Agenda a Chofnodion

Ni chafwyd ymddiheuriadau.

Datganodd Rhodri Glyn Thomas fuddiant yn y drafodaeth ar gyfer y contract arlwyo yn eitem 5. Er nad oedd ganddo fuddiant uniongyrchol yn yr un o’r sefydliadau a oedd wedi tendro am y contract, yr oedd wedi cyfathrebu fel Aelod Cynulliad â staff y Comisiwn am y mater.

Cofnodion cyfarfod – 16 Mehefin 2011
Cytunwyd yn ffurfiol ar y cofnodion.

Materion yn codi o gyfarfod 16 Mehefin 2011
Nid oedd materion yn codi o’r cyfarfod. Fodd bynnag, dywedodd y Llywydd na fyddai papurau drafft y Comisiwn yn cael dosbarthiad diogelwch fel norm, o hyn allan, a hynny er mwyn gwella tryloywder trafodion y Comisiwn. Pan fydd gan bapurau ddosbarthiad diogelwch yn y dyfodol, y Comisiwn fydd yn penderfynu a ddylid codi’r dosbarthiad unwaith y bydd y drafodaeth ffurfiol ar ben.

Trafododd y Comisiwn yr Adroddiad Blynyddol drafft ar gyfer 2010-11. Nodwyd y byddai proses ar wahân yn cael ei dilyn ar gyfer y cyfrifon yn yr un cyfnod. Pwyllgor Archwilio Comisiwn y Cynulliad fyddai’n craffu ar y cyfrifon - Angela Burns, fel y Comisiynydd â chyfrifoldeb dros y gyllideb a llywodraethu, oedd cynrychiolydd y Comisiwn. Byddai’r adroddiad blynyddol a’r cyfrifon wedyn yn cael eu cyhoeddi ar y cyd mewn un ddogfen ar 14 Gorffennaf.

Yn ogystal â chyfrifoldeb statudol y Comisiwn i baratoi a chyflwyno’r adroddiad blynyddol a’r cyfrifon, roedd y Comisiynwyr am sicrhau y byddai’r cyhoeddiad yn cyrraedd cynifer o bobl â phosibl a cyflawnwyd hyn drwy ddarparu fersiwn ar-lein ar ffurf llinell amser ryngweithiol a fyddai’n hollol hygyrch. Yn ogystal, byddai crynodeb hefyd yn cael ei baratoi ac ar gael i’r cyhoedd.

Roedd y naratif yn rhoi adolygiad o weithgarwch yn 2010-11 a byddai’n cael ei werthfawrogi gan y sawl sy’n edrych ar hanes y Cynulliad. Gwnaeth y Comisiynwyr sylwadau penodol, a fydd yn cael eu cynnwys mewn fersiwn ddiwygiedig. Yn ogystal, byddai Iwan Williams yn trafod gwelliannau penodol a awgrymwyd gan Sandie Mewies.

Gweithred: Iwan Williams i drafod y gwelliannau awgrymodd Sandy Mewies. Claire Clancy i ddiwygio’r naratif fel yr awgrymwyd yn y cyfarfod.

Cyflwynodd Claire Clancy y papur a oedd yn cynnwys drafft o strategaeth lefel uchel ar gyfer y pum mlynedd nesaf. Nodwyd y byddai Strategaeth newydd y Comisiwn yn cael ei hategu gan gynlluniau gwasanaeth ar gyfer pob un o feysydd gwasanaeth y Cynulliad. Byddai’r rhain yn pennu amcanion, a byddai perfformiad yn cael ei fesur yn eu herbyn.

Cytunodd y Comisiwn ar y tri nod strategaethol, ond gofynnwyd am waith pellach ar eiriad y trydydd nod i’w wneud yn fwy positif. Awgrymodd y Comisiynwyr bedwerydd nod strategol hefyd er mwyn gwneud y Cynulliad yn ‘llysgennad’ dros Gymru.

Roedd manylion yn y strategaeth ddrafft ynghylch sut y byddai staff y Comisiwn yn darparu’r nodau. Y bwriad oedd esbonio disgwyliadau’r Comisiwn a gwneud pethau’n glir i helpu gyda chyflawni’r nodau strategol. Cafwyd nifer o awgrymiadau gan y Comisiynwyr i’r perwyl hwn. Cytunwyd y byddai fersiwn ddiwygiedig o’r strategaeth ddrafft yn cael ei pharatoi ar gyfer cyfarfod nesaf y Comisiwn ar 14 Gorffennaf.

Gweithred: Claire Clancy i baratoi fersiwn ddrafft ddiwygiedig o Strategaeth y Comisiwn.

Cyflwynodd Claire Clancy y papur. Nodwyd y byddai’n rhaid i’r Comisiwn, er mwyn gallu darparu eiddo, staff a gwasanaethau i’r Cynulliad, ystyried ei blaenoriaethau i yrru’r strategaeth. Eu blaenoriaethau hwy fyddai’n bwydo i mewn i’r gwaith mwy manwl o ran y gyllideb, a fyddai’n cael ei ystyried yn fwy manwl dros y misoedd nesaf.

Nododd y Comisiwn y profiad a gafwyd wrth weithredu’r strategaeth gyfredol a’r camau a gymerwyd i leihau’r gyllideb gyffredinol hyd yn hyn. Roedd y Comisiynwyr yn pryderu y byddai gostyngiad pellach yn nifer y staff yn debygol o effeithio ar wasanaethau i’r cyhoedd a’r Aelodau. Erbyn hyn, mae’r Cynulliad yn ddeddfwrfa sydd â phwerau ychwanegol, ac mae’n rhaid i’r Comisiwn fod yn hyderus bod ganddo’r adnoddau i ddarparu ei wasanaethau dros y pum mlynedd nesaf. Bydd gwerth am arian hefyd yn hanfodol. Trafodwyd yr angen am ddigon o hyblygrwydd yn y gyllideb i gynnal ei swyddogaethau craidd. Nodwyd effaith cynydd a oedd yn hysbys, megis mewn chwyddiant, codiadau cyflog a rhent, a nodwyd dibrisio asedau sefydlog. Disgwylid y byddai’r cymharydd 0.2% â’r bloc Cymreig yn darparu digon o hyblygrwydd i sicrhau gallu darparu’r gwasanaethau angenrheidiol. Er hynny, cytunwyd bod angen trafodaeth bellach a chomisiynwyd papur ar gyfer cyfarfod nesaf y Comisiwn ar 14 Gorffennaf.

Gweithred: Claire Clancy i ddarparu papur i’r cyfarfod nesaf.

Roedd y papur hwn yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Comisiwn am nifer o faterion allweddol cyfredol:

Llif gwybodaeth - Nododd y Comisiwn fod y Prif Weinidog wedi cytuno i ganiatáu i’r Gwasanaeth Ymchwil gysylltu â swyddogion Llywodraeth Cymru wrth ddelio â cheisiadau ar ran Aelodau’r Cynulliad. Roedd y Comisiwn yn falch bod y mater wedi cael ei ddatrys.

Materion Diogelwch - Ystyriodd y Comisiwn yr hyn a amlinellwyd yn yr adroddiad a nodi bod trafodaethau ffurfiol am newidiadau i shifftiau’r staff diogelwch wedi bod yn cael eu cynnal ers mis Hydref 2010. Byddai’r cynnig yn gostwng y bil am oramser ac yn gwella effeithiolrwydd a gallu’r Cynulliad i ddarparu diogelwch gwell drwy’r ystâd. Roedd nifer o’r swyddogion diogelwch wedi derbyn y patrwm gweithio newydd. Roedd y Llywydd wedi cael gohebiaeth gan undeb y PCS, ac mae’r ohebiaeth honno wedi cael ei rhannu gyda’r Comisiynwyr. Byddai ymateb ffurfiol i’r ohebiaeth yn cael ei pharatoi. Cytunodd y Comisiwn y dylai’r trafodaethau fynd yn eu blaenau gyda’r sensitifrwydd mwyaf posibl.

Dyfarnu’r contract arlwyo – Nododd y Comisiwn bod y contract bellach wedi’i ddyfarnu.

Gwasanaethau dwyieithog – Cynhaliwyd cyfarfod gyda Bwrdd yr Iaith ar 15 Mehefin, cyn i’r adroddiad o ymchwiliad y Bwrdd i gyfieithu Cofnod y Trafodion i’r Gymraeg gael ei gyhoeddi. Nodwyd i’r Bwrdd ddod i’r casgliad bod y Cynulliad wedi torri ei Gynllun Iaith. Byddai’r Comisiwn yn trafod y mater yn llawn yn ei gyfarfod ar 14 Gorffennaf.

Tystion sy’n agored i niwed - Nododd y Comisiwn y rhaglen ar gyfer tystion agored i niwed, a fyddai’n rhoi canllawiau i staff a phwyllgorau’r Cynulliad ynghylch sut y dylid trin tystion pan fyddant yn ymwneud â'r Cynulliad. Croesawyd y protocol gan y Comisiwn.

Gohiriwyd yr eitem hon tan gyfarfod 14 Gorffennaf.

Nodwyd y cofnodion.

Nodwyd y rhaglen dreigl.

Nododd y Comisiwn bod Memorandwm o Gyd-ddealltwriaeth rhwng y Cynulliad a Chanolfan Llywodraethu Cymru i’w gytuno arno cyn hir.