Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes Deputy Clerk: Buddug Saer
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniad, ymddiheuriadau a datgan buddiannau Cofnodion: 1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a
nododd ymddiheuriadau gan Mark Neilson, Pennaeth TGCh, a Clare James, Archwilio
Cymru. 1.2 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau. |
|
Cofnodion cyfarfod 12 Mehefin, y camau gweithredu a'r materion a gododd Cofnodion:
ARAC (23-05) Papur 2 – Crynodeb o'r camau gweithredu 2.1 Cafodd
cofnodion y cyfarfod ar 12 Mehefin eu cymeradwyo'n ffurfiol y tu allan i'r
pwyllgor a'u cyhoeddi ar y wefan. 2.2 Cynhaliwyd
dau gyfarfod anffurfiol ar 3 ac 18 Gorffennaf 2023. Ni chafodd unrhyw gofnodion
na chamau gweithredu eu cofnodi. 2.3 Nododd
y Pwyllgor y cynnydd yn erbyn y camau gweithredu o'r cyfarfod blaenorol. |
|
Adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd (gan gynnwys y cynnydd o ran gweithgarwch archwilio mewnol) Cofnodion: ARAC
(23-05) Papur 3 - Adroddiad diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd 3.1 Diolchodd y
Cadeirydd i Kathryn Hughes a Victoria Paris am eu hymdrechion i sicrhau bod y
gweithgareddau llywodraethu, sicrwydd ac archwilio yn cael eu datblygu, ac fe’u
gwahoddodd i dynnu sylw at unrhyw bwyntiau arwyddocaol o'r adroddiad diweddaru.
3.2 Tynnodd
Kathryn sylw at y canlynol mewn perthynas â gweithgarwch llywodraethu a
sicrwydd: ·
Roedd y rhaglen o gyfarfodydd 'Materion
Llywodraethu' blynyddol gyda phob Pennaeth Gwasanaeth wedi'i chwblhau. Roedd y
cyfarfodydd hyn yn ffordd ddefnyddiol o atgoffa'r meysydd a nodwyd i
ganolbwyntio arnynt yn natganiadau sicrwydd y flwyddyn flaenorol ac i drafod
unrhyw faterion neu bryderon. ·
Roedd y cylch cynllunio gwasanaethau wedi'i
adnewyddu ac roedd pob gwasanaeth wedi drafftio cynlluniau dwy flynedd.
Byddai'r Cynllun Cyflawni Corfforaethol presennol yn cael ei adnewyddu fel
Cynllun Corfforaethol dwy flynedd. 3.3 Mewn ymateb
i gwestiynau gan y Pwyllgor, cytunwyd y byddai diagram yn cael ei rannu yn
dangos y berthynas rhwng y strwythurau a'r mecanweithiau cynllunio sydd wedi'u
diweddaru. 3.4 Rhoddodd
Victoria ddiweddariad cynhwysfawr ar yr holl weithgarwch archwilio mewnol, gan
gynnwys yr adroddiadau a ddosbarthwyd yn flaenorol i aelodau'r Pwyllgor. Nodwyd
y pwyntiau a ganlyn: ·
Cytunwyd ar gwmpas yr archwiliad seiberddiogelwch
ac roedd y gwaith maes i fod i ddechrau ym mis Chwefror. ·
Nid oedd cwmpas yr adolygiad llywodraethu
prosiectau a rhaglenni wedi'i ddiffinio eto. Adolygiad i roi cyngor fyddai hwn
a byddai diweddariad pellach yn cael ei ddarparu yng nghyfarfod mis Ebrill. ·
Mae’r archwiliad o’r Strategaeth Cyfathrebu ac
Ymgysylltu a gynlluniwyd ar gyfer eleni wedi’i ohirio tan 2024-25. Caiff
adolygiad anffurfiol ei gynnal i roi'r sicrwydd angenrheidiol i'r Pwyllgor ac i
lywio cwmpas archwiliad yn y dyfodol. Cytunwyd y byddai diweddariad yn cael ei
ddarparu yng nghyfarfod mis Chwefror. 3.5 Nododd y
Cadeirydd ei fod yn gweithio gyda'r tîm clercio i ail-ddylunio'r storfa
wybodaeth sy’n cael ei rhannu gydag aelodau'r Pwyllgor. ·
Ed Williams i ddarparu
briff/diagram ar strwythurau cynllunio corfforaethol wedi'u diweddaru (gan
gwmpasu'r berthynas rhwng y Cynllun Corfforaethol, y Fframwaith Adnoddau Tymor
Canolig, cynlluniau gwasanaeth a'r Grŵp Rheoli Portffolio). ·
Arwyn Jones i roi diweddariad ar adolygiad o'r
Strategaeth Cyfathrebu ac Ymgysylltu, yng nghyfarfod mis Chwefror. |
|
Adroddiad Archwilio Mewnol Cofnodion: ARAC (23-05) Papur 4 – Parhad Busnes 4.1 Croesawodd
y Cadeirydd Lee Glover a Steve Connors i’r cyfarfod. 4.2 Canmolodd
Steve ymagwedd y Comisiwn at barhad busnes a'r ffocws ar weithgareddau busnes
hanfodol. 4.3 Tynnodd
Steve sylw at y ddibyniaeth ar drydydd partïon a sut mae’n rhaid i’r cynlluniau
parhad busnes a gynhyrchir gan y Comisiwn gydblethu â darparwyr gwasanaethau
hanfodol. Tynnodd sylw hefyd at yr angen am ymarfer parhad busnes ar gyfer y
sefydliad cyfan. 4.4 Holodd
y Pwyllgor sut y byddai'r Comisiwn yn cynllunio ar gyfer digwyddiad a fydd yn
para'n hirach, a gofynnodd am farn Validera ar hyn, yn ogystal â sganio'r
gorwel ac ailgyflwyno swyddogaethau nad oeddent wedi'u nodi fel rhai
blaenoriaeth uchel. 4.5 Llongyfarchodd
Steve y Comisiwn am y gwaith cynllunio a ddigwyddodd cyn Covid a fu’n hynod
ddefnyddiol, ond nododd fod blaenoriaethau, yn ogystal ag amser adfer rhai
gwasanaethau, wedi newid dros amser. Argymhellodd fod y camau sy’n cael eu
cymryd gan y Comisiwn yn cael eu cynnwys mewn cynlluniau yn y dyfodol er mwyn
sicrhau na chaiff yr ymatebion a'r gwersi hyn eu colli. 4.6 Cytunodd
swyddogion y dylai parhad busnes fod yn fwy strategol. Mae’r argymhellion a
nodwyd yn yr archwiliad yn cael eu datblygu ac mae trafodaethau eisoes ar y
gweill ynghylch ymarfer parhad busnes. Y tîm Llywodraethu a Sicrwydd sy’n
gyfrifol am y swyddogaeth parhad busnes, gan gynghori rheolwyr ar weithgareddau
a risgiau. Mae’r Fforwm Parhad Busnes yn parhau i gwrdd yn rheolaidd gyda
hyrwyddwyr parhad busnes ym mhob gwasanaeth.
4.7 Diolchodd
y Pwyllgor i Steve am ei gyflwyniad a byddai'n croesawu diweddariad pellach ar
gynnydd yn erbyn yr argymhellion yng nghyfarfod mis Chwefror. |
|
Asesiad Ansawdd Allanol Cofnodion: ARAC (23-05) Papur 5 – Asesiad Ansawdd Allanol 5.1 Cafodd
yr adroddiad Asesiad Ansawdd Allanol ei ddosbarthu i aelodau'r Pwyllgor ar 20
Hydref. 5.2 Roedd
swyddogion yn falch gyda'r farn o gydymffurfiad cyffredinol â Safonau Archwilio
Mewnol y Sector Cyhoeddus a Fframwaith Asesu Ansawdd Archwilio Mewnol (IAQAF)
Rheoli'r Trysorlys. Mae’r rheolwyr wedi derbyn yr argymhellion. 5.3 Mynegodd
y Pwyllgor bryderon ynghylch strwythur y tîm Llywodraethu a Sicrwydd yn y
dyfodol. Disgrifiodd Ed gyfnod o asesu swyddogaethau’r tîm a’r cyfle i ystyried
opsiynau ar gyfer strwythur priodol i gyflawni’r swyddogaethau hynny, yn
enwedig ers i’r Prif Swyddog Cyllid newydd ddechrau. Caiff ymgynghoriad ei
gynnal ar gynigion ar gyfer y strwythur, a chaiff safbwyntiau’r Pwyllgor eu
ceisio. |
|
Canllawiau Trysorlys EM/canllawiau eraill ar gyfer y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg Eitem lafar Cofnodion: Eitem lafar 6.1 Rhoddodd
Lee Glover y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am yr adolygiadau sy'n cael eu
cynnal ar safonau archwilio mewnol. Bydd y Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang
newydd, a oedd i'w cyhoeddi ym mis Ionawr 2024, yn bwydo i ddiweddariadau ar
Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS), a fydd yn cael eu hategu
gan ganllawiau manwl ar eu gweithredu maes o law. Nid oes disgwyl unrhyw
newidiadau sylweddol o ran sut y dylid cynnal gweithgarwch archwilio mewnol. |
|
Adolygu gwaith archwilio mewnol dros y blynyddoedd diwethaf Cofnodion: ARAC (23-05) Papur 6 – Archwilio Mewnol 7.1 Parthed cam gweithredu yng nghyfarfod ARAC ar
27 Ebrill, cyflwynodd Victoria amlinelliad o'r gwaith archwilio mewnol a
gyflawnwyd dros y pum mlynedd diwethaf fesul Cyfarwyddiaeth. Hefyd fe wnaeth hi
roi’r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor ynghylch argymhellion archwilio mewnol
sydd heb eu cwblhau eto. 7.2 Cafodd Covid effaith sylweddol ar weithgarwch
archwilio mewnol, ond roedd yn amlwg yn y blynyddoedd diwethaf, ers y pandemig,
y llwyddwyd i daro cydbwysedd rhwng y tair Cyfarwyddiaeth. 7.3 Disgrifiodd Victoria y broses o sefydlu’r
rhaglen archwilio yn y dyfodol a fyddai’n golygu trafod blaenoriaethau gyda
Chyfarwyddwyr unigol. 7.4 Croesawodd y Pwyllgor y diweddariad hwn ac
roedd yn annog swyddogion flaenoriaethu adnoddau i gyflawni’r argymhellion
archwilio sy’n weddill. Cytunwyd y byddai argymhellion sy'n hŷn na 6 mis yn cael eu cyflwyno i'r
Pwyllgor ddwywaith y flwyddyn. Cam i’w gymryd ·
Y tîm
clercio i sicrhau bod diweddariadau ar yr argymhellion archwilio sy’n weddill
(hŷn na 6 mis) yn cael
eu cyflwyno ddwywaith y flwyddyn. |
|
Adborth o broses archwilio 2022-23 Eitem lafar Cofnodion: Eitem lafar 8.1 Croesawodd
y Cadeirydd Anthony Veale i’r cyfarfod, a oedd yn cymryd lle Ann Marie Harkin
fel y Cyfarwyddwr Archwilio Gweithredol ar gyfrif Comisiwn y Senedd. 8.2 Amlinellodd
Kate Innes sut mae’r sesiwn gwersi a ddysgwyd gydag Archwilio Cymru wedi tynnu
sylw at nifer o resymau pam nad oedd archwiliad interim wedi’i gwblhau yn ystod
proses 2022-23. Roedd y rhain yn ymwneud yn bennaf â chyfathrebu, diffyg
archwiliad interim sylweddol oherwydd goblygiadau adnoddau yn Archwilio Cymru,
a chyflwyno’r safonau archwilio newydd, yn enwedig gan mai Comisiwn y Senedd
oedd un o’r sefydliadau cyntaf i gael ei archwilio gan ddefnyddio’r safonau
newydd hyn. Rhoddodd Anthony sicrwydd ynghylch cynllunio a phrosesau i leihau’r
siawns o unrhyw oedi wrth gwblhau’r archwiliad o gyfrifon, megis y rhai a
achoswyd gan eu defnydd o arbenigedd allanol i adolygu’r archwiliad o
bensiynau. 8.3 Fe
wnaeth Kate groesawu onestrwydd Archwilio Cymru a’i annog i godi unrhyw
faterion cyn gynted â phosibl. Bydd Archwilio Cymru yn dechrau’r archwiliad
interim yn gynnar yn 2024 a chytunodd Kate i roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r
Pwyllgor am unrhyw oedi yn yr amserlen. |
|
Adroddiad diweddaru Archwilio Cymru (gan gynnwys adroddiadau/allbynnau ac astudiaethau ac adroddiadau sector cyhoeddus ehangach a'u heffaith ar Gomisiwn y Senedd) Cofnodion: ARAC (23-05) Papur 7 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio Cymru 9.1 Hysbysodd
Anthony Veale y Pwyllgor am y cynnydd tebygol o 6.4 y cant yn y ffi archwilio
yn dilyn yr ymarfer ymgynghori arferol, a’r cynnig i wneud gwaith yn ôl
amserlen debyg i 2022-23. Roedd recriwtio a chadw yn her barhaus i Archwilio
Cymru ond roedd Anthony yn obeithiol na fyddai'n effeithio ar archwilio yfrifon
y Comisiwn, gan ychwanegu y byddai’n Archwilio Cymru yn ystyried ei strategaeth
cyflawni archwiliadau gyda phob cleient yn y misoedd nesaf. 9.2 Nid
yw llawlyfr adrodd ariannol y llywodraeth (FReM) wedi newid yn sylweddol, ond
mae’r tîm yn sganio'r gorwel a bydd yn hysbysu Kate am unrhyw newidiadau. 9.3 Erbyn
canol mis Chwefror, bydd y tîm Cyllid wedi paratoi cyfnod 10 gyda'r dogfennau
yn barod ar gyfer yr archwiliad interim erbyn trydedd wythnos mis
Chwefror. 9.4 Diolchodd
y Pwyllgor i Archwilio Cymru am y wybodaeth ddiweddaraf ac ailadroddodd yr
angen i gael gwybod am unrhyw oedi gyda'r amserlen. 9.5 Hefyd,
amlinellodd Anthony waith ehangach y sector cyhoeddus ac adroddiadau o
ddiddordeb yn y papur, gan cynnwys lincs i wybodaeth bellach. |
|
Diweddariad ar seiberddiogelwch Cofnodion: ARAC (23-05) Papur 8 - Adroddiad sicrwydd Seiberddiogelwch 10.1 Croesawodd
y Cadeirydd Jamie Hancock, Tim Bernat a Chris Weaver i'r cyfarfod a gwahoddodd
Jamie i amlinellu unrhyw uchafbwyntiau o'r adroddiad. 10.2 Tynnodd
Jamie sylw at y gwaith sy'n cael ei wneud ar seilwaith y rhwydwaith i gwneud yn
fwyfwy cadarn. Disgrifiodd Tim sut roedd y Ganolfan Gweithrediadau Diogelwch
a’r adnoddau ychwanegol ar gyfer ymchwilio ac ymdrin â digwyddiadau yn caniatáu
mwy o ffocws ar fesurau ataliol i reoli bygythiadau seiberddiogelwch. 10.3 Hefyd,
amlinellodd hefyd y digwyddiad seiberddiogelwch a gynhaliwyd dros ddeuddydd yn
y Pierhead ym mis Tachwedd. Roedd nifer dda wedi mynychu, gan gynnwys nifer o siaradwyr proffil uchel, gyda
chynrychiolwyr o bedair senedd y DU a’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol.
10.4 Mewn
ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor, canolbwyntiodd trafodaeth ehangach
ar ymosodiadau gan feddalwedd wystlo. Disgrifiodd y tîm risgiau a chanlyniadau
ymosodiad ar y Comisiwn a rôl cynlluniau ymateb i ddigwyddiadau seiber o ran
rhoi camau ar waith ar unwaith i gyfyngu ar ddigwyddiad ac i asesu maint y
difrod. Disgrifiodd y tîm hefyd yr angen am ffocws ar draws y sefydliad ar
gyfathrebu a llesiant staff ynghylch unrhyw ymosodiadau neu doriadau data, er
enghraifft wedi'u hymgorffori yn nogfennau'r cynllun ymateb. Awgrymwyd, er y
gallai TGCh hwyluso'r asesiad o’r parodrwydd i dderbyn risg, y dylai hyn hefyd
gynnwys mewnbwn gan yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth. 10.5 Holodd
y Pwyllgor ynghylch sefydlu’r grŵp Uwch-berchnogion Risg Gwybodaeth a
gofynnodd am sicrwydd bod risgiau’n cael sylw priodol, gan gynnwys y risgiau’n
ymwneud â Deallusrwydd Artiffisial. Cyfeiriodd Matthew Richards, a benodwyd yn
Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth yn ddiweddar, at ddau grŵp a oedd wedi’u
sefydlu: un dan gadeiryddiaeth Arwyn Jones i ystyried cyfleoedd Deallusrwydd
Artiffisial cynhyrchiol, a’r llall dan gadeiryddiaeth Matthew i ystyried y
risgiau. Bydd yn bwrw ymlaen â sefydlu grŵp Uwch-berchnogion Risg
Gwybodaeth yn y flwyddyn newydd a chytunodd i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r
Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Chwefror.
10.6 Diolchodd
y Cadeirydd i'r tîm am ei adroddiad cynhwysfawr a'r wybodaeth ddiweddaraf. Cam i’w gymryd ·
Matthew
Richards i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am y grŵp Uwch-berchnogion Risg
Gwybodaeth (SIRO) yng nghyfarfod mis Chwefror. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid Cofnodion: ARAC (05-22) Papur 9 - Y wybodaeth ddiweddaraf am Sefyllfa Ariannol 2023-24
a Chyllideb 2024-25 11.1 Disgrifiodd Kate yr heriau a'r prosesau o ran
sicrhau arbedion yn ystod y flwyddyn. Dywedodd wrth y Pwyllgor mai'r sefyllfa
alldro a ragwelir ar ddiwedd mis Hydref oedd £93,000, sy’n cyfateb i danwariant
o 0.003 y cant yn y gyllideb weithredol gymeradwy yn erbyn targed o 1.5 y cant.
Mae'r gwarged bach hwn o ganlyniad i'r angen i reoli pwysau cyllidebol
sylweddol oherwydd costau byw, yn ogystal â'r arbedion gofynnol a roddwyd yn ôl
ar ddechrau'r flwyddyn ariannol, sef cyfanswm o dros £1.2 miliwn. Byddai unrhyw
warged yn cael ei ddefnyddio drwy ddod â gwaith cynnal a chadw hanfodol ar yr
adeilad ymlaen. 11.2 Disgrifiodd Kate a Manon sut y gwnaed
penderfyniadau i sicrhau arbedion i ateb cais yr undebau i roi taliad costau
byw yn ystod y flwyddyn i staff, yn unol â sefydliadau eraill yn y sector
cyhoeddus. Roedd hyn yn cynnwys ymgynghoriadau ar lefel wleidyddol ac ystyried
risgiau i'r Comisiwn pe bai'r cynnig wedi'i wrthod. Fe wnaethant hefyd
amlinellu'r heriau y mae’r Comisiwn wedi'u hwynebu o ganlyniad, yn enwedig o
ran oedi prosiectau a recriwtio i lenwi swyddi gwag. 11.3 Cadarnhaodd Leanne Baker nad oedd hyn fel pe
bai wedi cael effaith ar gyfraddau trosiant staff, sydd wedi aros yn gyson dros
y tri mis diwethaf, a bod cyfraddau swyddi gwag wedi gostwng mewn gwirionedd.
Ychwanegodd fod dyddiadau cychwyn hyblyg wedi hwyluso dull mwy strategol o
recriwtio. 11.4 Cytunodd Kate i roi’r wybodaeth ddiweddaraf
i’r Pwyllgor drwy rannu gwybodaeth am gynllunio ariannol a chynllunio’r
gweithlu. 11.5 Nododd y Pwyllgor y colledion a'r taliadau
arbennig yn y papur gwybodaeth ddiweddaraf am gyllid. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf gan y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a Gweinyddiaeth Gyhoeddus a'r Pwyllgor Cyllid Diweddariad
llafar Cofnodion: Diweddariad llafar 12.1 Nododd y Cadeirydd ymddangosiadau'r Comisiwn
yn y Pwyllgor Cyllid ar 5 a 12 Hydref ac yn y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a
Gweinyddiaeth Gyhoeddus ar 12 Hydref. Roedd adroddiadau’r pwyllgorau ac
ymatebion y Comisiwn wedi'u darparu cyn y cyfarfod, ynghyd â lincs i sesiynau
craffu'r pwyllgorau ar Senedd.tv. 12.2 Cadarnhaodd Kate fod y gyllideb derfynol
wedi’i thrafod yn y Cyfarfod Llawn ar 15 Tachwedd 2023, ac wedi’i chymeradwyo.
Cyflwynwyd manylion y taliad costau byw i'r Pwyllgor Cyllid a'r goblygiadau i
staff a phrosiectau. Dywedodd Kate hefyd
wrth y Pwyllgor y byddai angen cyllideb atodol ar gyfer yr adolygiad tair
blynedd o gyfraniadau pensiwn y Gwasanaeth Sifil; cadarnhaodd Trysorlys EF y
caiff hyn ei ariannu. Nid oedd gwybodaeth am yr effaith ar gael gan Adran Actiwari’r
Llywodraeth mewn pryd i’w chynnwys yn y gyllideb. 12.3 Caiff adnoddau eu cynllunio a'u rheoli'n
ofalus drwy Fframwaith Adnoddau Tymor Canolig y Comisiwn a’u llywio gan waith
cynllunio gwasanaethau ac ymgynghori ar unrhyw arbedion cyn dyrannu cyllidebau. 12.4 Mynegodd Ken Skates ei ddiolch i'r tîm Cyllid
am ei ymdrechion yn ystod y broses o gynllunio'r gyllideb ac am ei gefnogaeth
i'r sesiynau craffu. 12.5 Anogodd y Cadeirydd swyddogion i barhau i
rannu gwybodaeth pan fydd ar gael. |
|
Crynodeb gwyro Cofnodion: ARAC (23-03) Papur 10 – Crynodeb gwyro 13.1 Nododd y Pwyllgor bedwar achos o wyro oddi ar
y gweithdrefnau caffael arferol ac ni chodwyd unrhyw bryderon. |
|
Diweddariadau corfforaethol ar raglen Diwygio'r Senedd a'r rhaglen Ffyrdd o Weithio Y wybodaeth
ddiweddaraf, ar lafar Cofnodion: Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar Rhaglen Diwygio'r Senedd 14.1 Gwahoddodd y Cadeirydd Siwan Davies i roi’r
wybodaeth ddiweddaraf am Raglen Diwygio'r Senedd. Rhoddodd Siwan sicrwydd bod y
rhaglen ar y llwybr iawn a chyfeiriodd at y canlynol yn ei diweddariad: · Cyflwynodd Llywodraeth Cymru Bil Senedd
Cymru (Aelodau ac Etholiadau) ym mis Medi, sydd wrthi’n mynd drwy broses graffu
Cyfnod 1 Pwyllgor y Senedd. Yn dilyn hyn bydd gwaith craffu Cyfnodau 2 a 3 gan
y Senedd, a disgwylir Cydsyniad Brenhinol ym mis Mehefin 2024. · Roedd y Comisiwn wedi bod yn destun craffu
ar oblygiadau cost Diwygio’r Senedd (fel sydd yn yr Asesiad Effaith
Rheoleiddiol) yn sesiynau tystiolaeth y Pwyllgor Cyllid a Phwyllgor y Bil
Diwygio ym mis Tachwedd. · Roedd disgwyl i ail Fil yn ymwneud â
chwotâu rhywedd gael ei gyflwyno ym mis Rhagfyr 2023. · Lansiodd y Bwrdd Taliadau Annibynnol
gyfres o adolygiadau thematig. Roedd y Comisiwn mewn deialog gyda’r Bwrdd mewn
perthynas â’i adolygiad o’r fframwaith rheoleiddio i gytuno ar adnoddau,
symleiddio, llywodraethu ac egluro rolau a chyfrifoldebau. Mae disgwyl i’r
Comisiwn ystyried hyn yng ngwanwyn 2024. · Mae’r Bwrdd Sicrwydd ar y Cyd a Bwrdd
Cyflawni Diwygio Etholiadol y Senedd yn Llywodraeth Cymru, sydd ill dau â
chynrychiolaeth uwch o'r Comisiwn, yn cwrdd yn rheolaidd. · Mae Bwrdd Rhaglen Diwygio’r Senedd yn
parhau i fonitro’r risgiau ar lefel rhaglen a chaiff adolygiad o risg
corfforaethol Diwygio’r Senedd ei gynnal yn gynnar yn 2024. · Mae cynlluniau ar gyfer pontio i'r
Seithfed Senedd yn cael eu datblygu yn unol â chapasiti, gallu a chynllunio'r
gweithlu a'r Cynllun Cyflawni Corfforaethol. 14.2 Mewn ymateb i gwestiynau am yr amserlen, yn
enwedig ynghylch addasu adeiladau i roi lle ar gyfer Aelodau ychwanegol,
amlinellodd Siwan ac Ed y broses gynllunio a’r amserlenni gyda’r bwriad o
ddechrau gweithio pan fydd y Bil wedi cael Cydsyniad Brenhinol. Rhagwelir y
caiff y gwaith ei gwblhau erbyn mis Ionawr 2026. Rhaglen Ffyrdd o Weithio 14.3 Gwahoddodd y Cadeirydd Ed i roi diweddariad
byr ar y Rhaglen Ffyrdd o Weithio. Amlinellodd Ed y gwaith o ddatblygu
rhagdybiaethau cynllunio, cynlluniau, opsiynau a chynigion i gyflawni'r
prosiectau byw allweddol sy'n sail i'r rhaglen gyffredinol. Byddai hyn yn
golygu: · datblygu achosion busnes ar gyfer
penderfyniadau gan y Comisiwn · datblygu rhagdybiaethau cynllunio ar gyfer
addasu swyddfeydd Tŷ Hywel erbyn 2026; · y broses gaffael ar gyfer cymorth dylunio
ar gyfer prosiect Siambr 2026; · y cynlluniau i gwblhau'r Achos Amlinellol
Strategol ar gyfer prosiect Bae 2032; yn ymwneud â darpariaeth yn y dyfodol pan
ddaw prydles Tŷ Hywel i ben; a’r · broses ar gyfer cyflwyno opsiynau a
sicrhau penderfyniadau gan y Comisiwn ar gynigion i gyflawni'r rhaglen. 14.4 Gofynnodd y Cadeirydd i swyddogion roi'r
wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am y cynnydd a'r rheolaeth ar risg, yn
enwedig mewn perthynas â chostau ac amseru’r gwaith caffael. |
|
Risgiau Corfforaethol Cofnodion: ARAC (23-05) Papur 11 – Risgiau corfforaethol ARAC (23-05) Papur 11 – Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr o Risgiau
Corfforaethol ARAC (23-05) Papur 11 - Atodiad B - Risgiau corfforaethol a nodwyd 15.1 Nododd y Pwyllgor Gofrestr o Risgiau
Corfforaethol y Comisiwn a thrafododd sut y gallai Cynghorwyr Annibynnol
ychwanegu gwerth at yr asesiad o risgiau sy'n dod i'r amlwg, megis y rhai sy'n
ymwneud ag effaith gwneud penderfyniadau gwleidyddol. 15.2 Roedd y drafodaeth yn canolbwyntio ar risgiau
diogelwch ffisegol, o ystyried y newid i’r dirwedd risg ar draws y DU. Rhoddodd
Ed sicrwydd ynghylch rheoli risg gan y tîm Diogelwch ar y cyd â’r Heddlu a’r
Bwrdd Taliadau Annibynnol mewn perthynas ag Aelodau o’r Senedd. Mae rhaglen o
asesiadau risg wedi'i chwblhau ac mae mesurau diogelwch gwell wedi'u rhoi ar
waith ar gyfer cartrefi a swyddfeydd etholaethol yr Aelodau. Mae canllawiau
hefyd wedi'u diweddaru mewn perthynas â gweithgareddau ymgysylltu. Cytunodd Ed
i ystyried pa wybodaeth i'w rhannu â'r Pwyllgor ar reoli risgiau diogelwch. |
|
Archwiliad beirniadol o un risg a nodwyd - HR-R-129: Urddas a Pharch - Comisiwn Cofnodion: ARAC (23-05) Papur 12 – Risg Gorfforaethol – Urddas a Pharch ARAC (23-05) Papur 12 – Atodiad A Risg Gorfforaethol – Urddas a Pharch 16.1 Croesawodd y Cadeirydd Matthew Richards a
Richard Thomas i'r cyfarfod. 16.2 Dywedodd Matthew wrth y Pwyllgor y lansiwyd y
polisi Urddas a Pharch gwreiddiol yn 2019. 16.3 Yn 2022, cynhaliodd y Comisiwn arolwg o’r holl
staff i weld pa mor ymwybodol oeddent o’r polisi a pha mor barod oeddent i
adrodd am ddigwyddiadau. Mae llai o achosion yn cael eu hadrodd yn y Senedd ond
un maes sydd angen rhoi sylw iddo yw parodrwydd staff yr Aelodau i adrodd am
ddigwyddiadau. 16.4 Ar 16 Tachwedd 2023, lansiodd y Pwyllgor
Safonau Ymddygiad ymchwiliad i urddas a pharch ac roedd ymgynghoriad y Pwyllgor
i fod i gau ar 22 Ionawr 2024. Ymgynghorwyd hefyd â'r Bwrdd Taliadau
Annibynnol. 16.5 Ymatebodd Matthew hefyd i gwestiynau gan y
Pwyllgor ar yr amser y mae'r broses gwynion yn ei gymryd a sut y gallai’r
amserlen atal achwynwyr posibl.
Esboniodd Matthew fod y rhai y gwneir cwynion yn eu herbyn yn cael cyfle
llawn i nodi eu safbwynt ac unrhyw dystiolaeth, a bod hyn yn anffodus yn gallu
ymestyn y broses. Roedd y Pwyllgor yn gwerthfawrogi'r materion cyfreithiol dan
sylw ac roedd am sicrhau bod digon o gymorth ar gael i'r rhai sy'n gwneud
cwynion. 16.6 Yna soniodd Matthew am ail-lansio’r gwasanaeth
swyddogion cyswllt (sydd ar gael i staff y Comisiwn a staff yr Aelodau), gyda
phosteri’n cael eu harddangos o amgylch ystâd y Senedd, yn ogystal â rhannu
ymgyrch wrth-fwlio ar fewnrwyd y staff.
Roedd Adnoddau Dynol wedi darparu hyfforddiant urddas a pharch gorfodol
i'r holl staff, gyda rhai grwpiau plaid hefyd yn cyflwyno'r hyfforddiant hwn. 16.7 Cynhaliwyd arolwg gyda staff y Comisiwn yn
2023 fel rhan o arolwg llesiant staff blynyddol y Comisiwn. Nid yw’r
canlyniadau wedi'u dadansoddi eto. Unwaith y bydd hyn ar gael, caiff y
dadansoddiad ei rannu ag aelodau'r Pwyllgor.
Cam i’w gymryd ·
Y tîm
clercio i rannu canlyniadau'r Arolwg Urddas a Pharch diweddaraf pan fyddant ar
gael a rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am ganlyniad ymgynghoriad y Pwyllgor
Safonau maes o law. |
|
Achosion o dorri rheolau gwybodaeth (dwywaith y flwyddyn) Eitem lafar Cofnodion: Eitem lafar 17.1 Hysbysodd
Matthew Richards y Pwyllgor y bu nifer o achosion o dorri rheolau data, ond nid
oedd yn teimlo bod yr un ohonynt yn peri pryder penodol. Cytunodd y Cadeirydd y
gellid rhannu'r manylion gydag aelodau'r Pwyllgor y tu allan i'r cyfarfod. |
|
Adolygiad o gylch gorchwyl y Pwyllgor Cofnodion: ARAC (23-05) Papur 13 – Cylch gorchwyl presennol 18.1 Nododd y Pwyllgor ei gylch gorchwyl a
chytunwyd nad oedd angen unrhyw newidiadau. |
|
Blaenraglen Waith Cofnodion: ARAC (23-05) Papur 14 - Y flaenraglen waith 19.1 Gofynnodd
y Pwyllgor am i’r ffyrdd y gallai’r Comisiwn ddefnyddio Deallusrwydd
Artiffisial, a’r risgiau cysylltiedig, gael eu hychwanegu at y flaenraglen
waith. Cam i’w gymryd ·
Y tîm
clercio i ychwanegu Deallusrwydd Artiffisial at y flaenraglen waith ar gyfer
cyfarfod mis Gorffennaf. |
|
Unrhyw Fusnes Arall Cofnodion: 20.1 Ni chodwyd unrhyw fater arall. Disgwylir
i'r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 19 Chwefror 2024. |