Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Lleoliad Allanol. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Clerk: Kathryn Hughes Deputy Clerk: Buddug Saer
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniad, ymddiheuriadau a datgan buddiannau Cofnodion: 1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a
chroesawodd Ed Williams yn ffurfiol i'w gyfarfod cyntaf. Nododd y Cadeirydd un
ymddiheuriad gan Ann-Marie Harkin, Archwilio Cymru. 1.2 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau. |
|
Cofnodion cyfarfod 22 Tachwedd, camau gweithredu a materion yn codi Cofnodion: ARAC (22-01) Papur 1 - Cofnodion drafft 22 Tachwedd 2021 ARAC (22-01) Papur 2 - Crynodeb o'r camau gweithredu 2.1 Cytunwyd yn ffurfiol ar gofnodion y cyfarfod ar 22
Tachwedd gydag un gwelliant i baragraff 18.1 i'w nodi. 2.2 Gofynnodd y Pwyllgor am y wybodaeth ddiweddaraf am y
prosiect archif ddigidol. Roedd Manon Antoniazzi wedi cyfarfod ag archifydd yn
Llyfrgell Genedlaethol Cymru ac roedd cynlluniau ar y gweill i ail-leoli'r
tapiau mewn amodau archif gyda'r bwriad o ddigideiddio yn y dyfodol. Roedd hyn
ond yn berthnasol i dapiau darlledu gan fod cofnodion papur eisoes yn cael eu
harchifio fel mater o drefn. 2.3 Diolchodd y Pwyllgor i'r swyddogion am y papurau a
ddosbarthwyd ers cyfarfod mis Tachwedd a chroesawodd yn arbennig yr adroddiad
sicrwydd seiberddiogelwch drafft newydd a manylion y Strategaeth Ystadau
arfaethedig a welwyd. Croesawodd yr Aelodau'r cynnig i gynnal sesiwn friffio ar
y Strategaeth Ystadau a gofynnodd am ddiweddariadau rheolaidd pan oedd hynny'n
briodol. Camau i’w cymryd · Bydd Ed Williams yn darparu sesiwn friffio
i aelodau ARAC am hynt y Strategaeth Ystadau. |
|
COVID-19 - Diweddariad corfforaethol Y wybodaeth
ddiweddaraf, ar lafar Cofnodion: Y wybodaeth ddiweddaraf, ar lafar 3.1 Cadarnhaodd Ed fod y Grŵp Cydnerthedd a Monitro Covid (CRAM) yn parhau
i gyfarfod yn wythnosol i fonitro canllawiau diweddaraf Llywodraeth Cymru. Yn
dilyn y cyhoeddiad diweddar ynghylch symud i lefel rhybudd 0, roedd yr holl
asesiadau risg a'r risg gorfforaethol wedi'u diweddaru. Yng ngoleuni’r disgwyl
i’r cyfyngiadau gael eu llacio ymhellach, fel yr amlinellwyd ar fap ffordd
Llywodraeth Cymru, roedd yr asesiad risg wedi’i ddiweddaru ar gyfer y Cyfarfod
Llawn yn caniatáu i hyd at 60 Aelod o'r Senedd fod yn bresennol yn y Siambr ar
ôl toriad hanner tymor mis Chwefror. Cynghorir pob Aelod i wisgo gorchuddion wyneb
a gwneud prawf llif unffordd cyn dod i’r cyfarfod. Byddai staff y Comisiwn
hefyd yn parhau i gael eu cynghori’n gryf i ddilyn yr un cyfarwyddyd. 3.2 Byddai lefelau capasiti cyfarfodydd y Cyfarfod Llawn
a phwyllgorau'r Senedd yn cael eu monitro, a byddai'r asesiad risg
corfforaethol yn cael ei ailystyried yn unol â llacio rheolau COVID-19
ymhellach. 3.3 Rhoddodd Lowri Williams wybodaeth ychwanegol i'r
Pwyllgor am sut yr oedd Adnoddau Dynol yn bwriadu cefnogi staff sy'n dychwelyd
i'r ystâd a helpu i hwyluso amgylchedd gwaith mwy hyblyg. Roedd yr arolwg staff
Pwls Llesiant diweddaraf i fod i gael ei gyflwyno i'r holl staff yn
ddiweddarach yr wythnos honno, a fyddai'n ffynhonnell ddefnyddiol o wybodaeth
fel sail i’r cynlluniau. 3.4 Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor,
dywedodd Lowri ei fod yn parhau i fod yn ofynnol i staff ddefnyddio system
archebu desg cyn dod i’r ystâd ac roedd hyn yn dangos bod cyfraddau presenoldeb
ar gapasiti o 10-15 y cant ar hyn o bryd. Roedd llawr cyntaf Tŷ Hywel yn parhau i fod yn llawr peilot gyda
chymysgedd o fannau gwaith ac ardaloedd ymneilltuo, ond gyda chymaint o bobl yn
gweithio gartref, ychydig iawn o brofi a gafwyd. Roedd y system archebu desg
wedi gweithio'n dda, ac, yn ogystal â hwyluso'r gwaith o lanhau'r mannau a ddefnyddiwyd,
roedd hefyd yn helpu i ddatblygu'r diwylliant o weithio’n fwy hyblyg. 3.5 Dywedodd Ed y byddai ystyriaethau pellach ynghylch
meddiannaeth hefyd yn bwydo i mewn i'r strategaeth ystadau, a chadarnhaodd y
byddai hyn yn cynnwys defnyddio swyddfa Bae Colwyn, sy’n swyddfa lai gyda llai
o opsiynau o ran y defnydd o le. Ychwanegodd Lowri fod yr holl staff wedi
ymgymryd ag asesiadau risg personol a gofynnwyd iddynt roi gwybod i’r
Penaethiaid Gwasanaeth am y patrymau gweithio sydd orau ganddynt er mwyn llywio
cynlluniau ar gyfer dychwelyd i’r ystâd. 3.6 Nododd y Cadeirydd fod y Comisiwn wedi ymateb yn
eithriadol o dda i'r heriau a chydnabu’r ansicrwydd parhaus. Pan holwyd Ed am
ddyfodol CRAM, rhagwelodd Ed y byddai’r strwythur yn parhau ar lefel
weithredol, ac y byddai’r Bwrdd Gweithredol yn parhau i fod yn gyfrifol am
wneud y penderfyniadau strategol angenrheidiol. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf o ran Llywodraethu a Sicrwydd Cofnodion: ARAC (22-01)
Paper 3 – G&A update report ARAC (22-01) Papur 3 – Adroddiad Diweddaru Llywodraethu a
Sicrwydd 4.1 Rhoddodd Gareth Watts y wybodaeth ddiweddaraf am
weithgarwch llywodraethu a sicrwydd cyffredinol. Roedd y datganiadau sicrwydd
ar lefel gwasanaethau wedi'u cwblhau ac roedd y Cyfarwyddwyr wedi cyflwyno eu
datganiadau i'r Prif Weithredwr a'r Clerc i'w hadolygu. Cafodd y sesiwn herio
arferol, y bydd y Cadeirydd ac un aelod arall o'r Pwyllgor yn ei mynychu i
graffu'n annibynnol ar y broses a datganiadau'r Cyfarwyddwr, ei threfnu ar
gyfer 10 Mawrth. 4.2 Yn ddiweddar, roedd Gareth wedi rhannu manylion am
ddull y Comisiwn o fapio sicrwydd a chael sicrwydd lefel gwasanaeth gyda'i
gymheiriaid yn Senedd yr Alban a Thŷ'r
Arglwyddi. Cafodd ei wahodd i roi cyflwyniad i'w pwyllgorau archwilio yn y
dyfodol. 4.3 Roedd y tîm hefyd yn arwain ar adolygiad o ddull y
Comisiwn o ymdrin â pharhad busnes, ac roedd yr Asesiadau o'r Effaith ar Fusnes
wedi'u cwblhau ar gyfer gwasanaethau ar draws y Comisiwn. Roedd Gareth hefyd yn
cynnal adolygiad o ddull y Comisiwn o gynllunio gwasanaethau a chyflwynodd ei
ganfyddiadau, ei gynigion a'r camau nesaf yn ddiweddarach yn y cyfarfod. 4.4 Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor
am waith cwmpasu a chynnydd gydag archwiliadau cyfredol, gan gynnwys
seiberddiogelwch a gwasanaethau’r llyfrgell. Roedd hefyd wedi cynnal cyfarfod
cwmpasu cychwynnol gyda chydweithwyr sy'n gyfrifol am y Cynllun Ieithoedd
Swyddogol ac, fel y cytunwyd yn flaenorol, byddai'n rhannu manylion yr
archwiliad hwn â'r Pwyllgor. 4.5 Gofynnodd y Pwyllgor a gasglwyd unrhyw ddata ar y
defnydd o'r Gymraeg gan Aelodau o'r Senedd yn y Cyfarfod Llawn a chyfarfodydd
pwyllgorau’r Senedd. Cadarnhaodd Gareth fod y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi
wedi cofnodi'r data hyn, ac y byddai hyn, ynghyd ag effaith y pandemig ar
ddarparu pecynnau dysgu Cymraeg, yn cael eu cynnwys yn yr adolygiad. |
|
Cynllun Archwilio Mewnol 2022-23 Cofnodion: ARAC (22-01) Papur 4 – Cynllun Archwilio Mewnol 2022-23 5.1 Cyflwynodd Gareth ei gynllun archwilio drafft ar
gyfer 2022-23 a thynnodd sylw at eitemau allweddol i’r Pwyllgor. Croesawodd y
Cadeirydd y cynllun archwilio ac atgoffodd y Pwyllgor ei fod yn cael
cyfarfodydd rheolaidd gyda Gareth i drafod cynnydd. Derbyniodd hefyd sicrwydd
Gareth ynghylch yr adnoddau sydd ar gael i gyflawni'r cynllun, gan gynnwys
defnyddio'r partner a gaiff ei ariannu ar y cyd. Croesawodd hefyd y ffaith ein
bod wedi dychwelyd at raglen fwy rheolaidd o waith archwilio, yn dilyn cwpl o
flynyddoedd cythryblus. 5.2 Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor, esboniodd
Gareth sut y defnyddiodd y Comisiwn TIAA, fel y partneriaid archwilio mewnol a
gaiff eu hariannu ar y cyd, i gynnal rhai o'r archwiliadau mwy generig, a hefyd
rhywfaint a oedd yn fwy technolegol eu natur lle’r oeddent yn meddu ar
arbenigedd penodol, er enghraifft ym maes TGCh. Disgrifiodd hefyd y gwerth a
ychwanegwyd gan TIAA o ran ei waith ehangach yn y sector cyhoeddus. Cynigiodd
roi rhagor o fanylion i aelodau'r Pwyllgor am yr archwiliadau a fydd yn cael eu
cynnal gan TIAA. Dywedodd hefyd fod y contract gyda TIAA i fod i ddod i ben ar
31 Gorffennaf 2022 ac y byddai'r broses dendro yn dechrau rhwng diwedd gwanwyn
a dechrau'r haf. Camau i’w cymryd · Bydd Gareth Watts yn rhannu manylion yr
archwiliadau mewnol sydd i'w cynnal gan TIAA. |
|
Trafod yr adroddiadau Archwilio Mewnol diweddaraf Cofnodion: ARAC (22-01) Papur 5 - Treuliau’r Aelodau 2021 6.1 Cyflwynodd Gareth adroddiad archwilio Treuliau'r
Aelodau. Roedd yr adroddiad yn amlinellu’r gwaith a wnaed ar dreuliau’r Aelodau
ar gyfer blwyddyn ariannol 2020-21 a’r gwaith ychwanegol a wnaed ar y taliadau
sy’n ymwneud ag etholiad y Senedd ym mis Mai 2021. Ni chodwyd unrhyw
argymhellion a rhoddwyd sgôr sicrwydd cyffredinol o sylweddol. 6.2 Cadarnhaodd Gareth fod gan y tîm Cymorth Busnes i’r
Aelodau (MBS) lefel dda o wybodaeth a dealltwriaeth o'r prosesau a'r systemau
sydd ar waith, a'r rheolau sy'n ymwneud â Phenderfyniad y Bwrdd Taliadau
Annibynnol. Amlygodd yr archwiliad fframwaith rheoli cadarn a chanfuwyd bod dyletswyddau
wedi'u gwahanu'n effeithiol ar draws y tîm i sicrhau bod pob hawliad yn cael ei
wirio gan brosesydd ac awdurdodydd ar wahân. 6.3 Cyn y broses archwilio, roedd y tîm MBS wedi
darganfod mater yn ymwneud â rheolau CThEM ynghylch cymhwysedd ar gyfer symiau
di-dreth ar gyfer taliadau Grant Ymaddasu. Mewn dau achos, roedd y cyfrifiad
o'r taliad wedi cael ei wneud yn gywir, ond nid oedd yr elfennau treth priodol
wedi mynd drwy'r system. Roedd y tîm MBS yn ymwybodol o sut yr oedd y mater hwn
wedi codi ac roedd yn cymryd camau unioni ac yn rhoi mesurau diogelu ar waith i
atal hyn rhag digwydd eto mewn etholiadau yn y dyfodol. 6.4 Soniodd Gareth hefyd am ei waith gyda’r prosiect i
ddisodli system y gyflogres a'r bwriad o ymgorffori modiwl treuliau i ofynion y
system. 6.5 Mewn ymateb i gwestiwn gan Aled ynghylch y berthynas
â'r Bwrdd Taliadau Annibynnol, soniodd Gareth am ei gyfarfodydd rheolaidd gyda
thîm clercio'r Bwrdd i drafod cyfathrebu ac ymgysylltu. 6.6 Nododd y Pwyllgor hefyd fod Gareth wrthi'n cwblhau'r
adroddiad rheoli asedau a'i fod wedi ymgysylltu ag Aelodau sy’n gadael yn
ogystal â meysydd gwasanaethau mewnol megis TGCh, MBS ac Ystadau a
Chyfleusterau. 6.7 Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am yr adroddiad, a
chafodd ei galonogi gan y canfyddiadau a oedd yn rhan bwysig o’r broses
sicrwydd. Rhoddodd ganmoliaeth hefyd i bawb a fu'n ymwneud â'r archwiliad, ac
am y disgresiwn a ddangoswyd, yn enwedig o ystyried rhai o'r materion sensitif. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd o ran cynllunio gwaith archwilio ar gyfer archwiliad o gyfrifon 2021-22 y Comisiwn, a diweddariad ar gamau gweithredu gweddilliol sy'n codi o'r flwyddyn flaenorol Cofnodion: ARAC (22-01) Papur 6 - Y wybodaeth ddiweddaraf gan
Archwilio Cymru 7.1 Cyflwynodd Gareth Lucey fanylion cynllun Archwilio
Cymru ar gyfer proses archwilio 2021-22. Oherwydd rhywfaint o waith gwaddol
gweddilliol o archwiliadau 2020-21 a newidiadau amrywiol i staff yn Archwilio
Cymru, nid oeddent yn gallu cadarnhau'r tîm ar gyfer archwiliad y Comisiwn ond
roeddent yn gobeithio gwneud hynny yr wythnos ddilynol. Y nod oedd cynnal dau
'ymweliad' interim wythnos o hyd ar wahân ym mis Chwefror a mis Mawrth i gynnal
y gwaith cynllunio a phrofi cynnar. Yna, byddai'r archwiliad terfynol yn cael
ei gynnal fel y bu mewn blynyddoedd blaenorol, gan ddechrau ar, neu tua 9 Mai,
gyda'r nod o gyflwyno ei adroddiad ISA 260 terfynol ym mis Mehefin. 7.2 Un ffocws o'i gynllunio ar gyfer archwiliad eleni
fyddai defnydd y Comisiwn o IAS 16 i sicrhau bod gwariant cyfalaf yn cael ei
adlewyrchu'n gywir yng nghyfrifon 2021-22. Diolchodd i dîm Cyllid y Comisiwn am
eu gwaith helaeth yn y maes hwn ac am ddarparu gwybodaeth yn gynnar yn y
broses. 7.3 Ychwanegodd Gareth nad oedd Archwilio Cymru yn gallu
cadarnhau'r ffi archwilio nes bod ei gynllun ffioedd yn cael ei gymeradwyo gan
yr Archwilydd Cyffredinol. Fodd bynnag, cytunodd i hysbysu'r Comisiwn ac
aelodau ARAC ynghylch y ffi cyn gynted ag y bydd wedi’i chadarnhau. Er
gwybodaeth, ar hyn o bryd, roedd yr ymgynghoriad ar ffioedd wedi cynnig cynnydd
cyfartalog o 3.7 y cant ar raddfa ffioedd ar draws yr holl gyrff sy’n cael eu
harchwilio yn y flwyddyn i ddod. 7.4 Croesawodd y Cadeirydd y wybodaeth ddiweddaraf am y
broses archwilio a diolchodd i Gareth am gael gweld yr adroddiadau eraill yr
oeddent wedi'u cynhyrchu ar draws y sector cyhoeddus ehangach. Gofynnodd iddo
ef a’i dîm archwilio fod yn ymwybodol y byddai data 2021-22 yn cael eu cadw ar
yr hen system gyllid, er mwyn osgoi unrhyw oedi yn y broses. |
|
Cynllunio Corfforaethol Cyflwyniad Cofnodion: 8.1 Roedd y Cadeirydd wedi cytuno'n flaenorol i
ddisodli'r archwiliad beirniadol rheolaidd o un o risgiau corfforaethol y
Comisiwn gyda chyflwyniad gan Gareth Watts ar ddatblygu dull cynllunio
corfforaethol ar gyfer y Comisiwn. 8.2 Amlinellodd Gareth amcanion ei gynigion a
gymeradwywyd gan dîm Arwain a Bwrdd Gweithredol y Comisiwn rai wythnosau
ynghynt. Soniodd am bwysigrwydd cynllunio a blaenoriaethu a manteision dogfennu
cyfrifoldebau. 8.3 Disgrifiodd yr allbynnau cynllunio ac adrodd
presennol ar wasanaethau sydd eisoes ar waith o ran strategaeth, nodau a
blaenoriaethau'r Comisiwn. Y cynnig oedd datblygu Cynllun Cyflawni Corfforaethol
fel dull rheoli i lywio cynlluniau lefel gwasanaeth a rhoi eglurder ynghylch
sut y byddai blaenoriaethau'r Comisiwn yn cael eu cyflawni. 8.4 Wrth ddod â’r cynigion at ei gilydd, roedd Gareth
wedi ystyried y dulliau a fabwysiadwyd gan seneddau eraill, a disgrifiodd sut y
byddai’r cynllun yn ystyried unrhyw newidiadau yn y dyfodol, gan gynnwys
dylanwadau allanol megis adroddiadau gan baneli arbenigol. 8.5 Y cam nesaf fyddai ailedrych ar gynlluniau gwasanaeth
yng nghyd-destun y Cynllun Cyflawni Corfforaethol. Byddai hyn yn cael ei wneud
drwy drafod ac ymgysylltu ar draws gwasanaethau er mwyn sicrhau bod
cyd-ddibyniaethau'n cael eu hystyried a byddai'n cynnwys adolygiadau rheolaidd
ac adroddiadau ar gynnydd. Roedd canllawiau ar lunio cynlluniau gwasanaeth yn cael
eu drafftio a byddent yn dilyn proses pum cam. 8.6 Daeth Gareth â'i gyflwyniad i ben drwy gadarnhau
sefydlu is-grŵp o'r tîm Arwain i arwain a llywio'r gwaith hwn o
2022-23 ymlaen. Byddai drafft cyntaf yn cael ei gyflwyno i'r tîm Arwain cyn ei gyflwyno i'r Bwrdd Gweithredol
i'w gymeradwyo. Roedd yr uwch reolwyr wedi cytuno ar y fformat, a oedd yn debyg
i fformat Senedd yr Alban ac a ddisgrifiwyd fel dull syml ond effeithiol.
Cytunodd Gareth i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am ddatblygu Cynllun Cyflawni
Corfforaethol a'r cyswllt â chynllunio gwasanaethau, pan fydd ar gael. 8.7 Diolchodd y Pwyllgor i Gareth am ei gyflwyniad
cynhwysfawr a chydnabu nad oedd yn dasg hawdd, yn enwedig mewn amgylchedd
gwleidyddol heriol a deinamig. |
|
Risg gorfforaethol Cofnodion: ARAC (22-01) Papur 7 - Risgiau corfforaethol ARAC (22-01) Papur 7 - Atodiad A - Crynodeb o’r Gofrestr
o Risgiau Corfforaethol ARAC (22-01) Papur 7 - Atodiad B - Risgiau corfforaethol
a nodwyd 9.1 Cyfeiriodd y Cadeirydd y Pwyllgor at y diagram yn
Atodiad B o’r papur a oedd yn nodi proffil risg y Comisiwn. Dangosodd fod yr
holl risgiau'n gostwng oherwydd y rheolaethau a oedd ar waith. Cydnabu fod
nifer o risgiau newydd wedi'u hychwanegu at y gofrestr yn ystod 2021 i adlewyrchu'r
proffil risg newidiol ac nad oedd unrhyw symudiadau yn y lefelau risg.
Diolchodd i swyddogion am y diweddariadau cynhwysfawr a ddarparwyd a gofynnodd
i'r Cyfarwyddwyr grynhoi'r diweddariadau diweddaraf ar gyfer pob un o'r
risgiau. 9.2 Mewn perthynas â'r risg Urddas a Pharch, rhoddodd
Lowri Williams y wybodaeth ddiweddaraf am yr ymgynghoriad ag Aelodau a oedd
wedi'i gynnwys yn yr arolwg diweddaraf o’r Aelodau a Staff Cymorth. Roedd yr
arolwg, a oedd eisoes wedi ennyn rhai ymatebion da, i fod i ddod i ben ddiwedd
mis Chwefror, a byddai cyfarfodydd dilynol yn cael eu cynnal i drafod yr
ymatebion. Ychwanegodd Lowri, er nad oedd gan y Pwyllgor Cynghori ar Daliadau,
Ymgysylltu a’r Gweithlu (REWAC) unrhyw gyfarfodydd wedi'u cynllunio yn y
dyfodol agos, ei bod yn obeithiol y byddai'n cymryd rhan yn yr adolygiad o
bolisïau urddas a pharch. 9.3 Roedd yr asesiad risg COVID-19 wedi’i gynnwys yn y
diweddariad o dan eitem 3 ar yr agenda. 9.4 Mewn perthynas â'r risg seiberddiogelwch, cydnabu'r
Cadeirydd ei fod wedi derbyn adroddiad sicrwydd cynhwysfawr newydd drafft a
oedd wedi'i rannu ag aelodau'r Pwyllgor ac a fyddai'n llywio trafodaeth ar
arfer rheolaidd o adrodd yn y dyfodol. Ychwanegodd Arwyn Jones fod y tîm TGCh
yn bwriadu rhannu manylion ymosodiadau seiber gydag Aelodau o'r Senedd i godi
ymwybyddiaeth o'r risgiau. 9.5 Rhoddodd Siwan grynodeb o'r camau sy'n cael eu cymryd
i fynd i'r afael â risgiau o ran diogelu data, a oedd yn cynnwys recriwtio
adnoddau ychwanegol. Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau'r Pwyllgor, cytunwyd
y byddai'r ymchwiliad manwl a gynlluniwyd i risgiau diogelu data yng nghyfarfod
mis Ebrill yn cynnwys cyfeiriad at hyfforddiant i’r Aelodau, gan gynnwys y
nifer sy'n manteisio ar sesiynau cynefino. 9.6 O ran y tri risg trawsnewid strategol, nid oedd gan
Siwan unrhyw ddiweddariadau pellach i'w hychwanegu at y rhai yn yr adroddiad yn
Atodiad A o’r papur ond cydnabu y byddai lefelau’r risg yn agored i newid mewn
ymateb i weithgarwch penodol. Cydnabu'r Cadeirydd fod y Comisiwn wedi dod yn
fwy ymaddasol i risgiau sy'n ymwneud â newid cyfansoddiadol. 9.7 Nododd Arwyn rywfaint o gynnydd pellach i helpu i
liniaru'r risg o ran cydymffurfio â Chynllun Ieithoedd Swyddogol y Comisiwn lle
byddai'r Comisiwn a Llywodraeth Cymru yn treialu datrysiadau i’r system
cyfieithu ar y pryd ar Teams gyda Microsoft. Camau i’w cymryd · Cynnwys manylion hyfforddiant diogelu data
i Aelodau a recriwtio i swyddi diogelu data yn y diweddariad risg nesaf i ARAC. |
|
Caffael - gwariant gyda chyflenwyr o Gymru Cofnodion: ARAC (22-01) Papur 8 - Gwariant Cymru 10.1 Croesawodd y Cadeirydd Jan Koziel a diolchodd iddo
am ei bapur, a oedd yn fersiwn wedi'i diweddaru o bapur a rannodd gyda'r
Pwyllgor ym mis Gorffennaf 2021. 10.2 Disgrifiodd Jan sut roedd y rhan fwyaf o'r gwariant
ar gontractau yn parhau gyda TGCh a Rheoli Ystadau a Chyfleusterau. Tynnodd
sylw at y ffaith bod y 38 y cant o'r gwariant gyda chyflenwyr o Gymru a
adroddwyd ym mis Gorffennaf 2021 wedi cynyddu i 44 y cant yn y flwyddyn hyd
yma, gyda tharged o 50 y cant erbyn diwedd tymor y Senedd hon. 10.3 Er mwyn cyflawni'r targed arfaethedig, byddai ei dîm
yn parhau i ddadansoddi'r farchnad er mwyn dod o hyd i gyflenwyr o Gymru a
chychwyn trafodaethau wedi'u targedu gyda chyflenwyr posibl. Byddent yn
ystyried ailstrwythuro contractau i lotiau llai (lle bo hynny'n ymarferol) ac
yn anfon hysbysiadau contract i Siambrau Cymru i'w rhannu â'u haelodau.
Gallai'r gweithgarwch hwn arwain at fwy o geisiadau tendro gan ddarpar gyflenwyr
o Gymru ond atgoffodd Jan y Pwyllgor y byddai'r holl gyflenwyr yn cael eu trin
yn deg yn ystod y broses dendro ac yn unol â’r gofynion cyfreithiol. 10.4 Cyfeiriodd Jan at y Bil Partneriaeth Gymdeithasol a
Chaffael Cyhoeddus (Cymru) a deddfwriaeth arall yn y DU sy’n hyrwyddo pwyslais
ar gyflenwyr lleol a gwerth cymdeithasol. Dywedodd fod telerau ac amodau'r
Comisiwn eisoes yn cynnwys cymal telerau cyflogaeth deg, a oedd yn ei gwneud yn
ofynnol i gyflenwyr sicrhau bod eu gweithwyr yn cael eu trin yn deg a'u talu
uwchlaw'r cyflog byw. 10.5 Croesawodd y Pwyllgor y diweddariad hwn a chanmolodd
Jan a'i dîm am eu gwaith yn y maes hwn. Gwnaethant nodi y byddai ystyriaeth yn
cael ei rhoi i rannu contractau ond dywedon nhw y dylid cymryd gofal oherwydd
gallai hyn gyfyngu ar y raddfa a chyfleoedd gwerth am arian. Gwnaethant awgrymu
hefyd y dylid mesur y niferoedd a gyflogir yng Nghymru o ganlyniad i ddyfarnu
contract yn hytrach na mesur lleoliad swyddfeydd cyflenwyr. Awgrymwyd hefyd bod
Jan yn ystyried gweithio gyda'r Ffederasiwn Busnesau Bach a cheisio
cymariaethau ag awdurdodau lleol a sefydliadau cyhoeddus eraill. 10.6 Croesawodd Jan awgrymiadau gan y Pwyllgor ynghylch y
contract darlledu a chafwyd trafodaeth ynglŷn â sut y
gallai cynnal diwrnod agored i ddangos y cyfleusterau fod o fudd i ddarpar
gyflenwyr. Cytunodd i roi'r wybodaeth ddiweddaraf am hynt yr ymarfer caffael
darlledu maes o law, o bosibl y tu allan i'r Pwyllgor yn dibynnu ar amser.
Awgrymodd Ann Beynon y gellid cysylltu â Busnes Cymru hefyd i helpu i drefnu
unrhyw ddigwyddiadau diwrnod agored. |
|
Crynodeb o ymadawiadau Cofnodion: ARAC (22-01) Papur 9 – Crynodeb o ymadawiadau 11.1 Nododd y Pwyllgor bum achos o ymadael â’r
gweithdrefnau caffael arferol. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid Cofnodion: ARAC (22-01) Papur 10 – Y wybodaeth ddiweddaraf am gyllid 12.1 Cyflwynodd Nia y papur a oedd yn rhoi'r wybodaeth
ddiweddaraf arferol am gyllid i'r Pwyllgor. Mewn perthynas â chyllideb
weithredol gymeradwy 2021-22, y sefyllfa alldro a ragwelir ar ddiwedd mis
Rhagfyr oedd tanwariant o 1.0 y cant, a oedd o fewn yr ystod targed ariannol
corfforaethol o 0 y cant i 1.5 y cant. Roedd y tanwariant a oedd yn weddill yn
gweithredu fel arian wrth gefn yn erbyn cynnydd annisgwyl yn y ddarpariaeth ar
gyfer gwyliau blynyddol a gronnwyd ac unrhyw geisiadau brys am gyllid yn hwyr
yn y flwyddyn ariannol. 12.2 Tynnodd Nia sylw at y ffaith nad oedd cyllideb
2022-23 yn adlewyrchu effaith IFRS 16 (Prydlesau) gan nodi, yn amodol ar ddim
oedi pellach o ran gweithredu gan Drysorlys EM, y byddai'r effaith yn cael ei
hadlewyrchu yng Nghyllideb Atodol gyntaf y Comisiwn ar gyfer 2022-23. Byddai'r
gwaith paratoi yn dechrau ym mis Mawrth/Ebrill 2022 ar strategaeth gyllideb
2023-24.
|
|
Adolygiad Blynyddol o bolisïau a systemau cyfrifyddu Cofnodion: ARAC (22-01) Papur 11 – Adolygiad Blynyddol o Bolisïau
Cyfrifyddu 13.1 Cyflwynodd Nia y papur a oedd yn nodi sut yr oedd y
tîm Cyllid wedi cynnal ei adolygiad blynyddol o bolisïau cyfrifyddu. Cyfeiriodd
y Pwyllgor at yr Atodiad a oedd yn amlinellu'r pwyntiau i'w nodi. Roedd yr
adolygiad wedi ymdrin â newidiadau allanol megis safonau cyfrifyddu, yn ogystal
â newidiadau i drefniadau mewnol ac adroddiad archwilio allanol a llythyr rheoli
Archwilio Cymru. 13.2 Cadarnhaodd Nia mai dim ond mân newidiadau a oedd â
goblygiadau i'w datgelu yng nghyfrifon 2021-22 y Comisiwn. Nododd fod camau
eisoes wedi'u cymryd i fynd i'r afael â'r mater a godwyd gan Archwilio Cymru yn
ystod archwiliad 2020-21, yn ymwneud ag eitemau o wariant cyfalaf. Newidiadau
i'r cyfrifon sy'n adlewyrchu IFRS 16 – Byddai prydlesau’n cael eu gweithredu yn
ystod 2022-23. |
|
Y wybodaeth ddiweddaraf am y system gyllid Cofnodion: ARAC (22-01) Papur 12 – uwchraddio’r system gyllid 14.1 Eitem olaf Nia oedd rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r
Pwyllgor am statws y prosiect i uwchraddio'r system gyllid ac, ar gais y
Cadeirydd, i ganolbwyntio'n benodol ar liniaru risgiau cysylltiedig. 14.2 Fel Prif Berchennog Cyfrifol ar gyfer y prosiect,
cadarnhaodd Nia ei bod yn gyfforddus gyda'r camau lliniaru sydd ar waith, gan
gynnwys profion trylwyr gan ddefnyddwyr a'r cynllun wrth gefn i ddychwelyd yn
ôl i'r system bresennol pe bai materion yn codi i atal y bwriad i fynd yn fyw
ym mis Ebrill 2022. Atgoffodd y Pwyllgor mai uwchraddio oedd hwn yn hytrach na
gosod system hollol newydd sy’n lleihau rhai o'r risgiau gweithredu. Dywedodd
Nia hefyd mai’r partneriaid cymorth meddalwedd a ddefnyddiwyd gan y Comisiwn a
oedd wedi rheoli’r gosodiad gwreiddiol yn 2017. Ar ôl ennill y cystadleuaeth
ail-dendro ar gyfer y contract cymorth yn 2018, byddent yn rheoli'r gwaith o symud
data i'r amgylchedd byw ac yn darparu cymorth ychwanegol os oes angen ar ôl y
dyddiad pan fyddwn yn mynd yn fyw. 14.3 Er mwyn uwchraddio'r system, mae'r Comisiwn yn
dibynnu ar ei bartner datblygu trydydd parti, a bydd yn parhau i weithio ochr
yn ochr â hwy. Drwy gydweithio, byddai'r ddwy ochr yn sicrhau bod gwersi'n cael
eu dysgu o brofiadau yn y gorffennol o uwchraddio’r system. Er mwyn sicrhau bod
disgwyliadau ar bob ochr yn cael eu bodloni, byddai deialog barhaus yn cael ei
gynnal gyda'r datblygwyr a chydweithredu agos â chydweithwyr caffael i sicrhau
bod arferion rheoli contract cryf ar waith. 14.4 Roedd y Cadeirydd yn fodlon â’r cynnydd a lliniaru
risgiau, gan nodi'r goblygiadau pe na bai'r broses weithredu’n mynd yn ôl y
bwriad. Ailadroddodd hefyd y byddai angen i Archwilio Cymru gael mynediad at yr
hen system ar gyfer yr archwiliad interim cyn i'r system newydd fynd yn fyw.
Byddai Gareth Lucey yn gweithio'n agos gyda Nia ar hyn. 14.5 Tynnodd Gareth Watts sylw at y ffaith y byddai'r
gwaith hwn o uwchraddio'r system yn cael ei gynnwys yn ei gynllun archwilio ar
ôl gweithredu. Byddai hyn yn canolbwyntio ar adolygu uniondeb y data a'u
trosglwyddiad gan y byddai’r strwythur codio yn aros yr un fath. 14.6 Yna, trafododd y Pwyllgor fater ymarferoldeb
dwyieithog systemau TG yn fwy cyffredinol. Dywedodd Arwyn Jones ei fod yn
gweithio gyda sefydliad o'r enw y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol yng
Nghymru a chytunodd i rannu manylion ei haelodaeth gydag Ann Beynon ac adrodd
yn ôl ar unrhyw wybodaeth angenrheidiol i’r Pwyllgor. Camau i’w cymryd · Rhoi rhagor o fanylion i Ann Beynon am y
Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (mewn perthynas â darpariaeth
ddwyieithog o fewn systemau TG) |
|
Blaenraglen Waith Cofnodion: ARAC (05-21) Papur 12 – Blaenraglen waith 15.1 Nododd y Pwyllgor y flaenraglen waith. 15.2 Cadarnhaodd y Cadeirydd y byddai'r risgiau diogelu
data yn cael eu harchwilio'n feirniadol yng nghyfarfod mis Ebrill. Ychwanegodd
y byddai'r cyfarfod ym mis Gorffennaf yn cael ei gadw ar gyfer trafodaethau
strategol a bod eitem ar yr agenda ar newid hinsawdd eisoes wedi'i nodi. |
|
Unrhyw Fusnes Arall Eitem lafar Cofnodion: Eitem lafar 16.1 Ni chodwyd unrhyw fater arall. 16.2 Bu Gareth Lucey yn bresennol mewn sesiwn breifat
gydag aelodau’r Pwyllgor wedi i’r trafodion ffurfiol ddod i ben. Ni chymerwyd
cofnodion. Disgwylir i'r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 29 Ebrill
2022. |