Agenda a Chofnodion

1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod a nododd ymddiheuriadau gan Siwan Davies, Clare James, Archwilio Cymru ac Uzo Iwobi, Cynghorydd Annibynnol.

1.2 Croesawodd y Cadeirydd Hefin David AS i’w gyfarfod cyntaf. Yn ddiweddar, cymerodd Hefin yr awenau fel Comisiynydd ac aelod o’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd gan Ken Skates AS.

1.3 Rhannwyd y cyfarfod yn ddwy ran, sef Rhan 1: Sicrwydd a Busnes y Pwyllgor a Rhan 2: Trafodaeth Strategol. Roedd y Cadeirydd eisoes wedi nodi mai dim ond aelodau o’r Bwrdd Gweithredol fyddai’n bresennol ar gyfer rhan 2.   

1.4 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod a nododd ymddiheuriadau gan Siwan Davies, Clare James, Archwilio Cymru ac Uzo Iwobi, Cynghorydd Annibynnol.

1.2 Croesawodd y Cadeirydd Hefin David AS i’w gyfarfod cyntaf. Yn ddiweddar, cymerodd Hefin yr awenau fel Comisiynydd ac aelod o’r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd gan Ken Skates AS.

1.3 Rhannwyd y cyfarfod yn ddwy ran, sef Rhan 1: Sicrwydd a Busnes y Pwyllgor a Rhan 2: Trafodaeth Strategol. Roedd y Cadeirydd eisoes wedi nodi mai dim ond aelodau o’r Bwrdd Gweithredol fyddai’n bresennol ar gyfer rhan 2.   

1.4 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

ARAC (24-02) Papur 1 - Cofnodion drafft cyfarfod 19 Chwefror 2024

ARAC (24-02) Papur 2 – Crynodeb o'r camau gweithredu  

2.1 Cymeradwywyd cofnodion drafft cyfarfod 19 Chwefror yn ffurfiol a byddent yn cael eu cyhoeddi ar y wefan maes o law.

2.2 Croesawodd y Cadeirydd olwg ar y fframwaith cynllunio strategol a gymeradwywyd yn ddiweddar gan y Bwrdd Gweithredol. Byddai'n cyfeirio at y diagram hwn eto wrth ystyried dogfennau strategaeth unigol.

2.3 Nododd y Pwyllgor y cynnydd yn erbyn y camau gweithredu o'r cyfarfod blaenorol.

ARAC (24-02) Papur 3 – yr wybodaeth ddiweddaraf am weithgarwch Archwilio Mewnol

3.1 Croesawodd y Cadeirydd Lee Glover, Pennaeth Archwilio Mewnol, i’r cyfarfod. Yn ogystal â chyflwyno papur, rhoddodd ddiweddariad byr ar yr Asesiad Anghenion Archwilio oedd heb ei gwblhau a dau adroddiad archwilio (sef Llywodraethu Prosiectau a Rhaglenni a Seiberddiogelwch), a ddisgwylir yn y cyfarfod nesaf.

ARAC (24-02) Papur 5 - Adroddiad penodiadau cyhoeddus Archwilio Mewnol

4.1 Cyflwynodd Lee yr adroddiad penodiadau cyhoeddus.

4.2 Cododd y Pwyllgor un pwynt o eglurhad ynghylch cost yr ymgynghorwyr chwilio recriwtio a oedd yn gyfrifoldeb i’r Comisiwn. Wedi hynny, nodwyd yr adroddiad a diolchwyd i Lee am ei gyflwyno.

ARAC (24-02) Papur 4 – Strategaeth Archwilio Mewnol 2024-25

5.1 Cafodd drafft o strategaeth archwilio mewnol 2024-25 ei gyflwyno a'i gymeradwyo mewn cyfarfod diweddar o'r Bwrdd Gweithredol. Roedd hon yn ddogfen waith o hyd, gydag aelodau'r Pwyllgor yn cael y cyfle i rannu eu barn a'u sylwadau gyda'r Pennaeth Archwilio Mewnol a swyddogion. 

5.2 Nododd y Pwyllgor fod y strategaeth yn newid dull gweithredu y blynyddoedd blaenorol, a gofynnodd am y berthynas rhwng y strategaeth newydd a’r gofrestr risg gorfforaethol. Gofynnodd yr aelodau am y ffocws sydd i’w weld ar reolaethau ariannol mewnol, ac roeddent yn gofyn am sicrwydd ynghylch cydbwysedd yr archwiliadau a gynlluniwyd ar draws y tair cyfarwyddiaeth. Roeddent hefyd yn ceisio sicrwydd bod y rhaglen o archwiliadau sydd wedi’i chynllunio yn cael ei hariannu'n ddigonol er mwyn osgoi unrhyw oedi yn y flwyddyn ariannol newydd hon.  

5.3 Cadarnhaodd Lee mai bwriad y strategaeth oedd darparu cynllun yn seiliedig ar yr asesiad o anghenion archwilio a oedd wedi ystyried manylion y gofrestr risg ac a oedd yn rhaglen dreigl tair blynedd. Roedd y cynllun hwn yn cynnwys bwriad i adolygu'r trefniadau rheoli risg, y broses cynllunio busnes a'r system pensiwn a chyflogres newydd. Byddai'r archwiliad o'r broses cynllunio busnes yn rhoi gwell dealltwriaeth o'r prosesau o fewn y sefydliad, a byddai hyn yn llywio addasiadau i'r rhaglen archwiliadau sydd wedi’i chynllunio.

5.4 Roedd y gofrestr risg yn tybio effaith gymedrol o'r trefniadau rheoli ac nid oedd yn mynd i'r afael yn llawn ag archwaeth risg y Comisiwn. Byddai'r archwiliad risg yn asesu'r gofrestr ac effaith y rheolaethau a'r sgorio a fyddai'n caniatáu i ddull gweithredu llawn yn seiliedig ar risg gael ei fabwysiadu. Byddai archwiliadau a ohiriwyd yn cael eu hymgorffori lle bo'n briodol. Byddai'r strategaeth yn cael ei datblygu ymhellach, wrth i ddealltwriaeth Lee o bob maes dyfu. Argymhellodd y dylai'r rheolwyr olrhain argymhellion archwilio sydd heb eu cyflawni ac awgrymodd gyfarfodydd chwarterol gyda'r Cadeirydd. 

5.5 Cytunodd swyddogion fod hwn yn ddull gwahanol ond roeddent yn cydnabod bod angen y rheolaethau craidd hyn ar y Pennaeth Archwilio Mewnol newydd i adeiladu arnynt ac i roi sicrwydd i'r Pwyllgor. 

5.6 Rhoddodd Archwilio Cymru ei sicrwydd drwy gadarnhau ei bod yn strategaeth gytbwys sy’n rhoi sylw i feysydd ariannol allweddol, ond y byddai angen ei hadolygu'n rheolaidd.

5.7 Croesawodd y Pwyllgor y drafodaeth hon a chyfle i fynegi eu pryderon am ehangder y ddogfen strategaeth. Roedd yn cydnabod bod hon yn rhaglen hyblyg a fyddai'n cael ei hadolygu i gynnwys meysydd ffocws ar draws y tair cyfarwyddiaeth. 

ARAC (24-02) Papur 6 – Y Siarter Archwilio Mewnol

6.1 Cyflwynodd Lee siarter archwilio mewnol i’r Pwyllgor y mae Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn ei gwneud yn ofynnol i bob gweithgaredd archwilio mewnol ei weithredu a’i gadw. Roedd y Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang (GIAS) newydd yn cael eu hadolygu gan Fwrdd Cynghori Safonau Archwilio Mewnol Sector Cyhoeddus y DU (IASAB). Roedd disgwyl i unrhyw ddiweddariadau dilynol i’r PSIAS ddod i rym o fis Ebrill 2025.

6.2 Cadarnhaodd Kate ei bod yn fodlon ar y Siarter a rannwyd yng nghyfarfod diweddar y Bwrdd Gweithredol. 

6.3 Cymeradwyodd y Pwyllgor y Siarter Archwilio Mewnol yn ffurfiol.

ARAC (24-02) Papur 7 – Adroddiad Blynyddol a Barn yr adran Archwilio Mewnol ar gyfer 2023-24

7.1 Atgoffodd Lee y Pwyllgor fod trefniadau archwilio mewnol y Senedd yn cael eu hariannu drwy fodel hybrid. Fe wnaeth y Pennaeth Llywodraethu a Sicrwydd blaenorol (a gyflawnodd rôl Pennaeth Archwilio Mewnol) adael y Senedd ym mis Gorffennaf 2023, fel y gwnaeth y Rheolwr Llywodraethu (a gyflawnodd rôl archwilydd mewnol) ym mis Mawrth 2024. Roedd trefniadau mewnol wedi bod yn destun Asesiad Ansawdd Allanol yn ystod 2023/24; daeth yr asesiad hwn i'r casgliad bod y swyddogaeth yn cydymffurfio'n gyffredinol (y lefel uchaf o gydymffurfiad) â'r PSIAS.

7.2 Nododd y Pwyllgor Adroddiad Blynyddol a Barn Lee, a dywedodd bod y farn gymedrol yn darparu lefel dda o sicrwydd.

ARAC (24-01) Papur 8 – Adroddiad Blynyddol ar Dwyll

8.1 Cyflwynodd Kate yr adroddiad hwn, gan nodi na ddaeth unrhyw achosion i’w sylw yn ystod 2023-24 o weithgarwch twyllodrus gwirioneddol neu a amheuir o ran arian parod, lwfansau a threuliau neu ddwyn asedau. 

8.2 Roedd hyfforddiant yn faes ffocws allweddol i Kate yn y misoedd nesaf. Cynigiwyd hyfforddiant gwrth-dwyll rheolaidd i bob aelod o’r tîm Cyllid a’r tîm Chymorth Busnes yr Aelodau (a oedd yn gweinyddu treuliau'r Aelodau), a rhannwyd deunydd arfer gorau yn eang.   

8.3 Gofynnodd y Pwyllgor fod y cyfleoedd hyn yn cael eu cynnig i Aelodau o’r Senedd a’u staff cymorth, a chytunodd Kate mewn egwyddor i ystyried a oedd yn briodol rhannu’r gweminarau â nhw.

8.4 Nododd y Pwyllgor yr Adroddiad Blynyddol ar Dwyll a diolchodd i Kate amdano.

ARAC (24-02) Papur 9 - Chwythu’r Chwiban a Thwyll 2024 - diweddariadau

ARAC (24-02) Papur 9 – Atodiad A – Polisi Chwythu’r Chwiban

ARAC (24-02) Papur 9 – Atodiad B – Polisi Llygrell Twyll a Llwgrwobrwyo – 2024

ARAC (24-02) Papur 9 - Atodiad C - Cynllun Ymateb i Dwyll – 2024

9.1 Cyflwynodd Kate y diweddariad blynyddol ar bolisïau Chwythu’r Chwiban a Thwyll y Comisiwn. Dywedodd na chafwyd unrhyw ddatgeliadau mewnol o dan gylch gorchwyl ein Polisi Chwythu'r Chwiban.

9.2 Dechreuodd yr Adran Busnes a Masnach adolygiad yn 2023 o fframwaith Chwythu’r Chwiban a deddfwriaeth Deddf Datgelu er Lles y Cyhoedd 1998 (PIDA), ond nid oedd wedi cyflwyno adroddiad ar ei chanfyddiadau eto. Cytunodd Kate i adrodd yn ôl i'r Pwyllgor unwaith y byddai hyn wedi'i gwblhau.  

9.3 Nododd y Pwyllgor y diweddariadau gan Kate, gan ddiolch iddi amdanynt.

ARAC (24-02) Papur 10 – Cynllun Archwilio Manwl Archwilio Cymru - 2023-24

10.1 Croesawodd y Cadeirydd Anthony Veale i’r cyfarfod. Roedd cyfanswm y ffi archwilio amcangyfrifedig o £71,627 yn seiliedig ar godi ffi wirioneddol y llynedd, a oedd £1,690 o dan yr amcangyfrif cychwynnol. Rhoddodd sicrwydd i’r Pwyllgor fod ei dîm mewn gwell sefyllfa eleni, gyda mwy o waith ymlaen llaw a chynllunio eisoes wedi dechrau, a thrafodaethau ar y gweill ar gyfer yr archwiliad pensiwn. 

10.2 Nododd Archwilio Cymru fod perthnasedd yn cael ei bennu ar hyn o bryd yn seiliedig ar gyfrifon 2022-23, ond y byddai hyn yn cael ei adolygu a’i ddiweddaru pan fyddai cyfrifon 2023-24 ar gael.

10.3 Roedd Archwilio Cymru a thîm cyllid y Comisiwn ar y trywydd iawn i ddechrau'r archwiliad ddydd Mawrth 7 Mai. 

ARAC (24-02) Papur 11 - Protocol ar gyfer Cydweithio rhwng Archwilio Mewnol ac Archwilio Allanol

11.1 Roedd y protocol yn nodi’r egwyddorion cyffredinol a’r trefniadau gwaith rhwng Archwilio Cymru (yr archwilwyr allanol) a Validera (yr archwilwyr mewnol). Sefydlodd y priod rolau a chyfrifoldebau a’r  trefniadau rhannu gwybodaeth a dogfennaeth. 

11.2 Roedd y ddwy ochr yn gweithio'n annibynnol ac roedd y protocol hwn yn nodi sut maent yn cydweithredu ac yn cydlynu eu gwaith i roi sicrwydd cyffredinol i gynnig y gwerth gorau am arian i'r Comisiwn.

11.3 Cydnabu’r Pwyllgor bwysigrwydd archwilio allanol ar y fframwaith sicrwydd ac fe wnaeth atgoffa’r archwilwyr mewnol ac allanol fod y llinellau cyfathrebu bob amser yn agored i rannu syniadau ac awgrymiadau. 

ARAC (24-02) Papur 12 – Adroddiad Blynyddol drafft 2023-24 – papur eglurhaol 

ARAC (24-02) Papur 12 – Atodiad A – drafft o Naratif yr Adroddiad Blynyddol

ARAC (24-02) Papur 12 – Atodiad B – Cyfrifon drafft

ARAC (24-02) Papur 12 – Atodiad C – Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft

12.1 Gwahoddodd y Cadeirydd Arwyn i gyflwyno’r eitem hon a gwahoddodd aelodau’r Pwyllgor i wneud sylw ar y naratif drafft a oedd wedi’i gynnwys yn Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon drafft y Comisiwn a'r Datganiad Llywodraethu drafft.

12.2 Diolchodd Arwyn i Liz Jardine, a fu’n arwain y gwaith o dynnu’r erthyglau at ei gilydd a’u hadolygu. Roedd y gwaith o gasglu data'r dangosyddion perfformiad allweddol (DPA) bron wedi'i gwblhau hefyd. Fe wnaeth atgoffa’r Pwyllgor, yn dilyn ei awgrym, fod cyfres o dudalennau gwe wedi’u cynhyrchu dros y ddwy flynedd ddiwethaf a oedd yn arddangos uchafbwyntiau o’r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon (a’r adroddiadau blynyddol eraill), gan gynnwys tudalennau nodwedd ar gyfer uchafbwyntiau penodol i ddangos sut roedd y Senedd wedi bodloni ei nodau strategol.

12.3 Dros y flwyddyn ddiwethaf, roedd tîm Arwyn wedi ymchwilio i sut roedd pobl yn cael mynediad i'r adroddiad ar-lein. Er mwyn gwella hygyrchedd a thryloywder, penderfynwyd cynnig fersiwn symlach o’r adroddiad ar-lein eleni. 

12.4 Roedd y tîm yn parhau i fod ar y trywydd iawn i gyflwyno dogfen gyflawn a therfynol yr Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon ar gyfer adolygiad aelodau'r Pwyllgor yn y cyfarfod ar 10 Mehefin 2024. Roedd y Swyddog Cyfrifyddu i fod i gymeradwyo’r Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yn dilyn cymeradwyaeth derfynol gan y Comisiwn yn ei gyfarfod nesaf yn dilyn y cyfarfod ARAC (17 Mehefin 2024).

12.5 Cytunodd y Pwyllgor i rannu ei sylwadau ynghylch y Datganiad Llywodraethu drafft erbyn dydd Gwener 10 Mai. Gofynnodd hefyd am drafodaeth ynghylch DPA i fyfyrio ar berfformiad cadarnhaol y Comisiwn o ran cyrraedd llawer o dargedau. Byddai hyn yn cael ei drefnu ar gyfer cyfarfod yn y dyfodol. Roedd yn croesawu rhesymau Arwyn dros symleiddio’r fformat a byddai’n annog mwy o bobl i gael mynediad iddo. 

Camau i’w cymryd

-       Eitem ar wahân i'w chynnwys ar yr agenda mewn cyfarfod yn y dyfodol i roi cyfle i fyfyrio ar DPA.

ARAC (24-02) Papur 13 – diweddariad llywodraethu a sicrwydd

13.1 Nododd y Cadeirydd fod Phil Boshier wedi'i benodi'n ddiweddar yn Bennaeth Dros Dro ar wasanaeth Llywodraethu'r Comisiwn. Roedd Phil wedi cynnig ei ymddiheuriadau ar gyfer y cyfarfod ond roedd wedi darparu briff cynhwysfawr a chalonogol ar ffurf e-bost. Diolchodd i Phil am ei e-bost ac roedd yn edrych ymlaen at weithio gydag ef yn y dyfodol.

13.2 Cynhaliwyd sesiwn her gynhyrchiol ar 7 Mawrth i gynnig her a chraffu annibynnol ar ddatganiadau llywodraethu’r Cyfarwyddwyr.

13.3 Cytunodd y swyddogion i ychwanegu holl bapurau perthnasol yr Bwrdd Gweithredol a'r Comisiwn (pan fo hynny'n briodol) at lyfrgell aelodau'r Pwyllgor o wybodaeth a oedd yn cael ei datblygu.  

ARAC (24-02) Papur 17 – Crynodeb o’r achosion o wyro

14.1 Nododd y Pwyllgor bedwar achos o wyro oddi wrth weithdrefnau caffael arferol a gofynnodd i’r Pennaeth Caffael adolygu’r holl achosion o’r fath dros y ddwy flynedd ddiwethaf i benderfynu a oedd unrhyw batrymau’n bodoli. Byddai eitem yn cael ei hychwanegu at y flaenraglen waith i’w chyflwyno yng nghyfarfod mis Tachwedd.

Camau i’w cymryd

-       Caffael i ddarparu adroddiad cryno/dadansoddiad o dueddiadau ar yr holl achosion o wyro o’r gweithdrefnau caffael arferol dros y ddwy flynedd ddiwethaf (i bennu unrhyw batrymau)

ARAC (24-02) Papur 14 – Y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid

15.1 Y targed ariannol oedd cyflawni alldro gweithredol diwedd blwyddyn o fewn 1.5 y cant o'r gyllideb weithredol gymeradwy a barn archwilio ddiamod. Y gyllideb weithredol gymeradwy ar gyfer 2023-24 ar ôl addasu ar gyfer y gyllideb atodol oedd £40.654 miliwn cyn cyllidebau nad ydynt yn arian parod. Y sefyllfa alldro a ragwelir ar gyfer diwedd y flwyddyn yw tanwariant o £90,000 (sy'n cyfateb i 0.22%) o'r gyllideb weithredol gymeradwy.

15.2 Er mwyn lleihau’r pwysau yn 2024-25, cyflawnwyd nifer o brosiectau yn 2023-24 â gwerth o £286,000.

15.3 Fe wnaeth y Pwyllgor longyfarch y tîm Cyllid ar y data perfformiad taliadau a nododd y colledion a'r taliadau arbennig. Fe wnaeth hefyd longyfarch y tîm cyfan am gynnal proses gyllidebol dynn iawn o ystyried y pwysau ariannol a ragwelir yn 2024-25.

ARAC (24-02) Papur 15 - Risgiau corfforaethol

ARAC (24-02) Papur 15 - Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr Risg Gorfforaethol

ARAC (24-02) Papur 15 – Atodiad B – Risgiau corfforaethol a nodwyd

16.1 Roedd y drafodaeth yn canolbwyntio’n bennaf ar y risgiau canlynol:

- Capasiti a Gallu Corfforaethol – rhoddodd Ed y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y gweithgaredd sy'n ymwneud â'r risg hon gyda'r gobaith o leihau'r sgôr tebygolrwydd. Byddai cyfyngiadau cyllidebol yn y dyfodol yn cael effaith anochel ar adnoddau.   

- Ymosodiad Seiber – roedd tîm Arwyn yn annog holl ddefnyddwyr FiYw i gofrestru ar gyfer y dilysiad aml-ffactor i ddiogelu rhag ymosodiadau ar ddata pob defnyddiwr. Croesawodd y Pwyllgor y dechnoleg hon ac roedd yn annog pob defnyddiwr i ddefnyddio proses ddilysu aml-ffactor lle bo ar gael. 

- System AD/Cyflogres – byddai adolygiad sylfaenol o'r risg hwn yn cael ei gynnal gan fod y prosiect bellach yn fyw, a byddai'n cael ei ail-fframio yn yr wythnosau nesaf. Byddai Ed, fel Uwch Berchennog Risg y prosiect, yn ymwneud â hyn. 

- Fframwaith rheoleiddio'r Aelodau: newidiadau a dealltwriaeth - cynigiodd Bil Etholiadau a Chyrff Etholedig (Cymru) newidiadau sylweddol i'r broses etholiadol ac roedd gwelliannau yn ymwneud â'r Bil hwn yn cael eu monitro. Byddai'r Pwyllgor yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am hynt y ddeddfwriaeth arfaethedig hon.   

ARAC (24-02) Papur 16 - Adroddiad Blynyddol Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth

17.1 Cyflwynodd Matthew Richards ei adroddiad blynyddol Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth cyntaf. Roedd wedi cymryd drosodd gan Ed yn y rôl yn ddiweddar. Roedd ei adroddiad yn canolbwyntio ar gyflawniadau yn ystod y flwyddyn, gan gynnwys cwblhau cytundeb prosesu rhwng y Comisiwn ac Aelodau o’r Senedd.

17.2 Ffocws Matthew ar gyfer y flwyddyn i ddod oedd ceisio dileu’r defnydd o WhatsApp ar gyfer busnes y Senedd tra’n annog Aelodau i ddefnyddio Teams, ac roedd hyfforddi Aelodau ar Teams yn flaenoriaeth allweddol. Roedd y grwpiau Deallusrwydd Artiffisial (AI) wedi'u hen sefydlu ac roedd trwyddedau ar gyfer Copilot ar gyfer 365 wedi'u cymeradwyo'n ddiweddar. Byddai nifer fach o ddefnyddwyr yn cael eu nodi i brofi’r defnydd ohono. 

17.3 Diolchodd y Pwyllgor i Matthew am ei adroddiad cynhwysfawr a gofynnodd am drafodaeth ehangach ar y defnydd o AI mewn cyfarfod yn y dyfodol. 

Camau i’w cymryd

-       Eitem agenda ar ystyriaeth y Pwyllgor o ddefnydd y Comisiwn o Ddeallusrwydd Artiffisial (AI) yng nghyfarfod mis Gorffennaf i gynnwys trafodaeth ynghylch defnyddio Copilot

Eitem lafar

18.1 Gofynnodd y Cadeirydd i aelodau’r Pwyllgor ystyried hyn y tu allan i’r pwyllgor a rhannu unrhyw sylwadau â’r tîm clercio.  

ARAC (24-02) Papur 18 - Cylch Gorchwyl wedi’i ddiweddaru Ebrill 2024

19.1 Gofynnodd y Cadeirydd i aelodau’r Pwyllgor ystyried hyn y tu allan i’r pwyllgor a rhannu unrhyw sylwadau â’r tîm clercio.  

ARAC (24-02) Papur 19 – Blaenraglen waith

20.1 Gofynnodd y Cadeirydd i aelodau’r Pwyllgor ystyried hyn y tu allan i’r pwyllgor a rhannu unrhyw sylwadau â’r tîm clercio.

Eitem lafar

21.1 Croesawodd y Cadeirydd Eve Jennings i’r cyfarfod. Roedd ei diweddariad ar y prosiect system AD/Cyflogres yn cynnwys y canlynol:

- Roedd y cyfarfod i gychwyn y prosiect gyda'r cyflenwr newydd, Midland, yn gadarnhaol iawn. Roedd Midland yn cael ei ystyried yn arweinydd allweddol yn y maes ac eisoes wedi darparu system AD/Cyflogres i sawl corff cyhoeddus arall yn y DU, gan gynnwys Tŷ’r Cyffredin a Senedd yr Alban. 

- Trafodwyd camau cynllun y prosiect yn fanwl, gan gynnwys cyfarfodydd gyda rhanddeiliaid allweddol a oedd eisoes ar y gweill. 

Amlygodd y cynllun gyfyngiadau adnoddau a’r ymdrech ddwys sydd ei hangen ar draws y sefydliad i gadw at y dyddiad pan fydd y system yn fyw, sef mis Rhagfyr 2024. 

-       Rhannodd Eve bryderon gyda’r Pwyllgor ynghylch cyfluniad pensiwn MyCSP, gyda’r cymhlethdod ychwanegol o weithio gyda sefydliad arall a’r oedi a all ddigwydd o ran profi.   

-       O ran diogelwch y data personol sy'n cael ei symud o'r system bresennol i amgylchedd newydd, cadarnhaodd Eve ac Arwyn fod y tîm Diogelwch TGCh wedi cwrdd â Midland i drafod manylion y trosglwyddiad hwn. Cafodd cwestiynau answyddogaethol eu cynnwys yn y broses gaffael, ac atebodd Midland y cyfan yn gywir. Ers hynny roedd Jamie Hancock a Tim Bernat wedi cwrdd â Midland ac wedi gofyn cwestiynau trylwyr am eu prosesau. Roedd y ddau yn fodlon ar ddull Midland o ymdrin â'r data personol sensitif hwn.   

-       Roedd y contract ar gyfer y ffrwd waith gweinyddu pensiynau i fod i gael ei ddyfarnu'n fuan. Roedd Eve yn gobeithio y gellid ymgorffori hyn yn y cynllun prosiect presennol. Roedd modd rheoli datrysiad am gyfnod, pe na bai modd gweithredu'r system ar yr un pryd. Roedd Kate yn gyfforddus â hyn, gan ei bod yn hyderus ynghylch ansawdd a chywirdeb y data.  

-       Amlygodd y broses gaffael i'r tîm fod y rhyngwyneb gweithwyr eisoes ar gael yn ddwyieithog, ond nid y porth rheolwyr, felly roedd angen ei gyfieithu. Roedd y tîm yn trafod gyda darparwr trydydd parti i gynhyrchu fersiwn Gymraeg. Unwaith y byddai wedi'i phrofi, gellid cyflwyno'r system i’r Aelodau a'u staff. 

-       Roedd Leanne ac Eve hefyd wedi cwrdd â Senedd yr Alban a Thŷ’r Cyffredin a oedd yn gweithredu i-Trent ar hyn o bryd. Yn ffodus i’r Comisiwn, roedd y ddau sefydliad ar wahanol gamau gweithredu felly roedd y trafodaethau hynny wedi bod yn ddefnyddiol iawn o ran rhannu gwersi a ddysgwyd.  

21.2 Croesawodd y Pwyllgor y diweddariad cynhwysfawr hwn a dymunodd y gorau i Eve. Roedd yn edrych ymlaen at gael y wybodaeth ddiweddaraf yn y dyfodol am gynnydd y prosiect hwn.

Camau i’w cymryd

-       Y Pwyllgor i gael y diweddaraf am gynnydd y prosiect.

Diweddariad llafar

22.1 Cadarnhaodd y Cadeirydd y byddai'r eitem hon yn cael ei hystyried mewn cyfarfod yn y dyfodol.

Diweddariad llafar

23.1 Arweiniodd Ed drafodaeth ar y rhaglen Ffyrdd o Weithio, gan gynnwys Bay 32, Tŷ Hywel 26 a Senedd 26. Disgrifiodd y gweithgarwch dwys o amgylch y tri phrosiect, yn enwedig gweithio gydag Avison Young i ddatblygu achos busnes amlinellol. Derbyniwyd ymatebion i'r Hysbysiad Gwybodaeth Ymlaen Llaw a gyhoeddwyd ym mis Mawrth, a oedd yn galonogol. Nid oedd Llywodraeth Cymru wedi penderfynu eto ar ei defnydd o Dŷ Hywel ond roedd disgwyl penderfyniad mewn egwyddor y mis hwn. Roedd sesiynau grwpiau defnyddwyr yn mynd rhagddynt ac roedd disgwyl i’r Comisiwn wneud penderfyniadau amlinellol ar brosiect Tŷ Hywel 26 ym mis Gorffennaf.

23.2 Ar gyfer y prosiect Bae 32, byddai'r Comisiwn yn mabwysiadu'r Broses Deialog Gystadleuol ar gyfer caffael. Roedd angen manyleb fanwl o ofynion ar gyfer y broses hon, ac roedd y tîm yn trafod gyda CBRE sut i gynhyrchu'r wybodaeth, ochr yn ochr â datblygu'r achos busnes amlinellol, lle’r oedd Avison Young yn cynorthwyo.

23.3 Roedd prosiect Siambr 26 ar y cam dylunio amlinellol. Y mater allweddol oedd heb ei ddatrys oedd y ddarpariaeth TGCh yn y Siambr newydd a hefyd symud i Dŷ Hywel, a drefnwyd ar gyfer y Pasg 2025.

23.4 Roedd trefniadau adrodd i’r Bwrdd Gweithredol a'r Comisiwn wedi'u hen sefydlu a byddai rhagor o wybodaeth yn cael ei rhannu gyda'r Pwyllgor maes o law.  

23.5 Diolchodd y Pwyllgor i Ed am y wybodaeth ddiweddaraf hon.

25.1 Ni chodwyd unrhyw fater arall.

Bu Lee Glover, y Pennaeth Archwilio Mewnol, yn bresennol mewn sesiwn breifat gydag aelodau’r Pwyllgor wedi i’r trafodion ffurfiol ddod i ben. Nid oedd unrhyw swyddogion eraill y Comisiwn yn bresennol, ac ni chymerwyd cofnodion.

Trefnwyd i gynnal y cyfarfod nesaf ar 10 Mehefin 2024.