyd yn parhau i bwyso am ddeialog barhaus gyda'r cyflenwr i sicrhau eu hymrwymiad i gynllun y prosiect a lefel y cymorth a amlinellir yn y contract.

6.8 Byddai'r cam profi derbyn defnyddwyr yn dechrau yn ystod toriad yr haf i brofi cydrannau craidd y system, gan ganolbwyntio'n arbennig ar elfennau'r gyflogres. Roedd adnoddau ar draws y Comisiwn wedi'u trefnu ar gyfer y cam hwn ac roedd trafodaethau gyda'r cyflenwr am eu rhan yn y profion yn parhau.

6.9 Roedd y contract ar gyfer elfen gweinyddu pensiynau'r system ar fin cael ei lofnodi ar ôl datrys problemau gyda'r cyflenwr. 

6.10 Diolchodd y Pwyllgor i Bedwyr am y diweddariad a gofynnodd am ddiweddariad pellach ym mis Medi.

Cam gweithredu

·       Swyddogion i roi diweddariad pellach ar gynnydd y prosiect Pobl a Thaliadau i'r Pwyllgor erbyn canol mis Medi.

ARAC (24-04) Papur 5 – Rheoli Newid

7.1 Croesawodd y Pwyllgor y diweddariad gan Phil Boshier ar y strwythurau llywodraethu uwch sy’n cael eu rhoi ar waith.

7.2 Eglurodd Phil fod cylch gorchwyl Bwrdd Newid y Senedd 26 wedi’i gymeradwyo mewn cyfarfod diweddar o’r Bwrdd Gweithredol. Roedd Bwrdd Rhaglen Diwygio presennol y Senedd yn cael ei ailosod fel Bwrdd Rhaglen y Seithfed Senedd. Byddai cylch gorchwyl ac aelodaeth Bwrdd y Seithfed Senedd a Bwrdd y Rhaglen Ffyrdd o Weithio yn cael eu hadolygu gan Fwrdd Newid y Senedd 26, a oedd yn cynnal goruchwyliaeth strategol o’r ddwy raglen.

7.3 Rhoddodd Phil sicrwydd i’r Pwyllgor fod trefniadau llywodraethu’r rhaglen yn cyd-fynd ag arfer gorau’r sector cyhoeddus megis Rheoli Rhaglenni Llwyddiannus (MSP).

7.4 Mewn ymateb i geisiadau gan aelodau’r Pwyllgor ynghylch yr adroddiadau a allai ddod i law, cytunodd swyddogion i ystyried rhannu adroddiadau a dangosfyrddau a gyflwynir i Fwrdd Newid y Senedd 26, neu a gynhyrchir ganddo, a sicrhau bod cofrestrau risg ar gael. Cytunwyd y byddai cynigion yn cael eu cyflwyno i’r Pwyllgor – mae cam gweithredu ar hyn wedi’i gynnwys o dan eitem 3.

7.5 Gofynnodd y Cadeirydd am ddiweddariad ar sut roedd y strwythur llywodraethu newydd yn gweithio'n ymarferol yng nghyfarfod mis Tachwedd.

7.6 Ychwanegodd Kate y byddai adolygiad archwilio mewnol llawnach o lywodraethu rhaglenni a phrosiectau, sydd i'w gynnal yn ystod y flwyddyn, yn rhoi sicrwydd ychwanegol i'r Pwyllgor.

ARAC (24-04) Papur 6 – Blaenraglen waith

8.1 Nododd y Pwyllgor y flaenraglen waith a fydd yn cael ei diweddaru i gynnwys eitemau newydd sy’n codi yn ystod y cyfarfod.

9.1 Atgoffodd y Cadeirydd y Pwyllgor y byddai'n cyflwyno ei adroddiad blynyddol yng nghyfarfod y Comisiwn ddydd Llun 15 Gorffennaf. 

9.2 Ni chodwyd unrhyw fater arall.

Disgwylir i'r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 18 Tachwedd 2024.