Agenda a Chofnodion
Lleoliad: Lleoliad Allanol. Cyfarwyddiadau
Cyswllt: Sulafa Thomas, x6227
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyflwyniad |
|
Cyflwyniad ac ymddiheuriadau Cofnodion: Ni chafwyd
ymddiheuriadau. |
|
Datgan buddiannau Cofnodion: Ni chafwyd unrhyw
ddatganiadau ffurfiol o fuddiant. |
|
Cofnodion y cyfarfod blaenorol Cofnodion: Cytunodd y Comisiynwyr
ar gofnodion y cyfarfod ar 8 Chwefror. |
|
Cyfeiriad Strategol y Comisiwn Cofnodion: Myfyriodd y Comisiynwyr ar yr hyn a ddysgwyd drwy’r
darnau mwyaf arwyddocaol o waith y Comisiwn, ac agweddau allweddol arno yn
ystod y Bumed Senedd, ochr yn ochr â ffactorau sy'n sbarduno newid hyd y gellir
rhagweld i ddarparu cyfeiriad i'r strategaeth ar gyfer y Chweched Senedd. Fe wnaethant drafod
agweddau yn ymwneud â phob un o'u meysydd portffolio a rhoi adborth i lywio'r
crynodeb o fyfyrdodau a'r ffactorau sy’n sbarduno newid i’w cyflwyno i’r
Comisiwn nesaf. Fe wnaethant nodi’r manteision o ehangu dealltwriaeth o rôl a
chyfrifoldebau'r Comisiwn, a gofyn am roi ffocws ar helpu dinasyddion i ddeall
rolau Aelodau o’r Senedd. |
|
Strategaeth Carbon Niwtral 2021-2030 Cofnodion: Trafododd y Comisiynwyr strategaeth arfaethedig yn
amlinellu gweithgareddau, buddsoddiad a newid ymddygiad a fyddai’n
angenrheidiol i'r sefydliad gyrraedd niwtralrwydd carbon net erbyn 2030. Gofynnodd y Comisiynwyr gwestiynau yn ymwneud â theithio,
trafnidiaeth, a mannau gwyrdd ar yr ystâd, gan awgrymu y gallai cynnwys
cymunedau lleol fod yn ddull cadarnhaol. Cytunodd y Comisiynwyr
ar y Strategaeth Carbon Niwtral, ac y dylid ei chyhoeddi. |
|
Opsiynau o ran Adnewyddu Contract Arlwyo Cofnodion: Trafododd y
Comisiynwyr wybodaeth yn ymwneud â'r contract arlwyo, y disgwylir iddo gael ei
adnewyddu o 1 Medi 2021. Fe wnaethant
drafod ansicrwydd ynghylch gweithredu’r gwasanaeth yn y dyfodol wrth i ni ddod
allan o'r pandemig, gyda gweithio mwy hyblyg a gweithio hybrid. Cytunodd y Comisiynwyr
i estyn y contract arlwyo presennol am 12 mis er mwyn rhoi cyfle i ddatblygu
dealltwriaeth well o anghenion a gofynion yn y dyfodol ar ôl dychwelyd i'r
swyddfa yn ehangach. |
|
Gwaith dilynol ar y Tasglu Digidol Cofnodion: Trafododd y Comisiwn
ddatblygiadau mewn perthynas ag argymhelliad a wnaed gan adroddiad y Tasglu
Newyddion a Gwybodaeth Digidol a oedd yn nodi y dylid sefydlu gwasanaeth
gwifren newyddion annibynnol, hyd braich. Trafododd y Comisiynwyr ddatblygiadau
diweddar ym maes y cyfryngau yng Nghymru, a chytunwyd ar yr adeg hon y dylai
Swyddogion y Comisiwn barhau i gefnogi'r gwasanaethau newyddion hyn sy'n dod
i'r amlwg cyn dychwelyd i ystyried a fyddai angen unrhyw gymorth ariannol. |
|
Pontio dros gyfnod yr etholiad Cofnodion: A - Agoriad Swyddogol y Chweched Senedd Rhoddwyd trosolwg i'r Comisiynwyr o'r dull o gynllunio ar
gyfer Agoriad Swyddogol y Chweched Senedd, gan adlewyrchu y byddai ar ffurf
wahanol i achlysuron blaenorol. Byddai’r agoriad yn canolbwyntio ar gyfuniad o
ddigwyddiadau rhithwir a ffisegol i nodi’r achlysur mewn ffordd ddiogel o ran
covid. B - Trefniadau ar
gyfer busnes y Comisiwn yn ystod cyfnod yr etholiad Cytunodd y Comisiynwyr y gellir ymdrin â materion y mae
angen eu trafod yn ystod cyfnod y toriad, y diddymiad a’r cyfnod cyn yr etholir
y Comisiynwyr newydd drwy ohebiaeth e-bost, oni bai bod y Comisiynwyr neu'r
Llywydd yn teimlo bod angen cyfarfod. C - Gohirio penderfyniad yn ymwneud â llogi
swyddfeydd at ddefnydd personol, o gyfarfod y Comisiwn ym mis Chwefror Nododd y Comisiynwyr lythyr gan y Bwrdd Taliadau mewn ymateb i'w cais i
ddeall safbwynt y Bwrdd o ran unrhyw ddefnydd personol o swyddfeydd lleol yn
ystod y cyfnod cyn y diddymiad. Roedd y Bwrdd wedi cytuno i ganiatáu i Aelodau sy’n sefyll i gael eu
hailethol logi eu swyddfeydd lleol at ddefnydd personol yn ystod y cyfnod cyn y
diddymiad. Roeddent wedi nodi amodau penodol gan gynnwys dileu/gorchuddio
arwyddion, yr angen i gytuno ymlaen llaw i dalu 100 y cant o'r costau, a phe
bai Aelod yn penderfynu rhentu'r swyddfa at ei ddefnydd personol, ni ddylid
ystyried bod hyn yn atal yr Aelod rhag defnyddio'r swyddfa hefyd ar gyfer y
gweithgareddau a ganiateir. Gall hyn olygu bod staff sy’n canolbwyntio ar waith
achos wedi’u lleoli mewn swyddfa a gafodd ei llogi gan yr Aelod at ddibenion
ymgyrchu. Gwnaethant ofyn a allai’r Comisiwn, yn y cyfnod cyn yr etholiad,
gyhoeddi rhestr o’r rhai sydd wedi ymrwymo i’r cytundebau hyn. Cytunodd y Comisiynwyr i ymestyn y cyfnod y mae llogi swyddfeydd
etholaethol neu ranbarthol at ddefnydd personol yn opsiwn i gynnwys cyfnod y
diddymiad ffurfiol. Felly, byddent ar gael i’w llogi am holl gyfnod yr
etholiad, a byddai manteisio ar yr opsiwn hwn yn ei gwneud yn ofynnol i'r Aelod
dalu 100 y cant o'r costau, a byddai’n glir mai'r Aelod, nad y trethdalwr, sy'n
talu costau’r swyddfa tra bydd yn cael ei defnyddio ar gyfer gweithgareddau
ymgyrchu. O ran defnyddio offer
a gwasanaethau TGCh at ddibenion personol/ymgyrchu yn ystod cyfnod
yr etholiad, byddai’r Comisiwn yn cynghori’r Aelodau y dylai unigolion sydd am
logi offer chwilio am opsiynau sydd ar gael yn fasnachol. |
|
Amodau Diogelwch a Defnyddio TGCh Cofnodion: Cafodd y Comisiynwyr y rheolau diogelwch TGCh wedi'u
diweddaru (a elwir yn Amodau Diogelwch a Defnyddio TGCh) ar gyfer Aelodau.
Mae'r rheolau yn nodi'r amodau y mae'n rhaid eu cymhwyso i ddefnyddio system
TGCh y Senedd i ddiogelu system TGCh y Senedd rhag defnydd amhriodol, a all
wneud y Senedd yn agored i risgiau sy'n cynnwys colli neu ddwyn gwybodaeth,
seiberymosodiadau a methiannau gwasanaeth. Trafododd y Comisiynwyr rai agweddau ar y rheolau, y
mae'n ofynnol i'r holl ddefnyddwyr eu derbyn cyn cael mynediad at System TGCh y
Senedd. Dywedodd un y byddai wedi bod yn ddefnyddiol gallu
cymharu manylion y ddogfen newydd yn uniongyrchol â'r fersiwn bresennol. Roedd y diweddariad yn
adlewyrchu amodau seiberddiogelwch esblygol, seilwaith TGCh y Senedd, gofynion
busnes ac arferion da ar gyfer yr amgylchedd gwaith. Cytunodd y Comisiynwyr ar y fersiwn wedi'i diweddaru o’r Amodau Diogelwch a
Defnyddio TGCh a fyddai’n gymwys i’r defnydd gan Aelodau o'r Senedd a'u staff o
system TGCh y Senedd o ddechrau'r Chweched Senedd. |
|
Diweddariad ynghylch COVID-19 Cofnodion: Rhoddwyd y wybodaeth ddiweddaraf i'r Comisiwn am y trefniadau sydd ar
waith tra bod y Senedd yn parhau i weithredu o dan reoliadau a chanllawiau
presennol Llywodraeth Cymru. Fe wnaethant nodi'r wybodaeth
a ddarparwyd, y gallai materion pellach godi yn sgil yr adolygiadau
coronafeirws gan Lywodraeth Cymru sydd ar ddod, a thynnwyd sylw at y ffaith y
bu ymholiadau ynghylch defnyddio'r ystâd i hybu ymwybyddiaeth o'r etholiad. Cytunodd y Comisiynwyr
i ddirprwyo’r penderfyniadau fesul achos i Swyddogion y Comisiwn mewn perthynas
â defnydd cyfyngedig o’r ystâd at ddibenion sy’n gysylltiedig â gwaith, megis
gan y cyfryngau i hyrwyddo etholiadau’r Senedd, fel y mae’r rheoliadau’n
caniatáu. |
|
Papurau i'w nodi: |
|
Adolygiad o’r Fframwaith ar gyfer Ymgysylltiad Rhyngwladol Cofnodion: Nododd y Comisiynwyr
wybodaeth am y gwaith rhyngwladol a wnaed gan y Senedd ar gyfer y cyfnod rhwng
mis Ionawr 2019 a mis Mawrth 2021. |
|
Rheolau’r Swyddog Cyfrifyddu ar ddefnyddio adnoddau Comisiwn y Senedd – diweddariad ar gyfer y Chweched Senedd Cofnodion: Nododd y Comisiynwyr y
fersiwn wedi’i diweddaru o Reolau a Chanllawiau’r Swyddog Cyfrifyddu ar
ddefnyddio Adnoddau’r Senedd a fydd yn gymwys o ddechrau'r Chweched Senedd.
Cyhoeddir y Rheolau hyn o dan awdurdod Cod Ymddygiad Aelodau o'r Senedd, ac
adran 138 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006. |
|
Canlyniadau Arolwg Staff y Comisiwn Cofnodion: Nododd y Comisiynwyr
yr adroddiad Arolwg Staff, sef y cyntaf a gynhaliwyd trwy arbenigwr arolwg
annibynnol. Gwnaethant gytuno i gyhoeddi’r adroddiad cryno. |
|
Diweddariad gan y Bwrdd Gweithredol (penderfyniadau RAD) Cofnodion: Nododd y Comisiynwyr y
crynodeb arferol o benderfyniadau o ran recriwtio. |
|
Cofnodion Drafft ARAC Chwefror 2021 Cofnodion: Nododd y Comisiynwyr y
diweddariad arferol ynghylch cyfarfodydd ARAC (y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd
Risg). |
|
Unrhyw fater arall Cofnodion: · Nododd y Comisiynwyr lythyr gan y Bwrdd Taliadau yn
cadarnhau bod y Bwrdd bellach wedi ymgorffori darpariaeth gyfredol gan y Comisiwn
ar gyfer costau deunydd ysgrifennu / swmp-bostio / argraffu’r Aelodau yn y
Penderfyniad ar gyfer y Chweched Senedd, ac y bydd darpariaeth uniongyrchol y
Comisiwn yn dod i ben ar yr un adeg yn unol â hynny. · Gofynnwyd i'r Comisiynwyr lenwi eu ffurflenni Datgan
Buddiannau. · Cytunodd y Comisiynwyr y gallai dwy eitem sydd i'w hanfon
i'r Pwyllgor Cyllid mewn ymateb i'w hargymhellion yn dilyn gwaith craffu ar y
gyllideb gael eu cymeradwyo gan Suzy Davies y tu allan i’r cyfarfod. Mae'r
materion yn ymwneud â diweddariad ar lesiant a diweddariad o oblygiadau
ariannol sy’n ymwneud â covid. · Gan gyfeirio at ymholiad ynglŷn â dyrannu trwydded
TGCh a oedd yn bodoli eisoes i aelod o staff cymorth ar gyfer gweithgareddau a
ganiateir yn ystod cyfnod yr etholiad, eglurwyd, mewn amgylchiadau o absenoldeb
estynedig, y gellid cyfnewid yr unigolyn a enwyd am aelod arall o staff, ac y
dylid cysylltu â’r Ddesg Gymorth TGCh. Diolchodd y Llywydd
i'r Comisiynwyr am y dull gwybodus a fabwysiadwyd ganddynt wrth gyflawni eu
rolau yn ystod y Bumed Senedd. |