Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Lleoliad Allanol. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes  Deputy Clerk: Buddug Saer

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniad, ymddiheuriadau a datgan buddiannau

Cofnodion:

1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a chroesawodd Ed Williams yn ffurfiol i'w gyfarfod cyntaf. Nododd y Cadeirydd un ymddiheuriad gan Ann-Marie Harkin, Archwilio Cymru.

1.2 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

 

2.

Cofnodion cyfarfod 22 Tachwedd, camau gweithredu a materion yn codi

Cofnodion:

ARAC (22-01) Papur 1 - Cofnodion drafft 22 Tachwedd 2021

ARAC (22-01) Papur 2 - Crynodeb o'r camau gweithredu

2.1 Cytunwyd yn ffurfiol ar gofnodion y cyfarfod ar 22 Tachwedd gydag un gwelliant i baragraff 18.1 i'w nodi.

2.2 Gofynnodd y Pwyllgor am y wybodaeth ddiweddaraf am y prosiect archif ddigidol. Roedd Manon Antoniazzi wedi cyfarfod ag archifydd yn Llyfrgell Genedlaethol Cymru ac roedd cynlluniau ar y gweill i ail-leoli'r tapiau mewn amodau archif gyda'r bwriad o ddigideiddio yn y dyfodol. Roedd hyn ond yn berthnasol i dapiau darlledu gan fod cofnodion papur eisoes yn cael eu harchifio fel mater o drefn.

2.3 Diolchodd y Pwyllgor i'r swyddogion am y papurau a ddosbarthwyd ers cyfarfod mis Tachwedd a chroesawodd yn arbennig yr adroddiad sicrwydd seiberddiogelwch drafft newydd a manylion y Strategaeth Ystadau arfaethedig a welwyd. Croesawodd yr Aelodau'r cynnig i gynnal sesiwn friffio ar y Strategaeth Ystadau a gofynnodd am ddiweddariadau rheolaidd pan oedd hynny'n briodol.

 

Camau i’w cymryd

·       Bydd Ed Williams yn darparu sesiwn friffio i aelodau ARAC am hynt y Strategaeth Ystadau.

3.

COVID-19 - Diweddariad corfforaethol

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

Cofnodion:

Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar

3.1 Cadarnhaodd Ed fod y Grŵp Cydnerthedd a Monitro Covid (CRAM) yn parhau i gyfarfod yn wythnosol i fonitro canllawiau diweddaraf Llywodraeth Cymru. Yn dilyn y cyhoeddiad diweddar ynghylch symud i lefel rhybudd 0, roedd yr holl asesiadau risg a'r risg gorfforaethol wedi'u diweddaru. Yng ngoleuni’r disgwyl i’r cyfyngiadau gael eu llacio ymhellach, fel yr amlinellwyd ar fap ffordd Llywodraeth Cymru, roedd yr asesiad risg wedi’i ddiweddaru ar gyfer y Cyfarfod Llawn yn caniatáu i hyd at 60 Aelod o'r Senedd fod yn bresennol yn y Siambr ar ôl toriad hanner tymor mis Chwefror. Cynghorir pob Aelod i wisgo gorchuddion wyneb a gwneud prawf llif unffordd cyn dod i’r cyfarfod. Byddai staff y Comisiwn hefyd yn parhau i gael eu cynghori’n gryf i ddilyn yr un cyfarwyddyd.

3.2 Byddai lefelau capasiti cyfarfodydd y Cyfarfod Llawn a phwyllgorau'r Senedd yn cael eu monitro, a byddai'r asesiad risg corfforaethol yn cael ei ailystyried yn unol â llacio rheolau COVID-19 ymhellach. 

3.3 Rhoddodd Lowri Williams wybodaeth ychwanegol i'r Pwyllgor am sut yr oedd Adnoddau Dynol yn bwriadu cefnogi staff sy'n dychwelyd i'r ystâd a helpu i hwyluso amgylchedd gwaith mwy hyblyg. Roedd yr arolwg staff Pwls Llesiant diweddaraf i fod i gael ei gyflwyno i'r holl staff yn ddiweddarach yr wythnos honno, a fyddai'n ffynhonnell ddefnyddiol o wybodaeth fel sail i’r cynlluniau.

3.4 Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor, dywedodd Lowri ei fod yn parhau i fod yn ofynnol i staff ddefnyddio system archebu desg cyn dod i’r ystâd ac roedd hyn yn dangos bod cyfraddau presenoldeb ar gapasiti o 10-15 y cant ar hyn o bryd. Roedd llawr cyntaf Tŷ Hywel yn parhau i fod yn llawr peilot gyda chymysgedd o fannau gwaith ac ardaloedd ymneilltuo, ond gyda chymaint o bobl yn gweithio gartref, ychydig iawn o brofi a gafwyd. Roedd y system archebu desg wedi gweithio'n dda, ac, yn ogystal â hwyluso'r gwaith o lanhau'r mannau a ddefnyddiwyd, roedd hefyd yn helpu i ddatblygu'r diwylliant o weithio’n fwy hyblyg.  

3.5 Dywedodd Ed y byddai ystyriaethau pellach ynghylch meddiannaeth hefyd yn bwydo i mewn i'r strategaeth ystadau, a chadarnhaodd y byddai hyn yn cynnwys defnyddio swyddfa Bae Colwyn, sy’n swyddfa lai gyda llai o opsiynau o ran y defnydd o le. Ychwanegodd Lowri fod yr holl staff wedi ymgymryd ag asesiadau risg personol a gofynnwyd iddynt roi gwybod i’r Penaethiaid Gwasanaeth am y patrymau gweithio sydd orau ganddynt er mwyn llywio cynlluniau ar gyfer dychwelyd i’r ystâd.

3.6 Nododd y Cadeirydd fod y Comisiwn wedi ymateb yn eithriadol o dda i'r heriau a chydnabu’r ansicrwydd parhaus. Pan holwyd Ed am ddyfodol CRAM, rhagwelodd Ed y byddai’r strwythur yn parhau ar lefel weithredol, ac y byddai’r Bwrdd Gweithredol yn parhau i fod yn gyfrifol am wneud y penderfyniadau strategol angenrheidiol.

4.

Y wybodaeth ddiweddaraf o ran Llywodraethu a Sicrwydd

Cofnodion:

ARAC (22-01) Paper 3 – G&A update report 

ARAC (22-01) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a Sicrwydd
 

4.1 Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am weithgarwch llywodraethu a sicrwydd cyffredinol. Roedd y datganiadau sicrwydd ar lefel gwasanaethau wedi'u cwblhau ac roedd y Cyfarwyddwyr wedi cyflwyno eu datganiadau i'r Prif Weithredwr a'r Clerc i'w hadolygu. Cafodd y sesiwn herio arferol, y bydd y Cadeirydd ac un aelod arall o'r Pwyllgor yn ei mynychu i graffu'n annibynnol ar y broses a datganiadau'r Cyfarwyddwr, ei threfnu ar gyfer 10 Mawrth.

4.2 Yn ddiweddar, roedd Gareth wedi rhannu manylion am ddull y Comisiwn o fapio sicrwydd a chael sicrwydd lefel gwasanaeth gyda'i gymheiriaid yn Senedd yr Alban a Thŷ'r Arglwyddi. Cafodd ei wahodd i roi cyflwyniad i'w pwyllgorau archwilio yn y dyfodol.

4.3 Roedd y tîm hefyd yn arwain ar adolygiad o ddull y Comisiwn o ymdrin â pharhad busnes, ac roedd yr Asesiadau o'r Effaith ar Fusnes wedi'u cwblhau ar gyfer gwasanaethau ar draws y Comisiwn. Roedd Gareth hefyd yn cynnal adolygiad o ddull y Comisiwn o gynllunio gwasanaethau a chyflwynodd ei ganfyddiadau, ei gynigion a'r camau nesaf yn ddiweddarach yn y cyfarfod.

4.4 Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am waith cwmpasu a chynnydd gydag archwiliadau cyfredol, gan gynnwys seiberddiogelwch a gwasanaethau’r llyfrgell. Roedd hefyd wedi cynnal cyfarfod cwmpasu cychwynnol gyda chydweithwyr sy'n gyfrifol am y Cynllun Ieithoedd Swyddogol ac, fel y cytunwyd yn flaenorol, byddai'n rhannu manylion yr archwiliad hwn â'r Pwyllgor.

4.5 Gofynnodd y Pwyllgor a gasglwyd unrhyw ddata ar y defnydd o'r Gymraeg gan Aelodau o'r Senedd yn y Cyfarfod Llawn a chyfarfodydd pwyllgorau’r Senedd. Cadarnhaodd Gareth fod y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi wedi cofnodi'r data hyn, ac y byddai hyn, ynghyd ag effaith y pandemig ar ddarparu pecynnau dysgu Cymraeg, yn cael eu cynnwys yn yr adolygiad.

5.

Cynllun Archwilio Mewnol 2022-23

Cofnodion:

ARAC (22-01) Papur 4 – Cynllun Archwilio Mewnol 2022-23

5.1 Cyflwynodd Gareth ei gynllun archwilio drafft ar gyfer 2022-23 a thynnodd sylw at eitemau allweddol i’r Pwyllgor. Croesawodd y Cadeirydd y cynllun archwilio ac atgoffodd y Pwyllgor ei fod yn cael cyfarfodydd rheolaidd gyda Gareth i drafod cynnydd. Derbyniodd hefyd sicrwydd Gareth ynghylch yr adnoddau sydd ar gael i gyflawni'r cynllun, gan gynnwys defnyddio'r partner a gaiff ei ariannu ar y cyd. Croesawodd hefyd y ffaith ein bod wedi dychwelyd at raglen fwy rheolaidd o waith archwilio, yn dilyn cwpl o flynyddoedd cythryblus. 

5.2 Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, esboniodd Gareth sut y defnyddiodd y Comisiwn TIAA, fel y partneriaid archwilio mewnol a gaiff eu hariannu ar y cyd, i gynnal rhai o'r archwiliadau mwy generig, a hefyd rhywfaint a oedd yn fwy technolegol eu natur lle’r oeddent yn meddu ar arbenigedd penodol, er enghraifft ym maes TGCh. Disgrifiodd hefyd y gwerth a ychwanegwyd gan TIAA o ran ei waith ehangach yn y sector cyhoeddus. Cynigiodd roi rhagor o fanylion i aelodau'r Pwyllgor am yr archwiliadau a fydd yn cael eu cynnal gan TIAA. Dywedodd hefyd fod y contract gyda TIAA i fod i ddod i ben ar 31 Gorffennaf 2022 ac y byddai'r broses dendro yn dechrau rhwng diwedd gwanwyn a dechrau'r haf.

 

Camau i’w cymryd

·       Bydd Gareth Watts yn rhannu manylion yr archwiliadau mewnol sydd i'w cynnal gan TIAA.

6.

Trafod yr adroddiadau Archwilio Mewnol diweddaraf

Cofnodion:

ARAC (22-01) Papur 5 - Treuliau’r Aelodau 2021

6.1 Cyflwynodd Gareth adroddiad archwilio Treuliau'r Aelodau. Roedd yr adroddiad yn amlinellu’r gwaith a wnaed ar dreuliau’r Aelodau ar gyfer blwyddyn ariannol 2020-21 a’r gwaith ychwanegol a wnaed ar y taliadau sy’n ymwneud ag etholiad y Senedd ym mis Mai 2021. Ni chodwyd unrhyw argymhellion a rhoddwyd sgôr sicrwydd cyffredinol o sylweddol.

6.2 Cadarnhaodd Gareth fod gan y tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau (MBS) lefel dda o wybodaeth a dealltwriaeth o'r prosesau a'r systemau sydd ar waith, a'r rheolau sy'n ymwneud â Phenderfyniad y Bwrdd Taliadau Annibynnol. Amlygodd yr archwiliad fframwaith rheoli cadarn a chanfuwyd bod dyletswyddau wedi'u gwahanu'n effeithiol ar draws y tîm i sicrhau bod pob hawliad yn cael ei wirio gan brosesydd ac awdurdodydd ar wahân.

6.3 Cyn y broses archwilio, roedd y tîm MBS wedi darganfod mater yn ymwneud â rheolau CThEM ynghylch cymhwysedd ar gyfer symiau di-dreth ar gyfer taliadau Grant Ymaddasu. Mewn dau achos, roedd y cyfrifiad o'r taliad wedi cael ei wneud yn gywir, ond nid oedd yr elfennau treth priodol wedi mynd drwy'r system. Roedd y tîm MBS yn ymwybodol o sut yr oedd y mater hwn wedi codi ac roedd yn cymryd camau unioni ac yn rhoi mesurau diogelu ar waith i atal hyn rhag digwydd eto mewn etholiadau yn y dyfodol.

6.4 Soniodd Gareth hefyd am ei waith gyda’r prosiect i ddisodli system y gyflogres a'r bwriad o ymgorffori modiwl treuliau i ofynion y system.

6.5 Mewn ymateb i gwestiwn gan Aled ynghylch y berthynas â'r Bwrdd Taliadau Annibynnol, soniodd Gareth am ei gyfarfodydd rheolaidd gyda thîm clercio'r Bwrdd i drafod cyfathrebu ac ymgysylltu.

6.6 Nododd y Pwyllgor hefyd fod Gareth wrthi'n cwblhau'r adroddiad rheoli asedau a'i fod wedi ymgysylltu ag Aelodau sy’n gadael yn ogystal â meysydd gwasanaethau mewnol megis TGCh, MBS ac Ystadau a Chyfleusterau.

6.7 Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am yr adroddiad, a chafodd ei galonogi gan y canfyddiadau a oedd yn rhan bwysig o’r broses sicrwydd. Rhoddodd ganmoliaeth hefyd i bawb a fu'n ymwneud â'r archwiliad, ac am y disgresiwn a ddangoswyd, yn enwedig o ystyried rhai o'r materion sensitif.

7.

Y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd o ran cynllunio gwaith archwilio ar gyfer archwiliad o gyfrifon 2021-22 y Comisiwn, a diweddariad ar gamau gweithredu gweddilliol sy'n codi o'r flwyddyn flaenorol

Cofnodion:

ARAC (22-01) Papur 6 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio Cymru

7.1 Cyflwynodd Gareth Lucey fanylion cynllun Archwilio Cymru ar gyfer proses archwilio 2021-22. Oherwydd rhywfaint o waith gwaddol gweddilliol o archwiliadau 2020-21 a newidiadau amrywiol i staff yn Archwilio Cymru, nid oeddent yn gallu cadarnhau'r tîm ar gyfer archwiliad y Comisiwn ond roeddent yn gobeithio gwneud hynny yr wythnos ddilynol. Y nod oedd cynnal dau 'ymweliad' interim wythnos o hyd ar wahân ym mis Chwefror a mis Mawrth i gynnal y gwaith cynllunio a phrofi cynnar. Yna, byddai'r archwiliad terfynol yn cael ei gynnal fel y bu mewn blynyddoedd blaenorol, gan ddechrau ar, neu tua 9 Mai, gyda'r nod o gyflwyno ei adroddiad ISA 260 terfynol ym mis Mehefin.

7.2 Un ffocws o'i gynllunio ar gyfer archwiliad eleni fyddai defnydd y Comisiwn o IAS 16 i sicrhau bod gwariant cyfalaf yn cael ei adlewyrchu'n gywir yng nghyfrifon 2021-22. Diolchodd i dîm Cyllid y Comisiwn am eu gwaith helaeth yn y maes hwn ac am ddarparu gwybodaeth yn gynnar yn y broses.

7.3 Ychwanegodd Gareth nad oedd Archwilio Cymru yn gallu cadarnhau'r ffi archwilio nes bod ei gynllun ffioedd yn cael ei gymeradwyo gan yr Archwilydd Cyffredinol. Fodd bynnag, cytunodd i hysbysu'r Comisiwn ac aelodau ARAC ynghylch y ffi cyn gynted ag y bydd wedi’i chadarnhau. Er gwybodaeth, ar hyn o bryd, roedd yr ymgynghoriad ar ffioedd wedi cynnig cynnydd cyfartalog o 3.7 y cant ar raddfa ffioedd ar draws yr holl gyrff sy’n cael eu harchwilio yn y flwyddyn i ddod.

7.4 Croesawodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf am y broses archwilio a diolchodd i Gareth am gael gweld yr adroddiadau eraill yr oeddent wedi'u cynhyrchu ar draws y sector cyhoeddus ehangach. Gofynnodd iddo ef a’i dîm archwilio fod yn ymwybodol y byddai data 2021-22 yn cael eu cadw ar yr hen system gyllid, er mwyn osgoi unrhyw oedi yn y broses.

8.

Cynllunio Corfforaethol

Cyflwyniad

Cofnodion:

Cyflwyniad

8.1 Roedd y Cadeirydd wedi cytuno'n flaenorol i ddisodli'r archwiliad beirniadol rheolaidd o un o risgiau corfforaethol y Comisiwn gyda chyflwyniad gan Gareth Watts ar ddatblygu dull cynllunio corfforaethol ar gyfer y Comisiwn.

8.2 Amlinellodd Gareth amcanion ei gynigion a gymeradwywyd gan dîm Arwain a Bwrdd Gweithredol y Comisiwn rai wythnosau ynghynt. Soniodd am bwysigrwydd cynllunio a blaenoriaethu a manteision dogfennu cyfrifoldebau.

8.3 Disgrifiodd yr allbynnau cynllunio ac adrodd presennol ar wasanaethau sydd eisoes ar waith o ran strategaeth, nodau a blaenoriaethau'r Comisiwn. Y cynnig oedd datblygu Cynllun Cyflawni Corfforaethol fel dull rheoli i lywio cynlluniau lefel gwasanaeth a rhoi eglurder ynghylch sut y byddai blaenoriaethau'r Comisiwn yn cael eu cyflawni.

8.4 Wrth ddod â’r cynigion at ei gilydd, roedd Gareth wedi ystyried y dulliau a fabwysiadwyd gan seneddau eraill, a disgrifiodd sut y byddai’r cynllun yn ystyried unrhyw newidiadau yn y dyfodol, gan gynnwys dylanwadau allanol megis adroddiadau gan baneli arbenigol.

8.5 Y cam nesaf fyddai ailedrych ar gynlluniau gwasanaeth yng nghyd-destun y Cynllun Cyflawni Corfforaethol. Byddai hyn yn cael ei wneud drwy drafod ac ymgysylltu ar draws gwasanaethau er mwyn sicrhau bod cyd-ddibyniaethau'n cael eu hystyried a byddai'n cynnwys adolygiadau rheolaidd ac adroddiadau ar gynnydd. Roedd canllawiau ar lunio cynlluniau gwasanaeth yn cael eu drafftio a byddent yn dilyn proses pum cam.

8.6 Daeth Gareth â'i gyflwyniad i ben drwy gadarnhau sefydlu is-grŵp o'r tîm Arwain i arwain a llywio'r gwaith hwn o 2022-23 ymlaen. Byddai drafft cyntaf yn cael ei gyflwyno i'r tîm Arwain cyn ei gyflwyno i'r Bwrdd Gweithredol i'w gymeradwyo. Roedd yr uwch reolwyr wedi cytuno ar y fformat, a oedd yn debyg i fformat Senedd yr Alban ac a ddisgrifiwyd fel dull syml ond effeithiol. Cytunodd Gareth i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am ddatblygu Cynllun Cyflawni Corfforaethol a'r cyswllt â chynllunio gwasanaethau, pan fydd ar gael. 

8.7 Diolchodd y Pwyllgor i Gareth am ei gyflwyniad cynhwysfawr a chydnabu nad oedd yn dasg hawdd, yn enwedig mewn amgylchedd gwleidyddol heriol a deinamig.

9.

Risg gorfforaethol

Cofnodion:

ARAC (22-01) Papur 7 - Risgiau corfforaethol

ARAC (22-01) Papur 7 - Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr o Risgiau Corfforaethol

ARAC (22-01) Papur 7 - Atodiad B - Risgiau corfforaethol a nodwyd   

9.1 Cyfeiriodd y Cadeirydd y Pwyllgor at y diagram yn Atodiad B o’r papur a oedd yn nodi proffil risg y Comisiwn. Dangosodd fod yr holl risgiau'n gostwng oherwydd y rheolaethau a oedd ar waith. Cydnabu fod nifer o risgiau newydd wedi'u hychwanegu at y gofrestr yn ystod 2021 i adlewyrchu'r proffil risg newidiol ac nad oedd unrhyw symudiadau yn y lefelau risg. Diolchodd i swyddogion am y diweddariadau cynhwysfawr a ddarparwyd a gofynnodd i'r Cyfarwyddwyr grynhoi'r diweddariadau diweddaraf ar gyfer pob un o'r risgiau.

9.2 Mewn perthynas â'r risg Urddas a Pharch, rhoddodd Lowri Williams y wybodaeth ddiweddaraf am yr ymgynghoriad ag Aelodau a oedd wedi'i gynnwys yn yr arolwg diweddaraf o’r Aelodau a Staff Cymorth. Roedd yr arolwg, a oedd eisoes wedi ennyn rhai ymatebion da, i fod i ddod i ben ddiwedd mis Chwefror, a byddai cyfarfodydd dilynol yn cael eu cynnal i drafod yr ymatebion. Ychwanegodd Lowri, er nad oedd gan y Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu (REWAC) unrhyw gyfarfodydd wedi'u cynllunio yn y dyfodol agos, ei bod yn obeithiol y byddai'n cymryd rhan yn yr adolygiad o bolisïau urddas a pharch.

9.3 Roedd yr asesiad risg COVID-19 wedi’i gynnwys yn y diweddariad o dan eitem 3 ar yr agenda.

9.4 Mewn perthynas â'r risg seiberddiogelwch, cydnabu'r Cadeirydd ei fod wedi derbyn adroddiad sicrwydd cynhwysfawr newydd drafft a oedd wedi'i rannu ag aelodau'r Pwyllgor ac a fyddai'n llywio trafodaeth ar arfer rheolaidd o adrodd yn y dyfodol. Ychwanegodd Arwyn Jones fod y tîm TGCh yn bwriadu rhannu manylion ymosodiadau seiber gydag Aelodau o'r Senedd i godi ymwybyddiaeth o'r risgiau.

9.5 Rhoddodd Siwan grynodeb o'r camau sy'n cael eu cymryd i fynd i'r afael â risgiau o ran diogelu data, a oedd yn cynnwys recriwtio adnoddau ychwanegol. Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor, cytunwyd y byddai'r ymchwiliad manwl a gynlluniwyd i risgiau diogelu data yng nghyfarfod mis Ebrill yn cynnwys cyfeiriad at hyfforddiant i’r Aelodau, gan gynnwys y nifer sy'n manteisio ar sesiynau cynefino.

9.6 O ran y tri risg trawsnewid strategol, nid oedd gan Siwan unrhyw ddiweddariadau pellach i'w hychwanegu at y rhai yn yr adroddiad yn Atodiad A o’r papur ond cydnabu y byddai lefelau’r risg yn agored i newid mewn ymateb i weithgarwch penodol. Cydnabu'r Cadeirydd fod y Comisiwn wedi dod yn fwy ymaddasol i risgiau sy'n ymwneud â newid cyfansoddiadol.

9.7 Nododd Arwyn rywfaint o gynnydd pellach i helpu i liniaru'r risg o ran cydymffurfio â Chynllun Ieithoedd Swyddogol y Comisiwn lle byddai'r Comisiwn a Llywodraeth Cymru yn treialu datrysiadau i’r system cyfieithu ar y pryd ar Teams gyda Microsoft.

 

Camau i’w cymryd

·       Cynnwys manylion hyfforddiant diogelu data i Aelodau a recriwtio i swyddi diogelu data yn y diweddariad risg nesaf i ARAC.

10.

Caffael - gwariant gyda chyflenwyr o Gymru

Cofnodion:

ARAC (22-01) Papur 8 - Gwariant Cymru

10.1 Croesawodd y Cadeirydd Jan Koziel a diolchodd iddo am ei bapur, a oedd yn fersiwn wedi'i diweddaru o bapur a rannodd gyda'r Pwyllgor ym mis Gorffennaf 2021.

10.2 Disgrifiodd Jan sut roedd y rhan fwyaf o'r gwariant ar gontractau yn parhau gyda TGCh a Rheoli Ystadau a Chyfleusterau. Tynnodd sylw at y ffaith bod y 38 y cant o'r gwariant gyda chyflenwyr o Gymru a adroddwyd ym mis Gorffennaf 2021 wedi cynyddu i 44 y cant yn y flwyddyn hyd yma, gyda tharged o 50 y cant erbyn diwedd tymor y Senedd hon.

10.3 Er mwyn cyflawni'r targed arfaethedig, byddai ei dîm yn parhau i ddadansoddi'r farchnad er mwyn dod o hyd i gyflenwyr o Gymru a chychwyn trafodaethau wedi'u targedu gyda chyflenwyr posibl. Byddent yn ystyried ailstrwythuro contractau i lotiau llai (lle bo hynny'n ymarferol) ac yn anfon hysbysiadau contract i Siambrau Cymru i'w rhannu â'u haelodau. Gallai'r gweithgarwch hwn arwain at fwy o geisiadau tendro gan ddarpar gyflenwyr o Gymru ond atgoffodd Jan y Pwyllgor y byddai'r holl gyflenwyr yn cael eu trin yn deg yn ystod y broses dendro ac yn unol â’r gofynion cyfreithiol.

10.4 Cyfeiriodd Jan at y Bil Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) a deddfwriaeth arall yn y DU sy’n hyrwyddo pwyslais ar gyflenwyr lleol a gwerth cymdeithasol. Dywedodd fod telerau ac amodau'r Comisiwn eisoes yn cynnwys cymal telerau cyflogaeth deg, a oedd yn ei gwneud yn ofynnol i gyflenwyr sicrhau bod eu gweithwyr yn cael eu trin yn deg a'u talu uwchlaw'r cyflog byw.

10.5 Croesawodd y Pwyllgor y diweddariad hwn a chanmolodd Jan a'i dîm am eu gwaith yn y maes hwn. Gwnaethant nodi y byddai ystyriaeth yn cael ei rhoi i rannu contractau ond dywedon nhw y dylid cymryd gofal oherwydd gallai hyn gyfyngu ar y raddfa a chyfleoedd gwerth am arian. Gwnaethant awgrymu hefyd y dylid mesur y niferoedd a gyflogir yng Nghymru o ganlyniad i ddyfarnu contract yn hytrach na mesur lleoliad swyddfeydd cyflenwyr. Awgrymwyd hefyd bod Jan yn ystyried gweithio gyda'r Ffederasiwn Busnesau Bach a cheisio cymariaethau ag awdurdodau lleol a sefydliadau cyhoeddus eraill.

10.6 Croesawodd Jan awgrymiadau gan y Pwyllgor ynghylch y contract darlledu a chafwyd trafodaeth ynglŷn â sut y gallai cynnal diwrnod agored i ddangos y cyfleusterau fod o fudd i ddarpar gyflenwyr. Cytunodd i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am hynt yr ymarfer caffael darlledu maes o law, o bosibl y tu allan i'r Pwyllgor yn dibynnu ar amser. Awgrymodd Ann Beynon y gellid cysylltu â Busnes Cymru hefyd i helpu i drefnu unrhyw ddigwyddiadau diwrnod agored.

11.

Crynodeb o ymadawiadau

Cofnodion:

ARAC (22-01) Papur 9 – Crynodeb o ymadawiadau

11.1 Nododd y Pwyllgor bum achos o ymadael â’r gweithdrefnau caffael arferol.

 

12.

Y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid

Cofnodion:

ARAC (22-01) Papur 10 – Y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid

12.1 Cyflwynodd Nia y papur a oedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf arferol am gyllid i'r Pwyllgor. Mewn perthynas â chyllideb weithredol gymeradwy 2021-22, y sefyllfa alldro a ragwelir ar ddiwedd mis Rhagfyr oedd tanwariant o 1.0 y cant, a oedd o fewn yr ystod targed ariannol corfforaethol o 0 y cant i 1.5 y cant. Roedd y tanwariant a oedd yn weddill yn gweithredu fel arian wrth gefn yn erbyn cynnydd annisgwyl yn y ddarpariaeth ar gyfer gwyliau blynyddol a gronnwyd ac unrhyw geisiadau brys am gyllid yn hwyr yn y flwyddyn ariannol.

12.2 Tynnodd Nia sylw at y ffaith nad oedd cyllideb 2022-23 yn adlewyrchu effaith IFRS 16 (Prydlesau) gan nodi, yn amodol ar ddim oedi pellach o ran gweithredu gan Drysorlys EM, y byddai'r effaith yn cael ei hadlewyrchu yng Nghyllideb Atodol gyntaf y Comisiwn ar gyfer 2022-23. Byddai'r gwaith paratoi yn dechrau ym mis Mawrth/Ebrill 2022 ar strategaeth gyllideb 2023-24.


12.3 Diolchodd y Pwyllgor i Nia am y wybodaeth ddiweddaraf ac am y wybodaeth yr oedd wedi'i rhannu y tu allan i'r Pwyllgor. Nododd y Pwyllgor wybodaeth am golledion a thaliadau arbennig.

13.

Adolygiad Blynyddol o bolisïau a systemau cyfrifyddu

Cofnodion:

ARAC (22-01) Papur 11 – Adolygiad Blynyddol o Bolisïau Cyfrifyddu

13.1 Cyflwynodd Nia y papur a oedd yn nodi sut yr oedd y tîm Cyllid wedi cynnal ei adolygiad blynyddol o bolisïau cyfrifyddu. Cyfeiriodd y Pwyllgor at yr Atodiad a oedd yn amlinellu'r pwyntiau i'w nodi. Roedd yr adolygiad wedi ymdrin â newidiadau allanol megis safonau cyfrifyddu, yn ogystal â newidiadau i drefniadau mewnol ac adroddiad archwilio allanol a llythyr rheoli Archwilio Cymru.

13.2 Cadarnhaodd Nia mai dim ond mân newidiadau a oedd â goblygiadau i'w datgelu yng nghyfrifon 2021-22 y Comisiwn. Nododd fod camau eisoes wedi'u cymryd i fynd i'r afael â'r mater a godwyd gan Archwilio Cymru yn ystod archwiliad 2020-21, yn ymwneud ag eitemau o wariant cyfalaf. Newidiadau i'r cyfrifon sy'n adlewyrchu IFRS 16 – Byddai prydlesau’n cael eu gweithredu yn ystod 2022-23.

 

14.

Y wybodaeth ddiweddaraf am y system gyllid

Cofnodion:

ARAC (22-01) Papur 12 – uwchraddio’r system gyllid

14.1 Eitem olaf Nia oedd rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am statws y prosiect i uwchraddio'r system gyllid ac, ar gais y Cadeirydd, i ganolbwyntio'n benodol ar liniaru risgiau cysylltiedig.
 

14.2 Fel Prif Berchennog Cyfrifol ar gyfer y prosiect, cadarnhaodd Nia ei bod yn gyfforddus gyda'r camau lliniaru sydd ar waith, gan gynnwys profion trylwyr gan ddefnyddwyr a'r cynllun wrth gefn i ddychwelyd yn ôl i'r system bresennol pe bai materion yn codi i atal y bwriad i fynd yn fyw ym mis Ebrill 2022. Atgoffodd y Pwyllgor mai uwchraddio oedd hwn yn hytrach na gosod system hollol newydd sy’n lleihau rhai o'r risgiau gweithredu. Dywedodd Nia hefyd mai’r partneriaid cymorth meddalwedd a ddefnyddiwyd gan y Comisiwn a oedd wedi rheoli’r gosodiad gwreiddiol yn 2017. Ar ôl ennill y cystadleuaeth ail-dendro ar gyfer y contract cymorth yn 2018, byddent yn rheoli'r gwaith o symud data i'r amgylchedd byw ac yn darparu cymorth ychwanegol os oes angen ar ôl y dyddiad pan fyddwn yn mynd yn fyw.

14.3 Er mwyn uwchraddio'r system, mae'r Comisiwn yn dibynnu ar ei bartner datblygu trydydd parti, a bydd yn parhau i weithio ochr yn ochr â hwy. Drwy gydweithio, byddai'r ddwy ochr yn sicrhau bod gwersi'n cael eu dysgu o brofiadau yn y gorffennol o uwchraddio’r system. Er mwyn sicrhau bod disgwyliadau ar bob ochr yn cael eu bodloni, byddai deialog barhaus yn cael ei gynnal gyda'r datblygwyr a chydweithredu agos â chydweithwyr caffael i sicrhau bod arferion rheoli contract cryf ar waith.

14.4 Roedd y Cadeirydd yn fodlon â’r cynnydd a lliniaru risgiau, gan nodi'r goblygiadau pe na bai'r broses weithredu’n mynd yn ôl y bwriad. Ailadroddodd hefyd y byddai angen i Archwilio Cymru gael mynediad at yr hen system ar gyfer yr archwiliad interim cyn i'r system newydd fynd yn fyw. Byddai Gareth Lucey yn gweithio'n agos gyda Nia ar hyn.

14.5 Tynnodd Gareth Watts sylw at y ffaith y byddai'r gwaith hwn o uwchraddio'r system yn cael ei gynnwys yn ei gynllun archwilio ar ôl gweithredu. Byddai hyn yn canolbwyntio ar adolygu uniondeb y data a'u trosglwyddiad gan y byddai’r strwythur codio yn aros yr un fath.

14.6 Yna, trafododd y Pwyllgor fater ymarferoldeb dwyieithog systemau TG yn fwy cyffredinol. Dywedodd Arwyn Jones ei fod yn gweithio gyda sefydliad o'r enw y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol yng Nghymru a chytunodd i rannu manylion ei haelodaeth gydag Ann Beynon ac adrodd yn ôl ar unrhyw wybodaeth angenrheidiol i’r Pwyllgor.

 

Camau i’w cymryd

·       Rhoi rhagor o fanylion i Ann Beynon am y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (mewn perthynas â darpariaeth ddwyieithog o fewn systemau TG)

15.

Blaenraglen Waith

Cofnodion:

ARAC (05-21) Papur 12 – Blaenraglen waith

15.1 Nododd y Pwyllgor y flaenraglen waith.

15.2 Cadarnhaodd y Cadeirydd y byddai'r risgiau diogelu data yn cael eu harchwilio'n feirniadol yng nghyfarfod mis Ebrill. Ychwanegodd y byddai'r cyfarfod ym mis Gorffennaf yn cael ei gadw ar gyfer trafodaethau strategol a bod eitem ar yr agenda ar newid hinsawdd eisoes wedi'i nodi.

16.

Unrhyw Fusnes Arall

Eitem lafar

 

Cofnodion:

Eitem lafar

16.1 Ni chodwyd unrhyw fater arall.

16.2 Bu Gareth Lucey yn bresennol mewn sesiwn breifat gydag aelodau’r Pwyllgor wedi i’r trafodion ffurfiol ddod i ben. Ni chymerwyd cofnodion.

Disgwylir i'r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 29 Ebrill 2022.