Agenda a Chofnodion

1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod a nododd ymddiheuriadau gan Sian Wilkins, Cyfarwyddwr Dros Dro Busnes y Senedd, ac Uzo Iwobi, Cynghorydd Annibynnol.

1.2 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

ARAC (24-03) Papur 1 – Cofnodion Drafft 3 Mai 2024

ARAC (24-03) Papur 2 – Crynodeb o'r camau gweithredu

2.1 Cymeradwywyd cofnodion cyfarfod 3 Mai yn ffurfiol a byddent yn cael eu cyhoeddi ar y wefan maes o law.

2.2 Nododd y Pwyllgor y cynnydd yn erbyn camau gweithredu o'r cyfarfod blaenorol.

ARAC (24-03) Papur 3 – yr wybodaeth ddiweddaraf am weithgarwch Archwilio Mewnol

3.1 Croesawodd y Cadeirydd Lee Glover, Pennaeth Archwilio Mewnol, i’r cyfarfod. Dywedodd Lee wrth y Pwyllgor fod dau adroddiad archwilio mewnol (sef Llywodraethu Rhaglenni a Phrosiectau, a Seiberddiogelwch) bellach gyda'r rheolwyr er mwyn ymateb iddynt ac y byddent yn cael eu rhannu â'r Pwyllgor cyn gynted ag y byddent ar gael. 

3.2 Byddai Lee yn amserlennu’r gwaith archwilio i’w wneud yn ystod 2024-25, fel y nodir yn y Strategaeth Archwilio Mewnol a gyflwynwyd i’r Pwyllgor yn y cyfarfod blaenorol. Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor, cadarnhaodd Lee a Kate fod yr archwiliad Treuliau Aelodau rheolaidd wedi’i gynnwys yn rhaglen waith 2024-25, a byddai’r adroddiad yn cael ei rannu â’r Pwyllgor fel mater o drefn.    

Cam i’w gymryd

-       Cynnwys adroddiad archwilio Llywodraethu Rhaglenni a Phrosiectau fel eitem agenda ar gyfer y cyfarfod ar 8 Gorffennaf.

ARAC (24-03) Papur 4 – Adroddiad ISA 260

4.1 Cyflwynodd Archwilio Cymru eu canfyddiadau o’r archwiliad o gyfrifon 2023-24 y Comisiwn a chrynhoi’r materion sy’n weddill (ar adeg ysgrifennu’r adroddiad hwn). Roedd un mater heb ei ddatrys yn ymwneud ag oedi cyn i'r Comisiwn dderbyn y datgeliadau pensiwn gofynnol gan MyCPS mewn perthynas â'r adroddiad tâl. Ceir rhagor o fanylion am hyn o dan eitem 5.

4.2 Cynigiodd Archwilio Cymru farn archwilio ‘gwir a theg’ diamod. Byddai geiriad yr adroddiad archwilio terfynol yn dibynnu ar dderbyn y wybodaeth sy'n weddill mewn perthynas â datgeliadau pensiwn.  

4.3 Yna esboniodd Anthony Veale y trothwy adrodd ar berthnasedd, cadarnhaodd nad oedd unrhyw gamddatganiadau heb eu cywiro yn y cyfrifon, a chyfeiriodd at y datganiadau a gywirwyd gan y rheolwyr. Crynhodd hefyd yr argymhellion a gynhwyswyd yn yr adroddiad archwilio. Diolchodd i Kate a'r tîm Cyllid am eu cymorth a'u cefnogaeth wrth ddod i gasgliadau'r archwiliad.  

4.4 Yna rhoddwyd cyfle i Kate Innes ymateb i adroddiad ISA 260. Roedd yn fodlon ar yr adroddiad a'i argymhellion a fyddai'n cael eu gweithredu. Croesawodd drafodaeth ehangach ar yr amserlenni a chynhyrchu’r cyfrifon a system i olrhain y broses archwilio, a gyflwynwyd yn ddiweddar gan Archwilio Cymru, a oedd yn fuddiol iawn iddi. 

ARAC (24-03) Papur 5 - ARA 2023-24 - papur blaen

ARAC (24-03) Papur 5 - Atodiad A – ARA 2023-24

5.1 Atgoffodd Arwyn Jones y Pwyllgor na fu unrhyw newidiadau sylweddol i'r adroddiad ers cyflwyno'r fersiwn drafft yn y chyfarfod ar 3 Mai. Disgrifiodd y broses o fewnbwn a chlirio gan y Tîm Arwain a'r Bwrdd Gweithredol, a dywedodd fod yr adroddiad ar y trywydd iawn i'w gymeradwyo yng nghyfarfod y Comisiwn ddydd Llun 17 Mehefin.

5.2 Awgrymodd aelodau'r Pwyllgor fod angen eglurhad ar yr adran proffil risg i ddisgrifio natur pob un o'r risgiau yn well. Awgrymwyd hefyd y dylid egluro'r heriau a wynebir wrth weithredu'r taliad costau byw a drafodwyd mewn sesiwn graffu o'r Pwyllgor Cyllid.

5.3 Yna, edrychwyd ar y dangosyddion perfformiad allweddol. Llongyfarchodd aelodau'r Pwyllgor y swyddogion ar y perfformiad rhagorol yn gyffredinol a ddangoswyd gan y Dangosyddion Perfformiad Allweddol. 

5.4 Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch ystadegau salwch staff, disgrifiodd Arwyn Jones a Leanne Baker Strategaeth Llesiant y Comisiwn ac eglurodd fod is-grŵp o Dîm Arwain wedi ei sefydlu i adolygu'r ystadegau, ynghyd â chanlyniadau'r arolwg staff diweddar. Byddai hyn hefyd yn cael ei gynnwys mewn diwrnod cwrdd i ffwrdd gan y Tîm Arwain ar ddiwedd mis Mehefin. Disgrifiodd Ed Williams hefyd sut roedd y tîm Adnoddau Dynol yn gweithio gyda phob maes gwasanaeth i ddatblygu eu cynlluniau lles. Roedd ymrwymiad llesiant gydag egwyddorion clir a siarter y cytunwyd arni hefyd yn cael eu datblygu. 

5.5 Cyflwynodd Kate y papur eglurhaol a oedd yn canolbwyntio ar y cyfrifon a’r mater yn ymwneud â’r oedi cyn derbyn gwybodaeth datgelu pensiynau gan MyCSP, fel y cyfeirir ato o dan eitem 4. Roedd hwn yn fater i’r DU gyfan, yr oedd ei ddatrys yn dibynnu ar gyfarwyddyd gan Drysorlys EF, ac roedd ymgynghoriad yn mynd rhagddo. Amlinellodd Kate yr opsiynau posibl pe na bai cyfeiriad yn dod a/neu os na dderbyniwyd y wybodaeth mewn pryd i osod yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon cyn dechrau toriad yr haf. Eglurodd effaith gohirio'r broses o osod y cyfrifon tan dymor yr hydref y byddai angen ei drafod gyda PAPAC o ran amseriad craffu. Croesawodd farn y Pwyllgor ar yr opsiynau a gyflwynwyd.

5.6 Nododd Arwyn y bwriad i gyhoeddi Adroddiadau Blynyddol statudol eraill (Amrywiaeth a Chynhwysiant, Ieithoedd Swyddogol a Chynaliadwyedd) ym mis Mehefin wrth iddynt ddod ar gael. Cytunodd Manon a'r Pwyllgor fod hyn yn bwysig at ddibenion craffu. 

5.7 Nododd y Cadeirydd fod y cyfrifon wedi'u llunio i foddhad Archwilio Cymru, swyddogion a'r Pwyllgor. Crynhodd gytundeb y Pwyllgor i ohirio argymell i'r Swyddog Cyfrifo lofnodi'r cyfrifon tan y cyfarfod a drefnwyd ar gyfer 8 Gorffennaf.

Eitem Lafar

6.1 Eglurodd Kate, er bod cyllideb atodol y Comisiwn wedi’i chyflwyno, y byddai oedi cyn cymeradwyo oherwydd na fyddai Llywodraeth Cymru yn gallu gosod eu cyllideb tan yr hydref. Roedd hyn oherwydd nad oedd data rhagolygon economaidd Llywodraeth y DU ar gael gan na fyddai ar gael tan ar ôl yr Etholiad Cyffredinol ar 4 Gorffennaf. Byddai hyn yn effeithio ar bob sefydliad yn y sector cyhoeddus. Roedd oedi gyda'r gyllideb atodol yn golygu bod goblygiadau i'r Comisiwn a oedd yn cynnwys y rhai yn ymwneud â thrafodaethau cyflog staff.  

6.2 Cyfeiriodd Hefin David, fel aelod o’r Pwyllgor Cyllid, at y gefnogaeth drawsbleidiol i’r gyllideb atodol a nododd y byddai’r gyllideb ddrafft yn cael ei hystyried ym mis Hydref.

6.3 Nododd y Pwyllgor y diweddariad hwn a gofynnodd i Kate roi diweddariad pellach ar y gyllideb atodol pan fyddai ar gael. 

Cam i’w gymryd

-       Kate i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y gyllideb atodol pan fydd ar gael.

ARAC (24-03) Papur 6 – Diweddariad Llywodraethu

7.1 Cyflwynodd Phil Boshier yr adroddiad diweddaru ar weithgarwch a gyflawnwyd gan y tîm Llywodraethu. Tynnodd sylw at y canlynol:

- cwblhau gwaith ar y Fframwaith Sicrwydd, gyda'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol bellach wedi'i gynnwys yn Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon 2023-24;

- y gwaith a wnaed gan y tîm Caffael, a nododd yr hyfforddiant yr oeddent yn ei wneud ar y diwygiadau caffael sydd i ddod;

- cynnydd gyda'r Fframwaith Cynllunio Strategol a Rheoli Portffolio, gan nodi bod y Grŵp Rheoli Portffolio wedi argymell bod y Bwrdd Gweithredol yn rhoi awdurdod i wario canran o'r Portffolio 24 prosiect perthnasol a bod pob un wedi'i gymeradwyo; a

- gweithredu argymhellion yr adroddiad Archwilio Mewnol ar lywodraethu rhaglenni a phrosiectau sy'n ymwneud â'r rhaglen Ffyrdd o Weithio.

7.2 Diolchodd y Pwyllgor i Phil am ei ddiweddariad a byddai'n croesawu gweld y ddogfen Strategaeth Bortffolio pan fyddai ar gael. 

ARAC (24-03) Papur 7 – Risgiau corfforaethol

         ARAC (24-03) Papur 7 – Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr o Risgiau Corfforaethol

ARAC (24-03) Papur 7 – Atodiad B – Risgiau corfforaethol a nodwyd

8.1 Nododd y Pwyllgor Gofrestr Risg Gorfforaethol y Comisiwn a’r bwriad i ad-drefnu’r risgiau ynghylch Diwygio’r Senedd. Roedd yr eitem hon yn canolbwyntio ar y risg Seiber Ymosodiad (cyfeirnod ICT-R-64) a chroesawodd y Cadeirydd gynrychiolwyr o TGCh i gyflwyno diweddariad, a nododd gytundeb y byddai’r Adroddiad Sicrwydd Seiberddiogelwch chwarterol yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod mis Tachwedd.   

8.2 Cododd y swyddogion y pwyntiau canlynol:

- Roedd y sefyllfa bresennol o ran bygythiadau seiberddiogelwch yn newid o hyd ac roedd sefydliadau’n fwy tebygol nag erioed o fod yn agored i ymosodiad.

- Roedd y ffocws ar wella rheolaethau yn barhaus i atal a chanfod ymosodiadau, yn enwedig gan fod datblygiadau technolegol a digwyddiadau megis gwrthdaro ac etholiadau yn gyffredin, yn ogystal â natur soffistigedig y tactegau a ddefnyddir gan ymosodwyr.   

- Roedd y tîm TGCh yn adolygu diweddariadau a gyhoeddwyd gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol ac yn cymryd rhan mewn trafodaethau bord gron rhyng-seneddol i rannu gwybodaeth am wendidau ac i ddeall yr hyn yr oedd deddfwrfeydd eraill yn canolbwyntio arno.

- Y mesurau sy’n cael eu cymryd i annog mwy o bobl i fanteisio ar y dilysiad Aml-ffactor (MFA) yn y rhaglen FiYw. 

8.3 Croesawodd y Pwyllgor y diweddariad hwn a chwestiynodd y risgiau cadwyn gyflenwi mewn perthynas â chyflenwyr trydydd parti.

8.4 Nododd Mark Neilson fod mesurau lliniaru ynghylch risg seiberddiogelwch wedi’u cynnwys yn y cam negodi contract yn y broses gaffael, fel rhan o ofynion answyddogaethol. Lle bo’n briodol ac yn gyraeddadwy, roedd hyn yn cynnwys gofyniad i gydymffurfio â Cyber Essential Plus ac ardystiadau eraill. Am gyfnod contract gyda chyflenwr, parhaodd y tîm Seiberddiogelwch i asesu cydymffurfiaeth â safonau y cytunwyd arnynt. Cadarnhaodd Arwyn pa mor drylwyr oedd y tîm o ran herio rhinweddau seiberddiogelwch cyflenwyr i liniaru’r risgiau.

Cam i’w gymryd

-       Cynnwys manylion am ddiogelwch cadwyn gyflenwi trydydd parti yn yr Adroddiad Sicrwydd Seiberddiogelwch ac ar yr agenda ar gyfer cyfarfod mis Tachwedd.

ARAC (24-03) Papur 8 – Crynodeb o ymadawiadau

9.1 Nododd y Pwyllgor ddau achos o ymadael â’r gweithdrefnau caffael arferol.

ARAC (24-03) Papur 9 – Adroddiad Blynyddol ARAC drafft – papur eglurhaol 

ARAC (24-03) Papur 9 – Atodiad A – Adroddiad Blynyddol ARAC drafft 2023-24

10.1 Mynegodd y Cadeirydd ac aelodau'r Pwyllgor eu diolch i'r tîm Clercio am lunio drafft mor gynhwysfawr o Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor er mwyn eu hadolygu. Amlinellodd y Cadeirydd y negeseuon allweddol a ganlyn yr oedd yn bwriadu eu cyfleu i’r Comisiwn pan fydd yn cyflwyno’r adroddiad ddydd Llun 15 Gorffennaf:

- cynnydd sylweddol ar gyllidebau a fframweithiau ariannol;

- methodoleg rheoli rhaglen a phrosiect yn cael ei mabwysiadu ar gyfer y ddwy brif raglen drawsnewid;

- yr adolygiad anffurfiol o'r Strategaeth Cyfathrebu ac Ymgysylltu;

- newidiadau i'r trefniadau llywodraethu mewnol;

- cynnydd o ran polisïau a gweithdrefnau Urddas a Pharch. 

10.2 Cytunodd aelodau'r Pwyllgor â'r negeseuon allweddol hyn ac awgrymwyd y byddai hyn hefyd yn gyfle i atgoffa'r Comisiwn o'r angen i ganolbwyntio'n barhaus ar seiberddiogelwch, ac i bwysleisio'r ffactorau dynol.

10.3 Tynnodd y Cadeirydd sylw hefyd at y meysydd ffocws a awgrymwyd ar gyfer 2024-25. Nododd hefyd yr awgrym y dylid cyfeirio, yn yr adran rheolaeth ariannol, at eitem agenda ym mhob cyfarfod yn y Gwanwyn ar broses y gyllideb tair blynedd.

10.4 Diolchodd y Cadeirydd i'r Pwyllgor am eu mewnbwn a gofynnodd i sylwadau gael eu hanfon at Kathryn Hughes.  

ARAC (24-03) Papur 10 – Blaenraglen waith

11.1 Nododd y Pwyllgor y flaenraglen waith a gofynnodd am i ddiweddariad gael ei drefnu yn ystod 2024-25 ar gynnydd yn erbyn y Strategaeth Carbon Niwtral, yn enwedig mewn perthynas ag effaith gostyngiad mewn buddsoddiad cyfalaf oherwydd y cyfyngiadau cyllidebol.  

Cam i’w gymryd

-       Cynnwys diweddariad ar gynnydd yn erbyn y Strategaeth Carbon Niwtral yn ystod 2024-25

Eitem lafar

12.1 Croesawodd y Cadeirydd Anna Daniel i’r cyfarfod i gyflwyno’r wybodaeth ddiweddaraf am reoli risgiau sy’n ymwneud â Diwygio’r Senedd. Rhoddodd Anna y wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor am y meysydd a ganlyn:

- Roedd Bil Senedd Cymru (Aelodau ac Etholiadau) ar y trywydd iawn i gael Cydsyniad Brenhinol. Roedd y garreg filltir hon yn golygu y gallai'r Comisiwn wneud yr ymrwymiadau ariannol angenrheidiol i weithredu newidiadau i'r Siambr a swyddfeydd. 

- Roedd y Pwyllgor Biliau Diwygio wedi gorffen gwaith craffu Cyfnod 1 ar Fil Senedd Cymru (Rhestrau o Ymgeiswyr Etholiadol) gan drafod yr adroddiad yn y Cyfarfod Llawn ar 16 Gorffennaf, pan ddisgwylir i Lywodraeth Cymru ymateb mewn perthynas â chymhwysedd deddfwriaethol. 

- Roedd swyddogion y Comisiwn yn cynllunio ar gyfer gwahanol senarios posibl yn ymwneud â phasio deddfwriaeth ac roedd trafodaethau gyda'r Llywydd yn mynd rhagddynt yn ogystal â sesiynau briffio rheolaidd gyda'r Prif Weinidog newydd.

12.2 Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor, ymhelaethodd swyddogion ar y senarios a oedd yn cael eu hystyried a’r cynlluniau ar gyfer ymgysylltu ehangach ar Ddiwygio’r Senedd.

12.3 Diolchodd y Pwyllgor i Anna am y diweddariad hwn a byddai'n croesawu diweddariad pellach ar gynnydd yng nghyfarfod mis Tachwedd.

Eitem lafar

13.1 Rhoddodd Ed Williams ddiweddariad i'r Pwyllgor ar y tri phrosiect byw o fewn y rhaglen Ffyrdd o Weithio. Roedd cynlluniau ar gyfer 36 o swyddfeydd newydd i Aelodau a staff cymorth ar y gweill ac roedd cynigion cychwynnol yn cael eu paratoi i'w hystyried a'u cymeradwyo mewn cyfarfod o'r Comisiwn ym mis Gorffennaf.

13.2 Holodd y Pwyllgor ynghylch rhwymedigaethau a phwysau ar y Comisiynydd Safonau yn y dyfodol. Er na fyddai mwy o Aelodau o reidrwydd yn arwain at fwy o gwynion, rhoddodd swyddogion sicrwydd i’r Pwyllgor fod y Pwyllgor Safonau Ymddygiad yn adolygu’r fframwaith wrth baratoi ar gyfer y Seithfed Senedd. Byddai ymchwiliad presennol y Pwyllgor i'r Fframwaith Safonau yn bwydo i mewn i'r adolygiad hwnnw.

14.1 Ni chodwyd unrhyw fater arall.

Bu Anthony Veale, Archwilio Cymru yn bresennol mewn sesiwn breifat gydag aelodau’r Pwyllgor wedi i’r trafodion ffurfiol ddod i ben. Nid oedd unrhyw swyddogion y Comisiwn yn bresennol ac ni chymerwyd cofnodion.

Mae'r cyfarfod nesaf wedi'i drefnu ar gyfer 8 Gorffennaf 2024.