Agenda a Chofnodion

1.1         Croesawodd y Cadeirydd bawb i’r cyfarfod estynedig. Ni chafwyd unrhyw ymddiheuriadau.

1.2         Gan mai hwn oedd cyfarfod olaf Suzy Davies, diolchodd y Cadeirydd yn fawr iddi ar ran yr holl Bwyllgor am ei chyfraniad, ei mewnwelediad a’i hadborth adeiladol yn ystod ei chyfnod fel aelod o’r Pwyllgor. Ychwanegodd y byddai’n edrych ymlaen at glywed ei sylwadau ar ei haelodaeth yn nes ymlaen yn y cyfarfod.

ARAC (02-21) Papur 1 – Cofnodion drafft y cyfarfod ar 12 Chwefror 2021

ARAC (02-21) Papur 2 – Crynodeb o gamau gweithredu

2.1         Derbyniwyd cofnodion y cyfarfod ar 12 Chwefror. Nododd y Pwyllgor y pwyntiau a ganlyn a godwyd gan Suzy:

-      (paragraff 4.3) – i gyd-fynd â’r archwiliad diweddar o brosesau i reoli asedau TGCh, bydd Gareth Watts yn llunio adroddiad i roi’r wybodaeth ddiweddaraf am ddychwelyd asedau TGCh a dodrefn gan Aelodau sy’n ymadael ar ôl yr etholiad. Cytunodd y Pwyllgor y dylai hyn, lle bo hynny’n bosibl, gynnwys trafodaethau â’r Aelodau sy’n ymadael yn ogystal â’r tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau.

-      (paragraff 5.3) – croesawodd y Pwyllgor y ffaith y bydd yr Aelodau newydd, unwaith y byddant wedi’u hethol, yn cael hyfforddiant ar seiberddiogelwch fel rhan o’r broses gynefino.

2.2         Cafodd y diweddariad ar y camau gweithredu cryno ei nodi. Mewn perthynas â cham gweithredu 6.2, roedd Ann Beynon wedi trafod ymgysylltiad y Comisiwn â’r Comisiwn Cydraddoldeb a Hawliau Dynol â Lowri Williams, Pennaeth Adnoddau Dynol a Chynhwysiant, a byddai unrhyw gamau gweithredu posibl sy’n dod i’r fei yn y maes hwn yn cael eu trafod â’r swyddogion perthnasol.

Diweddariad llafar

3.1         Rhoddodd Dave Tosh ychydig o ddata monitro i’r Pwyllgor a oedd wedi’u casglu’n rheolaidd ers mis Mawrth 2020. Roedd y data hyn yn dangos nad oedd y nifer uchel o achosion o COVID-19 a gadarnhawyd wedi effeithio ar Gomisiwn y Senedd, yn bennaf oherwydd y camau a gymerwyd i symud tuag at weithio’n rhithwir ac mewn modd hybrid.

3.2         Roedd lefelau presenoldeb ar yr ystâd yn parhau’n isel ac roedd cynlluniau i ganiatáu i nifer gyfyngedig a rheoledig o staff ddychwelyd yn cael eu trafod eto. Roedd llesiant staff yn parhau’n destun pryder, ac roedd yn amlwg bod y straen a achoswyd gan ddiffyg cyswllt personol a gweithgareddau grŵp wedi dechrau effeithio’n andwyol ar rai unigolion.

3.3         Roedd y Grŵp Gwydnwch a Monitro COVID, o dan gadeiryddiaeth David, wedi parhau i fonitro newidiadau i’r rheoliadau a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru. Roedd y grŵp hwn hefyd yn parhau i adolygu ystod o asesiadau risg, gan gynnwys asesiadau ar gyfer y staff hynny sy’n dychwelyd i’r ystâd i baratoi ar gyfer gweithgareddau ar ôl yr etholiad, ac i gynnal y gweithgareddau hynny, gan gynnwys tyngu’r llw, casglu offer TGCh a Chyfarfod Llawn hybrid i ethol y Llywydd a’r Prif Weinidog.

3.4         Hefyd, rhoddodd Dave wybod, yn dilyn trafodaethau â Heddlu De Cymru a Chyngor Caerdydd, fod y penderfyniad anodd wedi’i wneud i gadw’r ffens o amgylch y Senedd yn ei lle i geisio atal ymddygiad gwrthgymdeithasol ar ôl gŵyl y banc ddechrau mis Mai.

3.5         Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch cofnodi data am frechiadau, rhoddodd Dave wybod, yn seiliedig ar gyngor cyfreithiol, nad oedd achos da o safbwynt busnes o blaid casglu’r wybodaeth hon o dan ddeddfwriaeth diogelu data.

3.6         Hefyd, ymatebodd Dave i gwestiynau ynghylch dull y Comisiwn ar gyfer gwneud cynlluniau yn y tymor hwy i ddychwelyd i ‘normal’ ar ôl COVID a’r amcangyfrif o bobl a fydd yn defnyddio’r ystâd. Mae cynlluniau peilot ar y gweill i ail-gyflunio rhai gofodau gwaith, gan gynnwys gosod offer mewn ystafelloedd cyfarfod i ganiatáu i staff weithio mewn modd hybrid. Bydd y cynlluniau hyn yn cael eu gwerthuso a’u cyflwyno maes o law, gan ymateb i anghenion timau unigol a’u rolau.

3.7         Cafwyd sicrwydd gan Gareth fod y Grŵp Gwydnwch a Monitro COVID yn cymryd camau o ran diwydrwydd dyladwy i sicrhau gwaith llywodraethu effeithiol a bod y risgiau sy’n gysylltiedig â dychwelyd i’r ystâd yn cael eu monitro. Roedd Gareth wedi rhannu manylion am gylch gorchwyl y grŵp â’u gymheiriaid mewn deddfwrfeydd eraill a oedd yn wynebu materion tebyg.

3.8         Croesawodd y Pwyllgor y diweddariad cynhwysfawr hwn, yn enwedig manylder y gwaith cynllunio sy’n cael ei wneud i sicrhau diogelwch a llesiant pob un sy’n gweithio ar yr ystâd. Roedd y Cadeirydd am roi ar gofnod ei fod yn cydnabod y trefniadau llwyddiannus o ran llywodraethu y mae’r Comisiwn wedi’u gwneud drwy gydol y pandemig.

Eitem lafar

4.1         Croesawodd Suzy y cyfle hwn i rannu ei sylwadau â’r Pwyllgor a diolchodd i’r aelodau a’r swyddogion am fod mor groesawgar a chefnogol. Ceir crynodeb o’i sylwadau isod.

4.2         Roedd safon eithriadol o uchel y gwaith a wneir ar draws y sefydliad weithiau’n golygu ei bod yn heriol awgrymu gwelliannau. Fodd bynnag, nododd Suzy fod yna ethos o wellhad parhaus, a bod y gwaith craffu gan y Pwyllgor, yn ogystal â’r camau a gymerir i herio’r drefn, wedi gweithio’n dda. Hefyd, bu newid mawr ymhlith yr uwch reolwyr yn ystod yr ychydig flynyddoedd diwethaf a oedd wedi arwain at syniadau newydd yr oeddent i’w croesawu.

4.3         Yn ogystal â’r busnes arferol, nododd Suzy fod ymateb y Comisiwn i swmp y gwaith o ganlyniad i Brexit wedi bod yn syfrdanol, yn enwedig yr ymateb gan y Gwasanaeth Cyfreithiol a’r cymorth a roddwyd i Bwyllgorau’r Senedd.

4.4         Hefyd, gwnaeth Suzy longyfarch staff y Comisiwn am eu hymateb a’u trefniadau i sicrhau parhad busnes yn ystod y pandemig, a oedd wedi bod yn arbennig. Anogodd uwch reolwyr i barhau’n ofalus wrth drafod trefniadau i weithio o bell a gweithio mewn ffordd hybrid, oherwydd ei bod yn bosibl y byddai mwy o bobl na’r disgwyl am fod yn bresennol yn y swyddfa. Hefyd, pwysleisiodd ddatblygiad y gweithgarwch ymgysylltu, fel teithiau rhithwir o amgylch y Senedd, yr oeddent wedi gweithio’n hynod dda ac y dylent barhau yn y dyfodol.

4.5         Diolchodd Suzy i Nia Morgan am ei chymorth, yn enwedig wrth baratoi i ymddangos gerbron y Pwyllgor Cyllid a’r Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus, ac am ei gallu i egluro terminoleg gyllidebol. Roedd Nia a’i thîm hefyd yn haeddu clod am y ffordd y gwnaethant reoli cyllidebau a sicrhau rhagor o dryloywder wrth gyflwyno adroddiadau, ac am gael archwiliad ‘glân’ o’r cyfrifon. Roedd yn disgwyl i’r ffocws ar werth am arian a blaenoriaethu adnoddau barhau yn ystod y Chweched Senedd.

4.6         Awgrymodd Suzy y byddai gwariant yn y sector cyhoeddus yn gyffredinol yn destun mwy o waith craffu a monitro nag erioed o’r blaen yn ystod y Chweched Senedd oherwydd y pandemig. Hefyd, nododd y byddai angen ystyried risgiau o ran disgwyliadau’r Aelodau, y Llywydd a’r cyhoedd wrth flaenoriaethu gwariant.

4.7         Gan edrych tua’r dyfodol, nododd Suzy bwysigrwydd diffinio’n glir rôl y Comisiynwyr o ran rheoli’r berthynas rhwng y Comisiwn ac Aelodau o’r Senedd, yn enwedig lle y gallai penderfyniadau ar arferion gwaith a blaenoriaethu gwariant achosi tensiwn. Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch cyfathrebu rhwng Comisiynwyr, Aelodau a swyddogion, awgrymodd Suzy ffyrdd y gellid gwella’r broses hon, gan gynnwys rhagor o gyswllt wyneb yn wyneb a chynnig cyfleoedd i Aelodau a grwpiau gwleidyddol ymgysylltu’n fwy uniongyrchol â’r swyddogion priodol i rannu adborth.

4.8         Diolchodd y Cadeirydd i Suzy am ei dadansoddiad gonest, a dymunodd aelodau’r Pwyllgor yn dda iddi yn y dyfodol. Cytunodd Suzy i rannu nodyn mwy cynhwysfawr â’r Cadeirydd i helpu i lywio trafodaethau â’r swyddogion perthnasol yn y dyfodol.  

Camau gweithredu

·         Suzy i rannu ei sylwadau ar ei haelodaeth o’r Pwyllgor  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 19.

ARAC (02-21) Papur 3 – Adroddiad yn nodi’r wybodaeth ddiweddaraf am lywodraethu ac archwilio 

5.1         Cyflwynodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith ar lywodraethu ac archwilio, gan bwysleisio’r gwaith sydd wedi’i flaenoriaethu, a nododd y byddai rhagor o ddiweddariadau’n dilyn maes o law.

5.2         Er gwaethaf yr amhariad a achoswyd gan y pandemig COVID-19, roedd Gareth yn falch bod yr adroddiadau ar reoli asedau TGCh y Comisiwn ac ar seiberddiogelwch wedi’u cwblhau a’u bod wedi’u cynnwys yn y pecyn papurau ar gyfer y cyfarfod hwn.

5.3         Roedd y gwaith maes ar gyfer archwilio treuliau’r Aelodau hefyd wedi’i gwblhau a’r adroddiad drafft wedi’i rannu â’r tîm Cymorth Busnes i’r Aelodau. Nododd Gareth mai hon oedd y flwyddyn gyntaf i’r archwiliad gael ei gynnal o bell, gan ddefnyddio cofnodion electronig, a nododd y byddai’r dull hwn yn cael ei ddefnyddio ar gyfer archwiliadau’r dyfodol oherwydd y llwyddiant a gafwyd. Mewn ymateb i awgrym gan Suzy, cytunodd Gareth i ystyried ffyrdd o wahodd mewnbwn gan Aelodau ar gyfer archwiliadau o dreuliau yn y dyfodol i helpu i gynyddu eu dealltwriaeth o’r broses.

ARAC (02-21) Papur 4 – Papur eglurhaol i gyd-fynd â’r Siarter Archwilio Mewnol

ARAC (02-21) Papur 4 – Atodiad A – Siarter Archwilio Mewnol 2021

6.1         Cyflwynodd Gareth ei bapur, gan bwysleisio bod gwasanaeth Archwilio Mewnol Comisiwn y Senedd yn gyffredinol yn cydymffurfio â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, gofynnwyd i’r Pwyllgor gymeradwyo’n ffurfiol Siarter Archwilio Mewnol y Comisiwn. Cadarnhaodd Gareth nad oedd ei adolygiad blynyddol o’r siarter wedi arwain at unrhyw newidiadau sylweddol.

6.2         Wrth ymateb i gwestiynau ar ganfod twyll a chynnig hyfforddiant priodol, eglurodd Gareth a Nia eu dull cydweithredol o roi sicrwydd i Manon, fel y Swyddog Cyfrifyddu, ynghylch y rheolaethau sydd yn eu lle. Cafodd y Pwyllgor ei atgoffa am yr hyfforddiant a’r gweithgarwch parhaus i godi ymwybyddiaeth ymhlith y swyddogion perthnasol, gan gynnwys aelodau o’r tîm Cyllid a’r cydgysylltwyr cyllid ym mhob maes gwasanaeth. Ychwanegodd Mark Neilson fod hyfforddiant cyffredinol ynghylch seiberddiogelwch, sy’n cynnwys canfod twyll, hefyd yn cael ei gynnig i staff drwy gydol y flwyddyn. Hefyd, cafodd y Pwyllgor ei atgoffa gan Archwilio Cymru o’i ganllawiau ei hun ynghylch arfer da o ran twyll, gan amlinellu astudiaeth achos ddiweddar lle’r oedd twyllwyr yn camddefnyddio e-byst gan gyflenwyr. Cynigiodd Gareth i rannu’r amryw ganllawiau ynghylch twyll ag aelodau’r Pwyllgor.

6.3         Nododd y Cadeirydd fod dull sy’n seiliedig ar rannu cyfrifoldeb yn arfer cyffredin yng nghyrff y sector cyhoeddus, ond awgrymodd y dylid parhau i ganolbwyntio ar y mater hwn yn y dyfodol.

6.4         Diolchodd y Pwyllgor i Gareth am y diweddariad a chymeradwyodd y Siarter Archwilio Mewnol ar gyfer 2021.

ARAC (02-21) Papur 5 – Datganiad ac Adroddiad Blynyddol ar Archwilio Mewnol ar gyfer 2020-21

7.1         Cyflwynodd Gareth ei bapur, sy’n rhoi trosolwg o’r gwaith a wnaed gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn yn gorffen ar 31 Mawrth 2021. Nododd y Pwyllgor fod rhai archwiliadau a gynlluniwyd wedi’u gohirio oherwydd COVID-19, ond cafodd y gwaith a wnaed ar sicrwydd mewn amser real ei groesawu. Roedd y gwaith hwn wedi cynnwys llunio adroddiadau i fyfyrio ar ymateb y Comisiwn i’r pandemig COVID-19 ac adolygiad o’r camau a gymerwyd gan y Comisiwn i reoli risgiau a materion eraill yn ystod y pandemig.

7.2         Croesawodd y Pwyllgor y ffaith bod y Comisiwn wedi parhau i ymateb yn gadarnhaol i’r argymhellion ar archwilio, a oedd yn deyrnged i’r diwylliant corfforaethol yn ehangach.

7.3         Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am ei ddiweddariad, gan nodi faint o waith a wnaed a’r sicrwydd a roddwyd ynghylch y rheolaethau sydd yn eu lle.

7.4         Wrth ymateb i gwestiynau ar y sgôr gymedrol o ran sicrwydd yn gyffredinol yn ei adroddiad blynyddol, nododd Gareth fod hyn yn asesiad teg o’r sefyllfa yng ngoleuni’r archwiliadau a gynhaliwyd. Cafwyd sgôr sylweddol o ran sicrwydd mewn rhai o’r archwiliadau hyn, ond roedd rhai eraill wedi’u gohirio oherwydd yr amgylchiadau heriol.

ARAC (02-21) Papur 6 – Adroddiad blynyddol ar dwyll

8.1         Cyflwynodd Gareth ei adroddiad blynyddol ar dwyll i’r Pwyllgor. Roedd y camau i roi sicrwydd yn y maes hwn, yn ogystal â’r manylion am hyfforddiant a chodi ymwybyddiaeth o dwyll, eisoes wedi’u trafod yn ystod eitem 5 ar yr agenda.

8.2         Nododd y Pwyllgor yr achos diweddar pan roedd rheolaethau mewnol a’r camau i fonitro gwariant gan Aelodau wedi helpu staff i ganfod bod asedau’r Comisiwn yn cael eu dwyn, gan arwain at ymchwiliad gan yr awdurdodau priodol. Disgrifiodd Arwyn sut oedd y rheolaethau sy’n llywio’r broses o archebu offer swyddfa ar gyfer swyddfeydd yr Aelodau wedi’u cryfhau ymhellach i atal hyn rhag digwydd eto yn y dyfodol. Ychwanegodd fod y rheolaethau ychwanegol hyn wedi cryfhau gwaith arolygu’r Bwrdd Taliadau ac wedi arwain at ragor o dryloywder.

8.3         Diolchodd y Cadeirydd i Gareth am y diweddariad a chafodd yr adroddiad ei nodi gan y Pwyllgor.

ARAC (02-21) Papur 7 – Rheoli asedau TGCh

ARAC (02-21) Papur 8 – Seiberddiogelwch

9.1         Cyflwynodd Gareth yr adroddiad archwilio mewnol ar reoli asedau TGCh. Prif ffocws yr adolygiad hwn oedd rheoli dyfeisiau cyfryngau cludadwy, sydd wedi’u nodi gan y tîm TGCh fel risg bosibl, yn enwedig oherwydd y ffyrdd newydd o weithio. Rhoddwyd sgôr ‘sicrwydd sylweddol’, gyda’r tîm TGCh yn derbyn dau argymhelliad. Amlinellodd Gareth y gwaith ychwanegol i wella’r defnydd o wybodaeth reoli a’r broses adolygu gydag Aelodau newydd a’u staff, y disgwylir iddi fynd rhagddo yn ystod y flwyddyn.

9.2         Mewn ymateb i gwestiynau ynghylch cael gwared ar asedau mewn ffordd ddiogel a chynaliadwy, nododd Gareth ei fod wedi cael sicrwydd gan Reolwr Cynaliadwyedd y Comisiwn, y tîm Rheoli Ystadau a Chyfleusterau a’r tîm TGCh ynghylch effeithiolrwydd y trefniadau sydd wedi’u gwneud â chyflenwr trydydd parti.

9.3         Cyflwynodd Gareth yr adroddiad archwilio ar seiberddiogelwch a luniwyd gan TIAA. Eglurodd fod archwiliad o’r maes hwn, sy’n uchel o ran risg, yn cael ei gynnal bob blwyddyn, a bod cwmpas pob archwiliad o’r fath wedi’i seilio ar drafodaethau â’r Pennaeth TGCh. Nodwyd mai’r ffocws eleni oedd trefniadau wrth gefn ac adfer, a oedd yn cynnwys gwneud cymhariaeth â’r canllawiau ynghylch arfer gorau a ddarparwyd gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol.

9.4         Daeth yr adolygiad i’r casgliad bod y Comisiwn wedi gwneud cynnydd sylweddol wrth weithredu datrysiad wrth gefn a oedd yn welliant sylweddol ar y datrysiad blaenorol. Rhoddwyd sgôr gyffredinol o ‘sicrwydd cymedrol’ a derbyniodd y tîm rheoli chwe argymhelliad. Croesawodd y Pwyllgor pa mor drylwyr oedd yr adroddiad.

9.5         Mewn ymateb i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor, cadarnhaodd Mark Neilson y sicrwydd a roddwyd o ran diogelwch y rhwydwaith, y camau sylweddol sydd wedi’u cymryd i ddiogelu gweinyddion oddi ar y safle a threfniadau ar gyfer parhad busnes, adfer ar ôl trychineb a gwneud copïau wrth gefn, gan gynnwys tapiau gwaddol wrth gefn. Roedd hyn yn cynnwys rhoi sicrwydd i’r tîm rheoli ynghylch y risgiau o ran maleiswedd a datrys problemau y tu hwnt i oriau gwaith arferol. Hefyd, nododd fod gwydnwch y system wedi’i gynyddu drwy aelodaeth o drefniadau ehangach y sector cyhoeddus, a chytunodd i wahodd cynrychiolydd i ddod i gyfarfod yn y dyfodol.

9.6         Diolchodd y Pwyllgor i Mark am y sicrwydd ychwanegol, a nododd yr aelodau eu bod yn falch o ymateb y tîm rheoli, er nad oedd lefelau’r sicrwydd mor uchel ag yr oeddent wedi eu disgwyl. Roeddent yn gwerthfawrogi bod y seilwaith TGCh o dan fygythiad drwy’r amser ac roeddent yn ddiolchgar am holl ymdrechion Mark a’i dîm i reoli risgiau o ran seiberddiogelwch. Nodwyd y byddai’r Pwyllgor yn croesawu cael y wybodaeth ddiweddaraf am y gwaith i weithredu’r datrysiad wrth gefn.

ARAC (02-21) Papur 9 – Diweddariad gan Archwilio Cymru

10.1      Croesawodd y Cadeirydd swyddogion Archwilio Cymru i’r cyfarfod, gan longyfarch Ann-Marie am ei dyrchafiad diweddar i fod yn Gyfarwyddwr Gweithredol Gwasanaethau Archwilio o fewn Archwilio Cymru.

10.2      Rhoddodd Ann-Marie wybod i’r Pwyllgor y byddai Steve Wyndham yn dychwelyd i weithio ar gyfrifon yn y sector iechyd dros dro oherwydd y gyfran sylweddol uwch o waith yn y sector hwnnw ar hyn o bryd. I sicrhau elfen o barhad, byddai’r cyfrifoldeb dros archwilio Cyfrifon y Comisiwn yn cael ei drosglwyddo yn ôl i’w ragflaenydd, sef Gareth Lucey. Roedd swyddogion Archwilio Cymru yn ymddiheuro am y newid hwn mewn personél, yn enwedig ar ganol archwiliad, ac roeddent yn ddiolchgar i aelodau’r Comisiwn am eu dealltwriaeth.

10.3      Cyflwynodd Steve y papur, a oedd yn cynnwys y wybodaeth ddiweddaraf am waith archwilio cyllidebol sy’n mynd rhagddo ac sydd yn yr arfaeth. Cadarnhaodd bod y ffi archwilio heb newid o’r flwyddyn flaenorol, ond nododd mai amcangyfrif oedd hwn, hyd nes yr oedd y gwaith wedi’i gwblhau. Nid oedd unrhyw beth neilltuol i’w nodi yn y gwaith archwilio a wnaed hyd yn hyn, a chydweithiodd yr archwilwyr, Nia, y tîm Cyllid a Gareth Watts yn dda. Cafwyd cadarnhad eu bod yn disgwyl dechrau’r gwaith o archwilio’r Cyfrifon ar 10 Mai.

10.4      Croesawodd y Pwyllgor y wybodaeth am raglen waith ehangach yr Archwilydd Cyffredinol a oedd wedi’i chynnwys yn y papur, gan gynnwys gwybodaeth am y Good Practice Exchange.

ARAC (02-21) Papur 10 – Cyfrifon ac adroddiad blynyddol drafft 2020-21 – papur eglurhaol

ARAC (02-21) Papur 10 – Atodiad A – Naratif yr adroddiad blynyddol drafft

ARAC (02-21) Papur 10 – Atodiad B – Datganiad o gyfrifon drafft

ARAC (02-21) Papur 10 – Atodiad C – Datganiad llywodraethu blynyddol drafft

11.1      Amlinellodd Arwyn Jones yr adran ar naratif yr adroddiad blynyddol drafft, sydd, fel ag yn ystod y flwyddyn flaenorol, yn cynnwys tabl i grynhoi gweithgarwch a dadansoddiad cryno o berfformiad yn ystod y flwyddyn. Yn anochel, canolbwyntiwyd ar y ffordd y mae’r sefydliad wedi ymateb i’r pandemig mewn ffordd ystwyth a chadarnhaol. Y ffocws yn y dyfodol fyddai cynnwys y ffyrdd newydd o weithio hyn ym musnes arferol y Comisiwn.

11.2      O ran y datganiad o gyfrifon, pwysleisiodd Nia fod y datganiad hwn wedi’i gyflwyno er gwybodaeth am y fformat yn unig mor gynnar â hyn yn y broses. Ychwanegodd fod y targedau a amlinellwyd yng Nghynllun Archwilio 2020-21 wedi’u cyrraedd ac y byddai’r cyfrifon terfynol yn barod i gael eu cyflwyno’n ffurfiol i’r Pwyllgor yn ystod ei gyfarfod ar 18 Mehefin 2021.

11.3      Cafodd y Comisiwn ei gymeradwyo gan y Pwyllgor am ei berfformiad neilltuol yn ystod blwyddyn neilltuol. Soniodd aelodau’r Pwyllgor am hyd yr adran naratif a pha mor rhwydd oedd hi i’w darllen, ond roeddent yn cydnabod bod y canllawiau o ran arfer da wedi’u dilyn yn ddiwyd wrth lunio’r cynnwys. Hefyd, gwnaethant awgrymu y dylid llunio crynodeb gweithredol i ganolbwyntio ar y prif negeseuon, yn ogystal â chynnwys manylion am wariant cyfalaf posibl ar yr ystâd. Roeddent hefyd o’r farn y dylai’r adroddiad fod yn ddogfen friffio allweddol i’r Comisiynwyr newydd, unwaith iddynt gael eu penodi.

11.4      Diolchodd Arwyn i aelodau’r Pwyllgor am eu hadborth adeiladol. O ran y gallu i ddarllen y naratif yn rhwydd, amlinellodd gynlluniau i wneud yr adroddiad yn fwy rhyngweithiol yn y dyfodol, gan wneud defnydd gwell o ddelweddau. O ran cynnwys a hyd yr adroddiad, ychwanegodd Manon fod adborth cadarnhaol ar adroddiadau blaenorol wedi dod i law gan Bwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus a Phwyllgor Cyllid y Senedd.

11.5      Cytunodd swyddogion i drafod y sylwadau penodol a wnaed yn ystod y cyfarfod, a chytunodd aelodau’r Pwyllgor i anfon sylwadau manwl at y tîm Clercio erbyn 7 Mai.

Cam gweithredu: Aelodau’r Pwyllgor i anfon sylwadau manwl ar y cyfrifon a’r adroddiad blynyddol drafft at y tîm Clercio erbyn 7 Mai.

ARAC (02-21) Papur 11 – Diweddariad cyllidol

12.1      Amlinellodd Nia Morgan y sefyllfa gyllidol ddiweddaraf ar gyfer 2021-22 a’r sefyllfa gyllidol ddisgwyliedig ar gyfer 2021-22 a 2022-23. Disgwyliwyd mai 0.4 y cant fyddai alldro'r gyllideb weithredol erbyn diwedd y flwyddyn, a oedd ymhell o fewn y targed o rhwng 0 y cant ac 1.5 y cant.

12.2      Mewn ymateb i gwestiynau gan y Pwyllgor ynghylch cronni gwyliau, cadarnhaodd Nia fod y cyfnod estynedig pan oedd gwaith y Comisiwn wedi’i oedi yn ystod y Nadolig wedi gostwng y ffigur gofynnol o ran cronni gwyliau blynyddol, a bod y ffigur yn y cyfrifon yn addasiad cyfrifyddol yn unig.

            ARAC (02-21) Papur 12 – Risg corfforaethol

ARAC (02-21) Papur 12 – Atodiad A – Crynodeb o’r gofrestr risg corfforaethol

ARAC (02-21) Papur 12 – Atodiad B – Risgiau corfforaethol sydd wedi’u nodi

13.1       Cyflwynodd Dave yr eitem hon, gan nodi bod y gofrestr risg corfforaethol wedi’i hadolygu gan y Bwrdd Gweithredol ar 21 Ebrill, cyn amlinellu’r newidiadau a gytunwyd. Ymatebodd swyddogion fel sydd wedi’i nodi isod i gwestiynau gan aelodau’r Pwyllgor ar risgiau penodol.

13.2      Roedd Dave yn fodlon â’r wybodaeth a nodwyd ar gyfer disgrifio’r risg o ran diogelu data a difrifoldeb y risg hon, gan ychwanegu bod adroddiadau llawnach yn cael eu cyflwyno i’r Bwrdd Gweithredol fel sail ar gyfer ei adolygiadau. Amlinellodd yr heriau ynghylch cynnydd mewn pwysau gwaith yn maes hwn, yn rhannol oherwydd newidiadau i weithgarwch ymgysylltu a digwyddiadau oherwydd y pandemig, yn ogystal â’r paratoadau ar gyfer yr etholiad a’r broses gynefino ar gyfer yr Aelodau newydd. Roedd hyn yn cynnwys cefnogi timau ar draws y Comisiwn i gynnal asesiadau effaith a hysbysiadau preifatrwydd, yn ogystal â chynnal ymwybyddiaeth o faterion o ran diogelu data.

13.3      O ran y risgiau sy’n gysylltiedig â chydymffurfio â Chynllun Ieithoedd Swyddogol y Senedd, eglurodd Arwyn y byddai cyfathrebu’n effeithiol ag Aelodau, eu staff a’r grwpiau gwleidyddol i drafod materion a oedd yn codi, yn ogystal â’r prosesau a oedd ar waith i liniaru unrhyw effeithiau, yn lleihau effeithiau unrhyw achos o ymddwyn yn groes i’r cynllun. Roedd yr aelodau’n gwerthfawrogi cyfyngiadau’r llwyfannau presennol a’r ymdrechion parhaus gan y Comisiwn i ddod o hyd i ddatrysiad technegol ar gyfer pob cyfarfod. Atgoffodd Arwyn y Pwyllgor fod y mater hwn dim ond effeithio ar gyfarfodydd preifat, a bod cyfieithu ar y pryd yn parhau i fod ar gael ar gyfer holl fusnes cyhoeddus a ffurfiol y Senedd. Ychwanegodd fod camau eraill wedi’u cymryd i leihau’r posibilrwydd o ymddwyn yn groes i’r cynllun, a bod cydweithwyr o’r tîm TGCh yn parhau i weithio gyda Llywodraeth Cymru a Microsoft i geisio dod o hyd i ddatrysiad. Hefyd, ailadroddodd y clod a gafwyd gan Gomisiynydd y Gymraeg am y ffordd hon o weithio.

13.4      Eglurodd Siwan y byddai asesiad newydd yn cael ei gynnal mewn perthynas â’r risgiau sy’n gysylltiedig ag ymadawiad y Deyrnas Unedig â’r Undeb Ewropeaidd a’r newid cyfansoddiadol cysylltiedig. Ychwanegodd fod yr ansicrwydd yn bodoli ar y lefel wleidyddol, ac nid oedd unrhyw bryderon ynghylch gallu’r Comisiwn i wasanaethu Aelodau o’r Senedd a phwyllgorau’r Senedd.

13.5      Eglurodd Dave y byddai’r risgiau sy’n gysylltiedig â chapasiti corfforaethol yn cael eu hadolygu yng ngoleuni blaenoriaethau’r Comisiwn wrth iddynt ddod i’r fei, yn ogystal â chyfyngiadau cyllidebol a’r adolygiad nesaf o gapasiti.

13.6      O ran y risgiau mewn perthynas ag urddas â pharch, nododd y Pwyllgor fod Cod Ymddygiad newydd i Aelodau wedi’i gymeradwyo a chroesawodd y camau i ychwanegu’r egwyddor ynghylch ‘parch’. Nododd Siwan y byddai’r egwyddor hon yn rhan bwysig o’r sesiynau cynefino i Aelodau, sy’n cynnwys cyfle i gwrdd â’r Comisiynydd Safonau, gan ychwanegu bod adolygiad o’r weithdrefn  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 12.

Diweddariad llafar

14.1      Croesawodd y Pwyllgor y cyfle hwn i drafod y broses rheoli risg. Mewn ymateb i sylwadau gan aelodau’r Pwyllgor ynghylch rheoli risgiau mewn ffordd integredig, eglurodd Dave fod trafodaethau ar lefelau gwasanaeth, cyfarwyddiaeth a’r Bwrdd Gweithredol wedi cynnwys y cysylltiadau a’r proffil risg cyffredinol. Fodd bynnag, roedd yn cydnabod ei bod yn bosibl nad oedd hyn yn amlwg yn yr adroddiadau a gyflwynwyd i’r Pwyllgor. Cytunodd Kathryn Hughes i edrych ar hyn mewn rhagor o fanylder.

14.2       Roedd y Cadeirydd yn fodlon bod y gofrestr yn ddeinamig, a ddangosir gan y newidiadau yn y risgiau a’u sgoriau, a bod y risgiau sydd wedi’u nodi, yn ogystal â’r sgoriau a roddwyd iddynt, yn briodol yn yr amgylchiadau presennol.

ARAC (02-21) Papur 13 – Crynodeb ymadael

15.1      Mynegodd y Pwyllgor bryder nad oedd y Comisiwn wedi profi’r farchnad ar gyfer gwasanaeth i gynnig hyfforddiant ac adnoddau dysgu a datblygu. Roedd Ann Beynon hefyd am roi ar gofnod bod pryderon tebyg wedi’u mynegi gan aelodau o Bwyllgor Cynghori’r Comisiwn ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu. Mewn ymateb, nododd Dave y pryderon ac eglurodd fod y penderfyniad wedi’i seilio ar ddealltwriaeth o’r farchnad, ansawdd a gwerth am arian y cynnyrch, y cynnig ar-lein a’r posibilrwydd o wneud arbedion. Ychwanegodd fod y ffaith bod seneddau eraill hefyd yn defnyddio’r cynnyrch hwn yn cynnig cyfleoedd da i gydweithio.

ARAC (02-21) Papur 14 – Y wybodaeth ddiweddaraf am bolisi chwythu’r chwiban a pholisi twyll – papur eglurhaol

ARAC (02-21) Papur 14 – Atodiad A – Polisi twyll, llygredd a llwgrwobrwyo

ARAC (02-21) Papur 14 – Atodiad B – Polisi chwythu’r chwiban

16.1      Cafwyd cadarnhad gan Gareth nad oedd unrhyw newidiadau sylweddol wedi’u gwneud yn sgil ei adolygiad blynyddol o’r ddau bolisi.

16.2      O ran twyll, cyfeiriodd Gareth at gyhoeddiad y Swyddfa Archwilio Genedlaethol, sef ‘Good Practice Guide on Fraud and Error’, a oedd wedi’i rannu ag aelodau’r Pwyllgor yn y gorffennol. Roedd y cyhoeddiad hwn yn cynnwys rhestr wirio y byddai Gareth yn ei hadolygu i benderfynu pa agweddau sy’n berthnasol i’r Comisiwn. Ochr yn ochr â’r adolygiad hwn, roedd hefyd wedi cwblhau ei adroddiad blynyddol ar dwyll, a oedd wedi’i gyflwyno o dan eitem 7.

16.3      Wrth adolygu polisi chwythu’r chwiban, roedd Gareth wedi ystyried canllawiau gan Protect (enw newydd Public Concern at Work). Ychwanegodd y byddai’n cynnal adolygiad llawnach o’r polisi hwn yn ystod 2021-22. Byddai hyn yn cynnwys trafod â chydweithwyr ym maes Adnoddau Dynol a staff eraill sy’n rhan o’r gwaith o ddiweddaru polisïau’r Comisiwn ar urddas a pharch yn y gweithle i sicrhau cyswllt addas â’r polisi hwn.

16.4      Nododd y Pwyllgor y diweddariadau gan Gareth, gan ategu’r ffordd y mae’n ymdrin â’r  gwaith hwn.

ARAC (02-21) Papur 15 – Adroddiad blynyddol yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth

17.1      Diolchodd y Cadeirydd i’r swyddogion am adroddiad hynod gynhwysfawr a chroesawodd y gwybodaeth ychwanegol am y cynllun marcio amddiffynnol.

17.2      Pwysleisiodd Dave yr heriau yn ystod y flwyddyn ddiwethaf o ran gwneud y gwaith a oedd wedi’i flaenoriaethu, sef cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data, a chodi ymwybyddiaeth o’r ddeddfwriaeth hon, yn ogystal â’r gwaith ychwanegol a achoswyd gan y pandemig ac etholiadau’r Senedd. O ran cyflwyno cynllun marcio amddiffynnol, amlinellodd Dave y cymhlethdodau sy’n gysylltiedig â dod o hyd i ddatrysiad technegol sy’n ddigon hyblyg i ymateb i wahanol anghenion o ran llif y wybodaeth ar gyfer staff y Comisiwn a’r Aelodau. Er y byddai’r tîm yn parhau i weithio ar y materion hyn, ychwanegodd fod y ffocws ar hyn o bryd ar baratoadau ar gyfer y Senedd newydd a llunio canllawiau ar gyfer yr Aelodau.

17.3      O ran y sylwadau ar liniaru’r risgiau sy’n gysylltiedig â rhannu data, cafwyd cadarnhad gan Dave fod Aelodau wedi croesawu’r gwaith o fudo tuag at SharePoint a OneDrive oherwydd y nodweddion diogelwch a’r hyblygrwydd sy’n gysylltiedig â’r rhaglenni hyn, ac ychwanegodd y byddai pob Aelod bellach yn eu defnyddio.

17.4      Gofynnodd Suzy am y nifer o geisiadau Rhyddid Gwybodaeth a ddaeth i law’r Comisiwn o’i gymharu â chyrff cyhoeddus eraill. Cyfaddefodd swyddogion fod nifer y ceisiadau a ddaeth i law’r Comisiwn yn is na’r awdurdodau cyhoeddus, ond bod cymhlethdod a natur gwleidyddol y ceisiadau’n golygu nad oedd y nifer yn adlewyrchiad gwirioneddol o’r gwaith a fu’n rhaid ei wneud arnynt.

17.5      Nododd y Pwyllgor yr adroddiad blynyddol hwn a diolchodd i Dave am y diweddariad.

Diweddariad llafar

18.1      Croesawodd Ann Beynon, fel aelod o’r Pwyllgor Cynghori, y cyfle hwn i roi adborth ar ddau gyfarfod diwethaf y Pwyllgor hwnnw, yr oedd y diweddaraf ohonynt wedi canolbwyntio’n bennaf ar drafodaethau ar daliadau i uwch reolwyr.

18.2      Yn y cyfarfod ym mis Mawrth, trafododd y Pwyllgor Cynghori y materion a ganlyn:

-      cwmpas adolygiad o effeithiolrwydd y Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu gan Gareth Watts, y byddai ei ganlyniadau’n cael eu rhannu â’r Pwyllgor hwn;

-      trefniadau i gynnal cyfarfod yn ystod yr haf i gynllunio senarios;

-      sut i gefnogi’r adolygiad o bolisi urddas a pharch y Comisiwn yn ystod yr hydref;

-      canlyniad yr adolygiad ‘pwls’ llesiant diweddaraf, gan nodi bod bellach modd meincnodi yn erbyn sgoriau cyrff cyhoeddus eraill a bod y sgôr gyffredinol ar gyfer bodlonrwydd yn ffafriol o’i chymharu â sefydliadau eraill;

-      ffyrdd o ymdrin ag anghydraddoldeb economaidd-gymdeithasol a chynyddu cynrychiolaeth gan bobl dduon, Asiaidd a lleiafrifoedd ethnig ymhlith staff y Comisiwn, gan gynnwys y posibilrwydd o wneud ymarfer meincnodi yn erbyn sefydliadau eraill, y byddai’n rhaid iddo ystyried y lefelau cymharol isaf o drosiant ymhlith y staff; a

-      strategaeth cyfathrebu ac ymgysylltu y Comisiwn.

18.3      Roedd Ann a Chadeirydd y Pwyllgor Cynghori yn ddiweddar wedi bod yn rhan o’r broses i recriwtio ar gyfer dwy swydd uwch o fewn y Gyfarwyddiaeth Ymgysylltu. Roeddent wedi’u siomi ar yr ochr orau gan safon y ceisiadau, gan arwain iddynt fod yn falch o’r cyfle i fod yn rhan o’r broses.

18.4      Diolchodd y Cadeirydd i Ann am yr adborth hwn a nododd y cynnydd da sydd wedi’i wneud ar raglen waith y Pwyllgor Cynghori.

Eitem lafar

19.1      Gofynnwyd i aelodau’r Pwyllgor wneud sylwadau ar gynnwys adroddiad blynyddol y Pwyllgor, a chyfrannu at y cynnwys hwn, a fyddai’n cael ei gyflwyno i’r Comisiwn newydd unwaith iddo gael ei benodi. Roedd copi o adroddiad blynyddol y flwyddyn flaenorol wedi’i gynnwys yn y pecyn papurau ar gyfer y cyfarfod hwn.

19.2      Awgrymodd y Cadeirydd y dylid cynnwys adolygiad o dymor cyfan y Bumed Senedd i ddangos y gwaith yn ystod y cyfnod hwnnw a’r ffordd y mae’r Pwyllgor wedi esblygu. Cyfeiriodd Ann at bwysigrwydd dwyn sylw’r Comisiynwyr newydd at rôl y Pwyllgor o ran herio’r drefn mewn ffordd adeiladol a chytbwys. Ychwanegodd Suzy ei bod yn bwysig cyfleu diben yr adroddiad i’r Comisiynwyr newydd, gan gyfeirio at gryfder cyffredinol y gweithdrefnau o ran llywodraethu.

19.3      Gofynnodd y Cadeirydd i aelodau’r Pwyllgor anfon unrhyw sylwadau at y tîm Clercio erbyn 7 Mai.

Cam gweithredu: Sylwadau ar adroddiad blynyddol y Pwyllgor i gael eu hanfon at y tîm Clercio erbyn 7 Mai.

ARAC (02-21) Papur 16 – Blaenraglen waith

20.1      Nid oedd y Pwyllgor am wneud unrhyw newidiadau i’w flaenraglen waith.

21.0      Eitem 20 – Unrhyw fater arall

Eitem lafar

21.1      Ni chodwyd unrhyw fater arall.

Roedd swyddogion Archwilio Cymru yn bresennol ar gyfer sesiwn breifat ag aelodau’r Pwyllgor ar ôl i’r trafodion ffurfiol ddod i ben. Ni chafodd unrhyw gofnodion eu cadw.

Disgwylir i’r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 18 Mehefin 2021.