Agenda a Chofnodion

Lleoliad: Lleoliad Allanol. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Sulafa Thomas, x6227 

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyflwyniad

1.a

Cyflwyniad ac ymddiheuriadau

Cofnodion:

Croesawodd y cadeirydd Bob Evans, Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg, a Sarah Pinch, Cadeirydd y Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a’r Gweithlu, i'r cyfarfod.

Ni chafwyd ymddiheuriadau.

1.b

Datgan buddiannau

Cofnodion:

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

1.c

Cofnodion y cyfarfod blaenorol

Cofnodion:

Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 15 Mehefin.

2.

Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg (ARAC)

Cofnodion:

Cyflwynodd Bob Evans – Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg – Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor, sy’n cydnabod cryfder trefniadau risg, rheolaeth, llywodraethu a sicrwydd y Comisiwn yn ystod y flwyddyn, ac yn tynnu sylw at nifer o gryfderau gan gynnwys ymateb y Comisiwn i Covid-19 a chyflawni’r archwiliad blynyddol o bell. Llongyfarchodd y Comisiynwyr staff y Comisiwn ar y cyflawniadau, a'r gwaith caled a arweiniodd at y rheini.

Trafododd Bob gyda'r Comisiynwyr rai o'r meysydd y mae'r Pwyllgor yn bwriadu canolbwyntio arnynt yn y flwyddyn sydd i ddod, gan gynnwys rheoli risgiau seiberddiogelwch, a datblygu cynlluniau ar gyfer gwell ymgysylltiad a chyfathrebu allanol, gan gynnwys proffil uwch, a phresenoldeb mwy ymatebol ar y cyfryngau cymdeithasol.

Nododd y Comisiynwyr adroddiad blynyddol ARAC.

3.

Adroddiad Blynyddol Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a Gweithlu (REWAC)

Cofnodion:

Cyflwynodd Sarah Pinch, Cadeirydd y Pwyllgor Cynghori ar Daliadau, Ymgysylltu a Gweithlu, adroddiad y Pwyllgor i'r Comisiwn am y tro cyntaf ers cytuno ar y cylch gwaith sydd wedi’i ehangu. Trafododd Sarah rai themâu tebyg i'r rhai a godwyd gan Bob Evans, gan adlewyrchu gyda'r Comisiwn ar safon y sefydliad a'i staff, a phwysigrwydd cyfathrebu ac ymgysylltu effeithiol â phobl Cymru.

Nododd y Comisiynwyr adroddiad blynyddol REWAC.

4.

Diweddariad ynghylch COVID-19

Cofnodion:

Cafodd y Comisiynwyr eu diweddaru am brofiadau yn sgîl cynnal y Cyfarfod Llawn hybrid cyntaf yr wythnos flaenorol, wnaeth fynd yn esmwyth iawn ac oedd yn glod i bawb oedd ynghlwm â’r gwaith.

Aethant ymlaen i drafod rhai o'r themâu a ddaeth i'r amlwg yn sgîl ystyriaeth y Pwyllgor Busnes o anghenion busnes yn y dyfodol, a gwnaethant ofyn bod gwaith yn cael ei wneud i baratoi ar gyfer tymor yr hydref, ac edrych yn fanwl ar yr opsiynau ar gyfer ei gyflawni.

Cafodd y Comisiynwyr arwydd o'r addasiadau sy’n angenrheidiol o ran gwasanaethau'r Comisiwn ar gyfer Aelodau dros gyfnod y toriad, a thrafodwyd yr angen i staff ddefnyddio gwyliau blynyddol sydd wedi cronni, a chael cyfnod i gynllunio ar gyfer y camau nesaf.

Adolygodd y Comisiynwyr wybodaeth yn manylu ar yr effaith y mae Covid-19 wedi'i chael ar gyllid eleni, sef gwybodaeth y gofynnodd y Pwyllgor Cyllid amdani hefyd. 

Nododd y Comisiynwyr y diweddariad a roddwyd, a gofynnwyd bod  papur yn cael ei baratoi ar gyfer eu cyfarfod nesaf, yn nodi’r opsiynau ar gyfer cynyddu nifer yr Aelodau sy'n gallu cymryd rhan yn y Cyfarfod Llawn, heb yr angen i weithio o bell yn y tymor canolig i'r tymor hwy.

5.

Strategaeth Gyllideb Comisiwn y Senedd 2021-22

Cofnodion:

Ystyriodd y Comisiynwyr bapur sy’n rhoi mwy o fanylion am yr effaith yn sgîl dilyn y senario sy’n cael ei ffafrio, sef lleihau’r cynnydd o 1% yn y gyllideb weithredol, y cytunwyd arno yn y cyfarfod ar 15 Mehefin.

Nododd y Comisiynwyr yr effaith ar y gyllideb gyffredinol a chronfa'r prosiect o ganlyniad i ddilyn y strategaeth sy’n well ganddynt ar gyfer 2021-22, a nodi y dylai blaenoriaethu manwl fod yn fater y dylai Comisiwn y Senedd nesaf fod yn gallu ei lunio. At hynny, gwnaethant nodi effaith Safon Cyfrifeg Ariannol Rhyngwladol (IFRS) 16 – Prydlesi ar gyflwyniad Cyllideb Comisiwn 2021-22, a'r llythyr at y Pwyllgor Cyllid yn diweddaru'r Pwyllgor ar y Prosiect Meddalwedd Deddfwriaeth.

6.

Ymgysylltiad cyhoeddus yn ystod y pandemig Covid

Cofnodion:

Ystyriodd y Comisiynwyr bapur a oedd yn amlinellu ffyrdd y gellid addasu gwasanaethau'r Comisiwn i ddarparu gwasanaethau ymgysylltu yn rhithwir, ac a oedd yn cynnig opsiynau ar gyfer rhagor o ymgysylltu yn yr hydref.

Gwnaethant ystyried y ffyrdd y mae’r pandemig Covid-19 wedi effeithio ar y gallu i wasanaethau'r Comisiwn ddarparu prosiectau a gwasanaethau sydd â’r nod o gynnwys y cyhoedd yng ngwaith y Senedd.

Nid oedd y Comisiynwyr o’r farn bod tystiolaeth ddigonol i’w chael o'r angen i ddarparu digwyddiadau rhithwir/hybrid wedi’u noddi gan Aelodau o’r Senedd, os bydd cyfyngiadau ar ymgysylltu wyneb yn wyneb, a mynediad i'r Senedd, yn parhau y tu hwnt i 13 Medi. Fodd bynnag, cytunwyd ar drefn flaenoriaethu ar gyfer gwasanaethau ymgysylltu ar yr ystâd, pe bai cyfyngiadau'n cael eu codi ond bod gofyn am gadw pellter cymdeithasol, sef:

1.         Digwyddiadau a noddir gan Aelodau o’r Senedd, a digwyddiadau'r Comisiwn

2.         Ymweliadau addysg

3.         Teithiau wedi'u harchebu

4.         Ymwelwyr cyffredinol

Cytunodd y Comisiynwyr hefyd y dylid cysylltu â threfnwyr digwyddiadau sydd i gael eu cynnal yn ystod 6 wythnos gyntaf tymor yr hydref, i wneud trefniadau amgen.

Trafododd y Comisiynwyr ffyrdd o ymgysylltu â'r cyhoedd ynghylch yr effaith y mae Covid-19 yn ei chael ar Gymru, a nodi blaenoriaethau'r cyhoedd ar gyfer y dyfodol, o ran  rôl y Senedd

Y dull a oedd yn well ganddynt ar gyfer darparu rhaglen ymgysylltu yn yr hydref oedd comisiynu ymchwil drwy banel dinasyddion, a phwysleisiwyd eu bod yn benodol eisiau i weithgareddau ymgysylltu ganolbwyntio ar gyrraedd y rheini nad ydynt wedi ymgysylltu â’r Senedd yn y gorffennol.

7.

Papurau i’w nodi:

7.a

Diweddariad gan y Bwrdd Gweithredol (penderfyniadau awdurdodi recriwtio)

Cofnodion:

Nododd y Comisiynwyr y crynodeb arferol o’r penderfyniadau recriwtio a ddarperir i holl gyfarfodydd y Comisiwn.

7.b

Cofnodion drafft ARAC

Cofnodion:

Nododd y Comisiynwyr gofnodion drafft cyfarfod ARAC ym mis Mehefin.

7.c

Rheolau'r Swyddog Cyfrifyddu ar ddefnyddio adnoddau Comisiwn y Senedd.

Cofnodion:

Nododd y Comisiynwyr Reolau’r Swyddog Cyfrifyddu ar ddefnyddio Adnoddau Comisiwn y Senedd, sydd wedi'u hail-ddrafftio, a gyhoeddir o dan awdurdod Cod Ymddygiad Aelodau'r Senedd, paragraff 10, gan Swyddog Cyfrifyddu Comisiwn y Senedd o dan adran 138 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006.

8.

Unrhyw fater arall

Cofnodion:

·         Ymddiriedolwyr Cynllun Pensiwn yr Aelodau

O dan reolau Aelodau Cynllun Pensiwn Aelodau’r Senedd a Chylch Gorchwyl y Bwrdd Pensiwn, mae'r swyddog Cyfrifyddu, mewn ymgynghoriad â'r Comisiynwyr, yn gyfrifol am nodi pwy ddylai sefyll fel cynrychiolwyr y Comisiwn ar y Bwrdd Pensiwn. Disgwylir i dymor pedair blynedd Nia Morgan fel Ymddiriedolwr ddod i ben ar 4 Awst 2020.  Mae Cylch Gorchwyl y Bwrdd yn caniatáu i'r Ymddiriedolwyr presennol barhau am bedair blynedd arall i helpu i gadw profiad ar y Bwrdd. Roedd y Comisiynwyr yn gefnogol i gynnig y Swyddog Cyfrifyddu y dylai Nia barhau fel Ymddiriedolwr am bedair blynedd arall.

 

Ers y cyfarfod diwethaf, mae’r Comisiynwyr wedi gwneud un penderfyniad brys yn ymwneud ag ymestyn y cyfnod ar gyfer canslo gweithgareddau ymgysylltu cyhoeddus wyneb yn wyneb.